Luận văn Một số giải pháp nhằm nâng các hiệu quả phương thức thanh toán điện tử tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân

ối với từng dự án, Chi nhánh thực hiện đầu tư vốn đến đâu sẽ chủ động hạch toán đến đó. Hạch toán từ TK điều chuyển vốn trong kế hoạch sang TK điều chuyển vốn tài trợ uỷ thác đầu tư. Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Có : TK điều chuyển vốn uỷ thác đầu tư (5191.04) - Hạch toán trả : Đồng thời với việc thu nợ của khách hàng, Chi nhánh hạch toán trả lại NHCT Việt Nam số vốn tài trợ uỷ thác đầu tư đã thu hồi. Nợ : TK điều chuyển vốn uỷ thác đầu tư (5191.04) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) + Đối với vốn khoanh nợ: Khi nhận thông báo chỉ tiêu khoanh nợ của NHCT Việt Nam lập chứng từ hạch toán chuyển từ nhận vốn điều chuyển trong kế hạch sang nhận vốn điều chuyển khoanh nợ Nợ : TK điều chuyền vốn trong kế hoạch (5191.01) Có : TK điều chuyển vốn khoanh nợ (5191.05) + Đối với ký quỹ bắt buộc: Vốn kỹ quỹ bắt buộc của Chi nhánh NHCT chủ động tính và hạch toán chuyển về Chi nhánh. Nhưng hiện nay chưa đủ điều kiện để thực hiện, do vậy tạm thời Chi nhánh chủ động tính và chuyển về Trung tâm thanh toán( ngày 5 của tháng sau). Hàng tháng căn cứ chỉ tiêu hướng dẫn tại công văn số 638 NHCT- CĐ ngày 22/04/1996. Chi nhánh tự xác định số vốn ký quỹ để lập phiếu hạch toán tăng hoặc giảm vốn điều chuyển trong kế hoạch. - Tăng ký quỹ: Nợ : TK điều chuyển vốn ký quỹ (5191.06) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) - Giảm ký quỹ Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Có : TK điều chuyển vốn ký quỹ (5191.06) + Phí chuyển tiền: Chi nhánh NHCT Việt Nam tính và thu của khách hàng theo hưỡng dẫn cụ thể cho từng loại chuyển tiền căn cứ vào căn bản quy định ở từng thời điểm. 3.2/ Ngân hàng nhận lệnh chuyển tiền đến : (CTB) Bộ phận Thanh toán điện tử phải bố trí cán bộ chuyên trách trực, đảm bảo tính liên tục để nhận chuyển tiền đến. Khi phát sinh nhiệm vụ thanh toán đến, bộ phận Thanh toán điện tử thông báo kịp thời cho Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyề) để giải mã và kiểm tra ký hiệu mật. Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) khi nhận được thông báo phải thực hiện việc giải mã và kiểm tra ký hiệu mật kịp thời, in biểu thống kê các chứng từ thanh toán điện tử đến đã được kiểm tra ký hiệu mật để làm cơ sở kiểm tra và ký tên trên chứng từ phục hồi. Thanh toán viên phục hồi xong chứng từ sắp xếp chứng từ vế Nợ riêng, vế Có riêng, theo thứ tự số hiệu NH khởi tạo (NHCT Việt Nam) từ nhỏ đến lớn ký tên vào nơi quy định trên chứng từ chuyển cho Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền ký). Nhận được chứng từ do Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) chuyển đến, Thanh toán viên phải hạch toán kịp thời các khoản chuyển tiền nhanh để đáp ứng nhu cầu chi trả của khách hàng. Đối với các khoản thanh toán trong ngày thì khách hàng chỉ được phép sử dụng số vốn mới nhận trong ngày vào ngày tiếp theo. Tích chất Nợ hay Có của chứng từ phục hồi phù hợp với nội dụng ghi Nợ hay ghi Có của TK điều chuyển vốn. Căn cứ vào