Luận văn Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà - Bộ Xây dựng

của Tổng giám đốc. - Ban kiểm soát: Ban kiểm soát là tổ chức giám sát Hội đồng quản trị trong việc quản lý và điều hành công ty, kiểm tra tính trung thực, hợp lý, hợp pháp và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính của công ty và có những kiến nghị khắc phục những sai phạm. - Ban Tổng giám đốc: Bao gồm 1 Tổng giám đốc và 7 Phó tổng giám đốc Tổng giám đốc là ngƣời đại diện theo pháp luật của công ty, Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm một trong số các thành viên của Hộ đồng quản trị hoặc đi thuê bên ngoài. Tổng giám đốc là ngƣời điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty, trên cơ sở nhiệm vụ và quyền hạn đƣợc quy định tại điều lệ của công ty và Hợp đồng đƣợc ký với nhà quản trị. Chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị và pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đƣợc giao. Các Phó tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành công việc đầu tƣ, kỹ thuật, kinh tế tài chính… Các Phó tổng giám đốc có nhiệm vụ chính nhƣ sau: nghiên cứu thị trƣờng, nắm bắt các nguồn hàng, dự án, xây dựng các phƣơng án kinh doanh đảm bảo hiệu quả kinh tế. Trực tiếp chỉ đạo các dự án công trình. Đề xuất với Tổng giám đốc các biện pháp mở rộng và phát triển Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P sản xuất kinh doanh. Đƣợc Tổng giám đốc ủy quyền giải quyết một số công việc liên quan về khai thác kinh doanh sản xuất, ủy quyền ký các hợp đồng liên doanh nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh. - Phòng kinh tế - kế hoạch: Tham mƣu giúp Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Tổng công ty trong các khâu quản lý, xây dựng công tác kế hoạch, công tác thống kê, công tác kinh tế, công tác hợp đồng kinh tế và công tác vật tƣ (sản xuất, thu mua, theo dõi, giám sát vật tƣ) của Tổng công ty. Phòng gồm 17 ngƣời chia thành 3 tổ mỗi tổ có 5 ngƣời có một trƣởng phòng và 3 phó phòng. - Phòng đầu tư Giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc TCT về công tác Quản lý đầu tƣ và xây dựng của Tổng công ty bao gồm: Lập, thẩm định và trình duyệt các dự án đầu tƣ, các dự án kinh doanh, liên kết đầu tƣ trong và ngoài nƣớc. Theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện các giai đoạn đầu tƣ của TCT là các đơn vị thành viên - Phòng quản lý kỹ thuật Giúp việc cho Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị và lĩnh vực quản lý kỹ thuật - chất lƣợng, an toàn thi công xây lắp công trình và các hoạt động KHKT, đổi mới công nghệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. - Phòng thiết bị - công nghệ Giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong các lĩnh vực: Tổ chức thực hiện công tác đấu thầu thiết bị, vật tƣ, phụ tùng. Quản lý công tác lắp đặt thiết bị Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Nghiên cứu và đề xuất việc ứng dụng các công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực thiết bị vào sản xuất. - Phòng tài chính – kế toán Giúp tổ chức, chỉ đạo công tác tài chính – tín dụng trong TCT theo đúng điều lệ, đề xuất các giải pháp cần thiết nhằm thu hút, tạo lập và sử dụng hợp lý nguồn tài chính, các quỹ tiền tệ của TCT đạt hiệu quả cao nhất. Bảo đảm đáp ứng đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của