Luận văn Kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng

nữa, nhà máy xi măng Chinfon tại Hải Phòng có địa điểm rất thuận lợi là gần cảng do đó việc vận chuyển rất thuận tiện cả đường thuỷ lẫn đường bộ có thể phục vụ kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng mà giá cả lại hợp lý với tựng thời lỳ. Mức giá giao động từ 740.000 VNĐ/Tấn đến 756.000 VNĐ/tấn. Đặc điểm này có lợi thế hơn hẳn so với mức giá mà tổng công ty quy định cho Tổng công ty Vật tư kỹ thuật xi măng. - Xi măng Nghi Sơn: Là xi măng liên doanh nằm tại địa bàn tỉnh Thanh Hoá ra đời năm 1999, với dây chuyền sản xuất hiện đại sản lượng nhà máy đạt 2 triệu tấn/năm. Ưu điểm của xi măng Nghi Sơn: Chất lượng tốt, giá thành rẻ, chính sách khuyến mại rất linh hoạt, kịp thời tác động đến người tiêu dùng. Như vậy có thể nói xi măng Chinfon và xi măng Nghi Sơn là hai đối thủ cạnh tranh lớn của Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng. Tuy vậy, Công ty vẫn có sức cạnh tranh mạnh và đứng vững trên thị trường bời vì Công ty có những thế mạnh sau: + Công ty là đơn vị thành viên của Tổng Công ty xi măng Việt Nam nên luôn coósự chỉ đạo và giám sát kịp thời của Tổng Công ty. + Công ty là đơn vị chuyên kinh doanh xi măng nhiều năm nên có bề dầy kinh nghiệm về tổ chức sản xuất kinh doanh. + Được các đơn vị trong ngành tạo điều kiênh hỗ trợ trong việc hoàn thiện mạng lưới kinh doanh phuùhợp với thị trường và các biện pháp đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm nên đã tạo điều kiện cho Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Hơn nữa xi măng của Công ty đêuf là những sản phẩm truyền thống có chất lượng và uy tín trên thị trường. Xi măng lò đứng và các loại xi măng địa phương Xi măng lò đứng là loại xi măng có mặt ở hầu hết các tỉnh, các địa phương. Với tổng số 55 nhà máy xi măng lò đứng như: Xi măng Sài gòn, Xi măng Tiên sơn (Hà Tây), Xi măng Hải âu…với sản lượng 3 triệu/năm. Đồng thời do giá rẻ nên các loại xi măng này đã chiếm lĩnh thị trường tại các tỉnh, địa phương tuy chất lượng xi măng lò đứng không tốt bằng chất lượng xi măng lò quay. Vì vậy, xi măng lò đứng và các loại xi măng địa phương vẫn là đối thủ cạnh tranh quyết liệt của Công ty tại các tỉnh, các địa phương. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Với trên 300 cán bộ công nhân viên bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Đây là một mô hình phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của Công ty, giúp quản lý chặt chẽ hơn trong công tác quản lý tiền hàng, công tác báo cáo kết quả kinh doanh. Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: Ban giám đốc Văn phòng Công ty Phòng điều độ và quản lý kho Phòng tổ chức lao động Phòng quản lý thị trường Phòng tài chính kế toán Phòng tiêu thụ Phòng quản lý dự án và kinh tế đầu tư Phòng kinh tế kế hoạch Cụ thể cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện trong sơ đồ sau: GIÁM ĐỐC Phó giám đốc kinh doanh Phòng Tiêu thụ Phòng Điều độ và quản lý kho Các chi nhánh Phòng Kinh tế kế hoạch Phòng Quản lý dự án và KT đầu tư Phòng Tài chính kế toán Phòng Tổ chức lao động Các trung tâm Các cửa hàng Các đại lý Văn phòng công ty Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng Dưới đây là chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: Ban giám đốc: - Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty do Hội đồng quản trị của Tổng công ty bổ nhiệm, kỷ luật, khen thưởng theo đúng đề nghị của Tổng Giám đốc. Giám đốc có nhiệm vụ quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty theo quy định. - Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách nghiệp vụ kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng kinh tế, kiểm tra, kiểm soát hàng hoá vật tư. - Kế toán trưởng: Giúp cho giám đốc thực hiện các luật, chuẩn mực của Nhà nước, về kế toán, thống kê trong các hoạt động kinh doanh của Công ty. Các phó giám đốc, kế toán trưởng do Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng theo đề nghị của giám đốc khi được hội đồng quản trị chấp nhận. Các phòng của Công ty: - Văn phòng Công ty: Có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành công tác quản trị, hành chính, đảm bảo an toàn trật tự cho Công ty. Gồm: + Hành chính, văn thư lưu trữ, thư viện; + Quản lý nhà đất, các công cụ lao động của Công ty; + Công tác quản trị mua sắm văn phòng phẩm, in ấn; + Công tác tạp vụ y tế. - Phòng Tổ chức lao động: + Có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực quản trị nhân lực; + Xây dựng đơn giá tiền lương; + Tổ chức lao động hợp lý, thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty, chăm lo công tác đào tạo con người; + Ban hành quy chế lao động, công tác thi đua tuyên truyền; + Công tác bảo vệ an ninh chính trị, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy. - Phòng Kỹ thuật đầu tư: + Có nhiệm vụ sửa chữa lớn, đầu tư xây dựng cơ bản tại Công ty. - Phòng Kinh tế kế hoạch: + Nhận kế hoạch của Công ty giao và cân đối tính toán lập kế hoạch cho Công ty, giao kế hoạch cho từng phòng ban; + Chủ trì, dự thảo hợp đồng kinh tế mua bán xi măng, hợp đồng thuê phương tiện vận tải xi măng, hợp đồng thuê cửa hàng bán xi măng, hợp đồng thuê và cho thuê kho dự trữ xi măng; + Xây dựng cơ chế mua bán xi măng; + Tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch theo tháng, quý, năm. - Phòng Quản lý thị trường: + Giúp nắm bắt nhu cầu xi măng trên địa bàn hoạt động của Công ty; + Theo dõi sự biến động giá cả các mặt hàng xi măng; + Kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong hoạt động kinh doanh tiêu thụ xi măng và cung cấp thông tin về tình hình cạnh tranh của các đối thủ trên thị trường. - Phòng Quản lý tiêu thụ: + Có nhiệm vụ tổ chức, điều hành quản lý tiêu thụ xi măng ở các trung tâm, đại lý, các cửa hàng bán xi măng theo đúng quy chế của Tổng công ty Xi măng Việt Nam; + Mở rộng mạng lưới cửa hàng, đại lý nhằm đẩy mạnh tiêu thụ xi măng tại thành phố Hà Nội, phục vụ theo yêu cầu của người tiêu dùng một cách thuận tiện và nhanh chóng; + Điều tiết giá cả cho từng thời kỳ theo đúng quy định của Công ty ban hành. - Phòng Điều độ và quản lý kho: + Tổ chức thực hiện kế hoạch mua hàng, tiếp nhận vận chuyển xi măng phục vụ công tác bán hàng, đảm bảo mức dự trữ hợp lý; + Xây dựng mạng lưới kho sao cho phù hợp với các điểm bán hàng; + Đảm bảo nhập xuất xi măng được thông suốt; + Thực hiện chế độ báo cáo số liệu chính xác kịp thời; + Ký kết và thực hiện các hợp đồng vận chuyển, bốc xếp xi măng; + Tổ chức quản lý và giao nhận xi măng tại các đầu nguồn, đầu mối (như kho, ga, cảng). - Phòng Quản lý dự án và kinh tế đầu tư: + Tham mưu cho giám đốc và quản lý các dự án; + Nghiên cứu đầu tư và xây dựng các dự án kinh doanh. - Phòng Kế toán tài chính: + Làm nhiệm vụ thu thập chứng từ để lập báo cáo tài chính theo năm tài chính theo quy định chuẩn mực của Nhà nước; + Quản lý vốn, hàng hoá, tiền mặt và sử dụng có hiệu quả không để thất thoát vốn, hàng; + Chỉ đạo về nợ và thu hồi công nợ; + Giám sát các chứng từ, chỉ tiêu đảm bảo theo đúng quy định của Nhà nước; + Thực hiện công tác hạch toán tài chính của Công ty không bị ách tắc trong sản xuất kinh doanh, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. - Các chi nhánh của Công ty: Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng có 4 chi nhánh tại các tỉnh: Lào Cai, Thái Nguyên, Phú Thọ, Vĩnh Phúc. Các chi nhánh này làm nhiệm vụ đại diện tiêu thụ xi măng ở các tỉnh phía Bắc – địa bàn hoạt động của Công ty. Các chi nhánh có ban giám đốc gồm một Giám đốc, một Phó giám đốc, ban kế toán, ban quản lý kho và ban tổ chức hành chính. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán nhằm phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty. Các chi nhánh ở xa có nhiệm vụ tổ chức quản lý kinh doanh ở đơn vị mình. Công việc kế toán ở các chi nhánh do các nhân viên kế toán các chi nhánh đó thực hiện, cuối tháng tổng hợp số liệu gửi về phòng kế toán tài chính của Công ty. Phòng kế toán tài chính của Công ty thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của Công ty. Cuối tháng tổng hợp số liệu chung cho toàn Công ty và lập báo cáo kế toán. Phòng kế toán của Công ty gồm 14 người, đứng đầu là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng, phó phòng kế toán, kế toán tổng hợp và các kế toán viên phụ trách các phần hành kế toán. Công ty có 6 phần hành kế toán và 1 bộ phận quỹ, gồm: Kế toán tài sản cố định Kế toán vốn Kế toán hàng mua Kế toán hàng bán Kế toán thanh toán Kế toán thuế Bộ phận quỹ Bộ máy tổ chức kế toán tại Công ty được trình bày như sơ đồ dưới đây: KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán phó Kế toán tổng hợp Kế toán tài sản cố định Kế toán vốn Kế toán hàng mua Kế toán hàng bán Kế toán thanh toán Kế toán thuế Bộ phận quỹ Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: Kế toán trưởng: Là người làm công tác phụ trách chung, công tác hạch toán kế toán, công tác tài chính, nhân sự của bộ phận kế toán. Kế toán phó: Giúp việc cho kế toán trưởng, trực tiếp phụ trách thống kê. Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu từ các phòng ban kế toán cho toàn Công ty. Kế toán TSCĐ: Theo dõi quản lý TSCĐ, CCDC, tiến hành trích khấu hao, phân bổ khấu hao, đánh giá giá trị TSCĐ. Kế toán vốn: Phụ trách theo dõi các khoản tiền mặt, tiền gửi của Công ty trên sổ sách, thực hiện nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng. Kế toán hàng mua: Theo dõi quá trình mua hàng, hạch toán chi tiết các khoản phải trả cho nhà cung cấp. Kế toán hàng bán: Theo dõi quá trình bán hàng do các trưởng ban kế toán tại các chi nhánh, trung tâm, cửa hàng gửi chứng từ lên. Hạch toán chi tiết doanh thu, các khoản phải thu khách hàng. Kế toán thanh toán: Thanh toán công nợ các khoản phải thu, phải trả, các khoản chi phí vận tải, bốc xếp, thanh toán hoa hồng đại lý cho các đại lý. Kế toán thuế: Theo dõi tình hình thanh toán với Nhà nước về thuế và các khoản phải nộp khác thuộc trách nhiệm nghĩa vụ của doanh nghiệp. Bộ phận quỹ: Thực hiện kiểm kê tiền mặt, thu tiền và chi tiền tại đơn vị. 2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty 2.1.5.1. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Là một doanh nghiệp nhà nước nên Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/TC-QĐ (ngày 20/3/2006) do Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể: Về niên độ kế toán: Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm dương lịch. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: hàng hoá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Tình hình xuất, nhập hàng hoá được kế toán theo dõi chi tiết theo từng lần phát sinh cả về số lượng và đơn giá. Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp đường thẳng. Hình thức kế toán áp dụng: hình thức Nhật ký chung kết hợp với kế toán máy với phần mềm kế toán SAS. 2.1.5.2. Hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty Công ty vận dụng chế độ chứng từ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 20/3/2006. Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu. + Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: Là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc các yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực các thành phần kinh tế. + Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu: Là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể nhất định. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi. Nội dung chứng từ kế toán bao gồm: Nhóm chứng từ về tiền mặt, gồm có: Phiếu thu (mẫu số 01-TT), Phiếu chi (mẫu số 02-TT), Giấy đề nghị thanh toán (mẫu số 05-TT), Biên lai thu tiền (mẫu số 06-TT), Bảng kê chi tiền (mẫu số 09-TT)… Nhóm chứng từ về hàng tồn kho, gồm có: Phiếu Nhập kho (mẫu 01-VT), Phiếu Xuất kho (mẫu 02-VT), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 PXK-3LL), Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 03-VT), Biên bản kiểm kê (mẫu số 05-VT), Bảng kê mua hàng (mẫu số 06-VT)… Nhóm chứng từ về lao động - tiền lương, gồm có: Bảng chấm công (mẫu số 01a-LĐTL), Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 03-LĐTL), Giấy đi đường (mẫu số 04-LĐTL), Bảng kê các khoản trích lập theo lương (mẫu số 10-LĐTL), Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (mẫu số 11-LĐTL)… Nhóm chứng từ về bán hàng, bao gồm: Hoá đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01GTKT-3LL), Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 04 DHL-3LL), Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (mẫu số 01-BH)… Nhóm chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01-TSCĐ), Biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu số 02-TSCĐ), Biên bản kiểm kê TSCĐ (mẫu số 05-TSCĐ), Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (mẫu số 06-TSCĐ)… Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: Trình tự và thời gian luân chuyển do kế toán trưởng đơn vị quy định. Chứng từ gốc do Công ty lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của Công ty. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển gồm 4 bước: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Trong đó trình tự kiểm tra chứng từ gồm các nội dung: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. 2.1.5.3. Hệ thống tài khoản sử dụng tại Công ty Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính và các thông tư bổ sung. Các tài khoản chi tiết được mở theo yêu cầu quản lý của Công ty. (Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty được minh hoạ ở phần Phụ lục). 2.1.5.4. Hệ thống sổ kế toán Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung kết hợp với sử dụng phần mềm kế toán SAS. Các sổ sách kế toán bao gồm: Sổ cân đối số phát sinh, Sổ tổng hợp tài khoản, Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ theo dõi số dư công nợ, Hệ thống Báo cáo tài chính. Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Báo cáo kế toán Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm SAS tại Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký chung ...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc cuối quý, cuối năm), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn được đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo đúng quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Ngoài ra kế toán ghi thủ công chỉ thực hiện các công việc theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá (xi măng); tăng, giảm và hao mòn tài sản cố định; tình hình biến động tiền mặt; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và một số báo cáo khác phục vụ nhu cầu quản trị của Công ty. 2.1.5.5. Hệ thống báo cáo kế toán Công ty lập Báo cáo tài chính định kỳ theo tháng, quý, năm và lập đủ bốn Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính: Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính. Các báo cáo đều do máy tính (từ phần mềm SAS) lập, riêng Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là do bộ phận kế toán lập thủ công. Ngoài Báo cáo tài chính, Công ty còn lập thêm các báo cáo khác như: Báo cáo theo dõi địa bàn tiêu thụ, Báo cáo theo dõi công nợ… - Các báo cáo tài chính năm của Công ty được nộp cho Cục thuế Hà Nội, Tổng công ty Xi măng Việt Nam và cung cấp cho Công ty Kiểm toán AVA. - Các báo cáo tài chính quý Công ty nộp cho Tổng công ty Xi măng và được sử dụng trong nội bộ Công ty. - Các báo cáo tài chính tháng được Công ty sử dụng trong nội bộ. 2.2. Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng Quan hệ thanh toán không chỉ là một yếu tố trong hoạt động tài chính của Công ty mà còn là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của Công ty. Việc đảm bảo hoạt động thanh toán được tiến hành một cách linh hoạt, hợp lý sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của Công ty, giúp Công ty ổn định tình hình tài chính và đảm bảo cho tình hình tài chính lành mạnh. Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng như: thanh toán với người mua, thanh toán với người bán, với Nhà nước và thanh toán với công nhân viên... 2.2.1. Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty 2.2.1.1. Đặc điểm tình hình thanh toán với người bán tại Công ty Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty - Là một doanh nghiệp thương mại kinh doanh xi măng Công ty mua xi măng từ sáu công ty xi măng thuộc Tổng công ty Xi măng Việt Nam. Do đặc thù là một doanh nghiệp đầu mối chuyên cung cấp xi măng cho 15 tỉnh thành miền Bắc nên quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp xi măng này phát sinh thường xuyên và có giá trị lớn và do đó quan hệ thanh toán với nhà cung cấp xi măng có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của Công ty. Các hợp đồng cung cấp xi măng thường được Công ty ký hợp đồng vào đầu năm tài chính. - Ngoài chi phí chính là chi phí mua xi măng, tại Công ty còn phát sinh các chi phí khác làm phát sinh quan hệ thanh toán với người bán như: chi phí vận chuyển xi măng, chi phí bốc xếp, mua TSCĐ, mua công cụ dụng cụ phục vụ quản lý, các dịch vụ mua ngoài như: điện, nước, văn phòng phẩm,... Các chi phí về mua sắm TSCĐ, công cụ dụng cụ, điện nước... phát sinh không thường xuyên hoặc mật độ phát sinh không nhiều hay giá trị thanh toán không lớn được kế toán hạch toán trên một sổ chi tiết chung theo đối tượng cụ thể. Chính sách thanh toán Đối với các chi phí mua xi măng và chi phí vận chuyển phát sinh thường xuyên và mật độ nghiệp vụ phát sinh nhiều có giá trị thanh toán lớn Công ty thường thanh toán cho người bán trên cơ sở hoá đơn và hợp đồng cung cấp bằng cách trả chậm. Thông thường là sau 25 ngày kể từ ngày mua hàng. Do vậy tài khoản 331- "Phải trả người bán" thường có số dư Có. Căn cứ vào số dư Có của TK 331 và tính toán của kế toán thanh toán mà Công ty thanh toán với người bán, hình thức thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng là chủ yếu, ngoài ra Công ty còn thanh toán bằng tiền mặt. Bên cạnh đó Công ty còn thực hiện trả trước cho người bán, đó là hai công ty: Công ty Xi măng Tam Điệp và Công ty Xi măng Hoàng Mai. Tuy nhiên do đặc thù là một công ty kinh doanh mặt hàng xi măng nên Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng không được hưởng chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua như trường hợp các công ty thương mại khác. Nhưng Công ty cũng được khuyến mãi xi măng từ hai công ty là: Công ty Xi măng Tam Điệp và Công ty Xi măng Bút Sơn và do đó Công ty cũng chỉ thực hiện khuyến mãi xi măng cho khách hàng mua hai loại xi măng của hai nhà máy này. Đối với các chi phí khác như: mua sắm TSCĐ, văn phòng phẩm, điện nước, điện thoại... Công ty thường thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng hoặc tiền mặt. Công ty chỉ có quan hệ thanh toán với các người bán trong nước và không phát sinh quan hệ thanh toán với người bán nước ngoài và bằng ngoại tệ. Đối tượng thanh toán Với hoạt động mua hàng, đối tượng thanh toán chủ yếu của Công ty là sáu công ty xi măng thuộc Tổng công ty Xi măng Việt Nam, đó là: Công ty Xi măng Hoàng Thạch, Công ty Xi măng Bỉm Sơn, Công ty Xi măng Bút Sơn, Công ty Xi măng Tam Điệp, Công ty Xi măng Hải Phòng và Công ty Xi măng Hoàng Mai; với bốn loại xi măng chính là: Xi măng bao PCB30, xi măng bao PCB40, xi măng rời PCB30, xi măng rời PCB40; và giá mua là do Tổng công ty quy định cho từng loại xi măng. Trong tương lai sau khi cổ phần hoá, Công ty có kế hoạch mua xi măng của các công ty như: Chinfon, Nghi Sơn, Phúc Sơn… Ngoài ra, riêng chi phí vận chuyển xi măng đã chiếm khoảng 10% tổng chi phí của Công ty do đó quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển rất quan trọng đối với Công ty. Công ty còn có quan hệ thanh toán với các