Luận văn Một số biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy Quản lý tại Công ty que hàn Việt Đức

yokai( Nhật) đã cấp chứng chỉ cho hai sản phẩm que hàn N46-VD, VD-6013 đủ tiêu chuẩn quốc tế để sử dụng trong việc sản xuất kết cấu thép cán, vỏ tầu biển có trọng tải lớn. Uy tín ngày càng tăng cao, năm 2001 công ty đã xuất khẩu sản phẩm của mình sang các nước như Singapore, Miama... Với nguồn lực trên, cùng với sự cải tiến dây chuyền công nghệ, sự điều hành có hiệu quả của ban lãnh đạo cùng với lòng nhiệt tình và óc sáng tạo của cán bộ công nhân viên Công ty đã không ngừng mở rộng thị trường, nâng cao uy tín đối với khách hàng, phát huy những thế mạnh và tiếp tục phát triển nhằm khẳng định vai trò là một doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh que hàn điện. Sản lượng sản phẩm sản xuất, tiêu thụ của Công ty không ngừng tăng qua các năm và Công ty luôn hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, dành một phần thích đáng vốn đầu tư để phát triển, cải thiện đời sống công nhân lao động trong ngành. 1. Các nguồn lực của Công ty a. Nguồn nhân lực. Để đảm bảo về yêu cầu sản xuất kinh doanh, công ty đã từng bước ổn định đội ngũ cán bộ kỹ thuật, đặc biệt quan tâm đến đội ngũ cán bộ và công nhân lành nghề. Qua thực tế sản xuất kinh doanh và được bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý kinh tế, một đội ngũ cán bộ mới đã trưởng thành. Theo số liệu hết ngày 31-3-2003 tổng số CBCNV của toàn Công ty là 320 người, trong đó có 79 người là lao động gián tiếp, 241 người lao động trực tiếp. Bậc thợ bình quân là 4,43 và tuổi đời bình quân của công nhân viên là 43 tuổi. Mức lương bình quân là 1.870.000đ/1người/1tháng. Hiện nay công ty còn ký hợp đồng theo vụ việc và ngắn hạn với khoảng 40 lao động, chủ yếu là sử dụng lao động tại địa phương làm các công việc đơn giản như : bao gói, chất xếp và vận chuyển hàng hoá. Công ty đã thực hiện việc giao khoán làm đòn bẩy sản xuất và là cơ sở để tăng cường công tác quản lý. b. Tài sản cố định. Tài sản cố định là cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp, phản ánh năng lực sản xuất hiện có, trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật của doanh nghiệp. Tài sản cố định, đặc biệt là máy móc thiết bị sản xuất là điều kiện quan trọng và cần thiết để tăng sản lượng, tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản xuất. Tính đến ngày 31-12-2002 tổng tài sản cố định của công ty theo nguyên giá là 19.840 triệu đồng và đã khấu hao 14.000 triệu đồng. Cơ cấu nhà xưởng thiết bị theo nguyên giá là 6.664 triệu đồng, đã khấu hao 3.200 triệu đồng. c.Nguồn vốn kinh doanh. Bất kỳ một hoạt động sản xuất dù với bất kỳ quy mô nào cũng cần có một lượng vốn nhất định, đó là tiền đề cho sự ra đời và phát triển của doanh nghiệp. Sự tuần hoàn của vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được hiểu như sự tuần hoàn máu trong cơ thể sống của mỗi con người. Một trong những nhân tố quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, xác lập vị thế của doanh nghiệp trên thương trường chính là việc phát huy hiệu quả của từng đồng vốn bỏ ra. Sử dụng vốn có hiệu quả đồng nghĩa với việc cung cấp sản phẩm hàng hoá không những thoả mãn nhu cầu xã hội mà còn đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. Vốn kinh doanh của công ty tính đến ngày 31-12-2002 là 11.900 triệu đồng, trong đó. Vốn cố định là 5.500 triệu đồng. Vốn lưu động là 6.400 triệu đồng. d. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Stt Các chỉ tiêu chủ yếu Đvt 1999/1998 2000/1999 2001/ 2000 2002/2001 Số TĐ % STĐ % STĐ % STĐ % 1 Giá trị tổng sản lượng Trđ 31100 14,8 35856 15,3 53892 50,3 68508 27,1 2 Doanh thu tiêu thụ Trđ 29400 13,7 33900 15,3 52400 54,5 66500 26,4 3 Tổng số công nhân viên(người) 280 3,4 295 5,3 332 12,5 320 3 4 Tổng vốn kinh doanh 4a. Vốn cố định 4b. Vốn lưu động Trđ 10958 4935 6023 1,9 11403 5250 6153 4,06 11664 5300 6364 2,2 11900 5500 6400 2,02 5 Lợi nhuận Trđ 360 9,8 410 13,8 860 109 1350 56,9 6 Nộp ngân sách Trđ 540 10,3 630 16,6 710 12,6 781 11 7 Thu nhập bình quân Trđ 1,03 15,8 1,2 16,5 1,48 23,3 1,870 26,3 8 Năng suất LĐ theo giá trị tổng sản lượng Trđ 111,07 8,9 121,54 9,4 162,32 33,5 214,9 31,9 9 Lợi nhuận/DT (5/2) % 1,2 1,21 1,59 1,97 10 Lợi nhuận/Vốn KD % 3,2 3,59 7,3 11,3 11 Vòng quay VLĐ(2/4b) (vòng) 4,88 5,5 8,2 10,3 Nguồn: báo cáo kết quả hoạt động SXKD của Công ty Que hàn điện Việt Đức Qua số liệu trên ta thấy Công ty đang hoạt động ngày một hiệu quả thể hiện trước hết ở doanh thu với tốc độ tăng đều qua các năm. Cụ thể năm 2000 doanh thu đạt 33.900 triệu đồng, tăng 15,3% so với năm 1999. Sang năm 2001 tổng doanh thu đạt 52.400 triệu đồng, tăng 54,5% so với năm 2000. Năm 2002 doanh thu đạt 66.500 triệu đồng, tăng 26,9% so với năm 2001. Đây là một kết quả khả quan thể hện mức tăng trưởng cao của doanh nghiệp so với các đơn vị kinh doanh cùng ngành. Có được kết quả như vậy là do Công ty có một đội ngũ công nhân với trình độ tay nghề cao và đây chuyền công nghệ luôn được cải tiến cùng với sự chỉ đạo của bộ máy quản lý Công ty. II. Phân tích thực trạng về các nguồn lực và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Que hàn Việt Đức. 1. Các nguồn lực: a. Nguồn nhân lực: Cơ cấu lao động: (năm 2002) Tổng số lao động 320 Tỷ lệ % Gián tiếp 79 24 Trực tiếp 241 76 Nam 195 61 Nữ 125 39 Tuổi đời bình quân: Trên 45 tuổi Dưới 45 tuổi 43 126 194 40 60 Nguồn: báo cáo về lao động- tiền lương của Công ty Que hàn điện Việt Đức Tổng số nhân viên của Công ty năm 2002 là 320 người, trong đó số lao động gián tiếp chiếm 24% và số lao động trực tiếp chiếm 76%. Trong đó số lao động nữ là 125 người chiếm 39%. Số lao động nam là 195 người chiếm 61%. Qua số liệu trên ta nhận thấy lao động gián tiếp chiếm tỷ lệ khá cao trong tổng số lao động của doanh nghiệp. Điều đó chứng tỏ việc quản lý các khoản chi phí gián tiếp về nhân công như chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng của doanh nghiệp chưa thực sự đem lại hiệu quả. Hơn nữa đứng trên góc độ là một doanh nghiệp sản xuất cần thiết phải cân đối lại tỷ lệ giữa các lao động trực tiếp và gián tiếp sao cho thật hợp lý dể từ đó cắt giảm chi phí, giảm giá vốn hàng bán nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Để có một cái nhìn cụ thể hơn về kết cấu lao động của Công ty, ta sẽ xem xét tiếp trình độ bậc thợ của công nhân trong công ty. Số người Bậc thợ Tỷ lệ% 25 7 10,3 70 6 29 65 5 27 30 4 12.5 21 3 8,7 10 2 