Luận văn Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu máy móc tại xí nghiệp Sông Đà 12/6

ghiệp: là đại diện pháp nhân của xí nghiệp, chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, đại diện cho toàn bộ nhân viên của xí nghiệp trước công ty. * Phó giám đốc thường trực: giúp Giám đốc điều hành các lĩnh vực như công tác tiêu thụ sản phẩm công nghiệp, công tác kinh tế kế hoạch, báo cáo thống kê, công tác cơ giới vận tải sửa chữa, công tác văn phòng và đời sống, công tác thu hồi công nợ và thay mặt Giám dốc điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp khi Giám đốc đi vắng. * Ban tổ chức hành chính: Ban có nhiệm vụ thực hiện các chức năng quản lý, tổ chức hành chính công tác tiền lương, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật. *Ban hành chính kế toán: Ban có nhiệm vụ làm công tác kiểm tra, kiểm soát trực hiện các chế độ quản lý kinh tế. Trực tiếp quản lý các khoản nợ của xí nghiệp, thông tin kinh tế, hạch toán kế toán theo đúng điều lệ, pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước và những quy định của công ty. *Ban kinh doanh tiêu thụ: theo dõi các hoạt động liên quan đến nhiệm vụ xuất nhập khẩu hàng hoá,tiêu thụ sản phẩm, kinh doanh vật tư, thiết bị phụ tùng máy móc .Ban còn có trách nhiệm nhận các đơn đặt hàng,theo dõi và ký kết các hợp đồng kinh tế với nước ngoài,nghiên cứu các đối tác kinh doanh và thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. *Ban kinh tế kế hoạch: Có nhiệm vụ lập ra kế hoạch kinh doanh chung cho toàn xí nghiệp và chuyển giao kế hoạch cho ban kinh doanh tiêu thụ. Ngoài ra Ban còn có trách nhiệm tổng kết tình hình hoạt động của tất cả các phòng, tổng kết tình kinh doanh và lập báo cáo trình lên Giám đốc xí nghiệp. Ngoài các phòng ban trên xí nghiệp còn có tổ xe vận tải và các đội xây dựng, kho vật tư, tổ bảo vệ. Sơ đồ bộ máy tổ chức của xí nghiệp: giám đốc PHó GIáM đốc DDDĐĐoĐốC BAN Kinh tế kế hoạch BAN Kinh doanh tiêu thụ BAN Hành chính kế toán BAN Tổ chức hành chính đội Xây dựng tổ Xe vận tải Nhìn chung mô hình tổ chức của xí nghiệp vẫn chưa được hoàn thiện do còn chưa có phòng marketing để phụ trách riêng về công việc nghiên cứu trường, tìm hiểu các đối tác cũng như các đối thủ cạnh tranh. Điều này đã làm cho hoạt động kinh doanh của xí nghiệp gặp không ít khó khăn. 3. Chức năng và nhiệm vụ của xí nghiệp * Chức năng: Chức năng chính của xí nghiệp là kinh doanh vật tư và tiêu thụ sản phẩm công nghiệp bao gồm: - Tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty và công ty như: xi măng, thép xây dựng, sản phẩm may và sản phẩm may bao bì. - Kinh doanh vật tư, thiết bị vật liệu xây dựng, nguyên nhiên liệu: + Kinh doanh thiết bị phụ tùng máy xây dựng. + Nhập khẩu vật tư, máy móc, thiết yếu nhằm phục vụ cho quá trình xây dựng các công trình của công ty và tổng công ty. + Cung ứng nguyên vật liệu cho các cơ sở sản xuất công nghiệp của tổng công ty và công ty. * Nhiệm vụ: - Nghiên cứu, tìm kiếm nguồn cung ứng với giá rẻ nước ngoài để lập kế hoạch nhập khẩu hàng năm nhằm đáp ứng nhu cầu trong nước. - Chịu trách nhiệm trong quản lý số vốn nhà nước cấp, hạch toán và sử dụng có hiệu quả. - Tuân theo các chế độ chính