Luận văn Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán thực hiện

Các đơn vị, phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc. Hệ thống kế toán Chế độ kế toán áp dụng: Các chính sách kế toán được áp dụng nhất quán trong công ty và nhất quán với chế độ kế toán áp dụng trong cả nước, không có sự thay đổi gì so với những niên độ trước. Trong kỳ không có thay đổi lớn trong chính sách kế toán áp dụng tại công ty. Đơn vị chưa cập nhật những thay đổi chế độ kế toán ban hành theo 6 Chuẩn mực kế toán mới. Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán E plus 3.0 do AASC cung cấp. Hình thức ghi sổ: Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Niên độ kế toán: Từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Phương pháp hạch toán Hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường xuyên. Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá thực tế. Giá hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo giá thực tế đích danh. Tỷ giá sử dụng: Các giao dịch bằng ngoại tệ được quy đổi về VNĐ theo tỷ giá thực tế của ngân hành tại ngày phát sinh giao dịch đó. Chênh lệch tỷ giá được xử lý theo Thông tư 44TC/TCDN ngày 07/8/1997 và Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9 tháng 10 năm 2002 của Bộ tài chính. Bộ máy kế toán của công ty gồm: 1kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, thủ quỹ, kế toán, kế toán mua hàng và thanh toán, kế toán tiêu thụ và thanh toán. Các khoản phải trả người bán tại thời điểm 31/12/2004 Tính đến ngày 31/12/2004 công ty phải trả cho các nhà cung cấp sau: Công ty TNHH Long Thành : 56.734.019đ Công ty TN Ngọc Khánh : 102.897.000đ Công ty CPTM Hùng Vương : 260.520.107đ Công ty Đức Thịnh : 200.000.000đ Công ty XYZ Điều kiện thành lập Công ty XYZ là một doanh nghiệp liên doanh giữa một doanh nghiệp Nhà nước- là thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng Công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam với một doanh nghiệp tại Hàn Quốc chuyên kinh doanh hàng điện tử. Công ty có tên giao dịch là XYZ. Co. Ltd. Công ty được thành lập theo Quyết định số 121/QĐ-TCCB ngày 7 tháng 4 năm 2004. Thời gian hoạt động là 20 năm kể từ ngày được cấp giấy phép đầu tư và công ty hoạt động theo Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Trụ sở chính tại tầng 2 toà nhà Vietcombank. Theo giấy phép đăng ký kinh doanh, lĩnh vực hoạt động của công ty bao gồm: Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị công nghệ viễn thông, điện tử tin học Chuyển giao công nghệ, khảo sát, thiết kế các công trình viễn thông Tư vấn kỹ thuật chuyên ngành bưu chính viễn thông, điện tử tin học... Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Tổ chức bộ máy của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty XYZ Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó giám đốc Kế toán trưởng Phòng Mar Phòng HCTH Phòng kinh doanh XNK Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch Do công ty XYZ là khách hàng mới lại tiến hành kiểm toán năm tài chính đầu tiên nên kiểm toán viên cần thu thập đầy đủ và trình bày chi tiết về đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty là hết sức cần thiết. Qua đó kiểm toán viên nắm bắt được sự phù hợp và tính hiệu quả của bộ máy quản lý này trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Hội đồng quản trị (HĐQT) của công ty là cơ quan lãnh đạo của công ty. HĐQT gồm 1 chủ tịch, 1 phó chủ tịch và 20 thành viên. Tổng giám đốc là người Hàn Quốc do HĐQT bầu, tiến hành quản lý và điều hành công việc hàng ngày của doanh nghiệp và là đại diện pháp lý cho doanh nghiệp. Phó tổng giám đốc là người Việt Nam do