Luận văn Một số giải pháp mở rộng hoạt động thanh toán tín dụng chứng từ tại ngân hàng Techcombank chi nhánh Tân Bình

ều thử thách đối với nền kinh tế thế giới và Việt Nam. Với môi trường hoạt động kinh doanh chứa đầy khó khăn và diễn biến khó lường, Ban lãnh đạo của Techcombank luôn theo sát diễn biến tình hình, kịp thời thiết lập và chỉ đạo kế hoạch hành động nhằm bảo đảm hoạt động của NH an toàn, hiệu quả, và phát triển bền vững. Techcombank đã mở thêm được 9 Chi nhánh và 39 phòng giao dịch, 2 quỹ tiết kiệm và thành lập 2 đơn vị sự nghiệp là Trung tâm kiểm soát tín dụng và Hỗ trợ kinh doanh miền Bắc và miền Nam. Tính đến 31/12/2009, TCB có 188 địa điểm kinh doanh được phân bố hoạt động tại 42 tỉnh/Thành phố trên toàn quốc. Bên cạnh đó TCB đã hoàn thành 2 đợt tăng vốn điều lệ; trong đó: Đợt 1 tăng từ 3.642.014.710.000 đồng lên 4.337.014.710.000 đồng. Đợt 2 tăng từ 4.337.014.710.000 đồng lên 5.400.416.710.000 đồng Từ đó cho thấy, năng lực hoạt động và khả năng cạnh tranh của TCB tiếp tục được nâng cao về năng lực tài chính, quy mô tổng tài sản, thị phần hoạt động kinh doanh, mạng lưới các điểm giao dịch so với năm 2008, như tổng tài sản tăng 157%, huy động vốn tăng 150%, lợi nhuận trước thuế tăng 139%... tỷ lệ nợ xấu là 2,49% giảm 0,04% so với năm 2008, tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu đạt và vượt quy định tối thiểu của NHNN. Bên cạnh đó, chất lượng hoạt động và khả năng cung ứng, đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ NH của TCB cũng không ngừng được nâng cao thông qua việc áp dụng công nghệ hiện đại để nâng cao tiện ích các sản phẩm dịch vụ và đa dạng hóa các khả năng liên kết với các doanh nghiệp khác trong việc cung ứng sản phẩm dịch vụ NH. Ngoài ra, Techcombank đã thu hút nhiều nhân sự cao cấp có trình độ năng lực về công tác, tăng cường công tác đào tạo đội ngũ cán bộ, quan tâm đến chính sách đãi ngộ xứng đáng cho cán bộ nhân viên có thành tích đóng góp vào sự phát triển của NH. Với những kết quả đạt được trong năm 2009, TCB đã vinh dự nhận được nhiều giải thưởng, bằng khen từ Bộ, ngành cũng như các tổ chức trao tặng như: Giải thưởng “Ngân hàng xuất sắc trong hoạt động thanh toán quốc tế” do Ngân hàng Wachovia trao tặng; Giải thưởng “Thương mại dịch vụ tiêu biểu 3 năm liên tiếp Top trade services” và “Top 10 doanh nghiệp thương mại dịch vụ xuất sắc” do Bộ công thương bình chọn và trao tặng. 2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Techcombank- chi nhánh Tân Bình 2.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển Cùng với yêu cầu đổi mới kinh tế, đồng thời nhằn mở rộng mạng lưới kinh doanh, NHTMCP Techcombank đã đặt chi nhánh ở hầu hết các tỉnh, thành phố trên cả nước để phục vụ cho sự phát triển kinh tế của từng vùng từng địa phương. Tháng 02/2002, Ngân hàng Techcombank chi nhánh Tân Bình được thành lập và có văn phòng đặt tại Số 5 đường Cộng Hòa, quận Tân Bình, TP.HCM. Hiện nay dời về Số 99A 1-2-3 Cộng Hòa, phường 3, quận Tân Bình, TP.HCM. Chi nhánh tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ Ngân hàng cho Khách hàng địa phương bao gồm các cá nhân và tổ chức kinh doanh tại quận Tân Bình và một số quận lân cận. Với đội ngũ nhân viên tại chi nhánh hơn 