Luận văn Marketing hỗn hợp dịch vụ Hội chợ Triển lãm tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam

dịch vụ mà khách hàng cảm nhận được bao gồm: giá trị dịch vụ, giá trị nhân sự, giá trị hình ảnhTất cả được thể hiện qua chuỗi dịch vụ mà Trung tâm cung cấp cho khách hàng. Sản phẩm cốt lõi mà Trung tâm cung cấp cho khách hàng chính là giá trị thoả mãn được nhu cầu về dịch vụ Hội chợ Triển lãm của khách hàng. Các cuộc Hội chợ Triển lãm mà Trung tâm cung cấp cho khách hàng bao gồm Hội chợ Triển lãm thương mại và công nghiệp. Trong Hội chợ Triển lãm công nghiệp thì Hội chợ Quốc tế hàng Công nghiệp là Hội chợ có qui mô lớn nhất được tổ chức thường niên vào tháng 10. Tại cuộc Hội chợ Triển lãm thu hút được rất nhiều khách tham gia và tham quan trong nước và Quốc tế. Trung tâm tổ chức các cuộc Hội chợ Triển lãm công nghiệp nhằm tạo ra môi trường cho các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực này có thể giao lưu học hỏi, trao đổi và trưng bày sản phẩm không chỉ với doanh nghiệp trong nước mà còn với doanh nghiệp nước ngoài. Đất nước ta đang trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá việc tiếp xúc giao lưu này là rất quan trọng, tạo động lực cho những bước phát triển sau. Các số liệu về Hội chợ Quốc tế hàng công nghiệp được thể hiện ở biểu 7 chương 1. Hội chợ Triển lãm thương mại là Hội chợ Triển lãm mà mục tiêu của các doanh nghiệp tham gia là tiêu thụ hàng hóa. Vì vậy, các dịch vụ cung ứng của Hội chợ Triển lãm này khác với Hội chợ Triển lãm công nghiệp. Trong Hội chợ Triển lãm thương mại mà Trung tâm tổ chức thì Hội chợ Xuân là cuộc Triển lãm có qui mô lớn được tổ chức thường niên vào dịp Tết cổ truyền, ở Hội chợ này có sự tham gia của hàng trăm doanh nghiệp lớn và nhỏ chủ yếu là các doanh nghiệp sản xuất và thương mại các loại hàng hoá phục vụ cho tiêu dùng và cho dịp Tết. Đối với khách tham quan đây không chỉ là nơi vui chơi giải trí mà còn là nơi mua sắm nhiều vật dụng thực phẩm cần thiết cho dịp Tết, khách tham quan không chỉ là khách trong nước mà có cả khách quốc tế, không chỉ ở Thủ đô mà cả ở các tỉnh khác. Hội Hội chợ này đã trở thành nhu cầu thiết yếu của công chúng. Điều đó cho thấy hiệu quả của công tác tổ chức của Trung tâm rất cao tạo được lòng tin với khách hàng và công chúng tham quan Hội chợ. Hội chợ hàng tiêu dùng được tổ chức liên tục hàng năm tuy nhiên chưa khẳng định được vai trò của nó. Thực chất đây là lĩnh vực rất quan trọng được Trung tâm tìm hiểu và đề cập đến nhưng cũng chưa thu hút được nhiều khách tham gia, tuy là Hội chợ hàng tiêu dùng nhưng lượng người tiêu dùng đến tham quan không lớn. Trung tâm đang có rất nhiều biện pháp nhằm thu hút khách tham gia và tham quan vì đây là lĩnh vực rất quan trọng trong đời sống kinh tế xã hội. Về chất lượng dịch vụ: Trung tâm là đơn vị hàng đầu ở nước ta về việc tổ chức Hội chợ Triển lãm, là một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Hội chợ Triển lãm có chất lượng và có uy tín hàng đầu ở Việt Nam. Những giá trị cụ thể mà khách hàng nhận được là: +Dịch vụ địa điểm : Trung tâm nằm tại 148 Giảng Võ- Ba Đình - Hà Nội, một bên chạy dọc theo đường Giảng Võ, một bên là đường Ngọc