Luận văn Một số biện pháp nâng cao hiệu quả Công tác Văn thư - Lưu trữ ở Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn

ết định số 07/QĐ ngày 8 tháng 3 năm 1956 của Bộ Nông nghiệp, ban đầu là xưởng 250A, nhiệm vụ chủ yếu là phục hồi máy nông nghiệp. Đến năm 1969, theo yêu cầu phát triển của ngành cơ khí Hà nội, Bộ nông nghiệp ra quyết định số16NN/QĐ ngày 21 tháng 03 năm 1969 đổi tên xưởng thành Nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội. Ngoài nhiệm vụ đại tu các loại ô tô, máy kéo dùng trong nông nghiệp, nhà máy còn được bổ xung thêm nhiệm vụ phục hồi phụ tùng và sản xuất chế tạo một số phụ tùng thay thế cho các loại máy nông nghiệp , các loại bơm thuốc trừ sâu và đào tạo công nhân kỹ thuật cho ngành cơ khí nông nghiệp. Sau khi đất nước thống nhất để phục vụ nhu cầu mới của ngành cơ khí nông nghiệp cả nước, Bộ Nông Nghiệp ra quyết định số 102/NN-CKQĐ ngày 02 tháng 09 năm 1977 đổi tên nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội thành Nhà máy cơ khí nông nghiệp 1 Hà Nội với nhiệm vụ chế tạo các chi tiết phụ tùng máy nổ, máy dẫn động, máy nông nghiệp các loại. Năm 1993, theo chủ trương thành lập lại các doanh nghiệp của nhà nước, Bộ Nông Nghiệp ra quyết định số 202NN/ TCCB-QĐ ngày 24 tháng 03 năm 1993 thành lập lại nhà máy nông nghiệp 1 Hà Nội thành Công ty cơ điện và phát triển nông thôn 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cơ điện và Phát triển nông thôn 2.1- Chức năng Công ty cơ điện và phát triển nông thôn là một công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, có chức năng cụ thể sau: Sản xuất thiết bị máy móc phục vụ cho ngành nông nghiệp, đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho nông dân và các doanh nghiệp chế biến, tạo điều kiện nâng cao năng suất, thúc đẩy ngành nông nghiệp phát triển. Ngoài ra công ty còn sửa chữa các loại máy móc đã hỏng hóc, gia cố lại để tiếp tục sử dụng . Công ty có nhập những nguyên vật liệu, phụ tùng có đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật để sản xuất các loại máy móc thiết bị có chất lượng cao. 2.2- Nhiệm vụ Là một đơn vị hạch toán độc lập, công ty có những nhiệm vụ cơ bản sau: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm trình tổng công ty duyệt và tổ chức thực hiện sản xuất theo kế hoạch được giao. Quản lý sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ, chính sách đạt hiệu quả kinh tế cao, đảm bảo phát triển vốn và tự trang trải về tài chính . Thực hiện chế độ báo cáo thống kê kế toán theo yêu cầu của công ty. Chấp hành đầy đủ những cam kết trong hợp đồng mua bán, liên doanh hợp tác với các tổ chức cá nhân. Chủ động điều phối mọi hoạt động kinh doanh và quản lý các đơn vị trực thuộc theo phương án tối ưu, thực hiện mục tiêu đề ra. Quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên, công ty theo chế độ chính sách nhà nước và phân cấp của Bộ nông nghiệp. Không ngừng bồi dưỡng, nâng nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật về mọi mặt. Thực hiện nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà nước và nghĩa vụ với tổng công ty theo điều lệ hoạt động của tổng công ty. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Hiện nay công ty Cơ điện và phát triển nông thôn hoạt động và tổ chức quản lý theo mô hình sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý X. Cơ khí chế tạo X. Nhựa bơm trừ sâu X. Máy nông nghiệp X. Cơ khí sửa chữa Văn Phòng Phòng KHKT PGĐ Kinh doanh PGĐ Kỹ thuật PGĐ tổ chức nhân sự GĐ công ty Phòng kinh tế Phòng KDTM 4- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. -Giám đốc là người có quyền hạn cao nhất trong công ty trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thông qua các quyết định quản lý. Phó giám đốc tổ chức nhân sự: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động tổ chức hành chính, đối nội, đối ngoại. Là người trực tiếp quản lý văn phòng công ty Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: chịu trách nhiệm phụ trách phòng kế hoạch kỹ thuật và các hoạt động có liên quan đến khoa học kỹ thuật, công nghệ và chất lượng sản phẩm. Phó giám đốc kinh doanh thương mại: Phụ trách phòng kinh tế và phòng thương mại, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động tài chính, thương mai xuất nhập khẩu. Ngoài ra, các phó giám đốc còn thực hiện các nhiệm vụ và chức năng khác theo sự uỷ quyền của giám đốc, trợ giúp giám đổc trong quá ra quyết định quản lý . Phòng kinh tế có nhiệm vụ: - Quản lý vốn - Phục vụ nhu cầu vốn cho các hợp đồng kinh tế đã ký kết. - Theo dói đôn đốc việc thanh quyết toán cho các HĐ kinh tế. - Giao dịch với ngân hàng, các cơ quan chức năng của nhà nước để thực hiện các nghĩa vụ kinh tế xã hôi trong công ty. Phòng kế hoạch kỹ thuật: - Thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng sản phẩm hàng hoá theo quy định của nhà nước. - Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các Hợp đồng kinh tế cấp công tình yêu và cấp xưởng. - Nghiên cứu và lập các dự án mở rộng mặt hàng sản xuất chế tạo của Công ty. Thực hiện dự án khi được triển khai về mặt kỹ thuật. - Tham gia tiếp thi khai thác thị trường. Phòng thương mại; - Khai thác các thị trường. - Làm các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá qua biên giới. - Tham gia tìm tòi ký kết các hợp đồng kinh tế. 5 - Nhận xét về cơ cấu tổ chức trong Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn: Cơ cấu tổ chức của công ty hoạt động theo mô hình cơ cấu chức năng. Các phòng ban và các xưởng sản xuất hoạt động độc lập theo chức năng của mình dưới sự cchỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. Các phòng ban chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị các quyết định và theo dõi tình hình về từng lĩnh vực (kế hoạch, vật tư tài chính, lao động, tổ chức cán bộ, tiếp thị tiêu thụ vv... ) không có quyền chỉ đạo các xưởng sản xuất mà chỉ hướng dẫn. Cơ cấu này bảo đảm sự hoạt động độc lập thống nhất giữa các phòng ban trong công ty. Tuy nhiên nhược điểm của cơ cấu này là làm cho cấp quản lý cao nhất (BGĐ) bị quá tải trong quá trình nắm tình hình và ra quyết định quản lý. 6- Mối quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban trong công ty: Văn phòng là một bộ phận chức năng trong mô hình cơ cấu tổ chức của công ty. Văn phòng công ty chịu trách nhiệm về các hoạt động tổ chức nhân sự, hành chính, là đầu mối thông tin về các hoạt động trong doanh nghiệp để cung cấp cho ban giám đốc trong quá trình ra quyết định quản lý và các phòng ban chức năng khác hoạt động. Thông tin trong doang nghiệp gồm thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài doanh nghiệp thường liên quan đến các yếu tố như : - Chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước liên quan đến phạm vi hoạt động của cơ quan. - Kế hoạch chương trình công tác, phương hướng chung. - Quan hệ với các tổ chức cơ quan khác và giữa các đơn vị trong cơ quan. Những thông tin trên chủ yếu được truyền đạt dưới hình thức văn bản. Do vậy, đòi hỏi công ty phải có phương pháp tổ chức hợp lý công tác quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp phù hợp với hoạt động chung trong toàn công ty. ii - Thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở công ty cơ điện và phát triển nông thôn. a - Công tác văn thư 1. Tổ chức và quản lý văn bản đến *Nhận và vào sổ “Công văn đến' Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư, sau khi tiếp nhận nhân viên văn thư xem nhanh qua một lượt, mục đích của bước này là xem các văn bản gửi đến có đúng địa chỉ hay không, nếu không đúng thì kịp thời gửi trả lại cho người chuyển văn bản. Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên nhân viên văn thư sẽ phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản. Khi ký nhận công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu tiếp nhận văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ “ Công văn đến”. *Xử lý, phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn đến: Sau khi làm thủ tục tiếp nhận nhân viên văn thư có trách nhiệm phân loại công văn đến. Đối với những văn bản gửi đến vi phạm về thể thức văn bản hành chính: không đúng về ngày, tháng, trích yếu, tên loại văn bản… và văn bản không thuộc thẩm quyền xử lý của cơ quan thì nhân viên văn thư phải gửi trả lại công văn đó cho nơi gửi theo đúng quy định. Trường hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do yêu cầu của nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên văn thư phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan ban hành văn bản. Đóng dấu đến vào công văn nhằm xác nhận công văn đã qua văn thư đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đến cơ quan. Sau khi đóng dấu đến, văn thư xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản, trình lên Chánh văn phòng xem xét để nắm được nội dung văn bản đến trong ngày và cho ý kiến phân phối, giải quyết. Nhân viên văn thư thường xuyên tra sổ xem các văn bản có được giải quyết đúng thời hạn không để đốc thúc thực hiện và báo cáo thường kỳ (hàng ngày, hàng tuần) lên Chánh văn phòng. Chánh văn phòng là người có nhiệm vụ báo cáo lại tình hình giải quyết văn bản của cơ quan cho lãnh đạo cơ quan. Thủ trưởng đơn vị, Chánh văn phòng luôn theo dõi, kiểm tra công việc của đơn vị mình, nếu có vấn đề phải đưa ra các mệnh lệnh, biện pháp trong phạm vi quyền hành của mình để điều chỉnh kịp thời. Mẫu sổ công văn đến của công ty cơ điện và phát triển nông thôn Số đến Ngày đến Nơi gửi công văn Số, ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung công văn Lưu hồ sơ số Nơi nhận (người nhận) Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Theo "Báo cáo tổng kết số lượng công văn gửi đến công ty Cơ điện và phát triển nông thôn" thì số lượng công văn đến mỗi năm trung bình khoảng hơn 150 công văn các loại. Bao gồm các loại: Nghị định, quyết định, chỉ thị, công văn, báo cáo, giấy mời, thông báo. 2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi *Soạn thảo, kiểm tra, trình duyệt công văn, đánh máy, trình ký công văn Các đơn vị, phòng ban theo chức năng, nhiệm vụ được quy định có trách nhiệm soạn thảo văn bản trình Ban giám đốc phê duyệt và ban hành. Các văn bản do các phòng ban được giám đốc uỷ quyền cho trưởng phòng ký thì phải chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về nội dung của văn bản đó. Văn bản soạn thảo phải đầy đủ các yếu tố về thể thức, tuân theo quy trình soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước. Sau khi công văn được soạn thảo nhân viên văn thư phải trình lên cấp có thẩm quyền duyệt qua, dự thảo phải được lãnh đạo duyệt, ký tắt mới được đánh máy (loại nào không thông qua thủ trưởng thì các phòng ban dự thảo và ký thừa lệnh), sau đó sẽ chuyển đến bộ phận đánh máy, nhân viên đánh máy xem xét kỹ bản thảo, nếu chưa rõ phải hỏi ngay người soạn thảo không được phép tự ý sửa chữa văn