Luận văn Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam

ưu trữ làm thủ tục cho sao chụp nhưng không được sao toàn bộ số tài liệu lưu trữ đưa ra sử dụng. * Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng. Nhân sự kiện quan trọng của đất nước, của ngành có thể giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, các loại báo, trên các kênh truyền hình của trung ương và địa phương, trên đài phát thanh trung ương và địa phương. Các hình thức giới thiệu: + Giới thiệu toàn văn một văn bản. + Giới thiệu mục lục tài liệu chuyên đề. * Tổ chức trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ. Triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm mục đích giáo dục quần chúng về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, về truyền thống cách mạng, về đất nước, về danh nhân lịch sử. Triển lãm là công việc phức tạp, đòi hỏi phải có khả năng tổ chức và kinh phí. Tài liệu đưa ra triển lãm phải có chủ đề mang tính thời sự, thu hút được sự chú ý của nhiều người. Khi triển lãm tài liệu phải tuân thủ một nguyên tắc chỉ được trưng bày bản sao. Để thu hút người xem, người nghiên cứu, phần trưng bày và thuyết minh phải mang tính khoa học và nghệ thuật cao. 1.3.6 Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ. Công tác Văn thư và Lưu trữ có mối quan hệ khăng khít trong quá trình xử lý thông tin. Vì thế trong điều lệ công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo nghị định 142/CP ngày 29/9/1963 của Hội đồng Chính phủ đã quy định “Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của nhà nước. Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với quản lý Nhà nước”. Do vậy mà công tác văn thư càng làm tốt và chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng phát huy tác dụng bấy nhiêu, tạo điều kiện cho việc xử lý thông tin một cách khoa học, chính xác và có hiệu quả. Ngược lại, lưu trữ là sự tích lũy kinh nghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho công tác văn thư. Do vậy cần phải quan tâm tới chất lượng công tác văn thư và kết hợp luôn với công tác lưu trữ gọi chung là bộ phận Văn thư – Lưu trữ. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM. 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM. 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển. - Tên Công ty: Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam - Tên giao dịch quốc tế: Viet Nam Air Petrol Company (VINAPCO). -- Trụ sở chính của công ty đặt tại sân bay Gia Lâm số 202 đường Nguyễn Sơn - Quận Long Biên – Hà Nội. Tổng Công ty Hàng không Việt Nam được đánh giá là là ngành kỹ thuật dịch vụ thuộc khối cơ sở hạ tầng và còn là ngành kinh tế mũi nhọn của mỗi quốc gia. Trong điều kiện kinh tế mở, ngành Hàng không của nước ta còn đóng vai trò hết sức quan trọng trong sự giao lưu phát triển kinh tế đất nước, là cầu nối giữa các lục địa, rút ngắn khoảng cách và thời gian cho việc đi lại buôn bán, vận chuyển giao thông, thông tin Khoa Học Công Nghệ giữa các quốc gia, các tổ chức và cá nhân hoạt động kinh tế - xã hội. Hoạt động của ngành Hàng không mang tính chất dây chuyền được hình thành bởi nhiều ngành nghề khác nhau. Các ngành nghề này có mối quan hệ mật thiết với nhau, đan xen, hỗ trợ nhau cùng phát triển. Xăng dầu là nguồn nguyên liệu chính cho các thiết bị hàng không hoạt động ở cả trên không và mặt đất. Để ngành Hàng không có thể hoạt động bình thường, ổn định thì việc cung cấp nguyên liệu một cách liên tục là rất cần thiết. Ngày 11/02/1975 trên cơ sở Cục Hàng không Việt Nam quyết định thành lập Tổng Cục Hàng Không Việt Nam (nay là Tổng Công ty Hàng không Việt Nam) được đặt dưới sự lãnh đạo của quân uỷ trung ương Bộ Quốc Phòng. Xăng dầu vừa là vật tư vừa là hàng hoá và là vật tư hàng hoá chiến lược nên nó ảnh hưởng lớn đến cân đối nền kinh tế, do vậy nhà nước đã trực tiếp quản lý và phân cấp cho một số doanh nghiệp được phép trực tiếp được xuất khẩu xăng dầu để đáp ứng nhu cầu trong cả nước. Theo thông tư số 04/BTM ngày 04/04/1994 của Bộ Thương Mại nước ta có 4 Doanh nghiệp được xuất khẩu xăng dầu là: Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (PETROLIMEX). Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam (VINAPCO). Tổng công ty Xuất nhập khẩu dầu khí Việt Nam (PETEC). Công ty dầu khí Sài Gòn (Sài Gòn PETRO). - Công ty Xăng dầu Hàng không (Vinapco) được thành lập theo quyết định số 768/QĐ-TCCBLĐ ngày 22 tháng 4 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và chính thức đi vào hoạt động từ Tháng 7 năm 1993. Đến ngày 9 tháng 6 năm 1994, Công ty thành lập lại theo quyết định số 847/QĐ-TCCBLĐ của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và được giao chức năng xuất nhập khẩu trực tiếp các sản phẩm hóa dầu. Công ty xăng dầu hàng không đã từng bước vượt qua khó khăn, cạnh tranh của cơ chế thị trường để xây dựng và trở thành nhà cung ứng nhiên liệu hàng không có uy tín cho các hãng hàng không Quốc tế và Nội địa ở Vịêt Nam. Với đội ngũ trên 1.000 cán bộ công nhân viên được đào tạo, Công ty Xăng dầu hàng không Việt Nam là nhà cung ứng nhiên liệu hàng đầu cho các hãng hàng không tại các sân bay dân dụng Việt Nam. Nhiên liệu được công ty nhập khẩu từ các thị trường quốc tế lớn như: Singapore, Trung Quốc… Để đáp ứng yêu cầu về các chỉ tiêu chất lượng của nhiên liệu tra nạp cho máy bay, Công ty đã đầu tư xây dựng 03 phòng thí nghiệm đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 17025:2005 với 11 phép thử tiêu chuẩn. Công ty cũng đang đầu tư trang bị các xe tra nạp hiện đại; cải tạo bổ sung các phương tiện vận chuyển nhiên liệu hàng không chuyên dùng đảm bảo an toàn chất lượng nhiên liệu và dịch vụ tra nạp nhiên liệu tại các sân bay. Bên cạnh đó, việc đầu tư xây dựng hệ thống kho cảng đầu nguồn, các kho trung chuyển và các cửa hàng bán xăng dầu tại các địa phương trong cả nước đang gấp rút hoàn thành và đưa vào sử dụng. Chất lượng sản phẩm Jet A-1 của VINAPCO đáp ứng Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 6426 và Yêu cầu chất lượng nhiên liệu hàng không dùng cho hệ thống hoạt động chung (AFQRJOS) do tổ chức quốc tế JIG ban hành. Tiêu chuẩn này là tổng hợp của hai tiêu chuẩn ngặt nghèo sau: + Tiêu chuẩn của bộ quốc phòng Anh DEF STAN 91-91:Nhiên liệu tuốc bin Hàng không gốc Kerosine loại JET A-1 phát hành mới nhất. + Tiêu chuẩn ASTM D1655-06d  Nhiên liệu tuốc bin Hàng Không loại JET A-1 phát hành mới nhất. Bên cạnh việc cải tiến và đầu tư hiện đại cơ sở vật chất, Công ty Xăng dầu Hàng không đã xây dựng một phương thức quản lý mới, phù hợp với xu thế của thời đại. Đó là Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2000. Được Công ty xây dựng từ năm 2000 và được tổ chức QMS đánh giá, công nhận năm 2001. Với phương châm: “ Chất lượng, hiệu quả, an toàn, thoả mãn các nhu cầu của khách hàng” là cam kết của toàn bộ cán bộ, công nhân viên Công ty Xăng dầu Hàng không nhằm cung cấp cho khách hàng nhiên liệu hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế, với dịch vụ tra nạp không ngừng được cải tiến và luôn thoả mãn mong đợi của khách hàng. Từ đó đến nay, hệ thống quản lý của công ty vẫn duy trì hoạt động theo tiêu chuẩn và  ngày càng có nề nếp, hiệu quả  thông qua các cuộc đánh giá giám sát định kỳ của QMS. Từ lĩnh vực quản lý đối với hai sản phẩm chính là cung cấp nhiên liệu Jet A-1 và cung cấp dịch vụ tra nạp tại các sân bay chỉ được áp dụng tại các Xí nghiệp Xăng dầu Hàng không và cơ quan Công ty, hiện nay hệ thống đang được xây dựng và sẽ áp dụng thêm tại Văn phòng Đối ngoại Xí nghiệp Dịch vụ Vận tải-Vật tư kỹ thuật (Đơn vị làm nhiệm vụ chuyên chở nhiên liệu hàng không từ kho đầu nguồn về các kho sân bay) trong năm 2008 nhằm khép kín việc quản lý đối với nhiên liệu Jet A-1, từ khâu nhập khẩu đến khi xuất nhiên liệu lên máy bay cho các hãng Hàng không. Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam, được thành lập trên cơ sở 3 xí nghiệp Xăng dầu Hàng không theo 3 miền lãnh thổ. Năm 1994 đến năm 1998, Công ty đã phát triển và thành lập thêm Xí nghiệp Dịch vụ Vận tải Vật tư Kỹ thuật Xăng dầu Hàng không, Xí nghiệp Thương mại Dầu khí Miền Bắc và Xí nghiệp Thương Mại Dầu khí Miền Nam, Chi nhánh Công ty Xăng dầu tại Nghệ An được thành lập năm 2003: 1.Xí nghiệp Xăng dầu Hàng không Miền Bắc. 2. Xí nghiệp Xăng dầu Hàng không Miền Trung. 3. Xí nghiệp Xăng dầu Hàng không Miền Nam. 4. Xí nghiệp Dịch vụ Vận tải Vật tư Kỹ thuật Xăng dầu Hàng không. 5. Xí nghiệp Thương mại Dầu khí Miền Bắc. 6. Xí nghiệp Thương Mại Dầu khí Miền Nam. 7.Chi nhánh Công ty Xăng dầu tại Nghệ An. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM. CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM XNXDHK MIỀN BẮC XN D.VỤ V.TẢI V.TƯ K.THUẬT XDHK XNTMDKHK MIỀN BẮC CHI NHÁNH CTY XD TẠI NGHỆ AN XNTMDKHK MIỀN NAM XNXDHK MIỀN NAM XNXDHK MIỀN TRUNG 2.1.2 Đặc điểm kinh doanh chủ yếu. * Đặc điểm. - Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một Doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam. - Hiện Công ty đang quản lý 7 Công ty con và chi nhánh tại 3 miền lãnh thổ của đất nước. - Mặt hàng kinh doanh của Công ty là 100% Nhiên liệu dầu mỏ nhập khẩu từ thị trường quốc tế. - Chất lượng sản phẩm JetA-1 của Công ty đáp ứng Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 6426 và yêu cầu chất lượng nhiên liệu hàng không dùng cho hệ thống hoạt động chung do tổ chức JIG ban hành. - Công ty xây dựng một phương thức quản lý mới phù hợp với xu thế của thời đại đó là Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 -2008. * Hoạt động kinh doanh chủ yếu. Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam tổ chức thực hiện các hoạt động cung ứng nhiên liệu dầu JET>A1 cho các hãng Hàng không nội địa và các Hãng Hàng không Quốc tế hạ, cất cánh tại các sân bay của Việt Nam. 2.1.3 Tình hình sử dụng lao động và sản xuất kinh doanh của công ty. * Tình hình sử dụng lao động. Cùng với sự phát triển trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty yêu cầu về cơ cấu tổ chức đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, Công ty cũng đòi hỏi càng cao cả về số lượng và chất lượng. Hiện nay, tổng số lao động của Công ty là 1300 CBCNV, do đặc điểm loại hình kinh doanh, tính chất công việc nên lao động chủ yếu của công ty là lao động, nam cụ thể là năm 2008 lao động nữ chiếm khoảng 23% tổng số CBCNV, lao động nam chiếm 77% tổng số CBCNV. Trình độ chuyên môn của người lao động là một trong những yếu tố quyết định thắng lợi trong kinh doanh. Do đó để tạo điều kiện cho CBCNV làm việc tốt, đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng người lao động Ban lãnh đạo đã thường xuyên mở các khóa đào tạo ngắn hạn, tạo điều kiện thuận lợi cả về mặt thời gian cũng như vật chất, khuyến khích CBCNV đi học để nâng cao trình độ. Theo thống kê năm 2008 lao động trình độ trên Đại học là 430 người chiếm 33% Tổng sô CBCNV. BẢNG CƠ CẤU LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY STT Các chỉ tiêu Năm Đơn vị 2006 2007 2008 1 Tổng số CBCNV 1180 1220 1300 Người 2 Tổng số lao động nữ 250 270 300 Người 3 Tổng số lao động nam 930 950 1000 Người 4 Trình độ chuyên môn - Tiến sĩ 5 