Luận văn Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trường Malaysia của chi nhánh Công ty cổ phần XNK Petrolimex tại Hà Nội

iảm sản lượng xuât khẩu nên trong giai đoạn 1997-2003 sản lượng thiếc sản xuất trong nước cũng như nhập khẩu của Malaysia có xu hướng giảm qua từng năm. Từ năm 1997 đến năm 2003 sản lượng thiếc sản xuất trong nước của Malaysia giảm từ 5070/năm tấn xuống còn 3358/năm tấn (giảm 33,76 % ).Tuy nhiên trong giai đoạn này có những thay đổi khá lớn theo từng năm.Từ năm 1997 đến năm 1999 sản lượng sản xuất trong nước tăng từ 5070 tấn/năm lên 7340 tấn/năm,sau đó giảm mạnh trong các năm tiếp theo cho tới năm 2003. Lượng thiếc nhập khẩu cũng biến động trong giai đoạn này,nhưng nhìn chung là xu hướng giảm thể hiện rõ rệt hơn.Kim ngạch nhập khẩu có tăng trong năm 2001 so với năm 2000 tuy nhiên về cơ bản trong giai đoạn này lượng thiếc nhập khẩu đã giảm mạnh từ 52954 tấn năm 1997 xuống còn 20183 tấn năm 2003 (giảm tới 61,88 % ). Cũng như các hàng hoá khác như nông sản ,dầu thô…giá thiếc trên các sàn giao dịch lớn trên thế giới là giá tham khảo quan trọng cho bất cứ thị trường nào trên thế giưới nếu không muốn nói là nó quyết định giá trên toàn cầu. Biểu 6:Giá thiếc trên thị trường Malaysia 2001-2005 ĐVT:USD/Tấn Năm Giá tại KLTM Giá tại LME Giá cao nhất Giá thấp nhất Giá trung bình 2001 5205 3510 4424 4519 2002 4500 3647 4064 4086 2003 6610 4251 4890 4900 2004 9890 6420 8493 8347 2005 Tháng 1 8000 7240 7713.50 7730.75 Tháng 2 8380 7865 8053.31 8054.50 Tháng 3 8580 8045 8388.57 8380.48 Tháng 4 8240 8020 8108.50 8106.67 Tháng 5 8130 8015 8051.25 8059.75 Tháng 6 7990 7245 7618.00 7563.41 (Nguồn:KLTM- Kuala Lumpur Tin Market) Chú thích:-KLTM là thị trường giao dich thiếc tại Kuala Lumpur -LME là sàn giao dịch kim loại mầu London Giá thiếc mà chi nhánh và các đối tác áp dụng thường là giá trên sàn giao dịch kim loại mầu London.Chúng ta có thể nhìn thấy sự thay đổi giá cả thất thường của thiếc trong những năm gần đây thông qua biểu 2.6.Giá thiếc trên thế giới phụ thuộc vào quy luật cung cầu trên thị trường.Lượng cung hay cầu trên thế giới về sản phẩm thiếc cũng thay đổi theo các năm và dẫn tới sự thay đổi về giá của nó trên toàn thế giới.Giá thiếc thay đổi từng giờ trên các sàn giao dịch lớn trên thế giới như LME ,KLTM.Trong các năm 2001 đến 2003 giá thiếc luôn ở mức thấp giao động trong khoảng 4086 USD/Tấn đến 4900 USD/Tấn (theo giá trên LME ) .So với các năm trước đó giá này đã giảm khá mạnh vì trong giai đoạn 1996-2000 giá trên thị trường giao dịch London giữ trong khoảng 5406 USD/Tấn đến 6202 USD/Tấn.Giá trên thị trường thiếc của Malaysia cũng gần tương tự như giá ở thị trường London,vì giá của thiếc trên những thị trường này có liên quan chặt chẽ với nhau.Và giá của KLTM thường phụ thuộc vào giá ở LME. Năm 2004 chứng kiến sự tăng giá trở lại với biên độ rộng của thị trường thiếc trên thế giới.Giá năm 2004 đã tăng lên 8347 USD/Tấn (theo giá của LME ),còn giá trên thị trường thiếc ở KLTM có cao hơn đôi chút 8493 USD/Tấn (cao hơn 1,7 % so với giá trên LME).Với mức giá này giá thiếc trên thế giới đã tăng đột biến lên tới hơn 40% so với giá năm 2003.Nếu so với năm 2002 và 2001 