Tổng công ty. Giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong lĩnh vực kế toán và hạch toán kinh doanh trong toàn TCT. Giúp họ kiểm soát băng đồng tiền theo quy định về Quản lý kinh tế của Nhà nƣớc và của Tổng công ty. Kiểm soát hoạt động tài chính của các đơn vị trong TCT. - Phòng pháp chế Giúp Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc thực hiện các công viêc sản xuất kinh doanh theo đúng quy định của nhà nƣớc và pháp luật, tuân thủ những chính sách, quy chế do Nhà nƣớc ban hành. Đồng thời tiến hành xử lý đối với những nhân viên bị kỷ luật theo đúng quy định của TCT - Phòng tổ chức – đào tạo Hỗ trợ lãnh đạo trên các lĩnh vực: Công tác tổ chức, công tác cán bộ. Chế độ chính sách đối với ngƣời lao động Công tác đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực Tuyển mộ nhân lực - Văn phòng Tổng công ty Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Là đầu mối quan trọng giải quyết các công việc giúp cho lãnh đạo TCT điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổ chức các hoạt động, các sự kiện cho TCT. c. Thực trạng đội ngũ CBCNV và Chính sách đối với CBCNV Số lƣợng cán bộ của Tổng công ty Sông Đà tính đến 30/9/2009 là 7.026 cán bộ, tổng số công nhân kỹ thuật là trên 20.000 ngƣời: Hình 2.3 : Bảng thống kê số lƣợng công nhân viên TCT Sông Đà Trình độ, tay nghề Số lƣợng (ngƣời) Sau Đại học 91 Đại học 5.026 Cao đẳng 775 Trung cấp 1.588 Tay nghề bậc 2/7 5.342 Tay nghề bậc 3/7 7.888 Tay nghề bậc 4/7 2.969 Tay nghề bậc 5/7 1.877 Tay nghề bậc 6/7 717 Tay nghề bậc 7/7 210 ( Phòng Tổ chức – Đào tạo, 2009) Hiện tại Tổng công ty đang cần tuyển dụng và đào tạo khoảng trên 3000 công nhân kỹ thuật thuộc các lĩnh vực nghề mà các đơn vị tại các công trình trọng điểm của công ty còn thiếu nhƣ : nghề nề, nghề bê tông, cốt thép, nghề hàn…để kịp thời đáp ứng cho nhu cầu tuyển dụng của các đơn vị Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Tổng công ty áp dụng trả lƣơng theo quy định của nhà nƣớc. Các cán bộ, chuyên viên quản lý thì đƣợc hƣởng lƣơng theo bậc lƣơng nghề nghiệp đào tạo. Hàng năm có tổng kết đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn đơn vị trực thuộc Tổng công ty và xét thƣởng cá nhân, đơn vị có thành tích xuất sắc trong lao động . Tổng công ty có quỹ phúc lợi dùng trong công tác động viên thăm hỏi những ngƣời ốm đau, trợ cấp những đối tƣợng khó khăn mất việc làm. Có chính sách khuyến khích động viên cán bộ công nhân viên tổ chức các cuộc tham quan, nghỉ mát, chế độ nghỉ phép đƣợc áp dụng. Thƣờng xuyên tổ chức các khóa đào tạo do các chuyên gia nƣớc ngoài giảng dạy về chủ đề “biện pháp quản lý và tổ chức thi công các công trình” , các lớp ngoại ngữ do trƣờng đại học ngoại ngữ giảng dạy, sau khóa học có kiểm tra cấp chứng chỉ. Phƣơng tiện làm việc của các cán bộ quản lý trong các phòng ban đƣợc trang bị đầy đủ, hầu hết các cán bộ quản lý đều biết ngoại ngữ và biết sử dụng thành thạo máy tính trong tính toán, lập các biện pháp thi công, quản lý tài chính, quản lý thông tin… Các công nhân trên công trƣờng đều đƣợc đào tạo về kỹ thuật cũng nhƣ biện pháp an toàn trong thi công, thiết bị bảo hộ lao động đƣợc trang bị đầy đủ, các biện pháp phòng cháy chữa cháy thƣờng đƣợc kiểm tra. Ngoài ra còn tổ chức thi chọn những cán bộ an toàn viên giỏi toàn công ty. Hình 2.4 : Bảng lƣơng TB của