Luận văn Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở công ty cổ phần gas Petrolimex

g hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật tại các vị trí trọng điểm, có tiềm năng thị trường lớn. Tổng sức chứa hiện nay của Công ty là 4200 tấn và sẽ tiếp tục mở rộng trong thời gian tới (kho Dinh Vũ có sức chứa tối đa 3000 tấn sẽ đi vào hoạt động trong năm 2008). Đây là lợi thế quan trọng để Công ty khẳng định vị thế chủ đạo của mình trên thị trường cạnh tranh mạnh mẽ như bây giờ. * Thuận lợi - Trước khi trở thành một công ty cổ phần, công ty vẫn là một doanh nghiệp nhà nước và đến nay vẫn trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt nam, do đó công ty đã nhận đựơc rất nhiều sự ủng hộ và giúp đỡ từ các Bộ, các ngành của nhà nước và cả Tổng công ty xăng dầu Việt nam về nhiều mặt. - Cho đến nay công ty đã xây dưng cho mình được một thương hiệu riêng là “Gas Petrolime”, đồng thời số thị phần mà công ty nắm giữ cũng đã chiếm một tỷ trọng khá lớn trên thị trường. - Có hệ thống mạng lưới kho đầu mối với sức chứa lớn, được đầu tư hiện đại tại miền và hệ thống phân phối của Petrolimex trên phạm vi toàn quốc nên có thể đáp ứng kịp thới nhu cầu của thị trường. - Ngoài ra công ty còn có đội ngũ cán bộ am hiểu về ngành hàng, nhiệt huyết, đoàn kết và quyết tâm cùng nhau góp sức cho sự phát triển chung. * Khó khăn - Về giá : Một trong những khó khăn lớn mà công ty gặp phải hiện nay chính là sự biến động liên tục của giá LPG trên thế giới. Điều này đã gây ra một ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty vì những thay đổi về giá này dù là tăng hay giảm đều mang đến những mặt bất lợi cho công ty. Khi giá Gas trên thế giới giảm mạnh, với một hệ thống kho, bể chứa lớn, thường xuyên dự trữ Gas với số lượng lớn, công ty sẽ không thể giảm giá bán kịp thời ngay tức thì cho phù hợp với giá cả thị trường. Ngược lại gía Gas tăng lại có tác động không nhỏ đến tâm lý của những người tiêu dùng, những khách hàng của công ty nên dù được một phần lợi thế về giá cả vẫn không thể bù đắp được những thiệt hại mà công ty phải gánh chịu do bị thu hẹp thị trường. Nhìn chung cả hai đều có nguy cơ làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. - Về cạnh tranh : Việc cạnh tranh trên thị trường ngày càng ác liệt hơn và dần đi vào chiều sâu. Đối thủ cạnh tranh của công ty hiện nay không chỉ là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh Gas trong nước mà cả các nhà đầu tư nước ngoài và các đơn vị kinh doanh cùng ngành hàng. - Về quản lý tình hình công nợ : Số khách hàng của công ty ngày càng nhiều nhưng chính sách quản lý công nợ chưa được công ty xây dựng một cách hoàn chỉnh do vậy đã làm tăng tỷ lệ vốn bị chiếm dụng, điều này sẽ làm giảm tốc độ luân chuyển của tài sản và dẫn đến làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. - Tình hình sang nạp Gas trái phép của các cá nhân đã tạo ra môi trường cạnh tranh không lành mạnh, gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty khi các cá nhân này lợi dụng uy tín của công ty để đạt đựơc mục đích. Mặc dù vậy nhà nước vẫn chưa có biện pháp hữu hiệu nào để ngăn chặn triệt để vấn đề này. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức Hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị - Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, trải rộng khắp cả nứơc với các Công ty thành viên mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính khác nhau nên Công ty đã lựa chọn tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung - vừa phân tán để vừa đảm bảo việc quản lý của công ty mẹ, vừa tạo ra được tính chủ động cho các công ty thành viên. Các công việc kế toán như phản ánh, ghi chép, lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo kế toán… được thực hiện tại phòng Kế toán tài chính của Công ty cổ phần Gas Petrolimex và tại phòng Kế toán tài chính các Công ty thành viên. Cuối năm tài chính báo cáo quyết toán toàn công ty sẽ là báo cáo hợp nhất được lập trên cơ sở tổng hợp báo cáo quyết toán của Công ty cổ phần Gas Petrolimex với báo cáo quyết toán của các Công ty thành viên. - Theo hình thức đó, để có thể đảm bảo tốt được chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán, mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở công ty đã được xây dựng khá hợp lý như sau : TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN Phòng Kế toán tại văn phòng Công ty Phòng Kế toán tại các Công ty thành viên Nhân viên thống kê Kho Đức Giang Nhân viên thống kê các cửa hàng SƠ ĐỒ SỐ 1.21 : TỔ CHỨC KẾ TOÁN 2.1.3.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại đơn vị Chuẩn mực và chế độ kế toán mà công ty áp dụng đó là Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính. Việc tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán ở đơn vị là áp dụng theo luật kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt nam. Theo đó Kỳ kế toán mà công ty áp dụng là năm (Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12) , Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong kế toán là VNĐ. * Vận dụng chế độ chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước: Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Việc quản lý hệ thống chứng từ của Công ty được quy định và tổ chức chặt chẽ theo đúng trình tự lập, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản chứng từ. * Vận dụng chế độ tài khoản kế toán Về cơ bản, công ty vận dụng hệ thống kế toán thống nhất theo chế độ kế toán hiện hành. Hầu hết các tài khoản thuộc chế độ kế toán hiện hành đều được phần mềm Acounting Solution cập nhật đầy đủ. Tuy nhiên, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức có những đặc trưng riêng nên công ty đã xây dựng riêng cho mình hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 5. Do là một công ty thương mại và dịch vụ, ở đó diễn ra rất nhiều các hoạt động mua bán, giao dịch, khối lượng các nghiệp vụ liên quan đến các giao dịch là khổng lồ, do vậy các tài khoản chi tiết của công ty chủ yếu để chi tiết cho từng đối tượng khách hàng lớn, các mặt hàng kinh doanh của công ty, các ngân hàng mà công ty thường xuyên phải giao dịch, … * Vận dụng chế độ sổ sách kế toán. Hình thức sổ kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký - Chứng từ. Ngoài các Nhật ký chứng từ, các bảng kê, Công ty còn sử dụng một hệ thống các sổ kế toán chi tiết để theo dõi sát sao tình hình hoạt động của Công ty. Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán Gas Accounting Solution sổ sách kế toán của công ty được lưu trữ ở hai dạng: -Lưu trữ trên phần mềm máy tính -In và đóng thành các tập sổ kế toán Phần mềm kế toán giúp người kế toán giảm được một số công việc ghi chép thủ công, vì chỉ cần nhập dữ liệu 1 lần vào máy tính thì nó sẽ tự nhập sang các sổ kế toán liên quan. Nhờ đó, làm tăng hiệu quả công việc, cung cấp cho nhà quản lý nhiều thông tin quản trị hữu ích và người kế toán hay nhà quản lý có thể kiểm tra thông tin, số liệu bất kỳ lúc nào một cách nhanh chóng. Thể hiện qua sơ đồ : Bảng tổng hợp chi tiết Nhật kí - Chứng từ Máy tính Bảng kê chứng từ Sổ chi tiết các TK Sổ cái các TK Các báo cáo kế toán Các chứng từ gốc Bảng kê Ghi trong kỳ SƠ ĐỒ SỐ 1.22 : KẾ TOÁN MÁY Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kỳ *Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Doanh nghiệp sử dụng các loại báo cáo sau : - 4 biểu mẫu báo cáo thực hiện theo chế độ hiện hành để cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ và dự đoán trong tương lai bao gồm : 1- Bảng cân đối kế toán, 2- Báo cáo kết quả kinh doanh, 3- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, 4- Thuyểt minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này sẽ được lập đêu đặn theo quý và được công bố rộng rãi. - Ngoài ra công ty còn sử dụng các báo cáo khác để cung cấp thêm các thông tin cần thiết và các căn cứ để Ban lãnh đạo đề ra các quyết định quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh như : Báo cáo quản trị, Báo cáo kiểm kê, Báo cáo nhanh… 2.2. Đặc điểm, yêu cầu quản lý về hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex 2.2.1. Đặc điểm về hàng hóa tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. - Mặt hàng chính mà công ty kinh doanh chính là Gas hoá lỏng (LPG). LPG được cung cấp tới khách hàng dưới 2 dạng : gas rời và gas bình. Đối với gas rời : theo thoả thuận của hai bên, LPG sẽ được chuyên chở bằng xe chuyên dụng đến kho, bể chứa của khách hàng. Mặt hàng này chủ yếu được cung cấp cho các khách hàng công nghiệp, tổng đại lý, công ty thành viên của Công ty. Đối với gas bình : LPG sau khi đóng nạp theo qui trình kỹ thuật và đảm bảo độ an toàn sẽ được chuyển đến người tiêu dùng dưới dạng bình 12kg, 13kg, 48kg. Với mặt hàng là các sản phẩm về gas, Công ty sử dụng một loại bao bì đặc biệt là vỏ bình gas. Khi khách hàng mua gas của Công ty, ngoài số tiền phải thanh toán cho mặt hàng gas, khách hàng phải đặt thêm một khoản ký cược vỏ bình gas. Ngoài ra để đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh, công ty còn mở rộng đầu tư kinh doanh sang cả mặt hàng gas, thiết bị, phụ kiện, thực hiện liên doanh với 2 công ty là Công ty taxi Gas Hà nội và TP Hồ Chí Minh, liên doanh với Công ty cơ khí PMG để sản xuất vỏ bình Gas… - Riêng về nguồn hàng : Do khối lượng hàng mà công ty xuất bán ra trong kỳ là rất lớn, do vậy, để đảm bảo được lượng hàng xuất, nguồn hàng nhập cũng là một yếu tố cần chú trọng. Để đáp ứng được nguồn hàng nhập vào vừa đủ số lượng, vừa đảm bảo chất lượng đồng thời cả chi phí, giá mua hợp