Khánh. Đây là hai con đường có lượng người lưu thông lớn. Do đó rất thuận tiện khi cổ vũ khách tham quan, hơn nữa lại thuận tiện cho việc lưu thông vận chuyển hàng hoá của khách tham quan. +Dịch vụ mặt bằng: diện tích toàn bộ Trung tâm là 24.000m2 rất bằng phẳng, trong đó diện tích khu trưng bày trong nhà và văn phòng làm việc là 15.000m2, còn lại là 9.000m2 là khu trưng bày ngoài trời và bãi để xe. Cụ thể: - Tầng 1 nhà A1 rộng 4000 m2 với trần nhà hình vòng cung thấp nhất là 4,5m và cao nhất là 9m. Có 4 cửa ra vào: Cửa trước thẳng tử cổng chính và sân khấu chính đi vào rộng 4,8 m và cao 4,5 m Cửa sau: Rộng 2 m và cao 2,4 m Cửa bên trái và phải: Rộng 3,6 m, cao 4,5 m. - Tầng 2 nhà A1 rộng 1700 m2 và trần cao 9 m, có 2 cửa ra vào ở hai bên với rộng 3,6 m và cao 2,4 m. Nhà A3 diện tích là 3000 m2 trần cao 9 m nhưng chỉ có một cửa ra vào rộng 4,5 m và cao 4,8 m, điều này gây khó khăn cho việc lưu thông khi khách tham quan đông. - Diện tích còn lại là nhà A6, A7 chủ yếu là văn phòng để hội thảo và hội nghị . + Dịch vụ thiết kế môi trường vật chất: là dịch vụ tác động vào tâm lý khách tham gia và khách tham quan bao gồm một số lĩnh vực là: âm nhạc, ánh sáng, màu sắc Về âm nhạc: Tuỳ từng cuộc Hội chợ Triển lãm mà sẽ có nền âm nhạc là khác nhau. Trung tâm có hệ thống loa đài, khi Hội chợ Triển lãm diễn ra luôn có những bản nhạc được phát ra tạo không khí cho Hội chợ Triển lãm. Với Hội chợ Triển lãm công nghiệp thì nhạc nhẹ nhàng tạo cho khách có được sự tập trung khi tham quan hàng hoá và tạo không gian trang trọng, lịch sự. Với Hội chợ Triển lãm thương mại nhạc sôi động hơn nhằm kích thích công chúng tham quan có được hưng phấn mua hàng hoá như: ở Hội chợ Xuân luôn có các bản nhạc nước ngoài vui vẻ hay các giai điệu nhạc của các bài hát về mùa xuân, với Hội chợ Triển lãm hàng Việt Nam chất lượng cao luôn có bài hát “ hàng Việt Nam chất lượng cao”đề cao hàng Việt Nam và sự tự hào về hàng Việt Nam của nhân dân Việt Nam, bài hát được phát liên tục trong thời gian diễn ra Hội chợ Triển lãm, nhiều khách tham quan thuộc lời và có cảm giác tự hào, thích thú về hàng hoá của nước mình. Về ánh sáng: hai bên cổng chính , cổng phụ và hai bên sườn của Hội chợ là hệ thống đèn cao áp. Từ cổng chính đi vào phía trên nhà A1 là tên của cuộc Hội chợ Triển lãm được trang trí bằng hệ thống đèn nháy tạo cảm giác lung linh. Trong mỗi gian hàng tiêu chẩn có 1 đèn neon 1,2m-40W tuy nhiên nếu khách có nhu cầu về hệ thống đèn Trung tâm sẽ cho thuê. Vào ban tối nhìn từ xa Trung tâm rực sáng tạo ra được sự chú ý của công chúng. Vê mầu sắc: Một mmọt cuộc Hội chợ Triển lãm có một màu sắc đặc trưng riêngbao gồm màu của thảm trải nên, màu của băng zôn cờ cổ động, màu của trang trí gian hàng Màu của Hội chợ Triển lãm công nghiệp thường trang trọng và lịch sự không quá rực rỡ, ngược lại màu của Hội chợ Triển lãm Thương mại thường rực rỡ và mạnh mẽ hơn. Việc thiết kế màu sắc cũng là yếu tố giúp cho Hội chợ Triển lãm thu hút được nhiều khách tham quan + Dịch vụ cổ động công chúng đến tham quan: mục đích cuối cùng của các hoạt động sản xuất kinh doanh đều là dịch vụ khách hàng và công chúng. Các doanh nghiệp sẽ ngần ngại và có