Luận văn Kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Vận Tải Quốc Tế Nam Việt

ính. 1.5.4. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Hoá đơn GTGT, PNK, PXK NVL - CCDC Bảng phân bổ NVL - CCDC Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL - CCDC CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái TK 152, 153 (TK 611) Bảng tổng hợp chi tiết NVL - CCDC Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng - Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC đã được kiểm tra để dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng làm căn cứ để ghi sổ cái TK 152, 153 (TK 611). Các hoá đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC sau khi làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ còn được dùng để làm căn cứ ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL – CCDC. - Cuối tháng phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế PS trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số PS Nợ, tổng số PS Có và số dư của từng TK 152, 153 trên sổ cái TK 152, 153. Căn cứ vào sổ cái TK 152, 153 để lập bảng cân đối số PS. - Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái TK 152, 153 và bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL – CCDC) được dùng để lập báo cáo tài chính. - Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số PS Nợ và tổng số PS Có của tất cả các TK trên bảng cân đối số PS phải bằng nhau và bẳng tổng số tiền PS trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của tất cả các TK trên bảng cân đối số PS phải bằng nhau và số dư của TK 152, 153 trên bảng cân đối số PS phải bằng số dư của TK 152, 153 tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC. 1.5.5.Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI Phần mềm kế toán SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị MÁY VI TÍNH Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các hoá đơn GTGT , PNK, PXK NVL – CCDC hoặc bảng tổng hợp NVL – CCDC đã được kiểm tra để dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định TK 152, 153 ghi Nợ và TK 152, 153 ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. - Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái TK 152, 153), và các sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL – CCDC. - Cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu với số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể làm kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo ra giấy. - Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp (sổ cái TK 152, 153…) và sổ kế toán chi tiết NVL – CCDC được in ra giấy đóng thành quyển, trình kế toán trưởng ký và lưu lại CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL – CCDC TẠI CÔNG TY 2.1.Giới thiệu khái quát về Công Ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Công ty Vận Tải Quốc Tế Nam Việt được thành lập theo GĐKKD số 0309748880 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư Tp. Hồ Chí Minh cấp ngày 20/01/2005. Kinh doanh ngành nghề sản xuất sản phẩm gỗ cao cấp, vận tải hành hóa ven biển và viễn dương. Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa. Giao nhận hàng hóa, thu, phát các chứng từ vận tải và vận đơn, hoạt động của đại lý liên quan khác như : Bao gói hàng hóa nhằm mục đích bảo vệ hàng hóa trên đường vận chuyển, dỡ hàng hóa, lấy mẫu, cân hàng hóa, chuyển phát. Ngày 01/01/2009 được bổ sung ngành nghề xây lắp công trình Tên giao dịch Quốc tế: NAM VIET INTERNATIONAL TRANSPORT COMPANY LIMITED Trụ sở chính đặt tại: 5B/2 Nguyễn Trung Trực,Phường 5, Quận Bình Thạnh, TP.HCM Điện thoại : 08 35500939 Fax : 08 35150607 MST : 0123579852 Ngành nghề kinh doanh: - Sản xuất gia công và kinh doanh hàng mộc gia dụng như : bàn, ghế, tủ, giường và các vật dụng bằng gỗ khác, nhận thầu các công trình xây dựng cơ bản Phần lớn các sản phẩm của công ty làm ra đều được phục vụ xuất khẩu. Kinh doanh sản xuất sản phẩm gỗ, mua bán, xuất nhập khẩu hàng hoá trong và ngoài nước. - Xuất khẩu: các mặt hàng nông sản, kinh doanh hàng may mặc, hàng mỹ nghệ, gốm sứ, hàng tiêu dùng, hàng nhựa, lắp ráp xe gắn máy. - Nhập khẩu: các loại máy