đó NH nhận kiểm tra và hạch toán vế đối ứng. + Đối với chuyển tiền thanh toán : - Nếu là chứng từ Nợ hạch toán: Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch Có : TKTG, Tiền vay của khách hàng (TK thích hợp) - Nếu là chứng từ Có hạch toán: Nợ : TK thích hợp Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch + Đối với chuyển tiền nhận tiếp vốn trong và ngoài kế hạch của NHCT Việt Nam qua NHNN. Khi nhận chuyển tiền qua hệ thống thanh toán điện tử từ Trung tâm thanh toán chuyển về Chi nhánh hạch toán: Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.09) Có : TK điều chuyển vốn trong hoặc ngoài kế hoạch (5191.01 hoặc 5191.02) Khi nhận được giấy báo Có từ NHNN chuyển về Chi nhánh hạch toán Nợ : TKTG tại NHNN Có : TK điều chuyển vốn khác hệ thống (5191.09) Hàng ngày do Chi nhánh sử dụng vốn vượt hạn mức vốn trong kế hạch NHCT Việt Nam đã chuyển sang TK điều chuyển vốn quá hạn. Khi Chi nhánh nhận được chứng từ điện tử hạch toán. Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.09) Có : TK điều chuyển vốn quá hạn (5191.07) Khi TK điều chuyển vốn trong kế hạch của Chi nhánh thấp so với hạn mức của NHCT Việt Nam hạch toán giảm số TK điều chuyển vốn quá hạn cho Chi nhánh, chi nhánh nhận được chứng từ hạch toán. Nợ : TK điều chuyển vốn quá hạn (5191.07) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Việc tính lãi nhận và gửi vốn điều hòa do NHCT Việt Nam tính và hạch toán chuyển về Chi nhánh. Tại Chi nhánh NHCT nhận được chuyển tiền thu lãi vốn điều hoà của NHCT Việt Nam thống báo thì hạch toán Nợ : TK chi lãi điều chuyển vốn (8111.03) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Khi nhận tiền trả lãi gửi vốn điều hòa Chi nhánh hạch toán Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch Có : TK thu lãi điều chuyển vốn (7010.03) Chi nhánh NHCT nhận tiếp vốn của NHCT Việt Nam gồm nhiều loại (trong kế hạch, ngoài kế hạch, vốn tài trợ uỷ thác đầu tư) do vậy ngoài sổ sách hạch toán nội bảng Chi nhánh phải mở sổ sách theo dõi kỳ hạn và lãi suất của từng món nhận tiếp vốn để có kế hạch sử dụng và nộp trả NHCT Việt Nam đúng hạn, vận dụng lãi suất theo cơ chế hiện hành. 4.3/ Kiểm soát, đối chiếu: Mô hình kiểm soát đối chiếu của các Chi nhánh NHCT với Trung tâm thanh toán Trung tâm thanh toán 4 2 5 3 1 CN NHCT A CN NHCT B 1- CN NHCT A chuyển tiền điến CN NHCT B 2- Điều chuyển của CN NHCT Avới TTTT (Cuối ngày) 3- Điều chuyển của CN NHCT B với TTTT (Cuối ngày) 4- TTTT chuyển đối chiếu về CNNHCT A và CNNHCT B. Mô hình kiểm soát đối chiếu giữa các Chi nhánh NHCT với các NH khác hệ thống như NHĐTPT, Kho bạc TW, CityBank.v.v. vì giữa các NH trên NHCT Việt Nam đã ký hợp đồng về việc thanh toán với các khách hàng thuộc 2 hệ thống NHCT Việt Nam và NHĐT và PT, Kho bạc TW, City Bank.v.v. Trung tâm thanh toán 4 2 5 3 1 CN NHCT NH khác hệ thống 1- CN NHCT chuyển chứng từ về TTTT 2- TTTT chuyển tiếp chứng từ của CNNHCT cho NH khác hệ thống (như NHĐT và PT, Kho bạc TW) 3- NHĐT và PT, Kho bạc TW chuyển chứng từ về TTTT 4- TTTT chuyển chứng từ của NH khác hệ thống về cho CNNHCT Phương thức kiểm soát đối chiếu: Quá trình kiểm soát đối