Luận văn Kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận tại công ty cơ khí An Giang

nhân sửa chữa 25 05 10 10 5 Lao động phổ thông 11 11 4. Thực trạng công tác kế toán tại công ty cơ khí An Giang : 4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty : KẾ TOÁN TỔNG HỢP (Phan Thị Tuyết Vân) Kế toán phần hành 1 (Nguyễn Đức Hiền) Kế toán phần hành 2 (Thái Thị Liễu) Thủ quỹ KẾ TOÁN TRƯỞNG (Đoàn Trung Tính) 4.2. Chức năng các phần hành kế toán : ™ Kế toán trưởng (Ðoàn Trung Tính) : - Phụ trách chung, điều hành chỉ đạo trực tiếp bộ phận kế toán toàn công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm với Ban giám đốc về các nghiệp vụ tài chính. - Thường xuyên kiểm tra các hoạt động kinh doanh và theo dõi các số liệu SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 35 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. tài chính để kịp thời phát hiện sai phạm và tham mưu cho giám đốc. ™ Kế toán tổng hợp (Phan Thị Tuyết Vân) : - Thay thế kế toán trưởng giải quyết công việc khi kế toán trưởng đi vắng. - Chỉ đạo và hướng dẫn chung công tác nghiệp vụ. - Theo dõi việc quản lý và sử dụng công cụ lao động, TSCÐ, tình hình tăng giảm TSCÐ, phân bổ công cụ lao động xuất dùng trong kỳ. - Theo dõi công tác tài chính các đơn vị trực thuộc. ™ Kế toán ngân hàng (Phan Thị Tuyết Vân) : Ðược kế toán tổng hợp kiêm nhiệm. - Theo dõi thu chi tiền gởi và có đối chiếu xác nhận của Ngân hàng mỗi tháng. - Theo dõi các khoản nợ vay và lập kế hoạch vay hàng năm. ™ Kế toán thanh toán (Nguyễn Ðức Hiền) : - Lập bảng lương hàng tháng. - Theo dõi và thu hồi tạm ứng. - Theo dõi và lập phiếu thu, chi. - Theo dõi, thanh lý các hợp đồng kinh tế. ™ Kế toán vật tư (Thái Thị Liễu) : - Theo dõi nhập xuất vật tư. - Quan hệ thường xuyên với thủ kho để nắm được số lượng vật tư tồn kho. ™ Thủ quỹ (Nguyễn Thị Tuyết Diệu) : - Hàng ngày đối chiếu sổ với kế toán thanh toán vá xác nhận số dư cuối ngày, định kỳ (quý) lập biên bản kiểm kê tiền mặt gởi kèm báo cáo tài chính. - Thu, chi khi có chứng từ hợp lệ. ™ Kế toán các đơn vị : - Lập báo cáo tài chính gởi về công ty đúng kỳ hạn. - Lập tờ khai, báo cáo tháng theo đúng quy định. - Thường xuyên liên hệ với bộ phận kế toán công ty để nắm bắt những thông tin cần thiết trong lĩnh vực tài chính. 4.3.Các đặc điểm về chế độ kế toán áp dụng tại công ty : - Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm. - Ðơn vị tiền tệ áp dụng : đồng Việt Nam (VND) - Hình thức sổ kế toán áp dụng : Chứng từ ghi sổ SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 36 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. - Phương pháp trích khấu hao TSCĐ : phương pháp đường thẳng. - Nguyên tắc đánh giá TSCĐ : theo giá thực tế và theo nguyên giá TSCĐ - Kế toán hàng tồn kho : theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : trị giá thực tế. - Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ : nhập trước xuất trước. CÁCH GHI CHÉP THEO HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT CHỨNG TỪ GỐC SỔ QUỸ BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ - GHI SỔ SỔ ÐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI BẢNG CÂN ÐỐI TÀI KHOẢN BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 37 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. Ðối chiếu, kiểm tra 5. Những thuận lợi và những khó khăn của công ty : 5.1. Thuận lợi : Ðược sự chỉ đạo chặt chẽ, kịp thời có hiệu quả