Luận văn Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu thiết bị toàn bộ tại công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật

428 triệu VNĐ, tổng lợi nhuận giảm mạnh 62,79% tương đương với 1733 triệu VNĐ. Bước vào năm 2002, tình hình chính trị và kinh tế thế giới diễn biến phức tạp, thị trường và giá cả quốc tế biến động gây bất lợi cho hoạt động XNK của VN ở trong nước. Trước tình hình này, tổng doanh thu của Technoimport đạt 325700 triệu VNĐ giảm không đáng kể so với năm 2001 ( giảm 0,193%) trong đó doanh thu từ các hoạt động kinh doanh khác có giảm 36,87% nhưng doanh thu từ hoạt động xuất nhập khẩu lại tăng 15,01%, tổng nộp ngân sách giảm 11,29% tương ứng với 4356 triệu VNĐ, tổng lợi nhuận đạt 556 triệu VNĐ vượt mức chỉ tiêu kế hoạch đề ra 11,2%. Như vậy, tuy hoạt động kinh doanh gặp nhiều khó khăn trong năm 2002 nhưng công ty vẫn đảm bảo hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra đồng thời luôn hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. Điều này chứng tỏ công ty đã hết sức cố gắng vượt qua mọi khó khăn để làm tốt nhiệm vụ được giao. Sau đây, là một số chỉ tiêu cụ thể phản ánh hoạt động kinh doanh của công ty Chi phí kinh doanh của công ty: gồm chi phí thông tin liên lạc với người bán hoặc người mua, chi phí mở L/C, chi phí vận chuyển hàng hoá, chi phí lưu kho, lưu bãi v.v.. Trong những năm qua, công ty luôn đảm bảo việc chi phí kinh doanh gia tăng thì hoạt động kinh doanh gia tăng và doanh thu tăng. Lợi nhuận: mục tiêu của bất kỳ công ty nào tham gia vào quá trình kinh doanh là nhằm thu được lợi nhuận.Lợi nhuận bao giờ cũng là mục tiêu trực tiếp đầu tiên đối với họat động kinh doanh. Lợi nhuận của công ty trong ba năm qua tuy có giảm về mặt tuyệt đối song vẫn giữ được ở mức tương đối cao và ổn định. Năm 2002, lợi nhuận của công ty đạt trên 556 triệu VNĐ vượt mức chỉ tiêu kế hoạch đề ra 11,2% Tình hình nộp thuế của công ty: mặc dù gặp nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh trong vài năm trở lại đây nhưng Technoimport luôn thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế cho cục thuế Hà Nội. Đặc biệt vào năm 2001, tổng thuế mà công ty nộp cho ngân sách nhà nước lên đến 59,248 tỷ VNĐ còn năm 2000 là 49,421 tỷ và năm 2002 là 49,053 tỷ VNĐ. Qua số tiền thuế mà công ty đã nộp cho nhà nước, ta nhận thấy được Technoimport là một trong những doanh nghiệp làm ăn đứng đắn, hoạt động kinh doanh có hiệu quả và luôn chấp hành đúng pháp luật Hoạt động thu hồi công nợ: Ta có thể thấy vào ngày 31/12/2002, tổng số công nợ quá hạn của công ty là 12,9 tỷ đồng trong khi tháng 12/2001, tổng số nợ quá hạn khoảng 16,4 tỷ đồng và tháng 8/2001, tổng số nợ quá hạn của công ty là 28 tỷ đồng. Có được điều này là do hoạt động thu hồi công nợ có những chuyển biến rõ rệt ở một số đơn vị. Trong đó, một số khoản nợ đã được thu hồi như Liên doanh Vicosimex: 150 triệu gốc; Hoà Thuận ( phòng 2 ): 500 triệu vốn; Tự Cường ( phòng 1 ): trên 2 tỷ vốn và lãi; Liên doanh sản xuất bao PP bán thanh lý máy dệt bao thu được 225 triệu ( chi nhánh Hồ Chí Minh ); Khoản nợ amiăng ( phòng 5) đã ký được biên bản xác nhận và cam kết trả nợ. 2. Kết quả hoạt động xuất nhập khẩu Xuất nhập khẩu luôn là lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Technoimport. Do vậy, tình hình xuất nhập khẩu có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh nói chung của công ty. Sau đây là bảng số liệu phản ảnh tình hình xuất nhập khẩu của Technoimport trong 3 năm 2000, 2001, 2002 Bảng2:Tình Hình Xuất Nhập Khẩu Năm 2000 - 2002 Đơn vị: nghìn USD Chỉ tiêu 2000 2001 2002 Thực hiện So với 2000 Thực hiện So với 2001 Tổng kim ngạch XNK 95.300 87.150 -8,55% 76.900 -11,76% Tổng kim ngạch NK 91.500 82.600 -9,73% 71.500 -13,44% Tỷ trọng NK(%) 96,01 94,78 -1,23 92,98 -1,8 Tổng kim ngạch XK 3.800 4.550 19,74% 5.400 18,68% Tỷ trọng XK(%) 3,99 5,22 1,23 7,02 1,8 (Nguồn: phòng kế hoạch tài chính) Qua bảng trên ta thấy tổng kim ngạch XNK, kim ngạch nhập khẩu năm 2000 của công ty khá cao. Tổng kim ngạch XNK năm 2000 đạt 95300 nghìn USD, tổng kim ngạch NK là 91500 nghìn USD. Có được điều này là do bước sang năm 2000,tình hình đã thay đổi, nền kinh tế khu vực đã tạm ổn định và có chiều hướng tăng trưởng cộng thêm việc mở rộng các quan hệ kinh tế đối ngoại của nhà nước đã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của công ty ngày càng có hiệu quả hơn. Tuy nhiên, tổng kim ngạch XNK và tổng kim ngạch nhập khẩu lại giảm rõ rệt qua các năm 2001 và năm 2002 . Đây là do tác động của cuộc khủng bố ngày 11/9 vào nước Mỹ gây tâm lý bất ổn cho các nhà đầu tư từ đó ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu của Technoimport Mặt khác từ số liệu trên cho ta thấy kim ngạch nhập khẩu ở công ty luôn chiếm trên 90% tổng kim ngạch xuất nhập khẩu, từ đó có thể nói rằng đây là một thế mạnh của công ty trong lĩnh vực kinh doanh XNK nhưng từ một khía cạnh khác ta lại thấy rằng công ty vẫn rất rụt rè trong việc mở rộng hoạt động kinh doanh, đa dạng hoá kinh doanh mà vẫn chỉ tiếp tục tập trung vào công tác nhập khẩu là thế mạnh của công ty bấy lâu mặc dù kim ngạch xuất khẩu liên tục tăng trong 4 năm đạt 5400 nghìn USD vào năm 2002 III. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU THIẾT BỊ TOÀN BỘ Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ TOÀN BỘ VÀ KỸ THUẬT 1. Phương thức nhập khẩu thiết bị toàn bộ chủ yếu của công ty Nhập khẩu uỷ thác: với phương thức kinh doanh này, công ty tiến hành nhập khẩu thiết bị toàn bộ theo yêu cầu của những tổ chức, công ty khác (chủ đầu tư) có nhu cầu về thiết bộ do các tổ chức, công ty này không được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp hoặc họ thấy không có lợi khi xuất nhập khẩu trực tiếp mà họ lại có vốn nên họ uỷ thác cho Technoimport nhập khẩu thiết bị toàn bộ cho họ. Đây là phương thức kinh doanh chủ yếu của công ty, chiếm 70% kim ngạch nhập khẩu của công ty. Trong nghiệp vụ này, công ty được bên uỷ thác cung cấp vốn để tiến hành nhập khẩu nhưng công ty phải chịu các chi phí phát sinh trong quá trình tiến hành nhập khẩu như chi phí liên lạc với các bên, chi phí cho nghiên cứu thị trường, chi cho các cuộc đàm phán v.v.. vì thế công ty phải thống nhất với bên uỷ thác về các khoản chi phí phát sinh này. Ngoài ra công ty chỉ việc xem xét các tài liệu do khách hàng đưa đến cụ thể là xem xét các yêu cầu của khách hàng về hàng hoá thiết bị toàn bộ mà công ty sẽ phải nhập khẩu cho họ, sau đó tìm kiếm nguồn hàng đáp