Luận văn Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán điện tử tại Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng

n chưa được kiểm tra khớp và hạch toán. * Đối chiếu hàng tháng - Đối chiếu giữa Chi nhánh và TTTT: + Hàng tháng, Chi nhánh thực hiện đối chiếu với TTTT các tài khoản điều chuyển vốn VND và các tài khoản thu, chi lãi vốn điều hoà. Các tài khoản này phải có doanh số và số dư khớp đúng với TTTT, tức là doanh số nợ, số dư nợ đến ngày cuối tháng tại Chi nhánh phải bằng doanh số có, số dư có tại TTTT và ngược lại. + Vào ngày giao dịch cuối tháng, sau khi đã nhận và hạch toán hết các chứng từ đến, Chi nhánh tạo báo cáo chuyển tiền điện tử tháng (mẫu 13-CTĐT). Báo cáo được tự động truyền về Trung tâm thanh toán để đối chiếu với dữ liệu hạch toán trong tháng của Trung tâm thanh toán. + Tại Trung tâm thanh toán sau khi truyền nhận hết chứng từ cho các chi nhánh chương trình máy tính tự động đối chiếu số liệu hạch toán tại Trung tâm thanh toán với số liệu báo cáo của các Chi nhánh và phản hồi kết quả về Chi nhánh. Các chênh lệch đối chiếu được in ra (mẫu 11-CTĐT) để kiểm tra lại số liệu đã hạch toán trong tháng. Các sai sót phải được tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh tại nơi phát sinh sai sót ngay trong tháng. - Đối chiếu giữa ĐGD và Chi nhánh: Thực hiện tương tự như đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT trên tài khoản thanh toán khác giữa Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc. 3.2.5.2. Quyết toán * Quyết toán ngày - Chi nhánh được chủ động giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giao dịch nhưng không được phép chuyển đổi trước 16h30 hàng ngày. - Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày làm việc. - Các Lệnh thanh toán TTTT nhận được sau giờ khoá sổ của TTTT sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp. - Giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giữa Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc do Giám đốc chi nhánh quy định. - Hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày giao dịch. * Quyết toán tháng, năm - Quyết toán tháng: - Quyết toán giữa TTTT và Chi nhánh + Hàng tháng, các chi nhánh ngừng truyền Lệnh thanh toán vào lúc 16h00 ngày cuối tháng, trường hợp đặc biệt cần thay đổi ngày giờ này, TTTT sẽ có thông báo và cập nhật cho các Chi nhánh trước 01 ngày. + Đến giờ quy định, mọi hoạt động về việc lập, kiểm soát, hạch toán cũng như truyền Lệnh thanh toán đi sẽ không thực hiện được. Chi nhánh phải nhận, kiểm tra KHM và hạch toán hết chứng từ đến trong ngày để thực hiện đối chiếu với TTTT. + Chỉ khi nào đối chiếu khớp đúng, Chi nhánh mới được TTTT cấp phép để tiếp tục hoạt động chuyển tiền đi. - Quyết toán giữa Chi nhánh với các điểm giao dịch trực thuộc: + Ngày giờ thực hiện quyết toán hàng tháng giữa Chi nhánh và các đặc điểm giao dịch trực thuộc do Giám đốc chi nhánh qui định. + Cuối tháng các Chi nhánh phải thực hiện quyết toán các chuyển tiền đi, đến, đối chiếu khớp đúng tài khoản thanh toán giữa các Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc. - Quyết toán năm: Việc quyết toán thanh toán hàng năm thực hiện theo chế độ hiện hành và hướng dẫn của NHCT Việt Nam. Trước ngày 31/12 của