sách quản ký kinh tế tài chính xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại. - Đầu tư mở rộng cơ sở vật chất, đổi mới phương tiện, công nghệ tin học trong công tác quản lý và tác nghiệp chuyên ngành xuất nhập khẩu nhằm đáp ứng quy mô hàng đầu về tiếp thị, ngân hàng, thông tin các dữ liệu, độ tin cậy của khoa học liên quan đến hoạt động kinh doanh và quan hệ thương mại. - Thực hiện dầy đủ các cam kết trong hợp đồng mua bán ngoại thương có liên quan đến hoạt động nhập khẩu đúng pháp luật và thông lệ quốc tế. Thực hiện đày đủ các cam kết trong hợp đồng thoả ước lao động bảo vệ quyền lợi hợp pháp chính đáng cho người lao động. 4) Mặt hàng và lĩnh vực kinh doanh của xí nghiệp * Mặt hàng kinh doanh - Hàng nhập khẩu: Xí nghiệp nhập khẩu các loại máy móc thiết bị vật tư phụ tùng phục vụ thi công cho các công trình của công ty và tổng công ty, nhập khẩu nguyên vật liệu đầu vào cho các sản phẩm công nghiệp. - Hàng xuất và bàn giao trong công ty và tổng công ty: Các dây truyền mới, máy mới , thiết bị phụ tùng thay thế cho các cơ sở sản xuất và các công trình. Ngoài ra, xí nghiệp cùng hợp tác với một số nước bạn như: Hàn Quốc, Nhật Bản với vai trò là chủ thầu tham gia các cuộc đấu thầu quốc tế về các dự án thuộc các lĩnh vực hoạt động của mình. * Lĩnh vực kinh doanh Xí nghiệp hoạt động với ngành nghề chủ yếu là nhập khẩu máy móc, thiết bị phụ tùng thay thế . Hình thức nhập khẩu chủ yếu của xí nghiệp là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Sau đó thực hiện lắp đặt các dây chuyền mới, máy mới cho các cơ sản xuất và kinh doanh cũng như cho các công trình trong nước. Ngoài ra xí nghiệp còn hoạt động một số trong lĩnh vực: - Sản xuất bao bì. - Tiêu thụ sản phẩm công nghiệp . - Xây lắp các công trình xây dựng dân dụng quy mô vừa và nhỏ . - Vận chuyển các sản phẩm công nghiệp đi tiêu thụ tại thị trường trong nước - Kinh doanh vận tải: Phương châm hoạt động của xí nghiệp là luôn bám sát các cơ sở sản xuất và các công trình nhằm mục đích: + Đảm bảo duy trì cho các dây truyền sản xuất hoạt động liên tục và ổn định đáp ứng yêu cầu sản xuất. + Cải tiến, thay thế các thiết bị cũ bằng các thiết bị mới, kỹ thuật tiên tiến nhằm nâng cao tính năng công nghệ, chất lượng sản phẩm... + Song song với việc đưa các thiết bị công nghệ cao vào trong sản xuất, xí nghiệp còn tổ chức đào tạo nâng cao trình độ tay nghề của đội ngũ nhân viên nhằm tạo điều kiện cho họ có khả năng nắm bắt sử dụng và khai thác các thiết bị dây truyền kỹ thuật mới. + Trong việc cung cấp hàng hoá thiết bị, xí nghiệp luôn tìm hiểu kỹ yêu cầu của khách hàng để lựa chọn thiết bị phù hợp đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tính năng sử dụng, khả năng mở rộng... đảm bảo cung cấp đúng theo yêu cầu của khách hàng và đạt hiệu quả kinh tế cao. 5) Nguồn lực của xí nghiệp * Nguồn nhân lực của xí nghiệp Trong những năm gần đây số lượng cán bộ công nhân viên của xí nghiệp tăng lên nhanh chóng cùng với sự phát triển quy mô kinh doanh, nhằm đáp ứng những nhu cầu của công việc. Hiện tại nguồn nhân lực của xí nghiệp được phân bổ như sau: + Kỹ sư cơ khí chế tạo máy và xây dựng thuỷ lợi: 20 người + Cử nhân kinh tế: 13 người . + Cử