Luận văn Lý luận chung về kinh doanh xuất nhập khẩu

hất thị trường quốc tế thì sự phụ thuộc lẫn nhau trong quan hệ kinh tế quốc tế càng lớn mạnh.Việc hình thành các trung tâm thương mại, các khu vực mậu dịch tự do đã phá bỏ rào cản thương mại giữa các quốc gia, hàng hoá được tự do di chuyển trên thế giới. Quan hệ cung cầu trên thị trường không phải lúc nào cũng ở điểm cân bằng tối ưu mà nhiều khi do tác động của cả các nhân tố chủ quan lẫn khách quan gây nên những biến động trên thị trường hàng hoá. Trong điều kiện hiện nay khi mà tất cả các quốc gia đều tham gia vào hệ thống phân công lao động quốc tế và tập trung phát triển nghành hàng có lợi thế của mình. Trong khi đó nhu cầu của con người ngày càng đa dạng. Chính vì vậy mà hàng loạt nhu cầu không thể đáp ứng bằng các nguần sản xuất trong nước. Điều này tất yếu dẫn đến việc nhập khẩu hàng hoá mang tính chu kỳ và tương đối ổn định. Nhập khẩu là một biện pháp để giải quyết sự mất cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa cung và cầu hàng hoá - dịch vụ, nghĩa là nó góp phần làm cho quá trình sản xuất và tiêu dùng diễn ra thường xuyên và ổn định. Chúng ta có thể nhập khẩu hàng hoá về phục vụ tiêu dùng trực tiếp trong nước nhưng trong thế giới ngày nay người ta đang chú trọng vào nhập khẩu những nguyên vật liệu quí hiếm, máy móc thiết bị, công nghệ, phát minh khoa học về phục vụ sản xuất và nâng cao trình độ công nghệ trong nước. Nhập khẩu máy móc và công nghệ còn phục vụ chiến lược lâu dài là tiến tới làm chủ khoa học công nghệ góp phần nâng cao năng suất lao động. Nhập khẩu còn là một công cụ để chính phủ thực hiện điều tiết giá cả thị trường nội địa nhằm loại bỏ những tác động không lành mạnh của cơ chế thị trường như tình trạng đầu cơ ép giá. Tóm lại, thông qua những học thuyết trên ta đã thấy rõ được vai trò vô cùng quan trọng của thương mại quốc tế đối với bất kỳ nề kinh tế nào. Trong thực tế sự phát triển kinh tế thế giới những năm qua đã chứng minh , nền kinh tế mở sẽ tạo điều kiện để các quốc gia sớm hoà nhập vào nền kinh tế thế giới phát huy triệt để lợi thế của nước mình nhằm đẩy nhanh sự nghiệp Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá nền kinh tế đất nước. ii. Nội dung của hoạt động Nhập khẩu Hoạt động Nhập khẩu là một quá trình bao gồm nhiều khâu phức tạp, có liên quan chặt chẽ tới nhau, được bắt đầu từ việc nghiên cứu thị trường và kết thúc là tiếp nhận và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu. Để đạt được mục tiêu nhập khẩu là mua đúng hàng bao gồm: đúng về giá cả hàng hoá; đúng về qui cách phẩm chất; đúng về khối lượng; đúng về thời gian… Thì nhiệm vụ của người quản lý hoạt động Nhập khẩu là vô cùng quan trọng đòi hỏi phải giám sát từ việc nghiên cứu thị trường xem xét xem cần phải mua hàng hoá gì, số lượng là bao nhiêu, khi nào thì mua…Trong khâu kiểm định và tiếp nhận hàng hoá phải kiểm tra xem hàng hoá có đảm bảo về số lượng không, chất lượng như thế nào, tàu giao hàng có đúng tiến độ không. Trong từng nội dung của hợp đồng nhập khẩu đòi hỏi phải nghiên cứu đầy đủ, kỹ lưỡng và đặt chúng trong mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau. Như vậy vai trò quản lý giám sát hoạt động nhập khẩu là vô cùng