Luận văn Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng

quy, quy chế Công ty để trình hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật của Công ty. - Tiếp nhận hồ sơ, viết hợp đồng lao động, làm các thủ tục khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động trình Giám đốc ký, quản lý hồ sơ lao động, theo dõi quản lý lao động ở các đơn vị sản xuất các phòng nghiệp vụ. - Tổ chức đào tạo và nâng cấp bậc cho CBCN - LĐ. - Hàng năm căn cứ nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh xây dựng kế hoạch tiền lương, tiền thưởng, thống kê theo dõi tiền lương hàng tháng, quý, năm báo cáo cấp trên. - Thẩm định trình duyệt tổng hợp đơn giá, tiền lương hàng tháng báo cáo Giám đốc. - Cùng các phòng nghiệp vụ khác, các đơn vị sản xuất xây dựng đơn giá tiền lương và kiểm tra việc thực hiện chi trả tiền lương đối với CBCN - LĐ. Công tác an toàn lao động, y tế - Hàng năm xây dựng kế hoạch về công tác an toàn lao động như tuyên truyền, hướng dẫn kiểm tra, mua sắm dụng cụ bảo hộ lao động, xây dựng phương án công tác an toàn lao động khi công trường triển khai thi công, quản lý hồ sơ và làm sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động theo hướng dẫn của cơ quan quản lý. - Lập hồ sơ theo dõi sức khoẻ CBCN - LĐ toàn Công ty. - Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động, khám chữa bệnh, làm các thủ tục thanh toán các chế độ cho người lao động khi bị ốm, tai nạn lao động. Hành chính quản trị - Mở sổ sách theo dõi tài sản thuộc lĩnh vực hành chính - quản trị văn phòng Công ty và các đơn vị sản xuất. - Quản lý theo dõi hồ sơ sử dụng đất và thuế đất hàng năm. - Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước. - Mở sổ sách theo dõi công văn đi, đến báo cáo Giám đốc. - Đánh máy, photocopy các văn bản theo yêu cầu của các phòng hoặc theo lệnh của Giám đốc. - Mua sắm văn phòng phẩm, dụng cụ hành chính theo kế hoạch đã được Giám đốc phê duyệt hoặc theo lệnh Giám đốc. - Đón tiếp khách đến quan hệ, giao dịch làm việc với Công ty và hướng dẫn khách đến làm việc với các bộ phận hoặc báo cáo Giám đốc. - Phục vụ nấu nướng khối văn phòng Công ty, phục vụ hội nghị, làm công tác vệ sinh thuộc khu vực làm việc văn phòng Công ty. - Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng chống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rượu chè trong cơ quan. - Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng công ty. Bố trí sắp xếp phương tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng nghiệp vụ đi công tác được kịp thời. - Sửa chữa xe ô tô, điện, nước trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc trong ngày của cơ quan. 2.2.1.2. Phân công trách nhiệm *Trưởng phòng (1 người) : - Là người đứng đầu bộ phận văn phòng của Công ty, là người có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. - Có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan, của tổ chức. - Là người phụ trách chung- trực tiếp tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác: Tổ chức cán bộ trong Công ty, công tác quản lý lao động ngành nghề trong các phòng ban, Xí nghiệp, công tác sắp xếp bộ máy, lao động, chế độ tiền lương, tiền thưởng, thực hiện chính sách với người lao động trong Công ty Cổ phần và chế độ của Nhà nước ban hành. - Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi trực tiếp công tác an toàn lao động, an toàn thi công trên các công trình và công tác an ninh trật tự, tham gia công tác thi đua, sáng kiến sáng tạo Công ty, công tác tuyên truyền để CBCNV phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. * Phó phòng (1 người): - Hỗ trợ và tham gia điều hành chung công việc trong phòng. Giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận trong văn phòng, có thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do trưởng phòng giao. - Là người trực tiếp phụ trách công tác đào tạo, nâng bậc lương, quản lý đất đai, xây dựng cơ bản, công tác phòng chống bão lụt và tìm kiếm cứu nạn trong Công ty, công tác Đảng vụ công ty. - Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả hoạt động do mình phụ trách. * Nhân viên văn thư, lưu trữ Đây là bộ phận thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong văn phòng, tổ chức, sử dụng thông tin đầu vào, đầu ra của Công ty nên giữ vai trò quan trọng trong quản lý công tác thông tin của văn phòng nói riêng và của Công ty nói chung. +) Nhân viên lưu trữ (1 người) : - Lưu giữ tài liệu, hồ sơ do Văn phòng quản lý (công văn đến, công văn đi, công tác thi đua khen thưởng). Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tương đương với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lượng công việc của văn phòng. Hình 7: Bảng thống kê số lượng công văn đi và công văn đến. Năm Văn bản đến Văn bản đi 2006 700 510 2007 800 600 2008 910 700 Nguồn:Phòng Tổ chức-Hành chính - Làm công tác thông tin tuyên truyền trong Công ty, nội dung quảng bá, quảng cáo các sản phẩm theo yêu cầu. - Quản lý các thiết bị văn phòng về kỹ thuật, chất lượng và số lượng. - Hàng ngày nắm bắt các thông tin trên mạng phục vụ cho giới thiệu sản phẩm, kinh doanh. Tìm khách hàng và những văn bản pháp luật mới hoặc chưa có lưu trữ tại Công ty. +)Nhân viên văn thư (1người): - Đầu giờ làm việc kiểm tra khoá cửa, các vị trí xung quanh nơi làm việc, nếu có gì khác lạ báo cáo cho lãnh đạo đơn vị và phòng bảo vệ để xác minh. - Trực tổng đài điện thoại của Công ty. - Quản lý con dấu của Công ty và các con dấu chức danh. - Xác định, kiểm tra chữ ký, ghi sổ và đóng dấu các tài liệu, văn bản của Công ty theo quy định. - Vào sổ theo dõi. - Làm nhiệm vụ tiếp tân. - Hết giờ sắp xếp tài liệu, để đúng vị trí quy định vệ sinh nơi làm việc, tắt điện, khoá cửa trước khi rời vị trí làm việc. * Nhân viên tạp vụ(1 người) : Phục vụ nước uống: ã Phải đảm bảo vệ sinh sạch sẽ và đầy đủ: + Khu vực nấu nước, bể chứa dự trữ nước. + Nguồn nước, dụng cụ nấu nước. + Dụng cụ chứa nước uống tại các đơn vị sản xuất. ã Đảm bảo có đủ nước sôi phục vụ: + Các phòng ban gián tiếp trước giờ làm việc. + Các đơn vị sản xuất theo giờ quy định. Quản lý chung về vệ sinh môi trường: - Hàng ngày quản lý nhà khách của Công ty đảm bảo luôn ngăn nắp, sạch sẽ. - Thường xuyên làm tốt công tác vệ sinh của Công ty đảm bảo khang trang, sạch đẹp; kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo hộ lao động, vệ sinh lao động và an toàn thực phẩm trong phạm vi đơn vị quản lý. - Quản lý các khu nhà vệ sinh và hệ thống thải bẩn của Công ty. - Tham gia kiểm tra, đôn đốc vệ sinh môi trường lao động tại các vị trí sản xuất trong Công ty. Phối hợp với các phòng ban liên quan tổ chức kiểm tra, đo các yếu tố của môi trường lao động theo tiêu chuẩn quy định. * Nhân viên in ấn, công tác văn phòng(1 người) : +) In ấn - Lĩnh đủ vật tư giấy, mực phục vụ in ấn. - Sử dụng máy photocopy để sao các công văn gửi đi, gửi đến, các loại tài liệu: bản vẽ tài liệu kĩ thuật, sản xuất kinh doanh theo yêu cầu đặt in. - Thực hiện in lưới theo yêu cầu đặt in đối với những tài liệu, biểu mẫu sử dụng số lượng nhiều. - Sau khi in xong giao tài liệu cho đối tượng đặt in và yêu cầu ký sổ. - Hàng tháng tổng kết các loại vật tư phôtô, in ấn. - Ngắt điện thiết bị công tác, quạt, chiếu