100 người có trình độ chuyên môn cao, năng động sáng tạo Ngân hàng Techcombank chi nhánh Tân Bình hoạt động dưới sự điều hành trực tiếp của Ban giám đốc chi nhánh. Với diện tích mặt bằng hơn 300 m2, trang thiết bị hiện đại cũng như hệ thống mạng nội bộ hoàn chỉnh, chi nhánh đã mang đến cho khách hàng sự hài lòng, thoải mái và đặc biệt là nhanh chóng khi đến thực hiện giao dịch. Mục tiêu trong thời gian tới Ngân hàng sẽ tiến hành sửa đổi một số quy trình để rút ngắn hơn nữa thời gian giao dịch cho khách hàng như đơn giản hóa các thủ tục ký duyệt đến mức thấp nhất có thể, xây dựng mô hình tín dụng dễ tiếp cận, phù hợp hơn với nhiều đối tượng khách hàng, có riêng bộ phận hướng dẫn hỗ trợ khách hàng. Đồng thời nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong khâu thẩm định kiểm tra và lập thủ tục về thanh toán cũng như nâng cao chất lượng cung cách phục vụ. Chi nhánh TCB-TB đã và đang có những phát triển không ngừng, cùng với các chi nhánh TCB cả nước đóng góp vào sự phát triển chung của ngân hàng TCB nói riêng và toàn hệ thống ngân hàng nói chung đúng với khẩu hiệu mà ngân hàng đã đề ra “Giữ trọn niền tin”. 2.2.2. Mô hình cơ cấu tổ chức BAN GIÁM ĐỐC P.KT &NQ P.DVNHDN P.DVNHCN BHT & KSKD PGD Tân Sơn Nhất PGD Nguyễn Sơn PGD Tây Sài Gòn PGD Lê Văn Sỹ PGD Tô Ký PGD Âu Cơ PGD Trường Chinh PGD Nguyễn Ảnh Thủ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức – chi nhánh Tân Bình Ban giám đốc: gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc, có nhiệm vụ giám sát các nhân viên, các phòng ban trong quá trình hoạt động kinh doanh, quyết định xem xét mọi hoạt động của đơn vị. Ngoài ra Ban giám đốc còn phải chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của đơn vị mình trước ban Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị. Phòng kinh doanh: + Phòng dịch vụ Ngân hàng Doanh nghiệp (P.DVNHDN): thực hiện các khoản cho vay với Khách hàng doanh nghiệp như tiếp cận, thẩm định hồ sơ vay, kiểm tra sử dụng các món vay của đơn vị vay, theo dõi thu hồi nợ đối với các món vay đến hạn, cân đối nguồn vốn, tổng hợp thống kê thông tin về rủi ro tín dụng, đề xuất các biện pháp thu hồi vốn trong trường hợp khách hàng gặp khó khăn về trả nợ vay. + Phòng dịch vụ Ngân hàng Cá nhân (P.DVNHCN): thực hiện các khoản vay đối với Khách hàng cá nhân như thực hiện công tác marketing, tiếp thị khách hàng bán sản phẩm tín dụng và các sản phẩm Ngân hàng khác, tiếp cận thẩm định hồ sơ vay, kiểm tra việc sử dụng các món vay của khách hàng, theo dõi thu hồi nợ đối với các món vay đến hạn, cân đối nguồn vốn, tổng hợp thống kê thông tin rủi ro tín dụng, đề xuất các biện pháp thu hồi vốn trong trường hợp Khách hàng gặp khó khăn về trả nợ vay. + Phòng thanh toán quốc tế: F Thực hiện các hoạt động kinh doanh ngoại hối, tín dụng ngoại tệ và các nghiệp vụ thanh toán quốc tế khác. F Hướng dẫn khách hàng các vấn đề liên quan đến thanh toán quốc tế. F Kiểm tra về mặt kỹ thuật, thẩm định và đề xuất việc phát hành, tu chỉnh, thông báo và thanh toán L/C và các phương thức thanh toán khác. F Lập thủ tục và theo dõi việc thanh toán cho người nước ngoài và nhận thanh toán từ nước ngoài theo yêu cầu của khách hàng. F Thu thập thông tin về khách hàng và hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu bảo lãnh chiết khấu bộ chứng từ. F Thực hiện giao dịch chuyển tiền ra nước ngoài. + Bộ phận hành chính: gồm 2 nhân viên có nhiệm vụ sắp xếp, cung cấp đồ dùng văn phòng cho hoạt động của các phòng ban, giải quyết thắc mắc về mặt nhân sự Phòng kế toán: thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến quá trình thanh toán tiền mặt, thanh toán chuyển tiền trong hệ thống Ngân hàng Techcombank và chuyển tiền ra ngoài hệ thống, mở tài khoản cho khách hàng, kế toán các khoản phải thu – chi trong ngày nhằm xác định lượng vốn huy động của chi nhánh. Ngoài ra còn phải lưu trữ tổng hợp hồ sơ tài liệu về hạch toán tài chính hàng năm với Ngân hàng Techcombank hội sở. Phòng ngân quĩ: quản lý thu chi tiền mặt thực hiện thu đổi ngoại tệ khi khách hàng có nhu cầu giao dịch đồng thời còn chịu trách nhiệm bảo quản tiềm mặt cho chi nhánh. Ban hỗ trợ và kiểm soát sau: theo dõi, giám sát và kiểm soát rủi ro tín dụng, đánh giá chất lượng danh mục đầu tư tín dụng thực hiện báo cáo liên quan đến hoạt động tín dụng, tái thẩm định các hồ sơ tín dụng của phòng kinh doanh theo yêu cầu của Ban giám đốc. Ngoài ra còn hướng dẫn triển khai và kiểm soát thực hiện các qui định liên quan đến hoạt động tín dụng tại chi nhánh. 2.2.3. Cơ cấu tổ chức phòng thanh toán quốc tế: Giám đốc Phó Giám đốc Trưởng phòng DVNH doanh nghiệp Phó phòng DVNH doanh nghiệp Chuyên viên khách hàng (Bộ phận tín dụng Doanh nghiệp) Chuyên viên khách hàng (Bộ phận TTQT) Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức phòng thanh toán quốc tế chi nhánh Tân Bình - Trưởng phòng: Tổ chức và quản lý các hoạt động KD tại khu vực quản lý và phát triển khách hàng Doanh nghiệp. - Phó Phòng: Quản lý các hoạt động về TTQT của Chi nhánh, vùng. Điều hành bộ máy TTQT tại Chi nhánh. - Chuyên viên khách hàng (Bộ phận tín dụng Doanh nghiệp) Chủ động gặp gỡ, tiếp xúc, phát triển quan hệ giao dịch với khách hàng, thu hút khách hàng mới tìm hiểu nhu cầu vay vốn của khách hàng và xây dựng hệ thống, cơ sở dữ liệu khách hàng. Thẩm định hồ sơ vay vốn của khách hàng (xem xét trạng thái tài chính, đánh giá tài sản, các báo cáo tài chính…) Phối hợp cùng chuyên gia tài sản Phân tích & Hỗ trợ kinh doanh định giá tài sản đảm bảo. Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt khoản vay, tiến hành làm thủ tục thế chấp tài sản đảm bảo, đăng ký giao dịch đảm bảo theo quy định, làm hồ sơ giải ngân. Thực hiện các nghiệp vụ quản lý sau khi cho vay: kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất thông qua các kênh thông tin khác nhau để giám sát tình hình sử dụng vốn cuả khách hàng, đề ra các biện pháp xử lý các sai phạm của khách hàng (nếu có). Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của khách hàng trong phạm vi quyền hạn cho phép, thu thập những phản hồi của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của các Ngân hàng đối thủ cạnh tranh để kịp thời báo cáo về đề xuất với cấp có thẩm quyền nhằm đưa ra những giải pháp thích hợp để thu hút khách hàng. Phân tích tình hình thị trường để mở rộng số lượng khách hàng mới. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng/ Phó phòng. Chuyên viên khách hàng (bộ phận TTQT) Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu mở L/C của phòng dịch vụ NH Doanh nghiêp, khách hàng. Mở thư tín dụng, chuyển cho kiểm soát viên kiểm soát và cấp có thẩm quyền phê duyệt. Kiểm tra chứng từ hàng nhập khẩu, làm thông báo cho khách hàng trình cấp có thẩm quyền duyệt sau đó chuyển cho phòng Doanh nghiệp, các phòng giao dịch, các Chi nhánh. Liên hệ với phòng Dịch vụ Ngân hàng Doanh nghiệp, phòng giao dịch Chi nhánh khi bộ chứng từ đến hạn thanh toán. Làm điện thông báo ra nước ngoài khi bộ chứng từ có sai sót, hủy L/C hay các vấn đề liên quan đến L/C khi có phát sinh. Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, phát điện đi. Thực hiện mua chuyển tiền quốc tế, ghi sổ chứng từ chuyển tiền và thanh toán L/C. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán quốc tế phát sinh. Lưu các hồ sơ có liên quan. 2.2.4. Hoạt động kinh doanh của chi nhánh Tân Bình trong những năm gần đây 2.2.4.1. Hoạt động huy động vốn Chính sách nguồn vốn được coi là một trong những chính sách quan trọng quyết định sự thành công của ngân hàng. Ngân hàng Techcombank thực hiện đa dạng hóa nguồn vốn bằng việc đa dạng hóa các nghiệp vụ huy động vốn thông qua tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu bằng VNĐ và ngoại tệ, phát hành trái phiếu, chứng chỉ tiền gửi dài hạn, mở tài khoản, tiền gửi thanh toán, tiền gửi khách hàng. Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Nguồn vốn huy động 601.934 799.383 1.118.071 Mức tăng giảm so với năm trước 192.263 197.449 318.688 Tốc độ tăng giảm (%) 46,93% 32,80% 39,87% Tổng tài sản TCB Tân Bình 1.167.734 1.198.911 1.338.123 Tốc độ tăng giảm (%) 199.088 2,67% 11,61% Tỷ trọng vốn huy động / Tổng tài sản TCB Tân Bình (%) 51,55% 66,68% 83,56% Tổng tài sản TCB 39.542.496 59.360.485 82.041.000 Tỷ trọng Tổng tài sản TCB Tân Bình /Tổng tài sản TCB (%) 2,95% 2,02% 1,63% ĐVT: Triệu đồng (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh Tân Bình) Bảng 2.2: Tình hình huy động vốn qua các năm Tổng tài sản của Techcombank Tân Bình tăng liên tục trong giai đoạn 2007- 2009, năm 2009 tổng tài sản đạt 1.338.123 triệu đồng, tăng 11,61% so với 2008 . Tài sản Techcombank Tân Bình chiếm trung bình khoảng 2,5% tổng tài sản của hệ thống Techcombank . Nguồn vốn huy động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của ngân hàng, chiếm hơn 51% tổng nguồn vốn mỗi năm; như vậy hoạt động ngân hàng chủ yếu bằng vốn huy động. Năm 2008 vốn huy động tăng 32,8%, năm 2009 vẫn tăng nhưng tăng không nhiều chỉ có 39,87%. Nguyên nhân là do tình hình cạnh tranh trong thu hút vốn của các ngân hàng ngày càng nhiều hơn, mà chất lượng dịch vụ của các ngân hàng không có sự khác biệt là mấy. Chính vì vậy, tuy lượng khách tiếp cận với dịch vụ ngân hàng ngày càng nhiều nhưng với tốc độ tăng trưởng của ngân hàng còn thấp vì khách hàng phân tán về nhiều tổ chức tín dụng khác nhau. 2.2.4.2. Hoạt động tín dụng Để đáp ứng tốt nhu cầu cho đầu tư, coi tín dụng cho đầu tư phát triển là mặt trận hàng đầu với phương châm đa dạng hóa các sản phẩm, các hoạt động tín dụng trung, dài hạn được đa dạng bằng các phương thức cho vay. ĐVT: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 2008/2007 2009/2008 1. Doanh số cho