Luận văn Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Pháp Vân

hợp: Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở từng đơn vị kinh tế, tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị áp dụng. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức kế toán sau: + Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái + Hình thức kế toán Nhật ký chung + Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ + Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ. - Trong hình thức Nhật ký- Chứng từ, sổ sách kế toán trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm: Nhật ký - Chứng từ số 1, 2, 5, 8, 9. Bảng kê số 1, 2, 5, 8, 11 Sổ cái các tài khoản 632, 511, 641, 642, 911… Các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Trong hình thức Nhật kí chung, sổ sách kế toán trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm: + Sổ Nhật kí chung + Sổ cái TK632, 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911… + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan như sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, sổ chi tiết theo dõi kết quả kinh doanh… - Trong hình thức Nhật kí- Sổ cái, sổ sách kế toán trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm: + Sổ Nhật kí- Sổ cái + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết - Trong hình thức Chứng từ ghi sổ, sổ sách kế toán trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm: + Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Ch­¬ng 2: T×nh h×nh thùc tÕ vÒ kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp ph¸p v©n I. §Æc ®iÓm t×nh h×nh chung cña c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp ph¸p v©n 1.Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n: Để có được như ngày nay, công ty đã trải qua các giai đoạn hình thành và phát triển sau: 1.1 Giai đoạn từ năm 1996 đến năm 2003: Công ty với tên gọi là công ty vật tư nông nghiệp Pháp Vân, là một doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc tổng công ty vật tư nông nghiệp, được thành lập theo quyết định số 01/QD/BNN-TCCB ngày 6/1/1993 của Bộ trưởng Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Giấy phép kinh doanh số100880 do Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 9/4/1996. Nghành nghề kinh doanh: Công nghiệp hoá chất phân bón, thương nghiệp bán buôn vật tư nông nghiệp, vận tải nội bộ và hàng hoá công cộng, đại lý cho thuê kho bãi, kinh doanh hàng hoá lương thực thực phẩm, hàng tiêu dùng gia dụng… 1.2 Giai đoạn từ 2003 đến nay: Căn cứ vào quyết định số 65/2003/QD-TTg ngày 22/4/2003 của thủ tướng chính phủ phê duyệt phương án tổng thể sắp xếp đổi mới doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn đến năm 2005. Công ty vật tư nông nghiệp Pháp Vân thuộc diện doanh nghiệp nhà nước cổ phần hoá. Căn cứ vào đặc điểm ngành nghề và tình hình thực tế của doanh nghiệp, doanh nghiệp chọn hình thức cổ phần hoá theo qui định tại Điều 3 nghị định số 64/20 02/ ND-CP ngày 19/5/2002 của chính phủ về chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần là bán toàn bộ phần vốn nhà nước hiện có tại doanh nghiệp. Thực hiện chủ trương đó của TW, Công ty đã tiến hành cổ phần hoá theo quyết định số 3867/QD/BNN-TCCB ngày 30/12/2003 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Tên công ty: Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Pháp