của Tỉnh ủy, UBND Tỉnh, Sở Công nghiệp và các ngành chức năng, Ðảng Ủy và Ban giám đốc công ty đã có định hướng đúng đắn cùng với sự nỗ lực đoàn kết, quyết tâm phấn đấu của tập thể cán bộ, công nhân viên toàn công ty nên doanh nghiệp đã liên tục ổn định phát triển, đời sống người lao động ngày càng được cải thiện. Bên cạnh đó, công ty cũng đạt được nhiều thành tích như : - Ðạt huy chương vàng sản phẩm máy gặt xếp dãy GX 120 tai Hội chợ Nông nghiệp quốc tế Cần Thơ năm 1993. - Ðạt bằng khen của sản phẩm máy tách hạt bắp tại Hội chợ Nông nghiệp quốc tế Cần Thơ năm 1993. - Ðạt bông lúa vàng sản phẩm máy gặt xếp dãy GX 120 tại Hội chợ Nông nghiệp quốc tế Cần Thơ năm 1997. - Ðạt bông lúa vàng sản phẩm cầu sắt nông thôn tại Hội chợ Nông nghiệp quốc tế Cần Thơ năm 1997. - Huân chương lao động hạng 3 năm 1985. - Bằng khen của UBND tỉnh An Giang từ năm 1993 đến 1998. - Bằng khen của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn năm 1998. - Huân chương lao động hạng nhì năm 1999. - Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới năm 2000 - Ðạt chất lượng sản phẩm ISO 9001:2000 ngày 14/11/2003 đối với máy gặt xếp dãy. 5.2. Khó khăn : Chịu sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, cơ chế chính sách đối với ngành cơ khí còn nhiều bất cập, vốn đầu tư rất cao nhưng thu hồi chậm, do đó tiến trình đầu tư đổi mới thiết bị tại doanh nghiệp còn nhiều hạn chế. SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 38 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN XÁC ÐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ AN GIANG 1. Kế toán tập hợp doanh thu : Như đã giới thiệu ở phần trên, lĩnh vực hoạt động của công ty chủ yếu là do sản xuất, gia công sản phẩm máy móc, thiết bị phục vụ nông nghiệp. Doanh thu của công ty thu được từ những nguồn sau : +) Từ hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty. +) Từ Xí nghiệp Cơ khí Long Xuyên +) Từ Cửa hàng vật tư công nghiệp +) Từ Công ty liên doanh khai thác chế biến đá ANTRACO Nhưng do phạm vi của đề tài nên em chỉ phân tích số liệu phát sinh ở tại văn phòng Công ty. Để theo dõi doanh thu, kế toán sử dụng 2 tài khoản cấp hai là : + TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa + TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm. 1.1. Doanh thu bán hàng hóa : Doanh thu bán hàng hóa của công ty chủ yếu là doanh thu do nhượng bán lại vật tư, phụ tùng máy móc. Khi có số phát sinh, kế toán chỉ phản ánh bằng bút toán ghi Nợ TK 131 và ghi Có TK 156. Hai bút toán này không ghi đối ứng nhau mà được ghi riêng rẽ với nhau. Vì đặc điểm là ở Công ty có sử dụng phần mềm kế toán nên có một số bút toán kế toán ghi tắt, chỉ cần nhập số liệu vào bên Nợ một tài khoản thì phần đối ứng máy tính tự động tính toán và xác định tài khoản ghi Có..Đối với bút toán ghi Nợ TK 131 thì máy tính sẽ tự động hiểu đây là phần phải thu của khách hàng và máy sẽ chia ra phần phải thu đó gồm có doanh thu và thuế GTGT (nếu kế toán chọn là T trong phần khai báo thuế). Nói cách khác, máy tính sẽ hiểu bút toán sau : Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa. Có TK 3331 – Thuế GTGT Còn đối với bút toán ghi Có TK 156, máy tính sẽ hiểu và tự kết chuyển bút toán sau : Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 156 – Hàng hóa SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 39 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. Vậy với cách ghi chép