Luận văn Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cơ khí 30-4

ký chung, kế toán ghi sổ cái theo từng tài khoản. Trong hình thức kế toán nhật ký sổ cái, từ chứng từ gốc kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu. Căn cứ vào sổ tổng cộng của bảng tổng hợp để ghi vào nhật ký sổ cái một dòng. Chứng từ gốc và bảng tổng hợp sau khi ghi nhật ký sổ cái sẽ được ghi sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan. Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết dùng để đối chiếu số liệu với nhật ký - sổ cái vào cuối tháng. Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ (đối với chứng từ gốc ít phát sinh) hoặc căn cứ vào chứng từ gốc cùng loại đã được kiểm tra, phân loại để lập bảng chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ (kèm theo chứng từ gốc). Sau khi lập xong trình kế toán trưởng ký và ghi sổ. Chưng từ ghi số sau khi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái và sổ hoặc thẻ chi tiết liên quan. B- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Với phương pháp này thường là áp dụng cho các doanh nghiệp có qui mô nhỏ chỉ có một loại hoạt động sản xuất kinh doanh như công nghiệp hoặc xây dựng. Các đơn vị này cuối kỳ hạch toán phải tiến hành kiểm kê để xác định giá trị hàng hoá thành phẩm, nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trên cơ sở kết quả kiểm kê đầu kỳ, cuối kỳ và giá trị hàng hoá nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ để xác định giá trị vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh hoặc xuất bán… 1- Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 611 “Mua hàng” Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ. Tài khoản 611 không có số dư và được mở thành hai tài khoản cấp II TK 6111: Mua nguyên vật liệu TK 6112: Mua hàng hoá Đối với tài khoản 152, khác với phương pháp kê khai thường xuyên, các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì các tài khoản 152 và 153 không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để phản ánh giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đường lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào tài khoản 611 “Mua hàng”. Ngoài ra, kế toán cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên. 2- Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu. - Căn cứ vào giá thực tế vật liệu, hàng mua đang đi đường tồn cuối kỳ trước hết để kết chuyển vào tài khoản 611 (6111) lúc đầu kỳ. Nợ tài khoản 611 6111) Có tài khoản 152, 153, 151 - Trong khi mua vật liệu, căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan khác kế toán ghi sổ như sau: + Giá thực tế vật liệu nhập kho: Nợ tài khoản 611 (6111) Nợ tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” Có tài khoản liên quan: 111, 112, 141: Trả tiền ngay Có tài khoản 331: Chưa trả tiền Có tài khoản 331, 341: Mua bằng tiền vay + Chiết khấu hàng mua được hưởng: Nợ tài khoản 331, 111 Có tài khoản 711 - Các trường hợp tăng vật tư do nhận góp vốn liên doanh, kế toán ghi: Nợ tài khoản 611: Mua hàng Có tài khoản 411: Nguồn vốn kinh doanh - Cuối kỳ, tính giá trị vật tư hàng hoá xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh, gửi bán hoặc xuất bán trực tiếp, kế toán ghi: Nợ tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ tài khoản 641: Chi phí bán hàng Nợ tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ tài khoản 632: Giá vốn hàng hoá Nợ tài khoản 157: Hàng gửi bán Có tài khoản 611: Mua hàng - Trị giá vật tư kiểm kê cuối kỳ được kết chuyển sang tài khoản 152: Nợ tài khoản 152: Nguyên vật liệu Có tài khoản 611: Mua hàng C- Liên hệ với các chuẩn mực và kế toán quốc tế 1. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán quốc tế * Khái niệm: Kế toán quốc tế là môn khoa học phản ánh thông tin và kiểm tra về tài sản và nguồn hình thành tài sản, thông qua các phương pháp của kế toán và sử dụng thước đo giá trị. * Vai trò của kế toán: Kế toán cung cấp những thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp như giám đốc... để các nhà quản trị ra các quyết định cho phù hợp. - Cung cấp thông tin cho chủ sở hữu - Cung cấp thông tin cho các nhà đầu tư - Cung cấp thông tin cho người cho vay - Cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý Nhà nước như cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan quản lý cấp trên. * Nhiệm vụ của kế toán: là ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ kế toán. - Phân loại nghiệp vụ kinh tế và ghi sổ kế toán - Tổng hợp số liệu và cung cấp thông tin cho nhà quản lý và cho các cơ quan quản lý của Nhà nước. Nhiệm vụ kinh tế phát sinh à Lập chứng từ kế toán à Ghi sổ kế toán à Báo cáo kế toán. * Yêu cầu: - Yêu cầu của kế toán + Thận trọng trong kế toán + Hợp thức là tuân thủ các quyết định quy tắc của kế toán + Yêu cầu chung cho kế toán phải phản ánh sự biến động của tài sản đúng với số phát sinh. 2. Hệ thống tài khoản kế toán Quốc tế: - Gồm 9 loại: - Từ loại 1 á loại 3 : là tài khoản của kế toán tổng quát, những tài khoản này có thể có quan hệ đối ứng với nhau. - Nhóm 2: là loại tài khoản của nhóm phân tích tài khoản chỉ đối ứng với tài khoản loại 9 là kế toán quản trị. Loại I: Tài khoản về vốn Có số dư có - Gồm TK 10: Vốn và dự trữ TK 101 : Vốn hội TK 106: Dự trữ - TK 11- Chuyển sang niên độ mới gồm TK 110 - Lãi TK 119 - Lỗ - TK 12 - Kết quả niên độ TK 120 - Lãi TK 129 - Lỗ - TK 13- Trợ cấp đầu tư: có thể từ nhà nước, vùng, tỉnh. - TK 14- Dự phòng theo quy định - TK 15- Dự phòng rủi ro và phí tổn Loại II: TK liên quan đến bất động sản (dư nợ) - TK 20 - Bất động sản vô hình - TK 20 - Bất động sản hữu hình - TK 23 - Bất động sản chưa hoàn thành - TK 27 - Bất động sản tài chính - TK 28 - Khấu hao bất động sản (dư có) - TK 29 - Dự phòng giảm giá bất động sản (dư có) Loại III: Loại tài khoản tồn khoa và dở dang - dư nợ - TK 31- Nguyên liệu và vật tư - TK 32- Các loại dự trữ sản xuất khác - TK 33- Sản phẩm dở dang - TK 34- Dịch vụ dở dang -TK 35- Tồn kho sản phẩm - TK 37- Tồn khoa hàng hoá - TK 39- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dở dang Loại IV: Các tài khoản người thứ ba (dư có: Các khoản phải trả + TK 39 - Dư nợ: Các khoản phải thu). + TK 40: Nhà cung cấp và các tài khoản liên quan + TK 41: Khách hàng và các tài khoản liên quan + TK 42: Nhân viên và các tài khoản liên hệ + TK 43: BHXH và các tổ chức xã hội khác + TK 44: Chi phí và các đoàn thể công cộng + TK 45: Nhóm hội viên + TK 46: Con nợ và chủ nợ + TK 47: Tạm thời hoặc chờ đợi + TK 48: Tài khoản điều chỉnh Loại V: Các tài khoản tài chính (dư nợ: cá biệt có thể dư có: TK 512) - TK 50: Giá khoán động sản đặt lời - TK 51: Ngân hàng, các Công ty tài chính và cơ sở tương tự - TK 53: Quỹ tiền mặt - TK 54: Các khoản ứng trước công tác và tài khoản đặc biệt - TK 58: Chuyển khoản nội bộ - TK 59: Dự phòng giảm giá các tài khoản tài chính Loại VI: Các tài khoản chi phí (không có số dư) - TK 60: Mua - TK 61: Dịch vụ mua ngoài - TK 62: Dịch vụ mua ngoài khác - TK 63: Thuế, đảm phụ và các khoản nộp tương tự. - TK 64: Chi phí nhân viên. - TK 65: Các chi phí quản lý thông thường khác - TK 66: Chi phí tài chính - TK 67: Chi phí đặc biệt - TK 68: Liên khoản khấu hao và dự phòng - TK 69: Phần tham gia của nhân viên thuế lợi tức và tương tự Loại VII: Các tài khoản thu nhập (lợi tức) không có số dư - TK 70: bán sản phẩm chế tạo, cung cấp lao vụ, hàng hoá. - TK 71: Sản phẩm tồn kho tăng, giảm - TK 72: Sản phẩm bất động hoá - TK 73: Lợi tức ròng, từng phần và các nghiệp vụ dài hạn - TK 74: Trợ cấp kinh doanh - TK 75: Lợi tức về quản lý thông thường - TK 76: Lợi tức tài chính - TK 77: Lợi tức đặc biệt - TK 78: Hoàn nhập khấu hao và dự phòng - TK 79: Kết chuyển chi phí Loại VIII: Tài khoản đặc biệt - TK 88: Kết quả chờ phân phối Loại IX: Tài khoản kế toán phân tích Phần thứ II: thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 30-4 I- Khái quát về Công ty cơ khí 30-4 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cơ khí 30-4 Công ty 30-4 được thành lập năm 1968 với diện tích mặt bằng 21.000m2. Công ty là một đơn vị sản xuất công nghiệp Nhà nước trực thuộc tổng Công ty Cơ khí Giao thông vận tải. Công ty đã tham gia thi công các công trình có quy mô vừa và nhỏ với chất lượng cao phục vụ cho ngành giao thông vận tải cũng như các ngành công nghiệp và dân dụng khác. Từ khi chuyển sang cơ chế mới để thích ứng với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, tuy là một đơn vị thành viên nhưng Công ty Cơ khí 30-4 có đầy đủ điều kiện để phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, năng động sáng tạo trong việc tìm ra phương hướng hoạt động có hiệu quả. Công ty Cơ khí 30-4 đặt trụ sở chính tại Trâu Quỳ - Gia Lâm - Hà Nội. Công ty được cấp giấy phép hành nghề xây dựng số 1465/QD/TCCB-LĐ của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và có số tài khoản kinh doanh chính 710A-00013 tại ngân hàng Công thương Chương Dương. Việc mở tài khoản tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển thành phố Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác giao dịch của Công ty với bạn hàng. Đây là cơ sở cho việc ký hợp đồng kinh tế, thanh toán với khách hàng những khoản tiền lớn. Chính nhờ có ngân hàng làm trung gian mà Công ty có thể đặt quan hệ với khách hàng trên khắp mọi miền đất nước phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hàng tháng hay định kỳ ngân hàng gửi giấy báo về Công ty thông báo về số tiền hiện có và các khoản thanh toán theo yêu cầu của Công ty. Hiện nay lao động của Công ty gồm 300 người, chia thành 02 xưởng sản xuất. Với đội ngũ công nhân có tay nghề cao, cụ thể là với 51 người có trình độ đại học, 29 người có trình độ trung cấp. Đội ngũ trí thức có tỷ lệ lớn như vậy cộng với cơ cấu tổ chức hợp lý, hệ thống máy móc thiết bị từng bước được hiện đại để phục vụ tích cực cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Điều này được thể hiện cụ thể qua việc tăng trưởng doanh thu hàng năm. Doanh thu năm 2002 là 22.461.613đ và doanh thu tính đến năm 2003 là 36.107.234.045đ. Điều quan trọng nhất vẫn là đội ngũ công nhân lành nghề họ đã góp phần không nhỏ vào việc thực hiện kế hoạch sản xuất thi công nhằm đem lại lợi nhuận cao. Chính vì thế mà trong những năm qua Công ty luôn quan tâm tuyển chọn và bồi dưỡng kiến thức cho công nhân viên toàn Công ty để thực hiện mục tiêu lâu dài, hàng năm Công ty luôn hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước. Về ngành nghề kinh doanh chính: Công ty Cơ khí 30 - 4 chuyên sản xuất và thi công các công việc về cơ khí phục vụ các công trình giao thông và xây dựng dân dụng vừa và nhỏ như: làm nhà các công trình công nghiệp loại vừa và nhỏ phục vụ cho ngành giao thông vận tải. Ngoài ra Công ty còn bao thầu xây dựng khung nhà các công trình xây dựng cơ bản theo phương thức chìa khoá trao tay. Hiện nay với nhiều loại máy móc thiết bị hiện đại cùng với đội ngũ kỹ sư, công nhân lành nghề có nhiều kinh nghiệm trong xây dựng cơ bản, nên