thì tỷ lệ này còn cao hơn nhiều. Giá thiếc trên thị trường 6 tháng đầu năm 2005 không có biến đổi lớn so với năm 2004.Gia khá ổn định tại thị trường Malaysia trong khoảng từ 7618 USD/Tấn đến 8388 USD/Tấn.Còn giá ở thị trường London giao động trong khoảng 7563 USD/Tấn dến 8380 USD/Tấn. Hiện nay thị trường Makaysia là thị trương xuất khẩu lớn nhất cho mặt hàng thiếc thỏi của chi nhánh công ty cổ phần XNK Petrolimex tại Hà Nội.Thị trường này chiếm tới 48,84 % tổng kim ngạch xuất khẩu thiếc thỏi của PITCO Hà Nội.Thị trường Malaysia là thị trường truyền thống của chi nhánh vì từ khi còn là văn phòng đại diện chi nhánh đã có mối quan hệ với các đối tác thuộc thị trường nhiều tiềm năng của mặt hàng thiếc thỏi này. Biểu 7:Kim ngạch Xuất khẩu sang thị trường Malaysia ĐVT:Tấn Khách hàng Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm Synn Lee Company SDN BHN 51,54 78,46 80,12 83,88 294 Syarikat Chua Lee Rubber SND BHD _ 11,2 25,1 31,32 57,62 Kazen Tetsu SDN BHO 40 26,08 17,46 37 128,54 Tổng 92 112,54 116,3 152,32 480,16 (Nguồn:BC kết quả hoạt động kinh donh của PITCO Hà Nội) Các khách hàng của chi nhánh tại Malaysia hiện tại là các công ty Synn Lee Company SDN BHN , Syarikat Chua Lee Rubber SND BHD , Kazen Tetsu SDN BHO.Đây là các bạn hàng lâu năm của chi nhánh tại thị trường Malaysia. Trong các khách hàng thì công ty Synn Lee Company SDN BHN là bạn hàng lớn nhất của chi nhánh.Chi nhánh đã xuất cho công ty này 294 tấn thiếc chiếm tới 61,23 % tổng kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Malaysia của chi nhánh.Tiếp đó là công ty Kazen Tetsu SDN BHO với 128,54 tấn chiếm 26,77 % còn lại công ty Syarikat Chua Lee Rubber SND BHD đạt 57,62 tấn chiếm 12 %. Tổng kim ngạch xuất khẩu của chi nhánh sang Malaysia với mặt hàng thiếc là hơn 3,1 triêu USD.Và trong thời gian tới chi nhánh vẫn luôn chú trọng mối quan hệ với các khách hàng thuộc thị trường trọng yếu này để có thể đạt được kết quả kinh doanh khả quan hơn trong những năm tiếp theo. 2.3.Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trường malaysia của chi nhánh công ty cổ phần xnk petrolimex tại hà nội. 2.3.1 Chuẩn bị hàng xuất khẩu Là một đơn vị kinh doanh thuần tuý về thương mại nên đối với PITCO Hà Nội việc chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là rất quan trọng và trên thực tế nó sẽ quyết định việc chi nhánh có thực hiện được hợp đồng xuất khẩu đã kí kết hay không.Vấn đè được đặt ra cho chi nhánh là Tập chung hàng xuất khẩu Tập chung hàng hoá đủ về số lượng phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm ,tối ưu hoá chi phí luôn là mục tiêu của chi nhánh trong việc tập chung hàng phục vụ cho hợp đồng xuất khẩu. Để có thể tập chung được nguồn hàng có chất lượng đảm bảo cung cấp cho các hợp đồng xuất khẩu sang thị trường Malaysia theo các êu cầu về chất lượng hàng hoá theo hợp đồng trước hết chi nhánh phải tiến hành tìm hiểu và nghiên cứu về khả năng cung ứng mặt hàng thiếc trong nước.Việt Nam là một quốc gia được thiên nhiên ưu đãi có nhiều tài nguyên.Trữ lượng thiếc của Việt Nam qua thăm dò ước khoảng 200 ngàn tấn và tập chung ở các khu vực :Quỳ Hợp –Nghệ An,Cao Bằng ,Lâm Đồng…Thiếc ở đây tồn