quan trọng và được thể hiện trong từng nội dung của quá trình nhập khẩu như sau: 1. Nghiên cứu thị trường Thị trường là một phạm trù khách quan gắn liền với nền sản xuất hàng hoá, ta có thể hiểu thị trường trên hai giác độ: thị trường là tổng thể các quan hệ hàng hoá - tiền tệ hoặc thị trường là tổng khối lượng cầu có khả năng thanh toán và khối lượng cung có khả năng đáp ứng ở một mức giá nhất định . Theo quan điểm Maketting hiện đại thì Doanh nghiệp không thể bán những gì mình có mà phải bán những gì khách hàng cần , để làm được điều đó đòi hỏi Doanh nghiệp phải tổ chức điều tra nghiên cứu thị trường , phân tích nhu cầu, sở thích của thị trường, phân tích nhu cầu, sở thích của khách hàng, trên cơ sở đó để đưa ra những biện pháp ứng sử phù hợp đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng , nhất là đối với các Doanh nghiệp nhập khẩu thì nghiên cứu thị trường càng trở nên quan trọng . Thị trường quốc tế chịu ảnh hưởng của rất nhiều nhân tố khác nhau, thường là đa dạng và phong phú rất nhiều hơn so với thị trường nội địa. Các nhân tố này có thể mang tính vĩ mô như môi trường tự nhiên - kinh tế, môi trường xã hội, hoặc các nhân tố vi mô như tập quán , phương thức sản xuất, phương thức hoạt động của thị trường trong nước và thị trường quốc tế. Việc xác định rõ nhân tố này giúp Doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu thị trường với các nội dung như sau: 1.1 Tìm hiểu thị trường trong nước Công việc đầu tiên của nghiên cứu thị trường là phải xác định được nhu cầu của thị trường và trả lời được câu hỏi : * Thị trường đang cần hàng gì? Trong thời dại ngày nay, khi mà khả năng sản xuất đã vượt quá nhu cầu tiêu dùng thì chúng ta không thể bán những gì mình có mà phải bán những gì khách hàng cần . Điều đó đòi hỏi nhà kinh doanh phải điều tra thăm giò, phân tích nhu cầu của khách hàng trong nước về mặt hàng , về qui cách phẩm chất , kiểu dáng , giá cả, màu sắc , bao gói sản phẩm,…Từ đó tìm ra được mặt hàng phù hợp để cung cấp cho khách hàng. Đối với nhà kinh doanh thì mục tiêu chủ yếu là lợi nhuận do đó ta không thể cung cấp một mặt hàng ở bất kỳ một mức giá nào đó, mà ta phải xem xét xem ở một mức giá có khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận mục tiêu cho doanh nghiệp. *Tình hình sản xuất, cung ứng và tiêu thụ hàng hoá đó trên thị trường như thế nào? Việc xác định khả năng sản xuất trong nước đòi hỏi ta phải tìm hiểu xem có những Doanh nghiệp nào hiện đang sản xuất hoặc kinh doanh Nhập khẩu mặt hàng đó trong nước, số lượng hàng năm là bao nhiêu, khả năng cũng như uy tín của nhà cung cấp đó có lớn hay không. Bên cạnh đó, ta phải tìm hiểu khả năng tiêu dùng để biết được mặt hàng đó đã thoả mãn nhu cầu khách hàng hay chưa ( về số lương, chất lượng, dịch vụ,..) và kết thúc là phải phác hoạ lên được đường cung - cầu hàng hoá đó trên thị trường nội địa để xác định được một khối lượng nhất định và mức giá phù hợp * Mặt hàng đó đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống sản phẩm ? Chu kỳ sống của sản phẩm được chia làm 4 giai đoạn đó là: Giai đoạn thâm nhập ( T1 ) Giai đoạn pháp triển ( T2 ) Giai đoạn bão hoà (T 3 ) Giai đoạn diệt vong ( T4) Hình 1 Biểu đồ chu kỳ sống sản phẩm T1 T2 T3 T4 Doanh nghiệp phải biết được mặt hàng định kinh doanh đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống từ đó đưa ra các chiến lược Marketting phù hợp nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra. Trước hết ta phải nghiên cứu chính sách của Nhà nước kinh tế đối ngoại nói chung và đối với hoạt động kinh doanh Nhập khẩu nói riêng, bởi vì nó có ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh của mỗi Doanh nghiệp. Chính sách ngoại thương bao gồm: + Chính sách thị trường: là việc qui định các Doanh nghiệp trong nước sẽ được hợp tác làm ăn với những đối tác ở quốc gia nào, khi làm ăn với những đối tác đó thì sẽ được hưởng lợi ích gì từ phía Nhà nước. + Chính sách mặt hàng: là việc qui định xem các Doanh nghiệp xuất nhập khẩu được phép kinh doanh những mặt hàng nào, mặt hàng nào khuyến khích kinh doanh, mặt hàng nào hạn chế và mặt hàng nào cấm kinh doanh. + Chính sách hỗ trợ: là hàng loạt các biện pháp và công cụ mà Chính phủ sử dụng để hỗ trợ nhằm mục đích thúc đẩy nền ngoaị thương phát triển theo định hướng và mục tiêu mà Chính phủ đề ra. Các chính sách đó được qui định trong các văn bản pháp luật như: luật thương mại, luật Doanh nghiệp, luật Đầu tư trực tiếp nước ngoài, …sự tác động của những chính sách này tạo ra những khó khăn và thuận lợi đối với hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Dự đoán xu hướng biến động của giá cả Xu hướng biến động của giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới rất phức tạp, bởi vì nó chịu sự tác động của nhiều nhân tố kinh tế, chính trị, xã hội. Để có thể dự đoán được sự biến động của giá hàng hoá đó trước hết ta phải dựa vào kết quả nghiên cứu thị trường trong nước cũng như thị trường thế giới về hàng hoá, đánh giá đúng sự tác động của môi trường vi mô và vĩ mô tới lượng cung - cầu, giá cả của hàng hoá, Các nhân tố ảnh hưởng tới giá cả hàng hoá là: + Nhân tố mang tính chu kỳ: có hai nhân tố làm giá cả thay đổi mang tính chu kỳ đó là chu kỳ nền kinh tế và tính thời vụ của hàng hoá. Sự vận động có tính chất qui luật của nền kinh tế thị trường có tác động lớn đến giá cả hàng hoá. Nến kinh tế biến động theo chu kỳ hết hưng thịnh đến suy thoái, các chu kỳ đó cứ lặp đi lặp lại, tuy nhiên khoảng cách giữa các thời kỳ suy thoái thì luôn biến đổi. Khi nền kinh tế hưng thịnh thì giá cả ổn định, nhu cầu tăng và ngược lại. Yếu tố thời vụ cũng tác động làm giá cả thay đổi, Đối với một số loại hàng hoá khi vào thời vụ chính thì cung tăng do đó giá cả có xu hướng giảm., ngược lại có những hàng hoá giá cả tăng lên vào một mùa nhất định còn ở thời điểm khác thì lại không có người mua. + Nhân tố cạnh tranh: Cạnh tranh làm cho giá cả biến động theo xu hướng khác nhau, tuỳ theo vào đối tượng tham gia cạnh tranh là người mua hay người bán. cạnh tranh gay gắt sẽ có tác động làm giảm giá cả hàng hoá hình thành giá bình quân trên thị trường. + Nhân tố lạm phát: Lạm phát làm giá cả hàng hoá tăng lên. Đây chính là yếu tố tác động rất mạnh đến giá cả hàng hoá, khi mà giá trị của đồng tiền giảm thì lạm phát tăng nhanh và giá cả có biến động lớn. Khách hàng mục tiêu của Doanh nghiệp là ai? Khách hàng mục tiêu là tập hợp những người tiêu dùng, các tổ chức có nhu cầu sử dụng các sản phẩm mà Doanh nghiệp nhập khẩu dự định cung cấp và họ có khả năng thanh toán ở một mức giá nhất định. Trên cơ sở việc phân đoạn thị trường, ta sẽ tìm ra những đoạn thị trường mà ở đó chứa đựng tập hợp khác hàng mục tiêu của Doanh nghiệp. Ta có thể phân đoạn thị trường dựa trên một số tiêu thức như : thu nhập đầu người, lứa tuổi, giới tính, tập quán, lĩnh vực sản xuất kinh doanh ( đối với khách hàng là các tổ chức). 