Luận văn Một số đề xuất nhằm phát triển, nâng cao hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển ở vietrans

tổ chức của công ty Vietrans các công ty liên doanh - lotus joint venture co., ltd - tnt-vietrans express world wide co., ltd (vietnam) Phòng pháp chế và đối ngoại bộ phận quản lý Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức cán bộ các chi nhánh - hải phòng - đà nẵng - Quy nhơn - Nha trang - tp. hồ chí minh Phòng tổng hợp Phòng hành chính quản trị Văn phòng đại diện ở nước ngoài - odessa -Vladivostock các phó giám đốc giám đốc Xí nghiệp dịch vụ xây dựng Đội xe Phòng giao nhận vận tải bộ phận kinh doanh dịch vụ Phòng Mar- keting Phòng giao nhận hàng công trình Kho Yên Viên Phòng gửi hàng Phòng triển lãm Phòng xuất nhập khẩu Phòng hàng không Phòng chuyển tải Phòng vận tải quốc tế II - tổng quan tình hình hoạt động giao nhận của vietrans 1. Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận ở VIETRANS Công ty giao nhận kho vận ngoại thương là công ty hoạt động kinh doanh dịch vụ nhiều chức năng, tuy nhiên hoạt động kinh doanh chính vẫn là giao nhận vận tải. Giao nhận vận tải là đầu mối cho lĩnh vực hoạt động khác trong đó bao gồm cả giao nhận đường biển. Gần 30 năm hoạt động, công ty đã giao nhận một khối lượng hàng hóa trên 100 triệu tấn, trong đó trên 85 triệu tấn hàng nhập và hơn 10 triệu tấn hàng xuất. Để xem xét khả năng thực tế hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế của công ty VIETRANS, ta xét đến hệ thống cơ sở hạ tầng của công ty cụ thể là hệ thống kho bãi của công ty với số liệu như sau: Biểu 1: Hệ thống kho bãi của công ty Khu vực Diện tích Kho hàng (m2) Diện tích Bãi Container (m2) Kho ngoại quan (m2) Hà Nội 2.500 9.300 Hải Phòng 75.140 79.537 12.500 Đà Nẵng 11.250 30.000 5.000 Quy Nhơn 6.000 20.000 TP. Hồ Chí Minh 1.340 Liên doanh Lotus 3.200 8.000 Nguồn: Báo cáo của công ty năm 1998 Như vậy, hệ thống kho bãi của công ty VIETRANS nằm ở tất cả các cảng lớn ở Việt Nam, đặc biệt là Hải Phòng và Đà Nẵng, hai cảng lớn nhất ở miền bắc và miền trung. Kho ngoại quan chưa thực sự phát triển, chỉ mới có Hải Phòng và Đà Nẵng. Biểu 2: Hệ thống phương tiện, thiết bị của VIETRANS Loại xe Chiếc xe (chiếc) Trọng tải (tấn) Chuyên chở container 100 Loại xe vận tải khác 100 5 - 20 Đội tàu 2 10.000 Nguồn: Báo cáo của công ty năm 1998 Về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nhìn chung tăng đều qua các năm từ 1994 - 2000. Có thể thấy rõ điều này qua biểu đồ sau: Biểu 3: biểu đồ sản lượng giao nhận hàng xuất nhập khẩu qua các năm 1994 - 2000 Tấn Nguồn: Báo cáo tổng kết các năm Qua biểu đồ trên, ta có thể thấy sản lượng giao hàng xuất của công ty năm 2000 đạt 25.510 tấn, tăng 55% so với năm 1999; sản lượng giao hàng nhập là 85.156 tấn tăng 162% so với năm 1999. Sở dĩ lượng hàng xuất nhỏ hơn lượng hàng nhập là vì VIETRANS không có ưu thế về đại lý và hãng tàu nên khả năng cạnh tranh về hàng xuất yếu, lợi nhuận không cao. Còn hàng nhập thì chủ yếu là hàng công trình có giá trị lớn, đòi hỏi uy tín cao; các lô hàng nhỏ, lẻ và chỉ giao nhận trong nội địa thì lãi ít vì bị cạnh tranh về giá. Xét từ năm 1994 trở lại đây, ta có thể thấy sản lượng giao hàng xuất nhập khẩu tăng ổn định từ năm 1994 đến năm 1996 (cao nhất là năm 1996); sang đến năm 1997 và 1998 sản lượng hàng hóa giảm xuống do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế tài chính tiền tệ khu vực Đông Nam á. Năm 1999 tình hình có khả quan hơn và trong năm 2000 vừa qua, VIETRANS đạt được khối lượng giao hàng rất lớn. Tuy sản lượng đó so với năm 1999 là lớn xong vẫn không đáng kể so với các hãng giao nhận khác. Nguyên nhân chủ yếu là do hiện nay VIETRANS không còn khách hàng lớn, thường xuyên, không được làm đại lý cho các hãng giao nhận nước ngoài có chân hàng ổn định hoặc các hãng tàu...đặc biệt trên thị trường giao nhận vận tải, với sự tham gia của các công ty giao nhận đa quốc gia, công ty liên doanh, công ty cổ phần, công ty tư nhân,...với cơ chế tài chính linh hoạt nên nghiệp vụ này bị chững lại. Bên cạnh đó, trên thị trường luôn xuất hiện hiện tượng đội giá, phá giá, làm vỏ bọc cho người nước ngoài kinh doanh trốn thuế,... gây không ít khó khăn cho VIETRANS. Trước tình hình như vậy đòi hỏi công ty phải đổi mới trên nhiều lĩnh vực linh doanh để giành và giữ thị phần cả trong lẫn ngoài nước, đồng thời ổn định cơ cấu tổ chức, đa dạng hóa các lĩnh vực kinh doanh theo phương châm kết hợp vận tải đa phương thức với giao nhận vận tải đơn thuần, mở thêm tuyến vận tải container, gửi hàng từ cửa đến cửa, mở rộng đại lý đường biển, đường không, đại lý chuyển phát nhanh,... tìm đối tác nước ngoài để liên doanh, liên kết trong khả năng có thể. Hiện nay VIETRANS vẫn là đại lý phụ của Vinatrans đối với Hapag Lloyd's, hợp tác chặt chẽ với hãng giao nhận Hansol CSN Co., (Hàn Quốc), Suzue Corporation (Nhật Bản), Mark Davie (Philippine), Altas International (Canada),... đồng thời tích cực gom hàng và giao nhận nội địa. Riêng chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh đã hợp tác với các đại lý TTA, Tower Group Excell và là bạn hàng với các hãng tàu uy tín như Yangmai (Hồng Kông), Cang Myeing Shipping Co., Ltd. (Hàn Quốc), Lintas Samudera (Indonesia),... Về thị trường giao nhận của VIETRANS thì chỉ giới hạn trong một số nước thuộc khối XHCN cũ nay hoạt động của công ty đã vươn ra nhiều nưóc trên thế giới. Thị trường của VIETRANS hiện nay bao gồm: - Khu vực Đông Nam á: các nước ASEAN - Khu vực Nam á: ấn Độ, Pakistan - Khu vực Đông Bắc á: Trung Quốc, Hồng Kông, Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản - Khu vực Tây Âu: Pháp, Đức, Bỉ, Hà Lan, Thuỵ Điển, Đan Mạch - Khu vực Châu Mỹ: Hoa Kỳ, Cu Ba Trong các thị trường trên thì Đông Bắc á là một thị trường lớn, kim ngạch xuất nhập khẩu tăng dần theo từng năm, đặc biệt là Nhật Bản và Hàn Quốc chiếm tỷ trọng lớn. VIETRANS có hợp tác làm đại lý lẫn nhau với một số công ty của Nhật Bản và Hàn Quốc nên có thể đảm nhận với khách hàng dịch vụ vận chuyển trọn gói; Nhật Bản và Hàn Quốc là hai nước có số vốn đầu tư vào Việt Nam lớn đặc biệt là lĩnh vực công nghiệp nhẹ, nên hàng năm có một khối lượng lớn máy móc, thiết bị được giao nhận qua VIETRANS. Tuy nhiên, một số công ty của Nhật Bản và Hàn Quốc đang từng bước tiến vào thị trường giao nhận Việt Nam thâu tóm các mối giao nhận từ Việt - Nhật, Việt - Hàn và tiến