Luận văn Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu tại Công ty Vật tư, vận tải và xếp dỡ - Chi nhánh Hà Nội

trong công ty nói riêng. 2. Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy: 2.1 Chức năng: Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, vật liệu, trang thiết bị khoa học kỹ thuật hàng công nghiệp…theo đúng ngành nghề đã đăng ký kinh doanh, phục vụ cho các mỏ khai thác than và các đơn vị khác trực thuộc Tổng công ty than Việt Nam. Kinh doanh nhập khẩu hàng công nghiệp, hàng dân dụng phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước. Kinh doanh vận chuyển hàng hoá từ bên ngoài về trong nước, từ cảng trong nước về nơi sản xuất, tư vấn về các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu, lắp đặt trang thiết bị… Kinh doanh và mở rộng phạm vi kinh doanh xuất nhập khẩu, nhận uỷ thác xuất khẩu hoặc nhập khẩu, trao đổi vật tư kỹ thuật với các cơ quan đơn vị trong và ngoài nước, trong và ngoài ngành than. 2.2 Nhiệm vụ: Với các chức năng nêu trên, Công ty vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội có nhiệm vụ tiếp thị với các khách hàng trong và ngoài nước, trong và ngoài ngành than đề khai thác mọi khả năng kinh doanh, liên doanh sản xuất trong nước và nước ngoài cũng như các dịch vụ khác nhằm thực hiện một cách có hiệu quả các nhiệm vụ mà Tổng công ty giao phó, đúng với các quy định và luật pháp của nhà nước. Thiết lập các mối quan hệ, các hợp đồng ngoại thương, hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ để trình Giám đốc Công ty ký duyệt. Trực tiếp ký kết các hợp đồng, thực hiện các giao dịch của Công ty trong các lĩnh vực: Nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài về để kinh doanh trong nước và trong ngành có lãi. Nhập khẩu hoặc nhận uỷ thác nhập khẩu hàng hoá, thiết bị vật tư từ nước ngoài để phục vụ cho các ngành công nghiệp trong nước. Xuất nhập khẩu uỷ thác hoặc uỷ thác xuất nhập khẩu các mặt hàng nhà nước không quản lý hạn ngạch Nhận vận chuyển và bán hàng hoá trên cơ sở kinh doanh hợp pháp, lấy thu bù chi và có lãi sau khi đã hoàn thành mọi nghĩa vụ với nhà nước. Thực hiện các dịch vụ: liên doanh, liên kết thương mại, sản xuất, trao đổi hàng hoá, tư vấn thương mại, đầu tư và vay vốn… Giao dịch tiếp thị với khách hàng mua bán xăng dầu, nhận vận tải thuỷ bộ hoặc làm thủ tục xuất nhập khẩu, cho thuê nhà kho, bãi chứa hàng… Quản lý tài sản của Công ty tại Hà Nội. 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: Sau một thời gian hoạt động, Công ty vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội đã củng cố và phát triển cơ cấu bộ máy tổ chức, bố trí sắp xếp đội ngũ lao động nhân viên của mình một cách khá hợp lý. Hiện nay toàn Công ty có khoảng 25 cán bộ, nhân viên. Trong đó có trên 95 % số nhân viên có trình độ đại học và trên đại học. Hầu hết trong số họ đều có khả năng khai thác và sử dụng thành thạo máy vi tính, mạng internet và có một vốn ngoại ngữ rất tốt. Đặc biệt là rất am tường, hiểu biết về các kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương cũng như các trang thiết bị dây chuyền công nghệ phục vụ cho khai thác và sản xuất công nghiệp. Đây là một thế mạnh nổi bật của Công ty. Tuy nhiên do số nhân viên còn ít, tính chất công việc của các chức danh không tập trung, mặt khác để tránh tình trạng rướm rà không gắn kết trong hoạt động giữa các phòng ban. Nên trong giai đoạn đầu, Công ty đã chọn mô hình trực tuyến để xắp sếp, tổ chức bộ máy của mình. Mô hình này phần nào đã thích ứng được tình hình biến đổi của thị trường, đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi về tính hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn hiện nay. Song về lâu về dài, nhất