nhân kinh tế ngoại thương, thương mại: 6 người . + Cao đẳng: 9 người + Trung cấp, sơ cấp: 16 người . + Công nhân kỹ thuật: 68 người . Nhìn chung trình độ cán bộ nghiệp vụ của xí nghiệp được đánh giá là khá, điều đó đã góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của xí nghiệp . * Nguồn tài chính Để sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì vấn đề cơ bản trước tiên là vốn, điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại kinh doanh trong lĩnh vực nhập khẩu. Theo số liệu báo cáo của năm 2002 nguồn vốn sản xuất kinh doanh của xí nghiệp đã tăng lên đáng kể song thực tế cho thấy rằng nguồn vốn đó vẫn còn khá eo hẹp so với yêu cầu của nghiệp vụ nhập khẩu . Bảng 1: Bảng tổng hợp tình hình tài chính của xí nghiệp. STT Chỉ tiêu Đơn vị tính 2001 2002 1 Tổng vốn KD triệu đồng 68.093 73.985 2 Tài sản cố định -nt- 11.291 15.435 3 Tài sản lưu động -nt- 56.802 58.550 4 Nợ phải trả -nt- 19.354 22.743 5 TSCĐ/ Tổng TS % 16,58 20,86 6 TSLĐ/ Tổng TS % 83,42 79,14 7 Nợ phải trả/ Tổng TS % 28,42 30,74 Nguồn báo kết quả tài chính năm 2001 - 2002 Trải qua hơn 2 năm hoạt động tổng vốn kinh doanh đã lên tới gần 75 tỷ đồng Đó là kết quả của quá trình tích luỹ tài chính của xí nghiệp nhằm từng bước mở rộng quy mô và mặt hàng kinh doanh . II) Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp trong thời gian qua. 1) Kết quả hoạt động kinh doanh chung. Nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là kinh doanh xuất nhập khẩu kết hợp chặt chẽ với kinh doanh nội địa, do đó vấn đsản xuất hiệu quả được đặt lên hàng đầu. Chính vì vậy cùng với sự biến đổi của nền kinh tế thế giới và khu vực xí nghiệp đã góp một phần nhỏ bé của mình để đưa đất nước đi lên. Điều này được thể hiện rõ qua bảng sau: Bảng 2. Tổng hợp kết quả kinh doanh năm 2001 - 2002 STT Chỉ tiêu 2001 2002 1 Tổng doanh thu 68.093.000.000 73.985.000.000 2 Doanh thu kinh doanh xây lắp 23.194.000.000 15.294.000.000 3 Doanh thu kinh doanh XNK 44.899.000.000 58.691.000.000 4 Giá vốn hàng bán 66.192.000.000 70.589.000.000 5 Lãi gộp 521.838.000 2.072.000.000 6 Thu nhập bình quân 832.000 1.230.000 Nguồn báo cáo kết quả kinh doanh năm 2001 - 2002 Trong năm 2001 doanh thu của xí nghiệp đạt hơn 68 tỷ mà lợi nhuận thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh chỉ đạt hơn 500 triệu. Nguyên nhân là do xí nghiệp mới thành lập nên còn ít kinh nghiệm, quy chế xuất nhập khẩu chưa rõ ràng nên hiệu quả chưa cao. Nhưng bước sang năm 2002 doanh thu của doanh nghiệp đã tăng lên đạt gần 75 tỷ . Lợi nhuận thu được từ hoạt động kinh doanh là hơn 2 tỷ đồng. Điều này cũng chứng tỏ được nỗ lực của xí nghiệp trong việc tìm kiếm và mở rộng sản xuất kinh doanh từng bước có hiệu quả hơn. 2. Kết quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu . Trong hai năm qua kim ngạch nhập khẩu của xí nghiệp không ngừng được tăng lên. Do nắm vững được nhu cầu của khách hàng nên xí nghiệp đã tăng cường nhập khẩu máy móc, vật tư thiết bị... để cung ứng cho ngành xây dựng cũng như các ngành khác có liên quan. Kim ngạch nhập khẩu trong năm 2002 đã tăng lên đáng kể. Trong năm 2001 kim ngạch của công ty là 14 tỷ nhưng sang năm 2002 đã tăng lên hơn 2,5 lần