tới tham gia dịch vụ giao nhận hàng hóa từ Việt Nam ra nước ngoài làm cho sản lượng giao nhận của VIETRANS bị giảm sút. Khu vực Châu Âu trước kia chiếm tỷ trọng trên 80% sản lượng giao nhận hàng hóa quốc tế của công ty, hiện nay tỷ lệ này đã giảm nhưng vẫn là thị trường lớn của công ty. ở khu vực này, ưu thế của công ty là có nhiều kinh nghiệm, các tuyến luồng hàng đã được xây dựng một cách hoàn chỉnh và có các đối tác lâu năm như các nước trong khối XHCN cũ. Mặt khác vì là thành viên của ASEAN, Việt Nam có điều kiện thuận lợi để tạo dựng mối quan hệ với EU nên sản lượng giao nhận hàng hóa của VIETRANS tới thị trường EU tăng. Nhưng sản lượng giao nhận với thị trường này có xu hướng giảm từ 37% năm 1997 xuống còn 32,56% năm 1998 vì số lượng, chủng loại hàng xuất sang EU theo hạn ngạch ngày càng tăng, trong khi đó lượng hàng từ EU vào Việt Nam chủ yếu là máy móc, thiết bị...thuộc phạm vi các dự án đầu tư nên triển khai rất chậm. Thêm nữa, khoảng cách địa lý giữa Việt Nam và EU quá xa, thời gian vận chuyển thường kéo dài từ 35 đến 50 ngày (vận chuyển trogn các nước Châu á chỉ mất từ 3 đến 7 ngày) do vậy chu kỳ kinh doanh bị kéo dài, khả năng quay vòng vốn chậm, hiệu quả kinh doanh thấp... Ngoài hai khu vực trên, ASEAN cũng là một thị trường lớn của Việt Nam. Năm 1999, tỷ trọng xuất khẩu của các nước ASEAN chiếm 21,3%. Qua đó ta có thể thấy Châu á và ASEAN là khu vực làm ăn buôn bán khá hấp dẫn, đặc biệt là khi Việt Nam tham gia vào khu vực mậu dịch tự do ASEAN. Chính vì lẽ đó, VIETRANS đã nhanh chóng nắm bắt thời cơ, tăng cường giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu giữa Việt Nam với khu vực này. Có thể nói rằng đây là thị trường ít rủi ro và dễ kinh doanh nhất nên luôn có sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty xuất nhập khẩu và các công ty trong lĩnh vực giao nhận đều muốn đảm nhận công tác giao nhận ở thị trường này. Bên cạnh đó, VIETRANS còn có hai thị trường lớn là Trung Quốc và Mỹ. Kim ngạch xuất khẩu (theo đường chính ngạch) sang Trung Quốc tăng từ 340,2 triệu USD năm 1996 lên 858,8 triệu USD năm 1999. Kim ngạch xuất khẩu sang Mỹ đạt 504 triệu USD năm 1999, gấp 4 lần năm 1995 (170 triệu USD), chiếm tỷ trọng 4,4% so với 3,1% năm 1995. Mặc dù khối lượng hàng hóa giao nhận của VIETRANS vào hai thị trường này còn khá khiêm tốn, xong đây sẽ là hai thị trường đầy tiềm năng trong tương lai gần, nhất là sau khi Hiệp định thương mại Việt - Mỹ được thông qua và Việt Nam được tham gia vào Tổ chức thương mại thế giới (WTO). Thêm nữa, về mặt địa lý Trung Quốc nằm sát cạnh Việt Nam, có nhiều cửa khẩu thông thương dọc theo đường biên giới, dự án tuyến đường sắt Việt-Trung đang được triển khai sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa giữa hai nước. Với tốc độ phát triển của thương mại hiện nay, dịch vụ giao nhận trở thành một lĩnh vực kinh doanh có lợi nhuận cao chính vì vậy mà sự canh tranh giữa các công ty càng khốc liệt. Hiện nay, có hơn 40 công ty tư nhân và Nhà nước, 50 công ty nước ngoài và liên doanh cùng 30 hãng tàu. Nhưng một số đối thủ đáng gờm nhất của VIETRANS là: GIMATRANS (công ty thuộc Bộ GTVT), VINATRANSCO (công ty thuộc Bộ Thương