là trong điều kiện môi trường kinh doanh bên ngoài luôn biến đổi, để nắm bắt được những thay đổi đó, Công ty cần không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, nâng cao tính chất chuyên môn trong các hoạt động tác nghiệp của mình. Để làm tốt được điều này, trong thời gian tới Công ty cần phải đào tạo và bổ sung thêm các nhân viên chuyên viên có năng lực, có lòng say mê nhiệt tình với công việc, nhạnh bén trong quản lý và xử ký các thông tin trên thị trường một cách nhanh tróng, kịp thời nhằm đưa ra những quyết định chính xác mang lại hiệu quả kinh tế cho Công ty. Bảng 2. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội: Giám đốc Công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng tổng hợp Nv 4 Nv 3 Nv 2 Nv 1 2.4 Cơ cấu bộ máy tổ chức & chức năng các bộ phận: Ban Giám đốc: Bao gồm giám đốc và hai phó giám đốc do Giám đốc Công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Ban Giám đốc phải chịu trách nhiệm toàn diện về các cán bộ nhân viên cũng như mọi hoạt động kinh doanh của chi nhánh trước thủ trưởng cơ quan cấp trên ( Giám đốc công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ ). Nghĩa là ban giám đốc công ty có trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn và các nguồn lực khác được nhà nước giao, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị mình, bảo toàn và phát triển vốn, chịu trách nhiệm dân sự đối với các hoạt động kinh doanh của đơn vị mình trước pháp luật và trong phạm vi nguồn vốn của doanh nghiệp, trong đó có nguồn vốn nhà nước giao. Phòng kế toán: Phòng gồm có 4 người trong đó có 1 kế toán trưởng, 2 kế toán viên và 1 thủ quỹ. Phòng có chức năng phản ánh mọi hoạt động kinh tế phát sinh, tổng hợp, phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua Giám đốc Công ty, tổ chức nghiệp vụ quản lý thu chi tiền tệ, đảm bảo thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả, tiết kiệm phù hợp với cơ chế hiện hành. Phòng kế toán- tài vụ có nhiệm vụ ghi chép, tổng hợp báo cáo lên Giám đốc về các hoạt động tài chính của Công ty, lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, hạch toán lỗ lãi, điều tiết hợp lý tài sản lưu động, quản lý vốn lưu động, vốn cố định, tập hợp doanh thu chi phí, xác định lợi nhuận, điều tiết vốn của công ty phân bố cho từng hạng mục để đảm bảo cho hạot động sản xuất kinh doanh được cân đối nhịp nhàng, liên tục và đạt hiệu quả cao nhất. Phòng còn có nhiệm vụ hợp đồng chặt chẽ, đoàn kết có nguyên tắc với các đồng nghiệp, các bộ phận khác của công ty. Mở rộng quan hệ hợp tác quan hệ đối ngoại với khách hàng, các đơn vị quản lý cấp trên, đặc biệt với các ngân hàng, các công ty bảo hiểm. Phòng kế toán tài vụ cũng có nhiệm vụ tính toán việc thu chi toàn bộ công ty cũng như tính trả tiền lương cho toàn bộ các cán bộ nhân viên của Công ty, đồng thời thực hiện một nhiệm vụ chính là hạch toán kiểm toán, theo dõi thu chi vào tài khoản, xác định các khoản phải nộp vào ngân sách, lập báo cáo hoạt đốngản xuất kinh doanh và bảng quyết toán tài sản sau mỗi chu kỳ kinh doanh theo đúng chế độ chính sách Nhà nước quy định, sẵn sàng giải trình và báo cáo với các cơ quan chức năng như tài chính, cơ quan thuế bất cứ lúc nào. Phòng tổng hợp: Là một bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo các điều kiện trong hợp đồng, ký kết các văn bản thoả thuận hợp đồng cũng như việc lưu giữ các hợp đồng nội thương ngoại thương của Công ty qua các năm. Phòng cũng có trách nhiệm cùng với phòng kinh doanh thực hiện đàm phán ký kết các hợp đồng kinh doanh của Công ty, tổ chức thực hiện theo dõi và trực tiếp giao nhận hàng từ các sân bay bến cảng hoặc các tổng kho. Thực hiện giao dịch với các sở Hải quan, các