4,1 20 1 8,3 Nguồn: báo cáo về lao động – tiền lương của Công ty Que hàn điện Việt Đức Qua số liệu trên ta nhận thấy, bậc thợ bình quân của công ty là 4.43. Tuổi đời bình quân của công nhân viên trong công ty là 43 tuổi, trong đó số người có tuổi đời từ 45 tuổi trở lên là 126 người chiếm 40%. Từ những số liệu trên ta có thể thấy bậc thợ 5,6,7 chiếm tỉ lệ khá cao trong tổng số lao động điều đó nói lên rằng chất lượng sản phẩm sản xuất được đảm bảo. Công ty có khả năng hạn chế tối đa số lượng sản phẩm hỏng và các sai sót về mặt kỹ thuật trong quá trình sản xuất do đó công ty có thể tiết kiệm được một khoản chi phí nhất định. Hơn nữa khi xem xét kết cấu tuổi người lao động của công ty, tỷ lệ người lao động có độ tuổi từ 45 trở lên chiếm 40% điều đó cho thấy năng lực cũng như kinh nghiệm của công nhân viên trong công ty bảo đảm cho chất lượng sản phẩm được ổn định, hạn chế tối đa sự sai hỏng trong quá trình sản xuất của công ty. Để có được cái nhìn cụ thể hơn về hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp trong những năm gần đây, ta sẽ đi sâu vào phân tích mức lương bình quân của công nhân viên qua các năm 1999 đ 2002 Tốc độ tăng lương bình quân năm sau so với năm trước. Năm Đvt(triệu đồng) Tỷ lệ tăng(%) 1999 1.030 9.5 2000 1.200 16.5 2001 1.480 23.3 2002 1.870 26.3 Nguồn: báo cáo về lao động- tiền lương của Công ty Que hàn điện Việt Đức. Qua bảng trên ta nhận thấy tốc độ tăng thu nhập của nhân viên trong công ty khá cao và tăng đều qua các năm. Điều đó chứng tỏ doanh thu của doanh nghiệp tăng mạnh, đời sống của nhân viên trong công ty được cải thiện và ổn định. Doanh nghiệp đã khuyến khích người lao động phát huy tính sáng tạo và trách nhiệm trong sản xuất cũng như kinh doanh của cán bộ công nhân viên. b. Tài sản cố định Tổng số tài sản cố định theo nguyên giá là 19.840 triệu đồng đã khấu hao 14.000 triệu đồng(70%). Cơ cấu nhà xưởng thiết bị nguyên giá 6.664 triệu đồng, đã khấu hao 3.200 triệu đồng(48%). Từ những số liệu trên ta nhận thấy tài sản cố định của công ty đã khấu hao gần hết (tỷ lệ 70%). Trên thực tế, máy móc thiết bị dây chuyền sản xuất que hàn tuy có tính đồng bộ song đã qua thời gian sử dụng tương đối dài( trên 25 năm). Mặc dù công ty đã có sự nâng cấp máy móc thiết bị song mới chỉ dừng lại ở nâng cấp từng phần. Hơn nữa, mặc dù tay nghề của công nhân tuy có cao, song máy móc trang thiết bị cũng là những yếu tố hết sức quan trọng quyết định rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Trong tình hình cạnh tranh hiện nay, nếu công ty không có sự đầu tư thích đáng vào tài sản cố định chắc chắn sẽ không tránh khỏi những khó khăn do sự lạc hậu về công nghệ. c. Nguồn vốn: Vốn kinh doanh của Công ty tính đến ngày 31/12/2002 là 11.900 triệu đồng trong đó: Vốn cố định: 5500 triệu đồng (chiếm 46,2%) Vốn lưu động: 6400 triệu đồng (chiếm 53,8%) Qua kết cấu nguồn vốn của công ty ta nhận thấy vốn lưu động của công ty chiếm tỷ lệ khá cao trong tổng số nguồn vốn của doanh nghiệp (53.78%). Đối với một doanh nghiệp sản xuất, kết cấu nguồn vốn như trên chưa thật hợp lý, vốn cố định chiếm tỷ lệ quá nhỏ (46.22%). Đứng trên góc độ doanh nghiệp cần thiết phải điều chỉnh lại cơ cấu vốn sao cho thật hợp lý để đảm bảo tính ổn định trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi khi xem xét kết cấu vốn lưu động của công ty, các khoản phải thu chiếm tỷ lệ rất cao( trung bình chiếm xấp xỉ 49%) trong tổng số vốn lưu động của doanh nghiệp. Điều đó chứng tỏ vốn kinh doanh của công ty bị khách hàng chiếm dụng, khả năng thúc nợ của công ty còn nhiều hạn chế. Bộ máy lao động gián tiếp của công ty làm việc chưa thực sự phát huy hết hiệu quả và còn quá nhiều hạn chế. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Để thành công trong kinh doanh, hoạt động của mọi doanh nghiệp đều cần được thực hiện trên nền của một cấu trúc hệ thống hợp lý và có hiệu quả. Trong các giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, hệ thống tổ chức cần phải đảm bảo khả năng thích ứng tốt với các xu hướng vận động, tăng trưởng hay suy thoái trong kinh doanh. Hiểu được vấn đề đó, công ty Que hàn điện Việt Đức một mặt đã cố gắng xây dựng một đội ngũ cán bộ vững vàng về chính trị, có năng lực, phẩm chất về chuyên môn mặt khác, tăng cường áp dụng các biện pháp hợp lý, mạnh mẽ và kiên quyết đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ. Do vậy đến nay bộ máy của Công ty đã có nhiều bước thay đổi hợp lý, góp phần tạo đà cho những năm tiếp theo. Bộ máy của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng gồm: Ban giám đốc, các phòng ban chức năng, 3 phân xưởng và ngành sản xuất phụ. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty được trình bày khái quát theo sơ đồ sau: Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Tài vụ Phòng KCS Phòng Kỹ thuật Phòng Tiêu thụ Phòng Tổ chức nhân sự Phòng Kế hoạch vật tư Phân xưởng Cắt Chất bọc Ngành sản xuất phụ Phân xưởng Cơ điện Phân xưởng ép sấy gói * Chức năng cụ thể của từng phòng ban: Giám đốc: Là người đại diện pháp lý cho Công ty trong quan hệ làm ăn với các bạn hàng Việt nam cũng như quốc tế. Giám đốc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Khoản 4 và Khoản 8 Điều 30-40 của Luật DNNN, có trách nhiệm triệu tập, chủ trì các cuộc họp chức năng, phạm vi quản lý của Công ty. Tùy theo yêu cầu và nội dung công viếc có thể ủy quyền cho phó giám đốc. Phó giám đốc: Giúp giám đốc điều hành Công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được giao. Phó giám đốc có nhiệm vụ chỉ đạo Phòng KCS, phân xưởng sản xuất thực hiện kế hoạch sản xuất. Chỉ đạo mua nguyên vật liệu phụ có giá trị ( 500 triệu đồng ) bên cạnh đó phải đảm bảo phụ trách đời sống vật chất cũng như tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Phòng tổ chức nhân sự ( gồm 18 người ): Có chức năng giúp giám đốc quản lý về tổ chức nhân sự, đào tạo, lao động tiền lương, hành chính quản trị và các chế độ đối với người lao động. + Trưởng phòng: được giám đốc giao quyền quản lý phòng, điều hành các nhân viên trong phòng để thực hiện hoàn thành các công việc mà phòng được giao. Trưởng phòng còn có các nhiệm vụ: Lập các kế hoạch về tuyển dụng lao động, đào tạo, quy hoạch cán bộ. Nghiên cứu đề xuất các biện pháp tổ chức sản xuất, tổ chức lao động hợp lý. Đề xuất việc khen thưởng, kỷ luật; đề xuất việc sắp xếp, sử dụng lao động, điều động, tiếp nhận lao động, bố chí sử dụng cán bộ. Hướng dẫn hoặc ủy quyền cho nhân viên cũ hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên mới, giải quyết những khó khăn phát sinh do nhân viên phòng báo cáo lên. Liên hệ với các tổ chức trong và ngoài Công ty để giải quyết các công việc có liên quan. + Nhân viên lao động tiền lương ( gồm 3 người) : có chức năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ lao động- tiền lương trong Công ty. Nhiệm vụ là lập kế hoạch quỹ lương hàng năm trên cơ sở định mức đơn giá tiền lương, sản phẩm, kế hoạch sản xuất của Công ty. Lập báo cáo quyết toán quỹ lương hàng năm. Lập đơn giá tiền lương sản phẩm để trình cấp có thẩm quyền xét duyệt. Tập hợp các chứng từ thanh toán công, sản phẩm của cá nhân, tập thể, rà soát, xác nhận để chuyển sang phòng tài vụ tính thanh toán lương. Theo dõi, kiểm tra việc bố trí lao động tại các phân xưởng. Kiến nghị với giám đốc về việc bố trí, sắp xếp biên chế lại các tổ, các công đoạn cho phù hợp với các yêu cầu công việc, bậc lương từng người. Điều phối lao động giữa các đơn vị để đáp ứng yêu cầu đột xuất của công việc. Tiếp nhận hồ sơ của người mới được tuyển dụng. Phổ biến cho người lao động các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước đối với người lao động, các nội quy, quy chế của Công ty. + Nhân viên hành chính ( gồm 9 người ) : Có nhiệm vụ đề xuất với trưởng phòng kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng, sửa chữa nhà hành chính, nhà ăn, nhà trẻ và các công trình phúc lợi khác của Công ty. Quản lý, theo dõi sự hoạt động của các công tơ điện của các hộ sử dụng điện sinh hoạt của Công ty. Ghi số điện sử dụng, lập và gửi phiếu thu tiền tới những hộ sử dụng điện để nộp tiền cho Công ty. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện nộp tiền, sửa chữa những hỏng hóc nhỏ của các thiết bị điện. Thực hiện một số thủ tục về quản lý hộ khẩu theo quy định của Pháp luật. + Nhân viên thường trực bảo vệ ( gồm 5 người ): có chức năng hướng dẫn, theo dõi và kiểm tra việc ra, vào cổng Công ty của người, phương tiện giao thông và hàng hóa theo đúng quy định của Công ty Ngoài ra còn có nhiệm vụ đón và hướng dẫn khách đến giao dịch với Công ty tới các địa điểm cần làm việc, đóng mở của theo giờ làm việc để quản lý lao động. Phòng kế hoạch vật tư ( gồm 9 người ): có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, mua vật tư, bảo quản và cấp phát vật tư cho sản xuất, sửa chữa và xây dựng cơ bản, bảo quản và xuất kho các sản phẩm do Công ty sản xuất. Ngoài ra còn có nhiệm vụ cung ứng vật tư phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của Công ty. Mua sắm các loại nguyên, nhiên liệu, phụ tùng, thiết bị, vật liệu xây dựng phục vụ kịp thời cho sản xuất nhằm đảm mbảo đúng tiến độ và chất lượng. Làm các thử tục nhập khẩu vật tư, phụ tùng và xuất khẩu sản phẩm của Công ty, tiếp nhận, sắp xếp và bảo quản các mặt hàng ở trong kho theo đúng quy trình kỹ thuật. Cấp phát vật tư, phụ tùng cho các đơn vị theo kế hoạch sản xuất, sửa chữa và xây dựng cơ bản, theo dõi việc sử dụng và tồn kho tại các kho do phòng quản lý kho thuộc các phân xưởng để tránh tồn đọng gây lãng phí. Lập kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn cho Công ty, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, năm và các yêu cầu tương ứng về vật tư phục vụ cho việc sản xuất. Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch, báo cáo kịp thời cho giám đốc để điều hành nhằm hoàn thành tôt kế hoạch. Phát hiện những khó khăn, đề xuất khắc phục. Làm các báo cáo nghiệp vụ theo yêu cầu quản lý của cấp trên, cung cấp các số liệu cần thiết cho các phòng ban có liên quan. + Trưởng phòng: được giám đốc giao quyên quản lý và điêu hành các nhiệm vụ trong phòng thực hiện hoàn thành nhiệm vụ mà phòng được giao. Trưởng phòng báo cáo trực tiếp với giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách công việc có liên quan. Trưởng phòng còn có các nhiệm vụ như: quản lý điều hành nguồn nhân lực, vật lực của công ty. Lập kế sản xuất kinh doanh năm, kế hoạch dài hạn, có kèm theo cân đối vật tư. Nắm các số liệu thực hiên kế hoạch, đưa ra những nhận xét , biện pháp thực hiện để báo cáo tại các cuộc họp điều độ SXKD theo định kỳ. Lập kế hoạch cung cấp vật tư đảm bảo cung cấp đều đặp cho sản xuất, nghiên cứu các biện pháp mua và cung ưng vật tư đầu vào đảm bảo chất lượng quy định, giá cả hợp lý. Ký các phiếu xuất, nhập hàng vào kho do phònh quản lý theo dõi việc thực hiện xuất nhập, ngoài ra còn phải thực hiện một số công việc khác do giám đốc, phó giám đốc giao cho. + Nhân viên kế hoạch điều độ sản xuất ( gồm 4 người ): có chức năng giúp cho Ban lãnh đạo Công ty và trưởng phòng kế hoạch vật tư lập kế hoạch sản xuất, đôn đốc phối hợp giữa các đơn vị trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhiệm vụ của nhân viên kế hoạch điều độ sản xuất là lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, kỳ kế hoạch đột xuất và theo dõi điều chỉnh kế hoạch theo yêu cầu thực tế. Hàng ngày nắm tình hình thực hiện kế hoạch tại các phân xưởng, phòng ban. Thừa lệnh giám đốc đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng thời hạn. Nắm tình hình cung cấp vật tư, phụ tùng từ kho của Công ty cho các đơn vị sản xuất, tình hình cung cấp bán thành phẩm giữa các phân xưởng, phát hiện những khó khăn, mất cân đối, đề xuất biện pháp giải quyết với các đơn vị trưởng có liên quan, báo cáo trưởng phòng, giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách lĩnh vực liên quan xem xét và giải quyết. Tổng hợp các số lệu phục vụ cho cuộc họp điều độ sản xuất theo định kỳ, sơ kết 6 tháng và tổng kết năm. Truyền đạt các ý kiến, mệnh lệnh sản xuất của cấp trên tới các đơn vị, cá nhân kịp thời để tạo sự phối hợp đồng bộ trong toàn Công ty. + Nhân viên cung ứng vật tư ( gồm 4 người ): có chức năng mua vật tư phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, ngoài ra còn có nhiệm vụ tìm nguồn cung cấp vật tư đảm bảo về tiêu chuẩn chất lượng với giá thành hợp lý. Kiểm tra quy cách, số lượng, chất lượng hàng hóa trước khi nhận về Công ty. Khi hàng đã đưa tới Công ty phải thông báo cho các bộ phận có liên quan để kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho và báo cáo trưởng phòng kế hoạch vật tư biết. Làm thủ tục nhập kho và giao nộp các chứng từ mua hàng cho phòng tài vụ kịp thời. Phòng tiêu thụ ( gồm 22 người ): Phòng có chức năng là bán các sản phẩm của Công ty và bán các mặt hàng do Công ty kinh doanh. Nhiệm vụ: giới thiệu, chào bán các sản phẩm của Công ty, nắm các thông