Công ty có thể đảm nhiệm được công việc có khối lượng lớn, phức tạp, yêu cầu công nghệ thi công và kỹ thuật cao. Đồng thời công ty cũng đang đầu tư thêm công nghệ và thiết bị hiện đại để xây dựng được nhiều công trình với chất lượng tốt đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngành cơ khí xây dựng Việt Nam. Về địa bàn hoạt động của Công ty: Công ty hoạt động trên khắp mọi miền đất nước như: Tuyên Quang, Lạng Sơn, Hải Phòng, Long An… Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2002 - 2003 ĐVT: 1000đ Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 So sánh tỷ lệ % 1. Tổng doanh thu 22.461.613 36.107.234.045 134 2. Lợi nhuận 19.298.871.305 34.962.700.890 181,16 3. Nộp ngân sách 26.781.913 29.382.371 109,7 4. Vốn kinh doanh 6.298.870.098 7.387.972.711 117,2 5. Sản lượng SP 31.000 40.000 129 6. Số lượng cán bộ CNV 246 300 121,95 7. Thu nhập bình quân/ tháng 740.000 900.000 121,62 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty Cơ khí 30 - 4 Công ty có 02 phân xưởng sản xuất trực thuộc cách nhau 6km. ở mỗi phân xưởng đều có đại diện các phòng ban chính của Công ty. Chức năng sản xuất của 02 phân xưởng này là như nhau đều sản xuất các mặt hàng cơ khí theo đơn đặt hàng, công việc công ty nhận được phân chia đều cho cả 2 phân xưởng để đảm bảo tiến độ sản xuất và đời sống cho công nhân viên. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: Công tác quản lý của công ty được tổ chức theo công tác trực tuyến tham mưu bao gồm: - Giám đốc công ty - Phó giám đốc kỹ thuật và KCS - Phó giám đốc kinh doanh - Phó giám đốc vật tư thiết bị - Phó giám đốc nội chính - Phó giám đốc chỉ huy sản xuất Để hỗ trợ cho ban giám đốc Công ty gồm có các phòng ban sau: - Phòng tài chính kế toán - Phòng kỹ thuật - Phòng vật tư - Phòng tổ chức và lao động tiền lương Toàn bộ bộ máy tổ chức quản lý sản xuất của Công ty Cơ khí 30 - 4 được thể hiện qua sơ đồ sau: Giám đốc Công ty Phó giám đốc kỹ thuật và KCS Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc vật tư thiết bị Phó giám đốc nội chính Phó giám đốc chỉ huy sản xuất Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch - Dự toán Phòng vật tư thiết bị Phòng tổ chức và lao động tiền lương * Giám đốc Công ty: Trực tiếp lãnh đạo, phụ trách chung phòng kế toán tài chính và chịu trách nhiệm chung trước Tổng Công ty trong việc tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện kế hoạch được giao. * Phó giám đốc - Bí thư đảng uỷ Công ty kiêm trưởng ban điều hành các dự án: giúp giám đốc phụ trách công tác tổ chức cán bộ và cung cấp các thông tin về dự án. * Phó giám đốc phụ trách thường trực chỉ huy sản xuất toàn Công ty: giúp giám đốc tổ chức kế hoạch sản xuất. Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Trực tiếp phụ trách phòng kế hoạch, lập dự toán giúp giám đốc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, lập dự toán tham gia đấu thầu các công trình và theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh. * Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và KCS: giúp giám đốc Công ty tổ chức các biện pháp thi công, theo dõi kỹ thuật chất lượng các công trình và công tác kiểm tra an toàn và bảo hiểm lao động. * Phó giám đốc phụ trách thiết bị: giúp giám đốc tổ chức theo dõi, quản lý tình trạng máy móc, vật tư thiết bị toàn công ty để có kế hoạch mua sắm, bổ xung kịp thời phục vụ sản xuất của Công ty. * Phòng tài chính - Kế toán: tham mưu cho giám đốc về mặt tài chính, theo dõi hoạt động sản xuất của công ty dưới hình thái tiền tệ, là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế, quản lý công ty đồng thời làm tham mưu đắc lực cho lãnh