và đạt 39 tỷ đồng. Hoạt động nhập khẩu luôn giữ vị trí quan trọng trong việc thu chi của DN. Thông qua các báo cáo tổng hợp của các năm ta có bảng cơ cấu mặt hàng nhập khẩu chính của xí nghiệp như sau: Bảng 3: Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu. Năm Mặt hàng 2001 2002 Kim ngạch (triệu đồng) Tỷ trọng (%) Kim ngạch (triệu đồng) Tỷ trọng (%) Tổng kim ngạch NK 14.000 100 39.000 100 I. Máy móc thiết bị 13.838,037 98,84 38.464,744 98,63 1. Máy xúc lật TO 596,453 4,26 1.491,133 3,82 2. Ô tô vận tải 4.949,112 35,35 17.847,336 45,76 3. Máy ủi DZ 171 997,128 7,12 1.495,692 3,84 4. Máy trộn bê tông 3.195,033 22,82 7.987,503 20,48 5. Ô tô cẩu thuỷ lực 800,148 5,72 2.400,444 6,15 6. Máy dầm rung 2.657,850 18,98 5.315,7 13,63 7. Máy nén khí 642,313 4,59 1.926,936 4,95 II. Mặt hàng khác 161,963 1,16 535,257 1,37 Qua bảng trên ta thấy mặt hàng máy móc thiết bị phục vụ thi công cơ sở hạ tầng, giao thông vận tải là mặt hàng nhập khẩu chủ đạo của xí nghiệp trong 2 năm qua. Đây là nhóm mặt hàng chiến lược quan trọng của xí nghiệp Nước ta đang trong thời kỳ đổi mới, để phát triển bắt kịp các nước trong khu vực cũng như trên thế giới thì yêu cầu về đầu tư cho cơ sở vật chất là rất quan trọng. Chính vì vậy thị trường về máy móc thiết bị cho xây dựng các công trình công cộng, kết cấu hạ tầng giao thông vận tải là rất lớn. Đây chính là cơ hội và động lực để xí nghiệp tăng cường và mở rộng nhập khẩu loại hàng hoá này. Nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, xí nghiệp sông Đà 12.6 đã chủ động tìm kiếm bạn hàng, đối tác để ký kết các hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị. Năm 2001 kim ngạch nhập khẩu mặt hàng này là 14 tỷ nhưng đến năm 2002 đã tăng lên 39 tỷ, trong đó tăng mạnh nhất là mặt hàng ô tô vận tải từ 4.949.112.000 đạt tỷ trọng là 35,35% năm 2001 sang năm 2002 tăng lên 17.847.336.000 đạt tỷ trọng là 45,76%. Nguyên nhân mặt hàng này tăng là do xí nghiệp đã ký kết được nhiều hợp đồng xây dựng nên cần nhiều ô tô để vận chuyển nguyên vật liệu tới các công trình. Còn đối với các mặt hàng khác có tăng nhưng không mạnh. Với sự phát triển như hiện nay của nước ta thì nhu cầu về các sản phẩm này là không ngừng tăng lên, vì vậy từ nay cho đến năm 2010 để đáp ứng được nhu cầu thị trường thì xí nghiệp cũng như các đơn vị cùng ngành kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp sản phẩm đó. 3. Thị trường nhập khẩu. Hiện nay thị trường cung cấp máy móc thiết bị cho xí nghiệp là các đối tác như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Nga, các nước SNG, ý, Thụy Điển...Đây là các đối tác mà xí nghiệp cho là thích hợp với mình để đào sâu quan hệ, khai thác hiệu quả từ hoạt động nhập khẩu và đã có quan hệ thường xuyên với xí nghiệp. Tình hình nhập khẩu của xí nghiệp theo thị trường được minh họa qua bảng sau: Bảng 4: Một số thị trường nhập khẩu chính của xí nghiệp. Năm Thị trường 2001 2002 Kim ngạch (triệu đồng) Tỷ trọng (%) Kim ngạch (triệu đồng) Tỷ trọng (%) Nhật Bản 6.749,260 48,21 19.578,532 50,2 Hàn Quốc 4.598,562 32,84 10.638,216 27,28 Nga 1.396,574 9,98 5.325,857 13,66 Khối các nước SNG 831,429 5,94 2.254,658 5,78 Các thị trường khác 424,175 3,03 1.202,737 