năm, trung tâm và các đơn vị chuyển tiền điện tử chấm dứt và xử lý xong tất cả các lịch chuyển tiền trong năm đó và đối chiếu doanh số chuyển tiền ngày 31/12. Tại trung tâm và các đơn vị chuyển tiền hạch toán tất cả chuyển tiền năm trước còn các lệnh phát sinh vào đầu tháng của năm mới thì hạch toán vào tài khoản chuyển tiền năm nay. Khi số liệu thanh toán giữa trung tâm và các đơn vị chuyển tiền hoàn thành khớp đúng, tất cả các lệnh chuyển tiền đã được đối chiếu khớp đúng, mọi sai sót đã được xử lý xong, đảm bảo điều kiện. Chương II Thực trạng về quá trình thực hiện phương thức thanh toán điện tử tại ngân hàng công thương khu vực hai bà I. Khái quát về tình hình kinh tế xã hội quận hai bà Ngân hàng Công thương chi nhánh Hai Bà nằm trên địa bàn quận Hai Bà Trưng. Là một trong 9 quận nội thành của Thành phố Hà Nội. Trên địa bàn tập trung nhiều nhà máy lớn có quan hệ truyền thống với Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà. Các doanh nghiệp tư nhân vừa và nhỏ cùng doanh nghiệp tư nhân phát triển mạnh, năng động và đầy triển vọng. Sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Địa bàn quận có đầu mối giao thông thuận lợi phát triển và mở rộng xuống khu vực phía Nam thành phố. Mật độ dân cư của quận đứng hàng đầu so với các quận khác trong toàn thành phố. Đại bộ phận dân cư là người lao động, công nhân viên chức và buôn bán nhỏ. Đời sống kinh tế phát triển ở mức độ trung bình. Để thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế, các ngành kinh tế trong khu vực quận Hai Bà đã và đang từng bước cố gắng thực hiện đổi mới về máy móc trang thiết bị, cơ cấu tổ chức, trình độ kỹ thuật nhằm tạo ra những sản phẩm có chất lượng phù hợp với thị trường, đáp ứng nhu cầu công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước thì việc tạo ra nguồn vốn đầu tư sẽ có ý nghĩa quan trọng và có tính quyết định đến việc thực hiện các mục tiêu mà Đảng và Nhà nước đã vạch ra. Ngoài các nguồn vốn từ các "kênh" khác đưa vào khu vực kinh tế quận Hai Bà Trưng như nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp, vốn đầu tư cho những dự án hay nguồn vốn liên doanh đầu tư của nước ngoài vào. Có thể nói nguồn vốn huy động của Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà Trưng bao gồm tiền gửi các tổ chức kinh tế và tiền gửi của dân cư vẫn là cơ bản, đảm bảo phát triển vững chắc và có vai trò chủ đạo, quan trọng hàng đầu trong việc quyết định qui mô và tốc độ sử dụng vốn của Ngân hàng và sự nghiệp phát triển kinh tế của quận Hai Bà Trưng. II. Khái quát về tình hình hoạt động của ngân hàng công thương khu vực hai bà 1. Mô hình tổ chức Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà thành lập 1/7/1988. Là một doanh nghiệp nhà nước thực hiện chức năng kinh doanh tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng đối với các doanh nghiệp, cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế trong nước, đáp ứng nhu cầu vay vốn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn (cả ngoại tệ) của mọi thành phần kinh tế. Ngoài chức năng đi vay để cho vay, Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà trực thuộc Ngân hàng Công thương Việt Nam. Trụ sở chính ở 285 Trần Khát Chân với chức năng trực tiếp kinh doanh