này, kế toán phải hạch toán với ít thao tác hơn, tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Đây là một ưu điểm của bộ máy kế toán Công ty. Khi thu được tiền của khách hàng về số hàng hóa đó, kế toán ghi : Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Theo lý thuyết, khi công ty xuất bán hàng hóa và hàng hoá đã được xác định là tiêu thụ, kế toán phải hạch toán như sau : Phản ánh giá vốn hàng hoá : Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 156 - Hàng hóa Phản ánh doanh thu : Nợ TK 111,112,131, … Có TK 5111 - Doanh thu bán thành phẩm Có TK 3331 - Thuế GTGT Vậy, với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, kế toán đã làm đơn giản hóa quy trình hạch toán. Ðối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công ty không theo dõi riêng ở Sổ chi tiết mà theo dõi chung trên Sổ cái với tên gọi là Sổ nhật ký tài khoản 5111. Trong tháng 1/2003, số phát sinh như sau : CÔNG TY CƠ KHÍ SỔ NHẬT KÝ TÀI KHOẢN 5111 AN GIANG DOANH THU BÁN HÀNG HÓA THÁNG 01/03 CHỨNG TỪ TIỀN VIỆT NAM SỐ THỨ TỰ SỐ NGÀY NỘI DUNG T.K ÐỐI ỨNG NỢ CÓ 1 2 000834 01KS/001 13/01/03 31/01/03 Xuất kho phụ tùng máy gặt Kết chuyển doanh thu bán hàng hóa KD 131 911 3.133.332 3.133.332 Tổng cộng 3.133.332 3.133.332 + Số dư đầu kỳ : Phát sinh Nợ : 3.133.332 Phát sinh Có : 3.133.332 + Số dư cuối : Ngày tháng năm Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 40 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, khi xuất bán phụ tùng, kế toán phải định khoản như sau : Phản ánh giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 : 2.515.638 Có TK 156 : 2.515.638 Phản ánh doanh thu bán hàng : Nợ TK 1311 : 3.133.332 Có TK 511 : 2.984.125 Có TK 3331 : 149.207 Kế toán chỉ cần xác định Nợ TK 131 và cung cấp những thông tin cần thiết như số lượng hàng bán, giá bán, thuế suất thuế GTGT thì máy tính sẽ tự tính toán và xác định các đối ứng tài khoản, đồng thời phản ánh vào các Sổ chi tiết cần thiết như : Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa. điều này, máy tính đã tự tính toán và làm thay cho con người rất nhiều công đoạn so với khi chúng ta làm kế toán thủ công (ghi chép sổ sách bằng tay). • Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu : Nợ TK 5111 : 3.133.332 Có TK 911 : 3.133.332 Trong tháng 01/2003, tổng số phát sinh của TK 5111 là 3.133.332 được kết chuyển hết vào TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh". Trong năm 2003, số phát sinh của tài khoản này là 116.791.126 được kết chuyển hết vào TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh". Bút toán kết chuyển từ bên Nợ TK 5111 vào bên Có TK 911 được thực hiện vào cuối tháng để kế toán quyết toán tháng nên chỉ mang tính tạm thời, dùng trong nội bộ. Ðến cuối quý thì kế toán mới tính toán chính thức và lúc này mọi số liệu được in ra. 1.2. Doanh thu bán thành phẩm : Công ty bán hàng chủ yếu dựa vào hợp đồng ký kết của khách hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm ở những đại lý.Có hai mặt hàng công ty chủ động sản xuất là máy gặt xếp dãy và máy sấy tĩnh. Do đó, công ty sản xuất tới đâu thì tiêu thụ tới đó, không có sản phẩm tồn cuối kỳ mà chỉ có sản phẩm dở dang cuối kỳ. Khi thành phẩm được xác định là tiêu thụ, kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu. Khi ghi nhận doanh thu, công ty sử dụng Hoá đơn GTGT (Hóa đơn đỏ). Hóa đơn được lập thành ba liên : liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để