Luận văn Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nông sản tại công ty xuất nhập khẩu Intimex

ở Thương Mại HN tổ chức. Công ty đã tham gia vào các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước nhằm mục đích tìm kiếm và mở rộng thị trường xuất khẩu như: Hội chợ hàng nông sản IZmir tại Thổ Nhĩ Kỳ, các hội chợ thương hiệu nổi tiếng tại VN… Đồng thời, công ty cũng rất chú trọng đến việc bảo vệ và phát triển thương hiệu tại thị trường trong nước và quốc tế như: nâng cao chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng logo, website giới thiệu công ty và khuếch trương thương hiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng, tiến hành đăng ký độc quyền thương hiệu Intimex tại VN và một số thị trường quốc tế... Năm 2004, công ty đã vinh dự đón nhận giải thưởng “Sao vàng Đất Việt” dành cho thương hiệu nổi tiếng trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và dịch vụ. Tình hình xuất khẩu hàng nông sản của Công ty XNK Intimex . Xuất phát từ tầm quan trọng và yêu cầu phải tăng cường hoạt động xuất khẩu của chính phủ và Bộ Thương Mại, trong những năm gần đây Công ty XNK Intimex đã tập trung toàn lực để phát triển kinh doanh xuất khẩu, lấy việc tăng trưởng xuất khẩu là nhiệm vụ chính của hoạt động kinh doanh. Kết quả là kim ngạch xuất khẩu trong tổng kim ngạch XNK trong thời gian gần đây đã tăng một cách đáng kể. Với việc tăng nhanh kim ngạch xuất khẩu đã là thay đổi cơ bản cơ cấu của kim ngạch XNK trong đó phần xuất khẩu chiếm tới trên 65%, đạt 137 triệu USD và bằng 179% so với năm 2003, đóng góp đáng kể vào việc tăng doanh số kinh doanh của công ty trong thời gian qua. Bảng 2.3: Cơ cấu hàng xuất khẩu của công ty từ năm 2001-2004 Đơn vị: Triệu USD Stt Mặt hàng Năm thực hiện 2001 2002 2003 2004 Kim ngạch Tt (%) Kim ngạch Tt (%) Kim ngạch Tt (%) Kim ngạch Tt (%) 1 Nông sản 47,06 89,6 59,4 94,1 72,82 95 125,1 91,3 2 Thủ công mỹ nghệ 0,31 0,59 0,38 0,60 0,24 0,31 4,73 3,4 3 Hàng khác 5,13 9,81 3,32 5,3 3,57 4,69 7,17 5,3 Tổng 52,5 100 63,1 100 76,63 100 137 100 (Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2004 của Công ty XNK Intimex) Qua bảng trên ta thấy mặt hàng nông sản chiếm gần 92% kim ngạch xuất khẩu của công ty. Nông sản chiếm vị trí hết sức quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của Việt Nam và có ý nghĩa kinh tế XH vô cùng to lớn đối với đời sống nông dân. Vì thế, chính phủ đã đưa ra nhiều ưu đãi và biện pháp thúc đẩy xuất khẩu nông sản. Mặt khác nông sản là mặt hàng xuất khẩu truyền thống của Công ty XNK Intimex, nên công ty đã có nhiều kinh nghiệm để loại trừ bớt rủi ro khi kinh doanh mặt hàng này. Trong cơ cấu mặt hàng xuất khẩu, tỷ trọng xuất khẩu nông sản tiếp tục tăng, chiếm 92% kim ngạch xuất khẩu, vẫn giữ vai trò chủ đạo trong hoạt động xuất khẩu của công ty. Các phương thức xuất khẩu chủ yếu: Trong những năm trước đây, phương thức xuất khẩu chủ yếu của công ty chỉ là xuất khẩu uỷ thác và xuất khẩu theo phương thức hàng đổi hàng thì nay công ty đang thực hiện xuất khẩu mặt hàng nông sản theo cả ba phương thức: xuất khẩu trực tiếp, xuất khẩu uỷ thác và xuất khẩu theo phương thức hàng đổi hàng. Trong đó, phương thức xuất khẩu trực tiếp đóng vai trò