và quản lý điều hành: gồm 12 phòng ban chức năng, 2 phòng giao dịch, 14 quỹ tiết kiệm. Dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà. Các phòng ban phối kết hợp chặt chẽ để hoạt động, làm tốt chức năng kinh doanh của Ngân hàng là đi vay để cho vay, làm dịch vụ thanh toán đảm bảo an toàn vốn vay, thu hồi cả gốc và lãi, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng và thu lợi nhuận cho ngân hàng. Bằng cách cán bộ làm việc với tinh thần thái độ phục vụ tốt, nâng cao uy tín của ngân hàng đối với khách hàng, đưa khoa học công nghệ tin học mới vào khâu thanh toán. Thực hiện thanh toán nhanh, kịp thời, an toàn cho khách hàng và ngân hàng, góp phần không nhỏ trong công cuộc phát triển kinh tế nhiều thành phần, thúc đẩy sản xuất, dịch vụ của nước ta ngày càng phát triển. 2. Hoạt động nguồn vốn Thực hiện nghiêm túc sự chỉ đạo của Ngân hàng công thương Việt Nam, Ban giám đốc chi nhánh Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà Trưng luôn luôn coi trọng công tác huy động vốn đảm bảo quy mô nguồn vốn tiếp tục tăng trưởng theo kế hoạch xác định. Mặc dù năm qua lãi suất huy động vốn thấp so với các ngân hàng khác trên địa bàn quận, nhưng bằng uy tín cao và bằng mạng lưới các quỹ tiết kiệm, với thái độ phục vụ văn minh lịch sự chi nhánh đã thực hiện tốt công tác huy động vốn, thực hiện được kế hoạch nguồn vốn Trung ương giao vừa đảm bảo được nguồn vốn dồi dào đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh tín dụng của chi nhánh, vừa đảm bảo nguồn vốn điều chuyển vốn về Ngân hàng công thương Việt Nam theo kế hoạch. Năm 2004, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh, song chi nhánh Ngân hàng Công thương khu vực Hai Bà đã đạt được những thành tích đáng kể: nguồn vốn tăng trưởng ổn định, dư nợ tín dụng lành mạnh ngày càng tăng, các dịch vụ ngân hàng phát triển, thu hút thêm nhiều khách hàng mới đến giao dịch… Tính đến 31/12/2004: Tổng nguồn vốn huy đọng: Đạt 2.013 tỷ đồng. Tăng so với cuối năm 2003 là 175 tỷ đồng, tốc độ tăng 9,5%. Trong đó: - Tiền gửi dân cư tăng là 10,4% - Tiền gửi các tổ chức kinh tế tăng 8,2%. Năm 2004, công tác huy động vốn gặp rất nhiều khó khăn như: Trên thị trường nhiều ngân hàng không chỉ nâng lãi suất huy động mà còn áp dụng nhiều hình thức khuyến mại hấp dẫn, nhiều quỹ tiết kiệm của các NHTM khác cùng hoạt động trên địa bàn quận Hai Bà Trưng… nên đã ảnh hưởng đến mức độ tăng trưởng nguồn vốn. Tuy nhiên chi nhánh đã chủ động triển khai nhiều biện pháp, tận thu khai thác từ nhiều luồng, mở rộng màng lưới quỹ tiết kiệm… để phát triển nguồn vốn. Từ những biện pháp tích cực và thế mạnh như: uy tín, mạng lưới rộng và thái độ phục vụ nhiệt tình, nhanh gọn, chính xác, thủ tục thuận lợi, hình thức huy động phong phú… nên nguồn vốn huy động tại chi nhánh tăng trưởng, ổn định, đáp ứng đầy đủ vốn và tạo thế chủ động cho phát triển kinh doanh, ngoài ra còn thường xuyên nộp vốn thừa theo kế hoạch bình quân 400 tỷ đồng về NHCT Việt Nam, để điều hoà chung cho toàn hệ thống. Đây là kết quả rất lớn trong công tác huy động vốn của chi nhánh trong tình hình khan vốn hiện nay. 3. Hoạt động cho vay và đầu tư kinh doanh khác Tổng dư nợ cho vay nền kinh tế và các khoản đầu tư đến 31/12/2004 là: 1.231,3 tỷ đồng, so với cuối năm 2003 tăng106,5 tỷ đồng, tốc độ tăng là 9,5%. Trong đó: - Dư nợ cho vày nền kinh tế: 904 tỷ đồng, tăng 9,7% - Các khoản đầu tư: 327,3 tỷ đồng tăng 8,9% Công tác đầu tư cho vay trong bối cảnh môi trường đầu tư có nhiều khó khăn, nhiều dự án không có hiệu quả, có dự án hiệu quả lại chưa đủ điều kiện vay vốn đặt cho ban lãnh đạo nhiều bài toán khó giải, song thực hiện phương châm "phát triển, an toàn, hiệu quả" chi nhánh quyết tâm đưa dư nợ tăng trưởng một cách lành mạnh vững chắc. Đã thực hiện triển khai nhiều biện pháp một cách đồng bộ, chủ động bám sát doanh nghiệp có phân tích những khó khăn, thuận lợi của hoàn cảnh cụ thể, cũng như dự đoán những vấn đề mới có thể nảy sinh, tìm nhiều giải pháp giúp các doanh nghiệp đầu tư đúng hướng, hạn chế rủi ro, tạo điều kiện hỗ trợ cho các doanh nghiệp được vay vốn ngân hàng. Bên cạnh đó thực hiện tốt công tác tiếp thị thu hút khách hàng nên đã tiếp nhận được nhiều dự án vay vốn, đồng thời tiến hành tốt khâu thẩm định dự án, do vậy đã đưa dư nợ cho vay tăng trưởng nhanh đi đối với nâng cao chất lượng tín dụng, không có nợ quá hạn mới phát sinh. Song song với việc tăng trưởng dư nợ lành mạnh, chi nhánh quan tâm đến công tác xử lý nợ tồn đọng đã triển khai rất tích cực, tất cả các khoản nợ tồn đọng đều được rà soát và phânt ích những khó khăn thuận lợi để tìm ra biện pháp xử lý phù hợp nhất. Kết quả thu nợ quá hạn trong năm 2004 được 5.456 triệu đồng, trong đó xử lý nợ tồn đọng 4.923 triệu đồng, đạt kế hoạch NHCT Việt Nam giao. Tỷ lệ nợ quá hạn của chi nhánh chỉ còn chiếm 1,09% trong tổng dư nợ. Cho vay cán bộ công nhân viên Được thực hiện đảm bảo vay đúng chế độ, CBCNV vay vốn đều trả nợ như cam kết. Đã có 470 cán bộ vay vốn với dư nợ là 3,6 tỷ đồng, tăng so với cuối năm 2001 là 27%. Nghiệp vụ kinh doanh đối ngoại: ngày càng được phát triển có chất lượng, thu hút thêm nhiều khách hàng tham gia thanh toán quốc tế và mua bán ngoại tệ. Bảng 1: Doanh số mua bán một số ngoại tệ chủ yếu: Loại ngoại tệ Doanh số mua Doanh số bán USD 20.812.484 21.812.484 JPY 343.887.065 343.887.065 EUR 893.405 931.427 AUD 137.663 137.663 Nguồn: NHCT Hai Bà Trưng Qua quá trình phát triển và đổi mới, hoạt động kinh doanh đối ngoại đã tạo được lòng tin và uy tín đối với khách hàng, tạo lợi thế để mở rộng hoạt động tín dụng đối nội, tăng nguồn vốn ngoại tệ. Trên cơ sở nguồn vốn ngoại tệ tăng trưởng ổn định Chi nhánh không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng vay vốn mà còn thường xuyên điều một lượng vốn ngoại tệ bình quân 250 tỷ (quy VNĐ) về NHCT Việt Nam để cân đối chung trong toàn hệ thống. Hoạt động kinh doanh đối ngoại đã góp phần đáng kể vào kết quả kinh doanh chung của chi nhánh. 4. Kết quả kinh doanh Lợi nhuận đạt 109,7% so với kế hoạch NHCT Việt Nam giao. Mục tiêu hoàn thành kế hoạch lợi nhuận NHCTVN giao năm 2005 là khó khăn lớn đối với chi nhánh, do khoảng cách chênh lệch giữa lãi suất huy động và lãi suất cho vay còn rất nhỏ, việc nâng lãi suất cho vay phải tính toán hợp lý, có thể chấp nhận được vì nó phụ thuộc vào mặt bằng lãi suất cho vay và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi nhánh đã từng bước thoả thuận với khách hàng điều chỉnh nâng lãi suất tiền vay một cách hợp lý được 92% doanh nghiệp vay vốn cả ngắn hạn và trung dài hạn, đây là một thành tích đáng kể của chi nhánh nhằm góp phần thực hiện đạt kế hoạch lợi nhuận và hạn chế rủi ro trong hoạt động ngân hàng. III. Thực trạng thanh toán điện tử tại NHCT khu vực Hai Bà Trưng 1. Một số nét về tình hình thực hiện các nghiệp vụ thanh toán nói chung Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác thanh toán là góp phần nâng cao tốc độ chu chuyển vốn của nền kinh tế, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Việc thanh toán qua ngân hàng không những có tác động tới sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, cá nhân trong nền kinh tế mà còn tạo ra cơ sở để ngân hàng có thêm nguồn vốn mở rộng cho vay bằng việc mở tài khoản, nhận tiền gửi và thanh toán hộ khách hàng, Ngân hàng công thương Hai Bà đã áp dụng các chương trình thanh toán thích hợp. Biểu 2: Tình hình thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà trong 2 năm 2003 và 2004 Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ % 1. Thanh toán bằng tiền mặt 5.612.435 23,22 8.859.920 28,55 2. Thanh toán không dùng tiền mặt 18.551.545 76,78 22.169.720 71,45 Thanh toán chung 24.163.980 100 31.029.640 100 Nguồn: NHCT Hai Bà Trưng Thông qua số liệu ở biểu 2 ta thấy: Năm 2003 thanh toán bằng tiền mặt là 5.612 tỷ chiếm 23,22% doanh số thanh toán chung, thanh toán không dùng tiền mặt là 18.551 tỷ chiếm 76,78% doanh số thanh toán chung. Năm 2004 thanh toán bằng tiền mặt là 8.859 tỷ chiếm 28,55 doanh số thanh toán chung, thanh toán không dùng tiền mặt là 22.169 tỷ chiếm 71,45% doanh số thanh toán chung. Ta có thể thấy rõ hình thức thanh toán không dùng tiền mặt chiếm tỷ trọng lớn hơn rất nhiều so với thanh toán bằng tiền mặt. Hiện nay tại NHCT Hai Bà Trưng trung bình hàng ngày ngân hàng phải xử lý thanh toán trên 70 món với tổng số tiền trên 12 tỷ đồng, trung bình 170 triệu đồng/món. Thực hiện thanh toán cho nhiều tổ chức kinh tế và cá nhân trên địa bàn, trong đó có rất nhiều doanh nghiệp lớn… Tổng số tài khoản được mở tại ngân hàng, đến cuối năm 2004 là 6320 tài khoản trong đó: 1. Tài khoản cá nhân: 1080 TK - Tài khoản cán bộ nhân viên ngân hàng: 315 TK - Tài khoản khách hàng: 765 TK 2. Tài khoản tiền gửi: 360 TK 3. Tài khoản tiền vay: 2590 TK 4. Tài khoản khác: 2290 TK Khách hàng đến giao dịch tại ngân hàng có thể áp dụng các công cụ như (séc chuyển khoản và séc bảo chi) các uỷ nhiệm chi chuyển tiền, uỷ nhiệm thu… tùy thuộc vào tính chất loại giao dịch mà khách hàng có thể lựa chọn. Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng đã thực sự phát huy tốt vai trò trung tâm thanh toán của nền kinh tế, việc thanh toán bằng tiền mặt đang dần được thay thế bằng các công cụ thanh toán không dùng tiền mặt. 2. Thực trạng nghiệp vụ thanh toán điện tử Trong những năm qua, công tác thanh toán của Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà đã có những bước tiến đáng kể nhờ những biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ, trong đó nổi bật là khâu kế toán thanh toán điện tử với quy trình công nghệ xử lý tức thời, rút ngắn thời gian thanh toán cho khách hàng, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn của chi nhánh nói riêng và của nền kinh tế nói chung. Đến nay đã có 10102 đơn vị mở tài khoản và thanh toán qua ngân hàng trong đó tài khoản tiền gửi là 428, tài khoản tiền vay là 7174 và các tài khoản khác là 1511. Doanh số thanh toán không dùng tiền mặt, thanh toán bù trừ và thanh toán điện tử đều tăng. Bảng 3: Các nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Doanh số năm 2003 Doanh số năm 2004 Chênh lệch 1. Thanh toán không dùng tiền mặt 13.584.424 14.396.544 812.120 2. Thanh toán điện tử 10.188.318 11085.339 897.021 3. Thanh toán bù trừ 3.396.106 3.311.205 -84.901 Nguồn: NHCT Hai Bà Trưng Công nghệ ngân hàng đã được đổi mới một cách căn bản, kỹ thuật tin học đã được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực hoạt động của NHCT, trong đó điển hình là: Hiện đại hoá khâu thanh toán cả trong và ngoài nước. Hiện đại hoá công tác quản trị và điều hành kinh doanh, quản lý và kiểm soát tín dụng, hạch toán kế toán, thông tin kinh tế và phòng ngừa rủi ro… toàn bộ các số liệu và thông tin về hoạt động kinh doanh đều được cập nhật kịp thời qua hệ thống máy vi tính nối mạng thông suốt trong toàn hệ thống NHCT. Những thành tựu này là nhân tố góp phần tạo ưu thế của chi nhánh trong việc cạnh tranh cùng các "bạn hàng" đặc biệt đã gây sự tin tưởng, an tâm đối với khách hàng, thuận tiện, nhanh chóng trong việc chuyển tiền trên toàn quốc, với mạng lưới thanh toán điện tử rộng khắp cả nước, phục vụ nhu cầu của khách hàng với khối lượng giao dịch lớn, hết sức thuận tiện và an toàn cho cả khách hàng và ngân hàng, giúp cho nghiệp vụ thanh toán điện tử thực hiện nhanh chóng và hiệu quả tối đa. Số liệu sau đây sẽ làm rõ hơn hoạt động thanh toán của Ngân hàng công thương Hai Bà qua thanh toán điện tử. Biểu 4: Các nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng Đơn vị: Triệu đồng Các hình thức thanh toán điện tử Doanh số phát sinh T3/2003 Doanh số phát sinh T3/2004 Chênh lệch Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1. Điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) 89.631 95.604 145.485 195.777 55.854 100.173 2. Điều chuyển vốn ký quỹ 9.720 16.260 18.510 28.781 879 270.521 3. Điều chuyển vốn trong thanh toán khác hệ thống (5191.09) 50.949 52.500 53.193 143.604 2.244 91.104 Tổng cộng 150.300 164.364 217.188 368.162 6.788 203.798 Nguồn: NHCT Hai Bà Trưng Ngoài các chương trình của NHCT Việt Nam trang cấp, chi nhánh đã chủ động lập một số chương trình ứng dụng như: Quản lý nhân sự, quản lý khế ước, hệ thống điện báo tổng hợp. Nhờ đó các chương trình ứng dụng đã làm tăng năng suất, chất lượng các hoạt động nghiệp vụ. Hiệu quả thể hiện rõ nhất là trong thanh toán quản lý và thông tin, công việc thống kê, báo cáo đã thực hiện hoàn toàn trên máy tính không còn phải làm thủ công như trước đây. Thông tin về tình hìh kinh doanh của toàn chi nhánh được cập nhật hàng ngày với độ chính xác cao, thông tin về số dư tài khoản của khách hàng được cập nhật hàng giờ đã giúp cho việc quản lý kinh doanh chặt chẽ, nhanh nhạy và hiệu quả hơn. Trong những năm qua mặc dù tình hình kinh tế biến động phức tạp, nhưng Ngân hàng công thương Hai Bà đã bám sát vào sự chỉ đạo của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Công thương Việt Nam thực hiện nghiệp vụ thanh toán điện tử