hạch toán với cơ quan thuế. Tuy nhiên, có những khách hàng SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 41 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. không cần Hóa đơn GTGT thì công ty sẽ lập Phiếu thu, làm cơ sở để xác định doanh thu bán hàng và tính toán lượng hàng xuất - nhập trong kỳ. Các phương thức bán hàng tại công ty : 1.2.1. Bán hàng theo hợp đồng : • Giao hàng trước, thanh toán sau : Khi giao hàng, thủ kho lập biên bản giao nhận giữa hai bên, biên bản được lập thành hai bản, thủ kho giữ một bản, một bản chuyển về phòng kế toán. Căn cứ vào biên bản giao hàng, kế toán yêu cầu bên mua lập Phiếu đề nghị cấp hóa đơn và thời hạn thanh toán. Ðồng thời, kế toán sẽ nhập vào máy tính tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có. Trong trường hợp khách hàng chưa thanh toán tiền ngay thì tài khoản ghi Nợ là TK 131 và tài khoản ghi Có là TK 155. Bút toán ghi Nợ TK 131 là thao tác ghi tắt của bút toán phản ánh doanh thu vì chỉ cần kế toán nhập vào Nợ TK 131 thì máy sẽ tự tính ra bút toán sau : Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm. Có TK 3331 - Thuế GTGT. Còn bút toán ghi Có TK 155, máy tính sẽ tự tính bút toán sau : Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 155 – Thành phẩm Kế toán không cần phản ánh phần thuế GTGT vì khi kế toán nhập vào bút toán ghi Nợ TK 131 thì máy tính sẽ hiện ra phiếu theo dõi khách hàng. Lúc này trên phiếu sẽ có dòng ghi mã khách hàng để kế toán nhập vào và phần thuế GTGT với hai tuỳ chọn là T (TRUE) và F (FALSE). Nếu kế toán chọn T thì phải nhập tiếp mức thuế suất vào ô kế bên. Lúc này, máy tính sẽ cho ra số tiền thuế và tổng giá thanh toán. SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 42 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. BẢNG KÊ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ BÁN RA CTGS Số Chtừ số Ngày Số C.từ T.C Ngày CTTC Ký hiệu Tài khoản nợ Mã Đ.tượng Chi tiết Tài khoản có Mã đối tượng Chi tiết Số tiền Có VAT (T/F) ? Số tiền % VAT ? Khống Thuế VAT Nội dung Người đại diện Kèm theo Đơn vị Mã số thuế Địa chỉ Tên hàng Kế toán nhập số liệu vào Tự máy tính diễn giải Một đặc điểm ở công ty là đối với mỗi khách hàng, công ty đều gán cho một mã số riêng để dễ dàng theo dõi công nợ của khách hàng đó. Bút toán phản ánh giá vốn hàng bán và doanh thu là do máy tự tính. Nếu khách hàng chưa thanh toán tiền mà còn treo công nợ, cụ thể là kế toán nhập vào bút toán ghi Có TK 131 thì máy tính sẽ hiện ra một sổ chi tiết theo dõi khách hàng như sau : SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 43 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. CHI TIẾT PHIẾU XUẤT T.K Có Mã kho Mã hàng Số lượng Giá bán Giá xuất Trị giá bán Trị giá xuất Có VAT (T / F) % VAT Thuế VAT * Cộng * Kế toán nhập số liệu vào Máy tính tự tính Ðến cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp số thành phẩm đã xuất bán và tính giá vốn cho tổng số thành phẩm đã xuất bán đó. Quy trình tính toán này được máy tính tự tính toán. Theo lý thuyết, quy trình nhập kho thành phẩm đến khi thành phẩm được xác định tiêu thụ là : • Nhập kho : Nợ TK 155 - Thành phẩm Có TK 154 - Sản phẩm dở dang • Xuất kho bán, phản ánh giá vốn : Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán. Có TK 155 - Thành phẩm SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 44 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. • Thu tiền hoặc ghi Nợ : Nợ TK 111,112,131,.