chiếu trong thanh toán điện tử qua mạng vi tính của NHCT Việt Nam được thực hiện theo phương thức kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung. Các Chi nhánh NHCT gửi điện đối chiếu về TTTT vào cuối ngày giao dịch gồm: - Tổng số bảng kê chuyển tiền đi - Tổng số bảng kê chuyển tiền đến Tại Trung tâm thanh toán sẽ đối chiếu xem có khớp đúng tổng số bảng kê chuyển tiền đi và đến của CN NHCT chuyển lên có khớp đúng không. Nếu có chênh lệch thì 2 bên phải sử lý ngay trong thời gian đối chiếu. Nếu đúng thì Trung tâm thanh toán mới cho phép các CN NHCT được phép lưu trữ cuối ngày. 5/ Điều chỉnh sai lầm: a/ Nhầm lẫn và điều chỉnh tại NH khởi tạo: Nhầm lẫn phát hiện khi Thanh toán viên lập chứng từ điện tử. Trưởng phòng kế toán chưa tính ký hiệu mật thì thanh toán viên điện tử được phép sửa chữa và in lại chứng từ đúng. Nhầm lẫn phát hiện sau khi Trưởng phòng kế toán đã tính ký hiệu mật nhưng chưa quuyết định chuyển đi. Trường hợp này thì tuyệt đối không được sửa chữa, không được huỷ bỏ vì chương trình vài đặt tự động nên khi Trưởng phòng kế toán đã ghi chấp nhận tính ký hiệu mật thì chứng từ lập tức đã ghi vào bộ nhớ để chuyển đi. Mặc dù sau đó CN vào sửa chữa hay huỷ bỏ thì cũng chỉ sử lý được phần hạch toán tại CN còn chứng còn sai vẫn theo chương trình tự động chuyển đến Trung tâm thanh toán và NH nhận. Do vậy phải sử lý đúng theo cách sau đây. - Nhầm lẫn phát hiện sau khi chuyển đi: + Trường hợp sai thiếu: Ngân hàng khởi tạo phải điện thông báo ngay về NH nhận, thông báo rõ chứng từ chuyển thiếu để NH nhận sử lý kịp thời (thông báo gửi bằng thư tín điện tử được cài đặt trong chương trình thanh toán qua mạng máy tính của NHCT Việt Nam). Sau khi điện thông báo cho NH nhận, NH khởi tạo lập biên bản xác định nguyên nhân, trách nhiệm và căn cứ vào biên bản lập chuyển tiền bổ xung số tiền thiếu chuyển tiếp về NH nhận. Trong nội dung của chuyển tiền phải ghi rõ (chuyển bổ xung theo lệnh chuyển tiền số: .... ngày : ....... tháng ..... năm .... số tiền đã chuyển.....) chuyển kèm bảng kê đã lập trên. + Trường hợp sai thừa: Phát hiện tiền thừa Chi nhánh NH khởi tạo phải điện boá (bằng thư tín điện tử) ngay cho NH nhận chuyển tiền biết. Sau khi gửi thông báo NH khởi tạo lập ngay biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân gây sai lầm đồng thời lập chuyển tiền ngược vế thu hồi số tiền đã chuyển tiền thừa đi NH nhận: Ví dụ : Lẽ ra chứng từ gốc chuyển Có đi là 10.000.000đ nhưng thanh toán viên điện tử đã lập chứng từ chuyển Có đi 100.000.000đ Kế toán trưởng khi tính ký hiệu mật đã không phát hiện ra nên vẫn quyết định chuyển đi CN khởi tạo đã hạch toán. Nợ: TK tiền tiền vay khách hàng Có :TK Đ/c vốn trong kế hoạch 100.000.000 đ Chi nhánh đã chuyển thừa 90.000.000đ CN phải lập ngay biên bản cùng xác nhận nguyên nhân chuyển tiền thừa, NH khởi tạo lập chứng từ điện tử chuyển ngược vế số tiền đã chuyển tiền thừa đi NH nhận để hạch toán. Nợ : TK Đ/C vốn trong kế hoạch 90.000.000 đ Có : TK tiền gửi, tiền vay khách hàng - Trường hợp sai thừa đã chuyển đi NH nhận, nhưng NH nhận không thu hồi được chuyển trả lại kèm theo các hồ sơ pháp