5 5 Người - Thạc sĩ 18 20 25 Người - Kỹ sư, Kiến trúc sư 295 305 400 Người - Kỹ thuật viên 250 300 400 Người - Nhân viên kỹ thuật và các loại khác 612 590 470 Người (Nguồn: Phòng Tổ chức Cán Bộ) Với đội ngũ công nhân viên được tuyển chọn qua một quy trình tuyển chọn một cách khoa học và kỹ lưỡng thông qua các bước hoạch định và tuyển dụng nhân sự căn cứ vào chiến lược phát triển nguồn nhân lực, kế hoạch sử dụng lao động và đặc trưng công việc…công ty đã luôn đảm bảo được khối lượng nhân viên phù hợp với yêu cầu của khối lượng công việc, có trình độ đáp ứng được nhu cầu công việc và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. Ngoài ra, với đội ngũ lao động trên công ty còn thường xuyên có chính sách đào tạo, bồi dưỡng, khích lệ động viên CBCNV, đầu tư hiện đại hóa trang thiết bị, áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến vào thực hiện công việc để họ có điều kiện làm việc tốt, phát triển bản thân và đáp ứng tốt yêu cầu công việc đặt ra. BẢNG THỐNG KÊ TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG TẠI PHÒNG VĂN THƯ CÔNG TY STT Nhân viên Trình độ Tuổi đời Tuổi nghề 1 Phạm Thu Hà Tại chức Học viện Hành Chính 43 19 2 Nguyễn Kim Hạnh Sơ cấp 40 20 3 Nguyễn Thị Hương Trung cấp VTLT 31 9 4 Đặng Thị Thu Trung cấp VTLT 30 8 (Nguồn: Phòng Tổ chức Cán Bộ) Với số lượng nhân viên phòng văn thư hiện nay của Công ty về số lượng (4 người) đã đáp ứng đủ về số lượng, đều là những nhân viên đã có tuổi đời trong nghề, có kinh nghiệm trong công việc, tuy nhiên về trình độ cũng như kỹ năng làm việc của nhân viên bộ phận văn thư Công ty hiện nay vẫn chưa thực sự đạt yêu cầu về trình độ tin học, ngoại ngữ cũng như kỹ năng nghiệp vụ còn mang tính chất thủ công, chưa thực sự bài bản. Vì thế để bộ phận Văn thư công ty hoạt động có hiệu quả hơn Công ty cần đưa ra những chính sách tuyển mới hoặc có những khoá đào tạo để nâng cao trình độ cho CBCNV phòng văn thư, đáp ứng tốt yêu cầu công việc. * Tình hình sản xuất kinh doanh. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây mặc dù phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thách thức của thị trường nhưng luôn giữ mức ổn định và có những mức tăng trưởng đáng kể. Ở giai đoạn năm 2008 so với năm 2007 doanh thu tăng xấp xỉ 1.04 lần, sản lượng tăng 1.037lần, lợi nhuận trước thuế tăng 1.26 lần, nộp ngân sách tăng 1.15 lần, vốn đầu tư và phát triển tăng 1.25 lần. BẢNG KẾT QUẢ MỘT SỐ CHỈ TIÊU PHẢN ÁNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG NĂM (2007 – 2008). STT Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm So sánh 2007 2008 2008/2007 1 Sản lượng Tấn 520000 561000 1.036522 2 Doanh thu Tỷ đồng 7400 10300 1.391892 3 Chi phí Tỷ đồng 7305 10180 1.286979 4 Lợi nhuận trước thuế Tỷ đồng 95 120 1.263158 5 Lợi nhuận sau thuế Tỷ đồng 68.4 86.4 1.263158 6 Nộp ngân sách Tỷ đồng 400 460 1.15 7 Vốn đầu tư và phát triển Tỷ đồng 40 50 1.25 ( Nguồn: Phòng kinh doanh) Qua bảng trên cho ta thấy doanh thu của Công ty qua 2 năm gần đây có xu hướng tăng mạnh, năm 2008 do giá xăng dầu thế giới tăng mạnh nên tuy sản lượng tăng không nhiều nhưng doanh thu và lợi nhuận tăng lên rất đáng kể. Do đặc thù của loại hàng hoá kinh doanh chịu ảnh hưởng rất lớn bởi biến động của nền kinh tế thị trường nên hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn. Nhưng dưới sự điều hành kịp thời, sát sao của ban lãnh đạo cơ quan và sự nhiệt tình cố gắng của đội ngũ cán bộ công nhân viên cùng với đó là việc thay thế các trang thiết bị lạc hậu xuống cấp và nâng cấp cơ sở hạ tầng để phù hợp với xu thế phát triển tiên tiến trên thế giới, bất chấp mọi khó khăn công ty vẫn hoạt động hiệu quả và đem lại lợi nhuận cao. 2.1.3 