sáng, chiếu sáng trước khi rời vị trí làm việc. +) Công tác văn phòng - Nhận các tài liệu, văn bản, thư, báo chí từ văn phòng để phát đến các đơn vị cá nhân vào thời gian từ 9h hàng ngày. - Phát các tài liệu, văn bản hoặc mời họp đột xuất. * Nhân viên y tế (1người) : - Khám, cấp thuốc và điều trị cho cán bộ công nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ. - Làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên. - Lập kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ khám bệnh nghề nghiệp. Khám sức khoẻ cho người xin tuyển dụng vào Công ty. Quản lý hồ sơ và nắm chắc tình trạng sức khoẻ của CBCNV, tư vấn với người sử dụng lao động về tình hình sức khoẻ của CBCNV để bố trí công việc phù hợp. - Bố trí nhân viên y tế thường trực để giải quyết kịp thời các trường hợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính và cấp cứu xảy ra bất cứ lúc nào. Cùng các đơn vị liên quan định kỳ tổ chức huấn luyện cách sơ cấp cứu cho người lao động. - Tham gia điều tra các vụ tai nạn lao động xảy ra đối với CBCNV Công ty. Sau khi điều trị xong phải hoàn chỉnh hồ sơ để giám định tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động hưởng chế độ theo quy định hiện hành. - Mua thuốc, các dụng cụ, y cụ cần thiết phục vụ công tác khám chữa bệnh cho CBCNV toàn Công ty. * Nhân viên bảo vệ (3người) : - Bảo vệ văn phòng Công ty, tham gia hỗ trợ công tác hành chính trong khu vực văn phòng Công ty. - Có nhiệm vụ trông coi phương tiện đi lại cho CBCNV làm việc trong Công ty. Hướng dẫn khách đến Công ty để xe đạp, xe máy đúng nơi quy định. Chỉ dẫn cho khách đến Công ty biết chỗ làm việc của mỗi phòng ban. - Theo dõi quá trình thực hiện công việc được giao về bảo vệ an ninh trật tự an toàn trong cơ quan 24/24 giờ trong ngày. - Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc rượu chè gây rối trật tự trong khu vực cơ quan. * Nhân viên lái xe (3 người) : - Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô tô con, sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô tô để thực hiện công tác được giao. - Quản lý sử dụng tốt xe ô tô được giao như :Tăng cường kiểm tra theo dõi, bảo dưỡng sửa chữa vặt đảm bảo cho hoạt động của xe được thường xuyên liên tục. - Giữ gìn bảo quản xe tốt sạch sẽ, tiết kiệm trong việc sử dụng xăng dầu, xăm lốp, phụ tùng. - Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và báo cáo hoạt động của xe, quyết toán xăng dầu hàng tháng. - Lái xe an toàn tuyệt đối, phục vụ đúng giờ theo sự điều động phân công của lãnh đạo văn phòng. 2.2.1.3. Điều kiện làm việc * Cách thức tổ chức phòng làm việc Là một cơ quan văn phòng, công ty thực hiện vai trò quản lý - lãnh đạo, việc tổ chức bố trí đang có sự nghiên cứu để phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của cơ quan. Việc bố trí các phòng ban để đảm bảo được sự khoa học, hiện đại cần luôn luôn tuân theo một số nguyên tắc nhất định. Những nguyên tắc này thể hiện tính liên kết, gắn bó, tạo sự thuận lợi trong phối hợp công việc, tránh những chồng chéo hay phiền hà cho công chức và khách đến làm việc. Tuy nhiên, để thực hiện tốt những nguyên tắc này không phải là một điều đơn giản, bởi ngoài sự điều hành tổ chức, việc bố trí các phòng ban còn phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện cơ sở vật chất. Hoạt động của các Phòng ban trong cơ quan chủ yếu diễn ra trong các phòng làm việc. Phòng làm việc của công chức đó là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những điều kiện cần thiết để công chức thực hiện và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao phó. Bản thân Công ty vẫn còn