3,08 TổNG 14.000 100 39.000 100 Qua bảng số liệu này ta thấy nhà cung cấp máy móc thiết bị của xí nghiệp chưa nhiều chủ yếu mới chỉ tập trung vào 2 khu vực chính là Đông Âu và Đông á.Tuy nhiên đây là những thị trường truyền thống và làm ăn lâu dài với xí nghiệp. Do lập được mối quan hệ tốt cho nên xí nghiệp thường xuyên nhận được nguồn hàng với giá hợp lý từ các nhà cung ứng này. Nhật Bản là nhà cung ứng lớn nhất trong suốt 2 năm qua của xí nghiệp. Năm 2001 kim ngạch nhập khẩu từ Nhật là 6.749.260.000 chiếm 48,21% tổng số kim ngạch nhập khẩu từ các thị trường, năm 2002 đạt 19.578.532.000 chiếm 50,2%. Các sản phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản bao gồm ô tô tải, ô tô cẩu thuỷ lực ... Có được điều này là do xí nghiệp nắm bắt được nhu cầu và thị hiếu của khách hàng nội địa là ưa dùng hàng có chất lượng cao, hàng ngoại đặc biệt là hàng sản xuất tại Nhật Bản. Nhật Bản là một trong các nước có trình độ khoa học kỹ thuật công nghệ tiến tiến nên các máy móc thiết bị của họ thường có chất lượng tốt. Vì thế xí nghiệp tận dụng ưu điểm này để tăng cường nhập khẩu máy móc từ Nhật Bản và cũng là để chiều theo yêu cầu của khách hàng trong nước. Hàn Quốc là một trong bốn con rồng kinh tế Châu á, và là một nước công nghiệp mới phát triển, áp dụng thành công những thành tựu khoa học kỹ thuật vào đời sống. Từ khi nước ta thực hiện chính sách mở cửa nền kinh tế, xí nghiệp đã tăng cường giao dịch với Hàn Quốc và nhanh chóng trở thành đối tác nhập khẩu thương mại với Hàn Quốc. Hàn Quốc là thị trường mà kim ngạch nhập khẩu của xí nghiệp đứng thứ 2 trong tổng kim ngạch nhập khẩu. Năm 2001 kim ngạch nhập khẩu là 4.598.562.000 và năm 2002 là 10.638.216.000 đã cho thấy rõ sự hợp tác giữa nước bạn với xí nghiệp là rất tốt. Hàng hoá nhập khẩu chủ yếu từ Hàn Quốc là máy trộn bê tông, máy đào bánh xích... Nga là một nước có nền cơ khí phát triển lâu đời nhất trên thế giới. Mặc dù các sản phẩm của Nga đều được sản xuất với công nghệ sẵn có từ lâu nhưng chất lượng lại rất tốt. Thông thường các sản phẩm nhập khẩu từ Nga đã qua sử dụng, chất lượng còn 70 - 85%, vì thế xí nghiệp tận dụng lợi thế này để tăng cường nhập khẩu mặt hàng máy móc. Các sản phẩm nhập khẩu từ Nga bao gồm máy ủi, máy xúc, máy dầm rung... Nga là nước có quan hệ tốt với Việt Nam nói chung và xí nghiệp nói riêng nhưng do quãng đường vận chuyển hàng hoá xa làm tăng cước phí và dễ gây rủi ro cho xí nghiệp cũng như đối tác nên kim ngạch nhập khẩu của Nga năm 2001 chỉ đạt 1.396.574.000 với tỷ trọng là 9,98% và sang năm 2002 có tăng lên và đạt 5.325.857.000 tỷ trọng là 13,66%. Trong năm gần đây xí nghiệp mới có quan hệ làm ăn với các nước SNG. Là khối lân cận với nước Nga nên chủng loại sản phẩm cung ứng của thị trường này là khá tương đồng với thị trường Nga. Kim ngạch nhập khẩu của thị trường này tăng lên từ 831.429.000 năm 2001 tới 2.254.658.000 năm 2002 chiếm 5,78% tổng số kim ngạch nhập khẩu từ các thị trường. Các thị trường khác: như ý,Thụy Điển mặc dù chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng kim ngạch nhập khẩu của xí nghiệp song vai trò của chúng thì không thể không nhắc đến. Kim ngạch nhập khẩu của các thị trường này