Luận văn Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Quản lý và sửa chữa đường bộ 234

2.2.3. Hình thức trả lương khoán Tiền lương trả cho công nhân hay nhóm được quy định trước cho một khối lượng công việc, sản phẩm nhất định theo đơn giá khoán. 3. Các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp: Trong các doanh nghiệp ngoài tiền lương được trả để đảm bảo tái sản xuất sức lao động, bảo vệ sức khoẻ, chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động theo chế độ tài chính hiện hành, doanh nghiệp còn phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh một bộ phận chi phí gồm các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ. 3.1. Quỹ bảo hiểm xã hội: Theo chế độ hiện hành, nghị định 12CP ngày 25/11/1995 quy định về chế độ BHXH của chính phủ: Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán, trong đó 15% người sử dụng lao động phải nộp được tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp và 5% trừ trực tiếp vào thu nhập của người lao động. Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như: ốm đau,thai sản, tai nạn lao động... Quỹ này được quản lý tập trung ở Bộ LĐ - TB – XH thông qua hệ số tổ chức BHXH theo ngành dọc. Tại doanh nghiệp, hàng tháng trực tiếp chi trả BHXH cho CBCNV bị ốm đau, thai sản... trên cơ sở lập các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Cuối tháng (quý) doanh nghiệp phải quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH. 3.2. Quỹ bảo hiểm y tế: Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành thì quỹ BHYT được trích lập bằng 3% tổng mức lương cơ bản, trong đó 2% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh còn 1% trừ trực tiếp vào thu nhập của người lao động. Quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên trách dưới hình thức mua BHYT để phục vụ và chăm sóc sức khoẻ cho CNV như: khám chữa bệnh, viện phí trong tháng ốm đau, sinh đẻ, bệnh tật. 3.3. Quỹ kinh phí công đoàn: KPCĐ là phần kinh phí nhằm tạo ra 1 khoản ngân quỹ cho hoạt động Công đoàn. Quỹ này được hình thành do việc trích lập tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tỷ lệ trích KPCĐ là 2% trên tổng tiền lương thực tế, trong đó một phần nộp cho cơ quan quản lý cấp trên, một phần để lại chi tiêu cho hoạt động Công đoàn tại các doanh nghiệp. Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ có ý nghĩa không những đối với việc tính toán chi phí sản xuất kinh doanh mà còn với việc đảm bảo quyền lợi của người lao động trong doanh nghiệp. II. Nội dung kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Trong doanh nghiệp. 1. Nội dung kế toán tiền lương: 1.1. Chứng từ lao động: Muốn tổ chức tốt kế toán tiền lương, BHXH chính xác thì phải hạch toán lao động chính xác là điều kiện để hạch toán tiền lương và bảo hiểm chính xác theo quy định hiện nay, chứng từ lao động tiền lương bao gồm: Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Phiếu nghỉ BHXH Bảng thanh toán BHXH Phiếu xác nhận sản phẩm và công việc đã hoàn thành Phiếu báo làm thêm giờ 1.2. Chứng từ kế toán sử dụng: Dựa vào chứng từ lao động nêu trên, nhân viên hạch toán phân xưởng tổng hợp làm báo cáo gửi lên phòng lao động tiền lương và phòng kế toán để tổng hợp và phân tích tình hình chung toàn doanh nghiệp, phòng kế toán dựa vào các tài liệu trên và áp dụng các hình thức tiền lương để làm bảng thanh toán lương và tính BHXH, BHYT, KPCĐ. Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán viết phiếu chi, chứng từ tài liệu về các khoản khấu trừ trích nộp. 1.3. Thủ tục hạch toán: Từ bảng chấm công kế toán cộng sổ công làm việc trong tháng, phiếu báo làm thêm giờ, phiếu xác nhận sản phẩm, kế toán tiền hành trích lương cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Trong bảng thanh toán lương phải phản ánh được nội dung các khoản thu nhập của người lao động được hưởng, các khoản khấu trừ BHXH, BHYT và sau đó mới là số tiền còn lại của người lao động được lĩnh. Bảng thanh toán lương là cơ sở để kế toán làm thủ tục rút tiền thanh toán lương cho công nhân viên. Người nhận lương phải ký tên vào bảng thanh toán lương. Theo quy định hiện nay, người lao động được lĩnh lương mỗi tháng 2 lần, lần đầu tạm ứng lương kỳ I, lần II nhận phần lương còn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ vào lương theo quy định. Trường hợp ở một số doanh nghiệp có số công nhân nghỉ phép năm không đều đặn trong năm hoặc là doanh nghiệp sản xuất theo tính chất thời vụ thì kế toán phải dùng phương pháp trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. Việc trích trước sẽ tiền hành đều đặn vào giá thành sản phẩm và coi như là một khoản chi phí phải trả. Cách tính như sau: Mức trích trước tiền lương nghỉ phép của CNSX = Tổng số tiền lương nghỉ phép của CNSX theo kế hoạch năm x Tiền lương thực tế phải trả cho CNSX Tổng số tiền lương chính phải trả theo kế hoạch của CNSX năm Tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép (%) = Tổng số tiền lương nghỉ phép KH năm CNSX x 100 Tổng số tiền lương theo KH năm CNSX Mức tiền lương nghỉ phép = Tiền lương thực tế phải trả x Tỷ lệ % trích tiền lương nghỉ phép 1.4. Tài khoản kế toán sử dụng: * Tài khoản 334: Phải trả cho công nhân viên TK này phản ánh toàn bộ khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho cán bộ công nhân viên theo hợp đồng lao động đã ký và theo chế độ chính sách của Nhà nước, luật lao động, luật công đoàn... Đồng thời tài khoản này cũng phản ánh tình hình thanh toán tiền lương với cán bộ công nhân viên. Tính chất của tài khoản này phản ánh nguồn vốn (số dư có). Tài khoản có thể có các tài khoản cấp 2, cấp 3, tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. * Tài khoản 338: Các khoản phải trả, phải nộp khác Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nộp khác cho cơ quan quản lý, các quỹ (như BHXH, BHYT, KPCĐ) phải nộp cho cơ quan pháp luật, các khoản phải trả cho công nhân viên (trả về BHXH trực tiếp khi người lao động ốm đau, tai nạn...) tài khoản này có các tài khoản cấp 2 sau: TK 338.2: KPCĐ TK 338.3: BHXH TK 338.4: BHYT TK 338.8: Các khoản phải nộp, phải trả khác. TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung TK 941: Chi phí bán hàng TK 642: Chi phí, quản lý doanh nghiệp. Và các TK 111, 112, 138, 335. Phần II: Tình hình thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 234 I. Khái quát chung về công ty QL và SC đường bộ 234 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty Quản lý và sửa chữa đường bộ 234 là doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ giao thông vận tải và bưu điện được thành lập theo quyết định số 936/QĐTC ngày 03/06/1992 của bộ giao thông vận tải, vì vậy tên gọi ban đầu là Phân khu quản lý đường bộ 234. Lúc đầu công ty có 372 người và: quản lý đường 1 từ cầu Đuống đến dốc xây Thanh Hoá 125 km. Ngoài ra quản lý cầu Chương Dương và thu phí cầu Chương Dương. Từ ngày 01/08/ 1994 do sắp xếp lại công việc công ty được giao nhiêm vụ thu phí cầu đường Bắc Thăng Long – Nội Bài và bàn giao nhiệm vụ quản lý Quốc lộ 1A cho phân khu 236. Do đó căn cứ vào Nghị định 36/CP ngày 02/10/1996 của Phính phủ về doanh nghiệp Nhà nước hoạt đông công ích, Bộ giao thông vận tải đã quyết định chuyển các đơn vị sự nghiệp kinh tế để thành lập các doanh nghiệp nhà Nước hoạt động công ích. Theo quyết định số 475 QĐ/TCCB - LĐ ngày 25/03/1998 của Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải. Với tên gọi như trên hiện nay: Công ty quản lý và sữa chữa đường bộ 234. Hiện nay Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 234 quản lý: Quốc lộ 10 từ ngày 01/01/2003: 173 km. Quản lý Thăng Long - Nội Bài Quản lý đội thu phí: Thăng Long, Chương Dương, Tân Đệ, Tiên Cựu. Ngoài ra có 5 hạt quản lý đường: hạt Thăng Long, hạt Cầu Kiền, hạt 2, 3, 4 quốc lộ 10. Đội công trình 1 quản lý vừa và lớn. 