tồn tại một số điểm không thuận lợi trong việc bố trí mà cơ quan đang nghiên cứu, để tìm ra những phương án hợp lý hơn vì diện tích mặt bằng của Công ty còn chật hẹp. Phòng Tổ chức- Hành chính được sắp xếp theo kiểu phòng làm việc chung, có vách ngăn cách, diện tích phòng làm việc được phân theo đặc điểm và tính chất công việc của cán bộ nhân viên. Tuy phải tận dụng tối đa những cơ sở vật chất sẵn có nhưng phòng có một cách bố trí hợp lý, phù hợp với điều kiện vật chất của Công ty. Văn phòng Công ty được bố trí khoa học theo sơ đồ mở để tạo cho CBCNV làm việc có hiệu quả. Cách bố trí này có những thuận lợi: + Tận dụng được tốt hơn mặt bằng sẵn có của Công ty và trong đó sơ đồ bố trí có thể thay đổi dễ dàng. + Di chuyển của nhân viên văn phòng và giao tiếp giữa họ trở nên thuận tiện hơn. + Có một môi trường văn phòng tốt đặc biệt là về chiếu sáng và thông gió. Các bàn làm việc của nhân viên được xếp gần nhau nên việc di chuyển, trao đổi giữa nhân viên trong phòng được nhanh hơn.Các tủ tài liệu, hồ sơ được bố trí ngay sau bàn làm việc của các nhân viên rất thuận lợi cho việc tìm kiếm, cất trữ tài liệu. Tuy nhiên, cách bố trí sắp xếp của văn phòng Công ty cũng còn tồn tại một số nhược điểm: - Bố trí các bàn làm việc kê sát nhau nhưng không có vách ngăn cho nên thiếu tập trung trong công việc, tính chuyên môn hoá thấp, an ninh kém. - Do việc tận dụng các cơ sở vật chất sẵn có nên các vật dụng như bàm ghế tương đối cũ kỹ và không đồng bộ, không tạo được sự thẩm mỹ trong văn phòng. * Trang thiết bị làm việc Hiện nay, trong công cuộc đổi mới đất nước, cùng với sự thay đổi và phát triển của nền kinh tế, rất nhiều các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp… đã và đang thay đổi, xây dựng và tổ chức văn phòng của cơ quan theo hình mẫu một văn phòng hiện đại. Các văn phòng này được tổ chức theo hướng tinh giảm nhân lực, tiết kiệm tối đa diện tích làm việc, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào tổ chức và hoạt động của các văn phòng, tối ưu hoá các nghiệp vụ hành chính văn phòng... và một vấn đề được đặc biệt coi trọng đó là trang thiết bị. Trang thiết bị văn phòng phải đảm bảo được các yêu cầu sau đây: - Trang thiết bị văn phòng phải mang tính kinh tế. - Trang thiết bị văn phòng phải mang tính tiện dụng: nhiều chức năng, dễ sử dụng. - Trang thiết bị văn phòng phải mang tính hiện đại :đáp ứng yêu cầu ngày càng cao (nhanh chóng, kịp thời, chính xác) của công việc văn phòng, có khả năng tương thích cao với các hệ thống trang thiết bị của các cơ quan khác có liên quan. Trang thiết bị văn phòng của Công ty tương đối đầy đủ đáp ứng được yêu cầu tối thiểu của công việc. Đồ đạc trong phòng được sắp xếp, bố trí có thể chuyển đổi được dễ dàng nên linh động hơn. Hiện nay các trang thiết bị trong văn phòng gồm có: + Bàn ghế làm việc của nhân viên và bàn ghế tiếp khách. + Tổng đài điện thoại, máy điện thoại( máy điện thoại của nhân viên văn thư riêng biệt với máy điện thoại của Trưởng phòng). + Máy photocopy, máy in, máy vi tính để phục vụ cho soạn thảo và photo tài liệu. + Hệ thống chiếu sáng gồm đèn tuýp và đèn bàn. + Hệ thống làm mát: 02 quạt trần. + Văn phòng phẩm như : máy dập ghim, hồ dán, băng dính, giấy tờ, bút, kéo, cặp hồ sơ... + Và một số trang thiết bị khác như: lịch treo tường, đồng hồ... Tuy nhiên, Phòng Tổ chức- Hành chính vẫn còn tồn tại một số vấn đề sau: Một số nhân viên có kỷ luật chưa tốt khi sử dụng máy móc thiết bị gây ra những tổn thất trong công việc. Do văn phòng được bố trí làm việc với sơ đồ mở nên không thể tránh khỏi tiếng ồn trong văn phòng như việc xô ghế hay tiếng động do thiết bị gây ra...