ứng được những yêu cầu đó với giá cả, điều kiện bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật v.v.. có lợi nhất. Sau khi hoàn thành hợp đồng, công ty sẽ được hưởng một khoản phí được gọi là phí uỷ thác chiếm từ 0,5% đến 1,5% giá trị hợp đồng (tùy theo mức độ quen biết với khách hàng và theo giá trị hợp đồng lớn hay nhỏ). Đối với phương thức kinh doanh này, công ty sẽ phải ký kết hai loại hợp đồng là hợp đồng uỷ thác (hợp đồng kinh tế hay hợp đồng nội) với bên uỷ thác và hợp đồng mua bán thiết bị toàn bộ (hợp đồng ngoại) với bên bán.Trong hoạt động nhập khẩu uỷ thác, nhiệm vụ của công ty chỉ là nhập khẩu thiết bị toàn bộ đảm bảo đúng yêu cầu của chủ đầu tư, công ty hoàn toàn không phải lo đầu ra cho chất lượng thiết bị toàn bộ được nhập khẩu về vì thế kinh doanh theo phương thức này là khá an toàn. Tuy nhiên, lợi nhuận thu được lại thấp, mặt khác đến một lúc nào đó việc nhập khẩu thiết bị toàn bộ trở nên thông dụng thì phương thức kinh doanh này sẽ mất đi tính thực tế của nó. Nhập khẩu tự doanh: kim ngạch nhập khẩu từ phương thức này chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty (30%) thực chất của phương thức này là công ty sẽ kinh doanh như một doanh nghiệp thương mại thông thường, có nghĩa là công ty sẽ thực hiện từ việc nghiên cứu thị trường, bỏ vốn của mình ra để nhập khẩu, tiêu thụ số thiết bị toàn bộ đã nhập khẩu về và thu lợi nhuận. Như vậy, theo phương thức này các đơn vị kinh doanh của công ty sẽ phải xem xét các nguồn hàng và tính toán mọi chi phí cho quá trình nhập khẩu đồng thời phải tìm được người mua và tính toán giá thành thực tế khi hàng được chuyển tới tay người mua và tính toán giá cả thị trường của mặt hàng đó khi hàng về đến nơi để thấy được việc kinh doanh là lỗ hay lãi. Sau khi xem xét và tính toán toàn bộ quá trình nhập khẩu thì các đơn vị phải đệ trình phương án kinh doanh của mình như đầu vào, đầu ra, vốn thực hiện và kết quả có thể đạt được lên ban Giám đốc chờ phê duyệt. Ban Giám đốc sau khi nghiên cứu kỹ sẽ quyết định cho thực hiện hay không. Nếu không đồng ý ban Giám đốc sẽ đưa ra lý do cụ thể, còn nếu đồng ý thì các đơn vị sẽ nhận vốn từ các công ty và tiến hành nhập khẩu. Đối với phương thức này, nếu có lãi các đơn vị sẽ được thưởng bằng một số phần trăm nhất định theo hợp đồng mà phương án đó đem lại cho công ty còn nếu lỗ thì các đơn vị đó bù trừ vào lãi cuả công trình khác. Phương thức này cũng cho phép các đơn vị kinh doanh được quyền vay vốn để nhập khẩu mà không phải thế chấp tài sản do công ty đứng ra bảo lãnh nhưng vẫn phải tính lãi ngân hàng. So sánh giữa 2 phương thức nhập khẩu: - Nhập khẩu tự doanh nếu làm tốt thì sẽ đem lại lợi nhuận cao hơn so với phương thức nhập khẩu uỷ thác nhưng rủi ro cũng rất cao do chi phí công ty bỏ ra cao và rủi ro trong khâu tiêu thụ mặt hàng thiết bị toàn bộ là rất lớn do vậy Technoimport thường chỉ áp dụng phương thức nhập khẩu trực tiếp đối với hàng hoá là máy móc thiết bị lẻ có giá trị thấp. Trong khi đó nhập khẩu uỷ thác do là nhập khẩu trung gian hay gián tiếp nên doanh nghiệp không phải bỏ vốn nhưng vẫn thu về được lợi nhuận, mặc dù lợi nhuận có thấp nhưng lại ít rủi ro do vậy công ty thường nhập khẩu uỷ thác thiết bị toàn bộ như các dây