Bộ nghành có liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa. Ngoài ra phòng cũng có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ vối các phòng ban, bộ phận khác trong Công ty, đặc biệt là phòng kinh doanh để giải quyết các vấn đề nẩy sinh trong quá trình kinh doanh, nâng cao hiệu quả kinh tế cho kinhh doanh. Cùng với sự phát triển của Công ty, số thành viên của phòng gồm 4 người đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm trong việc ký kết, soạn thảo hợp đồng với các điều khoản rõ ràng, công tác giao nhận hàng hoá ở cơ quan Hải quan nhanh chóng, kịp thời với yêu cầu của khách hàng. Phòng kinh doanh: Đây là bộ phận quan trọng, là xương sống của Công ty bao gồm 10 nhân viên. Tất cả các nhân viên trong phòng đều có trình độ đại học và trên đại học, đa số họ đều có kiến thức sâu rộng về các nghiệp vụ buôn bán ngoại thương cũng như các kiến thức có liên quan đến vật tư, trrang thiết bị công nghiệp. Nếu nhìn qua thì có thể nói, bộ phận sau này hoạt động như một bộ phận chuyên về thị trường trong các doanh nghiệp lớn. Phòng có nhiệm vụ nghiên cứu nắm bắt tình hình thị trường trong và ngoài nước, phối hợp với các bộ phận khác nhằm tìm kiếm và khai thác có hiệu quả nhu cầu của thị trường, thực hiện các hợp đồng mua bán, hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, xuất khẩu, liên doanh liên kết với nước ngoài, tham gia đấu thầu trong nước và đấu thầu quốc tế. Phòng kinhh doanh cũng có nhiệm vụ báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh định kỳ cho ban giám đốc, để rút ra kinh nghiệm, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Lựa chọn cơ hội thị trường, đề xuất và lập ra các phương án kinh doanh trình lên Giám đốc, xây dựng và tiến hành các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch marketing… 3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội trong những năm gần đây: Được thành lập trong điều kiện nền kinh tế đất nước đã chuyển đổi sang cơ chế thị trường, Công ty vật tư,vận tải & xếp dỡ Hà Nội đã gặp rất nhiều thách thức cũng như cơ hội trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên thực tế đã cho thấy, Công ty là một đơn vị làm ăn có hiệu quả, điều này thể hiện ở các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm sau đều cao hơn năm trước, hàng năm đóng góp vào ngân sách Nhà nước hàng tỷ đồng, thu nhập của cán bộ nhân viên của Công ty ngày một tăng. Sau đây là tình hình cụ thể: Bảng 3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty vật tư, vận tải & sếp dỡ Hà Nội trong những năm gần đây: Năm Chỉ tiêu 1998 1999 2000 2001 So sánh giữa các năm 99/98 00/99 01/00 Tổng doanh thu 34818065 54848898 88367059 135378335 157,53 161,11 153,20 Thuế doanh thu phải nộp 522271 822734 883671 1353784 157,53 107,40 153,2 Lợi nhuận từ các hoạt động kinh doanh 2158720 3894272 7069365 12590185 180,39 181,53 178,13 Lợi nhuận từ các hoạt động tài chính - 410842 - 126099 81023 152765 Lợi nhuận sau thuế 1747878 3768173 7150388 12742950 215,58 189,76 178,2 Thu nhập bình quân đầu người 1854000 2256000 2875000 Nguồn: Số liệu tổng hợp của phòng tài chính- kế toán Công ty VTX- Hà Nội Nhìn vào bảng trên ta có thể thấy, doanh thu của công ty năm 1999 đạt mức 34818065 triệu VNĐ ( tăng 157 % so với năm 1998 ). Nghĩa vụ đối với nhà nước về nộp thuế đạt mức 522 271 triệu VNĐ, và hoạt động kinh doanh của Công ty VTX- Hà Nội đã đem lại một khoản lãi là 1747878 triệu VNĐ. Năm 2000, do có sự tăng mạnh về nhu cầu vật tư, thiết bị và đặc biệt là nhu cầu về các loại thép ( Mặt hàng nhập khẩu chính của công ty ), cũng như có sự biến động lớn về tỷ giá hối đoái giữa đồng Việt Nam và đồng Dolla có lợi cho việc kinh doanh nhập khẩu nên