vay của chi nhánh 596.771 2.106.084 5.225.362 +261,96% +148,11% 2. Doanh số thu nợ chi nhánh 335.472 1.555.853 4.414.807 +363,78% +183,75% 3. Dư nợ cho vay của chi nhánh 431.782 730.585 1.066.047 +69,20% +45,92% 4. Nợ quá hạn của chi nhánh 987 3.551 8.178 +259,78% +130,30% (Nguồn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của TCB TB 2007, 2008, 2009) Bảng 2.3: Tình hình sử dụng vốn của TCB- TB qua các năm 2007, 2008, 2009 Từ bảng trên cho thấy, doanh số cho vay tăng qua các năm. Năm 2008 doanh số đạt được 2.106.084 triệu đồng và năm 2009 đạt tới 5.255.362 triệu đồng với tốc độ tăng tương ứng là 148,11%. Doanh số thu nợ cũng tăng, năm 2008 đạt 1.555.853 triệu đồng đến năm 2009 đạt 4.414.807 triệu đồng tương ứng tốc độ tăng là 183,75%, nguyên nhân là do việc mở rộng tín dụng của ngân hàng và chính sách quản lý nợ hợp lý, hiệu quả. Bên cạnh đó nợ quá hạn cũng tăng, nhưng không đáng lo ngại vì phần lớn nợ vẫn nằm trong tầm kiểm soát của ngân hàng. Có thể là do năm 2009 là năm bắt đầu khôi phục nền kinh tế sau cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2008 nên khả năng trả nợ của nhiều khách hàng còn hạn chế nên làm cho nợ của nhiều khách hàng còn tồn đọng chưa thu được nên làm cho nợ quá hạn tăng. 2.2.4.3. Hoạt động thanh toán Sự phát triển của nền kinh tế đã thúc đẩy hoạt động thanh toán ra đời, mở rộng và phát triển các dịch vụ thanh toán là giải pháp an toàn và phù hợp với xu hướng hoạt động của ngân hàng hiện đại. Sự phát triển của hoạt động thanh toán quốc tế là tất yếu vì nó an toàn và tiện lợi. Với định hướng nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ và tăng lợi nhuận từ dịch vụ, ngân hàng Techcombank đã thực hiện triển khai đa dạng các hoạt động thanh toán bao gồm: nghiệp vụ thanh toán trong nước (thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt) và nghiệp vụ thanh toán quốc tế (thanh toán hàng nhập khẩu, thanh toán hàng xuất khẩu, thanh toán Credit Card, Master Card, Sec du lịch, chuyển tiền kiều hối...) Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh trong những năm gần đây Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 2007 2008 2009 1. Thu nhập 93.581 121.315 172.681 Tốc độ tăng giảm thu nhập (%) 55,05% 29,64% 42,34% 2. Chi phí 60.003 81.126 119.743 Tốc độ tăng giảm chi phí (%) 60,00% 35,20% 47,60% 3. Lợi nhuận trước thuế của chi nhánh 33.578 40.189 53.550 Tốc độ tăng giảm lợi nhuận (%) 46,08% 19,69% 33,25% 4. Tổng lợi nhuận trước thuế TCB 709.740 1.600.348 3.275.290 Tốc độ tăng giảm LN TCB (%) 83,84% 125,48% 104,66% Tỷ trọng LN TCB-TB / LN TCB 4,73% 2,51% 1,63% Bảng 2.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Techcombank Tân Bình (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh Tân Bình) Tình hình hoạt động của chi nhánh không ngừng tăng, cụ thể năm 2007 thu nhập là 93.581 triệu đồng, năm 2008 là 121.315 triệu đồng do 2008 là năm nền kinh tế bắt đầu cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã gây ra nhiều khó khăn cho tình hình hoạt động của Techcombank, nên thu nhập chỉ tăng 29,64%. Bên cạnh thu nhập tăng thì chi phí năm 2008 của chi nhánh cũng tăng, cụ thể là tăng 35,2% so với 2007 (81.126 triệu đồng so với 60.003 triệu đồng) và đến 