bên liên doanh Việt Nam đề cử. Phó giám đốc cũng tiến hành quản lý và điều hành công việc hàng ngày của doanh nghiệp và trợ giúp cho Tổng giám đốc. Theo quy chế của doanh nghiệp thì mỗi năm Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc được thay đổi vị trí cho nhau để cùng điều hành công ty. Hệ thống kế toán Chế độ kế toán áp dụng: Công ty XYZ áp dụng chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam tuân theo Quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính và chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các Thông tư, Quyết định sửa đổi có liên quan. Hình thức ghi sổ: Kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Niên độ kế toán: Do đây là năm tài chính đầu tiên nên niên độ kế toán của công ty áp dụng cho năm nay là từ ngày 07 tháng 4 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12. Tuy nhiên từ năm sau niên độ kế toán công ty áp dụng sẽ từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được trình bày theo giá gốc và hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp tính giá hàng tồn kho là phương pháp thực tế đích danh. Giá trị hàng tồn kho ngày 31/12/2004 được xác định trên cở sở theo dõi và ghi chép của thủ kho và kế toán. Quy đổi ngoại tệ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang Đồng Việt Nam (VNĐ) theo tỷ giá thực tế phát sinh nghiệp vụ. Số dư vốn bằng tiền bằng ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại ngày lập Báo cáo tài chính, chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư cuối kỳ được trình bày trên Bảng cân đối kế toán. Các thay đổi trong chính sách kế toán: Trong năm công ty không có sự thay đổi nào trong chính sách kế toán. Các khoản phải trả người bán tại thời điểm 31/12/2004 Công ty Hanel : 11.074.359.800đ Công ty XNK Bắc Hà : 769.300.421đ Công ty LG Electronics Hàn Quốc : 20.246.931.506đ Công ty TM Ngọc Linh : 2.041.552.875đ Công ty XNK Minh Anh : 989.721.344đ 2.3.2. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Qua tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng ABC, XYZ, kiểm toán viên thấy rằng: Công ty ABC tiến hành nghiệp vụ mua hàng và thanh toán chủ yếu phục vụ sản xuất kinh doanh nên kế toán chi phí rất coi trọng. Còn việc thực hiện nghiệp vụ mua hàng và thanh toán ở công ty XYZ chủ yếu là hoạt động kinh doanh thương mại hàng hoá thông qua việc xuất nhập khẩu nên kế toán hàng tồn kho lại được coi trọng hơn. Tuy nhiên kiểm toán viên xác định kiểm toán các khoản phải trả ở 2 công ty là chủ yếu và cần kiểm tra chi tiết. Nhằm thu thập các thông tin mang tính pháp lý của mỗi công ty, kiểm toán viên cần thu thập giấy phép thành lập, điều lệ công ty, biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, các hợp đồng mua hàng, cam kết quan trọng có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán. Tuy nhiên công ty ABC là khách hàng truyền thống nên các tài liệu này được lưu trong hồ sơ kiểm toán thường niên. Ngoài ra, kiểm toán viên cần yêu cầu công ty ABC, XYZ cung cấp các tài liệu sau: Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm trước. Các tài liệu kế toán liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán của năm hiện hành như: + Bảng cân đối kế toán; + Báo cáo kết quả kinh doanh; + Sổ Cái TK331, 152, 156; + Sổ chi tiết TK331, 152, 156; + Biên bản đối chiếu công nợ cuối niên độ; + Chứng từ kế toán liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán… 2.3.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng là một thủ tục rất hữu hiệu được kiểm toán viên sử dụng trong tất cả các cuộc kiểm toán. Nhằm đánh giá hệ thống kiểm soát nội đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại 2 công ty ABC và XYZ có tồn tại và hoạt động hữu hiệu hay không, kiểm toán viên tìm hiểu các nhân tố của hệ thống kiểm soát trong đó nhân tố quan điểm của nhà quản lý được coi trọng. Các nhà quản lý của công ty ABC rất liêm chính. Mọi hoạt động của công ty được quản lý chặt chẽ theo sự chỉ đạo của Tổng Công ty nhằm quán triệt các chính sách, các chế độ, các quy định của Nhà nước. Do đó ảnh hưởng rất lớn đến cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch… Để thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh, Ban Giám đốc quy định trong cơ cấu tổ chức có phòng vật tư để đảm nhiệm cung ứng các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất. Các nhân viên của công ty nói chung và nhân viên phòng vật tư nói riêng được công ty tuyển dụng đều đủ trình độ, năng lực làm việc. Trong bộ máy kế toán có kế toán mua hàng và thanh toán phụ trách ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Công ty là khách hàng truyền thống của AASC nên các hồ sơ liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty được lưu trong hồ sơ kiểm toán thường niên. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán của năm nay, kiểm toán viên có thể không thực hiện phỏng vấn theo bảng câu hỏi. Tuy nhiên, kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu xem trong năm 2004 công ty có thay đổi lớn trong bộ máy quản lý, cũng như thay đổi có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán (những thay đổi về chính sách mua hàng và thanh toán, nhân viên thực hiện chu trình, thay đổi nhà cung cấp, hay thay đổi cách thức hạch toán…). Quy trình mua hàng của công ty ABC được tiến hành như sau: Căn cứ vào nhu cầu của bộ phận sản xuất của công ty thì đề nghị mua hàng được thiết lập. Đề nghị mua hàng phải có chữ ký của trưởng bộ phận sau đó gửi cho Ban giám đốc phê duyệt. Sau khi được phê duyệt Phòng tổ chức hành chính lập 3 báo giá, chấm 3 nhà thầu và trình giám đốc phê duyệt. Việc mua hàng bảo vệ không xác nhận, chỉ có thủ kho. Nhìn chung trong năm không có sự thay đổi gì lớn ảnh hưởng đến việc thực hiện chu trình. Kiểm toán sử dụng kết quả đánh giá năm trước của kiểm toán viên: Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đối với chu trình là ở mức Khá. Còn công ty XYZ, do mới thành lập được 8 tháng nên cơ cấu tổ chức quản lý chưa đi vào quy củ. Giám đốc là người Hàn Quốc nên không hiểu rõ về kế toán Việt Nam do đó việc quản lý còn kém hiệu quả. Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty XYZ đối với chu trình mua hàng và thanh toán kiểm toán viên tiến hành lập bảng câu hỏi đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện phỏng vấn trực tiếp những cá nhân có liên quan (bảng 4 ) Quy trình mua hàng tại công ty XYZ: Việc nhập khẩu hàng hoá do phòng xuất nhập khẩu thực hiện. Theo chỉ đạo của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc công ty mà phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành liên lạc với nhà cung cấp, ký hợp đồng và tiến hành tiếp nhận hàng. Việc nhận hàng không có chữ ký xác nhận của Bảo vệ mà chỉ có thủ kho. Bảng 4: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ về nhân sự kế toán Bước công việc Có Không Không áp dụng Ghi chú 1.Việc phân công công việc cho các nhân viên kế toán có được cập nhật thường xuyên không? 2.Có các văn bản quy định chức năng của các nhân viên kế toán không? 3. Các nhân viên kế toán có được đào tạo qua trường lớp chính quy hay không? 4. Các nhân viên kế toán có làm việc trong ngày nghỉ không? 