doanh thu của công ty năm 2000 tăng mạnh và đạt mức 54848898 triệu VNĐ ( tăng 161,11% so với năm 1999 ). Cũng trong năm này công ty đã nộp vào ngân sách nhà nước một khoản là 822734 triệu VNĐ và có một mức lợi nhuận khá cao 3768173 triệu VNĐ ( tăng 189,76 % so với năm 1999 ) tương đương với tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu đạt mức 8%. Các chỉ tiêu trên duy trì mức tăng cho đến hết năm 2001, bình quân đạt tỷ lệ là 153 %. Đây có thể nói là một kết quả rất đáng khích lệ đối với công ty, nó đã khẳng định một cách chắc chắn rằng công ty đã bước đầu hoà nhập và thích ứng được với thị trường, làm chủ được các các hoạt động tác nghiệp của mình cũng như thể hiện được sự linh hoạt đối với các thay đổi đối với thị trường, biết cách khắc phục được những điểm yếu của mình tranh thủ được những cơ hội của thị trường để tận dụng đem lại hiệu quả kinh doanh và thu nhập cho doanh nghiệp. Chi nhánh cũng rất quan tâm đến các hoạt động tài chính, tuy nhiên trong lĩnh vực này chi nhánh còn nhiều vướng mắc. Trong hai năm đầu kinh doanh trong lĩnh vực này chi nhánh đã phải chịu lỗ. Cụ thể trong năm 1998 mức lỗ này là 410,842 triệu VNĐ, trong năm 1999 là 126 triệu VNĐ. Song cho đến năm 2000 và đặc biệt là trong năm 2001 công ty đã khắc phục được tình trạng này và bước đầu đã làm ăn có lãi trong lĩnh vực hoạt động tài chính. Năm 2000 mức lãi đạt được là 81,023 triệu VNĐ và năm 2001 mức lãi này đã tăng lên 152,765 triệu VNĐ. Điều này đã chứng tỏ một điều, đội ngũ nhân viên trẻ của chi nhánh trong quá trình hoạt động của mình đã từng bước tích luỹ được kinh nghiệm và làm chủ được công việc của mình. Ngày càng góp phần đem lại nhỉều hiệu quả kinh tế cho Công ty. Nói chung trong 4 năm hoạt động gần đây, Công ty là một đơn vị làm ăn có hiệu quả. Vì vậy mà thu nhập của các cán bộ nhân viên công ty ngày càng được cải thiện, có tác dụng khích lệ tinh thần làm việc cũng như sự gắn bó của họ đối với Công ty. Để có được thành tích này, ngoài sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ và nhân viên Công ty còn có sự quan tâm giúp đỡ và uy tín của Công ty cũng như sự bảo trợ của tổng công than Việt Nam. II. thực trạng hoạt động nhập khẩu ở công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội: 1. Đặc điểm mặt hàng nhập khẩu: Là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trực thuộc tổng công ty than Việt Nam, hàng hoá mà doanh nghiệp nhập về sẽ được tiêu thụ ở hai thị trường. Thị trường trong ngành bao gồm các Công ty khai thác và các đơn vị sản xuất khác thuộc ngành than quản lý; Thị trường ngoài ngành chủ yếu là các công ty, đơn vị sản xuất công nghiệp với quy mô vừa và nhỏ. Để phục vụ kịp thời cho nhu cầu của các đơn vị trong ngành, Công ty thường nhập một số thiết bị phục vụ cho hoạt động khai thác, sản xuất và vận chuyển than như: săm lốp ô tô, bình ắc quy, dầu DEG, các thiết bị dàn khoan, thiết bị hầm lò, cẩu trục, các loại cáp...Hầu hết những loại hàng hóa này là các máy móc, trang thiết bị hiện đại đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật cao và có giá trị lớn nên việc mua bán phải có dịch vụ lắp đặt, bảo hành và có hướng dẫn sử dụng. Ngoài ra công ty còn nhập khẩu một số vật tư, vật liệu như thép các loại, phế liệu dùng để luyện thép... phục vụ cho ngành xây dựng và một số ngành công nghiệp khác. Có thể tóm tắt đặc điểm chính của các loại hàng hoá này như sau: Một là. Các công trình thiết bị toàn bộ thường đòi hỏi vốn đầu tư lớn. ở nước ta vốn phục vụ cho các quá trình này thường do nhà nước cấp từ ngân sách. Nhưng trong những năm gần đây, để đáp ứng với nhu cầu tăng trưởng nhanh và chủ trương Công nghiệp hoá hiện đại hóa, các Bộ ngành đã chủ động huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau trong và ngoài nước như vốn tự bổ sung của các doanh nghiệp nhà nước, của các công ty được thành lập theo luật công ty có tổng số vốn đóng góp của các doanh nghiệp nhà nước chiếm trên 50% vốn công ty, vốn vay các Chính phủ nước ngoài, do ngân hàng nhà nước hoặc ngân hàng nước ngoài bảo lãnh và vốn viện trợ bằng tiền của Chính phủ các nước, các tổ chức phi chính phủ, các tổ chức quốc tế đối với những dự án, công trình... Hai là. Thời gian xây dựng, lắp đặt vận hành các công trình thường kéo dài với một khối lượng đồ sộ các công việc liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hoá, lắp đặt vận hành và đào tạo đội ngũ nhân viên sử dụng các trang thiết bị hàng hoá đó. Ba là. Trong mua bán vật tư, vật liệu trang thiết bị phục vụ sản xuất công nghiệp, ngoài sản phẩm hàng hoá, vật tư ra còn đi kèm theo nhiều dịch vụ khác như khảo sát thiết kế, thi công, vận hành bảo dưỡng...trong đó phải sử dụng các chuyên gia kỹ thuật của nước ngoài. Bốn là. Hàng hoá trang thiết bị phục vụ sản xuất công nghiệp có tính chất kỹ thuật cao và chuyên ngành, do đó khi tiến hành hoạt động nhập khẩu cần phải có kiến thức nhất định về khoa học kỹ thuật và chuyên ngành đó. Với hàng trăm mục quy định chi tiết về kỹ thuật đối với một dây chuyền vì thế nên thông thường quy cách kỹ thuật của hàng hoá thiết bị không chỉ được nêu thành một khoản trong hợp đồng mà còn được quy định cụ thể riêng trong các tài liệu kỹ thuật cụ thể kèm theo hợp đồng mua bán. Trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước hiện nay, nhu cầu về vật tư, hàng hoá trang thiết bị phục công nghiệp là rất lớn. Nhưng do nền kinh tế nước ta có xuất phát điểm thấp nên việc đầu tư cho cơ sở hạ tầng cũng như đầu tư cho sản xuất kinh doanh còn ở mức thấp nên tình hình mua sắm các trang thiết bị toàn bộ, hiện dại còn chưa tương xứng với thực tế, hơn nữa Công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội có một nguồn vốn không lớn, do đó tình hình cạnh tranh trên thị trường rất gay gắt và công ty còn gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh mặt hàng này. Để tồn tại và phát triển việc chuyển hướng trong kinh doanh, đa dạng các mặt hàng kinh doanh là tất yếu mà Công ty cần thực hiện. Hiện nay, Công ty kinh doanh khá nhiều chủng loại mặt hàng và có thể chia thành hai nhóm mặt hàng chính sau đây: Nhóm mặt hàng các loại thiết bị chính phục vụ cho việc sản xuất, khai thác và vận chuyển than như: các loại dây cáp, actomat, động cơ điện, các phương tiện, dàn khoan và các thiết bị hầm lò, các phương tiện vận tải chuyên chở...Trong việc kinh doanh nhóm mặt hàng này công ty có các thuận lợi là: Theo xu hướng toàn cầu hoá, quốc tế hoá trong các hoạt động kinh tế giữa các quốc gia ngày nay, Đảng và nhà nước ta đã đề ra chính sách Công ngiệp hoá hiện đại hoá. Do đó, nhu cầu mua sắm thiết bị máy móc thiết bị của ngành công nghiệp nói chung, ngành khai thác và sản xuất than nói riêng là rất lớn. Do tính cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở nên gay gắt buộc các đơn vị sản xuất kinh doanh phải nâng cao chất lượng sản phẩm của mình về mặt hoàn thiện cấu trúc kỹ thuật, nâng cao các thông số về độ bên khi vận hành, độ an toàn của sản phẩm, đến kiều dáng kích thước và đặc biệt là tính thẩm mỹ của sản phẩm cũng như các thiết bị phụ tùng thay thế. Để đạt được mục đích trên, buộc các đơn vị phải đổi mới công nghệ, đổi mời trang thiết bị. Như vậy, việc kinh doanh nhóm mặt hàng này của công ty có nhiều thuận lợi. Song bên cạnh đó nó cũng còn tồn tại một số khó khăn như: Do đặc điểm của nhóm mặt hàng này là có giá trị lớn, đòi hỏi công ty phải huy động một lượng vốn lớn để