chuyền công nghệ, các thiết bị đồng bộ phục vụ các nhà máy, xí nghiệp,các công trình, dự án sản xuất của cả nhà nước, tư nhân và các liên doanh, nhập khẩu uỷ thác máy móc thiết bị và phụ tùng Với nhập khẩu trực tiếp thì việc ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng sẽ nhanh gọn và không phức tạp như nhập khẩu uỷ thác 2. Quy trình nhập khẩu thiết bị toàn bộ ở công ty Nghiên cứu nhu cầu khách hàng Đây là bước đầu tiên cần thiết cho hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu thiết bị toàn bộ nói riêng. Tuy nhiên, nghiên cứu nhu cầu khách hàng chỉ thật sự có ý nghĩa đối với hoạt động nhập khẩu tự doanh của công ty, còn đối với hoạt động nhập khẩu uỷ thác thì Technoimport chỉ hoạt động một cách thụ động theo yêu cầu của người ủy thác mà không nghiên cứu nhu cầu khách hàng cũng như quảng cáo. Sau đây là một số hoạt động nghiên cứu nhu cầu khách hàng ở Technoimport: - Trung tâm tư vấn đầu tư và thương mại thực hiện việc nghiên cứu xu hướng nhập khẩu thiết bị toàn bộ của nền kinh tế nói chung và danh mục nhập khẩu qua công ty nói riêng nhằm rút ra các xu hướng về tiêu dùng và sản xuất để xác định phương hướng cho hoạt động quảng cáo, chào hàng. Từ đó, trung tâm tư vấn đầu tư và thương mại phổ biến đến các phòng xuất nhập khẩu của công ty. - Nắm bắt thị hiếu tiêu dùng hàng hoá và tập tính, động cơ mua bán của các nhà sản xuất thiết bị toàn bộ thông qua việc tổ chức và tham gia các hội nghị khách hàng, các hội chợ triển lãm. Ngoài ra, hình thức này còn nhằm thu thập thông tin phản hồi của khách hàng về ưu nhược điểm trong hoạt động kinh doanh của công ty, từ đó có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. - Có những biện pháp nhằm hỗ trợ, khuyến khích các cán bộ kinh doanh của các phòng nghiệp vụ tích cực chủ động tìm kiếm bạn hàng (tìm hiểu nhu cầu thiết bị toàn bộ và giới thiệu, thuyết phục khách hàng bằng các Cataloge, mẫu hàng) - Ngoài ra để thu hút khách hàng công ty thường quảng cáo trên các báo, tạp chí chuyên ngành và tập san riêng của công ty nhằm giới thiệu và đón trước các nhu cầu của các khách hàng trong tương lai. Hiện nay, công ty đã có một trang web riêng để quảng cáo cũng như giúp đối tác tìm hiểu và liên hệ một cách nhanh chóng nhất và thuận tiện nhất Thu thập đơn đặt hàng và tài liệu của khách hàng trong nước Đơn đặt hàng có nội dung như sau: - Tên hàng, địa chỉ, đơn đặt hàng, số hiệu tài khoản và ngân hàng giao dịch. - Số và ngày tháng thành lập đơn hàng. - Tên hàng - Quy cách, phẩm chất, mục đích sử dụng. - Số lượng (bao gồm số lượng tối đa, tối thiểu) - Thời hạn và địa điểm giao hàng về Việt Nam. Trước khi đặt hàng công ty thường khảo giá kỹ trên thị trường. Việc xác định quy mô, khối lượng đơn đặt hàng phải căn cứ trước hết vào nhu cầu trong nước. Đối với các mặt hàng mang tính kỹ thuật(thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ, phụ tùng, nguyên vật liệu, hàng điện tử v.v..) đơn đặt hàng sẽ đề cập chi tiết hơn về quy định tiêu chuẩn kỹ thuật nguồn gốc xuất xứ của hàng, điều kiện bảo hành v.v.. Khi thu thập tài liệu của khách hàng trong nước, công ty cần thu thập các tài liệu sau: Văn bản của khách hàng trong nước(chủ đầu tư) nêu rõ tên, qui cách, số lượng, chất lượng, hàng hoá, thời