quan trọng nhất chiếm tỷ trọng gần 90% tổng kim ngạch xuất khẩu nông sản của công ty. Bảng 2.4: Tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu nông sản của Công ty XNK Intimex theo các phương thức xuất khẩu trong năm 2004 Các phương thức xuất khẩu Năm 2004 Kim ngạch (triệuUSD) Tỷ trọng (%) 1. Xuất khẩu trực tiếp 109,6 87.7 2. Xuất khẩu uỷ thác 0,45 0.36 3. Xuất khẩu theo pt hàng đổi hàng 15,05 11.94 Tổng 125,1 100 (Nguồn: Phòng tổ chức Công ty XNK Intimex) Sở dĩ tỉ trọng xuất khẩu trực tiếp cao là vì xuất khẩu trực tiếp là phương thức mang tính chủ động, thường mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn so với các phương thức khác. Hơn nữa, khi xuất khẩu nông sản theo phương thức trực tiếp công ty còn thúc đẩy hoạt động kinh doanh nội địa, tạo ra nhiều mối quan hệ kinh tế trong nước, tạo ra công ăn việc làm cho nhân viên trong các công ty thụôc chi nhánh của địa phương. Tuy nhiên phương pháp xuất khẩu này cũng tỏ ra kém hiệu quả đối với các kế hoạch nhập khẩu ở nước không có nguồn ngoại tệ dồi dào vì vậy công ty còn sử dụng phương thức xuất khẩu hàng đổi hàng để mở rộng thị trường xuất khẩu nông sản của mình sang các nước khác thuộc Đông Âu và Liên Xô cũ. Trong thời gian gần đây, công ty đã thực hiện xuất khẩu cà phê theo phương thức này sang Singapo để đổi lấy một số loại hàng khan hiếm ở trong nước như (linh kiện điện tử…). Phương thức xuất khẩu uỷ thác được công ty sử dụng nhiều trong thời gian cuối những năm 80 đầu 90 giờ đây có xu hướng giảm mạnh. Trong tổng kim ngạch xuất khẩu nông sản của công ty trong năm 2004 thì xuất khẩu trực tiếp là 109,6 triệu USD và chiếm 87,7% tổng kim ngạch xuất khẩu nông sản. Xuất khẩu uỷ thác chỉ chiếm 0,45 triệu USD bằng 0,36% tổng kim ngạch xuất khẩu nông sản. Điều này thể hiện rõ khả năng trong chuyên môn kinh doanh xuất khẩu của công ty. Mặt hàng, kim ngạch, khối lượng và giá cả. Bảng 2.5: Kim ngạch xuất khẩu nông sản của công ty năm 2001-2004 Đơn vị: TriệuUSD Mặt hàng Năm Thị trường 2001 2002 2003 2004 1 Cà phê 27.51 36.94 57.46 102 Anh, Đức, Thụy Sĩ, Pháp, 2 Hạt tiêu 15.23 19.03 14.08 23 Mỹ, Nhật, Nga,… 3 Lạc nhân 1.71 2.09 0.82 Singapor, Indonesia, 4 Cao su 2.57 0.77 0.35 Trung Quốc, Nga 5 Chè 0.04 0.6 0.09 0.1 Anh, ấn Độ, Đức Tổng 47.56 59.99 73.42 125.1 (Nguồn: Phòng tổ chức Công ty XNK Intimex) Qua biểu trên ta thấy rằng mặt hàng cà phê và hạt tiêu là hai mặt hàng chủ yếu trong xuất khẩu nông sản của công ty trong những năm vừa qua đặc biệt là cà phê. Năm 2004 mặt hàng cà phê xuất khẩu đạt 233.900 tấn, kim ngạch đạt 102 triệu USD, bằng 257% về lượng và 197% về trị số so với năm 2003, còn mặt hàng hạt tiêu số lượng xuất khẩu đạt 17.700 tấn với kim ngạch 23 triệu USD, bằng 167% về lượng và 166 % về giá trị so với năm 2003. Thực hiện định hướng đa dạng hoá mặt hàng xuất khẩu, công ty tiếp tục mở rộng thêm các mặt hàng nông sản khác có số lượng lớn như: cao su, lạc nhân, từng bước nghiên cứu phát triển thêm các mặt hàng xuất khẩu khác như: cơm dừa, chè, tinh bột sắn... Nhìn chung giá nông sản của Công ty so với giá của các Công ty khác là ngang nhau. Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia thị trường xuất khẩu nông sản thường gặp phải sự ép giá của các thương nhân nước ngoài vì chúng ta chủ yếu xuất khẩu hàng thô, đặc biệt người nông dân khi thấy loại cây nào mang lại lợi nhuận cao là đổ xô vào trồng loại cây đó, làm cho sản lượng tăng vọt, cung lớn hơn cầu do đó mà khách hàng có cơ hội ép giá. Và để cạnh tranh nhau thì các doanh nghiệp trong nước ra sức hạ giá để bán được hàng miễn là còn có lãi. Thị trường: Là một trong những công ty có truyền thống về buôn bán quốc tế tại VN, công ty Công ty XNK Intimex có thị trường hoạt động rất rộng. Từ sau khi bạn hàng truyền thống mất đi, do sự tan rã của Liên Xô và các nước XHCN Đông âu, Công ty đã có nhiều cố gắng tìm hiểu và mở rộng quan hệ với các thị trường mới và đạt được những kết quả khả quan, cũng do sớm tham gia vào thị trường xuất khẩu nông sản nên đến nay công ty đã có được một thị trường xuất khẩu ổn định và đa dạng. Các thị trường chủ yếu về nông sản của công ty hiện nay bao gồm Singapo, Mỹ, liên minh châu Âu... Thị trường Đông Bắc á: Các nước trong nhóm thị trường Đông Bắc á bao gồm: Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Triều Tiên, Đài Loan, Hồng Kông. Nhóm thị trường này có đặc điểm là các quốc gia có trình độ phát triển tương đối đồng đều và đặc biệt cao như các nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Hồng Kông mà lại có vị trí thuận lợi nên tiềm năng về thị trường này là rất lớn. Mặt khác do thu nhập bình quân đâù người cao nên khách hàng ở nhóm nước này rất khó tính trong việc lựa chọn hàng hoá. Trong nhóm thị trường này, Nhật Bản là một thị trường đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty vì người dân Nhật có thu nhập rất cao. Nhưng đồng thời họ cũng rất khó tính trong việc lựa chọn hàng hoá tiêu dùng và các rào cản về tiêu chuẩn chất lượng mang tính xã hội khác cũng cản trở rất nhiều đối với hàng hoá của công ty. Để có thể thâm nhập và tạo dựng vị thế của mình tại thị trường này công ty cần phải tiến hành tốt hơn nữa các hoạt động quảng cáo và xúc tiến thương mại, thực hiện thành công quá trình định vị khách hàng để từ đó có thể định vị được sản phẩm vào thị trường Nhật Bản. Ngoài ra, trong khu vực này còn có một thị trường đặc biệt quan trọng có tầm vóc và quy mô rất lớn, đó là Trung Quốc, quốc gia có số dân đông nhất thế giới. Trung Quốc là bạn hàng rất quen thuộc của công ty trong cả lĩnh vực xuất khẩu và nhập khẩu. Thị trường ASEAN. Hiệp hội các nước Đông Nam á (ASEAN) cho tới nay đã quy tụ được tất cả10 nước trong khu vực và được đánh giá là khu vực có nền kinh tế phát triển năng động nhất thế giới. Nổi bật nhất trong khu vực có thể kể đến Singapore, Thái Lan, Malaysia, các quốc gia này có tầm quan trọng rất lớn đối với sự phát triển của toàn hiệp hội. Hiện tại kim nghạch xuất khẩu của công ty sang thị trường này đang ngày càng gia tăng theo các năm. Nhưng công ty nói riêng và tất cả các doanh nghiệp nước ta nói chung sẽ phải đối mặt với một thách thức rất lớn, đặc biệt là các doanh nghiệp tham gia xuất nhập khẩu, đó là việc thực hiện các quy định trong tiến trình gia nhập AFTA, sẽ có rất nhiều những quy định khắt khe hơn đối với hàng hoá xuất khẩu và sản phẩm của công ty sẽ phải chấp nhận một áp lực cạnh tranh nặng nề hơn các đối thủ cạnh tranh ngay