đạo. Công ty thông qua quản lý mua sắm nhập xuất vật tư, tập hợp chi phí, cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ… để lập báo cáo kịp thời chính xác. * Phòng tổ chức lao động tiền lương: có chức năng nhiệm vụ giúp giám đốc công ty tổ chức bộ máy điều hành và quản lý của công ty cũng như các đơn vị trực thuộc, đáp ứng yêu cầu về sản xuất về công tác tổ chức cán bộ lao động, đồng thời giúp giám đốc nắm được trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên, đề ra chương trình bồi dưỡng cán bộ công nhân viên lành nghề, phục vụ kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời trực tiếp thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. * Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra, giám sát về kỹ thuật chất lượng các công trình, các dự án của Công ty đã và đang thực hiện. Đồng thời đề ra các biện pháp sáng kiến kỹ thuật, thay đổi biện pháp thi công cho phù hợp với các đặc điểm công trình sao cho giảm được chi phí. * Phòng kế hoạch dự toán: có nhiệm vụ lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn báo cáo tổng công ty, đồng thời lập kế hoạch giao cho các đơn vị theo dõi việc thực hiện kế hoạch, giúp giám đốc chỉ đạo sản xuất kinh doanh, lập dự toán các công trình giam gia đấu thầu. * Phòng thiết bị vật tư: có nhiệm vụ quản lý vật tư thiết bị toàn công ty. Đồng thời lập kế hoạch mua sắm và giám sát tình hình sử dụng, dự trữ vật tư của các đơn vị, theo dõi thực trạng máy móc thiết bị toàn công ty để giúp giám đốc có kế hoạch bổ xung, mua sắm kịp thời tính toán sử dụng máy móc hiệu quả. 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công ty. Công ty Cơ khí 30- 4 là doanh nghiệp có qui mô vừa, phạm vi hoạt động rộng. Để đáp ứng yêu cầu quản lý chặt chẽ công ty đã vận dụng hình thức tổ chức kế toán tập chung. Theo hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán của công ty. ở mỗi phân xưởng trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế (kế toán viên) làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện việc hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ và lập kế hoạch định kỳ, gửi chứng từ về phòng kế toán công ty. Bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán với người mua và các khoản phải nộp Kế toán tài sản cố định phụ trách máy vi tính Kế toán thanh toán tiền mặt Thủ quỹ Nhân viên kế toán mỗi phân xưởng * Kế toán trưởng: Phụ trách chung, giúp giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thông tin kinh tế trong toàn đơn vị theo cơ chế quản lý mới và theo đúng pháp lệnh kế toán nhà nước và điều lệ kế toán hiện hành. - Tổ chức bộ máy kế toán đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ đội ngũ tài chính kế toán công ty. - Phổ biến, hướng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịp thời các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán nhà nước của Bộ giao thông vận tải và của tổng công ty. * Tổng chức tạo nguồn vốn và sử dụng các nguồn vốn của công ty. - Hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, chỉ đạo về mặt tài chính thực hiện các hợp đồng kinh tế. - Tổ chức kiểm tra kế toán. - Tổ chức phân tích hoạt động kế toán - Chỉ đạo lập kế hoạch tài chính, tín dụng - Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và kế toán trưởng của tổng công ty về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty. * Phó phòng kế toán tài chính công ty. - Làm kế toán tổng hợp - Phụ trách công tác kế toán trong toàn công ty - Chỉ đạo tổ chức công tác bảo quản, lữưt tài liệu kế toán - Thay thế kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng * Nhân viên kế toán tài sản cố định và phụ trách máy vi tính: - Theo dõi tài sản cố định công ty và báo cáo tổng hợp toàn công ty. - Theo dõi thanh lý tài sản cố định, kiểm tra, quyết toán, sửa chữa lớn tài sản cố định. - Theo dõi tài sản cố định các khoản thanh toán và một số chứng từ khác trên máy vi tính. * Nhân viên kế toán theo dõi với người mua và các khoản phải trả, phải nộp khác: - Thường xuyên theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, các khoản phải nộp bảo hiểm xã hội và các khoản thanh toán nội bộ. * Nhân viên kế toán theo dõi chung, theo dõi quỹ tiền mặt: - Theo dõi tiền vay, tiền gửi ngân hàng. - Theo dõi thanh toán với nhà cung cấp. - Theo dõi quỹ tiền mặt của công ty. * Thủ quỹ: - Có nhiệm vụ giữ tiền, thu và chi theo lệnh thu chi của lãnh đạo công ty qua chứng từ. Ngoài ra mỗi phân xưởng sản xuất trực thuộc công ty đều có nhân viên kế toán riêng, nhưng chỉ làm công tác tổng hợp số liệu, tập hợp chứng từ và gửi về phòng kế toán công ty. II. Phân loại đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí 30-4 1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty: Là một Công ty tiến hành sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực cơ khí xây dựng cơ bản. Do đó vật liệu Công ty sử dụng có những đặc thù riêng khác với các ngành nghề kinh doanh khác. Để xây dựng các công trình lớn Công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn, phong phú đa dạng về quy cách chủng loại và mang những đặc điểm riêng khác nhau chẳng hạn như sắt thép, xi măng, tôn, inox… Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng ngay không qua chế biến như cát, sỏi… Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp như gỗ tre, nứa… để làm nán trại. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như sắt, thép, sơn… Đối với toàn Công ty cũng như các đội thì hệ thống kho tàng rất đơn giản. Bởi vì vật liệu của Công ty sau khi mua chủ yếu là đưa vào dùng ngay và nếu có kho thì thường là các kho ngoài trời do đó thường xảy ra mất mát hao hụt vật liệu gây khó khăn cho công tác bảo quản vật liệu, còn đối với một số vật liệu khác thì hệ thống kho tàng cũng đơn giản, không phức tạp kiên cố vì vật liệu này sau khi mua ít ngày cũng được đưa vào sử dụng ngay. Chỉ những đặc điểm này đã ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tổ chức quản lý vật liệu gây ra hao hụt, mất mát. Việc theo dõi chặt chẽ sự biến động của từng thứ vật liệu là rất khó. Có những khi muốn dự trữ vật liệu với thời gian dài nhưng lại không đảm bảo. Chính vì vậy mà khi thị trường vật liệu trở lên khan hiếm thì việc cung cấp vật liệu đảm bảo cho sản xuất diễn ra bình thường là rất khó. Vấn đề này Công ty cũng như các đội nên trang bị hệ thống kho tàng tốt hơn để đảm bảo cho sản xuất được diễn ra bình thường. Đó là đặc điểm nguyên vật liệu, hệ thống kho tàng của Công ty, yếu tố trực tiép cấu thành nên thực thể sản phẩm. 2. Phân loại nguyên vật liệu: Để tiến hành xây dựng các công trình Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu bao gồm nhiều loại vật liệu. Vì vậy muốn quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác nguyên vật liệu thì phải tiến hành phân loại vật liệu. Tại Công ty Cơ khí 30 - 4 cũng tiến hành phân loại vật liệu. Song việc phân loại vật liệu chỉ tạo điều kiện thuận tiện cho việc theo dõi, bảo quản nguyên liệu ở kho. Thực tế nguyên liệu của Công ty được phân loại như sau: 2.1. Do đặc điểm sản xuất của Công ty nên nguyên vật liệu không phân thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ mà được coi chung là vật liệu chính. Chúng là đối tượng chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà Công ty sử dụng như xi măng, sắt, thép, que hàn… Trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm vật liệu khác nhau. 2.2. Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng cung cấp năng lượng cho các loại máy móc động cơ… nhiên liệu bao gồm các loại xăng dầu. Đây là yếu tố quan trọng, cần thiết cho sản xuất vì sản xuất của Công ty chủ yếu bằng máy móc. 2.3. Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc như phụ tùng thay thế của các xe ô tô, máy hàn, máy cuốn thép… 2.4. Phế liệu thu hồi: cũng do đặc điểm sản xuất của Công ty nên phế liệu thu hồi là những mẩu sắt thép vụn. 3. Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Vật liệu ở Công ty Cơ khí 30 - 4 được đánh giá như sau: - Giá vật liệu nhập kho do mua vào: trị giá thực tế của vật liệu nhập kho chính là giá ghi trên hoá đơn bán hàng của người bán không tính thuế GTGT vì Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Có hai trường hợp: + Trường hợp nhập kho vật tư do bên bán vận chuyển, giá thực tế nhập kho là giá ghi trên hoá đơn gồm cả giá vật liệu và giá vận chuyển. Ví dụ trên phiếu nhập kho số 32 ngày 10/08/2001 giá thực tế nhập kho xi măng Chinfon - Hải Phòng là 10.200.000 (đ) bao gồm giá xi măng là: 10.050.000(đ) và tiền vận chuyển là: 120.000 (đ) phiếu nhập kho như sau: Công ty Cơ khí 30 - 4 Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 8 năm 2003 Họ và tên người nhập: Anh Cai Theo số………ngày……..tháng………….. Nhập tại kho: Phân xưởng Kim Sơn Số TT Tên, quy cách hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền (đ) Ghi chú Theo CT Thực nhập 01 Xi măng Chinfon Hải Phòng Bao 200 200 50400 10.080.000 02 Tiền vận chuyển Đ/bao 600 120.000 Tổng cộng 10.200.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười triệu hai trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 10 tháng 8 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Đã ký Người giao hàng Đã ký Thủ kho Đã ký + Trường hợp vật tư do đội xe của Công ty tự vận chuyển thì giá nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn. Ví dụ trên phiếu nhập kho số 36 ngày 10/9/2001 thì giá thực tế nhập cừ tràm là 65.500.000 (đ) cũng chính là giá bán cừ tràm ghi trên hoá đơn bán hàng kèm theo. Phiếu nhập kho như sau: Công ty Cơ khí 30 - 4 Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 8 năm 2003 Số 36 Họ và tên người nhập: Nguyễn Sơn Lộc Theo số………ngày……..tháng………….. Nhập tại kho: Phân xưởng Kim Sơn Số TT Tên, quy cách hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền (đ) Ghi chú Theo CT Thực nhập 01 Cừ tràm L = 5m Cây 6500 6500 7000 45.500.000 02 Cừ trừ L = 3m Cây 5000 5000 4000 20.000.000 Tổng cộng 65.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu trăm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Ngày 10 tháng 9 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Đã ký Người giao hàng Đã ký Thủ kho Đã ký - Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công: Đối với toàn Công ty thì việc nhập xuất kho vật liệu chủ yếu là diễn ra ở các phân xưởng trực thuộc (Sử dụng tiền tạm ứng mua vật liệu của Công ty) thì giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo giá đích danh, giá xuất chính là giá ghi trên phiếu nhập kho. Có phiếu xuất kho như sau: Công ty Cơ khí 30 - 4 Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 8 năm 2003 Họ và tên người nhập : Anh Hùng Địa chỉ : Phân xưởng 1 Xuất tại kho : Kim Sơn Số TT Tên, quy cách hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền (đ) Ghi chú 01 Xi măng Chinfon Hải Phòng 200 50400 10.080.000 02 Tiền vận chuyển 600 120.000 Tổng cộng 10.200.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười triệu hai trăm ngh