lý đòi hỏi công ty phải có những chính sách rất cụ thể trong việc nghiên cứu thị trường và tìm kiếm nguồn hàng. Hiện nay hàng hoá của công ty chủ yếu được nhập từ 2 nguồn : Nguồn nhập nội : Hiện nay ở Việt nam mới chỉ có duy nhất một công ty cung cấp LPG đó là Công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí Dinh Cố (Vũng Tàu) . Công ty này cũng là công ty cung cấp chủ yếu nguồn hàng nhập nội cho công ty. Trong trường hợp thiếu hàng đột xuất công ty có thể nhập mua hàng trong nội bộ ngành hoặc nhập mua theo phương thức hàng đổi hàng từ các hãng khác. Tuy vậy nhu cầu tiêu thụ Gas của công ty là khá cao, nếu nguồn hàng nhập chỉ là nguồn hàng nhập nội thì sẽ không đủ số hàng thường xuyên cho công ty, buộc công ty phải tìm kiếm thêm những nguồn hàng mới từ nước ngoài. Nguồn nhập ngoại : Công ty áp dụng hình thức Nhập khẩu trực tiếp là chủ yếu. Đến nay công ty đã thiết lập được mối quan hệ làm ăn lâu năm với một số công ty của nước ngoài như: Công ty Kenyon-engineering – Nhật Bản, Công ty Comap - Pháp, Công ty Samjin – Hàn Quốc, Công ty Cavagna – Singapore … Tuy hàng nhập ngoại chất lượng tốt, nguồn hàng cũng khá ổn định nhưng giá mua và chi phí vận chuyển là loại này là khá cao, do vậy những chính sách riêng đối với hàng nhập là một yêu cầu cần thiết. 2.2.2. Yêu cầu quản lý hàng hóa, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. Trong nền kinh tế thị trường mà sự cạnh tranh lên đến đỉnh điểm như ngày nay thì chỉ một sai sót nhỏ trong chính sách cũng có thể dẫn đến rất nhiều những bất lợi cho công ty, chính vậy mà những yêu cầu quản lý được công ty vạch ra rất cụ thể. - Về cơ chế giá : Do đây là mặt hàng mà thị trường có nhiều biến động bởi vậy Công ty có một cơ chế giá rất chặt chẽ. Toàn bộ mức giá giao đều do giám đốc quyểt định và mức giá này luôn được thống nhất giữa các Tổng đại lý thành viên và các Cửa hàng trực thuộc công ty theo nguyên tắc đảm bảo giá cạnh tranh với các hãng khác. - Về việc vận chuyển : Công ty luôn có một đội ngũ xe chuyên dụng, do vậy nếu khách hàng có yêu cầu, việc giao hàng sẽ được thực hiện đến tận nơi. - Về phương thức thanh toán : Những phương thức thanh toán mà công ty đưa ra rất đa dạng với nhiều hình thức và cách thức khác nhau với mong muốn tạo điều kiện nhiều nhất cho khách hàng . Đối với những khách lẻ thường khối lượng mua ít, công ty sẽ áp dụng Phương thức bán hàng thu tiền ngay. Còn lại Phương thức bán hàng trả chậm là phương thức được áp dụng nhiều nhất ở công ty, trong trường hợp này hạn thanh toán sẽ được ấn định cụ thể trong hợp đồng kinh tế. Một số trường hợp khác, khách hàng có thể đặt trước tiền hàng. Khách hàng cũng có thể thanh toán tiền hàng cho công ty trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua mã số giao dịch của công ty tại ngân hàng… - Chính sách khuyển mại : Với hầu hết các khách hàng quen hay những khách hàng mua với khối lượng lớn đều được công ty dành cho những ưu đãi đặc biệt. Làm tốt được tất cả những yêu cầu quản lý trên chính là một cách để công ty ngày một mở rộng hơn nữa thị phần và phát triển thị trường của mình. 2.3. Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty cổ phần Gas Petrolimex. 