Luận văn Một số biên pháp bảo đảm thông tin trong hoạt động của Ngân hàng ngoại thương Hà nội

n hàng.... - Nghiên cứu phân tích kinh tế địa phương, giúp Ban Giám Đốc tham gia xây dựng chương trình kế hoạch kinh tế-xã hội của thành phố và Ngân hàng ngoại thương Việt nam - Dự thảo các báo cáo sơ kết tổng kết quý, 6 tháng và năm của chi nhánh để báo cáo Ngân hàng ngoại thương Việt nam, UBND thành phố HN, ngân hàng nhà nước thành phố HN và giúp giám đốc xây dựng chương trình công tác quý 6 tháng và năm của chi nhánh. Giúp Ban Giám Đốc về công tác pháp chế của chi nhanh và thực hiện nghiệp vụ về hoạt động thông tin tín dụng. - Thực hiện ngiệp vụ cho vay đối với các thành phần kinh tế theo luật ngân hàng và luật các tổ chức tín dụng, mở tài khoản cho vay, theo dõi hợp đồng tín dụng và tính lãi theo định kỳ. - Thẩm định và xem xét về bảo lãnh đối với những dự án có mức ký quỹ dưới 100%, chịu trách nhiệm theo dõi quản lý thu hồi vốn, sau đó chuyển cho các phòng nghiệp vụ liên quan để phát hành thư bảo lãnh trong hoặc ngoài nước. - Điều hoà vốn ngoại tệ và đồng Việt nam. - Phối hợp với các phòng xây dựng kế hoạch vốn theo quý, năm. - Công bố và lưu giữ tỉ giá mua bán ngoại tệ hàng ngay, lưu trữ và thông báo tỉ giá thống kê tháng, lãi suất huy động và cho vay Việt nam đồng và ngoại tệ. - Kinh doanh ngoại tệ và thực hiện nghiệp vụ bán ngoại tệ cho các tổ chức kinh tế. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao 2.2.2 Phòng kế toán và tài chính a. Bộ phận Xử lý nghiệp vụ chuyển tiền: Nhận yêu cầu chuyển tiền từ các giao dịch viên tại FRONT- END, bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý và xử lý các yêu cầu liên quan đến nghiệp vụ chuyển tiền của khách hàng gồm: - Về thanh toán: Liên hàng vãng lai nội bộ Vietcombank, bù trừ và liên hàng Ngân hàng nhà nước - Hạch toán điện đến từ nước ngoài theo MT100, từ liên hàng nội bộ, từ bù trừ và từ liên hàng Ngân hàng nhà nước và chuyển báo có cho phòng dịch vụ ngân hàng để trả cho đơn vị hưởng hoặc mời khách đến nhận tiền - Xử lý các nghiệp vụ nhờ thu: thanh toán nhờ thu đi, đến trong nước và nước ngoài, séc đích danh. - Tạo các bảng kê trả lương tự động, thực hiện các giao dịch chuyển tiền tự động(AFT), các giao dịch đầu tư tự động - Đối chiếu liên hàng nội bộ (On-line,Off-line) - Quản lý các báo cáo thuộc phần việc của mình. b. Bộ phận quản lý tài khoản Quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng và các tài khoản nội bộ trong và ngoài bảng tổng kết tài sản (các tài khoản nội, ngoại bảng) bao gồm: - Nhận và phân loại các báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê, liệt kê để chấm và đối chiếu tài khoản. - Chấm, đối chiếu lần lượt từng tài khoản mà mình phụ trách - Sau khi kiểm tra đối chiếu và tính lãi định kỳ cho từng khách hàng trên các tài khoản tiền gửi, tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chuyển kết quả (bao gồm các sổ phụ, phiếu tính lãi, báo có) đến cho bộ phận quản lý thông tin khách hàng để trả cho khách hàng - Đóng và lưu nhật ký chứng từ - Tra soát, đối chiếu tài khoản. - Kiểm tra, quản lý các món tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn, trái phiếu, kỳ phiếu ĐVN và ngoại tệ của