Luận văn Một số giải pháp thúc đẩy xuất khẩu sản phẩm giầy sang thị trường EU của Công ty Da giầy Hà Nội

hẩm giầy và đồ da, cung cấp đến tay người tiêu dùng những sản phẩm có chất lượng cao mẫu mã đẹp, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách Nhà nước; đồng thời tạo công ăn việc làm, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất giầy vải. Vải Gò Bồi dính vải Cắt các chi tiết May giáp Mũ giầy Cao su, hoá chất Sơ luyện, cán nhẹ Hỗn luyện ra tấm Mủi, đế cao su Lưu hoá Hoàn tất Kiểm nghiệm, Nhập kho Sơ đồ2.3: Quy trình sản xuất giầy da và giầy thể thao. Da thuộc Đóng gói Chặt Đế cao su Hoàn tất Gò Làm lạnh May Trong những năm gần đây, doanh thu của Công ty Da giầy Hà Nội tương đối không ổn định. Nếu như năm 2002 doanh thu của Công ty là khoảng 56,565 tỷ đồng, đến năm 2003 doanh thu của Công ty chỉ còn khoảng 41,465 tỷ đồng nhưng đến năm 2004 doanh thu của Công ty lại đạt 82,296 tỷ đồng. Song giá trị xuất khẩu của Công ty lại tăng theo các năm; năm 2002 là khoảng 2030 nghìn USD, năm 2003 là khoảng 3289 nghìn USD và năm 2004 là 3400 nghìn USD. Trong đó, thì doanh thu từ hàng xuất khẩu của Công ty là: năm 2002 là khoảng 17 tỷ đồng, năm 2003 là khoảng 23 tỷ đồng, năm 2004 là khoảng 28 tỷ đồng. Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty cũng không ổn định trong các năm gần đây; nếu như năm 2002 là khoảng 4,719 tỷ đồng, đến năm 2003 là khoảng 1,096 tỷ đồng và đến năm 2004 lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty lại tăng lên khoảng: 3,98tỷ đồng. Doanh thu từ hoạt động tài chính của Công ty năm 2003 cũng giảm so với năm 2002; nếu như năm 2002 là khoảng 50,384 triệu đồng thì năm 2003 là khoảng 21,824 triệu đồng, Đến năm 2004 chỉ còn khoảng 20,365 triệu đồng. Tổng lợi nhuận trước thuế của Công ty trong những năm gần đây là không có và đều ở mức âm, năm 2002 là khoảng: -17,622 tỷ đồng, năm 2003 là khoảng: -4,360 tỷ đồng, song đến năm 2004 lợi nhuận trước thuế của Công ty đã đạt 5,205 tỷ đồng. Tình hình thực hiện kế hoạch nộp thuế của Công ty Da giầy Hà Nội qua các năm như sau: năm 2002 là khoảng 2,7 tỷ đồng, năm 2003 là khoảng 2 tỷ đồng và năm 2004 là khoảng 3,4 tỷ đồng cao nhất từ trước đến nay. Tổng nguồn vốn của Công ty Da giầy Hà Nội trong ba năm 2002, 2003, 2004 là như sau: năm 2002 là khoảng 127,231 tỷ đồng, năm 2003 là khoảng 126,323 tỷ đồng và năm 2004 là khoảng 214,263 tỷ đồng; như vậy là nguồn vốn của Công ty lại giảm dần qua mấy năm gần đây. Tài sản cố định của Công ty trong ba năm như sau: năm 2002 là khoảng 28,117 tỷ đồng, năm 2003 là khoảng 31,267 tỷ đồng và năm 2004 là khoảng 33,979 tỷ đồng. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn trong ba năm qua như sau: năm 2002 là khoảng 45,253 tỷ đồng, năm 2003 là khoảng 37.946 tỷ đồng và năm 2004 là khoảng 24,651 tỷ đồng; như vậy là tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn của Công ty cũng có xu hướng giảm dần qua các năm gần đây. Số lượng lao động ở Công ty Da giầy Hà Nội có xu hướn tăng lên và ổn định qua các năm; nếu năm năm 2002 là khoảng 1100 người, năm 2003 số lượng lao động của Công ty là vào khoảng 1700 người và