àCông ty nên sử dụng việc gắn cao su vào chân ghế nhằm làm giảm tiếng ồn trong văn phòng. * Không khí làm việc Các nhân viên trong phòng đều chấp hành tốt các nội qui, qui chế làm việc của Công ty. Hơn nữa thái độ làm việc thân thiện, giúp đỡ nhau trong công việc của các nhân viên nhằm phát huy tinh thần làm việc tập thể, tạo nên bầu không khí thoải mái. Nhân viên cư xử với nhau một cách một cách vui vẻ, hoà đồng; đối với công việc được giao luôn thể hiện sự tự nguyện, nhiệt tình. Do đó việc thực hiện nhiệm vụ của mỗi nhân viên cũng tốt hơn.Thể hiện: + Các nhân viên ủng hộ trưởng phòng của mình trong công việc. + Lợi ích tập thể luôn được đề cao. + Có tinh thần học hỏi. + Thực thi nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao. + Được tạo điều kiện để tự do sáng tạo trong công việc. + Có tinh thần dân chủ lành mạnh. + Kỷ luật, khen thưởng phân minh. 2.2.2 Hoạt động Văn phòng ở Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng. 2.2.2.1 Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin a/. Vai trò của thông tin Trước hết, thông tin được hiểu là tất cả những gì có thể cung cấp cho con người hiểu biết về đối tượng được quan tâm trong tự nhiên và xã hội, diễn ra trong không gian và thời gian, về những vấn đề chủ quan và khách quan... làm cơ sở đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời có hiệu quả và ý nghĩa. Nhu cầu khai thác, xử lý và truyền thông tin ngày càng trở nên cấp thiết. Nó có thể tạo ra một hệ thống liên hoàn, đồng bộ, chính xác, tạo ra mối liên kết, sự phối hợp nhịp nhàng giữa văn phòng Công ty và các đơn vị trực thuộc với hiệu quả rõ rệt. Hệ thống thông tin được thu thập, xử lý khoa học sẽ giúp cho bộ máy tổ chức hoạt động gọn nhẹ và hữu hiệu. Đối với hoạt động của phòng Tổ chức - Hành chính thì thông tin được coi là nguồn duy trì sự hoạt động của phòng. Nếu thiếu nhân tố này thì hoạt động của phòng sẽ bị trì trệ, kém linh hoạt vì “ không có thông tin khác gì như người không có mắt”. Lênin đã khẳng định rằng: “ Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất”. Trên thực tế thông tin đã từng được coi là yếu tó quyết định sự thành công của một tổ chức. Việc nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý của công ty ngày càng có ý nghĩa quyết định đối với sự nghiệp phát triển. Là một cơ quan thực hiện vai trò quản lý và lãnh đạo, Công ty rất cần tới hệ thống thông tin và các sản phẩm công nghệ thông tin. Nó sẽ cho phép thực hiện tự động các quy trình xử lý thông tin theo yêu cầu của hệ thống quản lý với hiệu quả cao về tốc độ, độ chính xác, khả năng truyền dẫn, tìm kiếm, chọn lọc, phân tích và lưu trữ. Như vậy, ta không thể phủ nhận vai trò quan trọng và hết sức to lớn của thông tin trong hoạt động của Văn phòng công ty. b/. Qui trình quản lý, cung cấp thông tin trong Văn phòng b.1 Xác định nhu cầu thông tin trong công ty Đối với thông tin từ bên ngoài việc thu thập, tiếp nhận các thông tin dưới hình thức văn bản như : quyết định, công văn... và các thông tin nội bộ được tiếp nhận dưới hình thức văn bản: quyết định, tờ trình...