2.3.1. Kế toán doanh thu và giá vốn hàng bán * Các phương thức xuất bán và cách xác định giá vốn, giá bán hàng hóa tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. Các phương thức xuất bán Mong muốn đáp ứng được cao nhất yêu cầu của mọi khách hàng và ngày càng mở rộng thị trường tiêu thụ nên các phương thức bán hàng mà công ty đưa ra hiện nay là rất đa dạng và linh hoạt, phù hợp cho hầu khắp các đòi hỏi của mọi khách hàng. Các phương thức ở đây bao gồm: * Phương thức bán buôn hàng hoá Do có quy mô lớn nên công ty sử dụng phương thức này để tiêu thụ hàng hoá là chủ yếu. Hàng hoá của công ty sẽ đựơc bán ra với số lượng lớn cho các khách hàng Công nghiệp, Tổng đại lý. Việc bán buôn hàng hoá có thể được công ty thực hiện qua hệ thống kho của công ty hoặc vận chuyển thẳng (không qua kho công ty). Phương thức bán buôn qua kho : Theo phương thức này 2 bên sẽ tiến hành ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá quy định rõ hình thức vận chuyển và bên nào phải chịu chi phí vận chuyển. Bán buôn qua kho được chia làm 2 loại: + Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : Việc vận chuyển hàng hoá sẽ do khách hàng đảm nhiệm. Phương thức này được áp dụng cho 2 đối tượng Bán buôn cho tổng đại lý ngoài ngành (mã 5B) Bán buôn cho hãng khác (mã 6B) + Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : Việc vận chuyển hàng hoá do công ty đảm nhiệm. Tùy trường hợp mà công ty có thể dùng xe chuyên dụng hoặc thuê ngoài để chở hàng đến kho của khách hàng. Phương thức này được áp dụng với 2 đối tượng : Bán buôn chuyển hàng cho khách hàng công nghiệp (mã 50) Bán buôn chuyển hàng cho Tổng đại lý trong ngành (mã 5A) - Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng (mã 6A) : Đây chính là phương thức bán hàng theo hình thức giao hàng trực tiếp (giao tay ba). Hình thức này chủ yếu được áp dụng đối với các công ty thành viên, các chi nhánh. Các chi nhánh này khi có nhu cầu mua hàng có thể nhập trực tiếp tại các bến cảng mà không cần qua kho của công ty mẹ tại Hà Nội. Sau khi hoàn tất thủ tục nhập hàng, các chi nhánh báo về văn phòng công ty số hàng chi nhánh đã nhận để công ty ghi nhận khoản doanh thu nội bộ đã được thực hiện và chi nhánh có nghĩa vụ thanh toán với công ty. Theo phương thức này các công ty con sẽ chủ động hơn trong nguồn hàng và sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí vận chuyển. *Phương thức bán lẻ hàng hoá (Mã 54): Phương thức này chú trọng đến nhu câu tiêu dùng Gas của người dân. Đây cũng là phương thức mang lại doanh số lớn cho công ty vì số lượng khách hàng mua lẻ là rất nhiều tất yếu dẫn đến khối lượng tiêu thụ ra ngoài lớn. Theo phương thức này hàng hoá của công ty sẽ được tiêu thụ qua các cửa hàng trung gian rồi mới đến tay khách hàng. Số liệu ở các cửa hàng sẽ được cập nhật trên máy tính và được truyền về công ty qua mạng Internet. Bán lè hàng hoá chỉ áp dụng đối với các mặt hàng là Gas bình, bếp và phụ kiện đi kèm. * Một số phương thức tiêu thụ hàng hoá khác : -Phương thức hàng đổi hàng (8A): Hoạt động đổi hàng phát sinh trong trường hợp một hãng kinh doanh Gas thiếu hàng để cung cấp cho khách hàng của mình, khi đó hãng này có thể