nhân viên TCT Sông Đà Năm Kế hoạch Thực hiện 2007 2.45 2.672 2008 3.2 3.34 2009 4.1 4.23 (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P nhập bình quân một CBCNV/tháng năm 2008 : Thực hiện đạt 104% so với kế hoạch, tăng 25% (2007) Thu nhập bình quân một CBCNV/tháng năm 2009 : Thực hiện đạt 118% so với kế hoạch, tăng 28% (2008) Nhìn vào bảng lƣơng trung bình của cán bộ công nhân viên của Tổng công ty Sông Đà có thể thấy mức lƣơng trung bình của cán bộ công nhân viên là tƣơng đối cao, mức thực hiện các năm gần đây đều tăng so với kế hoạch chứng tỏ Tổng công ty Sông Đà đã quan tâm đến đời sống công nhân viên, và đảm bảo cho nhân viên nhận đƣợc mức lƣơng đúng với năng suất làm việc của mình. 2.1.3 Tình hình sản xuất kinh doanh Tông công ty Sông Đà là một trong những công ty đƣớng đầu về tốc độ tăng trƣởng. Trong những năm gần đây, công ty luôn đổi mới công nghệ sản xuất, không nghừng phấn đấu, nêu cao tinh thần lao động hăng say nhằm mục tiêu lợi nhuận năm sau cao hơn năm trƣớc nên tình hình doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng đáng kể. Cụ thể nhƣ sau: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Hình 2.5 : Tình hình sản xuất kinh doanh 2007- 2009 Của TCT Sông Đà Đvt: tỷ đồng Chỉ tiêu Năm 2007 2008 2009 KH TT KH TT KH TT Tổng giá trị SXKD 12.700 15.300 18.000 18.510 20.500 20.870 Doanh thu 12.205 12.600 15.000 15.500 17.000 18.715 Nộp Nhà nƣớc 511 620 700 730 800 1.452 Lợi nhuận 574 750 750 830 900 2.055 ( Nguồn: Phòng Tài chính – kế toán) Năm 2007: Tổng giá trị sản xuất kinh doanh thực hiện đạt 120% so với kế hoạch, tăng 46 % (2006); Doanh thu thực hiện đạt 103% so với kế hoạch, tăng 50% (2006); Các khoản nộp Nhà nƣớc thực hiện đạt 121%, tăng 46% (2006); Lợi nhuận thực hiện đạt 131% so với kế hoạch, tăng 66% (2006). Năm 2008 : Tổng giá trị sản xuất kinh doanh thực hiện đạt 103% so với kế hoạch, tăng 21 % (2007); Doanh thu thực hiện đạt 103% so với kế hoạch, Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P tăng 23% (2007); Các khoản nộp Nhà nƣớc thực hiện đạt 104%, tăng 18% (2007); Lợi nhuận thực hiện đạt 111% so với kế hoạch, tăng 11% (2007). Năm 2009 : Tổng giá trị sản xuất kinh doanh thực hiện đạt 102% so với kế hoạch, tăng 13% (2008); Doanh thu thực hiện đạt 110% so với kế hoạch, tăng 21% (2008); Các khoản nộp Nhà nƣớc thực hiện đạt 182%, tăng 99% (2008); Lợi nhuận thực hiện đạt 228% so với kế hoạch, tăng 154% (2008). Từ những thành tựu trên ta thấy Tổng công ty Sông Đà đang hoạt động hết sức hiệu quả, đạt đƣợc mức tăng trƣởng khá cao đăc biệt là trong năm 2009. Công ty cần phát huy những mặt tích cực, phát huy hết các nhân tố làm tăng doanh thu, lợi nhuận và hạn chế các mặt tiêu cực, tiết giảm chí phí để đạt đƣợc những kết quả cao hơn nữa. 2.1.4 Những thuận lợi khó khăn của Tổng công ty Về mặt thuận lợi: Tổng công ty có một thƣơng hiệu mạnh trong lĩnh vực đầu tƣ, xây dựng, có tốc độ tăng trƣởng cao trong những năm vừa qua. Tổng công ty trực thuộc dƣới sự quản lý của Bộ xây dựng do vậy luôn nhận đƣợc sự hỗ trợ về nhiều mặt: công việc, thị trƣờng, tài chính… Bên cạnh đó, TCT hiện có lực lƣợng thiết bị máy móc tƣơng đối hoàn chỉnh phục vụ thi công các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp và sản xuất vật liệu xây dựng. Đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm, năng