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng trong những năm tới. * Thuận lợi. Hệ thống kho bể, phương tiện tra nạp được trang bị , được thành lập từ những năm 80 với đội ngũ CBCNV lành nghề, dày dặn kinh nghiệm công tác là thế mạnh rất lớn của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam trong thời gian tới khi xuất hiện những đối thủ cạnh tranh mới gia nhập ngành. Kết hợp với sự năng động nhạy bén trong việc tìm kếm thị trường đầu ra, đầu vào và thực hiện hàng loạt các hoạt động nhằm tìm kiếm và khai thác thêm những khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực kinh doanh ngoài ngành Công ty đã hoàn thành rất tốt công tác chiếm lĩnh thị trường, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với những bạn hàng trong và ngoài nước ở cả hai thị trường, luôn đảm bảo có được lượng khách ổn định và ngày càng phát triển. Với mạng lưới các chi nhánh trải dài khắp các miền đất nước rất thuận lợi cho việc cung ứng nhiên liệu cho các hãng hàng không tại các sân bay trên cả nước. Là một trong 11 đầu mối nhập khẩu xăng dầu chuyên phục vụ cho ngành hàng không. Những thuận lợi trên đã tạo điều kiện cho Công ty luôn vươn lên đứng vững và phát triển trong nền kinh tế hiện nay. * Khó khăn. Bên cạnh những thuận lợi Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam đang phải đối mặt với không ít những khó khăn như sau: - Xăng dầu là loại hàng hoá thiết yếu chịu sự ảnh hưởng rất lớn của nền kinh tế thị trường. Suy thoái kinh tế toàn cầu ảnh hưởng rất lớn tới chi tiêu của người tiêu dùng đặc biệt là các loại hàng hoá mang tính chất dịch vụ cao đòi hỏi chi phí cao đặc biệt là nhu cầu đi lại bằng máy bay phục vụ du lịch dẫn tới trong thời gian hiện nay và tới đây Công ty cũng như nhiều công ty khác phải đối mặt với khó khăn thách thức lớn. - Chính phủ đã cho phép một số các doanh nghiệp chính thức được tham gia vào kinh doanh xăng dầu hàng không dẫn tới lượng khách hàng trong những năm tới sẽ bị chia sẻ cho các hãng cung ứng xăng dầu hàng không khác là một thách thức rất lớn đối với Công ty. - Trong những năm trước đây mặt hàng mà Công ty kinh doanh là loại mặt hàng kinh doanh độc quyền trên thị trường Việt Nam nên việc kinh doanh còn thiếu chủ động và thiếu sự cạnh tranh, nhưng trong thời gian tới phải đối mặt với những thách thức mới, xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh mới là một khó khăn lớn đòi hỏi cả Ban Lãnh đạo cũng như toàn thể CBCNV trong Công ty cần phải nỗ lực cố gắng hết mình để tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm để tạo ra sản phẩm có tính cạnh tranh cao trên thị trường. - Trong năm 2009 theo quyết định của Thủ tướng chính phủ công ty sẽ thay đổi cơ cấu quản lý từ Doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần, sẽ gặp phải những khó khăn trong giai đoạn đầu. Những khó khăn này tưởng chừng là đơn giản song nó có ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Vấn đề này luôn được ban lãnh đạo Công ty tìm mọi cách tháo gỡ và khắc phục từng bước những khó khăn trên. * Phương hướng và nhiệm vụ trong thời gian tới. Cũng như các Doanh nghiệp khác, để hoạt động Kinh doanh của mình có kết quả và mang lại nhiều hiệu quả hơn, Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam cũng đã đề ra những định hướng và mục tiêu, nhiệm vụ phát triển của Công ty như sau: Những năm tới do phải đối mặt với việc xuất hiện các đối thủ cạnh tranh công ty đã đưa ra những nhiệm vụ cụ thể để đem lại sản phẩm có tính cạnh tranh cao trên thị trường như sau: + Về con người : Nâng cao trình độ chuyên môn,nghiệp vụ, vai trò tráhc nhiệm, thái độ làm việc của toàn thể CBCNV trong Công ty bằng các khoá học bồi dưỡng về nghiệp vụ. + Về trang thiết bị: Hiện