thể không tham gia Hội chợ nếu không biết chắc được rằng cuộc Hội chợ Triển lãm đó có khả năng thu hút được đông đảo hay không. Nắm bắt được điều đó Trung tâm luôn có các hoạt động quảng cáo nhằm thu hút khách tham quan. Hoạt động này tiến hành theo hai giai đoạn: Giai đoạn 1: Cách Hội chợ Triển lãm khai mạc 1 tháng sẽ có các băng zôn, áp phích giới thiệu về Hội chợ Triển lãm ở một vài khu vực chính có đông dân cư và ở các cơ quan chuyên môn liên quan đến Hội chợ Triển lãm. Các thông điệp quảng cáo được đăng tải trên báo, tạp chí. Giai đoạn 2:Khi Hội chợ Triển lãm chuẩn bị khai mạc và diễn ra: Các băng zôn và cờ cổ động vẫn treo ở khắp nơi đặc biệt là tại nơi diễn ra Hội chợ Triển lãm, cá chương trình khuyến mại, chương trình văn hoá nghệ thuật với sự tham gia của các nghệ sĩ nổi tiếng Bắc – Nam thu hút được rất nhiều khách tham quan. Phóng sự về khai mạc Hội chợ Triển lãm luôn được giới thiệu trên chương trình thời sự của đài truyền hình Việt Nam. + Dịch vụ vận chuyển, lưu giữ và bảo quản hàng hoá: Đây là hoạt động rất quan trọng mà Trung tâm cung cấp cho khách hàng khi tham gia Hội chợ Triển lãm, khách hàng không chỉ mang theo một lượng hàng hoá nhỏ để trưng bày mà còn mang theo một lượng hàng hoá để dự trữ nhất là Hội chợ Thương mại tiêu thụ một lượng hàng hoá lớn. Khi khách hàng cần vận chuyển hàng hoá Trung tâm cung cấp dịch vụ vận chuyển. Về lưu giữ hàng hóa, Trung tâm có 3 kho để hàng nhà A1, A3, A6. Tuy nhiên các kho để hàng này không có hệ thống bảo quản hàng hoá, vì vây khi hàng hoá tham gia cần bảo quản như hàng lương thực thực phẩm, hàng đông lạnhTrung tâm không có khả năng đáp ứng. + Dịch vụ dàn dựng gian hàng: hầu hết Hội chợ Triển lãm nào diễn ra Trung tâm cũng là đơn vị dàn dựng gian hàng Trung tâm có hệ thống dàn dựng hiện đại của Đức với hệ thống vách ngăn bằng tôn. Các gian hàng tiêu chuẩn được dàn dựng sát vách nhau, rộng 9m2 có biển tên đơn vị. Nếu khách hàng cần dàn dựng gian hàng đặc biệt thì Trung tâm sẽ dàn dựng tuy nhiên do đội dàn dựng của Trung tâm còn ít hơn nữa trình độ không cao lên nhiều trường hợp không đáp ứng được yêu cầu của khách, khách hàng phải đi thuê ngoài. Các gian hàng được dàn dựng khắp khu tưng bày giữa mỗi dãy để lối đi là 1,5m đủ để hai luồng người đi. + Dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo: hầu hết trong các cuộc Hội chợ Triển lãm đều có các cuộc hội nghị, hội thảo được tổ chức nhất là với Hội chợ Triển lãm công nghiệp. Trung tâm có nhà A6 và A7 chuyên để diễn ra các cuộc hội nghị, hội thảo. ở đó có các trang thiết bị phục vụ như: bàn ghế, bệ bục, hệ thống loa đài micro, máy vi tính, máy chiếu. Trong giấy mời gửi các doanh nghiệp đều đã có lịch hội thảo và chủ đề của nó để các doanh nghiệp chuẩn bị. Chủ đề và nội dung của các cuộc hội thảo thường gắn liền với chủ đề của cuộc Hội chợ Triển lãm hoặc các vấn đề mà đâng được các doanh nghiệp quan tâm hiện nay như: chất lượng hàng hoá, các chính sách phát triển kinh tế, vấn đề về bảo hộ của nhà nước đối với các doanh nghiệpTới dự hội nghị luôn có mặt của cá cán bộ cao cấp của Chính phủ, các Bộ, Nghànhđể các doanh nghiệp có cơ hội nói nên tiếng nói của mình và những kiến nghị