… Có TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm. Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra Nhưng ở công ty, kế toán lại ghi quy trình thu tiền trước, quy trình này được cập nhật hàng ngày. Ðến kỳ quyết toán hàng tháng, kế toán mới tập hợp toàn bộ chứng từ nhập - xuất để quyết toán. Chỉ khi nào thu được tiền thì kế toán mới xuất hóa đơn. Nếu khách hàng chưa trả tiền mà có nhu cầu lấy Hoá đơn GTGT trước thì công ty yêu cầu khách hàng lập giấy đề nghị cấp hoá đơn và thời hạn thanh toán. Trường hợp này chỉ áp dụng cho những khách hàng đã có ký kết hợp đồng kinh tế với công ty. Ví dụ : Theo Hợp đồng số 681/HÐ.Cty ngày 15/10/2003, Công ty Cơ khí An Giang có bán cho DNTN Phước Tiến sản phẩm cầu thép. Kế toán sẽ nhập vào máy bút toán ghi Nợ TK 131 PT và bút toán ghi Có TK 155. Khi nhập vào máy hai bút toán đó thì máy tính sẽ hiểu kế toán đã nhập hai bút toán sau : Nợ TK 131 PT : 1.310.000 Có TK 511 : 1.247.619 Có TK 3331 : 62.381 Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 155 – Thành phẩm Cuối kỳ, máy tính sẽ tập hợp tổng số thành phẩm đã xuất bán và tiến hành tính tổng giá vốn của lượng hàng xuất bán trong kỳ. Trong ví dụ trên, doanh nghiệp chưa thanh toán tiền ngay nhưng lại muốn Công ty Cơ khí An Giang cung cấp Hóa đơn GTGT trước nên doanh nghiệp phải làm giấy đề nghị cấp Hoá đơn GTGT, trong giấy đó có nói rõ thời hạn thanh toán là trong vòng 30 ngày. SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 45 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. Tôi tên : Nguyễn Tuấn Soan Đang công tác tại : Giám Đốc DNTN Phước Tiến . Vừa qua đơn vị chúng tôi (Bên A ) có ký hợp đồng số : 681 /HĐ.Cty ngày 15/10/2003 Với Công Ty Cơ Khí An Giang ( Bên B ) về việc mua cầu thép của Công ty Cơ Khí An Giang sản xuất. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị chúng tôi lập thủ tục thanh toán nhanh chóng. Nay tôi Đề nghi Công Ty Cơ Khí An Giang xuất hoá đơn GTGT cho đơn vị chúng tôi trước khi nhận sản phẩm theo hợp đồng nói trên, chúng tôi cam kết sẽ thanh toán giá trị sản phẩm theo hoá đơn cho công ty Cơ Khí An Giang trong vòng 30 ngày, kể từ ngày nhận hoá đơn. Chúng tôi rất mong quí công ty xem xét giải quyết. Trân trọng kính chào ! UBND TỈNH AN GIANG CÔNG TY CƠ KHÍ AN GIANG ----------------------------- Kính gởi : BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY CƠ KHÍ AN GIANG CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc --------------------------------- GIẤY ĐỀ NGHỊ (V/v xin cấp hoá đơn GTGT) CTY CƠ KHÍ AN GIANG GIÁM ĐỐC Long Xuyên ngày 15/10/2003 Người đề nghị SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 46 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. Ðến ngày 20/11/2003, doanh nghiệp này thanh toán tiền cho công ty. Kế toán ghi: Nợ TK 111 : 1.310.000 Có TK 131 PT : 1.310.000 Trường hợp khách hàng trả tiền nhiều lần mới hết giá trị sản phẩm thì mỗi lần trả tiền, kế toán chỉ lập Phiếu thu. Ðến lần trả tiền cuối cùng thì kế toán mới xuất Hóa đơn GTGT. • Trường hợp giao hàng trả tiền ngay : Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm của công ty thì sẽ đến liên hệ Phòng kinh doanh (bộ phận bán hàng) của công ty. Bộ phận bán hàng sẽ ghi mã số sản phẩm mà khách hàng muốn mua vào đơn đặt hàng. Ðơn đặt hàng được lập thành 03 liên : 01 liên chuyển sang phòng kế toán, 01 liên lưu ở phòng kinh doanh và 