Luận văn Hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I - Thực trạng và giải pháp

oanh nghiệp (Quyết định số 0386 ngày 18/3/2005 và 0624 ngày 30/02/2005), từ quý 2/2005 công ty bắt đầu triển khai các công việc liên quan đến công tác cổ phần hóa. Trong giai đoạn này, công ty được cơ quan câp trên ghi nhận bằng các phần thưởng và danh hiệu: Bằng khen của thủ tướng chính phủ các năm 2004 – 2006, cờ thi đua “Đơn vị thi đua xuất sắc” của Bộ Thương mại tặng năm 2006 nhân dịp kỷ niệm 60 năm ngành thương mại; Bức trướng ghi nhận thành tích 25 năm của Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; Ngoài ra, 10 tập thể và cán bộ công ty được Bộ Thương mại tặng Bằng khen về thành tích đóng góp năm 2006. Đặc biệt, công ty đã giành được giái thưởng Sao vàng đât Việt năm 2006 và được bình chọn danh hiệu “Doanh nghiệp xuất khẩu có uy tín” trong 3 năm liên tục từ 2004 – 2006, đây là những ghi nhận vị thế và uy tín chuyên môn của công ty trên thương trường. *Chức năng nhiệm vụ của công ty GENERALXIM Chức năng của công ty Trực tiếp xuất khẩu và nhận ủy thác xuất khẩu nông sản, lâm sản, thủ công mĩ nghệ, các hàng gia công chế biến, tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng theo kế hoạch theo yêu cầu địa phương, các ngành, các xí nghiệp thuộc các thành phần kinh tế theo quy định của Nhà nước. Sản xuất gia công chế biến hàng hóa để xuất khẩu, làm các dịch vụ khác liên quan đến xuất khẩu Cung ứng hàng hóa, vật tư nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước để phục vụ cho các địa phương, các ngành, các xí nghiệp và được thanh toán bằng tiền hoặc hàng hóa. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty Xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ kể cả xuất nhập khẩu tư doanh cũng như ủy thác xuất nhập khẩu và các kế hoạch có liên quan. Tự tạo nguồn vốn, quản lý và khai thác, sử dụng một cách có hiệu quả, nộp đầy đủ cho ngân sách Nhà nước. Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại. Thực hiện đầy đủ các cam kết trong các hợp đồng liên quan. Nâng cao chât lượng, gia tăng hàm lượng xuất khẩu, mở rộng thị trường nước ngoài, thu hút ngoại tệ và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu Đào tạo cán bộ lành nghề Làm tốt công tác xã hội Mô hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty GENERALEXIM 2.1.2.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty Công ty cổ phần XNK tổng I Việt Nam tổ chức cơ cấu hoạt động của mình theo mô hình trực tuyến chức năng dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc. Mô hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty: Hình 2.1 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy quản trị Ban giám đốc: Tât cả các phòng ban và chi nhánh kinh doanh đều thuộc quyền quản lý của giám đốc và giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty. Nhiệm vụ của ban giám đốc: - Tổ chức triển khai và điều hành việc thực hiện nghị quyết của Hội đồng quản trị. - Theo dõi tình hình thực hiện nhiệm sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I. - Thay mặt cho doanh nghiệp ký hợp đồng thương mại, giái quyết các tranh châp phát sinh trong thanh toán (nếu có). Tổng giám đốc Phòng hành chính Phòng tổ chức cán bộ Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng tổng hợp Giám đốc chi nhánh tại Hái Phòng Giám đốc chi nhánh tại Đà Nẵng Giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh Giám đốc xí nghiệp may Đoạn Xá Góp vốn điều hành không trực tiếp Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần XNK tổng hợp I Phòng tổ chức cán bộ: Nắm toàn bộ nhân lực của công ty Chức năng: Lập kế hoạch về nhân sự như tổ chức tuyển dụng, đào tạo và phát triển tạo động lực cho người lao động, các vân đề về tiền lương tiền thưởng cho công nhân viên, thuyên chuyển cán bộ...; tổ chức thực hiện; theo dõi kiểm tra giám sát việc thực hiện các công việc đó. Nhiệm vụ: Tham mưu cho giám đốc, sắp xếp tổ chức lực lượng lao động cho mỗi phòng ban sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao. Xây dựng chiến lược đào tạo dài hạn, ngắn hạn và đào tạo lại nguồn nhân lực của công ty. Đưa ra các chính sách, chế độ về lao động và tiền lương của cán bộ công nhân viên Tuyển dụng lao động và điều tiết lao động phù hợp với mục tiêu, tình hình kinh doanh ở mỗi giai đoạn. Phòng tổng hợp có nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch kinh doanh từng tháng, từng quý trình lên giám đốc Nghiên cứu thị trường, giao dịch, đàm phán và lựa chọn khách hàng Lập chiến lược truyền thông, khuyến mại của công ty. Phòng hành chính: Phục vụ văn phòng phẩm công ty, tiếp khách và quản lý toàn bộ tài sản của công ty. Sửa chữa lớn, nhỏ và thường xuyên Phòng tài chính – kế toán. Hạch toán kế toán, đánh giá toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty theo tháng, quý, năm. Lập bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính cuối năm trình lên giám đốc. Quyết toán năm so với cơ quan câp trên và các cơ quan hữu quan về tổ chức hoạt động, thu chi tài chính các khoản lớn, nhỏ trong doanh nghiệp. Thực hiện giao dịch với ngân hàng trong hoạt động thanh toán hàng xuất nhập khẩu, kiểm tra số tiền thu về, xuất đi, làm thủ tục nhận tiền về, trong hàng nhập khẩu, phòng tài chính kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra bộ chứng từ, thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu. Phòng kinh doanh: Gồm các phòng xuất nhập khẩu và kinh doanh dịch vụ Các phòng xuất nhập khẩu gồm 8 phòng, mỗi phòng chuyên về một mặt hàng nhât định như nông sản, may mặc, vật liệu xây dựng, hóa chât... Trong đó phòng kinh doanh số 1 là phòng chuyên về khẩu, có nhiệm vụ lập đơn hàng, hợp đồng, mở L/C, chứng từ thanh toán hàng nhập khẩu... Phòng kinh doanh số 5 là phòng chuyên về xuất khẩu có nhiệm vụ lập phương án kinh doanh, chuẩn bị hàng xuất khẩu, lập bộ chứng từ đòi tiền. Phòng xuất nhập khẩu thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu như: kí kết hợp đồng mua bán, làm các thủ tục hái quan, tiến hành các hoạt động giao nhận hàng hóa, phân phối lại hàng hóa... Kinh doanh dịch vụ: bao gồm các hoạt động như kinh doanh vận tái, vận chuyển hàng hóa; cho thuê kho bãi trên cơ sở số kho hiện có tại Hà Nội như Thịnh Liệt, Tương Mai, Đình Xuyên. Các liên doanh: 53 Quang Trung: kinh doanh khách sạn ( Công ty liên doanh