lên cấp trên xem xét. Trước khi hội nghị diễn ra Trung tâm có sẵn các nội dung, các thông tin về vấn đề được bàn đến được in ra thành các tập tài liệu và phát cho các doanh nghiệp nghiên cứu trước. Nếu tại hội nghị có các doanh nhân nước ngoài Trung tâm cung cấp dịch vụ dịch tiếng qua hệ thống nghe giúp các doanh nhân này không thấy khó khăn khi nghe các ý kiến phát biểu. + Dịch vụ làm thủ tục hải quan cho hàng hoá tham gia Hội chợ Triển lãm của các doanh nghiệp nước ngoài: hàng hoá tham gia Hội chợ Triển lãm của các doanh nghiệp nước ngoài cũng hàng hoá được coi là hàng nhập cảnh từ nước này sang nước khác, chính vì vậy các doanh nghiệp nước ngoài cũng phải thực hiện các thủ tục hải quan, các loại thuế nhập cảnh cho hàng hoá này. Do các thủ tục hải quan của nước ta còn khá rườm rà hơn nữa có nhiều doanh nghiệp nước ngoài còn khá lúng túng trong việc thực hiện nhiều khi Hội chợ Triển lãm sắp diễn ra mà hàng hoá vẫn chưa làm xong thủ tục nhập cảnh. Do đó Trung tâm đã đứng ra lo thủ tục hải quan cho việc nhập cảnh này. Khách hàng sẽ phải gửi trước danh mục hàng hoá đến Trung tâm một thời gian để Trung tâm báo với hải quan, sau đó tru8ước khi Hội chợ Triển lãm diễn ra một tuần thì hàng hoá đó sẽ phải có mặt ở cảng của Việt Nam và Trung tâm sẽ thực hiện về giấy tờ nhập cảnh đảm bảo hàng hoá sẽ về đến Họi chợ trước khi Hội chợ Triển lãm diễn ra 2 – 3 ngày. Việc cung cấp dịch vụ trên giúp cho khách hàng nước ngoài cảm thấy thoải mái khi tham gia Hội chợ Triển lãm, đây cũng là một chính sách thu hút khách nước ngoài của Trung tâm. 2.2.2. Quá trình cung ứng dịch vụ Dịch vụ Hội chợ Triển lãm là loại hình dịch vụ mang tính cặp đôi giữa sản phẩm và dịch vụ. Dịch vụ có tính không hiện hữu, đồng nhất và không tách rời. Giá trị dịch vụ Hội chợ Triển lãm được khách hàng cảm nhận qua các cuộc Hội chợ Triển lãm với các yếu tố mô hình và hữu hình tác động vào hệ thống cung ứng dịch vụ. 2.2.2.1. Các yếu tố vật chất. - Diện tích trưng bày : Diện tích trưng bày trong nhà lẫn ngoài trời của Trung tâm là 24.000m2 với một số cuộc Hội chợ Triển lãm nhỏ thì diện tích trưng bày là đủ song với một số cuộc hội trợ Triển lãm mang tính quốc gia và quốc tế thì diện tích vẫn còn hẹp, gian hàng tiêu chuẩn 9m2 là nhỏ không thoả mãn được không gian trưng bày . Khung cảnh của Trung tâm là đẹp và phù hợp có nhiều cửa ra vào thuận tiện giao thông. Có nhiều cây cảnh, bể bơi tạo không khí thoáng mát. - Trang thiết bị giàn dựng: Khá hiện đại với hệ thống khung nhôm, vách ngăn để dựng gian hàng, hệ thống đèn chiếu sáng, quạt trần, khung nhà bằng sắt tạo sự thoáng mát... đều rất hiện đại. Thảm trải nền rộng khắp khu vực Hội chợ Triển lãm . Tuy nhiên Trung tâm còn chưa có hệ thống máy lạnh điều hoà, thông gió trong các nhà trưng bày vì vậy khi khách tham gia và tham quan đông sẽ bị không khí ngột ngạt khó chịu. - Nội thất khác: Mỗi cuộc Hội chợ Triển lãm trung tâm đều có đầy đủ các loại nội thất cho thuê như: quạt, tủ kính, kệ để hàng, bàn ghế, gương kính, xe đẩy hàng,... - Phòng hội nghị, hội thảo: Nhà A6, A7 với diện tích rộng, đầy đủ bàn ghế hệ thống loa đài micro và máy vi tính, bảng, bục... phục vụ cho các cuộc hội thảo mang