Luận văn Kế toán nguyên vật liệu tại chi nhánh Công ty Cổ phần Xây dựng - Du lịch Hà Hải

o giá thực tế. TK 152 có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho và các nghiệp vụ khác làm tăng giá trị. - Kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ Bên Có: - Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho - Chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng và hàng mua bị trả lại - Các nghiệp vụ khác làm giảm giá trị nguyên vật liệu - Kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ Dư Nợ: Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho. Nội dung phương pháp: Nội dung kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện qua sơ đồ sau: (Sơ đồ 04) 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các thủ tục nhập kho, xuất kho, tồn kho của vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho vào cuối kỳ và đầu kỳ. Các tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ vẫn sử dụng TK 152. Tài khoản này không phản ánh tình hình nhập - xuất vật tư trong kỳ mà chỉ dùng để kế chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ, tồn kho đầu kỳ. Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611 - mua hàng - chi tiết 6111 mua nguyên vật liệu TK 6111 có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ từ TK 151, 152 chuyển sang. - Trị giá vật liệu nhập trong kỳ. Bên Có: - Trị giá vật liệu xuất sử dụng trong kỳ. - Trị giá vật liệu hiện còn cuối kỳ được chuyển trở lại TK 151, 152 TK 6111 - không có số dư Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác giống phương pháp kê khai thường xuyên: TK111, 112, 141, 128, 222, 142, 242, 621, 627, 641, 642, 331… Nội dung phương pháp Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về nguyên vật liệu được khái quát theo: ( Sơ đồ 05) VI. Kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu 1. Kiểm kê nguyên vật liệu Trong việc quản lý nguyờn vật liệu đũi hỏi cỏc doanh nghiệp thường xuyên kiểm  kê nguyên vật liệu để xác định lượng tồn kho thực tế của từng danh điểm vật tư. Đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán, xác định số thừa, thiếu và có những biện pháp xử lý kịp thời. Tuỳ từng điều kiện và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp cú thể thực hiện kiểm kờ toàn bộ, kiểm kê từng phần hoặc kiểm kê chọn mẫu, thời hạn kiểm kê có thể định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc bất thường theo yêu cầu của công tác quản lý. 1.1 Trường hợp kiểm kê phát hiện vật liệu hư hỏng, mất mát Nếu đã rõ nguyên nhân: Nợ TK 111, 334, 138 (1388): Cá nhân bồi thường Nợ TK 632 : Giá trị vật liệu thiếu trong định mức Có TK 152 : Trị giỏ thực tế của NVL thiếu Nếu chưa rõ nguyên nhân:    Nợ TK 138(1381): Giá trị vật liệu thiếu chờ xử lý        Cú TK 152: Trị giỏ thực tế của NVL thiếu Khi cú biờn bản xử lý, kế toỏn ghi:     Nợ TK 111, 112, 334, 138(1388): Cá nhân bồi thường        Có TK 138(1381): Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý 1.2 Trường hợp kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa Nếu xác định là của doanh nghiệp, kế toán ghi:     Nợ TK 152 : Giá trị vật liệu thừa        Cú TK 338(3381) : Giá trị vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý Nếu vật liệu thừa khi kiểm kê xác định không phải của Doanh nghiệp thì kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002 “Vật tư nhận giữ hộ hoặc gia công” . 2. Đánh giá vật liệu tồn kho Đánh giá tăng vật liệu tồn kho: Nợ TK 152 : Giá trị chênh lệch tăng Có TK 412 : Phần chênh lệch tăng Đánh giá giảm vật liệu tồn kho: Nợ TK 412 : Phần chênh lệch giảm do đánh giá lại Có TK 152 : Giá trị chênh lệch giảm VII. Các hình thức kế toán áp dụng Hiện nay, ở Việt Nam có 4 mô hình tổ chức hệ thống sổ kế toán gọi là các hình thức kế toán. Đó là: Hình thức nhật ký sổ cái; hình thức nhật ký chung; hình thức chứng từ ghi sổ và hình thức nhật ký chứng từ. 1. Sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp *Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: - Chứng từ ghi sổ - Mẫu số S 02a - DN - Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ - Mẫu số S 02b - DN - Sổ cái - Mẫu số S 02c - DN *Hình thức kế toán nhật ký chung: - Sổ nhật ký chung - Mẫu số S 03a - DN - Sổ cái - Mẫu số S 03b - DN *Hình thức kế toán nhật ký chứng từ : - Nhật ký chứng từ, bảng kê - Mẫu số S 04 - DN - Nhật ký chứng từ từ số 1 đến số 10 - Mẫu số S 04a - DN - Bảng kê từ số 1 đến số 10 - Mẫu số S 04b - DN - Sổ cái - Mẫu số S 05 - DN *Hình thức nhật ký sổ cái: - Sổ nhật ký sổ cái - Mẫu số S 01 - DN 2. Sổ sách sử dụng trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu: - Sổ kế toán chi tiêt NVL, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số S10 - DN) - Bảng tổng hợp chi tiêt NVL, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số S 11 - DN) - Thẻ kho (Mẫu S 12 - DN) Ngoài ra còn có một số các sổ chi tiêt như: - Sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư… CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG - DU LỊCH HÀ HẢI I. Khái quát chung về chi nhánh công ty cổ phần xây dựng - du lich Hà Hải 1. Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh công ty Nắm bắt được nhu cầu ngày càng cao của người dân Hải Dương về chỗ ở thông thoáng, hiện đại và khu vui chơi- giải trí lành mạnh đặc biệt là phù hợp với mọi tầng lớp, mọi giới và mọi lứa tuổi, Hội đồng quản trị công ty cổ phần dịch vụ du lịch và xây lắp- tư vấn xây dựng Hà Hải nay là công ty cổ phần xây dựng- du lịch Hà Hải quyết định thành lập tại Hải Dương chi nhánh công ty cổ phần xây dựng- du lịch Hà Hải ngày 02/10/2002. Từ khi thành lập cho đến nay mơi chỉ được 6 năm, có thể nói chi nhánh công ty cổ phần xây dựng- du lich Hà Hải là một doanh nghiệp trẻ. Tuy vậy, đơn vị đã góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng thành phố Hải Dương văn minh, hiện đại với khu đô thị mới có kết cấu hạ tầng kỹ thuật theo tiêu chuẩn đô thị hiện đại; khu du lịch sinh thái được đông đảo quần chúng nhân dân Hải Dương ưa thích,.. Ngoài việc cung cấp cho xã hội những loại hình dịch vụ có chất lượng tốt nhất, chi nhánh công ty cổ phần xây dựng- du lịch Hà Hải còn thực hiện rất tốt các nghĩa vụ với nhà nước. Trụ sở chi nhánh: Khu du lịch sinh thái Ha Hải- Lê Thanh Nghị- Hải Dương Điện thoại : 0320. 3240 832 Fax : 0320. 3863 689 Mã số thuế : 0101210363-001 2. Các ngành nghề kinh doanh chính Được Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hải Dương cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh ngày 07/03/2003 với các ngành nghề kinh doanh là: - Kinh doanh nhà; - Dịch vụ du lịch sinh thái; - Thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị các công trình dân dụng, công nghiệp, công trình giao thông, thuỷ lợi, công trình kỹ thuật, các công trình ứng dụng công nghệ mới; - Tổng thầu chìa khoá trao tay công trình dân dụng- công nghiệp,hạ tầng kỹ thuật; - Buôn bán vật liệu xây dựng; - Nhập khẩu các thiết bị, vật liệu xây dựng, các thiết bị, vật tư du lịch. 3. Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh công ty cổ phần xây dựng – du lịch Hà Hải Sơ đồ 06:Đặc điểm quy trình sản xuất của chi nhánh công ty Bán đất Ký hợp đồng xây dựng với khách hàng Tổ chức thi công Nghiệm thu kỹ thuật và tiến độ thi công Bàn giao thanh toán quyết toán công trình với khách hàng 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của chi nhánh công ty cổ phần xây dựng- du lịch hà hải Từ khi thành lập, chi nhánh đã dần hoàn thiện về mặt cơ cấu tổ chức cho tới nay bộ máy tổ chức của chi nhánh công ty…bao gồm 05 phòng chức năng, 10 ban, tổ đội sản xuất kinh doanh, ngoài ra con có các tổ chức hoạt động xã hội khác: công đoàn, đoàn thanh niên,…Đặt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc và phó giám đốc chi nhánh. Sơ đồ 07:Bộ máy tổ chức của chi nhánh công ty thể hiện qua sơ đồ sau: Ban giám đốc P. TC HC P. kế toán P. Kế hoạch kỹ thuật P. dịch vụ kinh doanh P. Kinh doanh bất động sản Tổ bảo vệ Tổ cơ khí Tổ điện nước Tổ cơ giới Tổ xây dưng 1,2,3 Tổ cây lá Ban giải phóng mặt bằng Tổ công nhật Giám đốc P. tổ chức hành chính Trong đó, chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng, ban, tổ, đội được quy định như sau: * Giám đốc chi nhánh có nhiệm vụ là phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về