đều do văn phòng đảm nhiệm. Có rất nhiều loại thông tin đến công ty cho nên việc tiếp nhận thông tin như thế nào để không làm ảnh hưởng đến công ty là một trọng trách lớn của văn phòng. Trước khi tiếp nhận nguồn thông tin thì bộ phận văn thư dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch sản xuất, kinh doanh sẽ xác định nhu cầu thông tin. Số lượng thông tin rất phong phú, đa dạng nhưng không phải tất cả thông tin đều có giá trị như nhau.Vì thế, cần xác định rõ số lượng, loại thông tin nào cần thu nhập. Nhiệm vụ của văn phòng phải sưu tập, nắm rõ tình hình thực tế, xu hướng phát triển, mục tiêu của công ty để có thể tham mưu cho lãnh đạo những thông tin cần thiết, xác định rõ những thông tin nào có ảnh hưởng đến mục tiêu của công ty trong tương lai. Tóm lại,việc xác định nhu cầu thông tin trong công ty là cơ sở của việc hình thành hệ thống thông tin nội bộ, giảm nhẹ tình trạng thu thập thông tin không hợp lý. b.2 Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin Văn phòng xây dựng và tổ chức 2 loại nguồn thông tin : nội bộ và bên ngoài. - Thông tin bên ngoài được thu thập qua sách báo, qua thông tin khách hàng, người cung cấp, các đối thủ cạnh tranh, công trình nghiên cứu và nhất là thu nhận thông tin qua Internet. Những thông tin này cho phép văn phòng cập nhật tình hình bên ngoài để xác định sự ảnh hưởng của nó đến hoạt động của Công ty ra sao. - Thông tin nội bộ được thu thập từ các cán bộ nhân viên, các phòng ban đơn vị, các cấp quản lý, các cuộc khảo sát, chứng từ... giúp cho văn phòng nắm rõ tình hình thực tế của công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình trang thiết bị phục vụ công việc... Văn phòng cần phải đánh giá chính xác tầm quan trọng, sự tác động của các nguồn thông tin được thu thập đến sự phát triển của công ty như thế nào để từ đó xử lý các thông tin một cách hợp lý nhất, hiệu quả nhất. Nói cách khác, văn phòng cần khai thác thế mạnh của công nghệ thông tin thật nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Ví dụ cụ thể: Các chính sách xây dựng và phát triển Ngành Giao thông vận tải, các chính sách đầu tư của Nhà nước, chính sách thu hút đầu tư nước ngoài ... đều rất cần thiết trong việc giúp cho Công ty dễ dàng nắm bắt những cơ hội, khó khăn thử thách trên thương trường từ đó đưa ra chiến lược kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể, xác thực. b.3 Thu thập thông tin Văn phòng là cánh cửa đón nhận các luồng thông tin, là môi trường lọc thông tin. Tất cả các thông tin bên ngoài và nội bộ đều được văn phòng thu thập, xử lý.Văn phòng tiếp nhận các thông tin đó thông qua các kênh thông tin : là thông tin nội bộ, các cuộc họp, từ trên xuống dưới...dưới nhiều hình thức: văn bản, lời nói... Công việc thu thập thông tin chính xác sẽ góp phần quan trọng nâng cao cả về chất và lượng của hệ thống thông tin trong Công ty. Quá trình thu nhận này cần tuân theo một qui tắc, chuẩn mực nhất định theo trình tự được quy định thành văn bản để nhân viên thực hiện khoa học . b.4 Phân tích, xử lý và phổ biến thông tin Khi xác định rõ nhu cầu thông tin trong công ty thì việc phân tích, xử lý thông tin sẽ theo chức năng chuyên môn của nhân viên văn phòng, từ đó tiến hành bàn bạc thống nhất với những thông tin có chất lượng cao, tin cậy và có tính khả thi. Căn cứ theo qui định của Công ty thì văn phòng có trách nhiệm phân tích xử lý thông tin liên quan đến chính sách phát triển, quyết định, thông tư của Nhà nước và cấp trên ban hành. Đối với những thông tin liên quan đến chính sách, kế hoạch đầu tư xây dựng công trình cầu đường của Nhà nước, các gói thầu xây dựng...