chính tại khu vực này. Đây không chỉ là thách thức mà còn là cơ hội phát triển cho công ty khi mà mọi sản phẩm của tất cả các quốc gia đều bình đẳng hơn trên thị trường. Tất cả các động thái cạnh tranh sẽ lành mạnh và sòng phẳng hơn trên thương trường. Thị trường EU EU là một trong ba trung tâm kinh tế thế giới, các quốc gia ở thị trường này đều có trình độ phát triển kinh tế rất cao, thu nhập bình quân đầu người cao nhất thế giới chính vì thế nên yêu cầu đối với hàng nhập khẩu cũng cao hơn ở các khu vực khác. Nhìn chung là rất khó có thể xâm nhập vào thị trường này, nhưng công ty cung bước đầu tìm được chỗ đứng cho mình trên một số quốc gia EU với những hàng hoá có thế mạnh của công ty. Khách hàng ở EU là những khách hàng đặc biệt khó tính và đòi hỏi rất cao đối với chất lượng của sản phẩm do vậy những hàng hoá xuất khẩu sang EU sẽ gặp phải những khó khăn rất lớn, để khắc phục chúng công ty cần phải có những phân tích đánh giá chất lượng hàng hoá đầu vào một cách chuẩn mực, đồng thời cũng phải có kế hoạch xây dựng một chiến lược marketing quảng cáo và xúc tiến thương mại sâu và rộng trên thị trường EU sao cho mọi khách hàng đều biết đến và tin tưởng vào sản phẩm của công ty. Thị trường Nga và Đông Âu. Đây là nhóm thị trường xuất khẩu truyền thống của công ty từ những năm trước đây, nhưng trong một số năm trở lại đây khủng hoảng kinh tế ở khu vực này đã khiến cho kim nghạch xuất khẩu của công ty sang thị trường này giảm sút. Trong thời gian tới công ty cần phải chú trọng hơn nưã vào công tác quảng cáo và xúc tiến thương mại, tìm lại những bạn hàng thân quen, gây dựng lại thị trường vốn là một điểm mạnh của công ty. 2.3 Thực trạng quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nông sản tại Công ty XNK Intimex . Sau khi giao dịch đàm phán và hợp đồng đã được kí kết, công ty tiến hành thực hiện hợp đồng. Đây là giai đoạn mà công ty cần có những kế hoạch cụ thể để thực hiện đồng thời xử lý các sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào để kịp tiến độ giao hàng và đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. Về mặt lí thuyết, nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá có hai khâu liên hệ mật thiết với nhau. Thu mua huy động hàng từ các đơn vị trong nước và kí kết hợp đồng xuất khẩu với nước ngoài. Trên thực tế, tại Công ty XNK Intimex nghiệp vụ xuất khẩu nông sản thì hai quá trình đựơc tiến hành song song: Quá trình kí kết thực hiện hợp đồng kinh tế (hợp đồng nội) với các đơn vị cung ứng hàng nông sản trong nước và quá trình ký kết hợp đồng xuất khẩu (hợp đồng ngoại thương). Thông thường khách hàng của Công ty là khách hàng quen thuộc nên Công ty thường kí hợp đồng theo hình thức gián tiếp có nghĩa là khách hàng gửi đơn đặt hàng với các điều khoản chủ yếu. Nếu hai bên nhất trí thì cùng kí làm thành một hợp đồng. Sau khi hợp đồng đã được kí kết, công ty phải tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu theo quy trình sau: Sơ đồ 2.2: Quy trình xuất khẩu hàng nông sản của Công ty XNK Intimex Chuẩn bị hàng xuất khẩu Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu Thuê phương tiện vận tải (CNF/CIF) Mua bảo hiểm cho hàng hoá (CIF) Làm thủ tục hải quan Giao hàng Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có) (Nguồn: Phòng tổ chức Công ty XNK Intimex) 2.3.1 Chuẩn bị hàng xuất khẩu: Thanh toán Là trách nhiệm chủ yếu và cơ bản nhất của người bán.Trong lĩnh vực xuất khẩu nông sản công ty không phải là người sản xuất trực tiếp mà chỉ là đơn vị thuần tuý tiến hành nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu. Cho nên trong giai đoạn chuẩn bị này, công ty sẽ tiến hành công việc theo ba bước sau: Tập trung hàng hoá : Vì không phải là người trực tiếp sản xuất nên công ty căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu để thu mua hàng. Công ty thường thu mua hàng thông qua các doanh nghiệp, công ty chuyên thu mua như DNTN Hoàng Long, DNTN Vĩnh Hiệp, DNTN Hoa Trang, Công ty nông sản xuất khẩu Đắc Lắc,... những đơn vị này sẽ thu gom, sơ chế, phân loại...Những doanh nghiệp này là những bạn hàng quen thuộc có uy tín của Công ty để có thể một phần nào yên tâm về chất lượng hàng hoá. Thông thường khi nhận được chào mua của đối tác nước ngoài thì công ty sẽ tìm kiếm nguồn hàng và nếu có thể đáp ứng được mới chấp nhận chào hàng đó. Tương tự như vậy khi có nguồn cung cấp hàng thì công ty tiến hành chào bán để tìm đối tác. Khi đã có cả đầu ra lẫn đầu vào thì công ty mới tiến hành ký hợp đồng xuất khẩu (hợp đồng ngoại thương) và hợp đồng mua bán (hợp đồng nội). Những điều khoản về số lượng, chất lượng của hàng hoá ở hai hợp đồng là như nhau và ở các hợp đồng nội thường có điều khoản là hàng được khách ngoại chấp nhận mẫu trước khi giao hàng Ta có thể thấy rằng hai thương vụ mua hàng và xuất khẩu của công ty diễn ra cùng một lúc. Cách làm này có ưu điểm là việc mua và bán hàng diễn ra nhanh chóng, chi phí sử dụng vốn thấp, công ty không mất chi phí bảo quản, lưu kho hàng hoá. Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là công ty không có sự chủ động trong kinh doanh nếu có chào mua của khách ngoại mà không tìm được nguồn hàng phù hợp thì không thực hiện được và ngược lại. Đồng thời việc thu mua hàng qua trung gian làm tăng giá hàng hoá và chất lượng không đồng đều bởi các doanh nghiệp này cũng thu mua từ nhiều nguồn khác nhau. Bao bì đóng gói hàng hoá: Bên cạnh việc tập trung thu gom hàng hoá công ty cũng chú trọng đến bao bì đóng gói hàng hoá.Nông sản là hàng hoá dễ bị ảnh hưởng tới chất lượng do vậy việc đóng gói bao bì là điều cần thiết và bắt buộc . Thông thường hàng hoá của công ty đóng vào bao đay mới, mỗi bao 60 kg tịnh, khoảng 300 bao trong một container. Kẻ ký mã hiệu hàng hoá: Khi hàng hoá được đóng gói vào bao chuyên dùng xuất khẩu, công ty tiến hành kẻ kí mã hịêu lên bao bì bên ngoài nhằm thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận bôc dỡ hoặc bảo quản hàng hoá. Thông thường trên bao bì sẽ ghi tên người nhận và gửi, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, thành phần, đăng kí chất lượng. 