năm 2004 vẫn khoảng 1700 người. Và thu nhập bình quân đầu người ở Công ty cũng tăng đều qua các năm; năm 2002 là khoảng 680 nghìn đồng / người, đến năm 2003 là khoảng 700 nghìn đồng / người và năm 2004 là khoảng 800 nghìn đồng / người. Biểu số 2.1 sẽ thể hiện một cách khái quát một số chỉ tiêu tài chính của Công ty Da giầy Hà Nội. Biểu số 2.1: Một số chỉ tiêu tài chính của công ty trong ba năm: 2002 - 2004. Năm Chỉ tiêu Đơn vị Thực hiện 2002 Thực hiện 2003 Thực hiện 2004 So sánh 2003/2002 So sánh 2004/2003 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu Tỷ đ 56,565 41,567 82,296 -14,99 73,5 40,729 197,98 2. Doanh thu xuất khẩu Tỷ đ 17 23 28 6 135,3 5 121,74 3. Giá trị xuất khẩu USD 2.030.000 3.289.000 3.400.000 1259.000 162,0 102000 103,37 4. Lợi nhuận gộp Tỷ đ 4,719 1,096 3,979 -3,623 23,2 2,883 363,05 5. Tổng LN trước thuế Tỷ đ -17,622 -4,360 5,206 13,262 175,3 9.566 - 6.Nộp NSNN Tỷ đ 2,7 2 3,4 -0,7 74,1 1,41 170 7. Tổng nguồn vốn Tỷ đ 127,231 126,323 124,263 - 0,91 99,3 -2,06 98,37 8. Tài sản cố định Tỷ đ 28,117 31,267 33,979 3.15 111,2 2,712 108,67 9. Tài sản lưu động Tỷ đ 45,253 37,946 24,651 -7,307 83,9 -13,331 64,96 10. Số lượng lao động Người 1100 1700 1700 600 154,5 0 0 11. Thu nhập bình quân Ngh đ 680 700 800 20 102,9 100 114,29 Nguồn: theo Báo cáo tài chính hàng năm của Phòng tài chính kế toán Công ty 2.4. phân tích hoạt động xuất khẩu giầy của Công ty da giầy hà nội trong ba năm gần đây (2002-2004) 2.4.1. Đặc điểm sản phẩm xuất khẩu của Công ty Trong những năm gần đây, mặt hàng giầy dép là một trong những mặt hàng thiết yếu gắn với đời sống sinh hoạt của con người. Bên cạnh đó, giầy dép còn có công dụng như một phương tiện làm đẹp và mang tính thời trang. Do vậy, mà ngày nay, sản phẩm giầy dép có rất nhiều chủng loại đa dạng và phong phú đáp ứng nhu cầu của mọi tầng lớp trong xã hội. Dựa vào các tiêu thức khác nhau để phân loại giầy dép thì sản phẩm xuất khẩu của Công ty da giầy Hà Nội có những loại như sau: - Phân loại theo công dụng: giầy dép sử dụng trong sinh hoạt hàng ngày, giầy sử dụng trong sản xuất, giầy thể thao. - Phân loại theo lứa tuổi: giầy dép cho trẻ em, giầy dép cho người lớn. - Phân loại theo giới tính: giầy dép nam và giầy dép nữ. - Phân loại theo hình dạng: giầy cao cổ, giầy thấp cổ, dép sandal. - Phân loại theo nguyên liệu: giầy da bò, giầy giả da, giầy vải. - Phân loại theo nguyên liệu làm đế: giầy dép đế cao su, giầy dép đế nhựa hoá học. - Phân loại theo phương pháp vào đế: giầy dán keo, giầy khâu chỉ. Như vậy, chúng ta có thể nhận thấy sản phẩm giầy dép của Công ty Da giầy Hà Nội rất đa dạng và phong phú. 2.4.2. Cơ cấu sản phẩm xuất khẩu Các sản phẩm của Công ty Da giầy Hà Nội xuất khẩu gồm có: giầy vải, giầy da, giầy thể thao và ngoài ra còn có dép sandal và dép đi trong nhà. Để đáp ứng được yêu cầu và thị hiếu trong và ngoài nước Công ty đã cho ra rất nhiều mẫu mã sản phẩm với nhiều chủng loại phong phú, số lượng xuất khẩu các loại giầy tăng lên qua các năm, thể hiện ở biểu số 2.2; số lượng các mặt hàng xuất khẩu trong ba năm: 2002, 2003, 2004 được thể hiện ở biểu đồ số 2.1 và cơ cấu các mặt hàng