1.2 Nắm vững thị trường nước ngoài. Một trong những đặc điểm của kinh doanh quốc tế là phải tiến hành hoạt động kinh doanh ở môi trường rộng lớn và hoàn toàn xa lạ, luôn biến động không ngừng, chịu đựng sự chi phối của nhiều yếu tố. Vì vậy, nghiên cứu thị trường nước ngoài là cần thiết cho hoạt động kinh doanh quốc tế nói chung và hoạt động kinh doanh Nhập khẩu nói riêng. Nghiên cứu nguồn hàng cung cấp trên thế giới. Cũng một sản phẩm đó nhưng có thể có nhiều cung cấp khác nhau đòi hỏi chúng ta phải tìm hiểu kỹ từng nguồn cung cấp, đánh giá những mặt mạnh và điểm yếu của họ trên cơ sở phân tích các đặc điểm sau + Qui cách, phẩm chất hàng hoá như thế nào. + Khả năng sản xuất, cung ứng ra sao. + Mối quan hệ giữa Doanh nghiệp nhập khẩu với nhà cung cấp đó có thân thiện hay không. + Phương thức thanh toán, giao nhận hàng hoá như thế nào… Nghiên cứu giá cả hàng hoá nhập khẩu trên thế giới( giá cả biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá) tuy nhiên trong ngoại thương giá cả lại càng phức tạp do hàng hoá được mua bán giữa các nước khác nhau, chi phí vận chuyển, bảo hiểm cao, tỷ giá hối đoái luôn biến động, chính sách thuế quan của các nước khác nhau nên giá cả hàng hoá cũng có những biến động nhất định. Đòi hỏi nhà nhập khẩu phải nắm được giá cả của hàng hoá định nhập và xu hướng biến động của nó. Cấu thành giá cả hàng hoá nhập khẩu bao gồm các nhân tố sau: + Giá vốn hàng nhập khẩu. + Giá bao bí, đóng gói. + Chi phí kiểm định hàng hoá nhập khẩu. + Chi phí bốc dỡ, vận chuyển. + Chi phí bảo hiểm. + Thuế xuất nhập khẩu . + Các chi phí khác tuỳ theo điều kiện giao dịch, giá hàng hoá nhập khẩu còn phụ thuộc vào điều kiện cơ sở giao hàng, thông thường trong ngoại thương người ta thường dùng hai điều kiện cơ sở giao hàng là FOB & CIF. Vì vậy để so sánh giá cả hàng hoá người ta phải đưa chúng về cùng một điều kiện cơ sở giao hàng theo Công thức sau. FOB + F CIF = 1+( 1- R ) Trong đó: - CIF Là tiền hàng, bảo hiểm và cước phí - FOB là giá giao tại boong tàu. - F là cước phí vận chuyển. - R là xuất phí bảo hiểm. 2. Lựa chọn đối tác giao dịch. Sau khi nghiên cứu thị trường cho phép đơn vị kinh doanh có thể lựa chọn thị trường, thời cơ thuận lợi lựa chọn phương thức mua bán và điều kiện giao hàng thích hợp. Tuy nhiên trong một số trường hợp thì kết quả kinh doanh còn phụ thuộc nhiều vào đối tác giao dịch. Trong cùng một hợp đồng như nhau nhưng việc giao dịch với đối tác này thì thành công nhưng với đối tác khác thì thất bại. Do đó nhiệm vụ quan trọng của Doanh nghiệp là phải phân tích tìm hiểu kỹ về đối tác với mục đích là tìm được nhà cung cấp khả thi nhất, có lợi cho Doanh nghiệp nhất. Một nhà cung cấp hay được ưa chuộng là người cung cấp chiều theo khách hàng của mình, anh ta cung cấp hàng