và biên bản nói rõ lý do, NH khởi tạo nhận được phải kiểm tra đối chiếu với biên bản chuyển tiền thừa đã lập trước đây để xác định số đã thu hồi được, số còn lại chưa thu hồi và xác định người chịu trách nhiệm để hạch toán : Nợ : TK phải thu đứng tên người chịu trách nhiệm Có : TK điều chuyểnvốn trong kế hoạch Số tiền chưa thu hồi được Đồng thời lập hội đồng để xử lý thu hồi theo chế độ hiện hành. - Trường hợp sai ngược vế : Lẽ ra chuyển Nợ đi nhưng Chi nhánh đã lập chứng từ điện tử chuyển Có đi NH nhận. NH khởi tạo cũng phải điện báo cho NH nhận chuyển tiền biết (bằng thư tín đụng). Đồng lập biên bản xác định nguyên nhân chuyển ngược vế. Sau đó lập chuyển tiền ngược vế xử lý tất toán chuyển tiền sai (kèm theo biên bản đã lập) và lập chuyển tiền đúng đi bình thường. Ví dụ: Viện cơ khí Năng lượng và mỏ (TK 710A.00002 ) nộc séc bảo chi kèm 3 bảng kê nộp séc của Công ty cơ khí Hà Tây trả tiền mua hàng số tiền là 5.000.000 đ. Hạch toán đúng : Nợ : 5191.01999 5.000.000 đ Có : 710A.00002 Nhưng Chi nhánh đã chuyển Nợ : 710A.00002 5.000.000 đ Có : 5191.01999 Xử lý: Lập biên bản theo quy định, căn cứ biên bản lập chứng từ chuuyển đi NH nhận để xử lý bút toán sai và hạch toán Nợ :5191.01999 5.000.000 đ Có :710A.00002 Sau đó lập chưng từ chuyển tiền đúng Nợ : 5191.01999 Có : 710A.00002 5.000.000 đ Tương tự như vậy đối với chuyển tiền Có bị ngược vế Tất cả các chuyển tiền nhầm lẫn khi chuyển đi để NH nhận xử lý. NH khởi tạo phải chuyển tiền thông báo đi tức thời và thống kê theo dõi . Khi nhận được thư tra soát của NH nhận , NH khởi tạo phải kiểm tra và trả lời cho NH nhận ngay trong ngày làm việc đó không để chậm trễ. Nếu do việc trả lời thư tra soát chậm làm thất thoát tài sản hay tổn thất nào đó NH khởi tạo phải chịu trách nhiệm theo luật định. b/ Xử lý nhầm lẫn tại NH nhận tiền: Sai tài khoản: Khi nhận được chuyển tiền cho NH khởi tạo chuyển đến sai TK hoặc sai tên khách hàng. NH nhận điện thư trả soát NH khởi tạo (qua thư tín dụng). Khi nhận được thư trả lời tra soát của NH khởi tạo xác nhận đúng tên khách hàng xác nhận TK đúng thi căn cứ nội dụng trả lời tra soát sửa TK hoặc tên khách hàng vào chứng từ. Đính kèm điện tra soát vào chứng từ và hạch toán cho khách hàng. Trường hợp trong ngày chưa nhận được trả lời thư tra soát của NH khởi tạo thì Chi nhánh hạch toán. + Đối với chứng từ Nợ: Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Có : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) + Hoặc đối với chứng từ Có: Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Khi nhận được trả lời thư tra soát của NH khởi tạo thì NH nhận hạch toán tất toán điều chuyển vốn chờ thanh toán Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Có : TKTG của khách hàng (hoặc TK thích hợp) Hoặc ngược vế Nhận tiền sai địa chỉ: Khi nhận chuyển tiền sai địa chỉ NH nhận hạch toán chuyển trả lại NH khởi tạo + Khi nhận hạch toán: Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Hoặc ngược lại + Khi chuyển trả hạch toán Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Hoặc hạch toán và xử lý ngược lại đối với chứng từ Nợ NH khởi tạo chuyển sai địa chỉ phải chịu phạt chi phí đền cho những lần chuyển đi, chuyển lại. Đồng thời NH khởi tạo phải chị tiền phạt của khách hàng do chuyển tiền chậm. Nếu lỗi do cá nhân gây ra thì cá nhân gây ra lỗi phải chịu phạt các khoản tiền trên. + Khi nhận tiền bổ sung chuyển tiền thiếu cho NH khởi tạo chuyển tới, NH nhận kiểm soát lại chứng từ chuyển tiền bổ xung. Nếu đúng Chi nhánh hạch toán tiếp Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Có : TK thích hợp Hoặc ngược lại - Trường hợp sai thừa: Nhận được thống báo của NH khởi tạo trước khi nhận chuyển tiền đến, NH nhận đăng ký vào sổ theo dõi để khi chuyển tiền đến xử lý kịp thời. Khi nhận chuyển tiền đến, NH nhận kiểm soát điều chuyển vốn với nội dung thông báo đã nhận được nếu đúng sẽ hạch toán. Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Có : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Sau đó nhận được chuyển tiền xử lý cho NH khởi tạo chuyển đến, NH nhận hạch toán Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Đồng thời Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán Số tiền còn Có : TKTG, tiền vay lại số đúng - Trường hợp nhận được thông báo sau khi đã hạch toán vào TK của khách hàng thì NH nhận ghi sổ theo dõi để khi nhận được chuyển tiền thừa của NH khởi tạo chuyển tới NH nhận kiểm soát đúng với nội dung thông báo hạch toán Nợ : TKTG, tiền vay của khách hàng Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch Kèm theo biên bản của NH khởi tạo chuyển tiền - Trường hợp nhận được thông báo và chuyển tiền thừa của NH khởi tạo sau khi đã hạch toán vào TK của khách hàng nhưng khách hàng đã sử dụng kết tiền trên TK, NH nhận hạch toán: Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hạch (5191.01) Đồng thời báo cho khách hàng đem tiền nộp vào TK để thanh toán khi khách hàng nộp tiền vào NH nhận hạch toán Nợ : TKTG, tiền vay của khách hàng (hoặc TK thích hợp) Có : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) - Trường hợp khách hàng không còn khả năng thanh toán bị phá sản, giải thể hoặc khách vãng lai không tìm được thì NH nhận phải phối hợp với chính quyền địa phương và cơ quan pháp luật để tìm mọi biện pháp thu hồi. Cuối cùng, sau khi đã tìm mọi biện pháp mà vẫn không thu hồi được hoặc thu hồi chưa đủ thì NH lập biên bản ghi đầy đủ quá trình xử lý thu hồi tại Chi nhánh có xác nhận của chính quyền địa phương và các cơ quan pháp luật, chuyển trả lại NH khởi tạo hạch toán. Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hạch Số tiền không Có : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán thu hồi được - Đối với chuyển tiền ngược vế: Khi nhận được thông báo và chuyển tiền Có ngược vế của NH khởi tạo, NH nhận hạch toán vào TK điều chuyển vốn chờ thanh toán Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Có : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Khi nhận chuyển tiền xử lý của NH khởi tạo Chi nhánh hạch toán xử lý bút toán điều chuyển ngược vế Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Hoặc ngược lại với chuyển tiền Nợ ngược vế Còn lại chứng từ chuyển tiền đúng Chi nhánh hạch toán bình thường như các chuyển tiền đến. l