2.3.2 Kiểm tra chất lượng hàng hoá: Trước khi giao hàng, công ty phải kiểm tra hàng hoá về mặt chất lượng, số lượng, trọng lượng bao bì. Vì là hàng nông sản nên còn phải kiểm tra kiểm dịch thực vật. Việc kiểm tra hàng xuất khẩu của công ty đượcc thực hiện khá nghiêm túc và thường được tiến hành làm hai lần. Lần thứ nhất là kiểm tra ở nơi thu mua. Thường thì Công ty cử người đến tận nơi để cùng đơn vị thu mua kiểm tra hàng hoá. Đối với những bạn hàng quen thuộc đã có uy tín đối với Công ty trong việc đảm bảo chất lượng hàng hoá thì Công ty không cần giám sát việc kiểm tra hàng còn đối với những đơn vị cung cấp mới thiết lập thì Công ty luôn có sự đôn đốc và giám sát quá trình này. Lần kiểm tra thứ hai phụ thuộc vào điều khoản của hợp đồng mà Công ty mời cơ quan giám định độc lập đến kiểm tra. Việc mời cơ quan nào đều phụ thuộc vào yêu cầu của hợp đồng ngoại. Nhưng thông thường những cơ quan đó đều là những cơ quan được quốc tế công nhận như Vinacontrol, Caphecontrol,... Công ty sẽ nộp đơn xin giám định tới các cơ quan này và nội dung của đơn gồm: tên, địa chỉ, cơ quan giám định, tên hàng, số hiệu, trọng lượng, tình trạng hàng hoá, nơi đi, địa chỉ người nhận, phương tiện vận tải, yêu cầu giám định, số bản chứng thư xin cấp. Kết thúc kiểm tra Công ty yêu cầu tổ chức giám định lập một bộ chứng từ bằng tiếng Việt và tiếng Anh theo yêu cầu của Công ty nhập khẩu. Chứng thư do những cơ quan này cấp có ý nghĩa quyết định, là một trong những chứng từ quan trọng trong việc thanh toán và giải quyết khiếu nại sau này (nếu có) 2.3.3 Thuê phương tiện vận tải Thông thường công ty xuất khẩu theo điều kiện FOB nên trách nhiệm thuê phương tiện vận tải không phải của công ty. Tuy nhiên, trong những trường hợp mà công ty giành đựơc quyền về vận tải tức là Công ty xuất khẩu theo điều kiện C&F hoặc CIF thì công ty luôn cố gắng tổ chức tốt để vừa giảm chi phí mà vừa đảm bảo hàng hoá được an toàn. Vì hàng hoá cần vận chuyển là hàng nông sản với tính chất dễ bị ảnh hưởng của môi trường bên ngoài nên khi thuê tàu Công ty luôn nghiên cứu kỹ, tìm kiếm thông tin về các hãng tàu và Công ty luôn ưu tiên thuê các hãng tàu trong nước. Với những vùng gần và với khối lượng hàng hoá không lớn thì Công ty thường thuê tàu chợ. Sau khi xác định số lượng hàng cần chuyên chở, tuyến đường chuyên chở, thời điểm giao hàng và tập trung hàng hoá cho đủ số lượng quy định của hợp đồng Công ty tiến hành nghiên cứu các hãng tàu về các mặt lịch trình tàu chạy, cước phí, uy tín của hãng tàu và các quy định khác để có thể lựa chọn cho mình một hãng tàu vận tải phù hợp. Sau khi hãng tàu đã đồng ý nhận chuyên chở thì Công ty lập bảng kê khai hàng và ký đơn xin lưu khoang đồng thời trả cước phí vận chuyển. Sau đó Công ty tập kết hàng và nhận vận đơn. Việc thuê tàu chuyến của Công ty thường diễn ra khi Công ty xuất khẩu đến thị trường không có tàu chợ và với những hàng hoá mà khối lượng chuyên chở lớn như xuất khẩu gạo Công ty thường phải thuê tàu chuyến. Sau khi xác định nhu cầu vận chuyển Công ty tiến hành nghiên cứu hãng tàu để lựa chọn hãng tàu phù hợp và tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng thuê tàu. 2.3.4 Mua bảo hiểm cho hàng hoá. Cũng như đối với việc thuê phương tiện vận tải vì thường xuyên xuất khẩu theo điều kiện FOB mọi rủi ro sau khi giao hàng đều thuộc về người mua do đó công ty thường không cần mua bảo hiểm cho hàng hoá. Trong những trường hợp khác nếu ký hợp đồng với những điều kiện giao hàng khác mà rủi ro hàng hoá thuộc về người bán( công ty) thì tuỳ theo mức độ rủi ro có thể gặp thì