giầy xuất khẩu năm 2004 được thể hiện qua biểu đồ số 2.2: Biểu số 2.2: Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của Công ty Da giầy Hà Nội 2002 - 2004 STT Năm Mặt hàng Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 SL (đôi) Tỷ trọng(%) SL (đôi) Tỷ trọng(%) SL (đôi) Tỷ trọng(%) 1 Giầy vải 460.507 67,31 446.412 57,04 420.321 48,86 2 Giầy da 153.440 22,43 165.588 21,16 243.146 27,99 Giầy da nữ 116.804 17,07 100.442 12.85 145.567 16,76 Giầy giả da 36.636 5,36 31.824 4,07 38.423 4,42 Giầy da trẻ em _ _ 33.322 4,26 59156 6,81 3 Giầy thể thao 22.869 3,34 111.455 14,24 143.132 16,48 4 Hàng gia công 47.319 6,92 59.139 7,56 62.102 7,15 5 Tổng 684.135 100 782.594 100 868.701 100 Nguồn: Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Da giầy Hà Nội năm 2002 – 2004 Qua biểu số 2.2 chúng ta có thể thấy rằng: Nhìn chung trong thời gian qua, khối lượng mặt hàng xuất khẩu của Công ty có xu hướng tăng đều qua các năm; đồng thời cơ cấu hàng xuất khẩu cũng thay đổi theo xu hướng tiêu dùng của thị trường. Theo dự đoán xu hướng tiêu dùng giầy vải của thị trường giảm xuống và nhu cầu tiêu dùng giầy da, giầy thể thao của thị trường có xu hướng tăng lên. Do đó, ban lãnh đạo Công ty Da giầy Hà Nội đã xem xét, bàn bạc và đi đến quyết định đầu tư, bổ sung một số thiết bị chuyên dùng để cải tiến một dây chuyền sản xuất giầy vải thành dây chuyền đa năng có thể sản xuất giầy da, sandal, giầy thể thao. Và cho đến nay, thì dây chuyền đó đã phát huy được hiệu quả, nó đã khắc phục được nhược điểm đặc thù của mặt hàng giầy vải có tính thời vụ; đồng thời phát huy được tối đa năng lực sản xuất mặt hàng giầy da cũng như mặt hàng giầy thể thao, làm tăng số lượng giầy da và giầy thể thao được sản xuất ra, từ đó góp phần tăng doanh thu cho Công ty. Do vậy mà trong thời gian qua tỷ trọng số lượng giầy vải xuất khẩu của Công ty giảm đi một cách tương đối so với tổng số lượng các mặt hàng xuất khẩu của Công ty. Tuy nhiên, giầy vải vẫn là một trong những mặt hàng xuất khẩu truyền thống của Công ty. Năm 2002 giầy vải xuất khẩu chiếm 67,31%, đến năm 2003 chỉ còn 57,04% và đến năm 2004 giảm xuống còn 48,86% so với số lượng giầy xuất khẩu của Công ty. Đồng thời, như dự kiến của Công ty, trong thời gian qua mặt hàng giầy da và giầy thể thao với số lượng sản xuất và xuất khẩu tăng một cách tương đối qua các năm. Điều này, thể hiện qua tỷ trọng xuất khẩu giầy da và giầy thể thao của Công ty. Nếu như năm 2002 tỷ trọng giầy da xuất khẩu so với tổng số lượng giầy xuất khẩu là 22,43%, đến năm 2003 tuy có giảm đi một chút nhưng không đáng kể, vẫn chiếm 21,16%, song đến 2004 lại tăng lên chiếm 27,99%, nguyên nhân là do nhu cầu về mặt hàng này có sự thay đổi và biến động thường xuyên. Ngoài việc đẩy mạnh xuất khẩu giầy da, Công ty còn đa dạng hoá chủng loại, mẫu mã giầy da nhằm đáp ứng và thu hút người tiêu dùng nước ngoài bằng việc thiết kế giầy da nữ, giầy da cho trể em, giầy giả da,… Bên cạnh đó, mặt hàng giầy thể thao tuy là mặt hàng mới đối với Công tuy, mới được tung ra thị trường trong một vài năm gần đây, song tỷ trọng xuất khẩu cũng tăng dần qua các năm, nếu như năm 2002 chiếm tỷ trọng 3,34% trong tổng số giầy xuất khẩu, đến năm 2003 chiếm 14,24%, thì đến năm 2004 chiếm tỷ trọng là 16,48%. Việc tỷ trọng xuất khẩu mặt hàng giầy thể thao còn thấp là do Công ty phải cạnh tranh với nhiều hãng giầy thể thao nổi tiếng trên thế giới như: Adidas, Niken.. Tuy nhiên mặt hàng giầy thể thao vẫn là mặt hàng được dánh giá là có nhiều tiềm năng trong tương lai của Công ty. 2.4.3. Đặc điểm thị trường xuất khẩu của Công ty Do mục tiêu chính của Công ty là đẩy mạnh kinh doanh xuất khẩu ra thị trường thế giới, cho nên Công ty Da giầy Hà Nội đã không ngừng tìm kiếm và mở rộng thị trường xuất khẩu của mình trong những năm qua, đặc biệt là các nước thuộc khối liên minh Châu Âu. Đây là một trong những bạn hàng truyền thống của Công ty trong nhiều năm qua. Thị trường nước ngoài luôn chiếm một vị trí hết sức quan trọng đối với Công ty Da giầy Hà Nội trong chiến lược tiêu thụ sản phẩm, số lượng giầy tiêu thụ luôn chiếm khoảng 80-90% sản phẩm Công ty sản xuất ra. Hiện nay, Công ty Da giầy Hà Nội đang có quan hệ làm ăn với hàng chục quốc gia trên thế giới nhưng bạn hàng chủ yếu của Công ty vẫn là các nước thuộc thị trường EU, ngoài ra còn có một số nước thuộc khu vực Châu á như: Hàn Quốc, Nhật bản, Đài Loan, Hồng Kông… Trong tương lai, Công ty có xu hướng xuất khẩu giầy sang thị trường Mỹ, một thị trường đầy tiềm năng đối với Công ty 2.4.4. Cơ cấu thị trường xuất khẩu Qua biểu số 2.3 chúng ta có thể nhậm thấy rằng hàng mà Công ty xuất khẩu chủ yếu tập trung vào khu vực thị trường EU chiếm khoảng từ 80-90% tổng sản lượng và giá trị xuất khẩu giầy dép của Công ty. Đồng thời, Công ty Da giầy Hà Nội cũng chiếm khoảng 35% tổng giá trị xuất khẩu giầy dép của Việt Nam vào thị trường EU. Các nước Anh, Pháp, Hà Lan, Đức,… là những bạn hàng truyền thống của Công ty, song nhu cầu nhập khẩu của các quốc gia này không ổn định và có sự biến động thường xuyên. Biểu số 2.3: Cơ cấu thị trường xuất khẩu của Công ty Da giầy Hà Nội 2002 -2004 TT Năm Tên nước Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 GT (USD) Tỷ trọng (%) GT (USD) Tỷ trọng (%) GT (USD) Tỷ trọng (%) 1 Đức 247299 12,18 1121676 34,089 602669 17,90 2 Thuỵ Sỹ 250779 12,35 269181 8,18 173605 5.16 3 Hy Lạp 97755 4,81 96861 2,94 39350 1,17 4 Na Uy - - 4048 0,12 32621 0.97 5 Italia 11099 0,55 463846 14,10 103278 3,07 6 Anh 616777 30,38 98720 3,00 2332 0.07 7 Pháp 60494 2,98 232232 7,06 228125 6,77 8 Bỉ 14217 0,7 97785 2,97 94105 2,79 9 Đan Mạch 7300 0,36 18842 0,57 158436 4,70 10 Austrilia 51000 2,51 81908 2,49 74704 2,22 11 Hà Lan 74604 3,68 466937 14,19 751197 22,31 12 Thị trường ≠ 599190 29,51 337469 10,26 1107084 32,88 13 Tổng 2030514 100 3289505 100 3367506 100 Nguồn: theo Báo cáo xuất khẩu hàng năm của P.XNK Công ty 2.4.5. Kim ngạch xuất khẩu của Công ty trong ba năm gần đây. Trong những năm gần đây mặc dù có nhiều sự kiện gây biến động thị trường trong cũng như ngoài nước, làm ảnh hưởng nhiều đến tình hình kinh doang xuất khẩu của các doanh nghiệp da giầy Việt Nam nói chung và của Công ty Da giầy Hà Nội nói riêng, Song Công ty vẫn duy trì một cách đều đặn kim ngạch xuất khẩu của