tại dưới dạng quặng được khai thác sau đó phải qua quá trình luyện thiếc mới cho ra sản phẩm thiếc thỏi có chất lượng theo như quy định của Nhà Nước (sẽ được trình bày kĩ hơn trong phần kiểm tra chất lượng hàng hoá).Do đó để có được nguồn hàng phục vụ cho các hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trường Malaysia chi nhánh phải tiến haàn tìm hiểu các thông tin về các công ty có khả năng cung cấp mặt hàng mà chi nhánh cần mua. Hiện tại chi nhánh đang tiến hành thu mua mặt hàng thiếc từ những công ty thuộc Nhà Nước hay công ty cổ phần có giấy phép khai khoáng và chủ yếu thuộc tổng công ty khoáng sản Việt Nam.Các công ty khai khoáng này chủ yếu nằm ở các tỉnh như Nghệ An ,Cao Bằng ,Thái Nguyên.Để có được nguồn hàng phục vụ xuất khẩu chi nhánh phải tiến hành gửi các bản chào mua tới các công ty khai khoáng.Trong các bản chào mua chi nhánh sẽ nêu các thông tin về yêu cầu chất lượng của thiếc ,khối lượng cần mua ,giá cả ,phương thức thanh toán ,vận chuyển ,…Sau đó nếu công ty mà chi nhánh gửi bản chào có thông tin phản hồi chấp nhận bản chào thì chi nhánh sẽ tiến hành đàm phán và kí kết hợp đồng mua chính thức.Cũng có trường hợp có thông tin hoàn giá chi nhánh sẽ tiếp tục đàm phán với các nhà cung cấp để có thể đạt được các thoả thuận phù hợp và chấp nhận được với hai bên. Trong thời điểm hiện tại ở Việt Nam mặt hàng thiếc đang trong tình trạng cầu lớn hơn cung nên trong việc thu mua có sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty cùng kinh doanh mặt hàng thiếc này (chủ yếu để phục vụ cho xuất khẩu ).Do vậy nên chi nhánh luôn chủ động trong việc tiếp cận và giữ mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp.Trong các mối quan hệ kinh doanh chi nhánh luôn giứ chữ tín và được sự tín nhiệm của các đối tác trong hoạt động kinh doanh. Hợp đồng chi nhánh kí kết với các nhà cung cấp thuộc loại hợp đồng mua bán hàng hoá và phù hợp với Pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban hành ngày 29/5/1998.Trong hợp đồng mua bán quy định rõ một số nội dung cơ bản như :tên mặt hàng thiếc (mác thiếc),quy định về chất lượng của thiếc ,quy định về thời gian và địa diểm giao nhận hàng ,quy định về giá cả và phương thức thanh toán giữa chi nhánh và các nhà cung cấp. Tất nhiên những nội dung như chất lượng thiếc ,giá cả hay thời gian giao nhận phải phù hợp và đảm bảo được hiệu quả trong việc thực hiện thành công các hợp đồng xuất khẩu.Chi nhánh hiện tại tổ chức hoạt động thu mua hàng phục vụ cho các hợp đồng xuất khẩu một cách thường xuyên theo kế hoạch và phù hợp với khả năng kinh doanh và khả năng tài chính cho phép ,tất nhiên là phải phụ thuộc vào nguồn cung có thể được đáp ứng hay không. Giá trong các hợp đồng mua bán của chi nhánh với các nhà cung cấp là giá đã qua tham khảo giá thế giới qua thị trường giao dịch kim loại mầu London (LME ).Chi nhánh luôn theo dõi chặt chẽ các biến động về giá cả của mắt hàng thiếc trên thị trường thế giới để từ đó đưa ra các bản chào mua có giá phù hợp với các diễn biến mới nhất trên thị trường thế giới.