công ty sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện A hay B hay C. Sau khi xác định nhu cầu bảo hiểm Công ty tiến hành nghiên cứu xác định nhu cầu bảo hiểm về giá trị, loại hình và lựa chọn Công ty bảo hiểm. Công ty thường mua bảo hiểm của Bảo Việt hoặc Pjico và thường mua bảo hiểm chuyến vì khối lượng hàng xuất khẩu của Công ty là nhỏ chỉ vận chuyển trong một chuyến là đủ. Sau khi đã xác định được đầy đủ nhu cầu về bảo hiểm Công ty tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm và nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm. Trong hợp đồng bảo hiểm tuỳ theo bảo hiểm mua cho người nhập khẩu hay cho Công ty mà điều khoản thanh toán sẽ ở Việt Nam hay ở nước người nhập khẩu. Ví dụ điều kiện giao hàng là CIF thì thanh toán ở nước người nhập khẩu, điều kiền giao hàng là DES thì thanh toán tại Việt Nam vì khi đó rủi ro thuộc về Công ty. 2.3.5 Làm thủ tục hải quan: Theo pháp luật Việt Nam hiện hành thì hàng xuất khẩu của Công ty phải làm thủ tục hải quan theo quy trình sau: Khai và nộp tờ khai hải quan: Khi hàng xuất khẩu đã chuẩn bị xong, đựơc đóng gói cẩn thận, thì cán bộ của công ty sẽ tới cơ quan hải quan nhận tờ khai ( có mẫu sẵn) sau đó khai báo chi tiết đầy đủ các thông tin về hàng hoá xuất khẩu lên tờ khai. Công ty thường cử cán bộ của Công ty trực tiếp đến cơ quan hải quan để thực hiện khai báo. Khi đã hoàn thành, nộp tờ khai cho cơ quan hải quan có kèm theo các chứng từ cần thiết để chứng minh lời khai của mình là đúng và chứng minh đựơc tính hợp pháp của lô hàng. Sau khi hoàn thành hồ sơ hải quan, bao gồm: tờ khai hải quan, hoá đơn thương mại, hợp đồng mua bán, giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các chứng từ khác có liên quan đối với từng mặt hàng theo quy định của pháp luật, Công ty nộp cho cơ quan hải quan và tiến hành xuất trình hàng hoá. Xuất trình hàng hoá: vì hàng nông sản là hàng được nhà nước khuyến khích xuất khẩu đồng thời Intimex cũng là một Công ty có uy tín trong việc chấp hành tốt pháp luật hải quan nên hàng nông sản xuất khẩu của Công ty thường được miễn kiểm tra thực tế. Chỉ trong những trường hợp xuất khẩu theo phương thức đối lưu mà những hàng nhập về là những mặt hàng nhạy cảm như linh kiện điện tử... thì mới phải kiểm tra chặt chẽ. Tuy nhiên thường Công ty không phải gặp khó khăn gì nhiều trong việc làm thủ tục hải quan. Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan: Hàng nông sản là hàng được miễn thuế xuất khẩu và thông thường hàng của Công ty luôn được thông quan dễ dàng. 2.3.6 Giao hàng: Hàng nông sản xuất khẩu của Công ty thường được xuất khẩu theo giá FOB vì vậy trước thời gian giao hàng ít nhất là 3 ngày, bên nước ngoài sẽ chuyển đến cho công ty hướng dẫn giao hàng. Khi nhận được hướng dẫn này công ty tiến hành tổ chức giao hàng. Cán bộ xuất khẩu của Công ty thường xuyên liên lạc với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch bốc giao hàng, tức là ngày giờ tàu đến cảng bốc hàng. Từ đó có kế hoạch chuyên chở hàng vào cảng và bốc xếp hàng lên tàu cho phù hợp để tránh việc chuyển hàng đến sớm quá hoặc muộn quá. Vì là hàng nông sản chịu ảnh hưởng nhiều của môi trường bên ngoài tới chất lượng nên Công ty luôn giao hàng bằng