chi nhánh tại Trung Ương, các tổ chức tín dụng khác và kho bạc nhà nước. - Thực hiện nhiệm vụ mật mã (Xử lý điện qua Telex và Swift) - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, cân đối (tháng, năm) theo quy định. c. Bộ phận quản lý chi tiêu nội bộ Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiêu nội bộ và các nghiệp vụ khác như: - Phối hợp với các phòng nghiệp vụ quản lý, giám sát công tác điều chuyển vốn giữa chi nhánh và Trung ương - Mở tài khoản theo dõi quản lý tài chính, tài sản cố định, công cụ lao động,tính toán kiểm tra số thuế phải nộp theo định kỳ - Quản lý thu nhập, chi phí của chi nhánh - Tạo tài khoản nội bộ mới: VNĐ, Ngân phiếu, Ngoại tệ Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao 2.2.3 Phòng thanh toán Xuất nhập khẩu: - Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán xuất, nhập khẩu hàng hoá dịch vụ của khách hàng bao gồm nghiệp vụ L/C và nhờ thu kèm chứng từ - Phát hành thư bảo lãnh đối với nước ngoài kể cả việc mở và thanh toán L/C trả chậm với mức ký quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của phòng Tín dụng - Tổng hợp thẩm định chuyển đến - Thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đi nước ngoài của khách hàng - Quản lý và kiểm tra mẫu chữ ký của các ngân hàng nước ngoài - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao 2.2.4 Phòng Hành chính- Nhân sự a. Công tác tổ chức cán bộ - Tham mưu giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc bố trí, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, tiếp nhận, tuyển dụng cán bộ thuộc diện quản lý của chi nhánh theo quy định của Ngân hàng ngoại thương Việt nam - Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ hàng năm và theo dõi triển khai thực hiện kế hoạch đó - Tham mưu giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc xây dựng quy hoạch cán bộ theo yêu cầu của Ngân hàng ngoại thương Việt nam, ngân hàng nhà nước Thành phố và của Thành uỷ Hà Nội - Hàng năm nhận xét đánh giá, phân loại cán bộ theo quy định của Ngân hàng ngoại thương Việt nam - Thực hiện các chế độ chính sách đối với các cán bộ nhân viên trong cơ quan - Lưu giữ quản lý hồ sơ cán bộ theo chế độ quy định - Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ và công tác quân sự của cơ quan - Thường trực công tác thi đua, khen thưởng của cơ quan b. Công tác hành chính và quản trị - Tham mưu giúp việc cho Ban Giám Đốc về những vấn đề chung của công tác hành chính, quản trị, xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản, vật liệu, thực hiện hợp đồng về điện nước, điện thoại, sửa chữa và xây dựng nhỏ của cơ quan - Trực tiếp quản lý con dấu của cơ quan.Thực hiện công tác hàng chính, văn thư, lưu trữ, in ấn, telex, fax. Quản lý tài liệu mật và bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho - Quản lý, bảo quản tài sản của chi nhánh, ô tô, kho vật liệu dự trữ của cơ quan theo đúng chế độ quy định - Thực hiện công tác lễ tân, công vụ phục vụ các hoạt động của cơ quan - Thực hiện công tác bảo vệ cơ quan (có phối hợp với các phòng có liên quan và ngành nội chính) - Quản lý quỹ chi tiêu nội bộ của cơ quan 2.2.5 Phòng ngân quỹ - Thu chi tiền ĐVN, ngân phiếu thanh toán - Thu chi