mình, biểu số 2.4 sẽ cho chúng ta một cái nhìn khái quát về vấn đề này. Biểu số 2.4: Kim ngạch xuất khẩu của Công ty Da giầy Hà Nội Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 2003/2002 (%) 2004/2003 (%) Tổng kim ngạch XK USD 2030514 3289505 3367506 162,003 102,371 Số lượng xuất khẩu Đôi 762594 913922 1024300 119,84 112,08 Nguồn: theo Báo cáo xuất nhập khẩu hàng năm của P.XNK của Công ty Qua số liệu của biểu trên chúng ta có thể thấy rằng: trong những năm qua tổng kim ngạch xuất khẩu của Công ty luôn tăng đều qua các năm. Năm 2003 tổng giá trị xuất khẩu của Công ty tăng khoảng 62% so với năm 2002, năm 2004 tổng giá trị xuất khẩu tăng nhẹ khoảng 2,4% so với năm 2004. Tổng kim ngạch xuất khẩu và số lượng giầy xuất khẩu được thể hiện qua hai biểu đồ số 2.3 và biểu đồ 2.4 sau đây: Về doanh thu hàng xuất khẩu của Công ty Da giầy Hà Nội trong bốn năm gần đây; năm 2001 là khoảng 13 tỷ đồng, năm 2002 là khoảng 17 tỷ đồng; năm 2003 là khoảng 23 tỷ đồng, năm 2004 là khoảng 28 tỷ đồng. Như vậy, là trong năm gần đây doanh thu về hàng xuất khẩu của Công ty đều tăng qua các năm. Sản phẩm chủ yếu mà công ty Da giầy Hà Nội xuất khẩu là: giầy vải, giầy da và giầy thể thao; trong đó, giầy thể thao Công ty mới tiến hành sản xuất và xuất khẩu từ năm 2003. Về giầy vải, năm 2001 Công ty sản xuất 1.000.800 đôi, năm 2002 sản xuất 614.750 đôi, năm 2003 sản xuất 450.890 đôi, năm 2004 sản xuất 340.000 đôi. Về giầy da, năm 2001 Công ty sản xuất 271.600 đôi, năm 2002 sản xuất 308.400 đôi, năm 2003 sản xuất 150.249 đôi, năm 2004 sản xuất 68.000 đôi. Về giầy thể thao, Năm 2003 Công ty sản xuất 565.795 đôi, năm 2004 sản xuất 525.000 đôi. Trong đó số lượng giầy được xuất khẩu của Công ty Da giầy Hà Nội là: năm 2001 xuất khẩu 700.000 đôi, năm 2002 xuất khẩu 762.600 đôi, năm 2003 xuất khẩu 913,922 đôi, năm 2004 xuất khẩu 1.024.000 đôi. Ngoài ra, Công ty Da giầy Hà Nội còn xuất khẩu cả dép sandal và cặp túi các loại. Biểu số 2.5, biểu đồ số 2.5 và biểu đồ số 2.6 sẽ khái quát một cách tương đối đầy đủ các chỉ tiêu báo cáo này của Phòng xuất nhập khẩu trong những năm gần đây. Biểu số 2.5: các chỉ tiêu phản ánh tình hình xuất nhập Khẩu năm 2001 - 2004 của Công ty da giầy hà nội Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1. Doanh thu hàng xuất khẩu Triệu đồng 13.000 17.000 23.000 28.000 2.Giá trị sản xuất công nghiệp. Triệu đồng 23.560 25.535 23.042 19.000 3.Sản phẩm chủ yếu Đôi Giầy vải 1.000.800 614.750 450.890 340.000 Giầy da 271,600 308.400 150.249 68.000 Giầy thể thao 565.795 525.000 4. Giá trị xuất khẩu 1000 USD 1.501 2.030 3.289 3.400 5. Số lượng XK Đôi 700.000 762.600 913.922 1.024.000 6. Giá trị nhập khẩu 1000 USD 1.740 2.010 2.683 5.100 Nguồn: theo số liệu báo cáo của Phòng xuất nhập khẩu Công ty Da giầy Hà Nội 2.4.6. Thực trạng các nghiệp vụ xuất khẩu tại Công ty Da giầy Hà Nội Trước đây, khi muốn xuất khẩu hàng hoá các doanh nghiệp Việt Nam đều phải xin giấy phép từ Bộ Thương mại. Nhưng theo quyết định số 46/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 04/04/2001, có hiệu lực từ ngày 01/05/2001 quy định về việc quản lý xuất nhập khẩu hàng hoá