Luận văn Kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội

0, 4500... Sợi sau khi đã nhuộm thành các beam sợi màu có tổng số sợi tùy theo yêu cầu của loại vải được đưa lên máy dệt. Lúc này sợi mộc được đưa vào làm sợi ngang và dệt thành vải mộc. Vải sau khi dệt xong lại tiếp tục được đưa vào máy để hoàn thiện các chỉ tiêu kỹ thuật mà Tổng Công ty và khách hàng đề ra. Cuối cùng, vải sau khi hoàn tất trở thành thành phẩm, được tiến hành kiểm tra ngoại quan và phân thành các loại tùy theo chất lượng của vải trước khi được đóng kiện, nhập kho. 2.1.4.2. Mô hình tổ chức Sản xuất – Kinh doanh Theo xu hướng chuyên môn hóa tính chất của sản phẩm, hệ thống được sắp xếp theo thứ tự gia công thẳng sản phẩm, sản xuất theo một quy trình công nghệ khép kín và tổ chức sản xuất theo sự chuyên môn hóa công nghệ nội bộ của từng nhà máy. Hình thức gia công sản phẩm thẳng này đã giúp cho việc làm giảm chi phí vận chuyển nội bộ, dễ cân bằng năng lực sản xuất, giảm bán thành phẩm hỏng hóc trong quá trình sản xuất kinh doanh, tuy nhiên nó lại tỏ ra không linh hoạt khi có sự thanh đổi sản phẩm. Do đó không thể đáp ứng được nhu cầu cho các đơn vị gia công nhỏ, lẻ mà lại khó tính về chất lượng cũng như mẫu mã hàng hóa. Việc sản xuất được tổ chức theo một quy trình công nghệ khép kín, có sự chuyên môn hóa công nghệ nội bộ trong từng nhà máy. Chính điều này đã khắc phục nhược điểm nêu ở trên, làm tăng sự linh hoạt khi thay đổi từng loạt sản phẩm theo những đơn đặt hàng lớn. Tổng Công ty có nhièu loại dây chuyền để sản xuất ba chủng loại hàng chính là sợi, vải thành phẩm và sản phẩm may. Các dây chuyền ở đây chủ yếu là các dây chuyền sản xuất liên tục. Sản phẩm hình thành là kết quả của quá trình chế biến từ khi đưa nguyên vật liệu ở khâu đầu vào cho đến khi được thành phẩm tạo thành một chu trình khép kín. Các bộ phận sản xuất cũng được chuyên môn hóa. Mỗi máy chỉ làm một công việc nhất định, và người đứng máy cũng được chuyên môn hóa. Điều này đã góp phần không nhỏ vào việc tăng năng suất lao động. Kết cấu sản xuất của Tổng Công ty bao gồm: 02 nhà máy sản xuất sợi là Nhà máy Sợi Hà Nội và Nhà máy Sợi Vinh thuộc Công ty cổ phần Hoàng Thị Loan. 03 nhà máy dệt nhuộm bao gồm nhà máy dệt nhuộm, nhà máy dệt vải Denim và Công ty cổ phần Dệt Hà Đông. 05 nhà máy sản xuất hàng may mặc gồm Nhà máy may 1, Nhà máy may 2, Nhà máy may 3, Nhà máy may thời trang và Công ty cổ phần may Đông Mỹ. Bên cạnh đó, Tổng Công ty còn có một bộ phận phụ trợ đó là Trung tâm Cơ khí tự động hóa với chức năng sản xuất các sản phẩm phụ như lõi ống, sáp nến phục vụ cho nhà máy sợi và sản xuất gia công phụ tùng cơ kiện cho các thiết bị của đơn vị.(Hình 5) 2.1.5. Đặc điểm tổ chức quản lý của Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội 2.1.5.1. Cơ cấu quản lý của Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội được quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, với chế độ một thủ trưởng trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ của tập thể người lao động và được hình thành theo ba cấp quản lý: Cấp Công ty: bao gồm ban giám đốc, giám đốc điều hành Cấp phòng, ban chức năng Cấp nhà máy và các công ty con cổ phần Kho nguyên liệu Nhà máy sợi Hà nội, Công ty cổ phần Hoàng Thị Loan và công ty cổ phần dệt Hà Đông Kho thành phẩm sợi Nhà máy dệt nhuộm Nhà máy dệt Denim Công ty cổ phần dệt Hà đông Kho thành phẩm vải Nhà máy: May 1, May 2, May 3, May thời trang, Công ty Cổ phần May Đông Mỹ Kho thành phẩm may Nhà máy cơ khí Bộ phận vận chuyển Nhà máy động lực Trạm điện 35 kV Hình 1.4: Sơ đồ kết cấu sản xuất của công ty. Giám đốc Điều hành kiêm Giám đốc Công ty Dệt May HTL TỔNG GIÁM ĐỐC Phó Tổng Giám đốc Điều hành Sợi Giám đốc Điều hành Dệt Nhuộm Giám đốc Điều hành Tiêu thụ nội địa kiêm Giám đốc HANOSIMEX-DMG Giám đốc Điều hành Công tác XNK Phó Tổng Giám đốc Điều hành May Đại diện lãnh đạo Hệ thống quản lý Chất lượng và Hệ thống quản lý TNXH Giám đốc Điều hành Quản trị Hành chính Phòng Kế hoạch thị trường TT TN & KTCLSP Phòng kỹ thuật đầu tư Phòng Kế toán tài chính Phòng Xuất Nhập khẩu Phòng Tổ chức hành chính Đại diện lãnh đạo về sức khỏe và an toàn Nhà máy May 1 Nhà máy May 2 Nhà máy May 3 Nhà máy May Thời trang Nhà máy Sợi Trung tâm cơ khí tự động hóa Trung tâm Đào tạo Công nhân may Nhà máy Dệt nhuộm Nhà máy Dệt Denim Phòng Thương mại Siêu thị VINATEX Hà Đông VINATEX Hải Phòng HANOSIMEX DMG HANOSIMEX HDT Phòng đời sống Trung tâm y tế Hình 1.5: Sơ đồ bộ máy quản lý trong Công ty GHI CHÚ : Điều hành trực tuyến Điều hành quản lý Hệ thống chất lượng và hệ thống tự nhiên xã hội Quản lý vốn của HANOSIMEX tại các Công ty cổ phần thông qua người đại diện 2.1.5.2. Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý trong Tổng Công ty: - Tổng Giám Đốc: Tổng Giám Đốc có chức năng quản lý và điều hành mọi hoạt động của Tổng Công ty. Để thực hiện tốt chức năng trên, Tổng Giám Đốc phải hoàn thành nhiều nhiệm vụ như tiếp nhận và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực do Tập đoàn Dệt May Việt Nam giao; xây dựng các chiến lược phát triển, dự án đầu tư, hợp tác, liên doanh liên kết; báo cáo Tập đoàn Dệt May Việt Nam và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; thành lập và chỉ đạo Hội đồng tư vấn về các lĩnh vực cần thiết cho công tác quản lý điều hành mọi hoạt động của Công ty; đề ra các chính sách và mục tiêu chất lượng thích hợp trong từng thời kỳ; phê duyệt các hợp đồng kinh tế; chủ trì các cuộc họp,..... - Phó Tổng Giám Đốc Điều hành May: phó Tổng Giám Đốc Điều hành May có chức năng quản lý, điều hành công tác kỹ thuật, sản xuất, đầu tư và môi trường thuộc lĩnh vực may và Trung tâm Đào tạo công nhân may, đồng thời thay mặt Tổng Giám Đốc điều hành việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO-9000, hệ thống trách nhiệm xã hội SA8000, WRAP. Để thực hiện chức năng trên, Phó Tổng Giám Đốc điều hành May có nhiệm vụ điều hành trong các lĩnh vực sản xuất kỹ thuật, hệ thống chất lượng, hệ thống trách nhiệm xã hội và đại diện phần vốn Nhà nước tại Công ty Cổ phần May Đông Mỹ HANOSIMEX. - Giám đốc Điều hành Dệt – Nhuộm: có chức năng quản lý, điều hành công tác kỹ thuật, sản xuất, đầu tư và môi trường thuộc lĩnh vực Dệt nhuôm, hoạt động của Trung tâm cơ khí tự động hóa. - Giám đốc Điều hành Sợi: có chức năng quản lý, điều hành công tác kỹ thuật, sản xuất, đầu tư và môi trường thuộc lĩnh vực sợi. - Giám đốc Điều hành Quản trị Nguồn nhân lực và Hành chính: có chức năng quản lý, điều hành lĩnh vực lao động tiền lương, chế độ, chính sách, bảo vệ quân sự, đời sống, hành chính. - Giám đốc Điều hành Công tác Xuất – Nhập khẩu: có chức năng quản lý điều hành các công việc liên quan đến lĩnh vực Xuất Nhập khẩu, công tác Hợp tác Quốc tế. - Giám đốc Điều hành Tiêu thụ nội địa: Có chức năng quản lý, điều hành lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm may nội địa; hoạt động kinh doanh Siêu thị Tổng hợp; Kiểm tra, đánh giá doanh nghiệp. 2.1.5.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban chức năng Để giúp Ban Giám đốc quản lý chặt chẽ và hiệu quả toàn bộ doanh nghiệp, Công ty còn tổ chức ra các phòng, ban chức năng với những nhiệm vụ cơ bản như sau: - Phòng Kế toán –Tài chính: Quản lý nguồn vốn và quỹ của doanh nghiệp; thực hiện công tác tín dụng; kiểm tra phân tích kết quả sản xuất kinh doanh; phụ trách cân đối thu chi, báo cáo quyết toán; tính và trả lương cho công nhân, đồng thời thực hiện các nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước. - Phòng Xuất – Nhập khẩu: nghiên cứu và đánh giá thị trường, bạn hàng xuất, nhập khẩu, từ đó giúp lãnh đạo công ty có thêm những thông tin cần thiết trong định hướng phát triển hàng xuất khẩu. - Phòng Tổ chức Hành chính: tham mưu cho Tổng Giám Đốc về lĩnh vực tổ chức cán bộ, đào tạo lao động; tiền lương; các chế độ chính sách quản lý hành chính, quản lý lao động trong công ty; đồng thời tuyển dụng, đào tạo, bố trí, sắp xếp lao động, hướng dẫn các nhà máy thực hiện việc trả lương và chế độ chính sách. - Phòng Kỹ thuật - Đầu tư: xây dựng các chiến lược đầu tư trước mắt và lâu dài cho Tổng Công ty; thiết kế mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm theo yêu cầu và thị hiếu của khách hàng; xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật công nghệ đồng thời hướng dẫn công nhân thực hiện công nghệ mới. - Phòng Kế hoạch – Thị trường: Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện sản xuất từ khâu cung ứng và quản lý vật tư đến khâu tiêu thụ sản phẩm nội địa cũng như xuất khẩu; thực hiện Marketing tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nước cùng với các phế liệu của công ty. - Phòng Thương mại: nghiên cứu, tìm hiểu và dự đoán sự phát triển của thị trường; đề ra các biện pháp xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đồng thời tổ chức tham gia các hoạt động tiếp thị, quảng cáo cho sản phẩm của công ty trên thị trường cả nước. - Phòng KCS: nghiên cứu và đề ra các biện pháp, phương pháp quản lý chất lượng tiên tiến tác động kịp thời vào sản xuất; tham gia xây dựng áp dụng chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. - Phòng đời sống: phục vụ ăn uống cho cán bộ công nhân viên trong thời gian làm việc; quản lý cây xanh và chịu trách nhiệm về vệ sinh mặt bằng khuôn viên trong công ty. - Trung tâm y tế: Chăm lo sức khỏe cho cán bộ công nhân viên trong công ty, tham mưu cho lãnh đạo về việc bảo đảm môi trường làm việc nhằm nâng cao sức khỏe cho người lao động Giữa các phòng, ban luôn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đảm bảo cho hoạt động của hệ thống được diễn ra liên tục, đồng bộ, nhịp nhàng, thuận lợi và hiệu quả. 2.1.6. Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán 2.1.6.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà bộ máy kế toán trong Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, có sự phân cấp về mặt tài chính. Tại đây, mmỗi nhà máy lại có một bộ phận kế toán riêng. Việc hạch toán tại các nhà máy bao gồm việc ghi chép, lập chứng từ ban đầu; thu thập và kiểm tra chứng từ; định kỳ tiến hành chuyển chứng từ về phòng tài vụ của công ty. Tại phòng tài vụ, các chứng từ ban đầu ssẽ được kiểm tra, phân loại và đưa vào xử lý, cung cấp thông tin đầu ra phục vụ hiệu quả cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. (Hình 2.1) 2.1.6.2. Lao động kế toán và phân công lao động kế toán Tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội, phòng tài chính kế toán là một phòng độc lập, trực tiếp nhận sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc. Phòng có 22 người, và có sự chuyên môn hóa công việc theo từng công việc kế toán cụ thể. Kế toán trưởng: tham mưu cho Tổng Giám đốc trong công tác kế toán tài