kinh doanh. Trên thực tế ở nước ta hiện nay tình trạng thiếu vốn là phổ biến vì vậy huy động vốn để kinh doanh luôn là một vấn đề khó khăn của công ty. Việc tạo nguồn hàng nhập cũng còn một số trở ngại nhất định, do nguồn hàng này chủ yếu là phải nhập khẩu nên tính chất nguồn cung cấp hàng là không ổn định. Nó phụ thuộc vào giá cả quốc tế, chính sách xuất nhập khẩu nội địa, sự thay đổi của tỷ giá trên thị trường và một số yếu tố khác. Cho nên sự điều chỉnh hoạt động nhập khẩu về giá cả, chủng loại cũng như số lượng mỗi mặt hàng nhập khẩu là rất khó khăn. Nhóm mặt hàng phụ tùng, vật tư, vật liệu bao gồm: phụ tùng các loại ô tô, cần cẩu, phụ tùng dàn khoan, bình điện, vòng bi, săm lốp ô tô, thép các loại...những loại mặt hàng này thường được nhập về để phục vụ cho các đơn vị sản xuất công nghiệp ngoài ngành than. Khối lượng mỗi lần nhập thường không quá lớn và không mang tính chất ổn định. Vì vậy, nó gây khó khăn cho công tác xác định số lượng, khối lượng mỗi lần nhập hàng và nhu cầu dự trữ của công ty. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, do nhu cầu vật tư vật liệu ( đặc biệt là các loại thép ) để phục vụ các công trình xây dựng trong nước tăng lên một cách nhanh chóng nên tỷ trọng nhóm mặt hàng này cũng tăng lên rõ rệt trong cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty thời gian này. Đặc biệt là trong 3 năm gần đây, các loại thép đã trở thành mặt hàng nhập khẩu chính của công ty. Bảng 4cơ cấu mặt hàng nhập khẩu Theo bảng ta thấy năm 1999 giá trị nhập khẩu thép các loại đạt mức 7761925 USD chiếm hơn 60% trong cơ cấu hàng nhập khẩu, nhưng sang năm 2000 con số này đã tăng lên 12984890 USD ( chiếm 72% trong cơ cấu hàng nhập khẩu ) và đến năm 2001 thì đạt được mức cao nhất là 39379770 USD ( 86,69%). Điều này đã thể hiện sự nhậy bén của công ty trong công tác xác định mặt hàng nhập khẩu, kịp thời nắm bắt được nhu cầu thị trường, tận dụng tối đa các thế mạnh của mình để đạt được một hiệu quả kinh doanh cao nhất có thể. 2. Công tác nghiên cứu thị trường: 2.1 Nghiên cứu thị trường tiêu thụ hàng nhập khẩu trong nước: Đây là vấn đề sống còn đối với hoạt động kinh doanh của công ty, quyết định sự thành công hay thất bại của công ty đó chính là nghiên cứu thị trường tiêu thụ hàng nhập khẩu. Nhận thức rõ được điều này, nên công ty vật tư vận tải & xếp dỡ Hà Nội đã đặc biệt quan tâm đến việc tìm kiếm và thu hút khách hàng. Vật tư, vật liệu trang thiết bị công nghiệp là một loại hàng hoá đặc biệt nên những khách hàng mua loại hàng này phần lớn đều là những đơn vị sản xuất kinh doanh hàng công nghiệp. Họ mua vật tư, vật liệu máy móc trang thiết bị phục vụ cho việc tổ chức sản xuất chứ không phải phục vụ cho nhu cầu cá nhân và vì vậy hành vi mua của họ không đơn thuần như hành vi mua các hàng hoá tiêu dùng khác. Đặc điểm nổi bật của những khách hàng loại này là tuy số lượng họ không nhiều nhưng doanh số mua bán của họ thường là lớn. Do vậy có thể khẳng định, đây là những khách hàng đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp, việc nghiên cứu về những khách hàng này có ý nghĩa rất to lớn đối với hoạt động kinh doanh của Công ty. Vấn đề đặt ra là Công ty phải hiểu rõ về những khách hàng này, về hành vi mua bán của họ để từ đó có cách tiếp cận thật thích hợp nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho công ty. Làm thế nào để thu hút được những khách hàng mới đến công ty, đồng thời duy trì được mối quan hệ với những khách hàng truyền thống là câu hỏi mà ban giám đốc công ty đã, đang và sẽ tìm ra câu trả lời tốt nhất. Cơ chế thị trường đã tạo ra điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế khác nhau đều được tham gia kinh doanh xuất nhập khẩu, chính