tính chuyên đề của Hội chợ Triển lãm Tuy nhiên ở Trung tâm hệ thống thông tin liên lạc, máy vi tính, dịch vụ Internet vẫn còn thiếu không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng nhất là với khách quốc tế. 2.2.2.2. Quá trình cung ứng dịch vụ của các bộ phận hợp thành. Do các cuộc Hội chợ Triển lãm đều được tiến hành theo qui trình nên các bước của quá trình cung ứng dịch vụ của các cuộc Hội chợ Triển lãm sẽ giống nhau chỉ khác nhau là ở mỗi cuộc Hội chợ Triển lãm thì sẽ có các dịch vụ cụ thể khác nhau. Quá trình cung ứng dịch vụ không chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian diễn ra Hội chợ Triển lãm mà nó là một khoảng thời gian dài và không gian rộng, chính vì vậy nó bao gồm: a.Quá trình cung ứng dịch vụ của Hội chợ Triển lãm Công nghiệp. Bước 1.Marketing quan hệ và các dịch vụ của khâu chuẩn bị bước 1: Việc thực hiện Marketing quan hệ đã được trình bày ở phần thu hút khách hàng tuy nhiên với các doanh nghiệp thuộc ngành Công nghiệp Trung tâm có các hoạt động khác hơn như: Các mối quan hệ được thiết lập từ các Tổng công ty sau đó đến các công ty nhỏ ở phía dưới, các cuộc hội thảo được tổ chức mang tính chuyên đề ngay cả khi Hội chợ Triển lãm không diễn ra, các phát minh sáng kiến mới của các công ty luôn được quan tâm và chú ý. Các dịch vụ của khâu chuẩn bị bước 1 bao gồm: - Gửi thư mời tham gia Hội chợ Triển lãm cho các doanh nghiệp ở Hà Nội: với các doanh nghiệp ở xa mà nơi đó chỉ có một vài doanh nghiệp thuộc đối tượng khách hàng thì Trung tâm thường gửi thư mời qua Bưu điện hoặc là qua Fax, qua mạng sau đó sẽ gọi điện thoại đến xem họ đã nhận được chưa nếu họ chưa nhận được vì một lý do nào đó thì sẽ gửi lại. - Giao dịch trực tiếp: Đối với các doanh nghiệp ở Hà Nội hoặc các địa phương có nhiều doanh nghiệp thuộc đối tượng khách hàng thì Trung tâm sẽ đến trực tiếp làm việc và đưa giấy mời, có một số đơn vị Trung tâm gửi giấy mời qua Tổng công ty sau đó nhờ họ chuyển đến các công ty dưới theo chiều dọc như vậy sẽ đỡ tốn kém hơn. - Sau một thời gian gửi thư mời Trung tâm sẽ cử chuyên viên đến các doanh nghiệp hoặc gọi điện lại cho họ nhiều lần để thuýet phục và nắm bắt các yêu cầu về việc: hàng hoá gì sẽ tham gia, gian hàng sẽ là bao nhiêu m2 để từ đó có các kế hoạch cụ thể. - Với các doanh nghiệp nước ngoài thư mời sẽ được gửi qua Đại sứ quán của nước ta sau đó cử chuyên viên sang kết hợp với các chuyên viên ở đại sứ quán đi mời khách. - Cổ động công chúng tham gia Hội chợ Triển lãm: được thể hiện bằng các hoạt động xúc tiến trước khi Hội chợ Triển lãm diễn ra, bao gồm các hình thức sau: * Quảng các trên báo chí: Trước khi Hội chợ Triển lãm diễn ra một khoảng thời gian là 4 tháng các thông điiệp quảng cáo về Hội chợ Triển lãm đã được đăng tải trên báo, vì là Hội chợ Triển lãm Công nghiệp nên thông điệp được đăng tải trên các loại báo sau: Thời báo kinh tế Việt Nam, báo Công nghiệp, báo Sài Gòn tiếp thị, tạp chí Thương mại Thông tin được đưa ra bao gồm: -Tên cuộc Hội chợ Triển lãm - Thời gian diẽn ra Hội chợ Triển lãm - Địa điểm diễn ra Hội chợ Triển lãm - Đơn vị tổ chức và bảo trợ -Các nội dung chính diễn ra trong Hội chợ Triển lãm và các mặt hàng