gian giao hàng dự kiến, phương thức thanh toán, các yêu cầu về bảo hành và các yêu cầu khác. Trong trường hợp nhập khẩu sử dụng nguồn vốn của Nhà nước, ODA v.v.. thì cần có thêm các văn bản sau: giấy phép hoặc quyết định đầu tư, giấy chứng nhận ưu đãi đầu tư (nếu dự án thuộc diện ưu đãi), luận chứng kinh tế kỹ thuật (Báo cáo khả thi) cùng văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu, hồ sơ dự thầu, biên bản mở thầu, biên bản đánh giá kết quả xét chọn thầu (đối với hình thức chọn thầu khác (chào hàng cạnh tranh phải có ít nhất 3 bản là bản chào hàng, bảng phân tích chọn chào hàng và bảng quyết định chọn nhà thầu). Thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước Việc nghiên cứu thị trường được thực hiện độc lập giữa các đơn vị kinh doanh nhưng có sự hỗ trợ của các văn phòng đại diện của Technoimport ở nước ngoài. Do tính chất đa dạng về mặt hàng kinh doanh nên việc nghiên cứu thị trường phần lớn được thực hiện trên cơ sở các yêu cầu của khách hàng khi đến với công ty (mặt hàng, các chỉ tiêu kỹ thuật kèm theo, xuất xứ v.v..). Để kinh doanh có hiệu quả, công ty luôn chủ động trong việc nắm bắt những thông tin từ thị trường thiết bị toàn bộ trong và ngoài nước. Từ những yêu cầu này các đơn vị kinh doanh sử dụng các biện pháp nghiên cứu tài liệu, nghiên cứu hiện trường để đưa ra một số phương án lựa chọn về nhà cung cấp. - Nghiên cứu tài liệu: nghiên cứu qua các tạp chí, sách báo chuyên ngành, catalog, các thư chào hàng của các hãng sản xuất thiết bị toàn bộ nước ngoài, thông tin về khách hàng trong và ngoài nước, mức giá của các loại hàng đó ở thị trường trong nước (nếu có quyết định đầu tư thì là mức giá trần nêu trong quyết định đầu tư ), các tài liệu có được thông qua hội chợ triển lãm, các bạn hàng đã có quan hệ từ trước, những thông tin kinh nghiệm đã có được từ những lần giao dịch buôn bán trước đây. Kinh doanh xuất nhập khẩu chịu sự tác động của rất nhiều yếu tố của môi trường kinh tế vĩ mô, vì thế ngoài các nghiên cứu trên Technoimport luôn phải thu thập, nghiên cứu và bám sát các thông tin về tình hình tài chính tiền tệ trong và ngoài nước, từ đó dự báo xu hướng biến động của chúng trong thời gian tới, theo dõi những chính sách thúc đẩy và hạn chế xuất nhập khẩu hàng hoá (biểu thuế, hạn nghạch, mã số thuế, thuế suất, phụ thu của mặt hàng, các văn bản pháp quy của nhà nước liên quan đến việc xuất nhập khẩu mặt hàng này). - Nghiên cứu hiện trường: công việc này được thực hiện dưới sự giúp đỡ của các văn phòng đại diện ở nước ngoài. Các phòng xuất nhập khẩu sẽ gửi những yêu cầu của khách hàng về hàng hoá (thiết bị toàn bộ) tới các văn phòng đại diện. Các văn phòng đại diện này sẽ nhanh chóng gửi lại các thông tin về tình hình giá cả, nhà cung cấp, về đặc tính kỹ thuật cũng như các chính sách quản lý của nước sở tại. Lập phương án kinh doanh Thông qua những thông tin và kết quả thu được ở trên, từ đó doanh nghiệp tiến hành lập được phương án kinh doanh nhằm đề ra những mục tiêu phương hướng và những biện pháp để thực hiện. Một phương án kinh doanh cần trình duyệt phải đảm bảo nêu rõ những nội dung sau: Đơn vị kinh doanh nào thực hiện phương án. Tên hàng hoá, số lượng hàng hoá và qui cách hàng hoá. Khách hàng ngoài nước và khách hàng trong nước (tên, địa chỉ cụ thể, tư cách pháp nhân, uy tín và độ tin cậy của khách hàng). Phương thức kinh doanh là ủy thác hay tự doanh. Tình hình huy động và sử dụng vốn: nếu huy động toàn bộ vốn của khách hàng thì nêu rõ các đợt khách hàng nộp tiền. Nếu huy động một phần vốn của khách hàng để thanh toán thì nêu rõ tỷ lệ phần trăm thu trước tiền của khách hàng ở các thời điểm, phần trăm vay vốn của công ty và thời hạn vay.Nếu huy động và sử dụng toàn bộ vốn của công ty thì nêu rõ thời điểm sử dụng và thời điểm thu hồi vốn. Phương thức thanh toán ngoại: thời điểm phải thanh toán, thanh toán dùng thư tín dụng (L/C) hay điện chuyển tiền (TT) Dự kiến tiêu thụ hàng, phương thức thanh toán nợ, khả năng và thời điểm thu hồi vốn Tính toán hiệu quả của phương án: Tổng thu: trị giá tiền bán hàng (nếu là tự doanh) hoặc phí ủy thác (nếu ủy thác) Tổng chi: giá mua (giá hàng hoá, vận tải nước ngoài, bảo hiểm), thuế Xuất nhập khẩu, chi phí trực tiếp cho dịch vụ (phí giao nhận, vận chuyển, lưu kho, phí ngân hàng như phí mở L/C, điện phí ngân hàng v.v.., phí giao dịch như fax, telex, điện thoại v.v.., chi cho sử dụng xe cộ cơ quan, chi phí công tác v.v..), thuế doanh thu và lãi sử dụng vốn (tính toán theo qui chế của công ty) Tổng lãi = ( tổng thu - tổng chi) Sau khi lập phương án kinh doanh, các đơn vị kinh doanh lấy ý kiến nhận xét của phòng kế hoạch tài chính đối với phương án kinh doanh và phải trình giám đốc duyệt phương án kinh doanh đó. Lựa chọn nhà cung cấp Sau khi phương án kinh doanh được giám đốc kí duyệt, Technoimport sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp. Đối với dự án có giá trị lớn (trên 2 tỷ đồng) thì phải áp dụng phương thức đấu thầu còn đối với dự án có giá trị nhỏ (dưới 2 tỷ đồng) thì áp dụng phương thức gọi chào hàng cạnh tranh để lựa chọn nhà cung cấp. - Ở Technoimport, phương thức chào hàng cạnh tranh chỉ áp dụng cho nhập khẩu tự doanh hoặc cho các dự án nhập khẩu thiết bị có giá trị không lớn. Với phương thức này, công ty sẽ phát đơn chào hàng cho các nhà cung cấp đã nghiên cứu từ trước trong đó nêu rõ những yêu cầu về thông số kỹ thuật, số lượng hàng hoá và đề nghị phía bên kia chào giá, nêu ra các điều kiện thanh toán, lắp đặt, bảo hành v.v.. Sự đàm phán, thương lượng có thể diễn ra bằng fax, điện thoại, thư điện tử giữa các công ty và các nhà cung cấp khác nhau với mục đích cuối cùng và lựa chọn được điều kiện chào hàng có lợi nhất. Trong trường hợp nếu thấy cần thiết, công ty có thể cử người ra nước ngoài công tác hoặc mời đại diện của phía đối tác sang Việt Nam để đàm phán cụ thể. Mục tiêu cho cuộc đàm phán của công ty là thu hồi lợi nhuận tốt nhất có thể được hoặc tạo lập các mối quan hệ làm ăn mới v.v.. Nội dung đàm phán thường xoay quanh các vấn đề về hàng hoá, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, điều kiện bảo hiểm, điều kiện phạt v.v.. Trong những cuộc đàm phán trực tiếp, nhất là đối với những lĩnh vực thiết bị toàn bộ, luôn đòi hỏi phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt là về mặt chuẩn bị nhân sự, phương pháp và nghệ thuật đàm phán, vì thế trong những lần đàm phán các công trình thiết bị toàn bộ, Technoimport đều phải cử các chuyên viên cao cấp của