móc phục vụ cho nông nghiệp. Các loại công cụ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, xây dụng, các loại xe máy, xe tải, xe chuyên dùng… - Sản xuất cơ khí tiêu dùng, lắp ráp xe gắn máy, làm đại lý bán hàng dịch vụ khách sạn và bán hàng tại khách sạn. - Nhận thầu các công trình xây dựng cơ bản - Việc mở rộng ngành nghề kinh doanh, các mặt hàng mới đã giúp cho Công ty chủ động mở rộng được thị trường, thu hút thêm nhiều khách hàng, khai thác được các điều kiện cơ sở vật chất, vốn, trí tuệ, con người để có thể cạnh tranh và tự đứng vững được trong nền kinh tế thị trường hiện nay. - Công ty Nam Việt là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán độc lập, có tài khoản tại Ngân Hàng (kể cả tài khoản ngoại tệ), có con dấu riêng và thực hiện các hoạt động kinh doanh đã đăng ký trong giấp phép. - Trước mắt công ty chủ yếu hoạt động ngành xây dựng nên vốn đầu tư tương đối lớn, vốn kinh doanh dựa vào vốn vay ngân hàng. Với mong muốn mở rộng ngành hàng, đa dạng hoá ngành nghề, tìm kiếm thêm khách hàng kinh doanh mới, Công ty đã mạnh dạn bổ sung thêm ngành hàng như trên. 2.1.2.Giới thiệu cơ cấu tổ chức Công ty 2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của Công ty - Sơ đồ tổ chức : Giám Đốc P.GĐ Kỹ thuật P.GĐ Sản xuất Phòng Kỹ thuật - KCS Phòng HC-KH P.GĐ Kỹ thuật PX gỗ Bộ phận KCS kiểm tra chất lượng an toàn lao động Cán bộ kỹ thuật Bộ phận tiếp liệu thủ kho Cán bộ phụ trách nhân lực, đời sống, bảo vệ Các tổ nề Các tổ mộc cốp pha Tổ cốt thép Tổ điện nước Tổ mộc hoàn thiện Tổ hoàn thiện Tổ xây dựng * Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý của công ty: - Giám đốc :Chịu trách nhiệm toàn bộ và điều hành trực tiếp về quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh ngiệp, giúp cho giám đốc điều hành là 3 phó giám đốc. Các phó giám đốc có trách nhiệm cung cấp thông tin giúp giám đốc ra quyết định một cách chính xác kịp thời. Bộ máy quản lý của công ty gồm 3 phòng ban và các bộ phận, đội và phân xưởng sản xuất. - Các phòng chức năng: Thực hiện nhiệm vụ chức năng tham mưu cho giám đốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh về từng mặt, được sự điều hành của giám đốc và các phó giám đốc. - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý sử dụng lao động, an toàn lao động, quản lý hồ sơ, quản lý con dấu của công ty. Phụ trách công tác thi đua khen thưởng, bảo vệ tài sản của công ty, chăm lo sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên... và các mặt hành chính của công ty. - Phòng kế toán: Giúp giám đốc về công tác sử dụng vốn và tài sản, tổ chức hạch toán toàn bộ quá trình SXKD, lập báo cáo tài chính, thực hiện chức năng giám sát bằng tiền trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tại công ty bộ máy kế toán của công ty được phân công, với các lao động kế toán làm việc đầy đủ với phần hành kế toán, bao gồm: + Kế toán thanh toán và ngân hàng + Kế toán thuế và tiền lương – BHXH. + Kế toán vật tư và tổng hợp chi phí tính giá thành xác định kết quả. Việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty như trên là phù hợp với điều kiện của công ty, đảm bảo được tính khả thi của chế độ kế toán trong thực tiễn hoạt động của công ty, giúp ích cho việc cung cấp thông tin cho quản lý và nâng cao SXKD. Trên góc độ tổ chức công tác kế toán, việc tổ chức bộ máy kế toán như trên đảm bảo nguyên tắc đối chiếu, kiểm tra của kế toán và không vi phạm nguyên tắc. - Phòng kỹ thuât: Tổ chức kiểm tra các tổ, đội thành viên, về tiến độ công việc, đào tạo công nhân kỹ thuật, tổ chức nâng bậc cho công nhân, thương thảo hợp đồng xuất nhập khẩu - Phân xưởng: Phải tự mình đảm nhận kế hoạch và đảm bảo kỹ thuật, tiến độ sản xuất, thực hiện SXKD với kết quả cao nhất, với chi phí thấp nhất và chịu sự chỉ đạo của Ban giám đốc, đồng thời đảm nhận chức năng cung cấp thông tin cần thiết cho các phòng ban có liên quan khi có yêu cầu 2.1.3. Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty 2.1.