vừa giúp cho chi nhánh giảm bớt số cán bộ trong khâu thanh toán vừa đảm bảo nhanh chóng, chính xác mà lại tránh được những sai sót, nhầm lẫn… 2.1. Quy trình đầu ngày vào giờ làm việc Hàng ngày, thanh toán viên bật máy khởi động vào chương trình thanh toán điện tử, công việc này phải đúng thời gian quy định nhằm đảm bảo việc nhận chứng từ điện tử. Nếu trong một số trường hợp việc khởi động không thể thực hiện được theo quy định gây ra trở ngại trong công việc thanh toán thì phải báo ngay cho trung tâm thanh toán để có biện pháp khắc phục kịp thời. 2.2. Với tư cách là ngân hàng khởi tạo + Thanh toán viên giao dịch giữ tài khoản của khách hàng Các khách hàng có quan hệ tiền gửi, tiền vay với chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng có yêu cầu chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng. Khách hàng phải lập và nộp chứng từ (uỷ nhiệm chi, séc chuyển tiền, giấy nộp tiền), chi nhánh sẽ giải quyết theo cơ chế thanh toán qua ngân hàng như thường lệ. Trong trường hợp khách hàng có tài khoản tiền gửi tại chi nhánh nộp chứng từ (uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền…) để chi trả chuyển tiền hay giao dịch tới một ngân hàng khác cùng hệ thống, kế toán giao dịch sẽ kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và số dư tài khoản của khách hàng. Công việc này được ngân hàng xử lý nhanh và đúng theo chế độ nhằm đáp ứng cao nhất yêu cầu của khách hàng. Nếu trên tài khoản của khách hàng còn đủ số dư, chứng từ hợp pháp, hợp lệ thì kế toán giao dịch sẽ xử lý theo chế độ hiện hành. Trường hợp số dư trên tài khoản của khách hàng không còn đủ cho việc chuyển tiền, kế toán giao dịch sẽ từ chối và trả lại chứng từ cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng nộp chứng từ sử dụng đến tài khoản tiền vay khách hàng phải làm thủ tục vay nộp cho cán bộ tín dụng sau đó cán bộ tín dụng mới chuyển cho kế toán theo đường dây nội bộ. Kế toán giao dịch sẽ kiểm tra nội dung của các giấy tờ, kiểm tra các chữ ký theo mẫu đã đăng ký, đồng thời kiểm tra hạn mức còn lại của khách hàng, trong trường hợp này cũng xảy ra hai khả năng: Nếu còn hạn mức tín dụng kế toán sẽ thực hiện giao dịch bình thường. Nếu vượt quá hoặc hết hạn mức tín dụng thì kế toán giao dịch sẽ từ chối và trả lại chứng từ cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng không có tài khoản tại ngân hàng mà muốn chuyển tiền qua ngân hàng đến một ngân hàng khác bằng tiền mặt kế toán giao dịch sẽ kiểm tra xem khách hàng đã ghi đầy đủ các yếu tố: Số chứng minh nhân dân, ngày và nơi cấp… Nếu đầy đủ sẽ yêu cầu khách hàng ra quỹ nộp tiền để chuyển. Hàng ngày tại NHCT Hai Bà thanh toán viên giao dịch tiếp nhận trung bình khoảng 50 chứng từ một ngày với tổng số tiền trên 5 tỷ đồng mỗi ngày. Các chứng từ để làm căn cứ chuyển tiền đi bao gồm các uỷ nhiệm chi doanh nghiệp, séc bảo chi, giấy nộp tiền, séc chuyển tiền… Trong đó, uỷ nhiệm chi doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn nhất quý IV (2004) 1925 món trong tổng số 2853 món chuyển tiền. Séc chuyển tiền đã được thay thế bằng các chuyển tiền ghi Có qua thanh toán điện tử. + Thanh toán viên Khi nhận được chứng từ thanh toán điện tử. Thanh toán viên sẽ kiểm tra lại các yếu tố của chứng