mại), NISSHIN (Nhật Bản), KONOIKE (Nhật Bản), VIETFRACHT, TRANSIMEX. Biểu 4 : cơ cấu thị trường giao nhận của Vietrans (đơn vị: tấn) đối với Giao nhận hàng xuất Năm Khu vực Asean Đông Bắc á Châu Âu tt khác Tổng 1994 Sản lượng 2.718 3.682 4.552 2.437 13.389 % 20,3 27,5 34 18,2 100 1995 Sản lượng 2.208 2.232 5.544 2.016 12.000 % 18,4 18,6 46,2 16,8 100 1996 Sản lượng 6.462 8.562 10.759 7.020 32.803 % 19,7 26,1 32,8 21,4 100 1997 Sản lượng 4.560 2.400 6.560 3.100 16.620 % 27,4 14,4 39,5 18,7 100 1998 Sản lượng 4.794 3.001 5.047 3.341 16.183 % 29,62 18,54 31,19 20,65 100 1999 Sản lượng 6.647 3.410 4.762 1.639 16.458 % 40,388 20,719 28,934 9,959 100 Nguồn: Báo cáo tổng hợp (đơn vị: tấn) Đối với giao nhận hàng nhập Năm Khu vực Asean Đông Bắc á Châu Âu tt khác Tổng 1994 Sản lượng 759 2.400 1.409 593 5.161 % 14,7 46,5 27,3 11,5 100 1995 Sản lượng 3.432 4.518 3.036 1.014 12000 % 28,6 37,7 25,3 8,4 100 1996 Sản lượng 2.116 5.374 2.822 885 11197 % 18,9 48 25,2 7,9 100 1997 Sản lượng 4.120 4.650 3.420 2.014 14204 % 29 32,7 24,1 14,2 100 1998 Sản lượng 4.320 4.845 3.513 2.397 15075 % 28.66 32,14 23,3 15,9 100 1999 Sản lượng 11.284 5.426 9.897 5.894 32502 % 34,721 16,694 30,45 18,135 100 Nguồn : Báo cáo tổng hợp Một số chỉ tiêu dùng trong đánh giá kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận ở công ty VIETRANS - Doanh thu (M): Là tổng giá trị biểu hiện bằng tiền doanh nghiệp thu được từ việc bán hàng hóa, dịch vụ của mình. - Mức tăng (giảm) doanh thu (DM): Là phần chênh lệch giữa doanh thu của kỳ báo cáo so với kỳ gốc. DM = M1 – M0 Trong đó: M1 là doanh thu kỳ báo cáo M0 là doanh thu kỳ gốc - Tỷ lệ tăng (giảm) doanh thu: TLM = DM Ô M0 x 100 (%) - Chi phí kinh doanh (F): Là toàn bộ hao phí về lao động và lao động vật hóa được biểu hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. - Mức tăng giảm chi phí (DF): Là phần chênh lệch giữa chi phí kỳ báo cáo và chi phí kỳ gốc. DF = F1 - F0 Trong đó: F1 là chi phí kỳ báo cáo F0 là chi phí kỳ gốc - Tỷ lệ tăng giảm chi phí kinh doanh (TLF): TLF = DF Ô F0 x 100 (%) - Tỷ suất chi phí (TSF): TSF = F Ô M x 100 (%) Biểu 5: Kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận của công ty Đơn vị: Triệu đồng Năm Chỉ tiêu 1996 1997 Tăng giảm năm 1997 so 1996 1998 Tăng giảm năm 1998 so 1997 1999 Tăng giảm năm 1999 so 1998 ST TL (%) ST TL (%) ST TL (%) Doanh thu (M) 2715 4219 1504 55,4 4120 - 99 - 2,35 5567 1447 35,12 Chi phí (F) 2366 4002 1635 69,1 3823 - 178 - 4,5 5351 1528 40 Kết quả (P=M-F) 349 218 - - 297 - - 216 - - Tỷ suất chi phí (TSF)(%) 87,15 94,8 - - 92,79 - - 96,12 - - Nguồn: Báo cáo tổng kết các năm 1996-1999 của công ty Qua bảng trên ta thấy tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận của công ty nhìn chung là tốt (doanh thu tăng đều qua các năm). Tuy nhiên do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính từ giữa năm 1997 và 1998 đã làm cho doanh thu giao nhận hàng xuất nhập khẩu của công ty giảm sút (giảm 99 triệu). Điều này đã ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận của công ty. Chi phí cho lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận của công ty cũng tăng lên. Nguyên nhận chủ yếu là