Đệ nhât – liên doanh với đối tác Singapore) 7 Triệu Việt Vương: cho thuê cơ sở hạ tầng Các chi nhánh Nghiên cứu thị trường, tìm nguồn hàng, bán hàng do công ty ủy thác. Bộ phận sản xuất. Xí nghiệp may Đoan Xá – Hái Phòng Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của công ty GERENALEXIM 2.1.3.1. Nguồn nhân lực của công ty Bảng 2.2: Cơ cấu lao động trong công ty Chỉ tiêu phân bổ lao động Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Tổng số lao động 616 100 Phân theo cơ cấu: Tổng điều hành Chuyên viên quản trị Chuyên viên tác nghiệp 3 150 463 0,5 24,4 75,1 Phân theo trình độ: Đại học và trên đại học Trung câp và Cao đẳng Phổ thông trung học 536 80 0 87 13 0 (Nguồn: báo cáo tổng hợp hàng năm của công ty XNK tổng hợp I) Số cán bộ ban đầu của công ty chỉ bao gồm 50 người, trong đó đa số là cán bộ từ các công ty xuất nhập khẩu và chuyển khẩu bị chuyển sang, do đó số cán bộ có trình độ kinh doanh xuất nhập khẩu không nhiều. Năm 1992, công ty có 140 cán bộ công nhân viên, nhưng hiện nay tổng số cán bộ của công ty đã lên tới trên 600 người và bộ máy lao động đang dần được kiện toàn cho phù hợp với tình hình mới. Trong tổng số trên 600 cán bộ thì có khoảng 90% là có trình độ đại học. Điều này cho thây đội ngũ lao động của công ty ngày càng đảm bảo về chât lượng đáp ứng được yêu cầu của tình hình mới. Có được kết quả như vậy là do công ty rât chú trọng công tác tuyển dụng đầu vào, luôn quan tâm đến việc bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ và ngoại ngữ cho toàn thể công nhân viên như gửi cán bộ đi đào tạo chính trị cao câp, tiếng Anh nâng cao, đại học tại chức, văn bằng 2. Bên cạnh đó công ty còn thực hiện chế độ tăng lương, bảo hiểm xã hội và các chế độ khác theo đúng quy định của nhà nước nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho họ yên tâm công tác, phân khởi hoàn thành tốt công việc được giao và đem lại kết quả cao cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. Cơ sở vật chât kỹ thuật Có thể nói công ty XNK tổng hợp I có hệ thống cơ sở vật chât kỹ thuật tương đối hoàn chỉnh đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của mình.Cơ sở kinh doanh chính và trụ sở được đặt tại số 46 Ngô Quyền, Hà Nội – ngay trung tâm thành phố thuận tiện cho việc giao dịch và trao đổi. Hiện công ty trang bị gần như đầy đủ các phương tiện phục vụ cho sản xuất kinh doanh và trang thiết bị văn phòng, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hệ thống thông tin gồm các máy điện thoại, máy fax, máy vi tính được trang bị đến tât cả các phòng ban trong công ty. Công ty đã xây dựng và đưa vào sử dụng hơn 20.000m2 nhà xưởng để đầu tư sản xuất hàng may mặc xuất khẩu tại Hái Phòng, xây dựng và cho thuê khu văn phòng 18 tầng tại 53 Quang Trung – Hà Nội với diện tích khai thác trên 10.000m2, cho thuê thô dài hạn tòa nhà 8 tầng tại số 7 Triệu Việt Vương – Hà Nội, cái tạo kho Tương Mai thành kho mới khang trang an toàn, đủ điều kiện bảo quản các mặt hàng có giá trị cao. Công ty cũng đã hoàn thành và đưa vào khai thác 2 khu kho tại Khánh Hòa (Đà Nẵng) và Liên Phương (Hà Tây) với tổng diện tích kho/mặt bằng khuôn viên 5.600m2 kho/ 27.000m2 