các loaị ngoại tệ: tiền mặt, séc du lịch, giám định tiền thật tiền giả - Chuyển tiền mặt và séc du lịch đi tiêu thụ nước ngoài qua Ngân hàng ngoại thương Việt nam - Quản lý kho tiền, quỹ nghiệp vụ, tài sản thế chấp, chứng từ có giá - Thực hiện chế độ báo cáo về hoạt động thu chi tiền mặt, VNĐ, ngoại tệ, ngân phiếu và séc - Thực hiện điều chuyển tiền mặt, đảm bảo định mức tồn quỹ VNĐ, ngoại tệ, ngân phiếu và séc - Xử lý các loại tiền mặt thanh toán đã hết hạn hoặc không đủ tiêu chuẩn lưu thông 2.2.6 Phòng tin học Thực hiện công tác nghiên cứu và phát triển công nghệ ngân hàng cải tiến, bổ sung các chương trình phần mềm hiện có và lập các chương trình phần mềm mới phục vụ cho các hoạt động của chi nhánh Ngân hàng ngoại thương Hà nội - Quản lý và bảo quản, bảo dưỡng toàn bộ thiết bị tin học của Chi nhánh.Bảo mật các số liệu trong máy tính và mạng theo quy chế của Tổng Giám đốc Ngân hàng ngoại thương Việt nam ban hành - Tiếp nhận các quy trình kỹ thuật và các chương trình phần mềm ứng dụng nghiệp vụ của Ngân hàng ngoại thương Việt nam để triển khai tại chi nhánh và có trách nhiệm quản lý các phần mềm như các tài sản khác của cơ quan - Xây dựng kế hoạch vật tư, trang bị mới và bảo hành thiết bị tin học nhằm phục vụ cho hoạt động hàng ngày và phát triển kỹ thuật tin học tại chi nhánh - Là đầu mối quan hệ với phòng tin học Ngân hàng ngoại thương Việt nam, các ngân hàng trong lĩnh vực công nghệ tin học - Thực hiện công tác công nghệ tin học, quản lý các chuẩn về mẫu tin, mã hoá đối với các ngân hàng trên địa bàn về công tác thanh toán và thông tin báo cáo - Thực hiện quản trị mạng của toàn bộ hệ thống mạng. Cài đặt các chương trình phần mềm hệ thống mạng, thiết lập hệ thống bảo mật của hệ thống mạng theo chỉ đạo của ban Giám Đốc - Truyền và tiếp nhận thông tin trong nội bộ cơ quan theo chế độ quy định của Ngân hàng ngoại thương Việt nam và chi nhánh - Chịu trách nhiệm phổ biến và hướng dẫn nghiệp vụ tin học cho các phòng ban khi cần thiết và khi có quy trình mới - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao 2.2.7 Phòng dịch vụ ngân hàng a. Bộ phận thông tin khách hàng - Tiếp nhận và mở các hồ sơ khách hàng mới (Hồ sơ CIF) - Tiếp nhận quản lý và giải quyết các yêu cầu thay đổi về về: Chủ tài khoản, địa chỉ, kế toán trưởng, mẫu dấu, mẫu chữ ký - Tiếp nhận và trả lời các thông tin về tài khoản khách hàng: Số dư tài khoản, hoạt động vào ra chi tiết liên quan đến tài khoản thông qua nhiều hình thức bao gồm cả liên lạc trực tiếp và qua các phương tiện thông tin liên lạc - Tập hợp và trả sao kê, sổ phụ, bảng kê, phiếu tính lãi, bán ấn chỉ cho khách hàng (các chứng từ có liên quan trả cho khách hàng) - Giải đáp thắc mắc, hướng dẫn quy trình, nghiệp vụ cho khách hàng. Phản ánh tình hình giao dịch và đề xuất chính sách thu hút khách hàng b. Bộ phận dịch vụ khách hàng - Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi (VNĐ và ngoại tệ) của mọi đối tượng khách hàng với các loại tiền và bằng mọi hình thức: Tiền mặt, chuyển khoản, séc (trừ phần tạo điện) - Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu (VNĐ và ngoại tệ) Xử lý các nghiệp vụ thanh toán thẻ và phát hành séc Vietcombank - Xử lý nghiệp vụ mua, chuyển đổi ngoại tệ, séc du lịch bằng mọi hình thức (tiền mặt ngân phiếu thanh toán hoặc chuyển khoản) và bán ngoại tệ theo hộ chiếu - Chi trả kiều hối, trả tiền nhanh (Money Gram) - Quản lý các đại lý uỷ nhiệm thu đổi - Tiếp nhận và kiểm tra tính pháp lý các chứng từ nhờ thu trong nước, ngoài nước và séc đích danh - Trực tiếp thu, chi tiền mặt, séc du lịch liên quan đến các ngiệp vụ trên theo hạn mức do Giám đốc giao - Phát hành thư bảo lãnh (dự thầu hoặc đấu thầu) cho khách hàng trong nước ký quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của Phòng Tín dụng-Tổng hợp thẩm định chuyển đến - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao 2.2.8 Phòng giao dịch Hàng Bài * Thông tin khách hàng: - Tiếp nhận và mở các hồ sơ khách hàng mới (Hồ sơ CIF) - Tiếp nhận quản lý và giải quyết các yêu cầu thay đổi về: Chủ tài khoản, địa chỉ, kế toán trưởng, mẫu dấu, mẫu chữ ký - Tiếp nhận và trả lời các thông tin về tài khoản khách hàng: Số dư tài khoản, hoạt động vào ra chi tiết liên quan đến tài khoản thông qua nhiều hình thức bao gồm cả giao dịch trực tiếp và qua các phương tiện thông tin liên lạc - Trả sao kê, sổ phụ, bảng kê, phiếu tính lãi cho khách hàng - Giải đáp thắc mắc, hướng dẫn quy trình, nghiệp vụ ngân hàng cho khách hàng, đề xuất chính sách thu hút khách hàng * Dịch vụ khách hàng - Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản vãng lai của mọi đối tượng khách hàng với các loại tiền và bằng mọi hình thức tiền mặt, chuyển khoản, séc (trừ phần tạo điện) - Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền gửi, tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu (VNĐ và ngoại tệ) - Xử lý các nghiệp vụ thanh toán thẻ và phát hành séc Vietcombank - Thực hiện cho vay khách hàng theo uỷ quyền của Giám đốc. Mở tài khoản cho vay, theo dõi hợp đồng tín dụng và tính lãi theo định kỳ. - Xử lý nghiệp vụ mua, chuyển đổi ngoại tệ, séc du lịch bằng mọi hình thức (tiền mặt, ngân phiếu thanh toán, chuyển khoản) và bán ngoại tệ theo hộ chiếu do Giám đốc phân cấp - Chi trả kiều hối - Phát hành thư bảo lãnh cho khách hàng trong nước ký quỹ 100% * Nghiệp vụ chuyển tiền và quản lý tài khoản Thanh toán viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý chứng từ của khách hàng và xử lý: - Mở và quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng (các tài khoản nội ngoại bảng) - Tạo điện, bảng kê, tạo file đi nước ngoài, đi liên hàng, bù trừ Nội dung hai nghiệp vụ trên được chuyển về phòng tài chính kế toán giải quyết - Tạo thư nhờ thu, thanh toán báo có nhờ thu - Nhận và phân loại các báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê, liệt kê, để chấm đối chiếu tài khoản và trả chứng từ (bao gồm sổ phụ, phiếu tính lãi, báo có...) cho khách hàng - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao 2.2.9 Tổ kiểm tra và kiểm toán nội bộ - Lập kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất về kiểm tra, kiểm toán nội bộ trình giám đốc duyệt và tiến hành kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy tình thực hiện nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh và quy chế an toàn trong kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật về ngân hàng