Xử lý sai lầm trong đối chiếu với Trung tâm thanh toán : Đối với tất cả chứng từ chuyển đi trong ngày kết thúc trước lúc 15h30’ hàng ngày TTTT sẽ không nhận chứng từ điện tử sau 15h30’ trừ (điện tra soát) thời gian còn lại các Chi nhánh nhận chứng từ điện tử đến cho đến khi không còn chứng từ nữa thì các Chi nhánh làm đối chiếu với TTTT (thường sau 17 h) Khi đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT xảy ra trường hợp tổng số bảng kê đến của Chi nhánh không đúng với tổng số bảng kê tại TTTT, lúc này TTTT điện ngay cho Chi nhánh tìm ngay nguyên nhân, nguyên nhân chủ yếu là bảng kê chứng từ đến điện tử Chi nhanh chưa nhận hết. Lúc này Chi nhánh phải kết hợp với TTTT để nhận bảng kê đến và giải mã ngay. Khi giải mã sang Chi nhánh lại tiếp tục làm đối chiếu, nếu khớp đúng lúc này TTTT mới cho phép Chi nhánh được lưu trữ ngày. Trường hợp do sự cố kỹ thuật : Các Chi nhánh phải liên kết ngay với bộ phận theo dõi điện tử (Trung tâm điện tử ) để xử lý kịp thời. Bất kỳ trường hợp nào Chi nhánh cũng phải nhận hết bảng kê điện tử đến về không để tồn đọng tại TTTT, còn các bảng kê chứng từ điện tử đi nếu hết giờ không chuyển đi được thì để tồn đọng tại các Chi nhánh và vào phần sửa TK để sửa đối với cácTK tiền vay hoặc tiền mặt. Nợ : Tiền vay, tiền mặt Có : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán 6/ Quyết toán cuối ngày: a/ Quyết toán cuối ngày: l Tại NH khởi tạo: Hàng ngày NH khởi tạo phải chấm dứt chuyển tiền đúng 15h30’. Sau 15h30’ NH khởi tạo kiểm tra, kiểm soát các chuyển tiền đi trong ngày, lập các báo biểu thống kê, báo cáo ngày theo mẫu biểu đã lập sẵn trong chương trình chuyển về TTTT (nhưng chưa được lưu trữ ngày) như in ra báo cáo như phân loại chứng từ, tổng số chứng từ... l Tại NH nhận chuyển tiền: Từ 15h30’ NH nhận phải chờ hết chứng từ đến trong ngày và chủ động liên lạc với TTTT để nhận đến chứng từ cuối cùng chỉ khi nào TTTT thông báo Chi nhánh đã hết chứng từ đến, lúc đó Chi nhánh mới được tạo file đối chiếu chi tiết (có thể nhận nhận muôn do sự cố kỹ thuật TTTT sẽ thông báo NH có nhận chuyển tiền muộn để chủ động sử lý). Từ sau khi nhận chứng từ cuối cùng NH nhận hạch toán nội bảng, lập các báo cáo , biểu thống kê ... tạo file đối chiếu chi tiết chuyển về TTTT , chờ TTTT hạch toán và xử lý file đối chiếu của Chi nhánh đúng lúc đó Chi nhánh mới liên lạc qua mạng để lấy mã lưu trữ ngày lTại Trung tâm thanh toán: Cuối mỗi ngày khi điều chuyển với các Chi nhánh NHCT số liệu phải được chuẩn hóa như sau: Doanh số chuyển đi trong ngày giữa NH khởi tạo và TTTT phải khớp đúng với nhau Doanh số nhận đến trong ngày giữa NH nhận với TTTT phải khớp đúng Tổng doanh số chuyển đi trong ngày với tổng doanh số nhận đến trong ngày của toàn hệ thống phải bằng nhau Mọi lý do chênh lệch đều phải được giải quyết và xử lý trước khi khoá số ngày Chú ý: Trước khi khoá sổ: Các TK điều chuyển vốn trong kế hoạch có số chỉ vượt qua hạn mức phải được xử lý chuyển sang TK điều chuyển vốn quá hạn TK điều chuyển vốn ngoài kế hoạch, các khoản điều chuyển vốn có thời hạn đã đến hạn mà Chi nhánh NHCT chưa hoàn trả cũng phải được chuyển