động, sáng tạo thích ứng với mọi cơ chế thị trƣờng, với tinh thần chủ động giám nghĩ dám làm, có nhiều sách kiến cải tiến kỹ thuật, có trách nhiệm cao. Đội ngũ cán bộ và công nhân kỹ thuật lành nghề, luôn sẵn sàng làm việc với hết khả năng của mình. Tập thể cán bộ có tinh thần đoàn kết, kỷ luật, đồng tâm hợp lực cao trong mọi công việc sản xuất kinh doanh của TCT Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P TCT có năng lực tài chính đáp ứng đƣợc công trình nhận thầu có giá trị tầm cỡ quốc gia, có hệ thống quản lý chất lƣợng phù hợp với hoạt động thi công. Những mặt khó khăn: Khi Việt Nam gia nhập WTO ngày càng có nhiều doanh nghiệp nƣớc ngoài đầu tƣ vào Việt Nam, họ có cơ sở vật chất hiện đại, nguồn nhân lực đƣợc đào tạo chuyên sâu, có kỹ năng tay nghề cao khiến cho sức ép trong cạnh tranh trong ngành ngày càng gay gắt. Phần lớn TCT phải đấu thầu theo từng công trình hạng mục điều đó dẫn đến việc sản xuất kinh doanh không diễn ra liên tục. Nhiều công trình xây lắp xong lại chƣa đƣợc thanh quyết toán dẫn tới tình trạng ứ đọng vốn. Việc thiết kế thi công một số dự án không kịp thời, việc tập trung nhân lực, máy móc thiết bị thi công của một số đơn vị thi công còn thiếu, chƣa đồng bộ. TCT hoạt động trong nghành xây dựng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện khí hậu thời tiết, cho nên việc khí hậu thời tiết thất thƣờng cũng làm ảnh hƣởng không nhỏ đến tiến độ và chất lƣợng công trình. 2.2 Khái quát về văn phòng Tổng công ty Sông Đà 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của VP TCT Nhìn chung, văn phòng Tổng công ty Sông Đà đã thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của mình theo hệ thống lý thuyết đã đƣa ra ở trên. 2.2.2 Cơ cấu tổ chức: Văn phòng TCT đƣợc tổ chức một cách thống nhất, chặt chẽ đƣợc tổ chức nhƣ sau: - 01 Chánh văn phòng - 03 Phó chánh văn phòng - Các bộ phận trực thuộc văn phòng Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Bộ phận tổng hợp Bộ phận văn thƣ lƣ trữ Bộ phận lễ tân Bộ phận lái xe Bộ phận y tế Bộ phận tổng đài Bộ phận bảo vệ Hình 2.6 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng TCT ( Phòng Tổ chức – Đào tạo, 2010) Bộ phận bv (03 CB) Bộ phận lễ tân (02 CB) Bộ phận tổng đài (02 CB) Bộ phận y tế (03 CB) Bộ phận lái xe (04 CB) BP hành chính quản trị (03 CB) BP Văn thƣ LT (04 CB) Bộ phận tổng hợp (03 CB) P.chánh văn phòng Chánh văn phòng Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Các bộ phận trong văn phòng đƣợc Chánh văn phòng quy định chức năng, nhiệm vụ rõ ràng và chịu trách nhiệm về công việc đƣợc giao trƣớc Chánh văn phòng. 2.2.3 Tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng. Về tổ chức lao động Tổng công ty Sông Đà có đội ngũ cán bộ đông đảo và đƣợc tổ chức hợp lý. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận mà có cách tổ chức lao động khác nhau sao cho phù hợp. Trong cơ cấu tổ chức Văn phòng, đứng đầu là Chánh văn phòng, giúp việc cho Chánh văn phòng là 03 Phó chánh văn phòng. Ngoài giúp việc cho Chánh văn phòng, thì Phó chánh văn phòng còn có nhiệm vụ trực tiếp phụ trách các bộ phận trong văn phòng Tổng công ty và thay mặt Chánh văn phòng điều hành các công việc khi Chánh văn phòng đi vắng. Nhìn chung, các cơ cấu tổ chức của Văn phòng tƣơng đối hợp lý. Cán bộ đã có ý thức trong công việc của mình, hoàn thành nhiệm vụ, công việc đƣợc giao song vẫn còn những mặt tồn tại nhất định. Đó là trình độ các chuyên viên còn ít, trình độ chuyên môn của các cán bộ còn hạn chế chƣa đƣợc nâng cao… Về trang thiết bị văn phòng Trong một cơ quan, trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu đối với bất kỳ văn phòng nào. Để hoạt động văn phòng đạt hiệu quả cao không chỉ cần có một đội ngũ cán bộ giỏi đƣợc tổ chức khoa học hợp lý mà cần phải có các trang thiết bị văn phòng hiện đại tiên tiến. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Thực tế cho thấy trong một cơ quan có trang thiết bị đầy đủ và hiện đại thì công việc của cơ quan sẽ đƣợc tiến hành nhanh chóng và đạt hiệu quả cao.. Tại Văn phòng Tổng công ty Sông Đà, trang thiết bị Văn phòng tƣơng đối đầy đủ. Trong mỗi phòng đƣợc trang bị những thiết bị hiện đại nhƣ : máy vi tính, máy in, điện thoại, điều hòa, bàn ghế làm việc… Cụ thể từng phòng nhƣ sau : - Phòng Chánh văn phòng : máy vi tính, điện thoại, bàn làm việc, bàn để máy tính, điều hòa, tủ đựng tài liệu, giá để tài liệu, bộ bàn ghế uống nƣớc, tiếp khách… - Phòng Phó chánh văn phòng : máy vi tính, bàn để vi tính, bàn làm việc, điều hòa, tiếp khách, tủ đựng tài liệu, giá để tài liệu, ghế đệm xoay… - Phòng văn thƣ : máy vi tính, bàn để máy vi tính, điện thoại, máy fax, máy in, máy photo, tủ đựng tài liệu, giá để tài liệu, ghế đệm xoay, ghế xuân hòa, điều hòa… Những dụng cụ văn phòng phẩm cần thiết cũng đƣợc trang bị đầy đủ nhƣ: ghim cài, dao dọc giấy, bàn dập ghim, kéo, giấy, tem, phong bì… Hiện nay, cơ quan đã sử dụng hệ thống Internet để quản lý và truy cập thông tin. Bộ phận văn phòng cũng đã đƣợc nối mạng. Hầu hết các phòng đều đƣợc nối mạng vì vậy việc cập nhật thông tin cập nhật khá nhanh để phục vụ cho hoạt động của văn phòng. Mặc dù, văn phòng đã đƣợc trang thiết bị hiện đại nhƣng bên cạnh đó vẫn có trang bị cũ, lạc hậu. Ví dụ nhƣ máy vi tính thƣờng xuyên bị trục trặc, hỏng. Vì vậy, cơ quan cần thƣờng xuyên kiểm tra, sửa đổi mới trang thiết bị văn phòng cho phù hợp. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Trang thiết bị văn phòng và cách bố trí trang thiết bị văn phòng đã hỗ trợ rất nhiều cho cán bộ làm việc, các trang thiết bị sắp xếp khá phù hợp. Ví dụ: ở phòng văn thƣ giá để tài liệu là những giá dài, nhiều ngăn và có quy định cụ thể về từng loại tài liệu ( ghi biển đề tên từng loại tài liệu). Vị trí đặt giá tài liệu và những vật phẩm cần thiết đều đƣợc đặt trong tầm tay cán bộ công nhân viên. Chính vì vậy khi cần sử dụng không mất công tìm kiếm. Măc dù hiện nay mỗi phòng đều đã đƣợc trang bị máy photo riêng nhƣng máy photo ở phòng văn thƣ vẫn có nhiều ngƣời đến sử dụng. Chính vì vậy đã gây ra sự lộn xộn, nên hạn chế điều này. Những điều kiện khác nhƣ ánh sáng, nhiệt độ luôn đƣợc đảm bảo tốt vì trong mỗi phòng đều có quạt điện, máy điều hòa, bóng đèn huỳnh quang. Xung quanh công ty có những khuôn viên trồng cây tạo cảnh quan đẹp, không khí thoáng mát làm giảm đi sự mệt mỏi, căng thẳng của nhân viên. Nhìn chung, những yêu cầu lý thuyết về trang thiết bị Văn phòng Tổng công ty đã có nhiều ƣu điểm nhƣng không tránh khỏi những thiếu sót nhỏ. Hiện nay công ty đang từng bƣớc khắc phục những thiếu sót để nâng cao hơn nữa chất lƣợng làm việc của cán bộ. 2.3 Các nghiệp vụ văn phòng cơ bản ở Tổng công ty Sông Đà 2.3.1 Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin a. Công tác thu thập và xử lý thông tin ở TCT Sông Đà Công tác thông tin của Tổng công ty đƣợc thực hiện trình tự theo sáu bƣớc sau: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Hình 2.7 : Quy trình thu thập và xử lý thông tin ở TCT Sông Đà Bước1 : Xác định nhu cầu thông tin Để tiến hành thu thập và xử lý thông tin, trƣớc hết phải xác định nhu cầu thông tin xem công ty mình cần những loại thông tin nào, thông tin nào có ảnh hƣởng tốt, hoặc tác động tiêu cực đến công ty, thông tin nào gấp phải thông báo ngay cho lãnh đạo. Tuy nhiên, không phải thông tin nào cũng có giá trị nhƣ nhau, vì vậy phải biết sàng lọc, phân loại những thông tin có giá trị, loại bỏ thông tin thừa tránh gây tình trạng thông tin chồng chéo, rối loạn làm ảnh hƣởng đến công việc của nhà quản lý. Bước 2: Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin Thông tin trong TCT Sông Đà đƣợc phân chia rõ thành hai nguồn đó là : Thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài công ty. Thông tin nội bộ là nguồn thông tin thu thập đƣợc từ các cán bộ công nhân viên trong công ty, các chi nhánh, văn phòng đại diện, các công ty con, các loại hóa đơn, chứng từ… Nguồn thông tin này giúp cho bộ phận văn phòng nắm bắt rõ tình hình hoạt động thực tế của công ty, theo dõi sát sao đƣợc tiến độ làm việc, tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị trong công ty. Từ đó tham mƣu, tƣ vấn cho nhà lãnh đạo đƣa ra những quyết định hợp lý, khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong bộ máy làm việc của công ty. Thông tin bên ngoài công ty: Thông tin này có thể thu thập bằng rất nhiều biên pháp khác nhau nhƣ từ khách hàng, đối tác, đối thủ cạnh tranh, Lƣu trữ bảo quản TT Xây dựng & tổ chức nguồn TT Thu thập thông tin Xác định nhu cầu thông tin Cung cấp & phổ biến TT Phân tích và xử lý thông tin Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P sách báo, ti vi, các văn bản của chính quyền, địa phƣơng… đặc biệt là từ Internet. Những nguồn thông tin này cũng giúp cho văn phòng có thể thấy đƣợc những cơ hội, thách thức, nguồn đầu tƣ ở bên ngoài từ đó cập nhật cho nhà lãnh đạo tình hình, xu thế bên ngoài sẽ có tác động nhƣ thế nào đến sự phát triển của công ty. Thông tin mà văn phòng thu thập đƣợc từ hai nguồn này rất phong phú, đa dạng. Tùy theo từng cấp độ, chủng loại mà văn phòng phải tổng hợp lại thành hệ thống, phân chia rõ ràng theo từng loại rồi mới trình lên cho cấp trên xem xét để nguồn thông tin đƣợc sử dụng nhanh và có hiệu quả nhất, không làm giảm giá trị của thông tin. Bước 3: Thu thập thông tin Mọi thông tin đều phải qua bộ phận văn phòng để thu thập, xử lý. Thông tin đƣợc thu thập bằng các hình thức nhƣ: văn bản, lời nói, thƣ từ… Thu thập đƣợc càng nhiều thông tin càng giúp nhà lãnh đạo đƣa ra đƣợc những quyết đinh đúng đắn. Việc tiếp nhận thông tin thích hợp đã góp phần nâng cao chất lƣợng thông tin trong Tổng công ty. Quá trình thu thập, tiếp nhận thông tin đƣợc thực hiện theo những chuẩn mực, quy tắc nhất định nhờ đó mà việc thu thập thông tin đã đƣợc nhân viên văn phòng trong Tổng công ty Sông Đà thực hiện một cách khoa học, chính xác. Bước 4: Phân tích và xử lý thông tin Để phân tích và xử lý đƣợc thông tin đòi hỏi nhân viên văn phòng phải là ngƣời có trình độ, chuyên môn để đánh giá giá