toàn bộ các hoạt động của chi nhánh. * Phòng tổ chức hành chính: - Công tác tổ chức –cán bộ- lao động -tiền lương: Xây dựng phương án tổ chức sản xuất- kinh doanh( xây dựng và dịch vụ) kiện toàn bộ máy quản lý phù hợp với từng giai đoạn trình giám đốc chi nhánh – báo cáo công ty duyệt - Công tác quản trị hành chính: Quản lý hệ thống điện thoại, hệ thống điện nơi làm việc, nơi ăn ở. - Công tác bảo vệ: xây dựng quy chế ra vào cơ quan- công trình, kiểm tra người, phương tiện xe máy, vật tư thiết bị ra vào cơ quan- công trình. Thường trực bảo vệ cơ quan – công trình, cơ sở vật chất của chi nhánh. - Công tác thi đua khen thưởng: Xây dựng nội dung tiêu chuẩn thi dua khen thưởng, tổ chức hội nghị, phát động thi đua khen thưởng. - Công tác thanh tra: Tổ chức thực hiện pháp lệnh thanh tra, xây dựng chương trình thanh tra quý – năm. - Công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt: Mua sắm trang thiết bị PCCC, tổchức lực lượng và quản lý trang thiết bị chống bão lụt theo quy định của địa phương và TW. * Phòng kế hoạch kỹ thuật: Tổ chức tiếp nhận, quản lý các mốc giới của dự án; bàn giao mặt bằng, mốc giới cho các hộ, các chủ đầu tư, các đơn vị thi công câc hạng mục công trình thuộc dự án. * Phòng kế toán: Trực tiếp tổ chức và triển khai công tác hoạch toán, kế toán, thống kê của đơn vị tại chi nhánh và hạch toán báo sổ, thực hiện các báo cáo quản trị kịp thời cho lãnh đạo công ty. Lập dự toán thu chi ngân sách hàng tháng của chi nhánh. Làm các thủ tục để được cấp giấy chứng nhận sử dụng đất, quyền sở hữu công trình cho các hộ và chủ đầu tư thứ phát. * Phòng kinh doanh dịch vụ: phụ trách mảng kinh doanh dịch vụ thể thao- giải trí, cây ăn quả,…chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của bể bơi, sân Tennis, khu du thuyền, khu trồng cây ăn quả, khu nuôi trồng thuỷ sản,… * Phòng kinh doanh bất động sản: phụ trách công tác kinh doanh dịch vụ nhà đất, công tác giải phóng mặt bằng, hỗ trợ phòng kỹ thuật trong công tác quy hoạch. * Các tổ, đội sản xuất có nhiệm vụ thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của chi nhánh và các phòng ban trực tiếp phụ trách. 5. Tổ chức bộ máy kế toán của chi nhanh công ty cổ phần xây dựng- du lich Hà Hải Thực hiện quyết định số 25/VP- CT ngày 16/05/2005 của giám đốc công ty quy định nhiệm vụ của các phòng chi nhánh công ty tại Hải Dương, thì nhiệm vụ của phòng kế toán tài chính là: Lập kế hoạch tài chính, kế toán thống kê kinh doanh dịch vụ du lịch theo đúng chế độ chính sách và biểu mẫu quy định. Chi nhanh công ty cổ phần xây dựng- du lịch Hà Hải là một đơn vị hạch toán độc lập có chức năng thực hành công tác kế toán phần hành theo một chu trình khép kín trên hệ thống sổ kế toán riêng. Công ty có một bộ máy kế toán tương ứng với quy mô và nhiệm vụ quản lý hoạt động của mình. Sơ đồ 08:Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ Kế toán tiền mặt Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Kế toán tiền lương Kế toán vật tư Phòng kế toán của chi nhánh công ty gồm 3 người, một kế toán trưởng và 2 nhân viên. Nhiệm vụ của các kế toán viên là lập, thực hiện kế hoạch tài chính, tính toán, ghi chép chính xác về nguồn vốn, tình hình tài sản cố định, các loại vật tư, vốn bằng tiền, lập báo cáo kế toán đầy đủ, kịp thời. * Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán, trực tiếp quản lý các nhân viên kế toán, là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của công ty từ việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế. Ngoài ra còn giúp giám đốc cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp về mặt hành chính của giám đốc công ty và chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng cấp trên. * Kế toán vật tư: có trách nhiệm theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại vật tư bao gồm: vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng, công cụ, dụng cụ. Khối lượng côn việc của kế toán vật tư khá lớn do đặc điểm sản xuất tại công ty đòi hỏi nhiều chủng loại vật tư khác nhau. * Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên tron công ty. Hàng