Đây là một hình thức hoạt động đem lại cho chi nhánh nhiều lợi thế trong việc tổ chức các hoạt động thu mua hàng để phục vụ cho các hợp đồng xuất khẩu.Vì giá cả của thiếc diễn biến rất thất thường thay đổi theo từng phút trên thị trưòng giao dịch do vậy giá mà chi nhánh đưa ra luôn sát với mức giá diễn biến trên thị trường thế giới ( tất nhiên giá này còn phù hợp với chất lượng kèm theo các mác thiếc khác nhau).Giá mua thiếc của chi nhánh còn được cân nhắc với các chi phí khác trong hoạt động kinh doanh và với mức giá xuất khẩu mà chi nhánh đã ký kết với khách hàng trong hợp đồng xuất khẩu.Hoặc là giá tạm tính mà chi nhánh đã gửi đi trong các bản chào bán thiếc gửi đi cho các đối tác tại Malaysia.Việc quan sát diễn biến của giá cả trên thị trường thế giới là rất quan trọng không chỉ cho việc chuẩn bị hàng xuất khẩu mà nó còn liên quan đến việc hợp đồng xuất khẩu đã ký có đạt hiệu quả mong muốn hay không.Với thị trường thiếc thì thông tin về giá là khá hoàn hảo.Do vậy việc quan sát giá trong điều kiện biến động từng giờ sẽ giúp chi nhánh đưa ra các quyết định phù hợp và kịp thời. Nói chung việc thu mua hàng hoá hiện nay của chi nhánh là khá thuận lợi.Do trong thời gian hoạt động kinh doanh vừa qua chi nhánh đã tạo được uy tín với các nhà cung cấp hàng hoá cho mình.Chi nhánh cũng luôn theo sát các diễn biến của thị trường,đặc biệt về giá đây là một điểm mạnh trong việc tổ chức thu mua hàng xuất khẩu của chi nhánh.Tuy nhiên cũng do giá cả biến động thường xuyên nên trong một vài trường hợp có nhà cung cấp không muốn giao hoặc trì hoãn việc giao hàng.Đây là một khó khăn cơ bản trong quá trình thu mua hàng xuất khẩu của chi nhánh hiện nay. Sau khi ký kết hợp đồng mua bán với các công ty cung cấp hàng hoá để phục vụ xuất khẩu.Chi nhánh sẽ chuẩn bị việc tiếp nhận hàng hoá và thanh toán tiền hàng. Thanh toán tiền hàng xuất khẩu Việc thanh toán tiền hàng luôn được chi nhánh chú ý thực hiện đúng thời gian ,số lượng.Vì đây là một trong những nhân tố quan trọng trong việc tạo uy tín với đối tác đặc biệt trong điều kiện với mặt hàng thiếc hiện nay thì người mua nhiều hơn người bán.Việc thanh toán tiền hàng của chi nhánh thường được thực hiện bằng phương thức chuyển khoản.Chi nhánh sẽ thực hiện việc thanh toán trung bình từ 3 tới 5 ngày sau khi nhận hàng.Tiền sẽ được chuyển từ tài khoản của chi nhánh tại ngân hàng Vietcombank Hà Nội tới tài khoản của nhà cung cấp tại ngân hàng phục vụ họ như quy định đã nêu trong hợp đồng.Việc các đối tác của chi nhánh chấp nhận thanh toán bằng phương thức chuyển khoản (vốn có nhiều rủi ro vơi người bán ) đã chứng tỏ chi nhánh có uy tín lớn với họ và họ tin tưởng chi nhánh sẽ thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng đã được ký kết.Trên thực tế việc thanh toán của chi nhánh với các nhà cung cấp luôn diễn ra nhanh chóng và an toàn đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.Ngoài ra trong một số trường hợp do đặc điểm của thị trường như đã trình bày ở trên là cầu luôn lớn hơn cung do vậy trong một số lô hàng chi nhánh phải thanh toán trước 70% số tiền hàng theo hợp đồng ,và số còn lại chi nhánh sẽ trả sau khi nhận hàng.Những trường hợp này chỉ áp dụng với các công ty là công ty của Nhà nước,và có mối quan hệ tin cậy với chi nhánh. Việc thanh toán của chi nhánh với các