sang TK điều chuyển vốn quá hạn Lập các báo cáo, báo biểu thống kê, in sổ phụ, cân đối ngày... theo quy chế hiện hành. b/ Quyết toán tháng: l Tại các Chi nhánh NHCT : Chậm nhất vào ngày 3 tháng sau (Sau khi Chi nhánh NHCT đã hoàn thành báo cáo cân đối của tháng trước) các Chi nhánh phải chuyển tập tin báo cáo thanh toán điện tử của tháng đó về TTTT gồm các mẫu; + Báo cáo thanh toán điện tử tháng + Sao kê chi tiết TK điều chuyển vốn chờ thanh toán + Báo cáo thanh toán theo cơ chế thanh toán của NHNN + Các báo cáo thống kê l Tại Trung tâm thanh toán : Khi nhận các tập tin báo cáo của các Chi nhánh NHCT, Trung tâm thanh toán phải đối chiếu doanh số phát sinh trong tháng, số dư cuối tháng của từng TK khớp đúng tuyệt đối với số liệu hạch toán tại TTTT và với số liệu trên bảng cân đối TK của Chi nhánh NHCT (đối chiếu tự động) Các TK điều chuyển vốn chờ thanh toán của Chi nhánh NHCT có số dư TTTT phải tìm nguyên nhân và hướng dẫn Chi nhánh NHCT xử lý kịp thời. Tổng hợp các báo cáo, báo biểu thống kê , đối chiếu khớp đúng với bảng cân đối tổng hợp để làm cơ sở cho các khối chỉ đạo nghiệp vụ. c/ Quyết toán năm: Ngày 31/12 các NH khởi tạo phải chấm dứt việc lênh thanh toán cuối cùng đúng giờ quy định của TTTT . Sau đó tiến hành đối chiếu doanh số thanh toán 31/12 và doanh số tháng, doanh số năm với TTTT. Các NH nhận chuyển tiền phải đợi TTTT thông báo đã chuyển hết lệnh thanh toán đó đến trong ngay và cho lệnh khoá sổ NH nhận mới được khoá sổ đồng thời tiến hành đối chiếu tập tin đến trong ngày, doanh số đến trong tháng, doanh số đến trong năm với TTTT. Tại các Chi nhánh NHCT phải tra soát xử lý tất toán hết số dư trên các TK điều chuyển vốn chờ thanh toán, điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống cuối ngày 31/12. Trung tâm thanh toán phải nhận hết các chứng từ chuyển tiền đi và đến chuyển hết chứng từ về NH nhận sau đó đối chiếu với từng Chi nhánh: + Doanh số đi trong ngay, trong tháng, trong năm + Doanh số đến trong ngày, trong tháng, trong năm + Số liệu giữa các Chi nhánh NHCT và TTTT khớp đúng không còn chênh lệch +Tổng doanh số chuyển đi trong năm bằng tổng doanh số nhận đến trong năm của toàn hệ thống NHCT +Tài khoản điều chuyển vốn chờ thanh toán, TK điều chyển vốn thanh toán khác hệ thống của toàn hệ thống NHCT không còn số dư thi lúc đó TTTT mới được khoá sổ ngày 31/12 và khóa sổ năm để lên cân đối. Chậm nhất ngày 31/01 đầu năm sau các Chi nhánh phải chuyển tập tin báo cáo thanh toán điện tử về TTTT kèm theo: + Báo cáo thanh toán điện tử + Báo cáo thanh toán theo cơ chế thanh toán của NHNN + Các biểu thống kê, các báo cáo được lập phải trên cơ sở số liệu của bảng cân đối doanh nghiệp năm. Chương II Thực trạng tổ chức thanh toán điện tử tại NHCT Thanh Xuân - Hà nội I/ Khái quát hoạt động kinh doanh của Chi nhánh NHCT Thanh Xuân 1/ Đặc điểm chung và những thuận lợi, khó khăn của NHCT Thanh Xuân Quận Thanh Xuân được thành lập từ đầu năm 1997 là địa bàn có thế mạnh về sản xuất công nghiệp, có nhiều tiềm năng để mở rộng thị trường tiền tệ tín dụng để đáp ứng nhu cầu huy động vốn, cung ứng vốn tiền tệ và dịch vụ. Thanh