mình đi đàm phán nhằm đem về cho công ty nhiều lợi thế. Thường thì đoàn đàm phán của công ty bao gồm: trưởng đoàn, cán bộ phiên dịch và các thành viên khác. Trong đoàn đàm phán phải có ít nhất một cán bộ kỹ thuật, các thành viên còn lại sẽ được giao những nhiệm vụ nhất định như điều tra về thị trường, văn hoá, tôn giáo của phía bên kia. - Với phương tức đấu thầu, Technoimport thường sử dụng trong các dự án nhập khẩu thiết bị toàn bộ có giá trị lớn bởi vì đấu thầu thường đạt được hiệu quả cao trong việc lựa chọn các nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ và công nghệ phù hợp nhất cho các dự án. Hiện nay, công ty áp dụng phương thức đấu thầu mở rộng hay hạn chế. Trong đó phương thức đấu thầu hạn chế được áp dụng tương đối nhiều tại Technoimport trong quá trình nhập khẩu thiết bị toàn bộ. Trình tự và thủ tục đấu thầu gồm có các bước sau: + Sơ tuyển nhà thầu (nếu có) + Lập hồ sơ mời thầu: quy định hình thức, nội dung của hồ sơ mời thầu. + Gửi thư mời thầu hoặc thông báo gọi thầu + Nhận hồ sơ dự thầu + Mở thầu: được tiến hành công khai theo ngày và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu và được ghi thành biên bản mở thầu + Đánh giá hồ sơ dự thầu: gồm có đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu, đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu (đánh giá phần kỹ thuật và đánh giá phần thương mại). Cuối cùng là đánh giá tổng hợp và xếp hạng các nhà thầu + Báo cáo kết quả xét thầu: tổ xét thầu sẽ lập "hồ sơ đánh giá kết quả đấu thầu" trong đó nêu rõ sự chênh lệch về giá cả giữa các phương án và đề xuất chọn phương án nào. Từ đó, sẽ lựa chọn nhà thầu trúng thầu + Công bố kết quả trúng thầu. Ký kết hợp đồng Sau khi kết thúc giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp, công ty thực hiện bước tiếp theo là ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị toàn bộ với nhà cung cấp được lựa chọn Để chuẩn bị cho việc kí kết hợp đồng, Technoimport cần soạn thảo hợp đồng.Việc soạn thảo hợp đồng phụ thuộc vào phương thức kinh doanh. Nếu đó là phương thức nhập khẩu tự doanh thì chỉ phải soạn thảo hợp đồng ngoại. Còn nếu đó là phương thức nhập khẩu ủy thác, việc soạn thảo hợp đồng phức tạp hơn so với tự doanh là phải soạn thảo hai hợp đồng gồm hợp đồng ủy thác (thường gọi là hợp đồng nội) và hợp đồng ngoại. Tất cả các hợp đồng nội, ngoại đều phải lấy ý kiến tham khảo của Trung tâm tư vấn đầu tư và thương mại (nếu có yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc cho từng trường hợp). Quy định luật áp dụng trong hợp đồng (áp dụng luật nước Việt Nam hay luật ở nước ngoài). Những điều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm hàng hoá định mua. Đề cập đến hình thức, nội dung của hợp đồng, ngôn ngữ dùng trong hợp đồng v.v.. cụ thể như sau: Soạn thảo hợp đồng nội Hợp đồng nội là một cơ sở pháp lí ràng buộc trách nhiệm giữa Technoimport với bên ủy thác nhập khẩu thiết bị toàn bộ. Trong hợp đồng uỷ thác cần nêu rõ các điều khoản như: đối tượng hợp đồng, trị giá hợp đồng, điều khoản thanh toán, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên, thanh lý hợp đồng, các cam kết chung v.v.. Đặc biệt là điều khoản qui định về phí ủy thác, ở đây phí uỷ thác là khoản tiền mà Technoimport