Vân Tên giao dịch: Phap Van Agriculturre material joint stock company Tên viết tắt:Pháp Vân.JSC Địa chỉ trụ sở chính: Pháp Vân, phường Hoàng Liệt , quận Hoàng Mai ,thành phố Hà Nội. Điện thoại: 8615465 Fax: 8615567 Vốn điều lệ: 6.000.000.000VND Ngành nghề kinh doanh: Công nghiệp hoá chất, phân bón; thương nghiệp buôn bán vật tư nông nghiệp; vận tải nội bộ và hàng hoá công cộng; đại lí cho thuê kho bãi; kinh doanh hàng hoá lương thực, thực phẩm hàng tiêu dùng gia dụng, vật liệu xây dựng; phụ tùng nông lâm nghiệp… Từ khi thành lập đến nay, để tồn tại và phát triển hoà nhập với xu thế mới của đất nước, công ty đã từng bước bố trí lại cơ cấu tổ chức phù hợp với qui mô khả năng của công ty. Công ty không ngừng nâng cao trình độ quản lí của lãnh đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty, lựa chọn ngành nghề kinh doanh thích hợp hiện nay. Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, công ty đã trải qua nhiều khó khăn thách thức nhưng công ty đã từng bước khắc phục và nhanh chóng đổi mới phương thức kinh doanh, dần dần cải thiện được đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty. Điều này thể hiện thông qua một số chỉ tiêu trong bảng sau: Mét sè chØ tiªu ph¶n ¸nh kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty §¬n vÞ: VN§ ChØ tiªu N¨m 2002 N¨m 2003 N¨m 2004 1. Doanh thu thuÇn 141.393.855.043 153.185.144.891 220.483.363.388 2. Lîi nhuËn tr­íc thuÕ 352.553.080 450.360.000 667.593.366 3. Nép ng©n s¸ch 113.788.000 145.131.101 223.783.589 4. Thu nhËp b×nh qu©n (ng­êi/th¸ng) 850.000 1.150.000 1.500.000 2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô: Là một công ty cổ phần, công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ sau: - Quản lý và sử lý vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. - Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của nhà nước về hoạt động kinh doanh ®¶m bảo quyền lợi hợp pháp của các cổ đông và người lao động. 3. §Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt, tæ chøc qu¶n lÝ cña c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n: 3.1 §Æc ®iÓm tæ chøc kinh doanh: Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Pháp Vân thuộc loại hình doanh nghiệp thương mại nên công việc kinh doanh chủ yếu của công ty là mua vào và bán ra nên công tác tổ chức kinh doanh là tổ chức qui trình luân chuyển hàng hoá chứ không phải là công nghệ sản xuất như ở đơn vị sản xuất. Qui trình lưu chuyển hàng hoá của công ty được thể hiện dưới dạng sơ đồ sau: Mua vµo Dự trữ Bán ra + Thị trường đầu vào: Công ty chủ yếu là mua hàng của tổng công ty. Ngoài ra, công ty còn mua hàng từ các nhà cung cấp bên ngoài, do phòng kinh doanh đảm nhiệm việc tìm kiếm nguồn hàng và đánh giá nhà cung cấp. + Thị trường đầu ra ( tiêu thụ ) : Sau khi nhận hàng từ tổng công ty hoặc nhà cung cấp khác công ty giao hàng cho các trạm, các cửa hàng ở địa phương hoặc bán trực tiếp tại cảng, kho của công ty. Trước kia khách hàng của công ty thường bó hẹp trong phạm vi miền Bắc thì nay công ty đã mở rộng thị trường tiêu thụ ở cả phía Nam. Công ty luôn bám sát nhu cầu phân bón từng vùng, từng vụ để ®ưa hàng kịp thời, đảm bảo về số lượng, chất lượng , giá cả. Công ty liên tục mở rộng mạng lưới tiêu thụ bán lẻ tới nông dân thông qua các đại lý. Hiện nay, công ty đã có trên 50 đại lý, và đang có kế hoạch mở rộng hơn nữa. 3.2 §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lÝ: Từ chức năng , nhiệm vụ, đặc điểm qui trình hoạt động kinh doanh của công ty cũng như nhu cầu thực tiễn của thị trường có nhiều biến động và sự cạnh tranh. Đòi hỏi công ty phải có bộ máy tổ chức kinh doanh phù hợp, đảm bảo tham mưu cho lãnh đạo công ty trên các mặt công tác, quản lý cán bộ, lao động, tình hình tài sản…của công ty, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, đảm bảo sự bình ổn và phát triển cho công ty. Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Pháp Vân là công ty có số lượng nhân viên không nhiều nên bộ máy lãnh đạo gọn nhẹ, đơn giản, đơn giản nhưng làm việc có hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty đã có sự thay đổi kể từ khi công ty được cổ phần hoá và bao gồm có: Hội đồng quản trị Ban giám đốc Các phòng ban khác của công ty Các cửa hàng và trạm trực thuộc Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: S¬ ®å 6: M« h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý Héi ®ång qu¶n trÞ Ban gi¸m ®èc Phßng kÕ ho¹ch Vµ kinh doanh Phßng kÕ to¸n-tµi chÝnh Phßng tæ chøc Hµnh chÝnh Tr¹m kinh doanh Tæng hîp , cöa hµng Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của công ty. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Ban Giám đốc gồm 1 Giám đốc và 1 phó giám đốc + Giám đốc điều hành kiêm chủ tịch hội đồng quản trị do hội đồng quản trị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước HĐQT trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty với tư cách là thủ trưởng đơn vị. + Giám đốc là người đứng đầu bộ máy điều hành , chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của công ty, là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật. + Giám đốc có quyền quyết định tổ chức bộ máy điều hành và mọi vấn đề hàng ngày của công ty ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của HĐQT và đại hội cổ đông đã được ấn định trong điều lệ công ty. + Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc, giúp giám đốc ®iều hành một số lĩnh vực công tác của công ty như phụ trách lao động, tiền lương, khen thưởng, kỉ luật, làm tham mưu cho giám đốc về đầu tư kinh doanh và sẽ điều hành mọi công việc của công ty khi giám đốc đi vắng. - Phòng tổ chức hành chính : có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhân sự toàn công ty, làm tham mưu cho giám đốc trong khâu tổ chức cán bộ , lao động, và thực hiện các chính sách, chế độ với người lao động…làm công tác hành chính soạn thảo văn bản, công văn, lưu trữ. Phòng tổ chức hành chính thực hiện việc xây dựng kế hoạch quản lý công tác tổ chức,lao động, tiền lương, định mức lao động, bảo hiểm xã héi, xây dựng qui chế của công ty, quản lý công tác đào tạo, nâng bậc lương cho công nhân viên, theo dõi kí kết hợp đồng lao động, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, giải quyết thủ tục tuyển dụng, thôi việc và quản lý công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật. - Phòng kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ thu thập thông tin tài liệu, phân tích tình hình thực tế của công ty với nhu cầu hàng hoá trên thị trường, xem xét các phương án kinh doanh có tính khả thi rồi lập kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng kế hoạch kinh doanh còn có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong việc mua bán, trực tiếp lập và theo dõi các hợp đồng mua bán, xác định giá bán, điều tiết vận chuyển hàng hoá một cách hợp lý. - Phòng kế toán tài chính: tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê tình hình tài chính của công ty. Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ quản lý nguồn vốn, lập kế hoạch chi tiêu tài chính, quản lý chi tiêu theo chế độ của nhà nước, làm tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý tình hình tài chính của công ty. Theo định kỳ, hàng quí, hàng năm kế toán phải thực hiện quyết toán gửi các báo cáo tài chính lên cơ quan cấp trên và nộp các khoản ngân sách cho nhà nước theo qui định, đồng thời phải kiểm tra tình hình tài chính ở các đơn vị trực thuộc. - Tại các trạm và cửa hàng: Các trạm kinh doanh, các cửa hàng (được coi là đơn vị trực thuộc công ty) hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc và được coi là khách hàng quan hệ với công ty trên cơ sở bình đẳng, cộng tác II. T×nh h×nh vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n: 1. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: * Kế toán trưởng ( kiêm trưởng phòng tài chính kế toán) : Là người do chủ tịch hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật theo đề nghị của giám đốc. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị công ty và pháp luật về tổ chức nhiệm vụ của mình. Chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng : Phụ trách phòng thực hiện công tác hạch toán kế toán, quản lý vốn, tµi sản, thu chi các quĩ theo đúng chế độ nhà nước qui định. Tổng hợp báo cáo tài chính, thông tin kịp thời giúp giám đốc nắm nhanh các hoạt động tài chính của công ty, báo cáo gửi lên các cơ quan cấp trên đúng thời hạn. Kết hợp cùng phòng kế hoạch kinh doanh giúp giám đốc tham khảo trong việc mua bán hàng hoá, làm thủ tục thanh lý các hợp đồng mua hàng. Cùng tổ công nợ giải quyết các tồn tại về công nợ cũ. Theo dõi hoạt động tài chính ở các trạm * Kế toán tiền mặt (kiêm kế toán tiền lương và các khoản phải trả khác) Viết phiếu thu-chi tiền mặt : TK111 Tập hợp chi phí : TK642 Theo dõi phải thu, phải trả : TK338 Theo dõi tiền lương : TK334 Theo dõi các khoản thu chi cho các trạm, cửa hàng. Cuối tháng lập báo cáo chi phí trình giám đốc. * Kế toán hàng hoá. Theo dõi mua hàng : TK331, TK156 . Thêo dõi bán hàng, viết phiếu xuất hàng : TK131 Theo dõi công nợ, hàng hoá, cuối tháng báo cáo chi tiết tổng nợ khách hàng, trình giám đốc. Lưu trữ hợp đồng, thanh lý hợp đồng mua bán, biên bản làm việc, mua hàng của trạm. Tập hợp doanh thu bán hàng : TK511 Theo dõi việc thu nộp ngân sách : TK333, TK133 Tổng hợp mua vào, bán ra theo từng lô hàng- Báo cáo Giám đốc , báo cáo thống kê. * Kế toán ngân hàng ( Kiêm kế toán tài sản cố định) Theo dõi tiền gửi ngân hàng : TK112 Theo dõi tiền vay ngân hàng : TK311, cuối tháng báo cáo tình hình vay, trả, số dư tiền vay- trình Giám đốc. Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định: TK211 Trích khấu hao cơ bản : TK214 Tập hợp các khoản doanh thu hoạt động tài chính, chi phí hoạt động tài chính : TK515, TK635, TK711, TK811. Báo cáo thống kê định kỳ. * Thủ quĩ: Thu chi hàng ngày theo đúng chứng từ gốc lãnh đạo công ty duyệt . Cuối ngày cập nhật thu chi- rút số dư tồn quĩ . Niêm phong két, khoá cửa cẩn thận khi ra về. Khi cần thiết các điểm báo nộp tiền ngoài giờ phải trực tiếp đáp ứng đầy đủ. * KÕ to¸n c¸c tr¹m: C¸c tr¹m kh«ng tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n riªng mµ chỉ bố trí nhân viên là người trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Cuối tháng gửi báo cáo bán hàng lên cho phòng kế toán công ty để tập hợp số liệu. Như vậy, hình thức kế toán tâp trung rất phù hợp với công ty vì nó đảm bảo chỉ đạo tập trung thống nhất, trực tiếp của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty với toàn bộ hoạt động kinh doanh cũng như công tác kế toán của công ty. S¬ ®å 7: M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng (Kiªm tr­ëng phßng) KÕ to¸n ng©n hµng, TSC§ KÕ to¸n hµng ho¸ KÕ to¸n tiÒn mÆt, tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ kh¸c Thñ qòy KÕ to¸n ë c¸c tr¹m, cöa hµng 2. Tæ chøc vËn dông chÕ ®é kÕ to¸n: ChÕ ®é kÕ to¸n c«ng ty ¸p dông hiÖn nay theo quyÕt ®Þnh sè 1141 TC/C§KT ban hµnh ngµy 1/11/1995 cña BTC cã söa ®æi bæ sung cho phï hîp víi ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. - Niªn ®é kÕ to¸n cña c«ng ty tõ ngµy 1/1 ®Õn 31/12 - Kú kÕ to¸n: quÝ - §¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông trong viÖc ghi chÐp kÕ to¸n VN§, nguyªn t¾c chuyÓn ®æi c¸c ®¬n vÞ tiÒn tÖ kh¸c sang VN§ theo tû gi¸ thùc tÕ do ng©n hµng nhµ n­íc ViÖt Nam c«ng bè t¹i thêi ®iÓm ph¸t sinh nghiÖp vô. - Chøng tõ ban ®Çu: C«ng ty sö dông c¸c chøng tõ theo ®óng qui ®Þnh cña chÕ ®é. Bao gåm c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn 5 chØ tiªu sau: Lao ®éng tiÒn l­¬ng. TiÒn tÖ. Hµng tån kho. B¸n hµng. Tµi s¶n cè ®Þnh. - HÖ thèng tµi kho¶n: + Lo¹i 1: TK111, 112, 131, 133, 138, 139, 141, 156. + Lo¹i 2: TK211, 214. + Lo¹i 3: TK311, 333, 334, 338. + Lo¹i 4: TK 411, 413, 414, 421, 431. + Lo¹i 5: TK511, 515, 521, 531, 532. + Lo¹i 6: TK632, 635, 642. + Lo¹i 7: TK711. + Lo¹i 8: TK811. + Lo¹i 9: TK911. C¸c tµi kho¶n ngoµi b¶ng: 004, 007, 009. - H×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông t¹i c«ng ty: HiÖn nay, c«ng ty ¸p dông h×nh thøc NhËt kÝ- Chøng tõ. Bao gåm c¸c sæ sau: + Sæ kÕ to¸n tæng hîp bao gåm 2 sæ: Sæ NhËt kÝ- Chøng tõ vµ c¸c b¶ng kª, b¶ng ph©n bæ. Sæ c¸i. Sæ NhËt kÝ – Chøng tõ cã c¸c sæ: NK-CT sè1, 2, 4, 5, 6,7, 8, 9 B¶ng kª bao gåm: B¶ng kª sè 1, 2, 6, 8, 11 B¶ng ph©n bæ gåm: B¶ng ph©n bæ sè 3, 1 + Sæ kÕ to¸n chi tiÕt: §­îc më cho tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n cÊp 1 cÇn ghi chÐp chi tiÕt nh»m cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n cô thÓ phôc vô yªu cÇu qu¶n lÝ kinh tÕ tµi chÝnh néi bé c«ng ty. Ch¼ng h¹n: Sæ chi tiÕt mua hµng, Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, Sæ chi tiÕt b¸n hµng, Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng, Sæ chi tiÕt x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh S¬ ®å 3: Tr×nh tù ghi sæ cña c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n Chøng tõ gèc B¶ng kª B¶ng ph©n bæ NhËt kÝ- Chøng tõ Sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¸o c¸o quÜ hµng ngµy Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vµ c¸c B¸o c¸o kÕ to¸n kh¸c Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng KiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu - B¸o c¸o tµi chÝnh t¹i c«ng ty: C«ng ty nép b¸o c¸o cho cÊp trªn theo quÝ, BCTC cña c«ng ty gåm 4 lo¹i: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®«ng kinh