thời kỳ 2001- 2005 thì mặt hàng giầy dép mà Công ty xuất khẩu hiện nay không phải xin giấy phép xuất khẩu từ Bộ Thương mại mà được cơ quan hải quan lấy luôn mã số thuế của Công ty làm mã số hải quan. Mã số hải quan và mã số thuế của Công ty là: 0100101315-1. Và Công ty sẽ sử dụng mã số này trên tờ khai hải quan, hoá đơn giá trị gia tăng và các chứng từ khi nộp cho cơ quan hải quan trong mỗi làn thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế. Tại Công ty Da giầy Hà Nội việc thực hiện các hợp đồng xuất khẩu được chia ra làm hai loại: - Thứ nhất, đối với những khách hàng cũ, lâu năm: Việc thực hiện đàm phán ký kết hợp đồng hết sức đơn giản giữa Công ty và bạn hàng, việc ký kết và thực hiện hợp đồng được diễn ra trên cơ sở hai bên tin cậy lẫn nhau. Khi khách hàng có nhu cầu về các mặt hàng thì có thể thông tin cho Công ty biết bằng các phương tiện: điện thoại trực tiếp, gửi fax, gửi E-mail hoặc trực tiếp tới Công ty. Mẫu giầy mà khách hàng muốn đặt có thể là do khách hàng mang đến hoặc do Công ty thiết kế. Sau khi đã thoả thuận về mẫu mã và kiểu dáng xong, Công ty chờ khách hàng mở L/C rồi sẽ đi vào sản xuất. Mọi điều khoản của hợp đồng được ký kết đều được thể hiện trên L/C . Thông thường thì những điều khoản này được lấy từ những hợp đồng cũ mà Công ty đã ký với đối tác trước đây. Sau khi tiến hành kiểm tra L/C thấy phù hợp Công ty sẽ tiến hành thu mua nguyên phụ liệu và sản xuất theo đơn đặt hàng. - Thứ hai, đối với những khách hàng lần đầu tiên hoặc mới bắt đầu nhập khẩu hàng của Công ty: việc đàm phán, ký kết hợp đồng là do hai bên trực tiếp gặp gỡ, trao đổi và thoả thuận với nhau. Mọi điều khoản trong hợp đồng đều phải được xem xét một cách hết sức cẩn thận,đặc biệt là các điều khoản về thanh toán và khiếu nại, do đây là lần đầu tiên Công ty làm ăn cùng đối tác. Các nghiệp vụ khi tiến hành thực hiện một hợp đồng xuất khẩu của Công ty có thể được khái quát qua sơ đồ 2.4 như sau: Sơ đồ 2.4: Quy trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Làm thủ tục hải quan Yêu cầu khách hàng mở L/C và kiểm tra LC Triển khai sản xuất theo đơn hàng Hoàn thiện đơn hàng và kiểm tra hàng Chuẩn bị ký kết hợp đồng xuất khẩu Ký kết hợp đồng xuất khẩu Giao hàng cho đơn vị vận tải Lập bộ chứng từ và làm thủ tục thanh toán Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 2.4.6.1. Chuẩn bị ký kết hợp đồng xuất khẩu 2.4.6.1.1. Xác định yêu cầu của khách hàng liên quan đến sản phẩm Trưởng phòng xuất nhập khẩu hoặc cán bộ nghiệp vụ được phân công nhận thông tin từ khách hàng và cập nhập vào mẫu biểu MB.04.01 – Phiếu ghi nhận yêu cầu của khách hàng. Hình thức nhận thông tin có thể qua fax, điện thoại, E-mail, thư từ bưu điện, tiếp xúc trực tiếp hoặc qua các hình thức khác. Nội dung yêu cầu của khách hàng có thể được ghi rõ trong mẫu biểu hoặc theo văn bản khách hàng gửi kèm cho Công ty. Căn cứ vào nội dung của phiếu ghi nhận yêu cầu của khách hàng, Phòng xuất nhập khẩu lập Chỉ lệnh sản xuất mẫu MB.04.02 ghi rõ các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu khác của khác của Công ty để tạo nên sản phẩm. Đối với sản phẩm truyền thống hoặc sản phẩm khách hàng đã mua từ các vụ trước (sản phẩm lập lại), phòng xuất nhập khẩu sẽ chuyển Chỉ lệnh sản xuất mẫu cho Trung tâm kỹ thuật mẫu thực hiện. Đối với sản phẩm truyền thống hoặc sản phẩm cải tiến, Phòng xuất nhập khẩu lập phiếu đánh giá khả năng của Công ty – MB.04.03 Tất cả các sản phẩm của Công ty bắt buộc phải tuân theo các quy định của luật pháp Việt Nam hiện hành. Nếu khách hàng yêu cầu trái với quy định của luật pháp Việt Nam thì Trưởng phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ thoả thuận lại với khách hàng. Nếu có yêu cầu về chế định và pháp luật khác liên quan đến sản phẩm cần ghi rõ vào Phiếu ghi nhận yêu cầu của khách hàng, Chỉ lệnh sản xuất mẫu và lập Phiếu đánh giá khả năng của Công ty. 2.4.6.1.2. Đánh giá khả năng của Công ty Đối với các sản phẩm mới cải tiến hoặc yêu cầu của khách hàng bổ sung yêu cầu về chế định và pháp luật khác, Phòng xuất nhập khẩu lập Phiếu đánh giá khả năng của Công ty MB.04.03, trong đó: - Trưởng phòng xuất nhập khẩu xác nhận về việc cung cấp nguyên phụ liệu và các yêu cầu về chế định, pháp luật liên quan đến nguyên phụ liệu. - Giám đốc, Trung tâm kỹ thuật mẫu xác nhận về mẫu, thiết bị, công nghệ, trình độ kỹ thuật sản xuất, khả năng tay nghề, chủng loại sản phẩm và các yêu cầu về chế định và pháp luật liên quan đến kỹ thuật. - Giám đốc Công ty hoặc người được Giám đốc uỷ quyền xem xét và phê duyệt Phiếu đánh giá khả năng của Công ty. - Nếu không đáp ứng được thì Phòng xuất nhập khẩu giao dịch lại với khách hàng theo tiến trình bước 6.1.1 - Nếu được phê duyệt chuyển đến các đơn vị chức năng thực hiện. 2.4.6.1.3. Làm mẫu Trên cơ sở những thông tin đã giao dịch và tiếp xúc với khách hàng Phòng xuất nhập khẩu chuyển Chỉ lệnh sản xuất mẫu và các yêu cầu của khách hàng (bằng văn bản nếu có) cho Trung tâm kỹ thuật mẫu để thực hiện việc chế thử mẫu. Quy trình thực hiện chế thử mẫu được thực hiện theo TT.11 – thủ tục thiết kế, phát triển mẫu theo Chỉ lệnh mẫu (mẫu được thể hiện trên Chỉ lệnh mẫu). 2.4.6.1.4. Xây dựng giá, gửi mẫu Căn cứ vào định mức kỹ thuật và các điều kiện khác, Phòng xuất nhập khẩu xây dựng giá thành làm căn cứ báo giá cho khách hàng và gửi mẫu cho khách hàng. Khi cần gửi báo giá cho khách hàng bằng mẫu biểu thì sẽ gửi bản chào hàng MB.04.11 cho khách hàng và vào sổ theo dõi mẫu chào hàng năm. 2.4.6.1.5. Trao đổi thông tin và đánh giá các yêu cầu sơ bộ đơn đặt hàng Việc trao đổi thông tin, giao dịch với khách hàng về mẫu, về giá và các thông tin khác được cập nhật vào mẫu biểu MB.04.04 – Sổ theo dõi thông tin với khách hàng. Trưởng phòng xuất nhập khẩu phải đảm bảo rằng mọi thông tin của khách hàng phải được xử lý kịp thời, được thông báo đến các bộ phận có liên quan và phải trả lời cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu). Sau khi nhận được thông tin của khách hàng về đơn hàng dự kiến, Trưởng phòng xuất nhập khẩu sẽ sơ bộ xem xét và trả lời về giá cả và thời gian giao hàng. Nếu vượt qua thẩm quyền thì Trưởng phòng xuất nhập khẩu báo cáo Giám đốc Công ty hoặc người được Giám đốc uỷ quyền xem xét, cho ý kiến trả lời khách hàng. 2.4.6.1.6. Làm mẫu đối Mẫu đối được thực hiện sau khi Trưởng phòng xuất nhập khẩu sơ bộ xem xét hoặc Giám đốc Công ty đã xem xét chấp nhận các điều kiện để đi đến ký kết hợp đồng hoặc sau khi ký kết hợp đồng. Mẫu đối được thực hiện trên cơ sở mẫu chào và các yêu cầu cụ thể của khách hàng. Mẫu đối dùng làm cơ sở để thực hiện đơn hàng, hợp đồng. Có một số trường hợp khách hàng yêu cầu làm mẫu trước khi có thông tin về đơn hàng dự kiến thì Trưởng phòng xuất nhập khẩu phải xem xét và quyết định. 2.4.6.2. Ký kết hợp đồng xuất khẩu Hợp đồng được ký kết trên cơ sở hợp đồng dự thảo. Hợp đồng có thể do Trưởng phòng xuất nhập khẩu dự thảo hoặc do khách hàng chuyển đến. Trên cơ sở hợp đồng dự thảo, Giám đốc Công ty hoặc Trưởng phòng xuất nhập khẩu thực hiện uỷ quyền của Giám đốc xem xét tất cả các điều kiện của hợp đồng. Đồng thời, lập Biểu MB.04.05 – Phiếu xem xét hợp đồng. Trưởng phòng xuất nhập khẩu tham mưu cho Giám đốc trong việc đánh giá các yêu cầu của hợp đồng. Giám đốc và người được uỷ quyền xem xét và kết luận: - Nếu bác bỏ thì trưởng phòng xuất nhập khẩu trao đổi và trả lời với khách hàng. - Nếu chấp nhận thì Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền phê duyệt vào Phiếu xem xét hợp đồng – MB.04.05. Hợp đồng hoặc đơn hàng được xây dựng bằng Tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài nhưng phải kèm theo một bản dịch ra Tiếng Việt có nội dung như nhau. Giám đốc hoặc người được uỷ quyền và bên đặt hàng sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Hợp đồng hoặc đơn hàng sau khi được ký kết, Phòng xuất nhập khẩu chuyển đổi thành Chỉ lệnh sản xuất – MB.04.06A, hướng dẫn đóng gói – MB.04.06B, việc đánh số đơn hàng và mã sản xuất được lập trong Chỉ lệnh sản xuất phải tuân theo quy định “V/v – lập và sử dụng thống nhất mã sản xuất, số đơn hàng” – QĐ.04.01 và chuyển cho các bộ phận liên quan thực hiện (có thể kèm theo bản tiếng nước ngoài, một số yêu cầu cụ thể, hình minh hoạ cụ thể…). Việc giao nhận trên được thực hiện bằng Sổ giao nhận tài liệu. 2.4.6.3. Yêu cầu khách hàng mở L/C và kiểm tra L/C Sau khi đã hoàn thành các thủ tục giấy tờ xuất khẩu và để chuẩn bị cho sản xuất, Công ty sẽ đôn đốc khách hàng mở L/C và kiểm tra lại L/C, vì hầu hết phương thức thanh toán giữa Công ty và đối tác nước ngoài đều bằng L/C. Sau khi nhận được L/C của khách hàng mở cho Công ty qua ngân hàng đại diện cho Công ty là Vietcombank, thì Phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ kiểm tra L/C xem có phù hợp với các điều kiện thoả thuận trong hợp đồng hay không. Các điều khoản cần phải xem xét là: - Thời hạn giao hàng có đúng như trong hợp đồng quy định hay không. Thời hạn giao hàng có thể ghi là ngày giao hàng chậm nhất hay sớm nhất, trong khoảng thời gian hoặc một ngày cụ thể nhất định. - Kiểm tra tên hàng, số lượng, giá cả, chất lượng, quy cách, mẫu mã, phẩm chất hàng hoá xem xem có phù hợp với hợp đồng thoả thuận hay không. - Kiểm tra số tiền trên L/C (cả phần số và phần chữ) có thống nhất với hợp đồng hay không, tên của đơn vị tiền tệ phải được ghi rõ ràng và thống nhất. - Kiểm tra việc quy định của bộ chứng từ thanh toán về các mặt: số loại chứ