và quy định của Ngân hàng nhà nước, điều lệ tổ chức và hoạt động và các quy định nội bộ của Ngân hàng ngoại thương Việt nam - Đánh giá mức độ đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh và kiến nghị các biện pháp nâng cao khả năng an toàn trong hoạt động kinh doanh của chi nhánh - Giúp giám đốc thực hiện công tác kiểm toán nội bộ theo quy chế kiểm toán nội bộ đối với Doanh nghiệp nhà nước do Bộ tài chính ban hành - Giúp giám đốc trong công tác giải quyết các đơn thư khiếu lại, tố cáo liên quan đến hoạt động nghiệp vụ và cán bộ của chi nhánh - Kiến nghị, bổ sung, chỉnh sửa các văn bản quy định của Ngân hàng ngoại thương Việt nam nếu phát hiện các sơ hở, bất hợp lý, dẫn đến không an toàn cho hoạt động kinh doanh của chi nhánh - Làm đầu mối phối hợp với các đoàn thanh tra, các cơ quan pháp luật, cơ quan kiểm toán trong việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán đối với các hoạt động của chi nhánh. II. Tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng ngoại thương Hà Nội . 1. Công tác quản lý điều hành vốn. a. Nguồn vốn huy động ( Đơn vị: 1000 USD) Nguồn vốn huy động Ngoại tệ VNĐ 1998 1999 2000 Thời gian Năm 1998 tổng nguồn vốn VND chiếm 22,6%, ngoại tệ chiếm77,4%. So với năm 1997 thì DVN có xu hướng giảm trong đó chủ yếu giảm ở khâu tiền gửi dân cư. Nguồn vốn ngoại tệ tăng mạnh 84%: trong đó chủ yếu tăng ở khâu tiền gửi dân cư tăng 129%. Sang năm 1999 nhờ bám sát mục tiêu phát triển kinh tế xã hội của thủ đô và với định hướng mục tiêu đã đề ra của NHNTVN, NHNTHN tích cực mở rộng các hình thức huy động vốn, cho nên tổng nguồn vốn huy động củaVND tăng 27,2% so với cùng kỳ năm 1998 trong đó : - Nguồn vốn VND tăng 44,3% chiếm 22,8% tổng vốn huy động. - Nguồn vốn ngoại tệ tăng 21,5% và chiếm 77,2% tổng nguồn vốn huy động. Và tính đến cuối năm 2000, nguồn vốn VND đạt 520 tỷ chiếm 19% tổng nguồn vốn và tăng 14,50% so với năm 1999. Về nguồn vốn ngoại tệ đạt 154,24 triệu USD tương đương với 2237 tỷ VND chiếm 81% tổng nguồn vốn tăng 45% so với năm 1999. b. Sử dụng vốn Năm 1998 Tổng sử dụng vốn nói chung chiếm tới 92% tổng nguồn vốn huy động, nhưng do môi trường đầu tư tín dụng trên địa bàn Hà Nội trong năm qua không thuận lợi, nên đầu tư tín dụng chỉ chiếm 18% tổng nguồn huy động vốn. Nhưng sang năm 1999 tổng sử dụng vốn nói chung chiếm 97% tổng nguồn vốn huy động và tăng 28% so với cùng kỳ năm 1998 trong đó: Đầu tư tín dụng tăng 37,3% so với cùng kỳ năm 1998 và tính đến cuối năm 2000 thì tổng mức sử dụng vốn đạt tới 94,20% tổng nguồn huy động và tăng 34% so với cùng kỳ trong đó tổng dư nợ tín dụng đạt 473 tỷ đồng tăng 17% so với năm 1999. VND Ngoại tệ 2. Công tác tín dụng và bảo lãnh. a. Tín dụng ngắn hạn Năm 1998 dư nợ 256943 triệu tăng 16% so với cùng kỳnăm 1997 và chiếm 88,6% trên tổng dư nợ trong đó: dư nợ cho vay DNNN chiếm 92,7%, Doanh nghiệp ngoài quốc doanh và Tư nhân chiếm 7,3%trên tổng số dư nợ .Sang năm 1999 doanh số cho vay là1789285 triệu đồng tăng 84,4% so với cùng kỳ năm 1998 và tính đến cuối năm 2000 doanh số cho vay là 1813 tỷ đồng bằng 104,4% so với năm 1999, doanh số thu nợ: 1787 tỷ bằng 106,7% so với năm 1999 dư nợ đạt 358 tỷ tăng 9,06% so với năm 1999 DS cho vay