là 424.174.000, tỷ trọng đạt 3,03% năm 2001 và năm 2002 là 1.202.737.000, chiếm tỷ trọng là 3,08% tổng kim ngạch nhập khẩu từ các thị trường. Thông qua việc nhập khẩu sản phẩm từ các thị trường này cho phép xí nghiệp thoả mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng về mẫu mã cũng như chất lượng. III. Thực trạng quy trình nhập khẩu tại xí nghiệp Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình mua sắm và không ngừng nâng cao uy tín, khả năng cạnh tranh của mình trên thương trường xí nghiệp Sông Đà 12.6 đã tổ chức thực hiện hoạt động nhập khẩu theo một quy trình như sau: Bước 1: Chuẩn bị giao dịch Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước để lựa chọn nguồn cung ứng. Lập phương án kinh doanh Bước 2: Tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng Bước 3: Tổ chức thực hiện hợp đồng Xin giấy phép nhập khẩu Mở L/C Mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu Làm thủ tục hải quan Làm thủ tục thanh toán Tiếp nhận hàng hoá. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có). Bước 1: Chuẩn bị giao dịch . 1. Nghiên cứu thị trường : Đây là bước mà xí nghiệp rất coi trọng vì nó là toàn bộ sự định hướng cho quy trình nhập khẩu máy móc của đơn vị. Nhờ có một hệ thống thông tin đầy đủ, chính xác về thị trường trong và ngoài nước, các đối thủ cạnh tranh mà xí nghiệp mới có thể lựa chọn được đối tác kinh doanh và lập phương án kinh doanh tốt nhất. 1.1 Nghiên cứu thị trường trong nước. Đối với hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước của kinh doanh hàng nhập khẩu thì việc nghiên cứu nhu cầu thị trường là nội dung quan trọng nhất, nó quyết định đến toàn bộ hoạt động kinh doanh sau này của xí nghiệp. Nhận thức được điều đó để tiến hành nghiên cứu nhu cầu thị trường xí nghiệp căn cứ cào giá cả , quy cách, chủng loại, kích cỡ, thị hiếu, tập quán người tiêu dùng ... để làm tư liệu dự báo nhu cầu trong thời gian tới. Qua nghiên cứu nhu cầu thị trường doanh nghiệp phải chỉ ra được thị trường cần loại hàng gì, số lượng bao nhiêu, giá cả như thế nào ... Từ đó có cơ sở để tiến hành các bước tiếp theo. Đối với hoạt động nghiên cứu nhu cầu về các máy móc ở trong nước xí nghiệp dựa trên đặc thù của các máy móc nhập khẩu chủ yếu phục vụ cho việc xây dựng các công trình công cộng và cơ sở hạ tầng ... do đó xí nghiệp cử những cán bộ có kinh nghiệm trực tiếp tìm hiểu nhu cầu tại các công trình để nắm được nhu cầu về các loại máy móc. Qua đó có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường. Trong bước này có một khâu quan trọng mà xí nghiệp chú trọng xem xét, phân tích đó việc thu nhận đơn đặt hàng và tài liệu của khách hàng trong nước: văn bản của khách hàng trong nước ( trong đó chủ đầu tư nêu rõ quy cách, số lượng hàng hoá, thời gian giao hàng dự kiến, phương thức thanh toán , các yêu cầu bảo hành và các yêu cầu khác ) Ngoài ra xí nghiệp còn dựa vào tình hình biến động chung của thị trường trong nước để thấy được mức cung cầu hàng hoá, từ đó đề ra những kế hoạch nhằm thoả mãn các nhu cầu thị trường cũng như khách hàng trong nước. Tuy nhiên đây cũng là bước khá khó khăn đối với xí nghiệp bởi nhu cầu thị trường, nhu cầu khách hàng là luôn biến động, rất khó khăn cho việc nắm bắt, đặc biiệt là lĩnh vực dự báo nhu cầu thị trường còn khó khăn hơn nhiều. 