từ, chữ ký của kế toán giao dịch, tiến hành chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử cùng thể thức thanh toán. Mỗi chứng từ thanh toán được chuyển hoá thành một lệnh chuyển tiền điện tử. Tất cả quá trình nhập dữ liệu của thanh toán viên vào từng thể thức thanh toán đều có mẫu sẵn, thanh toán viên chỉ cần nhập nội dung vào. Sau khi chuyển hoá xong, thanh toán viên kiểm tra lại yếu tố của chứng từ điện tử trên màn hình dựa vào chứng từ gốc thông qua các nội dung sau: - Ngân hàng nhận - Số hiệu tài khoản - Số chứng minh nhân dân, ngày và nơi cấp (đối với người không mở tài khoản tại ngân hàng) - Số tiền - Nội dung thanh toán Khi các yếu tố đã đầy đủ, khớp đúng với nội dung chứng từ gốc, thanh toán viên sẽ tiến hành ghi và in ra 01 liên chứng từ điện tử thanh toán, ký tên trên chứng từ điện tử in ra. Ví dụ: Ngày 25/09/200 Công ty Dệt may Hà Nội nộp vào ngân hàng uỷ nhiệm chi số tiền 150 triệu, trích tài khoản tiền gửi để thanh toán tiền hàng cho Công ty vật liệu may Đại Mỗ có tài khoản tại ngân hàng công thương Ngô Quyền, thanh toán viên sẽ xử lý như sau: NHCT Việt Nam 128 NHCT Hai Bà Trưng - Hà Nội Uỷ nhiệm chi (Doanh nghiệp) NH khởi tạo 128 ngân hàng công thương Hai Bà Trưng - Hà Nội NH nhận 168 Ngân hàng công thương Ngô Quyền Mã tỉnh NHB Mã NHB Số giao dịch: 128100844 Ngày lập chứng từ 25-09-2003 14;09;55 Số chứng từ gốc: Ký hiệu mật Loại nghiệp vụ Thông thường ………………………………………………………………………………… Đơn vị trả tiền Công ty xăng dầu Hà Nội TK trung gian Số tài khoản 710A.00010 TK Nợ Tại NH Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng Hà Nội ……….. Đơn vị nhận tiền Công ty xăng dầu khu vực I Số tài khoản 710D.00061 TK Có Tại NH NHCT Ngô Quyền 5191.01.999 …………… Số tiền bằng số 150.000.000 Nội dung thanh toán Trả tiền hàng Số tiền bằng chữ (+) Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn. NH khởi tạo ghi sổ ngày 25-09-2003 NH nhận ghi sổ ngày Thanh toán viên Kiểm soát Sau khi đầy đủ chữ ký của thanh toán viên và của kế toán giao dịch, chứng từ gốc và chứng từ điện tử được trao cho trưởng phòng kế toán. Chuyển chứng từ điện tử thanh toán sang cho trưởng phòng kế toán duyệt. Nếu như trước kia, thời gian giao 1 khoản thanh toán phải mất một tuần thì nay rút lại trong vài giờ. Việc thanh toán nhanh chóng đã đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn mang lại hiệu quả kinh tế rất lớn cho khách hàng, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường. + Trưởng phòng kế toán Khi nhận được chứng từ gốc và chứng từ điện tử thanh toán viên, trưởng phòng kế toán sẽ vào chương trình bằng cách nhập mã thẩm quyền cá nhân (tên của trưởng phòng kế toán) và ký hiệu mật để vào phần duyệt điện. Trưởng phòng kế toán phải nhập số tiền bằng số của từng chứng từ, nếu khớp đúng thì toàn bộ nội dung của chứng từ sẽ được hiện lên màn hình và trưởng phòng kế toán tiến hành kiểm soát, đối chiếu các yếu tố giữa chứng từ gốc và chứng từ điện tử. Sau khi kiểm tra nếu chứng từ hợp pháp, hợp lệ và khớp đúng kế toán trưởng sẽ tiến hành tính ký hiệu mật cho chứng từ đang kiểm hiển thị trên màn hình, ghi ký hiệu mật vào chứng từ lưu trước khi quyết định chuyển đi. Chứng từ gốc và chứng từ điện tử được giao lại cho thanh toán viên để hạch to