doanh, B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ, ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh - Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh: + Nguyªn gi¸ TSC§ ®¸nh gi¸ theo gi¸ thùc tÕ + Ph­¬ng ph¸p khÊu hao ¸p dông: KhÊu hao theo ®­êng th¼ng - Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho: + Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ theo gi¸ thùc nhËp + Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh trÞ gi¸ hµng tån kho: Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª th­êng xuyªn + Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh trÞ gi¸ vèn hµng xuÊt kho theo gi¸ thù tÕ ®Ých danh III. Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ë C«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n C«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n lµ ®¬n vÞ th­¬ng m¹i ho¹t ®éng trong lÜnh vùc kinh doanh ph©n bãn lµ chñ yÕu. Ngoµi ra C«ng ty cßn kinh doanh c¶ nh÷ng hµng ho¸ vµ dÞch vô kh¸c nh­: ®­êng kÝnh, ng« h¹t, bao b×, dÞch vô vËn chuyÓn, dÞch vô cho thuª kho b·i,.. Trong ph¹m vi cña bµi viÕt nµy em kh«ng thÓ ®Ò cËp hÕt ®­îc tÊt c¶ c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô t¹i C«ng ty mµ chØ tr×nh bµy nh÷ng vÊn ®Ò vÒ h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸, c¸c hµng ho¸ ®ã bao gåm: §¹m Urª, ph©n kali, ph©n NPK… 1. §Æc ®iÓm tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp ph¸p v©n. 1.1. §Æc ®iÓm hµng ho¸ tiªu thô. C«ng ty cã chøc n¨ng nhiÖm vô chÝnh lµ kinh doanh ph©n bãn nªn mÆt hµng chñ yÕu cña C«ng ty lµ ph©n bãn, bao gåm: Ph©n DAP, ®¹m Ure, ph©n Kali, ph©n sunphat, ph©n NPK.., Ngoµi ra cßn kinh doanh mét sè mÆt hµng kh¸c nh­: ®ç t­¬ng, ®ç h¹t, l¹c, ®­êng kÝnh… C¸c mÆt hµng cña C«ng ty cã ®Æc ®iÓm chung lµ cã thêi h¹n sö dông, dÔ bÞ mèc, bÞ ch¶y n­íc chÝnh v× vËy mµ qu¸ tr×nh b¶o qu¶n ph¶i ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch cÈn thËn vµ khoa häc. 1.2. Ph­¬ng thøc b¸n hµng. Do hµng ho¸ cña C«ng ty cã ®Æc ®iÓm trªn nªn C«ng ty ph¶i lùa chän c¸c ph­¬ng thøc tiªu thô thÝch hîp cho hµng ho¸ quay vßng nhanh ®Ó võa t¨ng hiÖu qu¶ sö dông ®ång vèn võa tr¸nh hµng qu¸ h¹n, hµng háng. C«ng ty ¸p dông nhiÒu ph­¬ng thøc tiªu thô kh¸c nhau, ®ã lµ: + Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua kho theo hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt gi÷a C«ng ty vµ kh¸ch hµng: Theo ph­¬ng thøc nµy, th«ng th­êng C«ng ty b¸n hµng qua kho theo c¸ch giao hµng trùc tiÕp t¹i kho cho ng­êi mua, C«ng ty kh«ng chÞu tr¸ch nhiÖm vËn chuyÓn. Tuy nhiªn nÕu kh¸ch hµng cã nhu cÇu, C«ng ty sÏ ®¶m nhËn vËn chuyÓn vµ ®­a hµng tíi ®Þa ®iÓm cña bªn mua. Chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì sÏ do kh¸ch hµng ph¶i tr¶. + Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua hÖ thèng c¸c tr¹m cña C«ng ty: Hµng ho¸ chñ yÕu lµ b¸n lÎ, nh©n viªn cña tr¹m lµ ng­êi trùc tiÕp thu tiÒn vµ giao hµng cho kh¸ch hµng. B¸n hµng theo ph­¬ng thøc nµy nh»m phôc vô trùc tiÕp cho ng­êi tiªu dïng vµ ®¸p øng nhu cÇu thÞ tr­êng. + Ph­¬ng thøc b¸n hµng giao th¼ng kh«ng qua kho cã tham gia thanh to¸n: Theo ph­¬ng thøc nµy, C«ng ty cö c¸n bé ë phßng kÕ ho¹ch kinh doanh ®Õn nhËn hµng trùc tiÕp cña bªn b¸n t¹i c¶ng, kiÓm nghiÖm vµ lËp biªn b¶n giao nhËn, biªn b¶n giao nhËn víi tµu, sau ®ã C«ng ty giao hµng trùc tiÕp cho bªn mua. 2. Thùc tr¹ng h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp ph¸p v©n. 2.1. Chøng tõ kÕ to¸n sö dông. Chøng tõ sö dông. Hîp ®ång kinh tÕ. - Ho¸ ®¬n GTGT, ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, phiÕu xuÊt kho, phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. PhiÕu thu, phiÕu chi. GiÊy b¸o nî, giÊy b¸o cã cña ng©n hµng. B¸o c¸o b¸n hµng cña c¸c tr¹m. Chøng tõ kh¸c cã liªn quan. Qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸. C«ng t¸c tæ chøc chøng tõ trong h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ phô thuéc vµo ph­¬ng thøc tiªu thô hµng ho¸ t¹i C«ng ty. a. Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua kho theo hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt gi÷a C«ng ty vµ kh¸ch hµng; Trªn c¬ së hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt gi÷a C«ng ty vµ kh¸ch hµng, phßng kÕ ho¹ch kinh doanh lËp Ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu xuÊt kho göi lªn phßng kÕ to¸n ®Ó kÕ to¸n tr­ëng duyÖt ký vµ giao cho kh¸ch hµng ®i lÊy hµng. Ho¸ ®¬n GTGT ®­îc lËp thµnh 3 liªn theo mÉu sau: T¹i phßng kÕ to¸n, c¨n cø vµo Ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu xuÊt kho kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng, sæ theo dâi l« hµng vµ lµm thñ tôc thanh to¸n. NÕu kh¸ch hµng tr¶ tiÒn ngay th× kÕ to¸n tiÒn mÆt c¨n cø vµ Ho¸ ®¬n GTGT lËp phiÕu thu tiÒn mÆt vµ vµo sæ chi tiÕt tiÒn mÆt, b¶ng kª sè 1. NÕu kh¸ch hµng tr¶ b»ng chuyÓn kho¶n, c¨n cø vµ giÊy b¸o cã cña ng©n hµng kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt tiÒn göi ng©n hµng, b¶ng kª sè 2. NÕu kh¸ch hµng ch­a thanh to¸n ngay kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt ph¶i thu kh¸ch hµng, b¶ng kª sè 11. b. Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua hÖ thèng c¸c tr¹m cña C«ng ty” B¸n hµng t¹i c¸c tr¹m chñ yÕu lµ b¸n lÎ, C«ng ty coi c¸c tr¹m võa lµ ®¬n vÞ trùc thuéc võa lµ kh¸ch hµng cña m×nh, c¸c tr¹m b¸n theo ®óng gi¸ C«ng ty quy ®Þnh ®Ó h­ëng hoa hång. Khi C«ng ty xuÊt hµng cho c¸c tr¹m phßng kÕ to¸n lËp phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé cïng víi lÖnh ®iÒu ®éng néi bé dïng lµm chøng tõ ®i ®­êng. PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé cã mÉu nh­ trang sau Cø cuèi th¸ng c¸c tr¹m l¹i göi b¸o c¸o b¸n hµng lªn cho phßng kÕ to¸n C«ng ty ®Ó tËp hîp sè liÖu, b¸o c¸o b¸n hµng cã mÉu nh­ sau MÉu sè 4: B¸o c¸o b¸n hµng B¸o c¸o b¸n hµng T¹i tr¹m kinh doanh tæng hîp Hµ t©y Th¸ng 12 n¨m 2004 STT Tªn hµng ho¸ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng TrÞ gi¸ b¸n §¬n gi¸ TiÒn hµng ThuÕ GTGT A B C 1 2 3 4 1. 2. §¹m Urea Quata §¹m Urea UAE TÊn TÊn 50 15.2 2.260.000 2.160.000 113.000.000 32.832.000 5.380.952 1.563.428 Céng 145.832.000 6.944.380 Phô tr¸ch tr¹m KÕ to¸n tr­ëng §· ký §· ký Sau khi c¸c tr¹m göi b¸o c¸o lªn C«ng ty, C«ng ty lËp ho¸ ®¬n GTGT göi cho c¸c tr¹m ®Ó tÝnh thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ, v× c¸c tr¹m b¸n ®óng gi¸ theo quy ®Þnh cña C«ng ty nªn c¸c tr¹m kh«ng ph¶i nép thuÕ GTGT v× thuÕ GTGT ®Çu ra b¨ng thuÕ GTGT ®Çu vµo ho¸ ®¬n GTGT cã mÉu nh­ sau: c. Ph­¬ng thøc b¸n hµng giao th¼ng kh«ng qua kho cã tham gia thanh to¸n: C¨n cø vµo biªn b¶n giao nhËn víi tµu sau khi nhËn hµng mÆc dï kh«ng nhËn kho nh­ng phßng kÕ to¸n vÉn lËp phiÕu nhËp kho, thñ kho vÉn ghi thÎ kho, kÕ to¸n vÉn ghi sæ theo dâi l« hµng. C¨n cø vµo hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt víi kh¸ch hµng phßng kÕ to¸n kinh doanh lËp Ho¸ ®¬n GTGT kiªm phiÕu xuÊt kho. Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho cã mÉu nh­ sau: 2.2. Tµi kho¶n sö dông §Ó h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n sau: - TK 511 “Doanh thu cung cÊp hµng ho¸ vµ dÞch vô” Tµi kho¶n 511 kh«ng ®­îc chi tiÕt riªng cho hµng ho¸, dÞch vô. - TK 521 “ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i” C«ng ty sö dông ®Ó ph¶n ¸nh chiÕt khÊu thanh to¸n mµ kh¸ch hµng ®­îc h­ëng khi thanh to¸n tr­íc thêi h¹n. - TK 531 “Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i” - TK 532 “Gi¶m gi¸ hµng b¸n” - TK 632 “Gi¸ vèn hµng b¸n” - Ngoµi ra cßn tµi kho¶n kh¸c nh­: TK 111 – TiÒn mÆt, TK 112 – TiÒn göi ng©n hµng, TK 131 - Ph¶i thu cña Kh¸ch hµng… 2.3. Sæ s¸ch kÕ to¸n sö dông - Sæ chi tiÕt b¸n hµng: Ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng vµ c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu b¸n hµng. - Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng: Theo dâi chi tiÕt t×nh h×nh thanh to¸n cña tõng kh¸ch hµng. - NhËt ký – chøng tõ sè 8 - B¶ng kª 11: Tæng hîp h×nh thanh to¸n víi kh¸ch hµng tõ sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng. - Sæ theo dâi l« hµng: Ghi chÐp sù biÕn ®éng nhËp xuÊt tån cña hµng ho¸ c¶ vÒ mÆt hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ theo tõng l« hµng. - Sæ tæng hîp TK 632: Theo dâi ph¸t sinh Nî vµ Cã TK 632 theo quý. - Sæ c¸i c¸c TK 511, 521,, 531, 532, 632 - C¸c sæ s¸ch cã liªn quan. 2.4. Thùc tÕ h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ t¹i C«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n 2.4.1 H¹ch to¸n doanh thu b¸n hµng 2.4.1.1 Ph­¬ng thøc h¹ch to¸n. V× C«ng ty cã 3 ph­¬ng thøc tiªu thô kh¸c nhau mµ mçi ph­¬ng thøc tiªu thô cã mét c¸ch h¹ch to¸n doanh thu kh¸c nhau nªn em sÏ tr×nh bµy phÇn ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n doanh thu b¸n hµng theo c¸c ph­¬ng thøc tiªu thô. a. Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua kho theo hîp ®ång kinh tÕ ký kªt gi÷a C«ng ty vµ kh¸ch hµng. Trªn c¬ së hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt gi÷a C«ng ty víi kh¸ch hµng, phßng kÕ ho¹ch kinh doanh lËp Ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu xuÊt kho chuyÓn lªn cho kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt (Ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu xuÊt kho cã mÉu nh­ trªn) T¹i phßng kÕ to¸n, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT kÕ to¸n ghi nhËn doanh thu b¸n hµng vµ thuÕ GTGT ph¶i nép (lÊy vÝ dô lµ ho¸ ®¬n GTGT mÊu sè 1, ®¬n vÞ ®ång ViÖt Nam). Nî TK 131 22.600.000 Nî TK 111, 112 – NÕu kh¸ch hµng thanh to¸n ngay Cã TK 511 21.523.810 Cã TK 3331 1.076.190 b. Ph­¬ng thøc b¸n hµng th«ng qua hÖ thèng c¸c tr¹m cña C«ng ty - Khi xuÊt hµng cho c¸c tr¹m c¨n cø vµo PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé kÕ to¸n ghi: Nî TK 156 – Kho cña tr¹m 135.600.000 Cã TK 156 – Kho cña C«ng ty 135.600.000 - Cuèi th¸ng lËp B¸o c¸o b¸n hµng göi vÒ C«ng ty, sau ®ã C«ng ty l¹i lËp ho¸ ®¬n GTGT ®èi víi nh÷ng hµng ho¸ ®­îc tiªu thô göi cho c¸c tr¹m ®Ó c¸c tr¹m kh«ng ph¶i nép thuÕ GTGT. KÕ to¸n cña C«ng ty c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT ®· lËp ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt doanh thu ®Þnh kho¶n nh­ s