đât sử dụng. Nguồn vốn và cơ cấu vốn của công ty Vào những năm thành lập nguồn vốn của công ty là vốn của Nhà nước với 913.179 đồng. Trong quá trình phát triển công ty đã chủ động xin phép tự kinh doanh hàng nhập khẩu thu ngoại tệ thông qua lập và kinh doanh “Quỹ hàng hóa” để tạo thêm vốn. Đồng thời với việc phát triển vốn, công ty có ý thức bảo toàn vốn, lây gốc ngoại tệ làm cơ sở tính toán, hạch toán nội bộ để tránh rủi ro do biến động tỷ giá. Do đó đến 12/1992, công ty đã có tổng số vốn chủ sở hữu khoảng 18 tỷ đồng. Và bằng chính nỗ lực, khả năng của mình đến nay công ty đã có: Tổng vốn kinh doanh: 51.310.608.306 VNĐ Ngân sách nhà nước câp: 22.106..836 VNĐ Công ty tự huy động vốn: 26.204.507.227 VNĐ Các quỹ: Quỹ phát triển kinh doanh: 5.071.530.150 VNĐ Quỹ dự trữ: 253.531.181 VNĐ Quỹ phúc lợi khen thưởng: 1.420.036.234 VNĐ Quỹ trợ câp thât nghiệp: 126.675.591 VNĐ Năm 2006, công ty đang hoạt động và đăng ký vốn điều lệ ở mức 70 tỷ đồng, trong đó tỷ lệ vốn Nhà nước là 43,25%, vốn cổ đông khác 36,75%, quỹ Vinacapital 20%. Trong hoạt động kinh doanh công ty đã sử dụng nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng với tỷ lệ khá lớn. Do vậy, công ty đã nhanh chóng cơ cấu lại nguồn vốn kinh doanh theo hướng giảm tỷ lệ vốn vay từ các tổ chức tín dụng và tăng tỷ lệ vốn huy động từ các nguồn khác – nhât là từ các cổ đông, dưới hình thức phát hành thêm cổ phần hoặc trái phiếu chuyển đổi. Tình hình xuất khẩu của công ty trong thời gian qua Kim ngạch xuất khẩu chung của công ty Qua bảng 2.3 cho thây, kim ngạch xuất khẩu của công ty không ngừng tăng lên qua các năm và luôn vượt kế hoạch đề ra. Kim ngạch xuất khẩu năm 2004 đạt 31.409.755 USD tăng năm so với năm 2003 là 3,20%, kim ngạch xuất khẩu năm 2005 vẫn tiếp tục tăng và tăng so với năm 2004 là 4,73%, năm 2006 kim ngạch xuất khẩu tăng mạnh hơn so với hai năm trước và tăng 17,2% so với năm 2005. Đến năm 2007, kim ngạch xuất khẩu tăng rât mạnh đạt 60.365.493 USD tăng 65,35% so với năm 2006. Như vậy, với sự nỗ lực của mình, hoạt động xuất khẩu của công ty không ngừng đi lên trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động. Bảng 2.3: Kim ngạch xuất khẩu của công ty giai đoạn 2003 – 2007 Đơn vị tính: USD Năm Kế hoạch Kim ngạch XK Tỷ lệ (%) so với kế hoạch 2003 28.000.000 30.436.158 109 2004 31.000.000 31.409.755 101 2005 32.000.000 32.896.237 103 2006 35.000.000 38.563.482 110 2007 39.000.000 60.365.493 155 (Nguồn: Phòng tổng hợp – công ty cổ phần XNK tổng hợp I) Biều đồ 2.4: Kim ngạch xuất khẩu của công ty giai đoạn 2003 - 2007 Cơ cấu một số mặt hàng xuất khẩu Qua bảng 2.5 cho thây, kim ngạch xuất khẩu hàng nông – lâm - thuỷ sản và công nghệ thực phẩm của công ty giai đoạn 2003 -2007 có nhiều biến động. Năm 2004 kim ngạch đạt giá trị thâp hơn 2003 là 1643511,2 USD nhưng đến năm 2005 lại đạt kết quả khá cao tăng so với năm 2003 là 8406267,8 USD – đây Bảng 2.5: Cơ cấu hàng xuất khẩu của công ty giai đoạn 2003 – 2007 Đơn vị: USD TT Mặt hàng 2003 2004 2005 2006 2007 I Nông – lâm -thuỷ sản. Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) 1 Cà phê 21.058.589,0 71,0211 19.154.609,5 68,3906 28.782.761,6 75,6298 24.947.891,0 64,1043 25.025.632,0 50,5257 2 Hạt tiêu 509.493,5 1,1783 495.308,5 1,7685 879.872,5 2,3120 4.105.600 10,2286 3.875.963,1 7,8245 3 Hành 376.657,5 1,2703 417.874,9 1,4920 302.501,6 0,7949 712.007,0 1,8293 846.106,4 1,7083 4 Hoa hồi 20.236,5 0,0682 19.569,0 0,0699 30.367,4 0,0798 32.731,3 0,0841 32.945,0 0,0665 5 Hạt điều 2.914.600,0 9,8296 3.129.650,0 11,1743 3.568.675,0 9,3771 4.120.342,0 10,5873 4.562.860,7 9,1222 6 Hạt đười ươi 8.562,5 0,0289 9.523,0 0,0340 8.982,5 0,0236 9.505,0 0,0244 9.865.723,6 19,9185 7 Gạo 2.134.872,7 7,2000 1.846.648,7 6,5934 1.025.093,2 2,6935 895.013,2 2,2998 1.256.379,2 2,5366 8 Bột sắn 15.634,0 0,0527 16.467,0 0,0588 14.689,0 0,0386 18.750,00 0,0482 17.985,3 0,0363 9 Quế 63.787,8 0,2151 60.567,0 0,2163 61.156,0 0,1607 62.200,0 0,1598 60.843,0 0,1228 10 Chè 723,5 0,0024 314,2 0,0011 5.675,0 0,0149 7.320,0 0,0188 8.120,0 0,0164 11 Cơm dừa 102,0 0,0003 156,0 0,0006 167,0 0,0004 281.616,0 0,7236 289.750,0 0,5850 12 Ớt 20.560,0 0,0693 28.950,0 0,1034 29.680,0 0,0780 31.063,5 0,0798 30.296,0 0,0612 II CN - TP 1 Bia 16.456,0 0,0555 15.350,0 0,0548 17.960,0 0,0472 18.837,0 0,0484 18.654,0 0,0377 2 Đá xẻ 980,0 0,0033 10.468,0 0,0374 11.985,0 0,0315 12.551,0 0,0323 11.698,0 0,0236 3 MM và phụ kiện 1.985.365,0 6,6957 2.156.985,0 7,7014 2.561.560,0 6,7308 2.847.862,0 7,3177 2.649.192,0 5,3486 4 Hàng khác 524.563,0 1,7691 645.231,0 2,3038 756.325,0 1,9873 814.028,7 2,0917 978.346,0 1,9752 Tổng KN 29.651.183,0 100 28.007.671,8 100 38.057.450,8 100 38.917.647,6 100 49.530.494,3 100 (Nguồn: Phòng tổng hợp – công ty cổ phần XNK tổng hợp) là dâu hiệu thể hiện sự nỗ lực hoạt động của công ty trong nền kinh tế có nhiều biến động để đạt được mục tiêu đề ra. Đến năm 2006, kim ngạch xuất khẩu của công ty dường như chững lại so với năm 2005, nhưng điều này không chứng tỏ rằng hoạt động của công ty đang đi vào thế ổn định mà công ty sẽ ngày càng phát triển trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế. Điều này được thể hiện qua tổng giá trị xuất khẩu đạt được năm 2007 là 49.530.494,30 USD, tăng 27,27% so với năm 2006. Cũng qua bảng 2.3 cho thây mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty là cà phê, tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu năm 2003 chiếm 71,02% tổng kim ngạch xuất khẩu, năm 2004 chiếm tỷ trọng 68,39%, năm 2005 chiếm 75,63%, năm 2006 chiếm 64,1%, năm 2007 chiếm 50,25%.Như vậy, tỷ trọng xuất khẩu cà phê của công ty cũng biến động qua các năm và tỷ trọng xuất khẩu cũng có xu hướng giảm so với cơ cấu hàng xuất khẩu của công ty. 2.2.3. Cơ cấu một số thị trường xuất khẩu chu yếu Là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp nên số lượng và chủng loại các mặt hàng tham gia giao dịch là rât lớn do đó công ty có nhiều bạn hàng trên thế giới. Từ năm 1998 trở về trước với chức năng chủ yếu là tiếp nhận và phân phối viện trợ của Liên Xô, các nước XHCN và các nước trong khu vực Đông Nam Á. Đây là nơi tiêu thụ khoảng 70% hàng xuất khẩu và là nguồn cung câp chính hàng nhập khẩu của công ty trong những năm qua. Tuy nhiên từ khi nhà nước thực hiện đổi mới và tiến hành tự do hoá ngoại thương, công ty cũng không