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty - Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN Kế toán thanh toán nội bộ Kế toán tổng hợp Kế toán thuế và tiền lương Thủ quỹ Kế toán phân xưởng *Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán: -Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán trong công ty đều được tiến hành tập trung tại phòng kế toán, không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu, thu nhập chứng từ và chuyển về phòng kế toán tập trung. *Phòng kế toán công ty chia thành 5 bộ phận. -Bộ phận kế toán vật tư, tài sản cố định, thống kê sản lượng có nhiệm vụ: ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, nhập – xuất – tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ. Ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tăng giảm TSCĐ, tình hình trích khấu hao và phân bổ khấu hao vào quá trình SXKD của công ty, báo cáo thống kê định kỳ. -Bộ phận kế toán thanh toán , lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, kế toán vốn bằng tiền : có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, các khoản thanh toán với người bán , tổng hợp số liệu từ các đội gửi lên để phối hợp với các bộ phận khác tính toán lương , phụ cấp cho CBCNV, trích BHXH theo chế độ quy định. -Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thủ quỹ: có nhiệm vụ tập hợp tất cả các chi phí để tính giá thành cho từng công trình và cùng với kế toán vốn bằng tiền tiến hành thu - chi và theo dõi chặt chẽ các khoản thu - chi tiền mặt. -Bộ phận kế toán thuế, công nợ : Bộ phận này có nhiệm vụ tập hợp các loại thuế để thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, thanh toán các khoản phải trả, thống kê tổng số và báo cáo lợi nhuận cho doanh nghiệp -Bộ phận kế toán tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu: có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu ở các bộ phận , phân tích kiểm tra và báo cáo với kế toán trưởng . Kế toán trưởng: Giúp việc cho Giám đốc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ sản xuất kinh doanh của công ty ..Báo cáo tình hình tài chính của công ty cho giám đốc. Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định.Hình thức tổ chức hệ thống kế toán bao gồm: số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp… kết cấu sổ, mối quan hệ, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu đó lập báo cáo kế toán. Để phù hợp với hệ thống kế toán của các nước đang phát triển, thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới ra ngày 20/03/2006. 2.1.3.2.Một số nội dung khác liên quan đến chế độ kế toán áp dụng tại Công ty Công ty thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp, ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐBTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng tài chính và các thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán của Bộ tài chính Công ty thực hiện kỳ kế toán theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm và báo cáo tài chính theo năm dương lịch Công ty thực hiện ghi sổ và lập báo cáo bằng đồng Việt Nam.Việc quy đổi, các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ sang đồng Việt Nam được thực hiện theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 10 “ảnh hưởng của sự thay đổi tỷ giá” Phương pháp kế toán hàng tồn kho: để đảm bảo và theo dõi cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời chính xác, công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp tính giá vật tư: công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: các tài sản cố định tại công ty sử dụng vào mục đích sản xuất, kinh doanh được tính theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Phương pháp kê khai và nộp thuế GTGT: công ty thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tình hình sử dụng máy vi tính trong đơn vị: Trong những mục tiêu cải cách hệ thống kế toán lâu nay của nhà nước là tạo điều kiện cho việc ứng dụng tin học vào hạch toán, kế toán bởi vì tin học đã và sẽ trở thành một trong những công cụ quản lý kinh tế hàng đầu trong khi đó Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt là một công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây lắp, trong tháng có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế PS cần ghi chép mà công việc