tin về thị trường phục vụ cho công tác tiêu thụ, soạn thảo các phương án tiêu thụ và thu hồi tiền bán hàng. Chuẩn bị các hợp đồng tiêu thụ trình giám đốc hoặc người được ủy quyền ký. Nắm bắt các phát sinh sau tiêu thụ thôngbáo cho bộ phận có liên quan, báo cáo và đề xuất cách giải quyết với lãnh đạo Công ty + Trưởng phòng: là người đựợc giám đốc giao quyền quản lý phòng, điều hành các nhân viên dưới quyền để thực hiện, hoàn thành kế hoạch mà phòng được giao. Nhiệm vụ của trưởng phòng là quản lý, điều hành nguồn nhân lực, vật lực để thực hiện, hoàn thành công việc mà phòng được giao. Lập phương án tiêu thụ sản phẩm, đề xuất các biện pháp nâng cao số lượng tiêu thụ sản phẩm, đạt và vượt chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Thảo luận với khách hàng hợp đồng bán sản phẩm của Công ty, trình giám đốc hoặc người được ủy quyền ký. Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho các nhân viên mới, tác động về mặt chuyên môn nghiệp vụ bán que hàn đối với các đại lý. Chịu trách nhiệm về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9002 tại đơn vị mình. Phổ biến để mọi người thông hiểu và áp dụng đúng các yêu cầu có liên quan, kiểm tra việc thực hiện. + Nhân viên thống kê kiêm viết hóa đơn bán hàng ( gồm 7 người ): có chức năng viết hóa đơn bán hàng và cập nhật, theo dõi số liệu bán và báo cáo trực tiếp trưởng phòng. Nhiệm vụ : viết hóa đơn bán hàng, hướng dẫn cho khách hàng các thủ tục mua và nhận hàng, tạo điều kiện cho khách mua hàng nhanh chóng, thuận tiện. Cập nhật các số liệu bán hang, ghi chép để theo dõi và phản ánh cho trưởng phòng. Nắm các thông tin về việc thu tiền bán hàng qua các nhân viên bán hàng, tiếp thị và kế toán thanh toán để cập nhật các số liệu, theo dõi và phản ánh cho trưởng phòng, báo cáo những vướng mắc phát sinh cho trưởng phòng để tìm cách giải quyết, ngoài ra còn thực hiện một số công việc khác do trưởng phòng giao cho. + Nhân viên tiếp thị ( gồm 14 người ): có chức năng tìm hiểu thị trường, giới thiệu, chào bán sản phẩm, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện hợp đồng tiêu thụ và thanh toán tiền bán hàng. Nhiệm vụ : Tìm hiểu thị trường về các mặt. Tìm hiểu tình hình tiêu thụ các sản phẩm của Công ty trên thị trường, tiếp thu ý kiến nhận xét của khách hàng về chất lượng sản phẩm, về cơ chế bán hàng. Tìm hiểu yêu cầu của thị trường để dự báo trong tương lai nhu cầu của thị trường về sản phẩm của Công ty. Thông tin quảng cáo các sản phẩm của Công ty, tham gia hội trợ triển lãm bán và giới thiệu sản phẩm. Khi có yêu cầu của Công ty thì khảo sát tìm nơi đặt cửa hàng bán sản phẩm, văn phòng giao dịch. Viết các báo cáo công tác theo định kỳ hoặc đột xuất theo từng chuyên đề gửi trưởng phòng tiêu thụ để trưởng phòng tập hợp báo cáo lãnh đạo Công ty hoặc thông báo cho các bộ phận có liên quan. - Phòng kỹ thuật ( gồm 12 người ): có chức năng nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm, phát triển các sản phẩm mới. Quản lý kỹ thuật sản xuất, thiết bị máy móc, điện nước, quản lý kỹ thuật an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp. Nhiệm vụ: Theo dõi việc triển khai sản xuất thử tại các phân xưởng, bổ sung, hiệu chỉnh để ổn định quy trình và chính thức đưa