với chất lượng rõ ràng và giao hàng đúng hẹn như đã hứa, với một giá cả phải chăngđáp ứng được những đòi hỏi không biết được trước chẳng hạn như khối lợng buôn bán đột ngột tăng- giảm; các thay đổi về tiêu chuẩn kỹ thuật; các vấn đề về dịch vụ và các yêu cầu chính đáng khác. người cung cấp tốt thực hiện bước đầu là việc đề xuất các cách tốt hơn trong việc phục vụ khách hàng và cố giắng tìm ra các cách mới trong việc mở rộng các sản phẩm có tính kinh tế. Người cung cấp tốt sẽ báo trước ngay từ đầu về thời điểm khan hiếm nguyên liệu, các cuộc đình công và tất cả những gì ảnh hưởng tới hoạt động của họ. Anh ta sẽ cung cấp các chuyên gia công nghệ và tác nghiệp khi khách hàng yêu cầu. Anh ta vẫn giữ được sự cạnh tranh trên cơ sở liên tục. Cụ thể các yếu tố có thể dùng để xác định một nhà cung cấp có triển vọng là: - Tình hình sản xuất kinh doanh của đối tác: lĩnh vực sản xuất kinh doanh, phạm vi kinh doanh, chất lượng sản phẩm, giá cả, khả năng cung cấp lâu dài, thường xuyên, cung cấp dịch vụ sau bán hàng. - Khả năng về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của đối tác cho thấy ưu thế của đối tác trên thương trường, thực trạng khả năng cung cấp của họ. - Thái độ, quan điểm kinh doanh của đối tác uy tín và mối quan hệ với bạn hàng khác của đối tác. - Tình hình chính trị của nước đối tác: Đây là vấn đề quan trọng, nhất là trên Thế giới xảy ra nhiều biến động và xung đột lớn về chính trị, nó làm ảnh hưởng không tốt đến quá trình nhập khẩu. 3. Đàm phán và ký kết hợp đồng. 3.1 Đàm phán. Đàm phán là việc các chủ thể kinh doanh trao đổi ý kiến nhằm đi tới thống nhất các nhận định, thống nhất các quan niệm, thống nhất cách ứng sử những vấn đề nảy sinh trong quan hệ buôn bán giữa hai hay nhiều bên. Nhờ vậy, đàm phán thực chất là việc thoả thuận để phân chia lợi ích giữa các bên trên cơ sở thoả thuận về các vấn đề sau: - Tên hàng. - Phẩm chất hàng hoá. - Số lượng. - Bao bì, đóng gói. - Giá cả. - Thanh toán, bảo hiểm - Phạt hợp đồng, bồi thường thiệt hại. - Điều kiện trọng tài. * Trong đàm phán kinh doanh quốc tế người ta có thể áp dụng ba hình thức là: Đàm phán giao dịch qua thư tín: Ngày nay thư từ và điện tín vẫn còn là phương tiện chủ yếu để giao dịch quốc tế những cuộc tiếp xúc ban đầu nhầm thiết lập mối quan hệ làm ăn thường thông qua thư tín và sau naỳ việc duy trì mối quan hệ giữa các bên cũng phải thông qua thư tín thương mại. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm chi phí và một lúc có thể tiếp xúc với nhiều đối tác. Nhược điểm là phương pháp này đòi hỏi nhiều thời gian chờ đợi, đôi khi bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh. Đàm phán qua điện thoại: Các bên trao đổi thoả thuận với nhau thông qua đàm thoại trực tiếp tạo điều kiện cho người giao dịch tiến hành các công việc kinh doanh kịp thời đùng tiến độ. Nhược điểm của phương pháp này là chi phí tốn kém, không thăm giò được quan điểm thái độ của đối tác. Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: là việc các bên trực tiếp gặp gỡ nhau tại một địa điểm nhất định để thoả thuận, trao đổi những vấn đề liên quan tới quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương. Ưu điểm của hình thức đàm phán này là đẩy nhanh tốc đội giải quyết vấn đề, tạo điều kiện cho việc hiểu biết và duy trì mối quan hệ giữa các bên tốt hơn. Nhược điểm là chi phí cao, tốn kém thời gian. * Các bước đàm phán: Đối với Doanh nghiệp nhập khẩu, thông thờng đàm phán trải qua các bước sau. Hỏi giá( inquiry): Về phương diện pháp luật thì đây là lời thỉnh cầu bước vào giao dich. Nhưng xét về phương diện thương mại thì đây là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình về giá cả hàng hoá và các điều kiện mua hàng. Chào hàng(offer): Luật pháp coi đây là lời đề nghị ký kết hợp đồng và như vậy phát giá chào hàng có thể do người bán hoặc ngừơi mua đưa ra. Nhưng trong thương mại thì chào hàng, là việc người bán thể hiện rõ ý định bán hàng của mình. Chào hàng có hai loại là chào hàng cố định và chào hàng tự do. + Chào hàng cố định (firm offer): là việc chào bán một lô hàng nhất định cho một người mua, có nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm về lời đề nghị của mình. Trong thời gian hiệu lực của chào hàng, nếu người mua chấp nhận hoàn toàn chào hàng đó thì hợp đồng coi như được giao kết. + Chào hàng tự do (free offer): là loại chào hàng mà người bán không ràng buộc trách nhiệm của mình . việc chào hàng tự do cần phải làm rõ bằng cách ghi “ chào hàng không cam kết” hoặc “ chào hàng ưu tiên cho người mua trứơc. cùng một lúc, với cùng một lô hàng người ta có thể chào bán tự do cho nhiều khách hàng khác nhau. Việc khách hàng chấp nhận hoàn toàn các điều kiện của chào hàng tự do không có nghĩa là hợp đồng đã được ký kết. Hoàn giá: là việc mặc cả về giá cả hoặc về các điều kiện dao dịch . khi người được chào hàng không chấp nhận hoàn toàn chào hàng đó , mà đưa ra một đề nghị mới thì đề nghị mới này là trả giá (bid) . khi có sự trả giá, chào hàng trước coi như bị huỷ bỏ. Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thường trải qua nhiều lần trả giá mới đi đến kết thúc. Như vậy, hoàn giá bao gồm nhiều sự trả giá. Đặt hàng(order): là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua đưa ra dưới hình thức đặt hàng. Trong đặt hàng người mua nêu cụ thể về hàng hoá định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. Trong thực tế, người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên. Bởi vậy, ta thường gặp những đặt hàng chỉ nêu: tên hàng, qui cách phẩm chất, số lượng, thời hạn giao hàng và một vài điều kiện riêng biệt đối với lần đặt hàng đó. Về những điều kiện khác, hai bên áp dụng điều kiện chung đã thoả thuận với nhau hoặc theo những điều kiện của hợp đồng đã ký kết trong lần giao dịch trước. Chấp nhận (acceptance): là sự đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện chào hàng (hoặc đặt hàng) mà phía bên kia đưa ra. Khi đó hợp đồng được thành lập. Một chấp nhận muốn có hiệu lực về mặt pháp luật, cần phải đảm bảo điều kiện dới đây: + Phải được chính người nhận giá chấp nhận; + Phải đồng ý hoàn toàn vô điều kiện mọi nội dung của chào hàng ( hoặc đặt hàng); + Phải chấp nhận trong thời gian hiệu lực của chào hàng; + Chấp nhận phải được truyền đạt đến người phát ra đề nghị. Xác nhận(confirmation): hai bên mua và bán, sau khi đã thống nhất với nhau về kinh doanh giao dịch, có khi cẩn thận ghi lại mọi điều đã thoả thuận, gửi