kế toán chủ yếu được tiến hành bằng phần mềm Excell, do vậy các công thức tính toán khi sao chép từ sheet này sang sheet khác có thể bị sai lệch dòng dẫn đến đưa ra các báo cáo không chính xác làm cho chúng không được đưa ra một cách kịp thời, do vậy cần thiết phải sử dụng phần mềm kế toán vì: +Giảm bớt khối lượng ghi chép và tính toán +Tạo điều kiện cho việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng kịp thời về tình hình tài chính của công ty +Tạo niềm tin vào các báo cáo tài chính mà công ty cung cấp cho các đối tượng bên ngoài +Giúp các kế toán viên khỏi công việc tìm kiếm, kiểm tra số liệu trong việc tính toán, số học đơn giản nhàm chán để họ dành nhiều thời gian cho lao động sáng tạo của cán bộ quản lý. Sổ kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt là hình thức “NHẬT KÝ CHUNG” Hoá đơn GTGT, PNK, PXK NVL - CCDC Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL - CCDC Sổ cái TK 152, 153 (TK 611) Bảng tổng hợp chi tiết NVL - CCDC Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu 2.2.Thực trạng kế toán NVL - CCDC tại Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt 2.2.1.Chứng từ sổ sách sử dụng của Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt - Phiếu nhập kho - Hoá đơn giá trị gia tăng - Phiếu xuất kho - Bảng phân bổ vật liệu CCDC - Thẻ kho - Sổ chi tiết vật liệu CCDC Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu CCDC Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ nhật ký mua hàng Sổ nhật ký chung Sổ cái NVL – CCDC 2.2.2.Khái quát chung về NVL - CCDC tại Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt 2.2.2.1.Khái niệm NVL – CCDC: Nguyên vật liệu trong xây dựng của Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt như gạch, cát đá, xi măng, cát… Những loại nguyên vật liệu này thường được sử dụng để thi công xây dựng các hạng mục công trình Nguyên vật liệu trong sản xuất sản phẩm gổ như : gỗ các loại . . . Công cụ dụng cụ trong xây dựng của Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt là những tư liệu lao động có giá trị nhỏ hơn 10 triệu đồng và thời gian sử dụng dưới 1 năm thì gọi là công cụ dụng cụ. Ví dụ như các loại dàn giáo ván khuôn, máy khoan, máy cắt sắt, các loại quần áo và mũ chuyên dùng để làm việc. 2.2.2.2.Phân loại NVL – CCDC Phân loại NVL Căn cứ vào vai trò, tác dụng yêu cầu quản lý thì NVL được chia thành: Nguyên vật liệu chính: gạch, cát đá, xi măng, sắt thép, gỗ . . . Nguyên vật liệu phụ: vôi, dây thép buộc, sơn Nhiên liệu: xăng dầu Phụ tùng thay thế: các loại vật tư được sử dụng để thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng các loại máy móc thiết bị xây dựng cơ bản Phế liệu: là các loại vật liệu bị loại trừ, thanh lý, thu hồi như gạch vỡ, sắt vụn … *Phân loại CCDC Căn cứ vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết CCDC, được chia thành: Các loại quần áo bảo hộ lao động và mũ chuyên dùng cho hoạt động xây lắp để làm việc - Các loại máy khoan, máy cắt sắt, máy đầm… - Các loại máy nhào trộn bê tông - Các loại cuốc xẻng, bay, dao xây… 2.2.2.3.Tính giá NVL – CCDC 2.2.2.3.1.Đối với NVL – CCDC nhập kho: - Giá thực tế NVL – CCDC nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn, các khoản thuế không được hoàn lại, chi phí thu mua… trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại… Ví dụ 1 : Ngày 04 tháng 10 năm 2009, anh Nguyễn Văn A tại Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt mua xi măng của công ty cổ phần xi măng Hà Tiên 1 địa chỉ 360 Bến Chương Dương- Phường Cầu Kho – Quận 1 theo hoá đơn GTGT số 0045726. Giá mua chưa có thuế GTGT là 12.000.000đ, thuế suất GTGT 10%. Tổng thanh toán cho công ty cổ phần Hà Tiên 1 là 13.200.000đ, thanh toán bằng tiền mặt. Xi măng được nhập kho đủ số lượng theo PNK số 140 với số lượng là 200 bao. Tiền vận chuyển 300.000đ thanh toán bằng tiền mặt Vậy giá thực tế 200 bao xi măng nhập kho là: 13.200.000đ Ví dụ 2 : Ngày 15 tháng 10 năm 2009, anh Trần Thanh Hải ở Công ty TNHH Vận Tải quốc Nam Việt có mua 10 máy hàn điện của Công ty CPVLXD Minh Tâm tại địa chỉ 80 đường Gò Dầu - Tân Phú - Tp.HCM theo hoá đơn GTGT số 0067524, giá mua chưa