5.Hoạt động của bộ máy kế toán có được ghi trong quy chế kiểm soát nội bộ của công ty (Điều lệ, quy chế tài chính, nội quy) 6.Trong công ty có bộ phận kiểm toán nội bộ hay ban kiểm soát không? P P P P P P Một số chỉ có trình độ trung cấp Kết luận: Hệ thống Kiểm soát nội bộ đối với nhân sự kế toán Khá Trung bình P Yếu Bảng 5: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải trả Bước công việc Có Không Không áp dụng Ghi chú 1.Có theo dõi riêng biệt từng khoản phải trả của khách hàng không? 2.Có đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng hay không? 3.Có thường xuyên rà soát lại các khoản công nợ để xử lý kịp thời không? 4.Việc hạch toán các khoản phải trả có dựa trên căn cứ chứng từ không? 5.Việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có đúng kỳ không? 6.Cuối kỳ các khoản công nợ có gốc bằng ngoại tệ có được đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ không? P P P P P P Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ của các khoản phải trả: Khá Trung bình P Yếu Bảng 6: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho Bước công việc Có Không Không áp dụng Ghi chú 1.Có thực hiện kiểm kê hàng tồn kho theo đúng quy định không? 2.Có thực hiện mang hàng tồn kho đi thế chấp để vay vốn hay không? 3.Bảo vệ cơ quan có ký xác nhận trên những phiếu nhập hàng và hoá đơn giao hàng không? 4.Địa điểm bố trí kho có an toàn không? 5.Hệ thống thẻ kho có được duy trì không? 6. Thủ kho có được đào tạo chính quy không? 7.Có thực hiện phân loại những khoản mục HTK chậm luân chuyển, hư hỏng và lỗi thời không và có để chúng riêng ra không? 8.Khách hàng đã xác nhận dự phòng giảm giá HTK chưa? 9. Có phiếu nhập, xuất kho có được ghi sổ kế toán kịp thời không? 10.Việc xác định giá trị HTK có nhất quán với các năm trước không? 11.Định kỳ hay thường xuyên kế toán HTK có đối chiếu nhập xuất tồn về lượng và chủng loại với thủ kho. P P P P P P P P P P Năm TC đầu tiên chưa đối chiếu Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ của hàng tồn kho Khá Trung bình Yếu P Qua việc thiết lập bảng câu hỏi như trên kiểm toán viên đánh giá hệ thống kiểm soát nội đối với công ty XYZ là kém hiệu quả. Do đó kiểm toán viên cần mở rộng các thử nghiệm cơ bản khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty XYZ. 2.3.4. Thực hiện các thủ tục phân tích Đây là một trong những kỹ thuật thu thập bằng chứng được kiểm toán viên sử dụng rộng rãi trong hầu hết các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Nhờ thực hiện các thủ tục này trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán mà kiểm toán viên đánh giá được mức độ biến động của các chỉ tiêu như giá mua, chi phí mua hàng, phải trả người bán…qua các giai đoạn, các năm…(thủ tục phân tích ngang) hoặc đánh giá được tình hình tài chính thông qua việc phân tích các tỷ suất (thủ tục phân tích dọc). Công ty ABC là đơn vị sản xuất kinh doanh đã hoạt động được nhiều năm do đó thủ tục phân tích ngang rất hữu hiệu. Tuy nhiên công ty XYZ là công ty mới thành lập nên thủ tục phân tích ngang chỉ thực hiện được giữa các quý với nhau. Qua việc tính toán số dư tài khoản nợ phải trả nhà cung cấp năm nay so với năm trước, số dư tài khoản nguyên vật liệu năm nay so với năm trước của công ty ABC kiểm toán viên nhận thấy các số dư này có biến động lớn thể hiện qua bảng sau: Bảng 7: Biến động số dư TK331, TK152 của công ty ABC Công ty ABC Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch Phải trả người bán 812.976.408 620.151.126 -192.825.282 Nguyên vật liệu 4.671.385.874 6.570.739.580 1.899.353.706 Do công ty ABC là doanh nghiệp sản xuất nên kiểm toán viên thực hiện thêm thủ tục phân tích hệ số đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất giữa năm 2003 với năm 2004. NVL dự trữ ĐK+Lượng NVL nhập trong kỳ Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất= Lượng NVL cần dùng trong kỳ Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất năm 2003 = 1,451. Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất năm 2004 = 1,505. Qua tính toán kiểm toán viên đi đến kết luận như sau: Năm 2003 và năm 2004 không những đảm bảo đủ NVL phục vụ cho quá trình sản xuất của công ty mà còn đảm bảo dự trữ hàng tồn kho rất tốt cho kỳ sản xuất sau đó làm quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không bị ngừng trệ. Còn công ty XYZ, kiểm toán viên cũng thực hiện tương tự nhưng so sánh giữa các quý với nhau và được thể hiện qua bảng sau: Bảng 8: Biến động số dư TK 331 của công ty XYZ qua các quý Công ty XYZ Quý II Quý III Quý IV Phải trả người bán 12.046.061.917 23.518.179.524 35.121.865.946 Ngoài việc thực hiện các thủ tục phân tích ngang như trên, kiểm toán viên thực hiện các thủ tục phân tích dọc chủ yếu sử dụng các nhóm tỷ suất về khả năng thanh toán: Bảng 9: Phân tích tỷ suất thanh toán của công ty ABC, XYZ Chỉ tiêu Công ty ABC Công ty XYZ Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch Năm 2004 Khả năng thanh toán hiện hành 0,63 0,95 0,32 0,91 Khả năng thanh toán nhanh 0,35 0,47 0,12 0,45 Khả năng thanh toán tức thời 0,44 0,445 0,005 0,67 Căn cứ vào các số liệu đã phân tích, kiểm toán viên có những đánh giá sơ bộ như sau: Tình hình tài chính của công ty ABC là khả quan. Khả năng thanh toán của công ty không ngừng được cải thiện. Khả năng thanh toán hiện hành năm 2004 so với năm 2003 tăng 32%, khả năng thanh toán nhanh tăng 12%, khả năng thanh toán tức thời tăng 0,5%. Kiểm toán viên thấy rằng các khoản phải trả nhà cung cấp năm 2004 giảm so với năm 2003 trong khi hàng mua năm 2004 lại tăng so với năm 2003 là phù hợp bởi tình hình tài chính của công ty tốt nên giảm công nợ phải trả. Điều này được kiểm toán viên đánh giá là hợp lý. Đối với công ty XYZ, kiểm toán viên chỉ có thể đánh gía các tỷ suất phản ánh khả năng thanh toán trong năm và thấy rằng công ty có khả năng thanh toán tốt. Nhìn chung, hai công ty ABC và công ty XYZ không có vấn đề về khả năng thanh toán. 2.3.5. Đánh giá mức độ trọng yếu và rủi ro a. Đánh giá mức độ trọng yếu Sau khi thu thập được các thông tin về ngành nghề kinh doanh của khách hàng, các thông tin về nghĩa vụ pháp lý, cũng như việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, thực hiện các thủ tục phân tích kiểm toán viên cần xác định được mức độ trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính sau đó phân bổ cho các khoản mục trong chu trình mua hàng và thanh toán. Tuy việc xác định và phân bổ mức trọng yếu được đề cập đến rất nhiều trong các tài liệu nhưng chưa có một thông tư hướng dẫn nào của Bộ tài chính hướng dẫn thực thi. Để nâng cao chất lượng dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính năm 2001, theo đề nghị của Ban đào tạo và các phòng nghiệp vụ của Công ty AASC, Giám đốc Công ty ban hành tài liệu hướng dẫn tính trọng yếu trong kiểm toán báo cáo tài chính như sau: Chỉ tiêu Mức trọng yếu 1. Lợi nhuận trước thuế 4%-8% 2.Doanh thu 0,4%-0,8% 3.TSLĐ & ĐTNH 1,5%-2% 4.Nợ ngắn hạn 1,5%-2% 5.Tổng tài sản 0,8%-1% Căn cứ vào công văn chỉ đạo của công ty kiểm toán viến tiến hành xác định ban đầu về mức độ trọng yếu như sau: Tại công ty ABC: Bảng 10: Mức trọng yếu áp dụng đối với công ty ABC Chỉ tiêu Số liệu năm 2004(BCTC) Mức trọng yếu Tỷ lệ (%) Số tiền Min Max Min Max 1. Lợi nhuận trước thuế 3.510.340.834 4 8 140.413.633 280.827.267 2.Doanh thu 70.865.513.918 0,4 0,8 283.462.056 566.924.111 3.TSLĐ & ĐTNH 18.663.952.686 1,5 2 279.959.290 373.279.054 4.Nợ ngắn hạn 19.581.165.541 