1.2. Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh Bước sang cơ chế thị trường có rất nhiều doanh nghiệp được phép tham gia kinh doanh nói chung và kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng. Điều này tất yếu sẽ dẫn đến sự cạnh tranhtrong kinh doanh . Đối với việc nhập khẩu các loại máy móc của xí nghiệp Sông Đà 12.6 cũng không tránh khỏi việc phải cạnh tranh với những đối thủ là các đơn vị buôn bán cùng một mặt hàng như tổng công ty xây dựng, công ty Hải Âu...do đó công ty có những hoạt động quan tâm đến việc các đối thủ cung ứng mặt hàng gì, với số lượng và giá cả bao nhiêu, chính sách khuyếch trương, xúc tiến của họ như thế nào, điểm mạnh và điểm yếu của họ là gì. Từ đó xí nghiệp có những biện pháp để tạo uy thế hơn so với các đối thủ cạnh tranh. 1.3 Nghiên cứu thị trường ngoài nước Trong khâu này xí nghiệp luôn chú trọng việc tìm hiểu các nhà cung cấp trên thị trường quốc tế để biết được giá cả, các điều kiện thanh toán khối lượng cung ứng, những điều kiện ưu đãi nhận được có thể và thời gian cung ứng ...Các yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty mà còn ảnh hưởng tới tính ổn định, tính liên tục của quá trình kinh doanh, ảnh hưởng tới uy tín của đơn vị đối với khách hàng. Thông thường để điều tra khách hàng xí nghiệp thường điều tra qua tài liệu và sách báo như: các bản tin giá cả thị trường của Việt Nam thông tấn xã và của trung tâm thông tin kinh tế đối ngoại, các báo cáo của cơ quan thương vụ Việt Nam ở nước ngoài và các báo tạp chí nước ngoài khác... hoặc thông qua các tài liệu tự giới thiệu, quảng cáo về mình của khách hàng hoặc thông qua mạng internet để tìm hiểu về hoạt động sản xuất kinh doanh và uy tín của họ trong thị trường...Với những phương pháp này thì thông tin mà xí nghiệp thu được sẽ được chọn lọc để từ đó tìm ra các nhà cung ứng phù hợp. Thông thường khách hàng nước ngoài của xí nghiệp là các nước như: Nhật, Hàn Quốc, Nga, SNG, ý, Thuỵ Điển... Sau khi lựa chọn được khách hàng công ty tiến hàng tiếp cậnvới khách hàng để tiến hành giao dịch và mua bán. Quá trình giao dịch là quá trình trao đổi thông tin về các điều kiện thương mại giữa xí nghiệp và các đối tác nước ngoài. Trước hết xí nghiệp tiến hành hỏi giá tức là yêu cầu đối tác nước ngoài cho biết các thông tin chi tiết về hàng hoá, quy cách phẩm chất, số lượng, bao bì, điều kiện giao hàng giá cả, điều kiện thanh toán và các điều kiện thương mại khác nhằm mục đích cơ bản là nhận được báo giá vơi thông tin đầy đủ nhất. Sau khi nhận được hỏi giá của xí nghiệp bên đối tác sẽ đưa ra chào hàng hay báo giá với nội dung chi tiết như tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao nhận hàng, cùng một số điều kiện khác...Thông thường xí nghiệp nhận được chào hàng cố định nên thời gian giao dịch được rút ngắn. Những chào hàng này thường đầy đủ các điều khoản, nội dung như một hợp đồng do bên đối tác nước ngoài soạn thảo, từ đó xí nghiệp phân tích thiệt hại và lợi ích của chào hàng để quyết định xem có nên chấp nhận chào hàng hay không. Hầu hết các chào hàng xí nghiệp phải thỏa