01 liên chuyển cho thủ kho. SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 47 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. PHÒNG KINH DOANH ******* Số:……………/PĐH.PK PHIẾU ĐẶT HÀNG Họ và tên khách hàng:…………………………………………………………………… Đơn vị:…………………………………………………………………………………… TT SẢN PHẨM ĐVT SL ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN B T ằng chữ:…………………………………………………………………………………... ạm ứng:……………………………………………………………… G TPLX, ngày……tháng……năm 200… PHÒNG KINH DOANH iao hàng ngày……tháng……năm 200… KHÁCH HÀNG (Ghi rõ họ tên) TT-XXHĐ/BM-03 Lần ban hành: SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 48 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. Khách hàng sẽ cầm đơn đặt hàng này đến phòng kế toán để trả tiền và lấy Hóa đơn (kiêm phiếu xuất kho). Do đó, khi có Hóa đơn, khách hàng sẽ trở lại Phòng kinh doanh đưa đơn đặt hàng và Hóa đơn cho bộ phận bán hàng để được lấy hàng. Thủ kho khi xuất hàng sẽ giữ lại một phiếu đặt hàng để làm cơ sở đối chiếu với số liệu ở phòng kế toán. Sau khi xuất Hóa đơn, kế toán sẽ ghi vào phiếu đặt hàng số của Hóa đơn đó. Kế toán nhập vào máy Tài khoản ghi Nợ là TK 131 và Tài khoản ghi Có là TK 155. Ở công ty, tài khoản 131 luôn luôn phản ánh kèm theo 01 mã số của khách hàng. Ðến cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ ghi bút toán xuất kho thành phẩm bán. Từ số thành phẩm đã xuất kho đó, kế toán sẽ tính ngược trở lại số thành phẩm đã nhập kho. Ðiều này là trái với lý thuyết vì khi sản xuất xong nhập kho kế toán phải tính lượng hàng nhập trước, trong kỳ bán được bao nhiêu mới tính được lượng hàng xuất. Nhưng với đặc điểm của công ty thì điều này cũng phù hợp vì công ty sản xuất bao nhiêu bán hết bấy nhiêu. Trong trường hợp khách hàng mua hàng mà không cần lấy Hóa đơn GTGT thì kế toán sẽ lập Phiếu thu cho khách hàng. Khách hàng sẽ cầm Phiếu thu này cùng với đơn đặt hàng đến Phòng kinh doanh để nhận hàng. Ðến cuối tháng, đối với những khách hàng không lấy Hóa đơn, kế toán sẽ tổng hợp các Phiếu thu lại để ghi vào một Hóa đơn GTGT. Hóa đơn này được lưu lại ở công ty cả 3 liên. Trên dòng "Tên khách hàng" kế toán ghi là "Khách hàng mua lẽ". Sở dĩ kế toán ghi như vậy để làm cơ sở lập Bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra đồng thời để công ty biết được trong tháng đã bán với số lượng bao nhiêu để làm cơ sở tính toán số sản phẩm đã xuất và nhập kho. Ví dụ : Căn cứ Hóa đơn GTGT số 001068 ký hiệu CK/02, Công ty Cơ khí An Giang có bán cho khách hàng Trương Văn Út một máy gặt xếp dãy với giá bán đã có thuế GTGT là 9.000.000 đ, thuế suất thuế GTGT 5%. Kế toán nhập vào máy bút toán ghi Nợ TK 131 và ghi Có TK 155. Lúc này, máy tính sẽ hiểu những bút toán sau : Nợ TK 131 : 9.000.000 Có TK 5112 : 8.571.429 Có TK 3331 : 428.571 Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 155 – Thành phẩm SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 49 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. Cả bút toán phản ánh thuế kế toán cũng không ghi vì trên phần mềm kế toán có cài sẵn dòng thuế suất với lựa chọn là T (TRUE) hoặc F (FALSE). Nếu chọn T, kế toán phải nhập mức thuế suất vào ô kế bên. Do đó, kế toán chỉ cần nhập vào máy giá bán là có thể biết được giá bán chưa có thuế và số tiền thuế. Ðến cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ căn cứ trên số Hóa đơn đã xuất để tính số sản phẩm đã xuất bán và số sản phẩm đã nhập