container. Nếu hàng xuất khẩu đủ một container thì căn cứ vào số lượng hàng giao mà thuê hoặc mượn container và vận chuyển container rỗng về địa điểm đóng hàng và xếp hàng vào. Sau đó giao hàng cho bãi hoặc trạm container để nhận biên lai xếp hàng. Nếu hàng giao không đủ một container thì Công ty đưa hàng hoá phải lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng và vận chuyển hàng đến bãi hoặc trạm container do người chuyên chở chỉ định để giao cho người chuyên chở. Sau khi giao hàng lên tàu thì cán bộ của Công ty lấy biên lai thuyền phó để xác nhận đã giao hàng trong đó xác nhận: số lượng hàng hoá, tình trạng hàng hoá, cảng đến ... Trên cơ sở hoá đơn thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển, điều quan trọng là phải lấy được vận đơn đường biển hoàn hảo. 2.3.7 Làm thủ tục thanh toán: Là một Công ty đã hoạt động từ lâu trong lĩnh vực xuất khẩu hàng nông sản Intimex có nhiều bạn hàng ở khắp mọi nơi trên thế giới, có những bạn hàng truyền thống và cũng có những bạn hàng mới giao dịch. Đối với mỗi loại đối tượng khách hàng Công ty có sự thoả thuận và yêu cầu thanh toán ở những phương thức khác nhau để đảm bảo sau khi giao hàng Công ty sẽ nhận được tiền một cách nhanh chóng. Phương thức thanh toán mà Công ty thường sử dụng là CAD, D/P, L/C. Trong đó phương thức CAD được sử dụng nhiều nhất, có đến trên 50% hợp đồng được thanh toán bằng phương thức này, 30% hợp đồng được thanh toán theo phương thức D/P còn lại là thanh toán theo phương thức L/C. Thanh toán theo phương thức CAD: Công ty sau khi giao hàng thì lập bộ chứng từ và người mua sẽ thanh toán tiền cho Công ty khi họ nhận được chứng từ. Phương thức thanh toán này có một rủi ro là nếu người mua không muốn nhận hàng nữa sẽ không cần nhận chứng từ trong khi hàng đã chuyển đi rồi. Tuy nhiên nó có một ưu điểm là Công ty sẽ nhận được tiền ngay nếu người mua muốn nhận hàng. Thanh toán theo phương thức D/P: Công ty giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán chuyển cho ngân hàng của Công ty và nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu ở người mua. Ngân hàng mà Công ty thường sử dụng trong các giao dịch quốc tế là ngân hàng Vietcombank. Ngân hàng sẽ chuyển bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng của người mua và nhờ ngân hàng đó thu hộ tiền ở người mua. Ngân hàng bên mua yêu cầu người mua trả tiền hối phiếu để nhận bộ chứng từ, nếu người mua thanh toán tiền thì mới trao bộ chứng từ gửi hàng để họ đi nhận hàng. Ngân hàng người mua trả tiền cho ngân hàng của Công ty và ngân hàng của Công ty lại thanh toán cho Công ty. Theo phương thức này quyền lợi của người bán vẫn có thể bị đe doạ như người mua có thể không muốn nhận hàng và từ chối nhận chứng từ, trong khi hàng đã được gửi đi rồi. Thời gian thu tiền về còn quá chậm, vốn của Công ty bị ứ đọng. Phương thức tín dụng chứng từ: Theo phương thức này sau khi kiểm tra L/C của người mua thấy phù hợp với hợp đồng Công ty sẽ tiến hành giao hàng. Sau khi giao hàng Công ty sẽ lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C xuất trình cho ngân hàng mở L/C thông qua ngân hàng thông báo để đòi tiền. Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ nếu thấy phù hợp