tháng có nhiệm vụ tạm ứng, thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên. Ngoài ra kế toán tiền lương còn có nhiệm vụ theo dõi kho bán thành phẩm, tình hình nhập- xuất- tồn kho bán thành phẩm hàng tháng. * Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm : có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh, tính giá thành cho từng loài thành phẩm, tình hình nhập- xuất- tồn kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ và thanh toán công nợ với khác hàng. Đồng thời lập các báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo. * Kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ lập và theo dõi các phiếu thu, phiếu chi, trên cơ sở đó mở sổ theo dõi các khoản thu chi bằng tiền phát sinh hàng ngày ở công ty, theo dõi tình hình thanh toán với ngân hàng, thanh toán với ngân sách, theo dõi các khoản phải thu, phải trả.Thủ quỹ có nhiệm vụ thu, chi và bảo quản tiền mặt của công ty. * Kế toán TSCĐ: theo dõi, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh co liên quan đến tài sản cố định. 6. Chế độ kế toán và sổ sách chi nhánh công ty áp dụng Chi nhánh công ty cổ phần xây dựng – du lịch Hà Hải áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 ttháng 3 năm 2006 của Bộ trưởn Bộ tài chính. - Niên độ kế toán của chi nhánh công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Kỳ báo cáo: lập theo quý và năm - Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập chứng từ, ghi sổ kế toán là đồng Việt Nam. - Thuế GTGT được kê khai theo phương phấp khấu trừ. - Phương pháp tính trị giá hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp nhập sau- xuất trước.Và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Công ty ghi nhận TSCĐ theo giá gốc, khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. - Công ty áp dụng phần mềm Easy Accounting dựa trên hình thức Nhật ký chung, trình tự ghi sổ: Sơ đồ 09:Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế toán Phần mềm Easy Accounting Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối sổ phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Hệ thống báo cáo kế toán của chi nhánh công ty gồm 4 báo cáo cơ bản: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Trong các báo cáo trên thì Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh được lập theo quý, còn Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào thời điểm cuối năm. 7. Kết quả sản xuất kinh doanh của chi nhánh công ty xây dựng- du lịch Hà Hải Bảng 10:Kết quả hoạt động kinh doanh qua một số năm ĐVT: Đồng Chỉ tiêu 2006 2007 So sánh Tỷ lệ Chênh lệch 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 19.988.596.911 34.593.121.135 73,06% 14.604.524.220 2.Các khoản giảm trừ doanh thu - - - - 3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 19.988.596.911 34.593.121.135 73,06% 14.604.524.220 4.Giá vốn hàng bán 19.530.620.245 31.623.841.946 61,92% 12.093.221.700 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 457.976.666 2.969.279.189 48,34% 2.511.302.520 6.Doanh thu hoạt động tài chính - - - - 7.Chi phí tài chính - - - - -trong đó : chi phí lãi vay - 141.598.290 100% 141.598.290 8.Chi phí bán hàng - - - - 9.Chi phí quản lý doanh nghiệp - - - - 10.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 457.976.666 2.969.279.189 648.34% 2.511.302.523 11.Thu nhập khác - 17.200.000 100% 17.200.000 12.Chi phí khác - - - - 13.Lợi nhuận khác - 17.200.000 100% 17.200.000 14.Tổng lợi nhuận trước thuế 457.976.666 2.986.479.189 652,10% 2.528.502.523 15.Chi phí thuế TNDN hiện hành - - - - 16.Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 457.976.666 2.986.479.189 652,10% 2.528.502.523 Qua bảng trên cho ta thấy doanh thu thuần (cũng là doanh thu bán hàng vì không có các khoản giảm trừ) không ngừng tăng lên, năm 2007 là 34.593.121.135 đồng tăng 73,06% (+14.604.524.220 đồng) so với năm 2006. Tuy giá vốn hàng bán năm 2007 có tăng hơn so với năm 2006 là 12.093.221.700 đồng, tương ứng 61,92% nhưng do công ty đã ký được một số hợp đồng với giá trị lớn nên doanh nghiệp đã thu được lợi nhuận gộp khá cao, năm 2007 tăng 2.511.302.520 đồng, tương ứng là 48,34% so với năm 2006. Mặt khác, chi phí khác không phát sinh nên chi nhánh công ty đã thu được lợi nhuận đáng kể, lợi nhuận sau thuế 2007 là 2.986.479.189 đồng, tăng 2.528.502.523 đồng, tương ứng là 652,10% so với năm 2006. Như vậy, qua số liệu trên cho biết những năm gần đây công ty đã làm ăn có hiệu quả và không ngừng doanh thu cho Ngân sách nhà nước. II. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng - du lịch Hà Hải. 1. Công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu: 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu: Xuất phát từ đặc điểm của nhành nghề xây dựng cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh công ty mà NVL của chi nhánh công ty chủ yếu là mua ngoài và được xuất cho các đội để thi công các công trình như: Nhà làm việc , khu nhà ở cho CBCNV, nhà chờ sinh thái… Nguyên vật liệu trong công ty quản lý theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị, được quy gắn trách nhiệm để hạn chế hao hụt, mất mát… Do đặc điểm của ngành nghề xây dựng nên NVL mua về được vận chuyển đến tận chân công trình như: cát, đá. gạch…, cũng có một số được bao quản trong kho tại chi nhánh công ty để đảm bảo chất lượng và tránh hao hụt., mất mát như: xi măng, sắt thép… 1.2. Phân loại NVL: - NVL chính: Cát, đá, xi măng, gạch,... - NVL phụ: Ốc vít, bulông, ống nhựa,.. - Nhiên liệu: Dầu nhờn, xăng, dầu máy,... - Phế liệu: Tole,... Việc phân loại NVL của công ty nói chung là phù hợp với đặc điểm, tác dụng của từng NVL trong sản xuất kinh doanh. 1.3. Công tác quản lý NVL : Vấn đề đầu tiên mà công ty quan tâm tới trong việc quản lý nguyên vật liệu là hệ thống kho tàng. Công ty đã cho xây dựng những kho tàng kiên cố tại trung tâm điều hành của công ty nhằm cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các tổ, đội sản xuất. Những kho tàng này thường được sử dụng trong thời gian từ 10 - 20 năm. Bên cạnh các tổ đội sản xuất còn xây dựng các kho vừa và nhỏ đặt ở công trình hoặc gần nơi thi công của công trình. Dù hệ thống kho tàng là lớn hay nhỏ đều được công ty bố trí một mạng lưới bảo vệ nghiêm ngặt, chặt chẽ suốt ngày đêm. Bộ phận quản lý vật tư là phòng vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của giám đốc tiến hành nhập, xuất vật tư trong tháng định kỳ tiến hành kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư cần dùng cho sản xuất, những vật tư kém phẩm chất, chất lượng, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều. Để giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. 2. Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là sự xác định giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu chân thực, đúng đắn. Nguyên vật liệu mà công ty sử dụng được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá cả thu mua, chi phí thu mua từng thứ nguyên vật liệu cũng khác nhau. 2.1. Tớnh giỏ nguyờn vật liệu nhập kho Đối với vật liệu mua ngoài: Giỏ thực tế của NVL mua ngoài = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phớ thu mua + Các khoản thuế không được hoàn lại - CKTM, Giảm giỏ hàng mua Ví dụ 1: Ngày 19/03/2008 công ty mua tôn tấm 0.47 của Công ty TNHH Đại Hoàng Nam, hoá đơn số 0082957 (Phụ lục 01). Công ty đã thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản. Do mua với số lượng lớn nên CTy được hưởng chiết khấu thương mại 1% trên tổng giá thanh toán, CTy đã nhận lại bằng tiền mặt. Chi phí vận chuyển thuê ngoài cho lô hàng trên CTy đã trả bằng tiền mặt (cả thuế GTGT 5%) là 2.100.000 đồng. Giá trị thực tế của lô hàng trên = 65.649.428 + 2.000.000 – 656.464,28 = 66.992.963,72 đồng 2.2. Tớnh giỏ nguyờn vật liệu xuất kho Công ty dánh giá NVL xuất kho theo phương pháp nhập sau– xuất trước, tức là nguyên vật liệu nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của NVL xuất kho. Ví dụ 2: Trích số liệu trên sổ kế toán chi tiết NVL Cát vàng tháng 3năm 2008 (Phụ lục 09) -Ngày 01/03/2008 tồn kho là 250 M3 với đơn giá 64.960đ/M3 -Ngày 03/03/2008 nhập kho 450 M3 với đơn giá 72.000đ/M3 -Ngày 05/03/2008 xuất kho 299 M3 với đơn giá 72.000đ/M3 - Ngày 08/03/2008 nhập kho 464 M3 với đơn giá 71.839đ/M3 - Ngày 09/03/2008 xuất kho 450 M3 với đơn giá 72.000đ/M3 - Ngày 14/03/2008 xuất kho 3 M3 với đơn giá 72.000đ/M3 - Ngày 25/03/2008 nhập kho 700 M3 với đơn giá 71.429đ/M3 Khi đó giá thực tế xuất kho sẽ là: + Ngày 05: 299M3 x 72.000đ = 21.528.000đ + Ngày 09: 450M3 x 71.839đ = 32.327.550đ + Ngày 14: 3M3 x 71.839đ = 215.517 Tổng giá trị cát xuất trong tháng là:54.071.067đ 3. Thủ tục nhập - xuất kho NVL: 3.1. Thủ tục nhập kho: Theo chế độ kế toán quy định tất cả các nguyên vật liệu khi về tới công ty đều phải tiến hành nhập kho. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế giữa công ty và bên cung cấp nguyên vật liệu sau khi tiến hành kiểm tra xác định nguồn hàng. Nội dung ghi trên hoá đơn phù hợp với hợp đồng kinh tế đã ký kết thì phòng kế toán kế hoạch vật tư kiểm tra chất lượng đúng chủng loại thì đồng ý cho nhập kho nguyên liệu đó. Trước khi nhập kho thủ kho phải xem xét cụ thể, nếu số vật liệu đó đúng với thực tế ghi trên hoá đơn thì tiến hành nhập kho và ký vào phiếu nhập kho với số lượng thực nhập. Phiếu nhập kho do thủ kho của công ty viết, sau khi viết thủ kho chuyển cho phòng kế toán của công ty tiến hành hạch toán, phiếu nhập kho được lập làm 3 liên: - Liên 1: lưu lại gốc - Liên 2: giao cho người nhập hàng để thanh toán - Liên 3: giao cho thủ kho để nhập hàng sau khi ghi vào thẻ kho và chuyển lại chứng từ cho phòng kế toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho trên phiếu nhập kho có cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị nhưng chỉ vào thẻ kho thì thủ kho ghi chỉ tiêu, số lượng, các loại mua về đều được nhập kho theo đúng quy định. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật tư trong kho một cách khoa học hợp lý đảm bảo yêu cầu quản lý của từng loại, từng thứ vật liệu tiện cho việc kiểm tra và nhập kho vật liệu 3.2. Thủ tục xuất kho: Để sử dụng vật liệu chặt chẽ, tiết kiệm hợp lý việc xuất kho cho các phân xưởng của công ty cần phải có phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho do phòng kế toán lập ra gồm 3 liên: Liên 1: Liên lưu tại phòng kế toán Liên 2: Chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất vật tư và ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư vào sổ chi tiết. Còn một liên giao cho bộ phận sử dụng vật tư làm căn cứ nhận vật tư, lưu để cuối tháng báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu của bộ phận. 4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 4.1. Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC, công ty sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT) - Bảng tổng hợp nhập – xuất tồn vật tư (Mẫu S11-DN) - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu (Mẫu só 07 –VT) - Thẻ kho (Mẫu số S12 - DN) 4.2. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhóm, từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu Công ty Cổ Phần Xây Dựng - Du lịch Hà Hải sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Công ty Cổ phần xây dựng - du lịch Hà Hải sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Cụ thể: + Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất của từng thứ, loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật tư được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và dễ dàng quản lý hơn. + Ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở sổ (thẻ) chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu hàng ngày. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và cùng thủ kho tiến hành đối chiếu tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Hàng ngày căn cứ vào các hóa đơn mà nhân viên tiếp liệu chuyển lên phòng vật tư để làm cơ sở viết phiếu nhập kho. Thủ kho sẽ đối chiếu số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất để xem có đủ tiêu chuẩn nhập kho hay không. Căn cứ vào hóa đơn GTGT ( Phụ lục 02 ) phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu nhập kho: (Phụ lục 03). Khi có nhu cầu xuất vật tư thì phòng kế hoạch vật tư sẽ kiểm tra xem nhu cầu thực tế cần xuất vật tư là bao nhiêu để ra phiếu xuất. Phiếu xuất kho gồm 3 liên. Phòng kế hoạch vật tư giữ 1 liên, đơn vị sử dụ