vào sản xuất hàng loạt. Hướng dẫn cho công nhân thực hiện các quy trình công nghệ mới, theo dõi để xử lý các khó khăn phát sinh. Hằng ngày nắm diễn biến về công nghệ sản xuất và chất lượng sản phẩm, đề xuất biện pháp xử lý các khó khăn phát sinh. Xây dựng và bổ sung hoàn chỉnh các định mức vật tư kỹ thuật, quản lý thiết bị máy móc, điện nước cho Công ty. Lập kế hoạch kiểm tra các thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động. Lập kế hoạch sửa chữa thường xuyên, định kỳ cho toàn bộ thiết bị, lập phương án sửa chữa, chỉ đạo kỹ thuật việc thực hiện các kế hoạch và phương án sửa chữa. Nghiệm thu chất lượng sửa chữa. Xây dựng hướng dẫn quy trình vận hành các thiết bị máy móc, kiểm tra việc thực hiện. Quản lý kỹ thuật an toàn sản xuất và vệ sinh công nghiệp. Tuyên truyền phổ biến những tài liệu qui định về an toàn vệ sinh lao động và kiểm tra việc thực hiện. Đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân. Xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật cho công nhân. Thực hiện các công việc có liên quan thuộc Hệ thống chất lượng. Thực hiện một số công việc khác do Giám đốc giao. + Trưởng phòng: được giám đốc giao quyền chỉ đạo và điều hành nhân viên trong phòng thực hiện thực hiện hoàn thành công việc mà phòng được giao. Trưởng phòng kỹ thuật có nhiệm vụ quản lý và điều hành nguồn nhân lực, vật lực Công ty giao cho nhằm hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà phòng được giao. Lập kế hoạch hàng năm về khoa học công nghệ và môi trường. Chỉ đạo và tham gia xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, xây dựng định mức vật tư kỹ thuật, nghiên cứu các đề tài, xây dựng quy trình công nghệ gia công cũng như tiêu chuẩn kỹ rthuật cho sản phẩm mới. Nắm các thông tin về tình hình chất lượng nguyên liệu đầu, chất lượng sản phẩm, những khó khăn về công nghệ, thiết bị trong khi sản xuất để kịp thời chỉ đạo và tìm biện pháp khắc phục. Thực hiện và duy trì những yêu cầu thuộc hệ thống chất lượng bao gồm: Soạn thảo các văn bản có liên quan thuộc hệ thống chất lượng; Chịu trách nhiệm về việc áp dụng các tiêu chuẩn ISO 9002 tại đơn vị mình; Phổ biến để mọi người trong phòng thông hiểu và áp dụng đúng. Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện; Thực hiện các nhiệm vụ mà các văn bản của hệ thống chất lượng qui định cho trưởng phòng kỹ thuật; Tham gia việc đánh giá chất lượng nội bộ. Thực hiện một số công việc khác do Giám đốc hoặc phó giám đốc giao. + Nhân viên quản lý công nghệ sản xuất ( gồm 4 người ): có chức năng quản lý công nghệ sản xuất, quản lý định mức kinh tế kỹ thuật và quản lý quy trình công nghệ sản xuất. Nhiệm vụ: Quản lý về chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, nắm toàn bộ chất lượng nguyên vật liệu để đề xuất hướng đưa vào sản xuất, xây dựng quy trình sử lý nguyên liệu đầu, hướng dẫn cho công nhân thực hiện đúng quy trình công nghệ. Kiểm tra, theo dõi sự tuân thủ quy trình kỹ thuật của tất cả các công đoạn sản xuất, giải quyết kịp thời các khó khăn phát sinh trong công đoạn sản xuất. Nắm chắc diễn biến chất lượng các bán sản phẩm, sản phẩm trong lưu trình sản xuất để đề xuất kịp thời cách giải quyết khi chất lượng không đạt. Xây dựng các định mức về tiêu h