chính của đơn vị; điều hành toàn bộ hoạt động của phòng kế toán tài chính theo chức năng và nhiệm vụ được giao; tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của Doanh nghiệp; tổ chức hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quá trình phản ánh các hoạt động tài chính cũng như sự tuân thủ chế độ kế toán, chế độ kinh tế tài chính trong doanh nghiệp; tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất kinh doanh, xây dựng chiến lược sản phẩm; tổ chức bảo quản và lưu trữ chững từ kế toán; tổ chức kiểm tra kiểm soát việc thực hiện kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính của doanh nghiệp; định kỳ báo cáo tình hình với Tổng Giám đốc và cơ quan quản lý cấp trên về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở các số liệu ghi chép thực tế. Phó phòng I: Có chức năng giúp việc cho Kế toán trưởng và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực như khoán chi phí; tham gia hội đồng sáng kiến, duyệt mẫu; tham mưu cho lãnh đạo công ty về giá cả trong việc ký kết hợp đồng bán sản phẩm; ký duyệt mua sắm vật tư, nguyên vật liệu; tính toán hiệu quả đầu tư, liên hệ và làm việc với Quỹ hỗ trợ phát triển. Phó phòng kế toán I Phó phòng kế toán II Kế toán nguyên vật liệu Kế toán thanh toán, công nợ Kế toán TSCĐ Kế toán xây dựng cơ bản Kế toán tiền lương, BHXH Kế toán giá thành Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán Siêu thị Hà Đông Kế toán trưởng Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy kế toán trong Công ty Phó phòng II: có chức năng giúp việc cho Kế toán trưởng và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực như công tác kết toán tài chính tại Siêu thị VINATEX Hà Đông, có sự phối hợp với Công ty Kinh doanh Thời trang; công tác hạch toán kế toán của siêu thị, việc thực hiện nghĩa vụ với cơ quan thuế địa phương, việc báo cáo định kỳ với cơ quan cấp trên; việc kiểm tra và ký duyệt giá gia công in, gia công sản phẩm dệt, sản phẩm may mặc; việc hạch toán tại Trung tâm cơ khí tự động hóa;... Kế toán nguyên vật liệu: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập và xuất kho các loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ. Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu, chi quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập kho vật tư hàng hóa mua về và tình hình thanh toán các khoản phải trả người bán về việc mua số vật tư hàng hóa này. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: có nhiệm vụ theo dõi, tính ra các khoản lương phải trả và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ), các khoản chi trả cho nhân viên theo chế độ, các khoản thưởng cho công nhân viên. Kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh tình hình hiện có và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động tăng, giảm tài sản cố định. Kế toán giá thành: có nhiệm vụ theo dõi và ghi chép vào sổ tập hợp chi phí chi tiết cho từng nhà máy, phân xưởng; phân bổ chi phí sản xuất chung và tính giá thành cho từng sản phẩm, mặt hàng cụ thể căn cứ vào số liệu có trong các bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ tiền lương,...và các nhật ký chứng từ có liên quan. Kế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập – xuất kho thành phẩm; việc tiêu thụ sản phẩm và theo dõi tình hình công nợ đối với khách hàng. Kế toán xây dựng cơ bản: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn tài sản cố định; tiến hành đánh giá, so sánh giá dự toán với chi phí thực tế bỏ ra; hoạt động xây dựng cơ bản của công ty theo phương thức giao thầu. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt, đồng thời trực tiếp thực hiện việc thu, chi tiền mặt. Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp, cân đối các tài khoản có liên quan, từ đó lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước, dựa trên các nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ, do các kế toán viên phần hành phụ trách. Kế toán Siêu thị Hà Đông: có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh việc nhập – xuất hàng hóa cũng như tình hình tiêu thụ các mặt hàng, sản phẩm của Công ty tại siêu thị; đồng thời phải thực hiện việc báo cáo thường xuyên và định kỳ về hoạt động kinh doanh của Siêu thị. 2.2. MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM VỀ KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY TẠI TỔNG CÔNG TY DỆT – MAY HÀ NỘI 2.2.1. Giới thiệu phần mềm kế toán máy Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy vi tính. Bằng cách sử dụng phần mềm kế toán, người dùng có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì số dư các tài khoản cũng như chuẩn bị các báo cáo về thông tin tài chính. Hiện nay, để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho lao động kế toán, rất nhiều phần mềm kế toán đã lần lượt ra đời. Trong đó có những phần mềm kế toán do Việt Nam sản xuất như Fast Accounting, Effect, KTSYS, Exact Enterprise, SQL, AccNet. Chúng đều có giao diện thân thiện và Việt hoá, giá cả phù hợp, bảo trì thuận tiện và tỏ ra phù hợp với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp cho doanh nghiệp mình phải dựa trên nhu cầu, hoàn cảnh và đặc điểm của doanh nghiệp. Tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội, phần mềm kế toán được lựa chọn chính là phần mềm Fast Accouting với những tính năng ưu việt như: Thứ nhất, quản lý chi tiết hàng hoá, vật tư theo số lượng, giá trị danh điểm vật tư theo yêu cầu quản lý. Thông báo số lượng và tính toán đơn giá vốn bình quân của hàng tồn kho tại thời điểm xuất. Thứ hai, có thể tự động hạch toán riêng các khoản tìên lương phải trả, lương đã trả, lương cấp bậc và các khoản trích theo lương theo quy định của Nhà nước. Thứ ba, tính giá thành chi tiết đến từng sản phẩm, hàng hoá theo các khoản mục chi phí đúng theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Thứ tư, hạch toán chi tiết từng loại, từng khoản doanh thu của từng mặt hàng, bộ phận sản xuất kinh doanh theo từng hợo đồng. Thứ năm, thực hiện phân bổ và kết chuyển chi phí; thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ theo đúng tiêu chuẩn mà đơn vị đã lựa chọn. Thứ sáu, tự động tính thuế VAT đầu vào, thuế VAT đầu ra và tách các bút toán thuế VAT chi tiết theo từng hoá đơn, mã số thuế của khách hàng. Thứ bảy, lập các báo cáo tổng hợp và chi tiết, báo cáo Nhập – Xuất – Tồn cho từng kho hàng, nhóm hàng, mặt hàng. Về cơ bản, phần mềm Fast Accounting có thể đáp ứng tốt yêu cầu quản lý và hạch toán tại doanh nghiệp; giúp cho hệ thống thông tin kế toán trở nên chính xác, kịp thời, làm cơ sở cho quá trình ra quyết định. 2.2.2. Hình thức kế toán đang áp dụng Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý cũng như yêu cầu hạch toán mà tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội, hình thức kế toán đang được áp dụng là hình thức “Nhật ký – Chứng từ”. Theo hình thức này, kế toán có thể tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Đồng thời với hình thức nhật ký chứng từ, kế toán còn có thể vừa theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, vừa theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế. Bên cạnh đó, hình thức kế toán nhật ký chứng từ còn kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, trên cơ sở cùng một sổ kế toán, thậm chí trong cùng một lần ghi chép. Với những ưu điểm trên, hình thức nhật ký chứng từ đã phần nào đáp ứng được nhu cầu xử lý thông tin nhanh nhẹn, chính xác và kịp thời của doanh nghiệp. Bằng việc vận dụng kế toán máy, có thể nối một lượng lớn công việc của kế toán đã được giảm nhẹ, nhưng hiệu quả công việc lại tăng lên đáng kể. Tuy nhiên trong điều kiện vận dụng kế toán máy, việc áp dụng hình thức kế toán nhật ký chúng từ cũng có những điểm đặc thù, khác với việc kế toán bằng sổ sách phổ thông thông thường. Nhìn chung, trình tự luân chuyển chứng từ trên máy vi tính được mô phỏng theo hình ... Với hình thức nhật ký chứng từ, kế toán sử dụng đầy đủ các loại nhật ký chứng từ, bảng kê theo quy định để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, cụ thể như sau: Thứ nhất, nhật ký chứng từ số 7 Nhật ký chứng từ số 7 được sử dụng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh (bao gồm TK 142, TK 152, TK 153, TK 154,...) và một số tài khoản đã phản ánh ở các nhật ký chứng từ khác nhưng có liên quan đến chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ. Đồng thời dùng để ghi nợ các TK 154, 621, 622, 627, 142, 2413, 335, 642. Nhật ký chứn từ số 7 bao gồm 3 phần: Phần 1 : Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp, phản ánh toàn bộ số phát sinh bên có của các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh. Phần 2: Chi phí sản xuất theo yếu tố. Phần 3: Luân chuyển nội bộ, không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Phần mềm kế toán Máy vi tính Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra In sổ sách, báo cáo cuối tháng, cuối năm Hình 2.2. Sơ đồ luân chuyển chứng từ trên máy vi tính Thứ hai, bảng kê số 3: Bảng kê số 3 được dùng để tính giá thực tế nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Bảng kê này chỉ được sử dụng ở doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết vật liệu, bao gồm phần tổng hợp giá trị nguyên vật liệu nhập kho và phần chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán. Hệ số chênh lệch được tính theo công thức: Hệsốchênh lệch = Giá thực tế vật liệutồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệunhập kho trong kỳ Giá hạch toán vật liệutồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập kho trong kỳ Giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trong tháng sẽ được xác định bằng giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo giá hạch toán (ở bảng kê số 2- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) nhân với hệ số chênh lệch trên bảng kê số 3. Thứ ba, bảng kê số 4. Bảng kê này được dùng để tổng hợp số phát sinh bên có các TK 152, 153, 154, 142, 214, 241, 334, 335, 338, 621, 622, 627 đối ứng nợ với các TK 154, 621, 622, 627. Cơ sở để ghi vào bảng kê số 4 là các bảng phân bổ số 1, bảng phân bổ số 2, bảng phân bổ số 3, các bảng kê và các nhật ký chứng từ có liên quan. Số liệu tổng hợp của bảng kê số 4 sau khi khoa sổ vào cuối tháng hoặc cuối quý được dùng để ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Thứ tư, các bảng phân bổ. Bảng phân bổ được sử dụng để tập hợp các loại chi phí phát sinh nhiều lần và thường xuyên như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công,...hoặc các chi phí đòi hỏi phải tập hợp, tính toán và phân bổ như khấu hao tài sản cố định, lao vụ của các phân xưởng cung cấp lẫn cho nhau. Bảng phân bổ số 1 – Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Bảng này được sử dụng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả (gồm lương chính, lương phụ và các khoản khác), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động. Số liệu của bản phân bổ số 1 được sử dụng để ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ và các sổ kế toán có liên quan, đồng thời được sử dụng để tính giá thành thực tế sản phẩm, lao vụ dịch vụ hoàn thành. Bảng phân bổ số 2 – Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ. Đây là bảng phân bổ dùng để phản ánh giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thực tế và theo giá hạch toán, đồng thời phân bổ giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật liệu và hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng loại vật liệu lấy từ bảng kê số 3. Giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng phân bổ số 2 theo từng đối tượng sử dụng được dùng làm căn cứ để ghi vào bên có các TK 152, 153 của các bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ kế toán liên quan. Số liệu của bảng phân bổ số 2 đồng thời được sử dụng để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. Bảng phân bổ số 3 – Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Bảng này được dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng TSCĐ hàng tháng. Cơ sở để lậơ bảng phân bổ số 3 là: dòng khấu hao đã tính tháng trước (lấy từ bảng p hân bổ số 3 tháng trước); các dòng số khấu hao TSCĐ tăng, giảm tháng này được phản ánh chi tiết cho từng TSCĐ có liên quan đến số tăng, giảm khấu hao TSCĐ theo chế độ quy định hiện hành về khấu hao TSCĐ; dòng số khấu hao tháng này được tính bằng số khấu hao tính tháng trước cộng với số khấu hao tăng, trừ đi số khấu hao giảm trong tháng. Số khấu hao phải tính tháng này trên bảng phân bổ số 3 được sử dụng để ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ kế toán có liên quan (cột ghi Có TK 214) , đồng thời được sử dụng để tính khối lượng sản phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành. Bên cạnh đó kế toán còn sử dụng các loại chứng từ như biên bản hoàn thành, giao nhận sản phẩm; phiếu nhập, xuất công cụ dụng cụ. Với một tổng công ty Nhà nước có quy mô lớn như Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội thì việc áp dụng máy vi tính vào quản lý hạch toán là một nhu cầu bức thiết, giúp mang lại hiệu quả cao trong công việc. Với phần mềm kế toán đang sử dụng là Fast Accounting (đã được nâng cấp và cải tiến sao cho phù hợp với đặc thù về sản xuất kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp), trong quá trình hạch toán, việc quan trọng nhất là khâu thu thập, xử lý phân loại chứng từ và định khoản kế toán. Đây là khâu đầu tiên và cũng là khâu quan trọng nhất vì mọi công việc tính toán, xử lý thông tin, đưa ra các bảng biểu, báo cáo máy tính đã thực hiện một cách tự động. Nhiệm vụ của kế toán chỉ còn là phải vào dữ liệu sao cho thật đầy đủ và chính xác. 2.2.3. Một số chính sách kế toán đang áp dụng; quy trình kế toán tập chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trên máy vi tính Hiện nay, doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Nhà nước với kỳ hạch toán là một quý một lần. Tổng Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá hàng tồn kho xuất dùng được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền, theo giá thực tế đích danh. Giá trị sản phẩm dở dang được tính theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, trên cơ sở kiểm kê xác định số lượng nguyên vật liệu đang trên dây chuyền sản xuất hoặc đang trong giai đoạn công nghệ. Kế toán tiến hành t