Luận văn Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1

ián tiếp liên quan đến mỗi con người trong toàn thể cơ quan, đơn vị. ở đây đòi hỏi con người phải có những năng lực và phẩm chất cần thiết, sự hiểu biết và phối hợp hành động, nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Nếu mỗi cán bộ trong cơ quan, đơn vị hiểu rõ và hỗ trợ cho hoạt động văn phòng thì mọi công việc sẽ được triển khai thuận lợi. Ngược lại, nếu có nhiều người ở các bộ phận khác nhau không nắm vững nghiệp vụ văn phòng hoặc không có thái độ đúng mức với công việc văn phòng thì hoạt động văn phòng sẽ gặp khó khăn. Hiện nay, trong các cơ quan hành chính NN cũng như các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp hoạt động ở những lĩnh vực khác nhau cũng đang thay đổi dần phương cách làm việc đối với hoạt động văn phòng cho phù hợp với xu thế phát triển của xã hội nhằm hỗ trợ mọi công việc có liên quan được giải quyết nhanh gọn, hiệu quả. Vì lý do này, việc huấn luyện nghiệp vụ, nâng cao năng lực, đào tạo mới, đào tạo lại đội ngũ quản trị viên văn phòng trong các cơ quan là nhiệm vụ tất yếu trong tiến trình đổi mới phương thức quản lý hành chính nói chung và nâng cao hiệu quả hỗ trợ quản lý của các hoạt động văn phòng nói riêng. Thứ ba : Xây dựng quy chế, quy định. Trong mỗi cơ quan, quy chế hoạt động và những quy định về lề lối, nề nếp làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng. Những quy định ấy góp phần tạo lập và ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau và giữa từng con người với con người. Nếu quy chế làm việc không được xây dựng cu thể, từng con người làm việc đơn lẻ không có sự hợp tác hỗ trợ lẫn nhau thì không thể đạt được mục tiêu hoạt động của cơ quan. Thứ tư : Đầu tư trang thiết bị phù hợp. Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động của nhiều cơ quan trong lĩnh vực văn phòng không có hiệu quả chính là thiếu các điều kiện, phương tiện làm việc hoặc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho các nghiệp vụ hành chính đã quá cũ kỹ, lạc hậu. Tình trạng trang bị cơ sở vật chất cho công việc văn phòng không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà nó còn tạo được tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích trong công việc của mỗi con người cụ thể. Đồng thời, các thiết bị văn phòng hiện đại và đầy đủ sẽ góp phần không nhỏ vào việc bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ văn phòng làm việc lâu dài. Như vậy, để văn phòng hoạt động được thuận lợi, ngoài sự nỗ lực, cố gắng bên trong của bản thân nó, các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng lớn đến việc phát huy chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Thứ năm : ứng dụng công nghệ thông tin. Hiện nay, máy vi tính được khai thác sử dụng với nhiều mức độ và cấp độ khác nhau trong tất cả các lĩnh vực. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng thường phục vụ các chức năng như : Soạn thảo văn bản Thống kê công văn đi Xử lý công văn đến Lưu trữ và tìm kiếm văn bản Quản lý tài chính, tài sản, nhân sự, tiền lương Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại, hoạt động văn phòng từng bước được hoàn thiện với những thao tác nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả. Thứ sáu : Kiểm tra, giám sát và đánh giá. Tiến hành kiểm tra, giám sát côngviệc một cách thường xuyên và có hệ thống nhằm bảo đảm mọi công việc đều được thực hiện đúng, đầy đủ và kịp thời. Sau khi đã thực hiện xong, tiến hành đánh giá công việc và báo cáo kết quả với lãnh đạo. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị. Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Nếu các yếu tố đó được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ đem lại những giá trị thực tế to lớn. Cụ thể như : Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị. Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của đơn vị. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị. Nâng cao năng suất lao động của đơn vị. Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng. Tóm lại : Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Chất lượng làm việc của văn phòng trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận và toàn thể cơ quan. Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Phần 2 Thực trạng hoạt động văn phòng tại công ty lắp máy và xây dựng 45-1 I – Tổng quan tình hình Công ty Lắp máy và xây dựng 45-1 1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 được thành lập từ năm 1980 có tiền thân từ Liên hợp các Xí nghiệp Lắp máy 45. Khi nước nhà thống nhất, hơn 2000 cán bộ, công nhân của đơn vị này được điều động vào miền Đông Nam Bộ để xây – lắp Nhà máy Thủy điện Trị An – nhà máy điện lớn nhất phía Nam lúc đó. Mấy năm sau, khi hoàn thành Thủy điện Trị An, lực lượng này bỗng trở nên hẫng hụt do thiếu việc làm giữa thời điểm còn là chế độ bao cấp. Khi đất nước bước vào công cuộc đổi mới, doanh nghiệp phải tự hạch toán, Liên hợp 45 được chia tách thành 3 đơn vị độc lập đều trực thuộc Tổng Công ty Lắp máy Việt Nam ( LILAMA ). Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 tách ra ở riêng với ngót 1000 công nhân và một số tài sản, máy móc, xe cộ được phân giao kéo về địa phận huyện Long Thành ( Đồng Nai ) làm trụ sở đóng quân. Cố gắng tìm kiếm việc làm, họ đã phải gồng mình để giành giật, cạnh tranh với thương trường nghiệt ngã từng công trình lớn nhỏ để tồn tạ và giữ vững đội ngũ ( bởi toàn bộ CBCNV của Công ty lúc đó toàn là dân xứ Bắc ) . Từ năm 1993 trở lại đây, Công ty 45-1 đã đầu tư mua sắm mới hàng loạt các máy móc, công cụ đặc chủng. Cùng với sự sáng tạo và năng lực của đội ngũ kỹ sư và công nhân, Công ty đã trúng thầu và thắng thầu rất nhiều công trình có dự án lớn. Thành công trong việc chế tạo các bồn bể và đường ống áp lực chứa xăng, dầu và khí gas đã được các hãng gas trên cả nước ký hợp đồng chế tạo và lắp đặt, Công ty 45-1 là đơn vị đột phá trong việc nhận thầu trọn gói các công trình, cũng là doanh nghiệp đầu tiên của ngành Lắp máy VN làm tổng thầu EPC ( tức là nhận làm trọn gói công trình từ thiết kế đến xây dựng và lắp đặt ). Ngay từ thập kỷ 90, Công ty đã đầu tư xây dựng một nhà máy cơ khí trên diện tích 17 ha tại khu Công nghiệp Nhơn Trạch, sản xuất từ 20 – 30.000 tấn sản phẩm cơ khí đạt chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9002, cung cấp cho xây dựng các Nhà máy Xi măng Sao Mai, cho các thủy điện Hàm Thuận - Đa My - Cần Đơn, cho các nhà máy Điện Phú Mỹ I, Phú Mỹ II, III và nhiệt điên Ttrà Nóc (Cần Thơ). Với phương tiện máy móc thi công hiện đại và trình độ kỹ thuật cao, lại có tới gần 400 thợ hàn giỏi đạt chứng chỉ Quốc tế, Công ty còn là đơn vị duy nhất đạt chứng chỉ ASME của Tổ chức Quốc tế ( American Society of Mechanical Engineers ). Năm 1997, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 được Nhà nước tuyên dương là đơn vị Anh hùng Lao động trong thời kỳ đất nước đổi mới. Từ một công ty mới được thành lập chỉ có vài phòng nhỏ, tới