đều được nhân viên văn phòng tổng hợp , sau đó báo cáo lên lãnh đạo.Việc phân tích các thông tin này đòi hỏi diễn ra chặt chẽ, phải có sự phối hợp ăn ý giữa Phòng Tổ chức - Hành chính cùng với các phòng ban khác cùng thống nhất ý kiến, đưa ra các đề xuất báo cáo lãnh đạo. Đối với những thông tin liên quan đến thủ tục ban hành qui định, chính sách, thông tư hướng dẫn của Đảng và Nhà nước thì Trưởng phòng có trách nhiệm phân tích báo cáo với Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo kịp thời. Như vậy, công việc phân tích xử lý thông tin đòi hỏi Trưởng phòng cùng các nhân viên văn phòng phải có sự hiểu biết để phân tích, đánh giá chính xác tài liệu đã thu thập nhằm có được thông tin đầu ra có chất lượng cung cấp cho lãnh đạo. Sau khi phân tích, đánh giá xử lý và trình lãnh đạo phê duyệt các thông tin đầu vào thì văn phòng có nhiệm vụ cung cấp, phổ biến thông tin cho các đối tượng liên quan thông qua hình thức: văn bản, điện thoại, mail... b.5 Lưu trữ, bảo quản thông tin Thông tin trong doanh nghiệp phải được bảo quản, lưu trữ để sử dụng lâu dài. Các nguồn thông tin trong công ty được lưu trữ trên các file văn bản trong hệ thống máy tính văn phòng, các đĩa dự liệu...nên khiến cho việc lưu trữ gọn nhẹ, bảo mật, đảm bảo chất lượng thông tin và dễ dàng khi tìm kiếm. *Kết quả thực hiện : Qui trình tiếp nhận, xử lý và truyền tải thông tin như ở trên đã được thực hiện một cách uyển chuyển, linh hoạt trong văn phòng công ty. Nó đã giúp cho công tác thông tin luôn được cập nhật, xử lý kịp thời để có những định hướng đúng đắn, giúp lãnh đạo nhanh chóng ra được quyết định chính xác. Ví dụ cụ thể: Những năm vừa qua, Ban lãnh đạo công ty nhận định về xu hướng phát triển nền kinh tế nước ta sau khi gia nhập WTO, trước tình hình đó Công ty CPCTGT Hải Phòng đã đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại, đầu tư vốn kỹ thuật nhằm cải tiến dây chuyền sản xuất thảm bê tông Asphalt, trạm bê tông thương phẩm công suất cao, hiện đại từng bước đáp ứng được công tác đấu thầu các Công trình Giao thông, công trình xây dựng và cạch tranh trong điều kiện cơ chế thi trường. Nhờ có đội ngũ nhân viên trong cơ quan cùng thảo luận về tình hình kinh tế Việt Nam hội nhập nên đã đưa ra các quyết định kịp thời và sáng suốt. Theo quy định số 3720/HĐQT, công ty quy định rõ: Phòng Tổ chức - Hành chính có trách nhiệm đối với thông tin thu thập và cung cấp cho công ty, các phòng ban, cá nhân theo đúng pháp luật quy định. Trưởng phòng chịu trách nhiệm kiểm tra, phân tích các thông tin đầu vào và đảm bảo sự liên tục của thông tin trong hoạt động của văn phòng và công ty... Các nhân viên văn phòng chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, điều lệ của công ty, không được rò rỉ thông tin và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với thông tin trong phạm vi, quyền hạn của mình. Truyền đạt các quyết định, công văn từ cấp trên một cách đầy đủ chính xác, kịp thời. Thường xuyên văn phòng phải có thông tin phản hồi, những đánh giá, đề xuất kiến nghị từ nội bộ công ty, từ phía khách hàng, cấp trên đều phải xem xét cụ thể chi tiết không để sót thông tin và được trình lãnh đạo xem xét, giải quyết kịp thời. (*) Một số điều lệ như trên trong qui định của Công ty đã được nhân viên Văn phòng tuân thủ chấp hành làm đúng theo quy định. Căn cứ vào quy định đó, phòng Tổ chức - Hành chính luôn khuyến khích tạo mọi điều kiện cho nhân viên đưa ra nhiều sáng kiến để thu thập được các thông tin phản hồi từ phía khách hàng và nội bộ Công ty như : phiếu nhận xét, đánh giá, phiếu thăm dò ý kiến khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, thái độ làm việc, tinh thần trách nhiệm của các nhân viên văn phòng nói riêng và nhân viên Công ty nói chung. Chính vì vậy mà văn phòng luôn nhận được đề nghị, đề xuất của các đơn vị, phòng ban cũng như của khách hàng để kịp thời tổng hợp những thông tin mang tính chiến lược cho công ty và giải đáp các thắc mắc của khách hàng một cách chu đáo. Ngoài những mặt đã đạt được, việc tổ chức công tác thông tin của Công ty vẫn còn bộc l