thuận lại, thông thường các điều khoản cần phải thoả thuận lại đó là giá cả, các điều kiện về thanh toán, địa điểm nhận hàng. 2. Lập phương án kinh doanh Dựa vào những kết quả có được từ việc nghiên cứu thị trường giám đốc xí nghiệp sẽ tổ chức một cuộc họp có sự tham gia của phòng kinh doanh và ban tài chính để đóng góp xây dựng một phương án kinh doanh hoàn hảo nhất đối với xí nghiệp. Một phương án kinh doanh của xí nghiệp bao giờ xây dựng cũng phải đảm bảo nêu rõ những nội dung sau: - Phương án nhập khẩu: +Tên hàng, số lượng, thuế nhập khẩu, thuế GTGT +Theo hợp đồng số.. +Đơn giá. +Điều kiện giao hàng +Phí bảo hiểm +Phương thức thanh toán. +Tổng giá trị hợp đồng. +Các chi phí liên quan đến nhập khẩu (lãi suất ngân hàng, phí mở tín dụng thư, chênh lệch tỷ giá, chi phí lưu kho lưu bãi, giao nhận, cước xếp dỡ, chi phí giám định hải quan.) -Phương án bán hàng: Đơn giá bán. -Hiệu quả kinh doanh: Tổng giá bán trừ đi tổng chi phí trước thuế. Sau khi lập phương án kinh doanh xong sẽ phải trình giám đốc trước rồi mới thực hiện. Bước 2: Tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu. 1. Đàm phán. Trước khi tiến hành đàm phán xí nghiệp tiến hành công tác chuẩn bị cho đàm phán. Đây là một khâu hết sức quan trọng, nó giữ vai trò như chìa khoá của sự thành công hay thất bại cuả xí nghiệp trong đàm phán. Để hiểu rõ hơn vấn đề này chúng ta hãy cùng đi sâu vào công tác chuẩn bị đàm phán của xí nghiệp. - Thứ nhất: Xác định mục tiêu tổng quát cho cuộc đàm phán và chia mục tiêu lớn này thành các mục tiêu bộ phận và xác định thứ bậc ưu tiên cho các mục tiêu này . - Thứ hai: Những mặt hàng mà xí nghiệp nhập khẩu thường là để phục vụ cho các ngành kỹ thuật và sản xuất đòi hỏi thông số kỹ thuật cao. Xí nghiệp thường thu thập các thông tin về đối tác làm ăn của mình thông qua thông tin của các tổ chức hiệp hội xuất nhập khẩu, trung tâm ngoại thương và đặc biệt là phòng thương mại công nghiệp Việt Nam . Ngoài ra, việc tìm hiểu đội ngũ đàm phán của đối tác cũng rất quan trọng, nó sẽ giúp cho xí nghiệp biết được sở trường của từng người để từ đó mà xí nghiệp phải có sự chuẩn bị tốt, kỹ lưỡng trước khi đàm phán thì mới có thể đối đầu được với những đối tác lão luyện và nhiều kinh nghiệm. -Thứ ba: Xí nghiệp tiến hành phân tích giá cả lô hàng và cơ cấu chi phí của người bán, tuy nhiên để làm được điều này là tương đối khó, xí nghiệp hầu như vẫn chưa thực hiện được. Do vậy để nhập khẩu các mặt hàng với những giá cả hợp lý hiện nay xí nghiệp chỉ thực hiện bằng cách so sánh các báo giá của người bán với mức giá của các hợp đồng đã ký kết trước đó và với các đơn giá chào hàng khác. Từ đó xí nghiệp sẽ xác định được mức giá ký kết trong hợp đồng. Sau khi xác định mục tiêu tổng quát, nghiên cứu bạn hàng và giá cả lô hàng định nhập khẩu, xí nghiệp sẽ xác định trình tự các vấn đề đàm phán và nhân sự đàm phán.Tuy nhiên do hiện nay kinh doanh rất phức tạp, một người không thể đủ kiến thức bao quát mọi vấn đề đàm phán vì vậy bao giờ xí nghiệp cũng cử các chuyên viên nghiệp vụ ngoại thương, các chuyên viên kỹ thuật đi kèm. Do đó sẽ làm tăng thêm chi phí trong tổng chi phí kinh doanh . Quá trình đàm phán của xí nghiệp thường diễn