đại hoá trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện tra nạp đáp ứng yêu cầu cạnh tranh. + Tiết kiệm chi phí, giảm giá thành cung ứng dịch vụ phục vụ chính sách giá trong kinh doanh. + Nâng cao chất lượng phục vụ, đưa ra những chính sách ưu đãi để thu hút khách hàng. + Mở rộng thị trường kinh doanh trong lĩnh vực ngoài ngành: Phục vụ lợi ích dân sinh, tìm các đối tác mới, tích cực tìm kiếm những vị trí địa lý có lợi thế thương mại để xây dựng các cửa hàng bán lẻ xăng dầu. “ An toàn và chất lượng là hàng đầu” là chiến lược phát triển của Công ty trong những năm tới. Với đặc thù của ngành hàng không đòi hỏi tính an toàn cao, việc cung cấp nhiên liệu phải tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn, qui định quốc tế và trong nước nên công ty đã xây dựng và từng bước hoàn chỉnh các qui trình đảm bảo chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ trong tiếp nhận, bảo quản, vận chuyển và tra nạp nguyên liệu cho máy bay. Về cơ bản, các phương tiện tra nạp di động của công ty tại các sân bay quốc tế là những phương tiện hiện đại, có kỹ năng, kỹ thuật tiên tiến nhằm thực hiện mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp hướng đến là chất lượng sản phẩm, công tác an toàn phòng cháy chữa cháy đáp ứng qui định của quốc tế. Đây cũng chính là một trong những thước đo cho doanh nghiệp phát triển trong môi trường hội nhập. Mặc dù trước cuộc khủng hoảng tài chính thế giới năm 2008 nhưng với sự quyết tâm, chủ động sáng tạo, mạnh dạn đổi mới công nghệ, phát triển thị trường, lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty quyết tâm vượt qua thử thách khó khăn này, tổ chức sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, thương hiệu Vinapco sẽ không ngừng vươn xa. 2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. 2.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. BAN GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI BAN HÀNH HÍNH BAN AN NINH AN TOÀN P.TÀI CHÍNH KẾ TOÁN P.THỐNG KÊ TIN HỌC P.KINH DOANH - XNK VĂN PHÒNG ĐẢNG - ĐOÀN THỂ BAN TH.KÊ BAN TIN HỌC BAN TÀI CHÍNH BAN KẾ TOÁN BAN CHẾ ĐỘ BAN QUẢN LÝ VỐN ĐẦU TƯ P.KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ BAN XÂY DỰNG CƠ BẢN BAN KẾ HOẠCH P.KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ BAN ĐB CHẤT LƯỢNG BAN KỸ THUẬT Ghi chú: Qhệ chỉ đạo: Qhệ hiệp đồng: BAN THƯ KÝ ĐỐI NGOẠI ĐỘI XE VĂN PHÒNG P.TỔ CHỨC CÁN BỘ BAN TIỀN LƯƠNG BAN ĐÀO TẠO BAN Y TẾ BAN MARKETTING BAN XUẤT N.KHẨU BAN KINH DOANH BAN KDXD NGOÀI NGÀNH 2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban. * Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Đối ngoại. Chức năng : Văn phòng đối ngoại là một cơ quan tham mưu giúp việc cho Giám Đốc Công ty về công tác quản lý Hành chính, Đối nội, Đối ngoại, An ninh - An toàn. Nhiệm vụ: - Quản lý hành chính, đối nội + Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình công tác của lãnh đạo công ty. + Giải quyết các công việc, sự vụ theo sự ủy quyền của Giám đốc Công ty + Chủ trì, phối hợp các đầu mối trong các tác nghiệp có liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị. Tiếp nhận và tổng hợp các đề xuất, kiến nghị của các phòng, ban, đơn vị trình Giám đốc Công ty. + Theo dõi, tổng hợp hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức và ghi chép nội dung các cuộc giao ban của Công ty. + Thực hiện công tác quản lý hanh chính, văn thư, lưu trư theo các nguyên tắc, chế độ, quy định của Nhà nước và Công ty về công tác Văn thư lưu trữ, bảo mật. + Quản lý đất đai, nhà cửa, trang thiết bị, hệ thống điện, nước thuộc khu vực cơ quan công ty. Lập kế hoạch và tổ chức mua sắm, sửa chữa, tu bổ nhà cửa, các tài sản, trang thiết bị cơ quan Công ty. + Hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng và kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ Văn phòng của các đơn vị trực thuộc Công ty. + Thực hiện công tác quản lý xe ôtô của cơ quan Công ty, đảm bảo phương tiện đi lại cho ban giám đốc và khối cơ quan, các đơn vị ra công tác tại công ty. - Nhiệm vụ Đối ngoại: + Giao dịch và quan hệ với các cơ quan Nhà nước, các tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nước và quốc tế đến liên hệ công tác. + Tham gia xây dựng đề án, kế hoạch, chương trình hợp tác quốc tế và tổ chức thực hiện khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Tổ chức các hội nghị trong nước và hội thảo quốc tế của Công ty. + Chủ trì phối hợp với phòng TCCB làm thủ tục hành chính cho các đoàn ra, đoàn vào theo phân cấp của Công ty. + Tổ chức lễ tân, tiếp khách văn minh, lịch sự, chu đáo. + Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo với các cơ quan tuyên truyền thông tin đại chúng. - Nhiệm vụ pháp chế: + Giúp Giám đốc Công ty về công tác pháp chế; bảo đảm tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế, văn bản, thư từ giao dịch của Công ty. + Tham gia đàm phán, ký kết và giải quyết các tranh chấp hợp đồng kinh tế, thương mại quốc tế. - Nhiệm vụ An ninh – An toàn: Đảm bảo an toàn an ninh an toàn trong trụ sở làm việc của Công ty. Giúp Chánh văn phòng Đối ngoại tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ trong toàn Công ty + Soạn thảo nội quy an toàn, quy định về công tác An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ, công tác bảo vệ nội bộ trong công ty. + Phổ biến các chủ trương, quy định của các cơ quan nghiệp vụ cấp trên cho các đơn vị trong Công ty. + Tổ chức thực hiện và hướng dẫn nghiệp vụ An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ trong Công ty. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng các phương án phòng chống cháy nổ tại các khu vực kho bãi, bồn bể, xe tra nạp của các xi nghiệp. + Tổ chức huấn luyện về công tác bảo vệ nội bộ, An ninh - An toàn và phòng chống cháy nổ + Theo dõi tình hình An ninh - An toàn và kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ của các đơn vị trong Công ty. + Tổ chức kiểm tra, xác minh các trường hợp nghi vấn, hoặc các trường hợp khác theo yêu cầu của công tác tổ chức cán bộ + Phối hợp với chính quyền công an địa phương ngăn ngừa, phòng chống các tệ nạn xã hội tại các địa bàn Công ty hoạt động. + Kiểm tra nhắc nhở mọi người thực hiện các chế độ, nội quy an toàn, nội quy Phòng cháy chữa cháy và các quy định khác do Công ty đề ra. + Tổ chức tuần tra canh gác, đảm bảo an toàn khu vực nhà điều hành của Công ty. * Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Đảng – Đoàn thể. - Đây là một cơ quan tham mưu, giúp việc cho Đảng uỷ, Giám đốc Công ty về công tác Đảng, Đoàn thể và hướng dẫn các thông tư, nghị định , đường lối của Đảng để Công ty hoạt động và phát triển theo đúng định hướng mà Đảng đã đề ra . Ngoài ra còn có nhiệm vụ xây dựng và phát triển Đảng trong quần chúng nội bộ Công ty làm cho chi bộ Đảng của Công ty ngày càng vững mạnh . - Phổ biến những thông tư, nghị định của Đảng, Đoàn. - Thường xuyên tổ chức các phong trào, hoạt động bề nổi của đoàn thanh niên tới các Đoàn viên trong Công ty: Thi đua khen thưởng, thể dục thể thao, tình nguyện, các chương trình văn nghệ… * Chức năng và nhiệm vụ của phòng Thống kê Tin học. - Làm công tác thống kê và nối mạng tin học trong quản lý - Tham mưu cho Đảng uỷ, ban giám đốc về quản lý số liệu Xuất, Nhập, Tồn. - Xây dựng, quản lý, giám sát các định mức theo quy định. * Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu. - Biên dịch các tài liệu theo yêu cầu của Lãnh đạo