nhận được từ người uỷ thác khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác. Nhìn chung phí uỷ thác phụ thuộc vào trị giá hợp đồng và sự thoả thuận của hai bên nhưng vẫn dựa trên nguyên tắc tuân thủ quy định chung của nhà nước đề ra Soạn thảo hợp đồng ngoại Các điều khoản trong hợp đồng ngoại phải dựa trên cơ sở những điều kiện, thỏa thuận đã đạt được trong quá trình đấu thầu hoặc trong đàm phán. Soạn thảo hợp đồng ngoại cũng như là soạn thảo một hợp đồng xuất nhập khẩu thông thường trong đó cần phải qui định các điều khoản chung như điều kiện để hợp đồng có hiệu lực, ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng (là thứ ngôn ngữ mà cả hai bên cùng thông thạo và thường là tiếng Anh), số lượng văn bản hợp đồng v.v.. Tuy nhiên, do đặc thù của thiết bị toàn bộ nên trong hợp đồng ngoại cần phải chú trọng một số điều khoản như: Nêu rõ điều kiện giao hàng và thông báo gửi hàng, cụ thể là thời gian giao tài liệu kỹ thuật, thời gian giao thiết bị toàn bộ, qui định giao hàng mấy chuyến, giao bằng đường thủy hay bằng đường hàng không; Khi người bán thực hiện việc giao hàng thì những thông tin gì cần báo cho người mua biết để chuẩn bị tiếp nhận hàng hoá tại cảng. Nêu rõ điều kiện bao bì và ký mã hiệu gửi hàng cụ thể và qui định cách đóng gói thiết bị và phụ tùng để đảm bảo và tránh hư hỏng trong khi vận chuyển đường biển và bốc xếp nhiều lần, các biện pháp thích ứng để bảo vệ hàng hoá tránh bị gỉ, bị ăn mòn, bị ẩm ướt trong quá trình lưu kho v.v.., phụ tùng phải đóng kiện riêng để cùng vào với thiết bị. Nêu rõ điều kiện kiểm nghiệm và kiểm tra trước khi giao hàng, cụ thể là người bán có trách nhiệm kiểm tra và kiểm nghiệm hàng hoá tại các nhà máy sản xuất về chất lượng, số lượng và tính năng kỹ thuật rồi lập chứng chỉ gửi cho người mua, chi phí do người bán chịu. Đôi khi người mua cũng cử người sang tận nơi để kiểm tra nhưng chất lượng của thiết bị toàn bộ sẽ được xác định chính thức cuối cùng tại công trình nơi sẽ sử dụng thiết bị toàn bộ đó. Nêu rõ điều kiện về lắp ráp, chạy thử và nghiệm thu, điều kiện về bảo hành, cụ thể là thiết bị toàn bộ sẽ được bảo hành ít nhất 12 tháng kể từ khi ký biên bản nghiệm thu và các qui định trách nhiệm khác của người bán trong suốt thời gian bảo hành, phạm vi cung cấp của người bán như thiết bị phụ tùng, tài liệu kỹ thuật, giúp đỡ đào tạo kỹ thuật v.v.. Với những hợp đồng phức tạp, nhiều mặt hàng hoặc hợp đồng nhập khẩu thiết bị nhiều phụ tùng, phụ kiện thì có thêm các phụ lục là bộ phận không tách rời của hợp đồng. Ngoài ra, trong hợp đồng ngoại, Technoimport phải đảm bảo nêu rõ các định nghĩa được dùng thống nhất trong hợp đồng để tránh lặp đi lặp lại một số những từ ngữ, thuật ngữ thường được sử dụng. Kí kết hợp đồng Trước khi ký kết thì phải xem xét lại kỹ lưỡng, cẩn thận đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được, tránh việc đối phương có thể thêm vào hợp đồng một cách khéo léo những điểm chưa thỏa thuận và bỏ qua không ghi vào những điều đã thống nhất. Trong hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật lệ hiện hành ở nước người bán hoặc ở nước người mua. Technoimport chủ yếu sử dụng hình thức hợp đồng văn bản. Riêng đối với những hợp đồng ký bằng fax, ngay s