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty: Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 234 là doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích, hoạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, được mở tài khoản tại ngân hàng, kho bạc Nhà nước, được sử dụng dấu riêng, thực hiện chế độ tự chủ sản xuất kinh doanh trong phạm vi pháp luật quy định, thực hiện quản lý theo chế độ thủ trưởng và trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của người lao động. + Quản lý, khai thác, duy tu bảo dưỡng + Đảm bảo giao thông khi có thiên tai, địch hoạ xảy ra trên địa bàn được giao. + Sửa chữa lớn, xây dựng cơ bản nhỏ các công trình giao thông. + Sản xuất vật liệu xây dựng, bán thành phẩm, sửa chữa phụ trợ và kinh doanh dịch vụ khác. + Quản lý và tổ chức thu phí cầu đường. + Ngoài việc thực hiện nhiệm vụ do nhà Nước giao, công ty còn được quyền ký kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị và cá nhân trong và ngoài ngành. + Được quyền khai thác nguồn kỹ thuật, vật tư trong và ngoài nước. 3. Đặc điểm tổ chức quản lý: Cơ cấu tổ chức của công ty được chia thành 7 phòng ban, gồm 53 cán bộ công nhân viên là cơ quan đầu não chỉ đạo toàn bộ hoạt động của Công ty. Ban giám đốc: Gồm 1 đồng chí giám đốc phụ trách chung, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp điều hành công tác tổ chức, tài chính kế toán, kế hoạch và các đồng chí phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc công ty, trực tiếp phụ trách: công tác sửa chữa lớn, xây dựng cơ bản, khâu sản xuất kinh doanh, công tác thu phí cầu đường, và các công tác khác do Giám đốc công ty uỷ quyền. Phòng tổ chức cán bộ - lao động: Chịu trách nhiệm công tác tổ chức, tuyển dụng, đào tạo cán bộ. Thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, quản lý chế độ lương. Phòng hành chính quản trị: Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu. Thực hiện công tác lưu trữ các tài liệu thường và tài liệu quan trong, tài liệu quan trọng, tài liệu mật. Phụ trách công tác nội chính trong công ty. Phòng tài chính kế toán: Thực hiện công tác tài chính, kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và chế độ chính sáchhiện hành của Nhà nước, theo các quy định của Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 234. Phòng kế hoạch đầu tư thiết bị: Căn cứ vào kế hoạch quản lý và kiểm tra của phòng quản lý giao thông, căn cứ vào kế hoạch cấp vốn trên phân bổ cho yêu cầu cần thiết sửa chữa công trình. Hàng năm lập kế hoạch sửa chữa và quản lý các công trình giao thông. Ngoài ra dựa vào năng suất vànhan lực của đơn vị tìm kiếm ký kết hợp đồng bổ sung cho kế hoạch sản xuất của Công ty. Phòng quản lý giao thông: Quản lý giám sát kỹ thuật những công trình giao thông do Công ty quan lý, thi công hướng dẫn cho đơn vị cấp dưới thực hiện đúng theo dự toán, thống kê kỹ thuất đã được cấp trên duyệt. Hàng năm lên kế hoạch quản lý và sử chữa các công trình giao thông. Ban kiểm tra thu phí: có nhiệm vụ thanh tra công tác thu phí Phòng kinh doanh: Giúp việc cho Công ty về việc nhập khẩu máy móc, vật tư thiết bị, phụ tùng phục vụ cho các đội thi công đảm bảo tiến độ thi công. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty QL và SC đường bộ 234 – Sơ đồ 1.1 4. Đặc điểm công tác kế toán của công ty: 4.1. Cơ cấu tổ chức công tác kế toán của công ty: Phòng kế toán của Công ty gồm 9 người cùng với trang bị, phương tiện kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Phòng kế toán phân công công việc như sau: Trưởng phòng Kế toán: Phụ trách chung công tác kế toán của toàn Công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động tài chính. Phó phòng kế toán: Điều hành trực tiếp từng phần hành khi trưởng phòng đi vắng, phụ trách phần việc kế toán tổng hợp, tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, lập các báo cáo kế toán. Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết tổng hợp tình hình nhập, xuất tồn kho từng loại vật tư. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình hình tăng, giảmvà khấu hao tài sản cố định. Kế toán quỹ: Thực hiện thu chi quỹ tiền mặt. Kế toán ngân hàng: Thực hiện các giao dịch với ngân hàng, theo dỗi lãi vay và các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng. Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tính đúng, tính đủ tiền lương và các khoản trích theo lươngcho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi công việc kế toán của phòng, hỗ trợ cho các kế toán viên khác và lập kế toán theo chế độ kế toán quy định. Kế toán theo dõi công nợ: Theo dõi thanh toán với ngân hàng Nhà nước, người bán và thanh toán tạm ứng. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty QL & SC đường bộ 234 - sơ đồ 1.2 4.2. Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại công ty: - Chế độ kế toán: Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 234 áp dụng chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 1141 TC- QĐ- CĐKT ngày 01/01/1995. - Hình thức ghi sổ kế toán; Hình thức kế toán Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 234 đang áp dụng hiện nay là hình thức kế toán “chứng từ ghi số”. Đặc trưng cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ là: căn cứ để ghi sổ kế toán không phải là chứng từ gốc mà là chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại. Mỗi tháng lập một bản sau khi đã phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong cả năm, có chứng từ gốc đính kèm và được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ. Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ có thể khái quát theo sơ đồ sau : sơ đồ 1.3 - Hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty là hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán tập trung tại phòng tài chính kế toán của công ty. Còn tai các đội, hạt đều phân công làm nhiệm vụ thống kê, tập hợp số liệu để định kỳ gửi lên phòng tài chính kế toán của Công ty. - Kỳ kế toán: áp dụng theo năm, niên độ kế toán của công ty bắt đầu vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. - Kỳ lập báo cáo: Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 234 tiến hành lập báo cáo 6 tháng một lần. - Phương pháp tính thuế GTGT: Cách tính thuế của Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 234 được tính theo phương pháp khấu trừ. - Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên. - Trong quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 234 phải lập các báo cáo sau: Biểu 01 - DN: “Bảng Cân đối kế toán” Biểu 02 - DN: “Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh” Biểu 03 - DN: “Thuyết minh báo cáo tài chính” 5. Một số chỉ tiêu kinh tế công ty đạt được: (Đơn vị tính: Đồng) TT Chỉ tiêu 2002 2003 2004 1 Tổng Doanh thu 20.053.203.566 28.692.656.615 22.285.203.022 2 Tổng Chi