trị của thông tin rồi mới trình cho lãnh đạo giải quyết. Công việc này cần tiến hành nhanh chóng và chính xác để việc xử lý thông tin đƣợc nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Văn phòng chính là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp ttrong việc phân tích và xử lý thông tin liên quan đến chính sách phát triển, thông tƣ , quyết định, nghị định của Nhà nƣớc và cấp trên ban hành. Còn những thông Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P tin liên quan đến chính sách, kế hoạch đầu tƣ xây dựng… thì sẽ đƣợc nhân viên văn phòng tập hợp và báo cáo lãnh đạo sau đó phối hợp với các phòng ban chức năng cùng giải quyết. Bước 5: Cung cấp và phổ biến thông tin Sau khi thông tin đã qua quá trình xử lý và đƣợc lãnh đạo phê duyệt, nhân viên văn phòng sẽ thực hiện nhiệm vụ thông báo, cung cấp nhanh chóng thông tin này cho những đối tƣợng đƣợc chỉ thị giải quyết bằng các hình thức nhƣ thông báo bằng giấy tờ, văn bản, thƣ từ, fax, email, điện thoại… Bước 6: Lưu trữ bảo quản thông tin Nguồn thông tin mà bộ phận văn phòng thu thập đƣợc, sau khi xử lý xong phải đƣợc lƣu lại bảo quản để sử dụng lâu dài vì những thông tin này có thể đƣợc sử dụng lại nhiều lần. Chính vì vậy công tác bảo quản lƣu trữ thông tin cũng là việc hết sức cần thiết. Thông tin có thể đƣợc lƣu lại bằng nhiều hình thức nhƣ bằng văn bản, hoặc lƣu giữ lại trên các file hoặc đĩa mềm… Đánh giá chung Trong công tác thu thập và xử lý thông tin, bộ phận văn phòng đã hết sức lỗ lực để hoàn thành nhiệm vụ của mình và đạt đƣợc những kết quả sau: Đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời tới lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giúp cho ban lãnh đạo củng cố công tác thông tin giữa các phòng ban, đơn vị trong toàn Tổng công ty. Không chỉ thế, văn phòng đã tiến hành truyền thông tin đến đúng các đối tƣợng tiếp nhận trong thời gian nhanh nhất, việc lƣu trữ thông tin tƣơng đối đầy đủ và có hệ thống và đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thông tin để đảm bảo thông tin đƣợc cập nhật nhanh chóng, đơn giản hóa việc chuyển thông tin cho các đối tƣợng tiếp nhận ở xa, và góp phần làm cho công tác lƣu trữ trở Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P nên gọn nhẹ, bảo mật nhƣng vẫn dễ dàng khi cần tìm kiếm. Bên cạnh những kết quả đã đạt đƣợc ở trên, công tác thông tin tại Tổng công ty vẫn còn tồn tại một số thiếu sót, đó là: Các nguồn thông tin cung cấp nhiều khi còn chƣa cụ thể, rõ ràng, vẫn còn tình trạng cung cấp những thông tin chung chung, mơ hồ, thông tin gửi lên cho cấp trên có lúc còn chậm, chƣa kịp thời. Mặc dù văn phòng đã đƣợc trang bị máy vi tính nối mạng internet nhƣng đôi khi máy tính bị hỏng, hoặc virut làm mất thông tin. Thông tin thu thập đƣợc thỉnh thoảng chƣa phân loại kỹ nên dẫn đến tình trạng bị trùng lặp. Nguyên nhân của tình trạng trên là do ban lãnh đạo chƣa thƣờng xuyên đôn đốc, hƣớng dẫn nhân viên thực hiện tốt công tác bảo đảm thông tin, trình độ tin học, ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên còn hạn chế. Hiên nay khối lƣợng công việc văn phòng ngày càng nhiều trong khi số lƣợng nhân viên còn chƣa đủ… Nhìn chung, bộ phận văn phòng của Tổng công ty Sông Đà đã hết sức cố gắng làm tốt công tác thu thập và xử lý thông tin để đảm bảo cho nguồn thông tin trong toàn công ty l