nay, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đã thiết lập một hệ thống các phòng ban có quy mô lớn hơn cả về số lượng và chất lượng với 10 phòng ban chuyên môn và 13 đội công trình, chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc. Do vậy, công tác văn phòng ngày càng được chú trọng. Căn cứ vào đặc thù, tính chất và điều kiện cụ thể của các đơn vị trong hệ thống quản lý, Công ty xây dựng cơ chế phân rõ trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ về quản lý kinh tế và sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban, chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc. Tính đến đầu năm 2003, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đã có đội ngũ CBCNV và năng lực chuyên ngành tương đối đông đảo với số lượng khoảng 2800 người bao gồm : 1. Kỹ sư và chuyên viên kỹ thuật 200 người 2. Thợ lắp 600 người 3. Thợ cơ khí chế tạo 500 người 4. Thợ lắp ống 200 người 5. Thợ hàn có Chứng chỉ Quốc tế 350 người 6. Thợ điện và hiệu chỉnh 300 người 7. Tài xế và nhân viên vận hành cẩu 150 người 8. Thợ xây dựng 300 người 9. Lao động khác 200 người Cơ cấu tổ chức của công ty ( Sơ đồ tổ chức trang 16 ) Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cơ khí xây dựng, Công ty 45-1 xây dựng cho mình một tổ chức tương đối gọn nhẹ và dễ thích ứng với sự thay đổi của cơ chế thị trường, trong đó : Giám đốc Công ty : Là người đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty, trước Bộ Xây Dựng về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, là lãnh đạo cao nhất trong toàn Công ty quyết định chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của Công ty. Cùng với Giám đốc là 2 Phó Giám đốc chịu trách nhiệm từng nhiệm vụ cụ thể ( Phó Giám đốc phụ trách kinh tế và Phó Giám đốc phụ trách sản xuất), giúp Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về pháp luật, về nhiệm vụ được giao. Trong bộ máy quản lý còn có rất nhiều phòng ban khác hoạt động theo chức năng chuyên môn riêng của mình, tham gia và giúp việc cho Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc toàn Công ty, bao gồm : Phòng quản lý máy - Ban an toàn lao động Phòng quản lý chất lượng - Phòng kinh tế kỹ thuật Phòng hành chính quản trị - Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức - Ban xuất - nhập khẩu Phòng cung ứng vật tư - Phòng pháp chế Ngoài các phòng ban trên, Công ty cũng thiết lập các đội, đơn vị do Giám đốc trực tiếp điều hành quán trình sản xuất. Các đơn vị đó phụ trách những lĩnh vực chuyên môn khác nhau nhưng tất cả đều phục vụ cho công tác quản lý và giám sát công việc xây lắp và thi công tại các công trình như : Nhà máy Cơ khí 45-1; Chi nhánh Hải Phòng; Đội Lắp máy I, II, III; Đội sửa chữa điện hiệu chỉnh; Liên đội lắp điện; Đội sửa chữa cơ giới và cơ điện; Liên đội hàn; Liên đội chống ăn mòn kim loại; Liên đội xây dựng; XN Lắp máy Phú Mỹ; XN Lắp máy Sao Mai cùng các ban quản lý và kỹ thuật khác. Với một hệ thống cơ cấu tổ chức tương đối năng động và khoa học, tránh được tình trạng chồng chéo, cồng kềnh của bộ máy quản lý, Ban lãnh đạo Lắp máy 45-1 đã trực tiếp chỉ đạo xuống các đội, chi nhánh, các đơn vị tham gia sản xuất, tạo hiệu quả cao trong công tác lãnh đạo của mình. Đồng thời, bộ máy quản lý của Công ty cũng được tinh lọc thường xuyên, khuyến khích sự tham gia và phát triển của mọi thành viên cùng với việc xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn cho các cấp quản lý của Công ty, đảm bảo công tác quản lý hành chính kịp thời, chính xác, đạt hiệu quả kinh