toán góp phần tạo môi trường giúp các Doanh nghiệp, các thành phần kinh tế trên địa bàn phát triển sản xuất kinh doanh, và đời sống xã hội ngày 08/03/1997 Chủ tính Hội đồng quản trị NHCT Việt Nam ra quyết định thành lập số 17/HĐQT -QĐ về việc thành lập Chi nhánh NHCT Thanh Xuân và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 22/04/1997. Chi nhánh NHCT Thanh Xuân ra đời đánh giá sự phát triển không ngừng của công cuộc đổi mới kinh tế đất nước nói chung, sự phát triển hoạt động kinh doanh, dịch vụ tiền tệ, thanh toán của hệ thống NHCT nói riêng. Từ một phòng giao dịch chủ yếu huy động tiết kiệm và cho vay thành phần kinh tế ngoài quốc doanh nâng cấp thành Chi nhánh trực thuộc NHCT Đống Đa với chức năng hoạt động đầy đủ của một Chi nhánh Ngân hàng Thương mại Quốc doanh đóng trên địa bàn quận Thanh Xuân. Ngay từ khi thành lập, Chi nhánh NHCT Thanh Xuân đã phải đối mặt với những thử thách lớn trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ kinh doanh tiền tệ - tín dụng do “sinh sau đẻ muộn” các đơn vị tổ chức kinh tế đều đã quan hệ lậu đời và mật thiết với các tổ chức tín dụng lớn trên địa bàn thành phố Hà nội. Mặt khác tình hình sản xuất kinh doanh của các Doanh nghiệp khó khăn do năng lực tài chính yếu, kỹ thuật công nghệ thiếu đồng bộ và lạc hậu, thiếu vốn để đầu tư, công nợ lớn ở nhiều đơn vị nên có ảnh hưởng trực tiếp đến kinh doanh dịch vụ của Chi nhánh NHCT Thanh Xuân. Do Chi nhánh mới thành lập nên cơ sở vật chất và văn phòng giao dịch còn chật hẹp, lượng khách hàng đến giao dịch còn chưa nhiều, dư nợ cho vay còn thấp. Để khắc phục tình trạng trên Đảng uỷ Ban giám đốc NHCT Thanh Xuân đã xây dựng phương hướng kinh doanh và các biện pháp để triển khai nhiệm vụ kinh doanh của các năm sau đó, lấy mục tiêu “ Hiệu quả kinh doanh gắn với an toàn vốn” là tư tưởng chỉ đạo để động viên Cán bộ công nhân viên hoàn thành các chỉ tiêu kinh doanh đã đề ra và của cấp trên giao cho Chi nhánh NHCT Thanh Xuân. l Về thuận lợi: NHCT Thanh Xuân hoạt động trên địa bàn quận Thanh Xuâncó thế mạnh về sản xuất công nghiệp, có tiềm năng mở rộng thị trường . Được sự quan tâm của Hội đồng quản trị NHCT Việt Nam đến tháng 3/1999 NHCT Thanh Xuân tách khỏi NHCT Đống Đa là Ngân hàng phục vụ với NHCT Việt Nam. NHCT Thanh Xuân đã mở rộng hoạt động kinh doanh bằng nhiều hình thức, như mở rộng thêm các Quỹ Tiết kiệm để huy động tăng nguồn vốn cho Chi nhánh , mở rộng mạng lưới marketing. Sử dụng linh hoạt công cụ lãi suất, đổi mới phong cách làm việc văn minh lịch sự, tận tình với khách hàng , đã gây được niềm tin cho khách hàng. l Khó khăn: Tuy là quận có tiềm năng về công nghiệp nhưng là NH “sinh sau đẻ muộn” nên Chi nhánh NHCT Thanh Xuân gặp rất nhiều khó khăn , khách hàng ít không có khách hàng truyền thống, đội ngũ cán bộ công nhân viên chiếm phần lớn sinh viên mới ra trường, và các NH khách chuyển về, cho nên trình độ của cán bộ còn bất cập với nhau. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn như trên nhưng trong các năm qua NHCT Thanh Xuân đã khắc phục cơ bản những khó khăn tồn tại đó. Đảng uỷ cùng với Ban giám đốc luôn đi sâu, đi sát nắm