thoả thuận với một hãng kinh doanh Gas khác để vay hàng sau đó sẽ tiến hành trả lại khi đã có hàng. Hình thức này cũng được coi là một phương thức tiêu thụ nhưng hàng đem bán (cho vay) và hàng nhận lại là cùng loại và cùng giá. Hình thức này đựơc công ty sử dụng rất nhiều nhằm hỗ trợ các công ty khác và cũng để nhận được sự hỗ trợ trong trường hợp công ty khan hiếm nguồn hàng. - Phương thức xuất hàng để tiêu dùng nội bộ : Hình thức này được áp dụng trong trường hợp công ty dùng sản phẩm, hàng hoá của mình để khuyến mại (mã 95) cho khách hàng trong những đợt khuyến mại hoặc phục vụ cho công ty trong quá trình kinh doanh. Các phương pháp xác định giá vốn và giá bán hàng hoá * Phương thức xác định giá vốn hàng hoá: Do các nghiệp vụ nhập-xuất hàng của công ty diễn ra thường xuyên trong khi đó giá cả hàng hoá mà công ty kinh doanh lại không ổn định, luôn biến động liên tục vì thế để giảm thiểu sự phức tạp trong quá trình tính giá, tạo ra sự ổn định, công ty đã sử dụng phương pháp hạch toán để tính giá. Mức giá trước khi đựơc đưa ra sẽ được cân nhắc kĩ dựa vào giá mua thực tế kì trước cùng với giá mua dự kiến trong tương lai và được thống nhất sử dụng trong cả kỳ hạch toán. Cuối mỗi tháng công ty sẽ tiến hành điều chỉnh lại giá hạch toán cho phù hợp với giá cả thị trường. Các bước để xác định giá vốn hàng bán : Bứơc 1 : Khi nhập kho hàng hoá, kế toán theo dõi cả 2 loại giá là giá thực tế và giá hạch toán trên 2 tài khoản là TK15651 (giá hạch toán) và TK15652 (chênh lệch giá vốn và giá hạch toán) Bước 2 : Khi xuất hàng hoá, ghi theo giá hạch toán theo TK15651 Bước 3 : Cuối kì, điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế. Chênh lệch giữa giá vốn thực tế và giá vốn hạch toán được xác định như sau : Chênh lệch giá phân bổ trong kì = Chênh lệch giá ĐK+ phát sinh trong kì x Trị giá hàng hoá xuất trong kì Trị giá hàng + Trị giá hạch toán hàng hoá tồn CK hoá xuất trong kì * Phương pháp xác định giá bán Giá bán hàng hóa ở đây chính là giá thoả thuận giữa công ty với khách hàng và được ghi nhận cụ thể trên Hoá đơn giá trị gia tăng. Căn cứ và tình hình nhập mua hàng hoá, chiến lược kinh doanh từng kì và phương thức tiêu thụ, công ty sẽ xây dựng cho mình những mức giá khác nhau. Đối với giá bán buôn : Giá bán = GVHB + chi phí vận chuyển, chi phí qua kho (nếu có) + % lợi nhuận theo kế hoạch công ty -Đối với giá bán lẻ Khi tính giá bán lẻ cho các cửa hàng, với chính sách trợ giá, công ty sẽ không tính tỷ lệ % lợi nhuận giữ lại do vậy giá đựơc tính như sau : Giá giao cửa hàng = GVHB + chi phí qua kho, chi phí vận chuyển Các cửa hàng căn cứ vào mức giá giao của công ty, các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như chi phí điện nước, điện thoại, chi phí vận chuyển cho khách hàng, chi phí thuê nhân viên ... và khoản lợi nhuận dự kiến để tính ra giá bán lẻ : Giá bán lẻ của cửa hàng = giá giao cửa hàng + chi phí cửa hàng + % lợi nhuận theo kế hoạch cửa hàng * Phương thức tiêu thụ nội bộ : Giá bán cho các công ty thành viên = GVHB + chi phí vận chuyển, chi phí qua kho (nếu có) + chi phí quản lý chung phân bổ *Chứng từ và luân chuyển chứng từ - Chứng từ Chứng từ được công ty sử dụng