công ty chú trọng vào việc mở rộng quy mô hoạt động trong lĩnh vực giao nhận như cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, kho tàng, bến bãi, tăng lương cho cán bộ công nhân viên. Do đó mà doanh thu từ hoạt động giao nhận được cải thiện. Tuy nhiên xét về lợi nhuận thì không thu được kết quả khả quan. Cụ thể là nếu kết quả năm 1996 là 349 triệu đồng thì đến năm 1997 giảm xuống. Đến năm 1998 kết quả kinh doanh có tăng lên nhưng năm 1999 lợi nhuận lại sụt giảm đáng kể. Theo số liệu và tính toán ở bảng trên thì tỷ lệ tăng doanh thu qua các năm đều nhỏ hơn tỷ lệ tăng chi phí. Mặt khác, tỷ suất chi phí trong doanh thu của lĩnh vực giao nhận rất cao (trừ năm 1996 là 87,15% còn các năm khác đều ở mức lớn hơn 90%). Từ đó ta rút ra kết luận là việc sử dụng chi phí xét về mặt hiệu quả là không cao. Trong thời gian tới VIETRANS cần tập trung tìm ra nguyên nhân của tình hình này và tìm ra hướng giải quyết phù hợp giúp doanh nghiệp đi lên và cạnh tranh trên thị trường giao nhận. Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng đường biển Giao nhận hàng hóa xuất khẩu chuyên chở bằng đường biển Việc giao hàng xuất khẩu chuyên chở bằng đường biển được tiến hành theo hai bước. Bước 1: Nhận hàng của người xuất khẩu Công ty thực hiện việc nhận hàng của các chủ tàu từ các địa phương hoặc địa điểm thoả thuận để vận chuyển hàng ra cảng. Việc nhận hàng bao gồm việc xem xét hàng hóa có đúng với quy định trong hợp đồng không; kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa trước khi vận chuyển ra cảng để tránh gây phiền hà trong tiến độ giao nhận. Đối với hàng hóa cần phải tái chế, đóng gói lại bao bì, thay thế hoặc sửa chữa, công ty có thể đứng ra đảm nhiệm hoàn tất những công việc này đảm bảo cho hàng hóa đúng như hợp đồng nếu như chủ hàng yêu cầu. Sau khi ký vào biên bản giao nhận hàng giữa công ty và chủ hàng, công ty tiến hành bốc xếp hàng lên phương tiện vận chuyển hàng về kho riêng của đơn vị, tiến hành bảo quản hàng hóa, chuẩn bị cho các công việc tiếp theo. Bước 2: Tổ chức giao hàng lên tàu Khâu này thực hiện theo 2 giai đoạn: Trước khi tàu vào cảng và khi tàu vào cảng. Trước khi tàu vào cảng: Trước khi tàu vào cảng, tàu sẽ gửi thông báo thời gian tàu dự định vào cảng để nhận hàng - ETA (Expected Time of Arrival) cho người giao hàng. Thời gian ETA được gửi phụ thuộc vào tuyến đường xa hay gần. Ví dụ: Tuyến đường xa, ETA được gửi trước 48h, 24h. Tuyến đường gần, ETA được gửi trước 72h, 48h, 24h. Quy trình giao hàng xuất khẩu chuyên chở bằng đường biển Ký hợp đồng ủy thác giao nhận vận chuyển hàng hóa Tái chế hàng hóa, đóng gói lại bao bì Kiểm tra hàng hóa và ký vào biên bản nhận hàng Dùng phương tiện vận chuyển đưa hàng về lưu kho Tổ chức giao hàng lên tàu Trước khi tàu vào cảng Khi tàu vào cảng Nhận eta Lập danh sách mục hàng hóa gửi cảng và đại lý tàu Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) Lập tờ khai hải quan, thông quan hàng xuất khẩu Kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa (nếu cần) Lập bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng Nhận NOR Chở hàng hóa ra cảng Lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu Lập biên bản