2009 thì chi nhánh đã thực hiện tăng lãi suất huy động, hỗ trợ lãi suất vay và thực hiện các chương trình khuyến mãi nên làm cho chi phí tăng, cụ thể là tăng 47,6%. Lợi nhuận năm 2008 đạt 40.189 triệu đồng tăng 19,69%, năm 2009 lợi nhuận tăng đạt 53.550 triệu đồng, tăng 33,25% so với 2008, nguyên nhân là do trong thời gian này đang thực hiện biện pháp thắt chặt tiền tệ theo quy định của ngân hàng Nhà nước làm cho hoạt động tín dụng của ngân hàng bị đình trệ mà còn phải liên tục tăng lãi suất huy động để thu hút nguồn vốn, kiềm chế lạm phát. Tỷ trọng lợi nhuận Techcombank Tân Bình trên tổng lợi nhuận Techcombank giảm là do hoạt động kinh doanh của chi nhánh còn thiên về nghiệp vụ bảo lãnh, thanh toán quốc tế, còn đối với cho vay thì cũng mở rộng nhưng đối với các doanh nghiệp lớn thì doanh số cho vay còn ít… vì vậy, chi nhánh phải không ngừng nâng cao chất lượng các nghiệp vụ mà còn phải đa dạng hoá các hoạt động kinh doanh, sử dụng tối đa vốn huy động thì lợi nhuận chi nhánh sẽ tốt hơn. 2.3. Thực trạng về thanh toán tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Techcombank – chi nhánh Tân Bình Trong những năm qua với chính sách hợp lý của Đảng và Nhà nước đã làm thay đổi đáng kể bộ mặt nền kinh tế nước ta. Với xu hướng hội nhập cùng với nền kinh tế khu vực và trên thế giới nền kinh tế Việt Nam thực sự phát triển mạnh mẽ theo đường lối của nền kinh tế thị trường và định hướng XHCN. Hoạt dộng thanh toán quốc tế càng được mở rộng và phát triển qua hệ thống ngân hàng Kỹ thương Việt Nam nói chung và Techcombank chi nhánh Tân Bình nói riêng. Hiện nay phòng thanh toán quốc tế thực hiện các nghiệp vụ thanh toán quốc tế cơ bản sau: Thanh toán nhờ thu, chuyển tiền và thanh toán tín dụng chứng từ. ĐVT: USD Phương thức thanh toán Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch Giá trị TT Tỷ trọng(%) Giá trị TT Tỷ trọng(%) Tuyệt đối % Nhờ thu 50,563,493 20.69 51,044,683 21.08 481,190 + 0.95 Chuyển tiền 75,202,674 30.77 71,032,894 29.33 - 4,169,780 - 5.54 L/C 118,607,720 48.54 120,072,159 49.59 1,464,439 1.23 Tổng cộng 244,373,887 100 242,149,736 100 - - Bảng 2.5: Doanh số của các phương thức thanh toán tại NH (Nguồn Báo cáo kết quả kinh doanh của phòng thanh toán quốc tế) Qua bảng số liệu ta thấy phương thức thanh toán bằng tín dụng chứng từ chiếm tỷ trọng cao và quan trọng nhất trong hoạt động của TCB-TB. Cụ thể thanh toán tín dụng chứng từ có giá trị thanh toán là 118,373,887 USD tương đương chiếm 48.54% ở năm 2008 và có giá trị 120,072,159 USD, tương đương 49.59% ở năm 2009. Thanh toán bằng tín dụng chứng từ được nhiều khách hàng sử dụng là vì nó tương đối ít rủi ro cho các bên tham gia. Đối với phương thức chuyển tiền thì người bán có thể gặp rủi ro không được người mua thanh toán trong trường hợp trả tiền sau. Hoặc người mua có thể gặp rủi ro không được người bán giao hàng hoặc giao hàng kém phẩm chất trong trường hợp trả tiền trước. Đối với phương thức nhờ thu thì quyền lợi của người bán không được đảm bảo vì việc thanh toán hoàn toàn phụ thuộc vào ý muốn của người mua, tốc độ thanh toán chậm và ngân hàng chỉ đóng vai trò là người trung gian đơn thuần mà thôi. Khi sử dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng thì khắc phục được những khuyết điểm của phương thức nhờ thu và chuyển tiền. Vì vậy phương thức thanh toán bằng thư tín dụng được nhiều khách hàng lựa chọn và áp dụng. 2.3.1. Những qui định chung về hoạt động thanh toán chứng từ hàng nhập khẩu tại Techcombank – chi nhánh Tân Bình Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ và lập thông báo Kiểm soát, phê duyệt N Y Giao nhận thông báo và BCT Thủ tục phát hành bảo lãnh, kí hậu vận đơn, thủ tục thanh toán, chập nhận thanh toán Từ chối CT sai sót TTXLNV tiếp nhận CT TTXLNV tiếp nhận chứng từ thanh toán, CNTT Soạn điện, hạch toán TT L/C, xử lý L/C thanh toán không đúng hạn, CNTT, trả lại chứng từ Phê duyệt Y N Phát điện, kiểm tra điện Ack Lưu hồ sơ/ xử lý sai lầm(nếu có) Tiến trình thực hiện Trách nhiệm Tham chiếu CVTT & TM tại TTXLNV (bao gồm P.TT & TTTMNK/ P.XLNV) Cấp phê duyệt CVTT & TM tại TTXLNV CVKH, CVTTQT CVTTQT tại đơn vị CCTT & TTTM CVTT & TTTM tại TTXLNV (phòng TT & TTTMNK Cấp được phê duyệt 5 Cấp được ủy quyền đẩy điện Swift tại TTXLNV CVTT &TTTM 2 1 4 3 6 6 7 8 9 Quy trình thanh toán hàng nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ CÁC CHỮ VIẾT TẮT - CVKH: chuyên viên khách hàng - CVTTQT: chuyên viên thanh toán quốc tế - CVTT & TTTM: chuyên viên thanh toán và tài trợ thương mại - KSV: Kiểm soát viên - TTXLNV: trung tâm xử lý nghiệp vụ - P.TT & TTTMNK: Phòng thanh toán và tại trợ thương mại NK - P.XLNVMN: Phòng xử lý nghiệp vụ miền Nam - TTCN: Trung tâm công nghệ - B/L: Vận đơn đường biển (Bill of Lading) - AWB: Vận đơn hàng không (Airway Bill) - BCT: Bộ chứng từ gốc của Ngân hàng đòi tiền xuất trình theo thư tín dụng - L/C: Thư tín dụng do Techcombank phát hành - Cover: là bản chỉ dẫn thanh toán gắn cùng với bộ chứng từ của Ngân hàng xuất trình gửi về Techcombank để đòi tiền theo L/C nhập khẩu. QUY TRÌNH THANH TOÁN THƯ TÍN DỤNG HÀNG NHẬP 1. Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ và lập thông báo 1.1. Tiếp nhận BCT gốc: CVTT & TTTM tại đơn vị chịu trách nhiệm tiếp nhận BCT từ Ngân hàng nước ngoài gửi về theo qui định của thư tín dụng nhập khẩu được mở bởi Techcombank. Trên cơ sở ủy quyền kiểm tra BCT như sau: Phòng XLNVMN sẽ xử lý kiểm tra BCT cho các đơn vị miền Nam Phòng TT & TTMNK sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra BCT cho các đơn vị thuộc khu vực miền Bắc và miền Trung. Kiểm tra chứng từ: CVTT & TTTM sẽ tiến hành kiểm tra tính phù hợp của BCT theo thư tín dụng, trên cơ sở BCT gốc nhận được hoặc BCT Scan và bảng kê chứng từ do đơn vị gửi lên. CVTT & TTTM phải chịu trách nhiệm bảo quản BCT trong suốt quá trình xử lý kiểm tra và lập thông báo cho đến khi chuyển giao lại cho cấp KSV/ cấp phê duyệt cuối cùng. Xử lý lập thông báo: CVTT & TTTM chịu trách nhiệm đưa đầy đủ thông tin, dữ liệu có liên quan đến BCT vào T24 hệ thống T24 sẽ sinh ra các thông báo về tình trạng của BCT. Các thông báo chưa có định dạng trên T24 sẽ do TTXLNV soạn và scan gửi cho đơn vị theo qui trình luân chuyển hồ sơ. Việc lập các loại thông báo tùy thuộc vào tình trạng của BCT xử lý cụ thể. 2. Kiểm tra/ phê duyệt kết quả kiểm tra và nguyên tắc giữ BCT tại TTXLNV 2.1. Kiểm soát: KSV chịu trách nhiệm kiểm soát lại các nội dung của BCT so với