có thuế GTGT là 20.000.000đ, thuế GTGT là 2.000.000đ, thuế suất GTGT10%, tổng thanh toán cho Công ty CPVLXD Minh Tâm là 22.000.000đ, đã thanh toán bằng TM. Mười (10) hàn điện được nhập kho đủ theo phiếu nhập kho số 150, tiền vận chuyển là 100.000đ Vậy giá thực tế 10 máy hàn điện nhập kho là: 22.000.000đ 2.2.2.3.2. Đối với NVL – CCDC xuất kho: Ví dụ 3 : Ngày 17 tháng 10 năm 2009, theo yêu cầu của công trình xử lý nước thải tại Củ Chi, công ty đã xuất kho cho công trình 150 bao xi măng, phiếu xuất kho 106 Vậy giá thực tế xi măng xuất kho là: 9.900.000đ Ví dụ 4 : Ngày 20 tháng 10 năm 2009 theo yêu cầu của công trình xử lý nước thải tại Củ Chi, Công ty đã xuất kho cho công trình 5 máy hàn điện, phiếu xuất kho 120 Vậy giá thực tế xuất kho 5 máy hàn điện : 10.000.000đ 2.2.3.Hạch toán chi tiết NVL – CCDC tại công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt 2.2.3.1.Chứng từ sử dụng : - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Quy trình luân chuyển PNK – PXK 2.2.3.2.Thủ tục nhập kho, xuất kho NVL - CCDC cụ tại công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt : *Thủ tục chứng từ nhập kho NVL – CCDC: Quy trình luân chuyển PNK: theo quy định tất cả NVL – CCDC khi về đến công ty thì đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi nhận được hoá đơn của người bán hoặc của nhân viên mua NVL – CCDC mang về, ban kiểm nghiệm của công ty sẽ đối chiếu với kế hoạch thu mua và kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách sản xuất của NVL – CCDC, sau khi hoàn tất quy trình trên thì thủ kho cho nhập kho Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán lập PNK theo (MS01-VT), PNK phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và thủ kho mới hợp lệ - PNK NVL – CCDC được lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần, trong đó: + Liên 1: lưu tại quyển + Liên 2: giao cho người nhập hàng +Liên 3: dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán - Người lập PNK ghi cột tên chủng loại, quy cách và số lượng nhập theo chứng từ - Thủ kho ghi cột thực nhập, kế toán ghi cột đơn giá và thành tiền Minh họa ví dụ 1 (a) : Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 04 tháng 10 năm 2009 Mẫu số 01 GTKT – 3LL PD/2009 0045726 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần xi măng Hà Tiên 1 Địa chỉ: 360 Bến Chương Dương - Phường Cầu Kho - Q1- Tp. HCM Số tài khoản: Điện thoại: 08.35592098 MS: 060034880 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Nguyễn Văn A Tên đơn vị: Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt Địa chỉ: 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F 5 - Quận Bình Thạnh – Tp.HCM Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0123579852 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Xi măng Bao 200 60.000 12.000.000 Cộng tiền hàng: 12.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 13.200.000 Số tiền (viết bằng chữ):Mười ba triệu hai trăm mười nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) *Minh họa ví dụ 1(b) : Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 006523 ngày 04 tháng 10 năm 2009, kế toán lập PNK như sau: Đơn vị: Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt Địa chỉ: 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F5 - Bình Thạnh –Tp.HCM Mẫu số: 01 – VT QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/03/2006 của BT- BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 04 tháng 10 năm 2009 Số: 140 Nợ TK: 152 Có TK: 111 Họ tên người giao hàng: Công ty cổ phần xi măng Hà Tiên 1 Theo HĐGTGT số 006523 Ngày 15 tháng 10 năm 2009 Nhập tại kho: Công ty Địa điểm : 5B/2 Nguyễn Trung Trực - Phường 5 Bình Thạnh Tp.HCM STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, SP, HH Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Bao 200 200 60.000 12.000.000 Cộng: 200 200 12.000.000 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) * Minh họa ví dụ 2(a) Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 10 năm 2009 Mẫu số 01 GTKT – 3LL PD/2009 0067524 Đơn vị bán hàng: Công ty CPVLXD Minh Tâm Địa chỉ: 80 - Gò Dầu - Tân Quý - Tân Phú - Tp. HCM Số tài khoản: Điện thoại: 08.34557236 MS: 00034880 Họ tên người mua hàng: Trần Thanh Hải Tên đơn vị: Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt Địa chỉ: 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F 5 - Quận Bình Thạnh – Tp.HCM Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0123579852 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy hàn điện Cái 10 2.000.000 20.000.000 Cộng tiền hàng: 20.