DS thu nợ Dư nợ 1998 1999 2000 b. Tín dụng trung và dài hạn DS cho vay DS thu nợ Dư nợ Năm 1998 dư nợ 32,929% triệu đồng tăng 20% so với cùng kỳ năm 1997 và chiếm 11,4% tổng dư nợ. Năm 1999 doanh số cho vay là: 55,629 triệu đồng tăng 2,7 làn so với cùng kỳ năm 1998 và tăng 22,7% so với kế hoạch. Dư nợ là: 76,552 triệu đồng tăng 27,6% so với năm 1998 và chiếm 19% tổng dư nợ. Tính đến cuối năm 2000 Doanh số cho vay đạt 58,7 tỷ tăng 5,6% so với năm 1999 dư nợ đạt 115,7 tỷ tăng 51,30% so với năm 1999 và chiếm 24,50% tổng dư nợ. Công tác thanh toán xuất nhập khẩu. biểu a : Công tác Xuất nhập khẩu Chỉ tiêu 1998 1999 2000 1999/1998 2000/1999 * Hoạt động nhập khẩu Mở L/C 76789000 68103000 95366000 88,70% 40,03% Thanh toán L/C 65247000 59982000 90209000 92% 50,39% Chuyển tiền đi 36417000 20287000 20546000 90% 1,28% Nhờ thu 6835000 4023000 90% 58,86% * Hoạt động xuất khẩu Thanh toán L/C 28899000 25693000 23435000 101,2% 91,21 % Mở L/C 21785000 29251000 25445000 117,9% 86,99% Chuyển tiền đến 26589000 27829000 30500000 104,6% 9,6% Nhờ thu 2076000 2127000 4054000 102,5% 90,60% Doanh số thanh toán XNK qua Vietcombank Hà Nội năm 1998 là: 256.791.000 USD bằng 105,3% so với năm 1997, đến năm 1999 tuy tình hình XNK nói chung gặp nhiều khó khăn nhưng tổng doanh số XNK của chi nhánh NHNTHN vẫn đạt 240.407.000USD bằng 99,5% so với cùng kỳ năm 1998 trong đó số lượt thanh toán qua chi nhánh Hà nội tăng 18% so với cùng kỳ năm 1998. Đến năm 2000, doanh số thanh toán XNK qua chi nhánh NHNTHN đạt 293578000 USD tăng 22,12% so với năm 1999 trong đó nhập khẩu là: 2.210.144.000 USD, xuất khẩu là: 83.434.000 USD. Nhờ có hạn mức bán ngoại tệ ổn định và uy tín trong thanh toán quốc tế nên sự tín nhiệm của các khách hàng đối với công tác thanh toán XNK của chi nhánh tiếp tục được giữ vững và tăng lên. 4. Kinh doanh ngoại tệ, kho quỹ, kế toán. a. Kinh doanh ngoại tệ DS mua vào DS bán ra 100000 80000 60000 40000 20000 Năm 1998 và 1999 doanh số mua bán ngoại tệ giảm chủ yếu do có một số doanh nghiệp có nguồn thu ngoại tệ lớn do xuất khẩu dùng để trả nợ vay nhập khẩu. Nhưng sang năm 2000, TW đổi mới việc thống nhất quản lý ngoại tệ và điều hoà trong toàn hệ thống đã giúp chi nhánh khắc phục phần lớn những khó khăn trong kinh doanh ngoại tệ, tạo được cho chi nhánh mở rộng và tăng thêm được khách hàng, đáp ứng tốt hơn nhu cầu mua ngoại tệ của khách hàng nhập nguyên liệu, máy móc, thiết bị thuốc tân dược phục vụ cho sản xuất kinh doanh, giáo dục y tế. b. Công tác ngân quỹ. Tình hình thu chi các loại tiền đều tăng hơn so với mấy năm trước. Công tác kho quỹ đã đảm bảo an toàn. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thực hiện đúng quy trình thu, chi tiền mặt, ngoại tệ và ngân phiếu thanh toán theo đúng quy định của chi nhánh. Ngoài ra còn thực hiện đúng các quy định về việc bảo vệ vận chuyển tiền bạc trên đường và quy chế làm việc tại các quầy giao dịch. c. Kinh doanh dịch vụ. Nhìn chung, hoạt động kinh doanh dịch vụ của chi nhánh ngày càng tăng trưởng vững chắc trong dân chúng nên khối lượng công việc ngày càng tăng. Cụ thể tổng số tiết kiệm của khách hàng là 18.904 sổ tăng 27,4% so với cùng kỳ năm 1998. Chi nhánh đã áp dụng nhiều hình