chủ yếu trong trường hợp tiêu thụ hàng hoá ở đây chính là hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01GTKT-3LL). Hoá đơn giá trị gia tăng là chứng từ rất quan trọng đối với nghiệp vụ bán hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng, hoá đơn thanh toán với khách hàng, Hoá đơn giá trị gia tăng sẽ được lập thành 3 liên - đặt giấy than viết 1 lần (Liên 1: lưu, liên 2: giao khách hàng, liên 3: thanh toán nội bộ). - Trình tự luân chuyển chứng từ Phương pháp mà công ty sử dụng để theo dõi và ghi chép sự biến động nhập- xuất-tồn là phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này trình tự luân chuyển chứng từ của các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá được cụ thể hoá theo các giai đoạn : Giai đoạn 1 : Khi có các nghiệp vụ xuất hàng hoá, các phòng kinh doanh của công ty sẽ phát hành các chứng từ xuất trên máy tính. Phòng Xuất nhập-khẩu tổng hợp sẽ có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ này khi xuất, nhập liên quan đến công ty con. Còn 2 phòng còn lại sẽ có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ nhập, xuất khi xuất bán ra thị trường (cho khách hàng ngoài). Tuỳ theo khách hàng là khách hàng công nghiệp, khách hàng mua lẻ hay hình thức mua là Gas rời hay Gas bình mà các hoá đơn của các khách hàng ngoài sẽ được giao cho phòng kinh doanh Dân dụng và thương mại (gas bình) hay phòng kinh doanh Công nghiệp (gas rời). Tiếp theo thông qua chương trình kế toán máy, số liệu về hàng nhập, hàng bán được kết xuất ngay sang sổ chi tiết hàng hoá để kế toán chi tiết hàng hoá theo dõi. Giai đoạn 2 : Các chứng từ này sẽ được chuyển cho thủ kho để thủ kho thực hiện các nghiệp vụ xuất, nhập và ghi thẻ kho. Giai đoạn 3: Cuối tháng, kế toán chi tiết hàng hoá sẽ đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết hàng hoá với thẻ kho, tổng hợp số liệu, lập phiếu kế toán để tính giá thực tế hàng hoá, lập bảng tổng hợp các hàng hoá nhập, xuất, tính ra số tồn. Quy trình này được cụ thể hoá theo sơ đồ sau : Sổ kế toán chi tiết hàng hoá Sổ kế toán tổng hợp về hàng hoá Thẻ kho Bảng tổng hợp xuất kho hàng hoá Phiếu xuất kho SƠ ĐỒ 1.23 : LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ - Phiếu xuất kho : được lập ra bởi các phòng kinh doanh. Tuỳ từng trường hợp các nghiệp vụ liên quan đến mỗi phòng ban cụ thể là Phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, Phòng kinh doanh gas rời hay Phòng kinh doanh gas bình. - Xuất và ghi thẻ kho là nhiệm vụ của các thủ kho - Các sổ chi tiết, bảng tổng hợp xuất kho hàng hoá, hay các sổ tổng hợp về hàng hoá sẽ được lập ra từ phòng kế toán. Tuy vậy, ở từng phương thức xuất bán, đối tượng xuất bán vẫn có những khác biệt nhất định trong thời điểm phát hành hoá đơn và nơi phát hành hoá đơn. Cụ thể : -- ðĐối với phương thức phát hành hoá đơn : - Khi bán buôn cho các Đại lý, tổng đại lý (cả trong và ngoài ngành ), bán buôn cho các chi nhánh hay xuất hàng cho vay: Hoá đơn giá trị gia tăng được lập ngay sau khi các nghiệp vụ kinh tế về xuất bán phát sinh . Đối với trường hợp tiêu dùng nội bộ, hoá đơn Giá trị gia tăng cũng được lập ngay nhưng được bỏ dòng Thuế giá trị gia tăng. - Khi bán cho các