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 22.000.000 Số tiền (viết bằng chữ):Hai mươi hai triệu đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) * Minh họa ví dụ 2 (B) Đơn vị: Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt Địa chỉ: 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F5 - Bình Thạnh –Tp.HCM Mẫu số: 01 – VT QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/03/2006 của BT- BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 10 năm 2009 Số: 150 Nợ TK: 153 Có TK: 111 Họ tên người giao hàng: Công ty CPVLXD Minh Tâm Theo HĐGTGT số 0067524 Ngày 15 tháng 10 năm 2009 Nhập tại kho: Công ty Địa điểm : 5B/2 Nguyễn Trung Trực - Phường 5 - Bình Thạnh - Tp.HCM STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, SP, HH Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Máy hàn điện Cái 10 10 2.000.000 22.000.000 Cộng: 10 10 22.000.000 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) *Thủ tục xuất kho NVL - CCDC :Khi có nhu cầu sử dụng NVL - CC DC, các trưởng bộ phận lập phiếu yêu cầu xin nhận vật tư gửi lên phòng kế hoạch, phòng kế hoạch xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL - CCDC để duyệt phiếu yêu cầu xin nhận vật tư. Nếu NVL - CCDC có giá trị lớn thì phải qua ban giám đốc công ty xét duyệt. Nếu là NVL – CCDC xuất kho theo định kỳ thì không cần phải qua xét duyệt của ban lãnh đạo công ty. Sau đó phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho cho thủ kho, thủ kho xuất NVL - CCDC ghi thẻ kho, ký phiếu xuất kho chuyển cho kế toán ghi sổ và bảo quản lưu trữ - PXK theo (MS02-VT), phiếu này do cán bộ phòng cung ứng lập thành 3 liên, đặt lên giấy than viết 1 lần trong đó: + Liên 1: lưu tại quyển + Liên 2: giao cho người nhận hàng + Liên 3: giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ - Trên PXK người lập phiếu ghi cột tên chủng loại, quy cách, số lượng xuất theo yêu cầu, thủ kho ghi cột thực xuất, kế toán ghi cột đơn giá và thành tiền. Phiếu xuất kho phải ghi chép đầy đủ, rõ ràng và chính xác, không tẩy xoá, đầy đủ số lượng giá trị NVL – CCDC và có đầy đủ chữ ký của người xuất * Minh họa ví dụ 3 : Ngày 17 tháng 10 năm 2009, theo yêu cầu của công trình xử lý nước thải tại Củ Chi, công ty đã xuất kho cho công trình 150 bao xi măng, phiếu xuất kho 106 Vậy giá thực tế xi măng xuất kho là: 9.900.000đ Đơn vị: Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt Địa chỉ: 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F5 - Bình Thạnh –Tp.HCM Mẫu số: 02 – VT QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/03/2006 của BT- BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 17 tháng 10 năm 2009 Số: 106 Nợ TK: 621 Có TK: 152 Họ tên người nhận hàng : Lê Minh Tú Địa chỉ (Bộ phận) Lý do xuất kho: Xây dựng công trình xử lý nước thải tại Củ Chi Xuất tại kho: Công ty Địa điểm : 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F5 – Bình Thạnh - Tp.HCM STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, SP, HH Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Bao 150 150 66.000 9.900.000 Cộng: 150 150 9.900.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Chín triệu chín trăm ngàn đồng Ngày 17 tháng 10 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) * Minh họa ví dụ 4 : Đơn vị: Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Nam Việt Địa chỉ: 5B/2 Nguyễn Trung Trực - F5 - Bình Thạnh –Tp.HCM Mẫu số: 02 – VT QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/03/2006 của BT- BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 10 năm 2009 Số: 120 Nợ TK: 621 Có TK: 153 Họ tên người nhận hàng : Huỳnh Thanh Nhàn Địa chỉ (Bộ phận) Lý do xuất kho: Xây dựng công trình xử lý nước thải tại Củ Chi Xuất