cho đối phương. Đó là văn kiện xác nhận, văn kiện do bên bán gửi thường gọi là giấy xác nhận bán hàng, do bên mua gửi là giấy xác nhận mua hàng. xác nhận thường được lập thành hai bản, bên lập xác nhận ký trước rồi gửi cho bên kia. Bên kia ký xong giữ lại một bản rồi gửi trả lại một bản. việc xác nhận cũng có thể thực hiện bằng một văn bản có chữ ký của hai bên, gọi là bản hợp đồng hoặc là bản thoả thuận(Agreement). Hình 2: Qui trình đàm phán được thể hiện theo sơ đồ sau. Hỏi giá đặt hàng Chấp nhận Hoàn giá Xác nhận 3.2 Ký kết hợp đồng ngoại thương Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương. ở các nước tư bản phát triển, hợp đồng có thể được lập dưới hình thức văn bản hoặc hình thức miệng, hoặc hình thức mặc nhiên. Nhưng ở nước ta hợp đồng nhất thiết phải làm dới hình thức văn bản. Khi ký kết hợp đồng các bên cần chú ý một số đặc điểm như sau: - Cần có sự thoả thuận thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản cần thiết trước khi ký kết. Một khi đã ký kết rồi thì việc thay đổi một điều khoản nào đó sẽ rất khó khăn và bất lợi. - Văn bản hợp đồng thường do một bên dự thảo. trước khi ký kết, bên kia cần xem xét kỹ lưỡng, cẩn thận đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán, tránh việc đối phương có thể thêm vào hợp đồng một cách khéo léo những điểm chưa thoả thuận và bỏ qua không ghi vào những điều đã thống nhất. - Hợp đồng cần được trình bày rõ ràng, sáng sủa, cách trình bày phản ánh đúng nội dung đã thoả thuận, không để tình trạng mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách. - Những điều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm của hàng hoá định mua bán, từ những điều kiện, hoàn cảnh tự nhiên, xã hội… của nước người bán, người mua, từ đặc điểm quan hệ giữa hai bên. Trong hợp đồng không có những điều khoản trái với luật lệ hiện hành ở nước người bán và nước người mua. - Người đứng ra ký kết hợp đồng phải là người có thẩm quyền . - Ngôn ngữ dùng soạn thảo hợp đồng là thứ ngôn ngữ mà cả hai bên cùng thông thạo. - Một hợp đồng ngoại thương gồm các phần sau đây: + Số hợp đồng. + Ngày tháng và nơi ký kết hợp đồng. +Tên, địa chỉ các bên ký kết. + Các điề khoản hợp đồng bao gồm các điều khoản sau: + Tên hàng, qui cách phẩm chất , số lượng, bao bì, ký mã hiêu. + Giá cả, đơn giá, tổng giá trị hàng hoá. + Phương thức vận chuyển. 4. Tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương. Sau khi tất cả các công việc từ khâu nghiên thị trường và lựa chọn đối tác, đàm phán các điều khoản hợp đồng và kết thúc là việc ký kết hợp đồng nhập khẩu, các điều khoản của hợp đồng ký kết nói lên được phần nào triển vọng về kết quả kinh doanh . Để đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra đòi hỏi khả năng tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của các Doanh nghiệp . Cụ thể là cá nhân viên trực tiếp thực hiện hoạt động nhập khẩu phải tổ chức thực hiện hợp đồng một cách tốt nhất, vừa đảm bảo chất lượng hàng hoá nhập khẩu vừa đảm bảo đúng tiến độ thời gian đề ra. Một yêu cầu nữa của quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là phải tuân thủ đúng pháp luật( luật pháp quốc gia và luật pháp quốc tế mà nước nhập khẩu tham gia ) và các thông lệ quốc tế Đối với các đơn vị kinh doanh nhập khẩu, nội dung của quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng bao gồm các bước sau: Hình 3: Qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng Xin giấy phép nhập khẩu Mở thư tín dụng (L/C) nếu thanh toán bằng L/C Thuê tàu lưu cước Mua bảo hiểm hàng hoá Làm thủ tục thanh toán Nhận hàng Làm thủ tục hải quan Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 4.1 Xin giấy phép nhập khẩu. Giấy phép nhập khẩu là một công cụ quan trọng để Nhà nước quản lý hoạt động nhập khẩu, vì thế sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu Doanh nghiệp nhập khẩu phải tiến hành xin giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó. Việc cấp giấy phép nhập khẩu do hai cơ quan có thẩm quyền cấp đó là: Bộ Thương mại và Tổng cục Hải quan. - Bộ Thương mại cấp giấy phép nhập khẩu những mặt hàng mậu dịch. - Tổng cục Hải quan cấp giấy phép nhập khẩu những mặt hàng phi mậu dịch. Hiện nay trong xu thế tự do hoá thương mại, nhiều nước đã giảm bớt số mặt hàng phải xin giấy phép nhập khẩu chuyến. ở nước ta, theo nghị định 89/Chính phủ ngày 25/12/95, kể từ ngày 1/2/96 trở đi chỉ còn 9 nhóm hàng phải xin cấp giấy phép nhập khẩu theo chuyến. Điều kiện để một Doanh nghiệp được cấp giấy phép nhập khẩu là: - Thành lập theo đúng pháp luật, và cam kết tuân tủ các qui định của luật hiện hành. - Doanh nghiệp có mức vốn lưu động tối thiểu ở thời điểm đăngký kinh doanh là 200 000 USD, riêng những Doanh nghiệp ở các tỉnh miền núi và các tỉnh , vốn lưu động tối thiểu là 10 000 USD. Doanh nghiệp muốn được cấp giấy phép nhập khẩu phải nộp lệ phí 1 000 000 đồng trước khi nhận giấy phép. 4.2 Mở L/C. Trong thương mại quốc tế hiện nay có nhiều phương thức thanh toán như: tín dụng chứng từ; phương thức nhờ thu; phương thức điện chuyển tiền…Nhưng sử dụng rộng rãi nhất vẫn là phương pháp tín dụng chứng từ. Vì vậy, nếu trong hợp đồng ngoại thương qui định phương thức thanh toán là tín dụng chứng từ thì việc đầu tiên là phải mở L/C theo đúng như qui định trong hợp đồng. Thời gian mở L/C phụ thuộc thời gian giao hàng, nếu như hợp đồng không qui định thời gian cụ thể thì thông thường thời gian này là 15 - 20 ngày trước khi giao hàng. Cơ sở để mở L/C phụ thuộc vào các điều khoản của hợp đồng. Đơn vị nhập khẩu dựa vào cơ sở đó làm đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng. 4.3 Thuê tàu – lưu cước. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, việc ai thuê tàu, thuê tàu tính theo hình thức nào được tiến hành dựa trên ba căn cứ : Điều khoản hợp đồng, đặc điểm hàng hoá, điều kiện vận tải. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng là FOB thì bên nhập khẩu phải thuê tàu để chở hàng, nếu điều kiện cơ sở giao hàng là CIF thì bên nhập khẩu không phải thuê tàu mà nghĩa vụ đó thuộc về phía Xuât khẩu. Tuỳ theo đặc điểm của hàng hoá kinh doanh, Doanh nghiệp lựa chọn phương thức thuê tàu cho phù hợp: thuê tàu chợ hay tàu chuyến. Nếu nhập khẩu không thường xuyên hoặc khối lượng lớn thì nên thuê tàu chuyến. nếu nhập khẩu khối lượng nhỏ thì nên thuê tàu chợ. 4.4 Mua bảo hiểm hàng hoá. Hàng hoá chuyên trở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế, bảo hiểm hàng hoá đường