khách hàng công nghiệp : Thường đến cuối mỗi tháng, hoá đơn mới được viết một lần dựa vào các Biên bản giao nhận hàng hoá … - Khi bán lẻ cho các cửa hàng trực thuộc, các nhân viên bán hàng sẽ lập hoá đơn Giá trị gia tăng luôn cho các khách hàng. Tất cả các số liệu từ các cửa hàng sẽ được truyền trực tiếp về văn phòng công ty thông qua hệ thống máy tính. Định kỳ 5-10 ngày toàn bộ số hoá đơn này sẽ được chuyển về văn phòng công ty, cho những phòng ban đảm nhiệm. --ð Đối với nơi phát hành hoá đơn : Ở văn phòng công ty có 3 phòng chuyên xử lý các Hoá đơn Giá trị gia tăng là Phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, Phòng kinh doanh Công nghiệp (gas rời ) và phòng kinh doanh Dân dụng và Thương mại (gas bình). - Phòng xuất nhập khẩu tổng hợp luôn phát hành và nhận các hoá đơn liên quan đến xuất nhập khẩu. Chẳng hạn như nghiệp vụ giao hàng tay ba lô hàng ở Singapore cho luôn chi nhánh Sài Gòn không qua kho công ty. - Phòng kinh doanh Công nghiệp : Liên quan đến các hoá đơn Giá trị gia tăng khi bán Gas rời như cho các khách hàng lớn … - Phòng kinh doanh Dân dụng và Thương mại : Liên quan đến toàn bộ các Hoá đơn giá trị gia tăng khi bán hàng là Gas bình. * Tài khoản sử dụng Danh mục tài khoản Tài khoản Tên tài khoản TK mẹ Bậc Loại TK công nợ TK sổ cái 131 Phải thu khách hàng 1 0 1 0 1311 Phải thu khách hàng 131 2 0 1 0 13111 PTKH -TĐL thành viên 1311 3 0 1 0 13112 PTKH - TĐL, ĐL ngoài ngành 13111 4 1 1 0 13113 PTKH - khách hàng công nghiệp 13111 4 1 1 0 156 Hàng hoá 1 0 0 0 1565 Gas, bếp và phụ kiện tồn kho 156 2 0 0 0 15651 Gas hoá lỏng tồn kho 1565 3 0 0 0 156511 Giá HT Gas hoá lỏng tồn kho 15651 4 1 0 1 156512 Chênh lệch GV& giá HT Gas hoá lỏng 15651 4 1 0 1 15652 Bếp và phụ kiện tồn kho 1565 3 0 0 0 156521 Giá hạch toán bếp, phụ kiện tồn kho 15652 4 1 0 1 156522 Chênh lệch GV&giá HT bếp, phụ kiện 15652 4 1 0 1 33631 Thanh toán nội bộ với các C.ty thành viên 3363 3 1 1 1 3388 Phải trả, phải nộp khác 338 2 1 1 1 511 Doanh thu bán hàng 1 0 0 1 5111 Doanh thu bán hàng hoá 511 2 0 0 0 51115 Doanh thu bán gas, bếp và phụ kiện 5111 3 0 0 0 511151 Doanh thu bán gas trong nước 51115 4 1 0 1 511152 Doanh thu bán bếp,phụ kiện trong nứơc 51115 4 1 0 1 511153 Doanh thu bán hàng chuyển khẩu 51115 4 1 0 1 512 Doanh thu bán hàng nội bộ công ty 1 0 0 1 512215 Doanh thu bán nội bộ Gas,bếp&phụ kiện 51221 4 0 0 0 5122151 Doanh thu bán nội bộ Gas 512215 5 1 0 1 5122152 Doanh thu bán nội bộ bếp& phụ kiện 512215 5 1 0 1 632 Giá vốn hàng bán 1 0 0 1 632115 Giá vốn hàng hoá gas,bếp & phụ kiện 63211 3 0 0 0 6321151 Giá vốn hàng hoá gas 632115 4 1 0 1 6321152 Giá vốn hàng hoá bếp và phụ kiện 632115 4 1 0 1 *Sổ sách sử dụng - Các bảng kê : Bảng kê chi tiết xuất hàng, bảng kê xuất hàng theo nhóm mặt hàng - Nhật ký chứng từ số 8 - Bán hàng - Sổ cái các TK 511, 512, 156, 632 - Sổ chi tiết các TK 511, 512, 156, 632 *Trình tự kế toán Chứng từ đầu vào + Hoá đơn GTGT + Phiếu xuất kho ... Máy tính Bảng kê số xuất hàng theo nhóm mặt hàng Bảng kê chi tiết xuất hàng Sổ chi tiết (TK 51115, TK512215, TK632115, TK15651) Nhật ký chứng từ số 8 – Bán hàng Sổ tổng hợp tài khoản chữ T (TK 51115, TK 512215, TK632115) Báo