1,5 2 293.717.483 391.623.311 5.Tổng tài sản 30.372.409.827 0,8 1 242.979.279 303.724.098 Theo kiểm toán viên mức điều chỉnh là 140.413.633đ. Như vậy ước lượng ban đầu về mức trọng yếu từ 140.413.633đ đến 280.827.267đ. Nếu sai số kết hợp nhỏ hơn 140.413.633đ thì báo cáo tài chính được coi trọng là trung thực và hợp lý. Nếu sai sót kết hợp lớn hơn 140.413.633đ thì báo cáo tài chính không được coi là trung thực và hợp lý. Kiểm toán viên phân bổ ước lượng ban đầu về mức độ trọng yếu cho các khoản mục theo tỷ lệ sau: hàng tồn kho hệ số 3, công nợ hệ số 2, các tài khoản khác hệ số 1. Kiểm toán viên thực hiện phân bổ tính trọng yếu cho các tài khoản trên bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán của công ty ABC ngày 31/12/2004 như sau: Bảng 11: Bảng cân đối của công ty ABC năm 2004 Tài sản Nguồn vốn Chỉ tiêu Số tiền Chỉ tiêu Số tiền 1. Vốn bằng tiền 906.602.587 1.Nợ ngắn hạn 19.581.165.541 2.Các khoản phải thu 3.846.595.713 2.Nợ dài hạn 222.815.622 3.Hàng tồn kho 12.653.639.103 3.Nợ khác 635.000.000 4.Tài sản lưu động khác 1.257.115.283 4.Vốn, quỹ 9.933.428.658 5.TSCĐ và ĐTDH 11.708.457.141 Cộng tài sản 30.372.409.827 Cộng nguồn vốn 30.372.409.827 Bảng 12: Bảng phân bổ mức độ trọng yếu cho các khoản mục Khoản mục Hệ số phân bổ Sai số có thể chấp nhận được 1. Tiền 1 1.153.725,264 2.Các khoản phải thu 2 9.790.209,556 3.Hàng tồn kho 3 48.308.343,68 4..TSCĐ và ĐTNH 1 1.599.781,076 5.Nợ ngắn hạn 2 49.837.240,07(*) 6.Nợ dài hạn 2 567.101,8725 7.Nguồn vốn, quỹ 1 12.641.092,99 8.. ước lượng mức trọng yếu 140.413.633 Dựa trên mức trọng yếu của khoản mục Nợ ngắn hạn và hệ số phân bổ, kiểm toán viên xác định mức trọng yếu đối với các khoản phải trả người bán là 19.919.958đ. Như vậy tại công ty ABC, nếu sau khi kiểm toán phát hiện ra sai sót liên quan đến khoản phải trả người bán mà lớn hơn 19.919.958đ thì được xem là trọng yếu và yêu cầu công ty phải điều chỉnh. Việc ước lượng ban đầu về tính trọng yếu và phân bổ mức trọng yếu cho các khoản mục liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty XYZ được kiểm toán viên thực hiện tương tự như công ty ABC. Kiểm toán viên ước lượng ban đầu về mức trọng yếu là 2.719.508.594đ đối toàn bộ báo cáo tài chính và sau đó phân bổ cho khoản mục nợ ngắn hạn là 730.215.054đ và sau cùng là phân bổ cho khoản mục phải trả người bán là 297.472.928đ .Như vậy tại công ty XYZ, nếu sau khi kiểm toán, kiểm toán viên phát hiện sai sót của các khoản phải trả người bán mà lớn hơn hoặc nhỏ hơn 297.472.928đ thì được xem là trọng yếu và yêu cầu công ty điều chỉnh. b. Đánh giá mức độ rủi ro Rủi ro kiểm toán có mối quan hệ rất mật thiết với rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát. Do đó để đánh giá rủi ro kiểm toán cho chu trình mua hàng và thanh toán kiểm toán viên cần đánh giá thông qua rủi ro tiềm tàng và rủi ro phát hiện. Tại công ty ABC, kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát và rủi ro tiềm tàng cho tong khoả n mục trọng yếu như sau: Bảng 13: Bảng đánh giá mức độ rủi ro cho từng khoản mục trọng yếu Khoản mục trọng yếu IR CR AR 1.Tiền Trung bình Thấp Cao 2.Các khoản phải thu Cao Trung bình Thấp 3.Hàng tồn kho Cao Trung bình Thấp 4.TSCĐ và ĐTDH Cao Trung bình Thấp 5.Các khoản phải trả Trung bình Trung bình Trung bình Căn cứ vào bảng đánh giá mức độ rủi ro ở trên, kiểm toán viên đánh giá rủi ro tiềm tàng đối với Các khoản phải trả là trung bình, rủi ro kiểm soát đối với Các khoản phải trả là trung bình. Từ đó đánh giá rủi ro kiểm toán đối với Các khoản phải trả cũng là trung bình. Tại công ty XYZ, quá trình đánh giá rủi ro cũng được thực hiện tương tự như trên. Kiểm toán đánh giá rủi ro tiềm tàng đối với Các khoản phải trả của công ty là trung bình, còn rủi ro kiểm soát đối với Các khoản phải trả là cao. Do đó rủi ro kiểm toán đối với Các khoản phải trả được đánh giá thấp. Qua đánh giá mức độ trọng yếu và rủi ro của Các khoản phải trả người bán kiểm toán viên thấy cần phải tập trung vào kiểm tra Các khoản phải trả người bán trên các khía cạnh sau: tính đầy đủ của việc phản ánh các khoản phải trả nhà cung cấp, các nghiệp vụ mua hàng thanh toán chậm của công ty có được hạch toán đúng kỳ hay không? 