nhà cung cấp luôn diễn ra an toàn và thuận lợi.Do hai bên có sự tin tưởng lẫn nhau nên việc thanh toán diễn ra thường nhanh gọn và chính xác không phát sinh nhiều vướng mắc phức tạp. Tổ chức vận chuyển hàng hoá Trong các hợp đồng mua bán thường thoả thuận chi nhánh phải tới nhận hàng tại kho của người bán.Việc nhận hàng tại kho của người bán khiến chi nhánh phải là bên thuê phương tiện vận tải.Các công ty cung cấp cho chi nhánh ở các tỉnh như Nghệ An ,Cao Bằng ,Thái Ngưyên…nên thuê phương tiện vận tải theo từng chuyến.Trên các tuyến đường mà chi nhánh thực hiện việc nhận hàng có những công ty chuyên vận tải trên những tuyến đường đó.Việc thuê phương tiện vận tải là khá thuận lợi vì thị trường này có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ và họ thường xuyên gửi các bản chào tới cho chi nhánh.Với mỗi tuyến chi nhánh sẽ ký hợp đồng nguyên tắc với một công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển trên tuyến đó.Sau đó khi có yêu cầu vận chuyển tuỳ theo mức giá thị trường thay đổi như thế nào chi nhánh sẽ thoả thuận với công ty vận tải về giá cả và thời gian cụ thể… Do đặc thù mặt hàng kinh doanh nên quá trình vận chuyển hàng của chi nhánh thường không có nhiều tổn thất.Việc thuê phương tiện vận chuyển của chi nhánh cũng rất thuận lợi.Tuy nhiên do giá nhiên liệu tăng cao nên chi phí vận chuyển trên các tuyến mà chi nhánh hay vận chuyển hiện nay có xu hướng tăng cao.Đây là một khó khăn buộc chi nhánh phải tìm hướng giải quyết trong thời gian tới nhằm đảm bảo chi phí kinh daonh không tăng quá cao. Nhập kho và bảo quản hàng hoá Sau khi hoàn tất các thủ tục để nhận hàng từ nhà cung cấp các công ty vận chuyển mà chi nhánh thuê sẽ chở hàng về tổng kho khu vực1 Đức Giang –Gia Lâm –Hà Nội là nơi mà chi nhánh thuê kho chứa hàng hoá.Tại đây hàng hoá sẽ được đưa vào kho bằng các xe nâng chuyên dụng không dùng nhiều nhân lực.Chi nhánh sẽ cử cán bộ tới để giám sát và điều hành các công việc nhận hàng và sắp xếp hàng trong kho đã thuê.Hàng được chuyển vào kho sẽ được nhận theo số lượng phù hợp với hoá đơn và vận đơn.Vì đặc thù hàng hoá của chi nhánh là hàng rời kim loại nên trong thực tế rất ít xảy ra việc mất mát và hư hỏng trong quá trình vận chuyển.Việc bảo quản hàng hoá trong kho được chi nhánh hết sức quan tâm.Trong việc lựa chọn thuê kho hàng,xác định vị trí từng nhóm hàng sao cho phù hợp.Đảm bảo khoảng cách và phải tiết kiệm diện tích kho chứa. Kho hàng được chi nhánh ký hợp đồng thuê hàng năm với nơi cung cấp dịch vụ. Việc chi nhánh thuê kho chứa hàng tại Tổng kho khu vực 1- Đức Giang-một đơn vị trong ngành xăng dầu-là một thuận lợi.Tại đây tuy chi phí để thuê kho cao hơn các kho khác nhưng có cơ sở vật chất đảm bảo việc bảo quản và có các phương tiên chuyên dụng trong việc xuất nhập hàng.Tuy nhiên nguy cơ cháy nổ tại đây lại cao hơn những kho khác. Đóng gói hàng xuát khẩu Để thực hiện các hợp đồng xuất khẩu chi nhánh sẽ tiến hành đóng gói hàng hoá.Với mặt hàng thiếc thỏi của chi nhánh thì thông thường có 3 cách đóng gói việc đóng gói các lô hàng thường tuỳ thuộc vào quy định cụ thể trong mỗi hợp đồng: -In bulk: xếp 20 thỏi(500kg) thành một chồng và chất vào container -In bundles: cũng xếp nh “in bulk” nhưng mỗi chồng buộc thêm dây thép cho chắc chắn – dùng để vận chuyển đi các tuyến xa. -In pallets: 2 bundle như trên sẽ được xếp trên một pallet go(Wooden pallet). Khoảng 1MT/1pallet Do đăc thù của hàng hoá và theo thông lệ buôn bán thiếc thỏi trên thế giới thì sau khi đóng hàng không cần phải kẻ mã kí hiệu hàng hoá.Và việc đóng gói hàng hoá của mặt hàng thiếc cũng đơn giản và không tốn kém nhiều như nhiều mặt hàng khác. Sau khi đóng gói hàng hoá,chi nhánh sẽ thực hiện việc xuất kho giao hàng để đóng hàng vào các container (do hãng tầu chi nhánh thuê chở hàng trong hợp đồng ngoại thương cung cấp).Sau khi đã đóng hàng vào các container chi nhánh se thuê vận tải nội vận chuyển các container đã đóng hàng từ kho khu vực 1 Đức Giang xuống cảng Hải Phòng để chuẩn bị cho các quy trình tiếp theo nhằm thực hiện hợp đồng xuất khẩu. 2.3.2. Kiểm tra hàng xuất khẩu Việc kiểm tra hàng hoa trước khi xuất khẩu là một quy trình rất quan trọng nó đảm bảo cho việc hàng hoá được chuẩn bị một cách tốt nhất ,đáp ứng mọi yêu cầu và tiêu chuẩn đã quy định trong hợp đồng ngoại thương.Việc kiểm tra hàng hoá tại chi nhánh Công ty XNK Petrolimex tại Hà Nội luôn được chi nhánh hết sức coi trọng vì nó ảnh hưởng lớn đến uy tín kinh doanh của chi nhánh với các khách hàng.Đặc biệt với mặt hàng thiếc là loại hàng hoá mà có quy định chất lượng rất chặt chẽ.Vì trong quặng thiếc luôn có chứa các tạp chất ,một trong số đó độc hại .Do vậy chất lượng thiếc luôn được kiểm tra và kiểm soát chặt chẽ.Chi nhánh và các đối tác hiện nay dùng quy định tiêu chuẩn chất lượng thiếc của Việt Nam.Trong quy định tiêu chuẩn chất lượng này quy định rõ các mác thiếc (tương ứng với hàm lượng thiếc),và còn kèm theo các tiêu chuẩn về các tạp chát có trong mỗi mác thiếc. Biểu 9:Tiêu chuẩn chất lượng thiếc Việt Nam ĐVT: % Mác thiếc Hàm lượng Sn không nhỏ hơn Hàm lượng tạp chất không lớn hơn As Fe Cu Pb Bi Sb S Tổng tạp chất Sn 99,906 99,906 0,01 0,009 0,01 0,04 0,015 0,015 0,0 0,094 Sn 99,750 99,75 0,025 0,02 0,03 0,02 0,03 0,02 0,02 0.250 Sn 99,565 99,565 0,03 0,02 0,03 0,25 0,05 0,05 0,02 0,435 Sn 98,490 98,49 0,03 0,02 0,10 1,00 0,06 0,03 0,02 1,51 Sn 96,430 96,43 0,05 0,02 0,10 3,00 0,10 0,03 0,02 3,570 (Nguồn :Trang 2/5 TCVN 2052-87) Theo biểu 2.9 ta thấy rằng chất lượng thiếc được quy định rất nghiêm ngặt nó đảm bảo việc bảo vệ môi trường và hạn chế các tạp chất,trong đó có một số tạp chất độc hại ngay trong qua trình luyện quặng đầu tiên.Quan trọng hơn thông qua tiêu chuẩn này các đối tác có thể xử dụng chúng như một công cụ để quy định chất lượng hàng hoá.Trong các hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi của chi nhánh hiện nay sang thị trường Malaysia thì chi nhánh và các đối tác chỉ dùng mác thiếc Sn 99,750. Theo đó trong mặt hàng thiếc thỏi của chi nhánh xuất sang cho các khách hàng bắt buộc phải có hàm lượng thiếc không nhỏ hơn 99,750 %.Ngoài ra nó còn phải đáp ứng một loạt các tiêu chuẩn về hàm lượng các tạp chất không được lớn hơn Acxen (0,025 %) ,Sắt (0,02 %) ,Đồng (0,03 %) ,Chì (0,02 %) ,Bít-mút (0,03 %) ,Antimony (0,02 v%) ,Lưu huỳnh (0,02 %). Việc kiểm tra hàng hoá đối vói mặt