bản. Văn bản sau khi được đánh máy thì bước tiếp theo không thể thiếu được đó là bước kiểm tra, soát lại văn bản. Đây là một chức năng không thể thiếu được của bộ phận văn thư. Khi tiếp nhận văn bản để đăng ký, đóng dấu nhân viên văn thư sẽ soát lại một lần xem văn bản có được soạn thảo đúng theo quy định của nhà nước và cơ quan không, xem văn bản đã qua Chánh văn phòng, kiểm tra ngôn ngữ và hình thức trình bày. Đặc biệt kiểm tra văn bản có thống nhất giữa tên loại và nội dung để chỉnh sửa cho đúng. Các thủ tục về văn bản sau khi được hoàn tất, nhân viên văn thư phải có trách nhiệm trình lên cấp có thẩm quyền ký. Trình ký phải có phải có hồ sơ đính kèm nếu không có hồ sơ thì cán bộ có trách nhiệm phải thuyết minh với lãnh đạo. *Đăng ký, ghi số hiệu văn bản, vào sổ “Công văn đi”: Sau khi hoàn tất các thủ tục soạn thảo, trình ký, công văn được đưa đến bộ phận văn thư để đăng ký và ghi số hiệu. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành phải vào sổ và lấy số ở văn thư cơ quan. Mỗi văn bản chỉ đăng ký trong sổ đăng ký một lần, văn bản được chuyển đi chuyển lại thì chú thích thêm ở cột mục “ghi chú” hoặc lập sổ chuyển giao công văn riêng. Cách đăng ký vào sổ “Công văn đi” theo từng năm một, đánh số liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến ngày 31/12 của mỗi năm. Vào sổ đăng ký công văn đi phải ghi đầy đủ các thông tin, trích yếu văn bản cần gọn rõ để dễ nhận biết nội dung văn bản, không máy móc sao chép lại trích yếu ghi trên văn bản, nơi nhận, nơi gửi (không được viết tắt), ghi số, ký hiệu, ngày tháng vào văn bản (ngày tháng của văn bản là ngày đăng ký, gửi công văn ). *Đóng dấu vào công văn đi và gửi công văn Các thủ tục trên sau khi đã được hoàn tất, nhân viên văn thư sẽ tiến hành đóng dấu. Nhân viên văn thư chỉ đóng dấu khi có chữ ký đúng thẩm quyền, văn bản đúng thể thức, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Nhân viên văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào công văn giấy tờ, không tuỳ tiện nhờ người khác đóng hộ. Văn bản sau khi đăng ký, đóng dấu thì điền tên người nhận (nếu là công văn gửi đi đồng thời nhiều cơ quan). Nếu cần có thể kèm theo phiếu gửi công văn, trên phiếu ghi đầy đủ các thông tin, yêu cầu đối với người nhận. Sau khi đóng dấu, nhân viên văn thư sẽ thực hiện việc chuyển công văn đi. Công văn phải được chuyển ngay trong ngày, cùng lắm là đầu giờ ngày hôm sau. Công văn khẩn phả gửi gấp trong ngày. Công văn mật phải gửi theo chế độ riêng, chế độ bưu điện đặc biệt. Tất cả các công văn gửi đi thường giữ lại 2 bản để lưu: 1 bản ở văn thư cơ quan, 1 bản do phòng ban hoặc cá nhân chuyên môn soạn thảo lưu giữ. Cần lưu lại bản có chữ ký gốc và đã đóng dấu đỏ. Mẫu sổ công văn đI của công ty cơ đIện và phát triển nông thôn Số và ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung công văn NơI nhận công văn Đơn vị nhận (người nhận) bản lưu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Theo "Báo cáo tổng kết số lượng công văn đi của công ty Cơ điện và phát triển nông thôn ", số lượng công văn do công ty ban hành bao gồm các loại: Công văn, báo cáo, giấy mời, thông báo. 3.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật *Đối với công văn mật đến Công văn mật được đăng ký riêng một sổ, không đăng ký chung vào sổ công văn thường. Khi vào sổ công văn, đối với phong bì văn thư không được bóc thì văn thư chỉ đăng ký số, ký hiệu ghi ngoài bì, còn phần trích yếu bỏ trống, nếu người được bóc bì cho phép ghi trích yếu thì mới được bổ sung vào. Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người được phân công trách nhiệm mới được phép bóc bì công văn mật. * Đối với công văn mật đi Tương tự như công văn mật đến, công văn mật gửi đi cũng phải đăng ký vào sổ đăng ký riêng, công văn mật được gửi trong 2 lớp phong bì. Bì bên trong đóng dấu chỉ mức độ mật như: “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”. Bì bên ngoài đóng dấu chỉ ký hiệu độ mật như: C B A : Tuyệt mật, : Tối mật, : Mật. Nhân viên văn thư thường gửi công văn theo đường bưu điện đặc biệt hoặc cán bộ chuyên trách chuyển giao. Lưu ý trước khi chuyển văn bản mật đi cần phải ký sổ chuyển giao. 4. Công tác xây dựng văn bản tại Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn. Văn bản là phương tiện quan trọng chưa đựng những thông tin viết không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động. Tại Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn công tác xây dựng văn bản chiếm một vị trí quan trọng. Là một đơn vị có mô hình cơ cấu chức năng, các đơn vị phòng ban trong công tình yêu hoạt động độc lập dưới sự điều hành trực tiếp của Ban giám đốc. Do đó hầu hết văn bản được thực hiện trực tiếp ngay tại các phòng ban chức năng đó. Căn phòng Công ty chỉ chịu trách nhiệm đối với các văn bản thuộc lĩnh vực: Hành chính, nhân sự, tổ chức, các loại thư từ giao dịch chung trong Công ty. Các văn bản chuyên môn do các phòng ban tự soạn thảo. Văn bản sau khi đã được kiểm tra về thể thức và được lãnh đạo Công ty phê duyệt, nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu trước khi ban hành văn bản. 5.Tổ chức công tác lập hồ sơ Sau khi xây dựng ban hành văn bản của cơ quan, bộ phận văn thư của cơ quan và các đơn vị thành viên tiến hành lưu văn bản. Việc lưu văn bản được thực hiện bằng phương pháp lập hồ sơ. Việc lưu văn bản trong văn thư bảo đảm cho quá trình thực hiện nội dung văn bản tại bộ phận thực thi để đối chiếu thực hiện, bảo đảm thực hiện đúng yêu cầu và thời hạn đề ra. Còn tại bộ phận kiểm tra, kiểm soát: nơi ban hành cần lưu công văn đi, cần cung cấp thông tin cho lãnh đạo, Chánh văn phòng và các bộ phận khác có chức năng kiểm tra. Bên cạnh đó việc lưu văn bản trong văn thư còn bảo đảm tra cứu thông tin hiện hành, làm bằng chứng pháp lý, phục vụ thông tin cho các hoạt động chung. Văn bản (bản chính, bản gốc) được lưu giữ bảo quản chặt chẽ để giữ gìn, tra cứu đối chiếu khi cần thiết (thường lưu lại văn thư cơ quan), văn bản được lưu tại các bộ phận có liên quan để phục vụ tham khảo thông tin cho các hoạt động khác. Đây cũng là hoạt động làm cơ sở cho công tác lưu trữ, những văn bản có giá trị, đặc biệt là bản gốc cần có chế độ bảo quản tốt vì sau này còn phải nộp vào lưu trữ nhằm khai thác thông tin quá khứ. Điều 22 của bản Điều lệ công tác công văn giấy tờ và lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142 CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ đã ghi rõ: “Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ”. Vì vậy, căn cứ vào những nguyên tắc quy định của Nhà nước, ở công ty Cơ điện và phát triển nông thôn, mỗi cán bộ, nhân viên làm công văn giấy tờ đều phải tiến hành lập đầy đủ các hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết các công việc của cơ quan. Công tác lập hồ sơ là công tác cuối cùng của công tác công văn giấy tờ, là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc trong cơ quan nhanh chóng, đạt hiệu quả, đồng thời giúp cho việc bảo vệ bí mật của cơ quan, tạo tiền đề làm tốt công tác lưu trữ về sau. Tại Công ty cơ điện và phát triển nông thôn, nhân viên văn thư kiêm lưu trữ là người trực tiếp lập hồ sơ lưu trữ về công việc trong cơ quan. Công ty có 3 loại hồ sơ tài liệu: - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập các bản sao các văn bản pháp quy về một mặt công tác nhất định, dùng làm căn cứ, giải quyết công việc hàng ngày. Điều 47 của bản chế độ chi tiết về công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo Nghi định 527/TT ngày 02/11/1957 của Hội đồng Chính phủ đã chỉ rõ: “Mỗi cán bộ văn phòng đều phải lập hồ sơ nguyên tắc bao gồm các bản sao luật, sắc lệnh, nghị định, thông tư… cùng các thư công, công điện giải thích hoặc giải quyết các trường hợp có thể có tính chất điển hình”. Hồ sơ nguyên tắc có thể tập hợp văn bản của nhiều năm và lưu tại đơn vị công tác để tra cứu hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc ở công ty do các phòng ban cơ quan tự quản lý và sử dụng vào nghiệp vụ của mình không theo chế độ hàng năm. Để quản lý thống nhất các hồ sơ này, nhân viên văn thư phải gửi một bản sao có sự hướng dẫn lập và quản lý hồ sơ, đồng thời đăng ký hồ sơ đề nắm tình hình chung của mỗi bộ phận để khi cần thiết phục vụ cho toàn bộ hoạt động của công ty. Mỗi cán bộ ở các phòng ban khi thuyên chuyển công tác thì bàn giao lại hồ sơ nguyên tắc cho người thay thế, không tự ý mang đi hay thiêu huỷ. + Hồ sơ nhân sự: tại công ty hồ sơ nhân sự do bộ phận tổ chức lao động thuộc văn phòng lập và quản lý. Khi lãnh đạo hay các phòng ban trong công ty cần thì bộ phận tổ chức lao động có trách nhiệm cung cấp, giải quyết kịp thời. Hồ sơ nhân sự bao gồm toàn bộ các văn bản, tài liệu có nội dung liên quan đến mỗi thành viên trong công ty: lý lịch bản thân, quyết định tuyển dụng, đề bạt, thuyên chuyển, công tác khen thưởng, kỷ luật và các loại giấy tờ khác có liên quan… +Hồ sơ công việc: là toàn bộ các văn bản tài liệu, nội dung liên quan với nhau về việc giải quyết một vấn đề, một công việc. + Công tác quản lý và nộp hồ sơ: Để quản lý hồ sơ tài liệu công ty đã sử dụng biện pháp làm mục lục chung cho cả cơ quan. Theo phương pháp này hàng năm các phòng ban làm mục lục hồ sơ của đơn vị mình, sau đó nhân viên văn thư tập hợp bản mục lục đó lại thành một bản mục lục chung tổng hợp cho toàn cơ quan. Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Điều 23 điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ ban hành ngày 28/09/1963 quy định: “ Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công văn, liên quan đến công văn, giấy tờ phải kiểm tra lại các hồ sơ mình đang lưu giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan, hồ sơ, tài liệu các việc đã xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang lưu giữ lại để theo dõi để nghiên cứu tiếp” Trước khi đưa vào nộp lưu hồ sơ các đơn vị cần kiểm tra lại các hồ sơ, hoàn chỉnh toàn bộ các khâu lập hồ sơ, cán bộ văn thư làm công tác lưu trữ khi nhận hồ sơ lưu đối chiếu với bản mục lục nộp lưu, kiểm tra tài liệu đủ hay thiếu đồng thời yêu cầu đơn vị có hồ sơ giữ 1 bản, văn thư giữ 1 bản, phòng lưu trữ giữ 1 bản. Nhân viên văn thư nhận rõ trách nhiệm của mình trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc kiểm tra giúp đỡ lãnh đạo trong công tác nộp lưu của các bộ phận trong công ty. Bảng mục lục hồ sơ của công ty cơ đIện và phát triển nông thôn Số hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Số trang Thời hạn bảo quản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 6. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý con dấu của cơ quan mình và con dấu của các đơn vị trực thuộc công ty. Con dấu của Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn được để tại cơ quan, trong két, tủ khoá do nhân viên văn thư có trách nhiệm, có chuyên môn lưu giữ. Đây cũng là người trực tiếp đóng dấu lên văn bản và chịu trách nhiệm về bảo quản con dấu. Đặc biệt không có quyền được mang con dấu rời khỏi cơ quan hoặc giao cho người không có trách nhiệm sử dụng. Dấu được đóng trên các văn bản đúng thể thức: có chữ ký của người có thẩm quyền ký, được Chánh văn phòng, cán bộ pháp chế hành chính thẩm định. Nhân viên văn thư không được đóng dấu trên những văn bản không có chữ ký hoặc có chữ ký nhưng sai thẩm quyền ký. Dấu đóng bằng mực đỏ loại tốt. Dấu cơ quan không đóng vào phần chữ ký của văn bản cấp đơn vị (chỉ đóng dấu đơn vị hoặc không đóng dấu). Trong trường hợp cần thiết thì đóng dấu treo (ở phần tên cơ quan ban hành) hoặc đóng dấu xác nhận chữ ký. B - Công tác lưu trữ Hai công tác Văn thư - Lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tại công ty Cơ điện và phát triển nông thôn, nhân viên văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm luôn nhiệm vụ lưu trữ. Hàng năm, số công văn được bộ phận văn thư đưa vào lưu trữ chiếm khoảng 50% số công văn công ty tiếp nhận và ban hành. Do đó dể thực hiện tốt công tác lưu trữ, nhân viên văn thư phải thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ. 1. Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được lưu tại văn thư mà nhân viên văn thư tiến hành phân loại các tài liệu một cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu trữ. Công ty phân loại tài liệu theo các mặt hoạt động chủ yếu của cơ quan: - Báo cáo tổng hợp. - Các mặt hoạt động chuyên môn. - Tổ chức. - Tài chính. - Nhân sự. - Trang bị cơ sở vật chất. - Xây dựng cơ bản. - Các hoạt động nội bộ khác. Do công ty tổ chức lưu trữ theo hình thức phân tán nên hầu hết tài liệu được lưu trữ ngay tại tại các phòng ban chuyên môn. Văn phòng Công ty chỉ lưu trữ và bảo quản các loại tài liệu liên quan đến các mặt; tổ chức nhân sự, trang bị cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản,. các báo cáo tổng hợp. Tài liệu, hồ sơ được các phòng ban tự bảo quản, phân loại sắp xếp để tiện tra cứu và sử dụng. Cách phân loại như thế này đã giúp cho công ty tổ chức lưu trữ một cách khoa học và giúp cho đối tượng sử dụng một cách hiệu quả nhứng tài liệu đó. 2. Xác định giá trị tài liệu Bộ phận Văn thư - Lưu trữ xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và trên cơ sở đó lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị.Tuỳ theo mức độ quan trọng của tài liệu mà có nhũng chế độ xác định thời hạn bảo quản khác nhau. Đối với những loại tài liệu chỉ mang tính chất tham khảo như sách báo, hế hoạch hoạt động sản xuất ngắn hạn (hàng tuần, hàng tháng) được bảo quản tạm thời . Đối với những hồ sơ, tài liệu phản ánh các hoạt động chính của Công ty trong thời gian dài (6 tháng, 1 năm) như: các báo cáo tổng kết hàng quý hàng năm về các mặtkinh tế, tài chính, thương mại, sản xuấthay những tài liệu cơ bản về quá trình xây dựng và phát triển của công tình yêu cần được bảo quản dài hạn. Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 142-CP ngày 28-09-1963 "Mỗi cơ quan chỉ được giữ hồ sơ tài liệu về công việc đã giải quyết trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc được nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan. Sau 10 năm, phải đem nộp những hồ sơ đó vào các kho lưu trữ TƯ hay địa phương có trách nhiệm thu nhận. Cơ quan nào muốn giữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã đến thời gian nộp vào kho lưu trữ phải báo cho kho có trách nhiệm thu nhận biết " Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu có gía trị đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. 3. Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu