Luận văn Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại công ty TNHH liên vận Minh Tường

iều loại khác nhau, ví dụ chở bắp và chở gạo. Trong thực tế là do việc bốc xếp hàng rời rất dễ giám sát, mặt khác hải quan không thể theo dõi số lượng xếp lên tàu do là hàng rời nên trong thực tế hải quan sử dụng kết quả của cơ quan giám định (giám định mớn nước) để ghi nhận kết quả kiểm hóa (xem chứng thư giám định mớn nước do Bureau Veritas cấp theo yêu cầu của hải quan). ³ Xuất khẩu theo tàu chuyến Tương tự tàu chợ hàng rời, áp dụng giao hàng tay ba : Tàu – Cảng – Chủ hàng. Khi tàu tới thì người xuất khẩu mở tờ khai và chở hàng đến cảng giao cho tàu, lưu ý chi phí xếp dỡ ai chịu. Hải quan xác định số lượng hàng thực xuất trên cơ sở biên bảng giám định. Tàu chuyến bao giờ cũng áp dụng giám định hầm tàu lúc xuất khẩu cũng như lúc nhập khẩu. Người ta thực hiện giám định chủ yếu theo mớn nước. 1.6.1.2 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container ³ Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL – Full container load) Quy trình cơ bản bao gồm các công việc : - Người xuất khẩu liên lạc với hãng tàu, thông báo các thông tin về hàng hóa, nơi đi, nơi đến… Hãng tàu sẽ fax cho chủ hàng bảng lịch tàu để chủ hàng chọn chuyến tàu. Sau khi đã thống nhất hàng sẽ đi chuyến tàu nào thì hãng tàu sẽ fax cho chủ hàng Booking note (Bảng đăng ký lưu khoang/lưu cước) để chủ hàng điền vào và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu. - Sau đó hãng tàu sẽ cấp Lệnh giao cont rỗng để chủ hàng mượn và seal (kẹp chì). Chủ hàng hoặc người vận tải thay mặt chủ hàng nhận container phải ký vào phiếu EIR (một dạng của biên bản giao container để quy trách nhiệm khi làm hư hỏng hoặc mất mát container). - Chủ hàng (nhà xuất khẩu) lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình. - Chủ hàng (nhà xuất khẩu) vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi CY (Container yard – bãi container). - Chủ hàng khai hải quan và đại diện hải quan đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container. - Chủ hàng lập Packing list và trao cho hãng tàu để lập B/L. ³ Nếu gửi hàng lẻ không đủ một container (LCL/LCL – less than a container load) có 2 trường hợp : - Gửi hàng thông qua công ty giao nhận với tư cách là người gom hàng (Consolidator) - Gửi hàng trực tiếp cho hãng tàu thông qua bộ phận cung cấp dịch vụ logistics của hãng tàu ví dụ Mearsk logistics (lưu ý rằng trước đây hãng tàu không làm nhiệm vụ gom hàng lẻ, song do sự phát triển của dịch vụ logistics nên hiện nay các hãng tàu đảm đương luôn công việc này). Quy trình cơ bản : Người xuất khẩu gửi Booking note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu. Sau khi Booking note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thỏa thuận với hãng tàu về ngày giờ giao nhận hàng. Người xuất khẩu mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý của họ tại trạm CFS (Container frieght station – tram đóng hàng lẻ) của hãng tàu hoặc của người gom hàng (Consolidator/Forwarder) Người xuất khẩu mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm soát và giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành thủ tục giao hàng và yêu cầu cấp vận đơn và chứng từ vận tải. Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển tới nơi đến. 1.6.2 Trình tự giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại cảng ³ Đối với hàng hóa dạng hàng rời phải lưu kho, lưu bãi tại cảng có 2 bước : Cảng nhận hàng từ tàu bao gồm các công việc : - Trước khi dỡ hàng tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Manifest (bảng lược khai hàng hóa), sơ đồ hầm tàu để cảng tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiên dỡ hàng. - Cảng và địa diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Nếu phát hiện thấy hầm tàu ẩm ướt, hàng hóa bên trong hầm tàu lộn xộn hoặc bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản hai bên củng ký. Nếu tàu không chịu ký vào biên bản thì mời cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng. - Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho, bãi. Trong quá trình chở hàng, đại diện của tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và phân loại hàng hóa cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hóa và ghi vào Tally sheet. - Hàng sẽ được xếp lên xe để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L. - Cuối mỗi ca và xếp xong hàng, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hóa giao nhận và cùng ký vào Tally sheet. - Cảng và tàu ký bào bảng kết toán nhận hàng với tàu (ROROC – Report on receipt of cargo) xác nhận số lượng hàng hoá thực giao so với Manifest và B/L. Lập các giấy tờ cần thiết hoặc biên bản trong quá trình giao nhận như : - Biên bản đỗ vỡ hàng (COR – Cargo outturn report) nếu hàng bị hư hỏng. - Xác nhận hàng thiếu (CSC – Certificate of shortlanded cargo) nếu tàu giao thiếu. Cảng giao hàng cho người nhập khẩu : Khi nhận được thông báo tàu đến, người nhập khẩu phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O – Delivery order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhập khẩu. - Người nhập khẩu đóng phí lưu kho phí xếp dỡ và lấy biên lai. - Người nhập khẩu mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing list đến văn phòng quản lý tàu để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O. - Người nhập khẩu mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và lưu 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. - Người nhập khẩu tiến hành làm thủ tục hải quan (nộp 1 D/O). - Sau khi hải quan xác nhận “Hoàn thành thủ tục hải quan” người nhập khẩu có thể mang hàng ra khỏi cảng và chở hàng về kho riêng. ³ Đối với hàng không lưu kho, bãi tại cảng Khi người nhập khẩu có khối lượng hàng lớn chiếm toàn bộ hầm tàu hoặc hàng rời, thì người nhập khẩu có thể đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu. Trước khi nhận hàng, trước khi nhận hàng người nhập khẩu phải hoàn tất các thủ tục hải quan và trao cho cảng B/L, D/O. Sau khi đối chiếu Manifest cảng sẽ lên hóa đơn cước phí dỡ hàng và cấp lệnh giao thẳng để chủ hàng trình cán bộ giao nhận tại tàu để nhận hàng. Sau khi nhận hàng, người nhập khẩu và người giao nhận ở cảng cùng ký bản tổng kết giao nhận và xác nhận số lượng hàng hóa đã giao nhận bằng phiếu giao hàng trên phiếu xuất kho. Đối với tàu người nhập khẩu vẫn phải lập Tally sheet và ROROC (Bản kết toán nhận hàng với tàu) như trên. ³Đối với hàng nhập bằng container. Nếu là hàng nguyên container (FCL/FCL) - Khi nhận được thông báo tàu đến (Notice of arrival) người nhập khẩu mang B/L gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O. - Người nhập khẩu mang D/O làm thủ tục đăng ký kiểm hóa, người nhập khẩu có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc trạm thông quan nội địa ICD (Inland clearance deport) kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị xử phạt. - Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O - Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng. Nếu là hàng lẻ (LCL/ LCL) không đủ container (Less than a container load ). Người nhập khẩu mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gôm hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS và làm các thủ tục như trên. CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN MINH TƯỜNG CHƯƠNG 2 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN MINH TƯỜNG Giới Thiệu Về Công Ty 2.1.1 Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển Hòa nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới, kinh tế Việt Nam đang chuyển từ cơ chế thị trường tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước tạo điều kiện cho kinh tế phát triển một cách mạnh mẽ. Cùng với xu hướng đó, ngành dịch vụ giao nhận vận tải cũng được chú trọng và ngày càng nâng cao tầm quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế, cộng với việc các doanh nghiệp có nhu cầu về xuất nhập khẩu nhưng chưa có kinh nghiệm trong việc hoàn thành thủ tục cho hàng hóa xuất nhập khẩu. Và để đáp ứng nhu cầu thị trường đó, vào ngày 21 tháng 9 năm 2001 Công ty TNHH Liên Vận Minh Tường được thành lập theo quy định số 4102006599/2006/QĐ-BTC của UBND TP.HCM. Với tên giao dịch quốc tế “MASTER LINES., LTD” - là công ty kinh doanh loại hình dịch vụ giao nhận và vận tải Tên đầy đủ: Công ty TNHH Liên Vận Minh Tường Tên gọi tiếng anh: MASTER LINES CO.,LTD Địa chỉ công ty: 62/30B Nhất Chi Mai, P.13, Q.Tân Bình, TP.HCM Điện thoại: 84-08 38117001 Fax: 84-08 38853070 Email: masterlines_ops@hcm.vnn.vn Vốn điều lệ: 600.000.000 đ (Sáu trăm triệu việt nam đồng). Mã số đăng ký kinh doanh: 0302408934 Những ngày đầu mới thành lập Công ty đã gặp không ít những trở ngại do nguồn vốn kinh doanh không lớn, cơ sở vật chất để phục vụ cho công việc của Công ty chưa được trang bị đầy đủ, bên cạnh đó nguồn nhân lực bị thiếu, những người có kinh nghiệm về nghiệp vụ giao nhận vận tải chưa nhiều… Nhưng sau hơn 8 năm hình thành và phát triển, Master Lines đã vượt qua những tháng năm đầy thử thách và không ngừng lớn mạnh để trở thành Công ty có uy tín cao trên thương trường. 2.1.2 Tư Cách Pháp Nhân Công ty TNHH Liên Vận Minh Tường có tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam, có con dấu riêng, độc lập về tài sản, được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước, tại các ngân hàng trong và ngoài nước, có điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, tự chịu trách nhiệm tài chính hữu hạn đối với các khoản nợ trong phạm vi vốn điều lệ. Đối với kết quả kinh doanh được hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có bảng cân đối kế toán riêng, được lập các quỹ theo quy định của luật công ty. 2.2 Phạm Vi Hoạt Động Kinh Doanh 2.2.1 Mục Tiêu, Chức Năng, Nhiệm Vụ Và Phạm Vi Hoạt Động Mục tiêu: Công ty được thành lập để sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triển kinh doanh về dịch vụ giao nhận, kho vận và các lĩnh vực khác nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa, tạo việc làm ổn định cho người lao động, đóng góp cho ngân sách nhà nước và phát triển Công ty. Chức năng: Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải và giao nhận hàng hoá như vận chuyển hàng container từ kho ra cảng, lập bộ chứng từ hàng xuất, làm thủ tục hải quan, giao hàng cho người nhận tại nơi quy định, bán cước hàng không và cước tàu. Nhiệm vụ: ¡ Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh dịch vụ và các kế hoạch có liên quan nhằm đáp ứng các chức năng hoạt động của công ty. ¡ Bảo đảm việc hoạch toán kinh tế, tự trang trãi nợ và làm tròn nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. ¡ Quản lý việc sử dụng vốn hợp lý và có hiệu quả đảm bảo cho hoạt động kinh doanh. ¡ Thực hiện chính sách đãi ngộ, chính sách về lao động và tiền lương. Phạm vi hoạt động: ¡ Vận tải nội địa: vận tải nội địa, đại lý vận tải quốc tế bằng đường biển và hàng không… ¡ Dịch vụ giao nhận: giao nhận hàng hoá nội địa, dịch vụ thủ tục hàng hoá XNK, hàng chuyển cửa khẩu…; các dịch vụ do đại lý cung cấp bao gồm: liên lạc với hãng tàu, thông báo cho khách hàng… 2.2.2 Cơ Cấu Tổ Chức Cơ cấu tổ chức tương đối gọn nhẹ, quy mô tương đối nhỏ hiện tại số nhân viên của công ty trên 14 người, được phân bố trải đều các phòng ban: bộ phận sales, bộ phận chứng từ, bộ phận kế toán, bộ phận dịch vụ khách hàng và hiện trường. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN SALES BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN DVKH VÀ HT Sơ đồ 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Giám đốc công ty là người đại diện cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm chung tất cả hoạt động của công ty trước pháp luật, là người có quyền quyết định và điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chính sách, pháp luật nhà nước và là người ra các quyết định về công tác đối nội, đối ngoại. Phó giám đốc là người hoàn thành những công việc mà Giám đốc giao phó, chịu sự phân công của giám đốc. Bên cạnh đó, Phó giám đốc còn là người hỗ trợ cho Giám đốc quản lý các hoạt động kinh doanh, quản lý các phòng ban và xử lý các tình huống thay Giám đốc khi Giám đốc đi vắng. Phó giám đốc là người phụ trách nhiệm vụ trực tiếp chỉ đạo hoạt động kinh doanh của công ty. Các phòng nghiệp vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh có các trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của phòng dưới sự chỉ đạo của phó giám đốc và giám đốc. ¡ Phòng Sales: gồm 3 nhân viên làm nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng giới thiệu sản phẩm của công ty ở thị trường trong nước như: bảng chào giá. . . ¡ Phòng chứng từ: gồm 4 nhân viên làm nhiệm vụ lập các chứng từ do khách hàng yêu cầu như: Invoice, Packing list, C/O… ¡ Phòng kế toán: gồm 2 nhân viên lập các hoá đơn và chi tiêu, lập các công nợ báo cho khách hàng, và thanh toán cho ngân hàng. ¡ Phòng dịch vụ khách hàng và hiện trường: gồm 5 nhân viên. Trong đó, 2 nhân viên tiếp khách hàng, trả lời tư vấn và làm nhiệm vụ booking tàu; 3 nhân viên còn lại khai báo hải quan và điều động container. 2.2.3 Cơ Sở Vật Chất Kỹ Thuật Tổng diện tích công ty 450 m2. 16 máy vi tính 3 máy photocopy 3 máy in, 2 máy fax 2.3 Tình Hình Hoạt Động Kinh Doanh Của Công Ty 2.3.1 Tình Hình Khách Hàng Và Đối Thủ Cạnh Tranh ³ Khách hàng: về phần khách hàng công ty có 2 dạng khách hàng chính, cụ thể như sau: Nguồn khách hàng do công ty tự tìm kiếm như : 4Công ty Cổ Phần Goodhealth Việt Nam chuyên nhập khẩu sữa và các sản phẩm từ sữa do New Zealand (67 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội) sản xuất, đây là một trong những bạn hàng lâu năm của công ty. 4Công ty Công Nghệ Thực Phẩm và Môi Trường (67 A1, đường TX21, KP1, phường Thạnh Xuân, Q.12) là nhà nhập khẩu các thiết bị công nghệ và môi trường. 4Công ty TNHH Việt Quốc (phòng 302 nhà khu 1_khu đô thị Việt Hưng_Long Biên) chuyên về xuất khẩu thủy sản, nhập khẩu và kinh doanh xe máy công trình thương hiệu XCMG-Từ Châu Trung Quốc và các doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu trong và ngoài nước, đặc biệt là trên địa bàn Tp.HCM. Các cảng chính: các cảng đến chính hay còn gọi là thị trường nhập khẩu chính của khách hàng của công ty bao gồm các cảng sau, phần lớn là cảng trực thuộc địa bàn Tp.HCM như: Tân Cảng, Cát Lái, Khánh Hội, Bến Nghé, sân bay Tân Sơn Nhất… Ngoài ra, còn ở các tỉnh khác như cảng Hải Phòng, Đà Nẵng… ³ Đối thủ cạnh tranh: Công ty vấp phải sự cạnh tranh lớn của một số luợng không nhỏ các công ty trong nước sử dụng nhiều hình thức cạnh tranh như giảm giá, giảm ủy thác… để tăng thị phần. Trong số đó, có các đối thủ cạnh tranh khác lớn như : 4Vinatrans 4Viconship 4Transimex Saigon … Sau khi nước ta gia nhập WTO, số lượng doanh nghiệp tham gia hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng nhiều, công ty đang đối đầu với sức ép cạnh tranh ngày càng quyết liệt và nóng bỏng. Giám Đốc công ty luôn coi các đối thủ lớn như những người khổng lồ mà công ty sẽ tiếp cận và cùng vươn lên dựa trên sự lớn mạnh sẵn có của đối thủ. Đối với bất kỳ công ty nào dù lớn hay nhỏ, mạnh hay yếu cũng đều có những lợi thế riêng của mình mà đó cũng chính là lợi thế cạnh tranh riêng của mỗi doanh nghiệp. Do đó, đối với công ty mặc dù trên thị trường có khá nhiều đối thủ cạnh tranh nhưng vẫn có thể tồn tại và phát triển bằng chính năng lực và sự phấn đấu của mình. 2.3.2 Kết Quả Sản Xuất Kinh Doanh Năm 2007 Và Năm 2008 Bảng 1: Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 2 năm 2007 và 2008 STT CHỈ TIÊU NĂM 2007 NĂM 2008 SO SÁNH (%) CHÊNH LỆCH TUYỆT ĐỐI 1 Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 10,884,568,338 15,032,364,259 138% + 4,147,795,921 2 Các khoản giảm trừ doanh thu - - - - 3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 10,884,568,338 15,032,364,259 138% + 4,147,795,921 4 Gía vốn hàng bán 9,995,013,548 13,991,015,783 140% + 3,996,002,235 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 889,554,790 1,041,348,477 117% + 151,793,687 6 Doanh thu hoạt động tài chính 3,790,411 2,313,569 61% - 1,476,842 7 Chi phí tài chính 166,877,753 315,000,381 189% + 148,122,628 8 Chi phí bán hàng 29,577,609 35,670,456 121% + 6,092,847 9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 548,062,301 499,560,712 91% - 48,501,589 10 Lợi nhuận trước thuế 148,827,538 193,430,497 130% + 44,602,959 15 Chi phí thuế TNDN hiện hành 41,671,711 54,160,539 130% + 12,488,828 17 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 107,155,827 139,269,958 130% + 32,114,131 (Nguồn: Bảng báo cáo tài chính công ty TNHH Liên Vận Minh Tường) Từ bảng số liệu cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. Mặc dù, doanh thu không tăng vọt nhưng sự gia tăng về doanh thu cho thấy công ty hoạt động tương đối hiệu quả. Cụ thể doanh thu năm 2008 so với năm 2007 tăng cao rất nhiều tăng 38.12% tương đương 4,147,795,921 đồng. Doanh thu tăng góp phần lợi nhuận tăng nhưng chỉ ở mức tương đối vì chi phí cũng tăng. Lợi nhuận tăng 30% tương đương 32,114,131 đồng (năm 2008 so với năm 2007) Tình hình thị trường của công ty trong những năm gần đây tương đối phát triển và mở rộng. Công ty chỉ làm dịch vụ nên xuất khẩu đi thị trường nào phụ thuộc vào hàng hoá của khách hàng có nhu cầu xuất nhập ở đâu. Và phần lớn khách hàng của công ty đi qua những thị trường chính như: Nhật, Đài Loan, Hàn Quốc, Mỹ, Malaysia… Tình hình doanh thu : Biểu đồ 1 : Biểu đồ cơ cấu doanh thu năm 2007 ( Nguồn bảng báo cáo tài chính công ty Master Lines ) Biểu đồ 2 : Biểu đồ cơ cấu doanh thu năm 2008 ( Nguồn bảng báo cáo tài chính công ty Master Lines ) Tình hình chi phí : Biểu đồ 3 : Biểu đồ cơ cấu chi phí năm 2007 ( Nguồn bảng báo cáo tài chính công ty Master Lines ) Biểu đồ 4 : Biểu đồ cơ cấu chi phí năm 2008 ( Nguồn bảng báo cáo tài chính công ty Master Lines ) CHƯƠNG 3 TÌNH HÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN MINH TƯỜNG CHƯƠNG 3 : TÌNH HÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN MINH TƯỜNG 3.1 Đánh Giá Chung Về Quy Trình Thực Hiện Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Hoá Của Công Ty Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một hoạt đông phức tạp và đa dạng. Trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, nhân viên giao nhận của công ty phải giữ mối quan hệ với nhiều bên đối tác khác nhau, gặp phải nhiều thủ tục gắc rối, nhiều quy định mà đôi khi mâu thuẩn và chồng chéo lên nhau. Chính vì sự thiếu tính nhất quán và chưa hoàn thiện này mà trong quá trình tiến hành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, người giao nhận phải đối phó với nhiều rủi ro và khó khăn, nhưng nhờ nắm vững kiến thức nghiệp vụ, bản lĩnh, sáng tạo và có kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, nhân viên giao nhận của công ty đã vượt qua được những khó khăn gặp phải để thực hiện tốt nhất công tác giao - nhận hàng hóa mà khách hàng ủy thác. Điều này thể hiện qua việc thực hiện những bước chính trong quá trình giao nhận hàng hóa của công ty. ¾ Lập chứng từ. ¾ Xin giấy chứng nhận xuất xứ C/O, giấy chứng nhận kiểm dịch, vệ sinh… ¾ Thủ tục hải quan. ¾ Thủ tục giao nhận hàng tại cảng. 3.2 Một Số Rủi Ro Thường Gặp Khi Giao Nhận Hàng Hoá Xuất Nhập Khẩu ³ Khi hãng tàu không đảm bảo chỗ đã book Lúc này hàng hóa được trả trở lại cho chủ hàng vì nhiều lý do khác nhau. Chẳng hạn như có nhiều chủ hàng gửi cùng một lúc với số lượng gấp nhiều lần so với khả năng chuyên chở của tàu cùng đến một quốc gia. Do tính năng hàng hóa dễ hư hỏng, do để quá thời gian quy định nên có thể gây nên tổn thất cho chủ hàng, chậm trễ hợp đồng dẫn đến mất uy tín cho doanh nghiệp. Đây là vấn đề tế nhị và khó giải quyết, khi xảy ra trường hợp này đại diện của hãng tàu nên thông báo cho bộ phận cước hàng tàu biển của công ty càng sớm càng tốt để công ty có phương án giải quyết hàng hóa. Tuy không có một quy định chính thức nào nhưng hãng vận tải vì uy tín của mình sẽ hết sức tránh trường hợp này và sẽ có hình thức bồi thường thích hợp nào đó. Công ty và chủ hàng cũng phải có một phương án sẵn sàng cho trường hợp này để không bị động, lúng túng, giúp hạn chế thiệt hại. ³ Các sai sót chứng từ Các chứng từ hàng xuất và hàng nhập cần hết sức chính xác và không được có một sai xót nào. Tuy nhiên do tính gấp rút của việc lập chứng từ đôi khi có những sai sót trên B/L. Những sai sót đó có thể là địa chỉ của người nhận, lúc đó nếu không kịp thời phát hiện hay sửa chữa thì người nhận hàng sẽ gặp nhiều khó khăn khi nhận hàng và chận trễ thời hạn. Khi đó nhân viên giao nhận phải báo cho hãng tàu biết những sai xót đó và yêu cầu họ báo cho đại diện của họ tại cảng đến kịp thời điều chỉnh giúp người nhận có thể nhanh chóng nhận hàng hóa của mình. Các giấy chứng nhận phải do những cơ quan đáng tin cậy cấp. ³ Các rủi ro khác như: hàng hoá hư hỏng, bị đổ vỡ hay thiếu hụt đôi chút khi giao hàng. Khác với rủi ro trên, việc hư hỏng hay thiếu hụt đôi khi có thể xảy ra do điều kiện khách quan như do vận chuyển hay do thời tiết nhưng không nghiệp trọng lắm. Lúc này, nhân viên giao nhận nhanh chóng xác định thiệt hại và yêu cầu người có trách nhiệm kí vào biên bản, vì sau khi đã đưa hàng ra khỏi cảng thì người vận tải sẽ được miễn trách nhiệm. 3.3 Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Nguyên Container Và Nhập Khẩu Hàng Lẻ 3.3.1 Quy trình Xuất Khẩu Hàng Nguyên Container Bước 1: Boooking hàng đi Australia qua hãng tàu COMPREHENSIVE INTERNATIONAL FREIGHT FORWARDERS LTD. ( CIFF ) Nếu là khách hàng quen thuộc của công ty thì chỉ cần booking qua email hoặc điện thoại. Cụ thể, công ty Anh Em (nhà shipper) sẽ gọi điện cho Master Lines và muốn booking tàu để xuất khẩu hàng nội thất bằng gỗ đi Newzealand từ ngày 29/4, số lượng 1 container 40’HC, cảng đến là ADELAIDE, AUSTRALIA. Sau đó, Master Lines sẽ gọi đến hãng tàu CIFF để booking tàu và cung cấp các thông tin như trên là booking tàu để xuất khẩu hàng nội thất bằng gỗ đi AUSTRALIA từ ngày 29/4, số lượng 1 container 40’HC, cảng đến là ADELAIDE, AUSTRALIA. Sau đó, hãng tàu CIFF sẽ gửi lại cho Master Lines một BOOKING NOTE có nội dung theo yêu cầu của Master Lines (xem phụ lục số 1) Mục đích BOOKING NOTE để xác định công ty Master Lines cần cấp một container rỗng để đóng hàng và đã booking trên con tàu PACIFIC GLORIA một chỗ cho 1cont 40’HC đến cảng đích ADELAIDE, AUSTRALIA; đồng thời cho biết ngày tàu chạy và thời gian cuối cùng cắt máng, cụ thể ngày tàu chạy 29/4/09 Master Lines lên lấy Bill gốc sau ngày này và thời gian cuối cùng cắt máng nghĩa là trước 24H00 ngày 28/4/09 mà hàng không được đóng tại bãi ICD PHƯỚC LONG và làm thủ tục thanh lý tàu thì sẽ rớt hàng. Do đó, Master Lines dựa trên Closing Time trên booking Note này mà báo cho công ty Anh Em biết để họ kịp thời lấy container rỗng và đóng hàng trước giờ Closing Time, cũng như biết được cont sẽ được cấp ở ICD PHƯỚC LONG, và nơi hạ bãi là ICD PHƯỚC LONG. Sau đó, Master Lines lập một lệnh cấp cont rỗng (xem phụ lục số 2) cho khách hàng dựa trên những thông tin từ Booking Note của hãng tàu CIFF với nội dung là đề nghị cấp cho công ty Anh Em một cont 40’HC, ghi nơi cấp cont là ICD PHƯỚC LONG, nơi hạ bãi là ICD PHƯỚC LONG. Master Lines phát hành và gửi cho công ty Anh Em booking note của hãng tàu CIFF và lệnh cấp cont rỗng của Master Lines bằng email hoặc fax. Bước 2: Kéo cont đóng hàng và hạ tại bãi ở cảng đi ICD PHƯỚC LONG. Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà có thể là đội xe của Master Lines đi lấy cont và vận chuyển đến kho cho khách hàng để đóng hàng hoặc là đội xe của khách hàng, cũng có thể việc đóng hàng sẽ diễn ra tại cảng không cần kéo cont về kho. Ở đây là đội xe của công ty Anh Em và việc đóng hàng diễn ra tại kho của công ty Anh Em nên nhân viên đội xe của công ty Anh Em sẽ nhận một Boking Note của hãng tàu CIFF và một lệnh cấp cont rỗng do Master Lines gửi. Lệnh cấp cont rỗng của Master Lines như là một giấy giới thiệu của Master Lines cho nhân viên công ty Anh Em vì trên đó có thông tin người shipper là khách hàng – công ty Anh Em và Boking Note của hãng tàu cho biết là đại lý giao nhận của công ty Anh Em đã booking tàu và xin cấp cont rỗng để đóng hàng, để đổi lấy lệnh cấp cont rỗng của hãng tàu. Nhân viên đội xe của công ty Anh Em sẽ theo yêu cầu trên Booking đến văn phòng đại diện của hãng tàu CIFF tại ICD PHƯỚC LONG, đóng phí cược cont cho một cont 40’HC là 1 triệu đồng, tiền cược này sẽ được hoàn lại khi kéo cont trả lại cho hãng tàu và sau đó đổi lấy lệnh cấp cont rỗng và nhận seal của hãng tàu. Sau khi đội xe có lệnh cấp cont rỗng của hãng tàu, dùng lệnh đó đến bãi cont ghi trên booking note là ICD PHUOC LONG để nhận 1*40’HC và kiểm tra cont trước khi nhận và kéo về kho công ty Anh Em. Thông thường trên mỗi booking note luôn có những thông tin lưu ý cho người nhận cont rỗng, đó là kiểm tra kỹ về các điều kiện vệ sinh và kỹ thuật của cont trước khi xe kéo về kho riêng, nên nhân viên đội xe cần phải kiểm tra chất lượng cont và ghi nhận thông tin về tình trạng nhận cont trên phiếu đã nhận cont và ký nhận. Lưu ý là nhân viên của đội xe cần phải có giấy giới thiệu của công ty Anh Em vì để xác nhận người đi lấy cont là người của công ty Anh Em và vận chuyển về kho hàng của công ty. Sau khi đóng hàng vào cont xong, ngày 27/4 công ty Anh Em sẽ vận chuyển hàng cont đến ICD Phước Long để hạ bãi. Muốn được hạ bãi trong cảng thì nhân viên đội xe phải vào thương vụ cảng cầm theo lệnh cấp cont