phí 19.935.050.553 28.544.987.709 22.087.676.605 3 Lợi nhuận 118.153.013 147.668.906 197.526.417 3 Nộp Ngân sách nhà nước 80.337.000 69.491.250 76.815.828 4 Thu nhập bình quân đầu người 1.100.000 1.200.000 1.350.000 II. Tình hình thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Ql và scđb 234 1. Nguyên tắc trả lương tại Công ty QL và SC đường bộ 234: Cán bộ công nhân viên thuộc bộ máy quản lý của Công ty và các đơn vị thành viên được trả lương theo đúng trình độ về chuyên môn nghiệp vụ đã được công ty và khu QLĐBII xếp hệ số bậc lương, nhiệm vụ được giao và mức độ hoàn thành. Việc trả lương phải phù hợp với sức lao động bỏ ra của người lao động, đảm bảo tính công bằng. Để đảm bảo việc trả lương chính xác, các đồng chí Đội, Hạt trưởng và các phòng ban chức năng trong công ty phải căn cứ vào khả năng của từng người và hệ số lương của cán bộ công nhân viên đang được hưởng để phân công công việc cho phù hợp với trình độ của cấp bậc tiền lương đó. Việc trả lương hàng tháng phải căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh trong tháng của Công ty và quỹ lương đã được giao trong dự toán chi phí quản lý. Căn cứ vào từng nhiệm vụ của đơn vị và các phòng Công ty để các đòng chí Đội, Hạt trưởng các phòng ban trong công ty phân công nhiệm vụ cụ thể từng cán bộ nhân viên hàng tuần, tháng làm căn cứ xếp loại để trả lương. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 234 : 2.1. Cách thức xây dựng quy chế trả lương trong công ty: Đối tượng áp dụng: Nhóm được điều chỉnh hệ số hoàn thành kế hoạch SXKD: Lãnh đạo công ty: Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng, phó các phòng ban công ty. Cán bộ Đảng, đoàn thể công ty. Toàn thể cán bộ, nhân viên, có hợp đồng lao động từ 1 năm trở lên. Nhóm không điều chỉnh hệ số hoàn thành kế hoạch SXKD: Kỹ sư, cử nhân, nhân viên đang thử việc tại cơ quan công ty. Nhóm không áp dụng quy chế lương: - Cán bộ, công nhân viên có hợp đồng lao động từ < 1 năm trở xuống. - Cán bộ, công nhân viên hưởng lương theo sản phẩm hoặc khoán theo 1 công việc nhất định. - Cán bộ, công nhân viên tự đi học, không thuộc diện cơ quan có nhu cầu cử đi học. - Cán bộ, công nhân viên nghỉ tự túc và tự nguyện đóng góp BHXH, CBCNV xin nghỉ đi chữa bệnh, đi du lịch theo nguyện vọng của cá nhân. - Cán bộ, công nhân viên nghỉ chờ giải quyết chế độ. - Cán bộ, công nhân viên được cử đi học tập trung dài hạn hưởng theo chế độ hiện hành của Nhà nước quy định. 2.2. Các tiêu chí để xây dựng phương án trả lương: Công thức tính: TL = TLtg + TLns Trong đó: TL: Tổng tiền lương được hưởng TLtg : Tiền lương thời gian được hưởng TLtg = H x TLtt + các khoản phụ cấp Trong đó : + H : Hệ số lương cấp bậc, chức vụ, công việc đang làm. + TLtt : Tiền lương tối thiểu 290.000 đ/tháng. + Các khoản phụ cấp theo quy định của Nhà nước và của công ty. - TLns : Tiền lương năng suất hàng tháng Các khoản phụ cấp phải trả cho công nhân viên: Ngoài các khoản lương chính, cán bộ công nhân viên trong công ty còn được các khoản phụ cấp theo quy định của Nhà nước và của tổng công ty. Cụ thể là: Tổng phụ cấp = Phụ cấp trách nhiệm + Phụ cấp khu vực Trong đó: Phụ cấp trách nhiệm : Theo quy chế trả lương của công ty: + Trưởng phòng : 95.000đ + Phó phòng : 87.000đ + Thủ quỹ : 35.000đ Phụ cấp khu vực = 20% x Lương tối thiểu (290.000đ) Để minh hoạ cho cách tính trên, sau đây là ví dụ quá trình tính lương cho phòng Tài chính – Kế toán trong tháng 04/2005: 1/. Bà Đỗ Thị Định (Trưởng phòng) + Hệ số cấp bậc: 5,32 + Các khoản phụ cấp gồm có : Phụ cấp khu vực = 20% x 290.000 = 58.000đ + Lương cơ bản = Hệ số cấp bậc x 290.000đ = 5.32 x 290.000đ = 1.542.800 đ TLtg = H x TLtt + các khoản phụ cấp = 5.32 x 290.000đ + 58.000 = 1.600.800đ TLns = 1.178.138 TL = 1.600.800 + 1.178.138 = 2.778.938đ Ngoài ra còn được cộng thêm các khoản sau : - Tiền lương làm thêm : 140.255 - Tiền điện thoại : 300.000 => TL = 2.778.938 + 140.255 + 300.000 = 3.219.193đ Các khoản phải khấu trừ : BHXH + BHYT (6%) = ( 5.32 x 290.000đ ) x 6% = 92.568đ Vậy số tiền thực lĩnh là : 3.219.193 - 92.568 = 3.126.625đ a) Nợ TK 642 : 3.219.193đ Có TK 334 : 3.219.193đ Nợ TK : 92.568đ Có TK : 92.568đ 2/. Bà Nguyễn Thu Huyền (Phó phòng) TK 642 : 3.219.193 + Hệ số cấp bậc: 5,32 + Các khoản phụ cấp gồm có : Phụ cấp khu vực = 20% x 290.000 = 58.000đ Phụ cấp trách nhiệm = 87.000đ + Lương cơ bản = Hệ số cấp bậc x 290.000đ = 3.89 x 290.000đ = 1.128.100đ TLtg = H x TLtt + các khoản phụ cấp = 3.89 x 290.000 + 58.000 + 87.000 = 1.273.100đ TLns = 861.458 TL = 1.273.100 + 861.458 = 2.134.558đ Ngoài ra còn được cộng thêm các khoản sau : - Tiền điện thoại : 100.000 => TL = 2.134.558 + 100.000 = 2.234.558đ Các khoản phải khấu trừ : BHXH + BHYT (6%) =( 3.89 x 290.000 + 87.000) x 6% = 72.906đ Vậy số tiền thực lĩnh là: 2.234.558 - 72.906 = 2.161.652đ a) Nợ TK 642 : 2.234.558 đ Có TK 334 : 2.234.558 đ Nợ TK : 72.906đ Có TK : 72.906đ 2.3. Các khoản trích theo lương. Tính phụ cấp BHXH phải trả cho người lao động Trong tháng, nếu có trường hợp CBCNV bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp thì những ngày nghỉ sẽ không được hưởng lương thời gian mà sẽ được hưởng khoản trợ cấp BHXH do cấp trên chi trả. Khi đó doanh nghiệp sẽ ứng trước và tiến hành quyết toán sau. Tiền lương những ngày nghỉ theo chế độ sẽ được tính toán như sau: Số tiền nhận được = Lương cơ bản + Phụ cấp x Số ngày nghỉ theo chế độ 26 ngày Trong trường hợp này, người lao động phải nộp cho kế toán tiền lương và BHXH tại Công ty các chứng từ theo đúng quy định như: Sổ khám chữa bệnh, biên lai thu tiền viện phí, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng lương BHXH. Căn cứ vào các chứng từ này, kế toán lập “Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH” cho CNV, phản ánh số ngày nghỉ chế độ, tiền trợ cấp cho những ngày nghỉ. Ví dụ: Trong tháng 12/2004 Kế toán tiền lương nhận được giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH của Nguyễn Thị Lệ Hằng Tên cơ sở y tế BV Bạch Mai Giấy chứng nhận Quyển số : 102 Số : 45 Họ và tên: Nguyễn Thị Lệ Hằng Đơn vị công tác: Công ty Quản lý và sửa chữa đường bộ 234 Lý do nghỉ việc: Cảm sốt Số ngày được nghỉ: 3 ngày (Từ ngày 12/11/2004 đến hết ngày 14/11/2004) Xác nhận của phụ trách đơn vị: Số ngày thực nghỉ: 3 ngày Ngày 12/11/2004 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Y bác sĩ khám chữa bệnh (Ký tên, đóng dấu) Căn cứ vào “giấy chứng nhận” của chị Hằng, kế toán tính mức hưởng trợ cấp BHXH và lập “phiếu thanh toán trợ cấp BHXH” cho chị Hằng. Mức hưởng = 290.000 x 1.82 x 3 ngày 26 ngày = 60.900 đồng Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH Họ và tên: Nguyễn Thị Lệ Hằng Nghề nghiệp: Nhân viên phòng Đơn vị công tác: Công ty Quản lý và sửa chữa đường bộ 234 Thời gian đóng BHXH: 6 năm Thời gian nghỉ: 3 ngày Mức trợ cấp: 60.900 đồng (Sáu mươi nghìn chín trăm đồng) Ngày 15/12/2004 Người lĩnh tiền (Ký tên) Kế toán (Ký tên) BCH công đoàn (Ký tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký tên và đóng dấu) Theo quy định hiện nay, hàng tháng phòng tài chính kế toán Công ty căn cứ vào danh sách CBCNV tham gia đóng BHXH do phòng tổ chức hành chính lập và đăng ký với cơ quan bảo hiểm, xác định mức trích bảo hiểm xã hội hạch toán vào giá thành (17%) và số tiền BHXH (6%) thu của cán bộ công nhân viên được