hàng thiếc của chi nhánh được kiểm tra về chất lượng ,trọng lượng ,số lượng ,độ đồng nhất.Tất cả các tiêu chí kiểm tra này chi nhánh đều thuê công ty kiểm định độc lập thực hiện.Công ty kiểm định mà chi nhánh thuê là Davicontrol.Khi có yêu cầu công ty giám định tới kho của chi nhánh giám định về số lượng và trọng lượng hàng háo.Còn về chất lượng và độ đồng nhất thì họ sẽ lấy mẫu về giám định sau đó họ sẽ cung cấp chứng thư giám định cho chi nhánh về các nội dung mà họ đã thực hiện giám định.Trong các hợp đồng mà chi nhánh ký kết với nhà cung cấp trong nước cũng như các hợp đồng xuất khẩu dều thoả thuận rằng kết quả giám định của Davicontrol là kết quả giám định cuối cùng đều được các bên chấp nhận. Hiện nay việc kiểm tra chất lượng hàng hoá chi nhánh hoàn toàn phụ thuộc vào những đơn vị được thuê làm công tác kiểm định chất lượng hàng.Điều này có thể phát sinh một số khó khăn trong quá trình kinh doanh của chi nhánh do chi nhánh không thể chủ động kiểm tra được chất lượng của hàng hoá. 2.3.3.Thuê phương tiện vận tải Các hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang Malaysia của chi nhánh hầu hết được ký kết theo điều kiện CFR ,một số ít được ký theo diều kiện CIF.Do vậy trong các hợp đồng xuất khẩu với các đối tác ở Malaysia thì chi nhánh luôn là bên có trách nhiệm trong việc thuê phương tiện vận tải,trong trường hợp này là vận tải đường biển. Khi ký kết được hợp đồng xuất khẩu ngay lập tức chi nhánh sẽ lên kế hoạch giao hàng để phù hợp với các mốc thời gian đã thoả thuận trong hợp đồng.Trong buôn bán quốc tế ngoài việc giứ trữ tín trong việc bảo đảm chất lượng và số lượng của hàng hoá còn phải đảm bảo được thời gian giao hàng theo đúng như cam kết trong hợp động với các đối tác.Chi nhánh luôn ý thức được diều nay do vậy chi nhánh luôn có kế hoạch chi tiết cho từng bước trong việc giao hàng trong đó có việc thuê phương tiện vận tải. Để đáp ứng yêu cầu giao hàng đúng thời gian nên chi nhánh thường không xử dụng một hãng tầu cố định nào.Việc lựa chọn hãng vận tải cho lô hàng xuất khẩu dựa chủ yếu vào sự phù hợp , đáp ứng của hãng tầu đó về thòi gian giao hàng của chi nhánh và nhiều yếu tố khác.Hiện nay hàng tuần các hãng tầu hay các đại diện của họ thường gửi đến cho chi nhánh các bản lịch tầu.Căn cứ vào các bản lịch tầu chi nhánh sẽ lựa chọn hãng tầu phù hợp.Sau đó chi nhánh sẽ liên hệ với hãng tầu hay đại diện của họ để kiểm tra các dịch vụ như cảng chuyển tải (thường là Hongkong hoặc Cao Hùng ),thời gian vận tải và giá cước.Sau khi đã tham khảo lịch tầu ,chất lượng dịch vụ và giá cước chi nhánh mới quyết định hãng vận tải cho lô hàng và tiến hành kí kết hợp đồng vận tải. Chi nhánh hiện nay xử dụng rất nhiều hãng tầu cho việc vận chuyển hàng hoá như: APM, MSC, Viconship, Vosa Hải Phòng, PDZ, Vinh Hoàng Cargo, SDV, China Shipping, Maerks Sealand,…Các hãng tầu này tuỳ từng thời điểm sẽ đáp ứng được các yêu cầu của chi nhánh và vì thế hiện nay chi nhánh có nhiều sự chon lựa cho người vận tải hàng hoá.Tuy nhiên chi nhánh cũng có một số hãng tầu quen thuộc là APM và Vosa Hải Phòng thì chi nhánh sẽ tự liên hệ với họ khi có yêu cầu chuyển hàng để hỏi lịch tầu ,giá cước và các dịch vụ khác.Chỉ khi nào hai công ty này không đáp ứng được yêu cầu của chi nhánh thì chi nhánh mới thuê các hãng vận tải khác. Với hai hãng vận tải APM và Vosa Hải Phòng chi nhánh tiến hàng ký hợp đồng vận chuyển nguyên tắc tới một số thị trường trong đó có thị trường Malaysia theo từng năm với họ.Giá cước sẽ thay đổi theo từng thời diểm khác nhau trong năm và do các yếu tố khác tác động tới như giá nguyên liệu phục vụ vận tải…Do vậy khi có yêu cầu vận tải chi nhánh và hãng vận tải sẽ thoả thuận thêm về giá cước và thời gian cụ thể. Cước phí trung bình đi các cảng của Malaysia là 145-160 USD/ctn.Chi nhánh chỉ dùng các container 20” để đóng hàng. Thiếc thỏi mà chi nhánh hiện nay xuất sang Malaysia chỉ tới hai cảng của nước này là Penang và Klang. Sau khi thoả thuận với hãng tầu xong họ sẽ fax cho chi nhánh đơn xin lưu khoang (booking note).Chi nhánh sẽ gửi đơn xin lưu khoang này cho hãng vận tải nội mà đã ký hợp đồng từ trước để họ liên hệ lấy container từ hãng tầu về nơi đóng hàng của chi nhánh là kho khu vực 1 Đức Giang-Gia Lâm –Hà Nội.Tại đây hàng hoá sẽ được kiểm tra và đóng gói theo như yêu cầu trong hợp đồng xuất khẩu đã ký với khách hàng.Sau đó hàng sẽ được chất vào các container bằng xe nâng chuyên dụng.Khi hàng đã được xếp vào container chi nhánh sẽ tiến hàng làm thủ tục Hải quan và giao cho hãng vận tải nội đưa hàng từ chỗ thông quan xuống cảng Hải Phòng giao cho hãng tầu theo các quy định như trong hợp đồng vận tải. Nói chung quy trình thuê phương tiện vận tải của chi nhánh hiện nay là khá thuận lợi do ở Việt Nam hiện nay có nhiều công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển theo hành trình mà chi nhánh cần gửi hàng.Tuy nhiên do giá nhiên liệu tăng cao nên giá cước vận tải hiện nay có xu hướng tăng theo.Điều này sẽ là tăng chi phí và giảm lợi nhuận của chi nhánh và đây là thách thức của chi nhánh cần phải tìm phương án giải quyết để đảm bảo hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của mình trong thời gian tới. 2.3.4.Mua bảo hiểm cho hàng hoá Trong các hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trường Malaysia của chi nhánh có một số hợp đồng được ký với điều kiện CIF,nên chi nhánh phải có trách nhiệm mua bảo hiểm hàng hoá cho lô hàng xuất khẩu. Do hàng hoá chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong buôn bán quốc tế. Khi có nhu cầu cần mua bảo hiểm cho hàng hoá thì chi nhánh thường chỉ mua bảo hiểm tại Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex-PJICO.Đây là một trong những công ty bảo hiểm hàng đầu tại Việt Nam hiện nay.Khi ký hợp đồng với điều kiện CIF,với trách nhiệm mua bảo hiểm chi nhánh sẽ liên hệ với công ty bảo hiểm và gửi đến công ty bảo hiểm giấy yêu cầu bảo hiểm.Sau đó chi nhánh sẽ tiến hành đàm phán với công ty bảo hiểm các nội dung của hợp đồng bảo hiểm. Hiện nay PJICO cung cấp các hợp đồng bảo hiểm theo quy định của Quy tắc chung về bảo hiểm vận chuyển bằng đường biển (QTCB-1998).Chi nhánh mua bảo hiểm theo điều kiện C.Theo đó giá trị bảo hiểm mà chi nhánh mua cho lô hàng sẽ là giá trị của lô hàng ở điều kiện CIF. Vì không có nhiều các hợp đồng xuất khẩu ký theo điều kiện CIF nên chi nhánh chỉ sử dụng loạ