kho. Trong trường hợp này, khách hàng không lấy Hóa đơn GTGT nên kế toán lập Phiếu thu giao cho khách hàng. Phiếu thu trên máy sẽ khác với Phiếu thu khi in ra giao cho khách hàng. Phiếu thu trên máy sẽ có hình thức như sổ chi tiết Phiếu xuất. Nhưng khi in ra, Phiếu thu lại có hình thức như sau : Phiếu thu số 67/T ngày 30/01/2003: CÔNG TY CƠ KHÍ LIÊN 1 AN GIANG PHIẾU THU SỐ : 67/T Ngày 30/01/03 Họ, tên người nộp : Trương Văn Út TK nợ 1111 : 9.000.000 đ Ðịa chỉ : Tổ 3 Phú Thọ TK có 131 : 9.000.000 đ Ðơn vị : Ða Phước An Phú AG Về khoản : Thu bán 01 cái máy gặt lúa Số tiền : 9.000.000 đ Bằng chữ : (Chín triệu đồng chẵn)................................... Kèm theo : PÐH số 08/12 ngày 30/01/03 Chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Ngày 30/01/03 Người nộp Thủ quỹ Do trong tháng 01/2003 chỉ có một khách hàng này không lấy hóa đơn nên cuối tháng, kế toán sẽ ghi thẳng tên khách hàng này vào Hóa đơn và lưu lại trong cuốn Hóa đơn. SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 50 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. Qua cách ghi chép này cho thấy công ty kê khai và nộp thuế đầy đủ. Và theo lý thuyết, khi bán hàng trong trường hợp này, kế toán phải hạch toán như sau : Phản ánh giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 155 – Thành phẩm Phản ánh doanh thu bán hàng : Nợ TK 111,112, 131… Có TK 511 - Doanh thu bán thành phẩm. Có TK 3331 - Thuế GTGT Đây là một ưu điểm của tổ chức bộ máy kế toán. Nhờ vào phần mềm kế toán này mà kế toán có thể tiết kiệm được thời gian và công sức khi ghi sổ. 1.2.2. Trường hợp bán hàng qua đại lý : Trước tiên, công ty và đại lý ký một hợp đồng nguyên tắc. Sau mỗi đợt giao hàng, công ty sẽ có Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán ghi : Nợ TK 157 – Hàng gửi đại lý Có TK 155 – Thành phẩm Khi đại lý bán được hàng, kế toán ghi : Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng N ợ TK 641 – Chi phí bán hàng (hoa hồng cho đại lý) Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Theo lý thuyết, khi đại lý bán được hàng, kế toán phải hạch toán như sau : Phản ánh giá vốn : Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 157 – Hàng gửi đại lý Phản ánh doanh thu : Nợ TK 111, 112, 131, … Có TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp Có TK 3331 - Thuế GTGT Phần hoa hồng cho đại lý : Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Có TK 111,112,131,…. SVTH : NGUYỄN THÁI PHƯƠNG Trang GVHD : TH.S NGUYỄN THANH DŨNG 51 Khóa luận tốt nghiệp : Kế toán XĐKQKD và phân phối lợi nhuận tại Công ty Cơ khí An Giang. Nhưng phần mềm kế toán đã tự tính giá vốn hàng bán và tự phản ánh doanh thu nên kế toán chỉ cần nhập vào máy bút toán ghi Nợ TK 131 và bút toán ghi Có TK 157. Ví dụ : Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý số 000515, ngày 21/03/03, công ty có xuất cho đại lý Phạm Thị Hạnh ở số 438 - Đường Trần Hưng Ðạo – Thành Phố Quy Nhơn - Tỉnh Bình Ðịnh số lượng 5 máy gặt xếp dãy không động cơ với giá bán là 8.600.000đ/ cái. Kế toán ghi : Nợ TK 157 : 43.000.000 Có TK 155 : 43.000.000 Thời gian 01 tháng sau, đại lý bán được hàng. Đại lý sẽ điện thoại báo cho công ty biết. Nếu khách hàng có yêu cầu công ty cung cấp Hóa đơn thì đại lý sẽ điện thoại báo cho công ty biết tên và địa chỉ của khách hàng để công ty xuất Hoá đơn thẳng cho khách hàng bằng bưu điện (chuyển phát nhanh). Giá sản phẩm mà công ty ký gởi đại lý sẽ thấp