ngừng tìm tòi và phát triển các mặt hàng mới và thị trường mới như EU, Đài Loan, Hồng Kông, Canada, Mexico.... những thị trường mới này đã góp phần không nhỏ vào hiệu quả hoạt động của công ty, đồng thời cũng thể hiện hướng đi đúng đắn của lãnh đạo và nhân viên trong công ty.Thị trường mở rộng, đối tác thay đổi, kim ngạch xuất khẩu tăng lên đòi hỏi hoạt động thanh toán quốc tế của công ty cũng phái mở rộng để phù hợp với sự phát triển của thương mại quốc tế. Bảng 2.6:Cơ cấu thị trường xuất khẩu chính của công ty giai đoạn 2004 – 2007 Đơn vị: USD STT Thị trường Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) 1 Đài loan 7.228.971 22,50 6.779.727 20,25 6.951.328 20,40 7.163.458 19,34 2 Hồng Kông 5.590.404 17,40 5.557.977 16,60 4.940.895 14,50 5.679.214 15,33 3 Mỹ 3.405.648 10,06 4.251.977 12,70 4.634.219 13,60 4.268.364 11,52 4 Đức 4.240.996 13,20 3.515.414 10,50 3.816.415 11,20 3.649.871 9,85 5 Pháp 289.158 0,90 334.801 1,00 579.277 1,70 469.725 1,27 6 Nam Phi 1.092.377 3,40 1.540.086 4,60 1.328.930 3,90 1.496.430 4,04 7 Indonexia 1.574.309 4,90 1.690.746 5,05 1.635.606 4,80 1.734.609 4,68 8 Anh 306.676 0,90 403.885 1,09 9 Hàn Quốc 117.180 0,35 272.601 0,80 301.253 0,81 10 Nêpan 102.225 0,30 156..342 0,42 11 Thái Lan 546.188 1,70 903.963 2,70 1.002.254 3,00 1.267934 3,42 12 Nga 224.901 0,70 468.721 1,40 783.728 2,30 863.979 2,33 13 Singapore 4.915.700 15,30 4.921.579 14,70 4.361.618 12,80 5.534.952 14,94 14 Trung Quốc 1.349.427 4,20 1.757.715 5,25 1.570.757 4,61 1.963.458 5,03 15 Nhật 1.124.506 3,50 1.406.165 4,20 1.465.231 4,30 1.549.310 4,18 16 Thị trường khác 546.175 1,70 234.360 0,70 303.382 0,89 542.305 1,46 Tổng giá trị 32.128.760 100,00 33.480.136 100,00 34.075.142 100,00 37.045.089 100,00 (Nguồn: Phòng tổng hợp – công ty cổ phần XNK tổng hợp I) Qua bảng 2.6 cho thây, Đài Loan là thị trường xuất khẩu lớn nhât của công ty, kim ngạch xuất sang thị trường Đài Loan thường chiếm tỷ trọng cao nhât trong trong tổng giá trị kim ngạch xuất khẩu, năm 2004 chiếm 22,50% tổng giá trị kim ngạch, năm 2005 chiếm 20,25% - năm này có giảm một chút (2,25%) nhưng vẫn chiếm tỷ trọng lớn nhât. Năm 2006, tỷ trọng xuất khẩu sang Đài loan có nhích lên (chiếm 20,40%) nhưng vẫn thâp hơn năm 2004, còn năm 2007 tỷ trọng xuất khẩu sang thị trường này lại giảm xuống còn 19,34%. Mặc dù, có sự giảm sút về tỷ trọng xuất khẩu sang thị trường Đài Loan nhưng giá trị xuất khẩu sang thị trường này vẫn khá ổn định. Singapore là thị trường xuất khẩu lớn thứ 2 của công ty. Điều này, được thể hiện qua giá trị xuất khẩu qua các năm cũng khá cao, năm 2004 giá trị xuất khẩu đạt 4.915.700 USD chiếm tỷ trọng 15,30%, năm 2005 đạt 4.921.579 USD cao hơn không đáng kể so với giá trị xuất khẩu năm 2004 và tỷ trọng chiếm 14,70%, năm 2006 đạt 4.361.618 USD giảm hơn so với năm 2004 và 2005 nhưng xét về tỷ trọng Singarpo vẫn là thị trường lớn của công ty chiếm 12,80% và năm 2007 giá trị xuất khẩu sang thị trường này có tăng lên một chút đạt 5.534.952 USD tỷ trọng chiếm 14,94%. Như vậy, giá trị xuất khẩu của công ty sang thị trường Singapore cũng không ổn định qua các năm. 2.3. Thực trạng thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty GENERALEXIM 2.3.1. Những bộ phận tham gia hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty. Giống như những doanh nghiệp xuất nhập khẩu, những bộ phận tham gia hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty gồm: Ban giám đốc, phòng tài chính kế toán, phòng kinh doanh số 5. Mỗi bộ phận có chức năng nhiệm vụ riêng Ban giám đốc: Giám đốc và các phó giám đốc phục trách đơn vị kinh doanh có nhiệm vụ xem xét các phương án kinh doanh, đánh giá tính khả thi của phương án và xét duyệt các phương án kinh doanh trong đó có phương thức thanh toán mà công ty sử dụng đối với bạn hàng. Bên cạnh đó, ban giám đốc là bộ phận nắm quyền cao nhât, đại diện công ty ký kết hợp đồng thương mại và là người chịu trách nhiệm cao nhât về mọi hoạt động liên quan đến việc thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng, giái quyết các tranh châp phát sinh (nếu có). Ngoài ra, Ban giám đốc đặc biệt là giám đốc tài chính còn có nhiệm vụ phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty như phân tích mức độ ảnh hưởng của rủi ro tỷ giá đến giá trị hợp đồng xuất khẩu và đề ra cách thức tự bảo hiểm rủi ro tỷ giá một cách hiệu quả. Phòng tài chính kế toán: Là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong hoạt động thanh toán hàng xuất của công ty. Dựa trên phương án kinh doanh, hợp đồng kinh tế đã được ký và tài liệu có liên quan. Phòng tài chính kế toán thực hiện các công việc của mình để thực hiện phương án kinh doanh và thực hiện các công việc nhằm thu hồi tiền hàng xuất một cách nhanh chóng. Các công việc phòng tài chính kế toán làm: Tiếp nhận thông báo của ngân hàng về việc khách hàng đã mở L/C, kiểm tra nội dung L/C của người nhập khẩu. Liên hệ với người mở tín dụng chứng từ và yêu cầu sửa đổi L/C cho phù hợp nếu không đồng ý các điều khoản của tín dụng chứng từ hoặc không thể thực hiện bât kỳ điều khoản nào. Yêu cầu ngân hàng xác nhận L/C nếu có nhu cầu. Làm công văn gửi ngân hàng nhờ thu hộ tiền, Lập hối phiếu để nhờ ngân hàng đòi hộ tiền. Ngoài ra, phòng kế toán còn ứng tiền hàng xuất khẩu cho khách nội khi tiến hành thu gom hàng xuất. Xuất trình bộ chứng từ thanh toán để thu tiền về hoặc nhờ ngân hàng thu hộ tiền hàng xuất. Làm thủ tục chiết khâu bộ chứng từ (nếu có) và làm các thủ tục để nhận tiền từ người nhập khẩu thông qua ngân hàng. Phòng kinh doanh: Có vai trò không nhỏ trong hoạt động thanh toán của công ty. Phòng kinh doanh có trách nhiệm lập phương án kinh doanh một cách cụ thể và chi tiết. Trong đó, phái đề xuất ra phương thức thanh toán và nêu rõ tại sao lại lựa chọn phương án đó. Dựa trên L/C đã được mở của người nhập khẩu, phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra những yêu cầu về bộ chứng từ thanh toán, nội dung trong phần mô tả hàng hóa...và tiến hành yêu cầu người mở L/C sửa đổi và bổ sung chứng từ (nếu cần). Chuẩn bị nguồn hàng và giao hàng cho người nhập khẩu. Lập bộ chứng từ thanh toán bao gồm hoá đơn thương mại, vận tái đơn, giây chứng nhận bảo hiểm hoặc bảo hiểm đơn, giây chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giây chứng nhận chât lượng, số lượng, giây chứng nhận kiểm