vì thế trong hoạt động nhập khẩu vật tư, vật liệu trang thiết bị sản xuất công nghiệp, công ty không phải là đơn vị duy nhất độc quyền. Mặt khác, ngày nay khách hàng được sự trợ giúp của các phương tiện thông tin hiện đại nên có nhiều thông tin về hàng hoá hơn và do đó cũng sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn trong việc tìm ra đối tác thích hợp với mình. Thêm vào đó, việc thay thế, đầu tư mới trang thiết bị máy móc luôn là một vấn đề lớn đối với bất cứ một doanh nghiệp nào, chính vì vậy mà họ sẽ cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra một quyết định cuối cùng sao cho hiệu quả kinh tế đem lại là tối đa. Nắm được tâm lý đó của khách hàng, Công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội đã đề ra các biện pháp cụ thể, mang tính cấp bách nhằm thu hút khách hàng. Đối với những khách hàng là các đơn vị sản xuất công nghiệp, thì công ty đã dùng phương pháp chào hàng trực tiếp để tiếp cận. Đây là phương thức thích hợp nhất đối với khách hàng loại này, vì qua đó khách hàng sẽ nhận được một cách đầy đủ nhất các thông tin về loại hàng hoá mà mình cần cũng như những dịch vụ mà họ được hưởng khi mua hàng của công ty. Chào hàng cũng có một lợi thế khác là khách hàng có thể chủ động trong việc lựa chọn mặt hàng, quy cách chủng loại cũng như phương thức mua bán hay thanh toán. Về phía công ty, chào hàng cũng giúp công ty có được những thông tin phản hồi quý báu từ phía người mua, từ đó có thể đón trước được nhu cầu của khách hàng. Có thể hiện tại khách hàng không có nhu cầu về loại hàng hoá đó nhưng khi nảy sinh nhu cầu thì họ sẽ nghĩ ngay đến công ty. Công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội tuy được thành lập trong một khoản thời gian chưa lâu song trong quá trình hoạt động của mình, công ty cũng đã tạo lập được một số quan hệ bạn hàng uy tín, chính điều này đã góp phần tạo nên một thế đứng vững chắc của công ty ngày nay và đảm bảo cho những bước phát triển của công ty trong những thời gian tới. Bảng 5. Tình hình tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu theo thị trường qua 3 năm (1999-2001).Đơn vị USD. Năm Tên KH 1999 2000 2001 Giá trị % Giá trị % Giá trị % Gang thép Thái Nguyên 254935 11,5 1433403 40,0 3366898 38,2 Mỏ than Mạo Khê 210598 9,5 358531 10,0 846131 9,6 TNHH Cẩm Nguyên 283310 12,8 405139 11,3 643412 7,3 APP 190647 8,6 207947 5,8 1278011 14,5 Thương mại Nhật Quang 175129 7,9 222289 6,2 1339708 15,2 Thép Nam Đô 206163 9,3 190021 5,3 899015 10,2 Các công ty khác 896040 40,4 7679721 21,4 440693 5 Tổng 2216822 100 3585301 100 8813868 100 Nguồn báo cáo tình hình tiêu thụ sản phẩm qua các năm Với vai trò là một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty xác định thị trường mục tiêu là thị trường nội địa với tập khách hàng trọng điểm là các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp và các công tythương mại. Các doanh nghiệp sản xuất được chia làm hai dạng là các đơn vị thành viên của Tổng công ty than Việt Nam và các doanh nghiệp ngoài tổng công ty. Các khách hàng là đơn vị thành viên của Tổng công ty chủ yếu là các mỏ than, và thường xuyên mua các mặt hàng như xăng dầu, thiết bị khai thác mỏ, các phụ tùng thay thế của phương tiện vận tải và phương tiện khai thác, các loại thép. Còn các doanh nghiệp ngoài tổng công ty thường là các công ty sản xuất thép, các công ty xây dựng với mặt hàng chủ yếu là thép. Khách hàng chủ yếu của Công ty là các doanh nghiệp thương mại ở Hà Nội, các tỉnh lân cận, ngoài ra còn có một vài công ty ở thành phố Hồ Chí Minh. Trong gần mười năm hoạt động, công ty đã mở rộng thị trường ra rất nhiều do không ngừng cố gắng triển khai hoạt động nghiên cứu, tìm hiểu, nắm bắ