chính được trưng bày trong Hội chợ. -Địa chỉ liên hệ. Thông điệp thường được đặt ở trang giữa của tờ báo, diện tích là 1/4 . trang báo, in đen trắng. Hạn chế quảng cáo trên báo chí là: thời gian sống của quảng cáo ngắn, người đọc nhiều khi không chú ý nhiều đến phần quảng cáo hơn nữa các thông điệp quảng các trên báo chí của Trung tâm thường thiết kế đơn giản màu sắc không phong phú ít gây được sự chú ý của người đọc. Không có được hình ảnh nên người đọc chỉ có thể nhận biết được qua chữ. * Quảng cáo bằng băng - zôn: được treo ở các khu phố chính đông dân cư và ở các cơ quan xí nghiệp mà liên quan đến chuyên môn của Hội chợ Triển lãm. Băng zôn có chiều ngang khoảng 0,7 - 0,8 m, chiều dài là 2,5m. Màu sắc của băng zôn rực rỡ thu hút được sự chú ý của khách hàng. Hạn chế quảng cáo bằng băng - zôn là: thông điệp truyền tải ít do diện tích hẹp, không chọn lọc được khách hàng mục tiêu vì vậy thông điệp rất chung chung nhưng Hội chợ Triển lãm Công nghiệp lại cần đến sự chọn lọc khách tham quan * Quảng cáo cổ động: Khi Hội chợ Triển lãm gần diễn ra trung tâm có thuê xe cổ động của phường và trang trí biểu tượng về Hội chợ với màu sắc đẹp có loa phát thanh và chạy trên các khu phố chính. Tuy nhiên chỉ với cuộc Hội chợ Triển lãm lớn thì Trung tâm mới thực hiện hoạt động này như Hội chợ Quốc tế hàng công nghiệp. Tại Trung tâm được trang trí với những màu sắc mang đặc trưng của Hội chợ như: tên Hội chợ, các loại cờ cổ động được troe dọc theo cổng Trung tâm trên mặt đường Giảng Võ và Ngọc Khánh gây sự chú ý của khách hàng ngay cả khi khách đi từ xa Hạn chế của bước 1: - Quảng cáo trên báo và tạp chí của Trung tâm được thực hiện thường xuyên nhưng chỉ là chữ đen trắng chưa thu hút được sự chú ý của người đọc. - Trước khi Hội chợ Triển lãm diễn ra chưa có các chương trình giới thiệu trên đài phát thanh và truyền hình - đây là hai phương tiện truyền thông hữu hiệu nhất hiện nay. - Khi nắm bắt yêu cầu khái quát của khách hàng cần xác định chính xác khách hàng nào tham gia khách hàng nào không tham gia, tránh tình trạng khi có kế hoạch rồi mà khách hàng không tham gia. trang này bỏ trống Bước 2. Tiếp nhận đăng kí, thiết kế sơ đồ gian hàng thực. * Tiếp nhận đăng kí của khách hàng: - Bản dăng kí tham gia của khách hàng đã được sạon thảo sẵn trong giâý mời mà trước đó Trung tâm đã gửi cho khách hàng. Khách hàng có thể gửi bản đăng ký qua: bưu điện, fax, mạng Internet, gặp trực tiếp. - Làm hợp đồng và ký kết: hợp đồng bao gồm các điều khoản mà hai bên cùng thoả thuận, nếu khách hàng không đến trực tiếp ký kết hợp đồng thì Trung tâm sẽ gửi qua fax. Thanh toán tài chính bước 1 được thực hiện khi hợp đồng được ký kết, khách hàng sẽ thanh toán trước 30% tổng giá trị hợp đồng, số còn lại sẽ thanh toán khi Hội chợ Triển lãm kết thúc. - Thăm hỏi nhu cầu chi tiết về Hội chợ Triển lãm: là việc tìm hiểu khách hàng có cần các nhu cầu về kho bãi, các nội thất khác, vận chuyển hàng hoá, dàn dựng gian hàng đặc biệt. * Thiết kế sơ đồ gian hàng thực: ở Hội chợ công nghiệp, các gian hàng sẽ được phân theo từng ngành hàng cụ thể khi đăng ký tham gia khách sẽ lựa chọn vị trí trên khu của ngành hàng đó. Để tránh tình trạng có