kết quả kiểm tra chứng từ của CVTT & TTTM (kiểm lại toàn bộ BCT có kết quả kiểm tra là hợp lệ; và kiểm tra lại nội dung lỗi đã được xác định đối với BCT có kết quả kiểm tra là có sai biệt), và chuyển cho cấp có thẩm quyền phê duyệt. Nếu thấy CVTT & TTTM bắt lỗi không hợp lý hoặc sai sót thì ghi ý kiến trên phiếu không chứng từ và yêu cầu CVTT & TTTM kiểm tra và hoàn chỉnh sửa lại dữ liệu trên T24. Chú ý: Nếu có phát sinh quan điểm trái lệch về việc bắt lỗi BCT thì các cấp có quyền bảo lưu ý kiến trên phiếu kiểm tra BCT để cấp phê duyệt cuối cùng quyết định. 2.2. Phê duyệt: Cấp quản lý phòng có trách nhiệm phân công các CVTT & TTTM/ KSV kiểm tra BCT tùy theo mức độ khó dễ của BCT sao cho phù hợp với khả năng trình độ của người kiểm tra. Cấp phê duyệt chịu trách nhiệm về việc kết quả kiểm tra BCT của CVTT & TTTM/ KSV theo đúng hướng dẫn kiểm tra BCT XNK được ban hành trong nội bộ TTXLNV. Nếu đồng ý với nội dung kết quả kiểm tra BCT sẽ ký đồng ý trên phiếu kiểm tra và phê duyệt trên T24 để tạo thông báo tình trạng BCT Cấp phê duyệt có thể kiểm soát và phê duyệt trực tiếp từ kết quả của CVTT&TTTM. 2.3. Nguyên tắc lưu giữ BCT: Sau khi phê duyệt, cấp phê duyệt sẽ chuyển toàn bộ BCT cho CVTT & TTTM (người được ủy quyền quản lý BCT gốc) để cất hồ sơ sau khi xử lý kiểm tra. 3. Xử lý tiếp nhận và gửi thông báo; Xử lý giao nhận BCT: 3.1. Xử lý thông báo tại đơn vị: Các trường hợp T24 không hỗ trợ việc tạo thông báo trên hệ thống đơn vị phải lưu ý tiếp nhận thông báo do TTXLNV gửi theo Qui trình luân chuyển hồ sơ. - CVTTQT tại đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận thông báo/ in các thông váo từ hệ thống T24. - In thông báo xong, CVTTQT tại đơn vị chuyển cho Ban Giám Đốc tại đơn vị kí, đóng dấu và gửi cho khách hàng. - Sau khi thông báo được cấp có thẩm quyền tại đơn vị kí duyệt, CVTTQT tại đơn vị chuyển thông báo cho khách hàng bằng email hoặc fax. 3.2. Xử lý giao nhận BCT Chuyển giao BCT gốc từ TTXLNV đến đơn vị bằng cách giao trực tiếp cho đại diện được ủy quyền của đơn vị hoặc bằng đường bưu điện. khi giao nhận BCT cần phải ký tên xác nhận. 4. Thủ tục ký hậu vận đơn/ủy quyền nhận hàng/phát hành bảo lãnh nhận hàng…; xử lý trường hợp BCT có sai sót. 4.1. Xử lý ký hậu vận đơn/Ủy quyền nhận hàng/Phát hành bảo lãnh nhận hàng - Ký hậu vận đơn: Áp dụng cho trường hợp là giao hàng đường biển (ký hậu trên Bill of Lading-B/L) trong trường hợp B/L ghi “To order of Techcombank”. Đơn vị sẽ đóng dấu ủy quyền nhận hàng (Theo mẫu MB_QT.LCNK/16) lên mặt sau của 01 vận đơn gốc: ghi tên công ty (người mở L/C) bao gồm: địa chỉ, sau đó phải ký và đóng dấu của đơn vị phía dưới phần ủy quyền. - Ủy quyền nhận hàng: Áp dụng cho trường hợp giao hàng bằng đường hàng không (Airway Bill – AWB), đường sắt (Railway Bill – RWB), tại kho ngoại quan (Delevery Order – D/O). Giấy tờ này không có giá trị chuyển nhượng nên đơn vị phải soạn giấy ủy nhiệm nhận hàng (Theo mẫu biểu MB_QT.LCNK/15) để chuyển nhượng giao quyền nhận lô hàng cho khách hàng trong trường hợp các giấy tờ này ghi người nhận hàng là Techcombank. - Phát hành bảo lãnh nhận hàng: Áp dụng trong trường hợp khách hàng chưa nhận được B/L/AWB/RWB gốc mà hàng đã về tới cảng, hãng vận tải có thể