khi có thiếu hụt, hư hỏng hàng hóa Kiểm tra tàu Ký chấp nhận NOR Thông báo cho chủ hàng ngày tàu rời cảng Đánh giá công tác giao nhận hàng xuất khẩu Làm thủ tục thanh toán phí giao nhận với chủ hàng Thanh toán phí cho cảng Khi nhận được ETA, người giao nhận sẽ tiến hành các công việc sau: - Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng nông sản. Việc kiểm nghiệm, kiểm dịch hàng hóa thông thường do Vinacontrols tiến hành và được thực hiện tại kho riêng của đơn vị (cảng). - Lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan hàng xuất khẩu. - Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) cho hàng hóa. - Thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp (Shipping Order). - Chỉ dẫn xếp hàng (Shipping Note). - Lập bản danh mục hàng hóa (Cargo List) gồm 5 bản để gửi cảng và gửi cho tàu. Nếu là hàng xuất khẩu đóng trong container, sau khi làm thủ tục hải quan, kiểm tra hàng, hàng sẽ được công ty đóng vào container và hải quan niêm phong kẹp chì. Sau đó công ty dùng phương tiện vận chuyển container và giao lại cho tàu tại CY quy định và lấy biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt). Đối với hàng lẻ, VIETRANS cấp cho chủ hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading), tập hợp các lô hàng lẻ thành một lô nguyên và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra của Hải quan. Tàu vào cảng: Khi tàu vào cảng, chuẩn bị xong mọi điều kiện để có thể xếp hàng, tàu sẽ gửi thông báo sẵn sàng xếp dỡ - NOR (Notice of Readiness) cho người giao hàng. Khi nhận được NOR, công ty tiến hành kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp dỡ chưa và ký chấp nhận vào NOR, bắt đầu tính thời gian xếp hàng và thực hiện các công việc: - Tổ chức chuyên chở hàng hóa từ kho ra cảng để xếp lên tàu. - Căn cứ vào bản kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo Plain). Người giao nhận cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu. - Cùng với tàu, cảng theo dõi, đôn đốc việc xếp hàng lên tàu. Người giao nhận có mặt liên tục để giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Khi bốc hàng lên tùa cần đảm bảo kỹ thuật xếp hàng để hàng hóa được an toàn trong quá trình chuyên chở. - Lập các biên bản cần thiết khi có hư hỏng, thiếu hụt hàng hóa. - Lập bộ chứng từ thanh toán: Xếp hàng lên tàu xong, cảng lấy biên lai thuyền phó để đổi lấy vận đơn (B/L), sau đó người giao nhận sẽ lấy vận đơn và tập hợp cùng các chứng từ cần thiết khác lập thành bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng. - Thông báo cho chủ hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thông báo cho người nhập khẩu, mua bảo hiểm hàng hóa nếu cần. - Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vân chuyển, bảo quản, lưu kho. - Tính toán thưởng phạt xếp dỡ nếu có. - Làm thủ tục thanh toán phí giao nhận với chủ hàng. Giao nhận hàng hóa nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển Đây là công việc hết sức phức tạp vì hàng hóa kết thúc quá trình trên một hành trình dài nên có thể xảy ra nhiều biến cố. Công việc được tiến hành theo nhiều bước: Trước khi có ETA Trước khi có ETA, người giao nhận phải thu thập các thông tin về tàu và hàng