khấu trừ vào tiền lương hàng tháng, hàng quý công ty tiến hành đối chiếu, quyết toán số tiền tham gia đóng bảo hiểm của CBCNV với cơ quan bảo hiểm. 3. Nghiệp vụ hạch toán lương Tháng 5 năm 2005 tại công ty phát sinh một số nghiệp vụ kế toán về tiền lương và các khoản trích theo lương như sau: (Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội – Phụ lục 10) Hàng tháng kế toán Công ty tính tiền lương phải trả cho bộ phận văn phòng quản lý Công ty: Nợ TK 6421: 31.576.626 Có TK 334 : 31.576.626 Hàng tháng căn cứ khối lượng nghiệm thu thanh toán, bảng chấm công, bảng thanh toán lương do kế toán đội, hạt lập tập trung qua phòng TCLĐ kiểm tra ngày công xong chuyển qua phòng TCKT. Tại đây kế toán lương kiểm tra lập chứng từ ghi sổ: Nợ TK 622: 19.580.000 Nợ TK 6271: 3.015.736 Có TK 334: 22.595.736 4. Nghiệp vụ hạch toán các khoản trích theo lương tại Công ty 4.1. Nội dung các khoản trích theo lương. Công ty là một doanh nghiệp nhà nước, vì vậy Công ty là đối tượng nộp BHXH< BHYT, KPCĐ bắt buộc theo quy định của Nhà nước. Quỹ BHXH: Hiện nay theo chế độ hiện hành Công ty trích quỹ BHXH theo tỷ lệ 20% tổng quỹ lương cấp bậc của người lao động trong cả Công ty thực tế trong kỳ hạch toán. Thông thường công ty tiến hành trích lập 20% quỹ BHXH 3 tháng 1 lần và phân bổ với các mức như sau cho các đối tượng: - Nhân viên quản lý Công ty: 5% khấu trừ trực tiếp lương nhân viên 15% tính vào chi phí quản lý Công ty - Nhân viên các đội, hạt trực thuộc công ty: 5% khấu trừ trực tiếp lương nhân viên 15% phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh của cụ thể từng đội, hạt theo công trình thi công. Quỹ BHYT: Giống như quỹ BHXH, quỹ BHYT được trich lập tập trung tại công ty với mức trích là 3% tổng quỹ lương cơ bản của người lao động trong cả Công ty thực tế trong kỳ hạch toán và được nộp cho cơ quan BHYT 3 tháng 1 lần. Các mức phân bổ trích BHYT như sau: - Nhân viên quản lý Công ty: 1% khấu trừ trực tiếp nhân viên 2% tính vào chi phí quản lý Công ty - Nhân viên các đội, hạt sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty: 1% khấu trừ trực tiếp lương nhân viên 2% phân bổ vào các công trình mà đội, hạt đang thi công. Quỹ KPCĐ: Khác với quỹ BHXH, BHYT quỹ KPCĐ của Công ty không được trích lập, nộp trực tiếp lên cơ quan công đoàn cấp trên mà quỹ KPCĐ của Công ty sau khi tập trung lại sẽ nộp lên khu QLĐB II để khu QLĐB II trực tiếp thanh toán với công đoàn cấp trên. Quỹ KPCĐ được trích lập theo tỷ lệ 2% tổng quỹ lương thực trả cho người lao động trong Công ty trong kỳ hạch toán (quý). 4.2. Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng * Các chứng từ kế toán sử dụng là: - Bảng chấm công - Bảng thanh toán lương tháng - Bảng phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ - Bảng tổng hợp lương - Phiếu nghỉ hưởng BHXH - Bảng thanh toán BHXH - Phiếu hạch toán - Phiếu chi, phiếu thu * Với đặc điểm là doanh nghiệp kinh doanh xây lắp nên hệ thống tài khoản Công ty đang áp dụng hiện nay được ban hành theo quyết định số 1864/1998/QD/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính. Có một số tài khoản liên quan đến phần hành kế toán tiền lương như sau: - TK 334 “Phải trả Công nhân viên” + TK 3341 “Phải trả Công nhân viên” + TK 3342 “Phải trả lao động thuê ngoài” - TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” + TK 3382 “Kinh phí công đoàn” + TK 3383 “Bảo hiểm xã hội” + TK 3384 “Bảo hiểm y tế” - TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” - TK 622 “ Chi phí nhân công trực tiếp” - TK 6271 “ Chi phí nhân viên quản lý đội” 4.3. Nghiệp vụ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ tại công ty - Phản á