công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển như: Công ty TNHH Hồng Hà, Công ty TNHH Thành Nam, Công ty TNHH Thanh Bình, Công ty TNHH Anh Vũ, Công ty TNHH Thái Hà, Công ty cổ phần Vận tải An Châu, Công ty TNHH Sơn Lộc, Xí nghiệp Tập thể cổ phần Cường Thịnh, Công ty Quản lý đường sắt Hà Hải... 2.2.1.2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty Chứng từ sử dụng trong hạch toán thanh toán với người bán tại Công ty Nghiệp vụ thanh toán với người bán của Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng phát sinh bao gồm thanh toán với các nhà cung cấp xi măng, các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển và một số nhà cung cấp khác. Hệ thống chứng từ làm cơ sở cho quá trình hạch toán thanh toán với người bán của Công ty bao gồm các chứng từ sau: - Các chứng từ mua hàng: Hợp đồng mua hàng, Phiếu xuất kho của người bán, Hoá đơn tài chính, Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng, Phiếu kiểm nghiệm chất lượng hàng hoá, Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận TSCĐ... - Các chứng từ thanh toán công nợ với người bán: Biên bản nhận nợ, Giấy báo Nợ của ngân hàng, Uỷ nhiệm chi, Phiếu chi... Ví dụ 1: Ngày 15/01/2006, Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng ký hợp đồng mua xi măng của Công ty Xi măng Hoàng Thạch. Mặt hàng xi măng Hoàng Thạch PCB40. Số lượng 500 tấn, đơn giá 680.000 đồng/tấn, thuế suất thuế GTGt 10%. Phương thức thanh toán: trả chậm sau 30 ngày kể từ ngày nhận hàng, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Ngày giao hàng 05/11/2006. Các chứng từ Công ty sử dụng để hạch toán ban đầu nghiệp vụ thanh toán với Công ty Xi măng Hoàng Thạch là: Hợp đồng mua bán hàng hoá, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Uỷ nhiệm chi, Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hoá. Hoá đơn GTGT được trình bày như mẫu dưới đây. TỔNG CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG MP/2006B Liên 3: Giao cho khách hàng 00657 Ngày 05 tháng 11 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty Xi măng Hoàng Thạch Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Mã số thuế: 0101420201 Họ tên người mua: Ông Thành Tên đơn vị: Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng Địa chỉ: 348 đường Giải Phóng quận Thanh Xuân - Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán MS thuế: 0100105694 STT Tên hàng hoá,dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 500 680.000 340.000.000 Cộng tiền hàng: 340.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 34.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 374.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bẩy mươi tư triệu đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Biểu 2.1. Hoá đơn giá trị gia tăng Trình tự luân chuyển chứng từ thanh toán của nghiệp vụ này như sau: - Căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng hoá đã ký, nhân viên tại Trung tâm sô 7 sẽ thực hiện xúc tiến hợp đồng theo đúng thời hạn. Dựa vào hoá đơn GTGT được cung cấp ngày 05/11/2006 từ nhà cung cấp, kế toán tại các trung tâm 7 ghi vào Sổ chi tiết tài khoản 331 chi tiết cho người bán “Phải trả Công ty Xi măng Hoàng Thạch”. Đến cuối tháng Kế toán thanh toán tại Văn phòng công ty tổng hợp số liệu từ Trung tâm 7 để vào Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 331. Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty Tài khoản sử dụng Tài khoản được kế toán sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty là TK 331. Để thuận tiện cho việc hạch toán, tất cả các chi phí phát sinh từ mua xi măng, chi phí vận chuyển bốc dỡ, mua TSCĐ được Công ty hạch toán vào tài khoản 331 trước rồi mới tất toán từ bên Có tài khoản 111, 112 sang bên Nợ tài khoản 331. TK 331 được Công ty mở thêm các tài khoản chi tiết sau: - TK3311: Phải trả cho các doanh nghiệp trong Tổng công ty, tài khoản này được chi tiết thành sáu tài khoản tương ứng với sáu nhà cung cấp