thức huy động vốn phong phú đa dạng với mức lãi suất huy động và biểu phí dịch vụ hấp dẫn, thái độ phục vụ khách hàng chu đáo nên tạo được uy tín đối với các khách hàng. Chỉ tiêu 1998 1999 2000 1999/1998 2000/1999 Đồng Việt Nam Tiền mặt *Tổng thu 778500 950000 1383943 140 180 *Tổng chi 780000 975000 1044659 120 130 Ngân phiếu thanh toán *Tổng thu 441500 35600 254432 110 130 *Tổng chi 442000 28900 189590 90 100 Ngoại tệ *Tổng thu 41000 50000 69999 222 225 *Tổng chi 41000 51200 70196 210 230 Công tác kế toán. VND Ngoại tệ Công tác kế toán luôn bảo đảm kịp thời, chính xác tạo điều kiện cho khách hàng luân chuyển vốn nhanh để phục vụ công tác kinh doanh. Doanh số thanh toán qua ngân hàng tăng đã góp phần tăng chu chuyển vốn trong nền kinh tế, nhằm hạn chế tiền mặt trong lưu thông, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng thu cho ngân hàng. Chỉ tiêu 1998 1999 2000 1999/1998 2000/1999 1,Tiền gửi tiết kiệm ĐồngViệt Nam 128000 168541 180592 131,2 107,5 Ngoại tệ(USD) 77814 101310 144615 140,5 143,2 2,Chi trả kiều hối 14500 10227 6891 71 67 3,Thanh toán thẻ 128 127 84 100 66 5. Công tác thanh tra kiểm soát Công tác kiểm tra, kiểm soát được tiến hành thường xuyên đối với các phòng nghiệp vụ để kịp thời phát hiện sai sót và đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện đúng các quy trình nghiệp vụ, các chế độ quản lý của ngành cũng như của Nhà nước và đặc biệt là NHNTHN đã chú trọng nhiều đến công tác tín dụng. 6. Công tác tổ chức cán bộ, hành chính Công tác tổ chức cán bộ đã được quan tâm đúng mức và kịp thời.NHNTHNđã đề nghị NHNTVN xem xét đề bạt bổ xung lãnh đạo trong Ban Giám đốc và một số các trưởng, phó phòng, đảm bảo nâng bậc lương hàng năm theo chế độ hiện hành. Đã quan tâm bồi dưỡng cho một số cán bộ trẻ đi học chuyển bằng và cao học, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn... 7. Công tác bảo vệ an toàn tài sản cơ quan - Luôn chấp hành nghiêm túc cơ chế vận chuyển tiền và quy chế làm việc tại các phòng giao dịch, nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối công tác ngân hàng. - Luôn luôn nhắc nhở kiểm tra lực lượng bảo vệ cơ quan thực hiện nội quy bảo vệ trong giờ trực và ca trực. - Thực hiện tốt nội quy phòng cháy ở cơ quan. - Hoàn thành việc sửa chữa, mở rộng cơ quan theo đúng tiến độ kế hoạch và đảm bảo chất lượng. III. Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin ở Ngân hàng ngoại thương Hà nội. 1. Đặc điểm của hệ thống thông tin của Ngân hàng ngoại thương Hà nội . Hệ thống thông tin trong ngân hàng được tổ chức trên nguyên tắc thông tin hai chiều. Các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu, báo cáo tình hình thuộc chức trách của mình cho giám đốc. Các phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc công ty và trực tiếp thi hành từng khối mà mình phụ trách và thực hiện những nhiệm vụ cụ thể do giám đốc giao hay uỷ quyền khi vắng mặt. 2. Quy trình luân chuyển thông tin của hệ thống thông tin hiện nay. 2.1. Phân loại hoạt động thông tin. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng ngoại thương Hà nội ta có thể sắp xếp các hoạt động thông tin này thành : - Công tác quản lý công văn, hồ sơ, văn bản, sổ sách phục vụ cho hoạt động của ngân hàng. - Công tác nghiên cứu, tổng hợp và lập báo cáo lên cấp trên theo qui định. - Công tác lưu trữ cho mục đích lâu dài. 2.2. Các thông tin đến. * Các nguồn thông tin : - Cấp trên: Các văn bản pháp qui, nghị định, nghị quyết, chỉ thị, quyết định. - Các ngân hàng cùng cấp: Thông báo, công văn. - Các chi nhánh trực thuộc: báo cáo, tờ trình. - Các bộ phận chuyên ngành. - Thành viên của hệ thống * Các loại thông tin : - Thông tin dạng văn bản - Thông tin dạng số liệu - Thông tin dạng hình ảnh * Hình thức truyền tin - Qua mạng cục bộ - Qua điện thoại, điện tín - Qua fax, thư tín, bưu điện Đối với các thông tin mang tính chất nghiệp vụ ngân hàng, do các cơ sở trực thuộc truyền đến một cách thường xuyên, liên tục qua mạng cục bộ, được truyền trực tiếp đến phòng tin học của Ngân hàng ngoại thương Hà nội sau đó được xử lý và lưu trữ trên hệ thống máy chủ). Còn đối với các thông tin dưới dạng văn bản như: báo cáo, tờ trình, nghị quyết, nghị định, được truyền đến qua fax, thư tín, bưu điện đến bộ phận văn thư ở phòng Hành chính- Nhân sự để làm thủ tục công văn đến. 2.3. Các thông tin đi. * Địa chỉ của các thông tin đi. Cấp trên: Ngân hàng ngoại thương Việt nam báo cáo, tờ trình. - Các ngân hàng cùng cấp: thông báo, công văn - Các chi nhánh trực thuộc: quyết định, chỉ thị - Các thành viên của hệ thống: giải quyết, trả lời * Các loại thông tin : - Thông tin dạng văn bản - Thông tin dạng số liệu - Thông tin dạng hình ảnh * Hình thức truyền tin - Qua mạng cục bộ - Qua điện thoại, điện tín - Qua fax, thư tín, bưu điện Đối với các thông tin mang tính chất nghiệp vụ ngân hàng, được truyền đi thường xuyên, liên tục qua hệ thống máy chủ đặt tại phòng tin học của Ngân hàng ngoại thương Hà nội lên Ngân hàng ngoại thương Việt nam. Thu thập, phân loại chuyển phát thông tin Tiếp nhận-phân loại lưu công văn đến Ghi sổ- lấy dấu công văn đi Công văn đến đã xác định bộ phận xử lý Công văn, báo cáo đi chưa qua văn thư Phân tích-xử lý và tổng hợp thông tin Công văn đến Báo cáo từ cơ sở trực thuộc Công văn đi Hình 1: Sơ đồ về qui trình thu thập- phân loại- chuyển phát thông tin 2.4.Qui trình xử lý thông tin Hình 2: Sơ đồ về quy trình xử lý thông tin Hệ thống thông tin quản lý Bộ phận văn thư Hệ thống lưu trữ Thông tin văn bản gốc Trạm làm việc Trạm làm việc Trạm làm việc Trạm làm việc * Đối với thông tin đến. - Đối với văn bản pháp qui, ghi vào sổ sách sao, chép gửi đi các nơi, có thể tra cứu để phục vụ công việc - Đối với các nghị quyết, quyết định, chỉ thị... vào sổ sao chép, lưu trữ, gửi đến các địa chỉ liên quan, theo dõi quá trình triển khác, thu thập các báo cáo về các kết quả triển khai. - Đối với các thông báo, công văn, công điện vào sổ gửi đến các địa chỉ liên quan - Đối với các báo cáo, tờ trình: Vào sổ, chuyển lãnh đạo, chuyên viên xử lý, theo dõi cập nhật (nếu là báo cáo số liệu), tổng hợp báo cáo. - Đối với các loại thông tin có liên quan đến hệ thống: phân loại, cập nhật, chuyển các nơi xử lý, lưu trữ. * Đối với thông tin đi. - Đối vơi văn bản pháp qui: vào sổ, sao chép, lưu trữ, gửi đi các nơi - Đối với quyết định, chỉ thị: chuyên viên dự thảo, trình lãnh đạo ký duyệt, vào sổ, sao chép, lưu trữ, gử