2.3.6.Thiết kế chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Chương trình kiểm toán được AASC thiết lập theo một form chung được áp dụng cho mọi cuộc kiểm toán. Do đó khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty ABC và công ty XYZ cũng sử dụng chương trình kiểm toán này. Tuỳ từng khách hàng cụ thể mà kiểm toán viên có thể bỏ qua bước công việc này hay bổ sung thêm bước công việc khác. Đây là cơ sở để kiểm toán viên tiến hành kiểm toán. Như ở trên đã trình bày, AASC tiến hành kiểm toán theo khoản mục do dó chương trình kiểm toán cũng được xây dựng cho từng khoản mục. Để tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán kiểm toán viên sử dụng những chương trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng và phải trả người bán và thực hiện chương trình kiểm toán bổ sung Hàng tồn kho (Xem phụ lục). Sau khi hoàn thành các thủ tục trong chương trình kiểm toán, kiểm toán viên sẽ tiến hành ghi tên, ngày tháng thực hiện và ký hiệu tham chiếm tài liệu chứng minh cho các thủ tục đã thực hiện lên chương trình kiểm toán. Công việc này rất hữu ích và bắt buộc thực hiện vì nó giúp cho trưởng nhóm kiểm toán có thể quản lý tốt cuộc kiểm toán về tiến độ và chất lượng. 2.4. Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Sau khi kế hoạch kiểm toán được hoàn tất thì trưởng nhóm kiểm toán sẽ công bố kế hoạch kiểm toán, triển khai phân công công việc cho từng thành viên, đồng thời thông báo trọng tâm công việc và những đặc thù của từng phần hành kiểm toán. Thực tế cho thấy đây là giai đoạn quan trọng và chiếm nhiều thời gian nhất trong toàn bộ cuộc kiểm toán. Nó có vai trò quyết định đến chất lượng cuộc kiểm toán vì vậy trong khi thực hiện cuộc kiểm toán, kiểm toán viên của AASC luôn tuân thủ đúng những bước công việc đã được đề ra trong chương trình kiểm toán. 2.4.1. Thực hiện chương trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng và phải trả người bán Khi thực hiện chương trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng và phải trả người bán kiểm toán viên chỉ tập trung vào các khoản phải trả người bán mà không thực hiện kiểm toán đối với khoản mục Hàng tồn kho. a. Bước tổng hợp Đầu tiên kiểm toán viên thu thập và lập bảng tổng hợp chi tiết số dư đầu năm, phát sinh trong năm và số dư cuối năm. Đối chiếu số dư đầu năm, cuối năm giữa báo cáo, sổ cái và sổ chi tiết. Đối chiếu số dư chi tiết đầu năm với số dư chi tiết cuối năm trước. Tất cả đều được thể hiện trên giấy làm việc của kiểm toán viên như sau: Bảng 14: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên AASC Công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán Tên khách hàng : Công ty ABC Niên độ kế toán : 31/12/2004 Tham chiếu: N3 Khoản mục : TK331 Người thực hiện:NTT Bước công việc : Tổng hợp Ngày thực hiện:22/2/2005 Dư đầu kỳ : 1.040.507.685 Ly PS Nợ : 13.669.662.259 f PS Có : 13.249.305.700 f Dư cuối kỳ : 620.151.126 Ag Ghi chú: Ly: Khớp với Báo cáo tài chính đã được kiểm toán năm trước F: Đã kiểm tra cộng dồn đúng Ag: Khớp với Bảng cân đối kế toán Bảng 15: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên AASC Côn