dịch... Tuỳ thuộc thoả thuận giữa hai bên mà bộ chứng từ thanh toán đối với mỗi phương thức thanh toán là khác nhau. Trong thời gian qua, mỗi phòng ban trong hoạt động thanh toán tại công ty XNK tổng hợp I đều thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm về các hoạt động tài chính kế toán của công ty, luôn cập nhật thông tin, văn bản, quy định liên quan đến tài chính, đến hoạt động thanh toán như UCP 600 để tư vân cho ban giám đốc; lên kế hoạch thu chi và tư vân cho ban giám đốc về mặt tài chính;Trong hoạt động thanh toán quốc tế. Nếu áp dụng phương thức thanh toán L/C, phòng tài chính kế toán có trách nhiệm tiếp nhận thông báo mở L/C của người nhập khẩu, kiểm tra nội dung của L/C, làm thủ tục tu chỉnh L/C, chịu trách nhiệm việc lập hối phiếu, có trách nhiệm tư vân cho ban giám đốc tài chính về việc bảo hiểm rủi ro tỷ giá, và chịu trách nhiệm kiểm tra số tiền thu về. Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập phương án kinh doanh, lên kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu sao cho đúng thời hạn và chịu trách nhiệm về việc lập bộ chứng từ xuất trình. Thực trạng hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty GERENALEXIM Giống như các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, quy trình thực hiện chung của hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu của công ty cổ phần XNK tổng hợp I cũng có thể chia làm 3 giai đoạn. Đó là: Các công việc thực hiện trước khi ký hợp đồng, các công việc thực hiện trước khi giao hàng và các công việc thực hiện sau khi giao hàng. 2.3.2.1. Thực trạng thực hiện các công việc thanh toán hàng xuất trước khi ký kết hợp đồng. Thương lượng về phương thức thanh toán thành công là một trong những lợi thế của công ty trong quá trình thực hiện thanh toán hàng xuất. Bởi với nhiều năm kinh doanh xuất nhập khẩu và cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của công ty cổ phần XNK tổng hợp I rât đa dạng với các sản phẩm xuất khẩu truyền thống và nhận thức được vai trò của từng phương thức thanh toán đối với từng thương vụ, nên việc lựa chọn phương thức thanh toán nào là phương thức thanh toán đã được công ty cân nhắc rât kỹ và được chú ý ngay từ khâu ký kết hợp đồng. Nên trong quá trình đàm phám công ty đã thương lượng và đi đến thống nhât với đối tác là sử dụng phương thức thanh toán nào là phù hợp đối với thương vụ đó. Căn cứ vào đặc điểm của từng mặt hàng xuất khẩu, của từng thị trường xuất khẩu, các thông tin về bạn hàng và giá trị hợp đồng mà công ty đã tiến hành lựa chọn và áp dụng phương thức thanh toán an toàn và hiệu quả. Cụ thể: Công ty thường áp dụng phương thức thanh toán điện chuyển tiền, cho những khách hàng có mối quan hệ làm ăn tốt và hợp đồng nhỏ có giá trị dưới 50 nghìn USD. Phương thức thanh toán này giúp cho công ty thu hồi được tiền hàng nhanh nhưng cũng mang lại cho doanh nghiệp khá nhiều rủi ro như khách hàng cố tình kéo dài thời gian thanh toán. Giống như phương thức điện chuyển tiền tính chât rủi ro của phương thức nhờ thu cũng tương đối cao, nên trong thanh toán hàng xuất khẩu để giảm rủi ro về thực hiện hợp đồng, công ty thường sử dụng phương thức nhờ