nhiều khách tham gia đăng ký trùng nhau, Trung tâm sẽ phân theo nguyên tắc đăng ký trước thì chọn trước, sau đó mọi thông tin về các gian hàng chính còn lại sẽ được cung cấp cho khách hàng đăng ký sau để họ lựa chọn gian hàng phù hợp. Tại Hội chợ này, các doanh nghiệp sẽ phải đăng ký theo từng ngành hàng cụ thể như: luyện kim, cơ khí, may mặckhi khách tham quan đi xem sẽ thấy có một hệ thống và không bị bỏ sót. Bước 3: Dàn dựng gian hàng và chuẩn bị các dịch vụ kèm theo: * Dàn dựng gian hàng: tuỳ theo đăng ký của khách hàng mà Trung tâm dàn dựng: - Nếu khách hàng đăng ký gian hàng tiêu chuẩn thì việc dàn dựng tiến hành bình thường không cần sự kiểm tra và giám sát của khách hàng. - Nếu khách hàng đăng ký gian hàng đặc biệt thì công việc dàn dựng sẽ phức tạp hơn cần có sự giám sát của khách hàng. Do sản phẩm trưng bày ở Hội chợ công nghiệp thường là máy móc thiết bị, nguyên vật liệu và các sản phẩm của ngành công nghiệp nhẹ như: may mặc, chế biến thực phẩmnên hầu hết các gia hàng đều đặc biệt. Các gian hàng đều rộng từ 18- 50m2 chỉ cần làm hàng rào trang trí hoặc căng dây, bên trong không cần nhiều bàn ghế, kệ để hàng. Các gian hàng nguyên vật liệu như: gạch ốp lát, xi măng, sắt thép thì sẽ được dàn dựng đặc biệt hơn như : tường sẽ được thể hiện sản phẩm bằng việc ốp gạch vào tường, để bằng các bao xi măngcác gian hàng sẽ dàn dựng xong muộn nhất là cách ngày khai mạc 4 ngày và bàn giao cho khách hàng, khách sẽ tiếp nhận xem xét có cần sửa chữa gì không sau đó sẽ tiến hành bày biện hàng hoá. * Làm thủ tục hải quan nhập hàng cho khách nước ngoài: Tại Hội chợ Triển lãm công nghiệp thường có 1/4 - 1/3 số doanh nghiệp là doanh nghiệp nước ngoài tham gia, hàng hóa nhiều khi vận chuyển nhiều và thủ tục hải quan ở nước ta khá rườm rà, đây cũng là lý doi khiến khách hàng ngại không tham gia Hội chợ Triển lãm ở Việt Nam. Vì vậy, Trung tâm đứng ra làm thủ tục hải quan sẽ giúp khách hàng nước ngoài tránh được các điều phiền toái. * Dịch vụ về vận chuyển, kho bãi: - Vận chuyển hàng hóa: Trung tâm có xe vận chuyển hàng hoá của khách tham gia đến Hội chợ nhất là với khách nước ngoài vận chuyển hàng hoá từ bến cảng, sân bay tới Hội chợ. Vì là hàng công nghiệp nên nhiều loại rất cồng kềnh, các contener nên cần các loại xe vận chuyển lớn. Tuy nhiên, hiện nay Trung tâm chỉ có 2 xe vận chuyển hàng do đó không đáp ứng được hết nhu cầu của khách. Khi cần Trung tâm kết hợp với Công ty vận tải Hà Nội. Điều này ảnh hưởng đến quá trình cung ứng dịch vụ là: + Nhiều khi hợp đồng giữa Trung tâm với Công ty vân tải không rõ ràng dẫn tới việc vận chuyển hàng hoá của khách chậm trễ, Hội chợ Triển lãm sắp diễn ra mà hàng hoá chưa về đến nơi. + Các công ty vận tải nhiều khi không đáp ứng được hết các nhu cầu về độ an toàn của khách hàng làm khách hàng không hài lòng. + Có trường hợp lái xe của Công ty vận tải tự tăng giá vận chuyển ảnh hưởng đến uy tín của Trung tâm. - Kho bãi: do hàng hoá của Hội chợ Triển lãm công nghiệp thường là để trưng bày hơn nữa lại cồng kềnh nên khách tham gia không mang nhiều. Do đó kho bãi ít được sử dụng hơn. Hạn chế của bước 3: - Đội ngũ thiết kế và dàn dựng của Trung tâm chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, nhiều lúc khách hàng đã phải thuê lực lượng dàn dựng ở bên ngoài. - Khi thuê xe vận chuyển ở bên ngoài giá thường đắt hơn so với giá vận chuyển của Trung tâm . - Các hoạt động về thủ tục nhập cảnh hàng hoá tham gia Hội chợ Triển lãm và làm visa cho các doanh nhân nước ngoài còn chậm trễ ảnh hưởng đến việc tham gia Hội chợ Triển lãm của khách. Bước 4: Trưng bày và giới thiệu hàng hóa trước công chúng (do doanh nghiệp tham gia Hội chợ Triển lãm thực hiện). Đây là hoạt động do các đơn vị tham gia Hội chợ Triển lãm thực hiện, nó bao gồm: - Trưng bày và giới thiệu hàng hoá cho khách hàng: - Đưa ra các dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng như: khởi động, chạy thử - Các hoạt động giới thiệu về công ty về doanh nghiệp như: phát tờ rơi, quảng cáo qua băng hình, các băng – zon, các cataloguevề sản phẩm Để hhỗ trợ các doanh nghiệp tham gia Hội chợ Triển lãm thực hiện hoạt động này Trung tâm đã cung ứng các dịch vụ sau: - Thiết kế môi trường vật chất: Hội chợ Triển lãm Công nghiệp thường có sự tham gia của các doanh nghiệp lớn và các doanh nghiệp nước ngoài hơn nữa sản phẩm lại đặc trưng nên cũng cần có môi trường vật chất khác với Hội chợ Triển lãm Thương mại. Về ánh sáng màu trắng tạo không gian và tầm nhìn cho khách hàng một cách chi tiết nhất, âm nhạc nhẹ nhàng không quá mạnh mẽ phù hợp nhất là nhạc không lời, các gian hàng được dàn dựng đứng với đặc trưng của sản phẩm. - Phát hành các catalogue giới thiệu về các doanh nghiệp tham gia trong đó có các thông tin về: tên doanh nghiệp, loại hình kinh doanh, sản phẩm, địa chỉ và số Fax, địa chỉ mạng. - Đảm bảo an ninh trật tự cho khách tham gia cũng như đối với khách tham quan - Quảng cáo các hoạt động của các doanh nghiệp trên màn hình LED: Trung tâm chỉ có 1 màn hình LED được để ở cửa nhà A1 chuyên để giới thiệu về các doanh nghiệp tham gia Hội chợ Triển lãm . - Nếu trong quá trình Hội chợ Triển lãm diễn ra các doanh nghiệp tìm được đối tác làm ăn doanh nghiệp cho thuê văn phòng để bàn bạc trao đổi và kí kết hợp đồng, nếu khách hàng cần trung gian để kí kết Trung tâm sẽ đứng ra làm trung gian. - Tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo bàn về các vấn đề mà các doanh nghiệp đang lưu ý đến, có sự tham gia của các cán bộ cao cấp và ở đó các doanh nghiệp nói nên những khó khăn gặp phải trong quá trình hoạt động để cùng thảo luận và đề n ghị cấp trên giả quyết. - Tổ chức các cuộc bình chọn về: sáng kiến mới, sản phẩm được nhiều người ưa thích, gian hàng trưng bày đẹp Hạn chế của bước 4: - Chủ đề của các cuộc hội thảo chưa mới mẻ vẫn chỉ xoay quanh các vấn đề về chất lượng, chính sách đầu tư và hỗ trợ của chính phủ đối với một số doanh nghiệp thuộc ngành công nghiệp, chính sách bảo hộmà chưa đề cập đến các vấn đề quan trọng hiện nay như: thương hiệu, nhãn hiệu, cạnh tranh - Chưa có các dịch vụ hướng dẫn khách tham quan nhiều khi khách không biết phải đi như thế nào để không bỏ sót, các dịch vụ về phiên dịch giúp khách nước ngoài. - Khách hàng tự trưng bày sản phẩm hàng hoá nên nhiều khi không theo một chủ đề nào cả thiếu sức hút đối với khách tham quan. Bước 5: Hội chợ Triển lã