hóa. Thông qua VOSA, người giao nhận sẽ có thông tin về tàu như tên quốc tịch, ngày tàu sẽ đến cảng dỡ hàng...; bản lược khai hàng (Cargo Manifest) để cảng có thể tiến hành dỡ hàng. Thông qua chủ hàng, người giao nhận lấy vận đơn gốc và các chứng từ khác về hàng hóa như giấy chứng nhận phẩm chất, bao bì, ký mã hiệu..., người giao nhận bàn bạc với chủ hàng để lập kế hoạch giao cho các chủ nội địa. Khi nhận được ETA Nhận được ETA, người giao nhận viết giấy báo hàng về cho chủ hàng nội địa lần thứ nhất để họ chủ động chuẩn bị các phương tiện đưa ra cảng lấy hàng. Đồng thời, người giao nhận sẽ làmn các công việc sau: Bước 1: xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa (nếu cần). Bước 2: nếu là hàng đặc biệt, kết hợp với các cơ quan hữu quan (cảng, hải quan, lực lượng PCCC) để có kế hoạch phòng ngừa. Bước 3: tiến hành kê khai hải quan nhập khẩu. Nội dung tờ khai hải quan được lập theo quy định của Nhà nước (Tổng cục trưởng Tổng cục hải quan). Sau khi lập xong tờ khai hải quan, công ty gửi bộ hồ sơ hàng hóa nhập khẩu tại nơi quy định phân luồng hàng hóa. Bộ hồ sơ bao gồm: tờ khai hải quan, hợp đồng thương mại, bản kê chi tiết (với hàng hóa không đồng nhất), hóa đơn thương mại, vận đơn (bản sao) và các giấy tờ liên quan khác. Người giao nhận mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O). Trường hợp chưa có vận đơn gốc, phải có giấy cam đoan hoặc có giấy bảo đảm của ngân hàng. Nội dung lệnh giao hàng gồm: tên công ty XNK, tên cơ quan nhận hàng (ở đây là VIETRANS), tên tàu, đề nghị của người chuyên chở, số vận đơn, ký mã hiệu, tên hàng, số lượng, trọng lượng. Khi nhận được NOR Khi nhận được NOR trong vòng 24 giờ, người giao nhận sẽ thông báo cho chủ hàng nội địa lần thứ 2. Gửi lệnh giao hàng cho công ty xuất nhập khẩu để họ có cơ sở đòi tiền chủ hàng nội địa. Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao hàng cho chủ hàng nội địa Nhận hàng từ tàu, giao hàng từ kho bãi Hàng được đưa vào kho bãi bảo quản sau đó mới giao cho chủ hàng. Theo phương pháp này chủ hàng sẽ phải tốn thêm chi phí vận chuyển hàng từ cảng vào kho và phí lưu kho (nhưng trên thực tế đây là phương thức thường dùng). Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao hàng cho chủ hàng nội địa được thực hiện theo ba bước: Bước 1: Nhận hàng từ tàu bao gồm các công việc: Lấy hồ sơ xếp hàng (Cargo Plan) và sơ đồ hầm tàu (Hatch List) từ chủ hàng nhằm biết rõ vị trí hàng hóa để dỡ và kiểm tra trạng thái hàng hóa trước khi dỡ. Cảng, đại diện tàu và cán bộ giao nhận của công ty tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Nếu phát hiện thấy hàng hóa hư hỏng, mất mát, hầm tàu ẩm ướt, hàng mất mùi, mốc,... thì lập biên bản giám định sắp xếp hàng trong hầm tàu. Biên bản này do cảng và thuyền trưởng lập đối tịch hoặc giám định viên được người nhận hàng mời đến lập. Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho bãi. Quá trình dỡ hàng được tiến hành dưới sự giám sát của đại diện hải quan, cảng và cán bộ giao nhận. Trong khi dỡ hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng nhận từ tàu vào biên bản kiểm hàng (Tally Report), cuối ngày ghi vào biên bản cuối cùng (Final Report). Phía tàu cũng cho người ghi vào Tally Sheet. Phía công ty VIETRANS cũng có cán bộ kiểm nhận hàng hóa. Sau đó tất cả các bên đối chiếu số liệu thống nhất ghi vào Tally Sheet. Khi đã dỡ hàng xong toàn bộ, lập biên bản kết toán với tàu (ROROC - Report On Receipt Of Cargo). Nếu số lượng hàng thực tế ít hơn số lượng hàng ghi trong vận đơn thì yêu cầu lấy giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC - Certificate of Shortlanded Cargo). Biên bản này thường do Đại lý tàu biển cấp. Nếu hàng bị hư hỏng hoặc đổ vỡ thì lập biên bản cho số hàng đổ vỡ (COR - Cargo Outurn Report). Đối với hàng hóa khó xác định tổn thất ngay hoặc nghi ngờ về hàng hóa tổn thất thì tiến hành lập thư dự kháng (LR - Letter of Reservation) để chứng minh công ty đã thông báo tổn thất rõ ràng cho người chuyên chở và gửi cho tàu hoặc đại lý tàu trong vòng 3 ngày kể từ ngày dỡ xong hàng. Nhận hàng xong, Công ty sẽ bảo quản hàng trong kho bãi chờ giao hàng cho chủ hàng nội địa. Bước 2: Giao hàng cho chủ hàng nội địa Công ty cử cán bộ đưa chủ hàng đến kho nhận hàng theo trình tự sau: Kiểm tra giấy tờ do chủ hàng nội địa xuất trình. Quản lý kho căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa xuất kho, xác định vị trí hàng hóa, bố trí phương tiện dỡ hàng giao cho chủ hàng nội địa. Chủ hàng nội địa kiểm tra hàng hóa, lập các biên bản cần thiết, yêu cầu các bên cùng ký vào biên bản. Chủ hàng nội địa đưa hàng về kho riêng của mình. Bước 3: Giải quyết khiếu nại khi có khiếu nại của chủ hàng nội địa. Nhận hàng từ tàu, giao hàng cho chủ hàng nội địa ngay ở cầu tàu: Hàng được cẩu trực tiếp từ tàu vào phương tiện của chủ hàng nội địa. Phương pháp này có ưu điểm nổi bật là không phải vận chuyển và bảo quản hàng trong kho nên chủ hàng tiết kiệm được chi phí lưu kho, hạn chế tổn thất cho hàng hóa, hàng được đưa vào sử dụng nhanh hơn, tăng tốc độ vòng quay vốn. Quy trình nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển Ký hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển hàng hóa Trước khi có ETA Thông qua VOSA Thông qua chủ hàng Thông tin về tàu gồm: Tên, quốc tịch, ngày đến,... Bản lược khai hàng Lấy vận đơn gốc và các chứng từ khác Nhận ETA Thông báo cho chủ hàng lần thứ nhất Làm đơn xin kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần) Kết hợp các cơ quan hữu quan để phòng ngừa sự cố khi nhận hàng Kê khai hải quan, làm hồ sơ hàng nhập khẩu Mang vận đơn gốc và giấy tờ khác đến VOSA để lấy D/O Nhận NOR Thông báo cho chủ hàng nội địa lần thứ hai Nhận hàng từ tàu Lấy sơ đồ hầm tàu, sơ đồ xếp hàng Kiểm tra tình trạng hầm tàu Dỡ hàng Lấy biên bản giám định xếp hàng trong tàu (nếu hàng xếp không đúng quy định) Kiểm đếm Hàng nhận Lấy LR (đối với hàng hóa khó thấy tổn thất hoặc có nghi ngờ hỏng hàng) Lấy biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng Kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hoá Giám định, xác định tổn thất thực tế và lấy giấy xác nhận Lập ROROC Lấy giấy chứng nhận hàng thiếu Gửi cho chủ hàng nội địa Chở hàng về cho đơn vị, chờ giao cho chủ hàng Trước khi nhận hàng, Công ty VIETRANS phải hoàn tất thủ tục hỉa quan và trao cho cảng vận đơn (B/L), lệnh giao hàng (D/O). Sa