tế tối ưu. Tuy nhiên, bên cạnh đó Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 vẫn phải tiếp tục kiện toàn tổ chức sản xuất nhằm nâng cao hiệu lực của bộ máy quản lý để phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới đặt ra. Sơ lược tình hình hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 Mục tiêu của Công ty là phấn đấu để trở thành nhà cung cấp chủ yếu của thị trường xây lắp với những sản phẩm và những công trình đạt chất lượng cao. Để đạt được mục tiêu này, Công ty đã đặt mua nguyên vật liệu và phụ kiện chính từ các nhà sản xuất có chứng chỉ đạt chất lượng, ưu tiên những nhà sản xuất đã được chứng nhận ISO 9000, nâng cao năng lực sản xuất của Công ty và duy trì hệ thống Quản lý chất lượng theo ISO 9002 Mục tiêu chất lượng của Công ty được xác định theo từng giai đoạn và từng đề án cụ thể. Đó cũng là nội dung của các chương trình cải tiến, nâng cao chất lượng của Công ty. Những năm gần đây, các nhà máy và công xưởng trực thuộc Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đều đã được trang bị các thiết bị và hệ thống dây chuyền máy móc tân tiến như máy ép thủy lực (kích cầu bằng áp lực); máy vê chỏm cầu (máy dập các khối thép hình cầu); máy cuốn lốc thép tấm dày 100mm; dây chuyền máy dập xà gồ tấm lợp; máy hàn cắt tự động chuyên dùng chế tạo bồn và các dầm thép lớn, nâng khả năng của Công ty thành một trong những nhà chế tạo cơ khí lớn nhất Việt Nam. Thực tế hàng năm, Công ty đã cho xuất xưởng từ 20-30 ngàn tấn thiết bị phục vụ cho các công trình của đất nước như : xi măng, dầu khí, nhiệt điện, thủy điện, thực phẩm, hoá chất, các nhà máy đường, giấy, các cột phát sóng truyền thanh, truyền hình, cầu cảng, giao thông vận tải, chân đế giàn khoan trên biển... Từ năm 1992 – 2000, Công ty đã chế tạo và lắp đặt thành công nhiều dây chuyền công nghệ của các nhà máy như : Các nhà máy xi măng có công suất từ 1 triệu – 3 triệu tấn/năm (XM Hoàng Thạch, XM Bỉm Sơn, XM Sao Mai, XM ChinFon, XM Nghi Sơn) Các nhà máy Nhiệt điện và Thủy điện có công suất từ 500MW cho đến 2000MW (Nhiệt điện Uông Bí, NĐ Ninh Bình, NĐ Phả Lại, Thủy điện Trị An, TĐ Hoà Bình, Tua bin khí Phú Mỹ, NĐ Bà Rịa, NĐ Cần Thơ) Các nhà máy đường có công suất từ 1000 - 8000 tấn mía/ngày (Đường Vĩnh Trụ, Đường Lam Sơn, Đường Long An, Đường Bourbon Tây Ninh) Các nhà máy giấy có công suất từ 35000 – 45000 tấn giấy/năm (Giấy Z72, giấy Bãi Bằng, Giấy Tân Mai) Các nhà máy chế biến thực phẩm cho những công ty trong nước và tập đoàn nước ngoài như : Tập đoàn VEDAN, Tập đoàn VEWONG, Bia Heineken, Bia Sài Gòn, Chế biến thức ăn gia súc CHINFON, sữa VINAMILK ... Các nhà máy hoá chất như : N/M Phân đạm Hà Bắc có công suất 10 vạn tấn/năm, N/M Thuốc sát trùng KOSVIDA, N/M Thuốc vi sinh nông dược VIGUATO, N/M Hạt nhựa PVC có công suất 80.000 tấn/năm, N/M Dầu nhờn BP PETCO, N/M Dầu nhờn MOBIL UNIQUE ... Qua nhiều năm hoạt động, Công ty đã không ngừng phát triển toàn diện và lớn mạnh, trở thành đơn vị có năng lực hàng đầu của ngành Lắp máy VN. Hiện nay, Công ty là đơn vị độc quyền tại VN về chế tạo bồn bể áp lực, nhận thầu trọn gói các công trình phục vụ cho ngành cơ khí và xây dựng. II – Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 Để thực hiện tốt các chức năng tham mưu tổng hợp và hậu cần, Phòng Hành chính Quản trị Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 phải hoàn thành rất nhiều nhiệm vụ khó mà liệt kê hết được, vì trên thực tế phải đảm đương rất nhiều công việc phát sinh, việc đột xuất, sự vụ. Tuy nhiên, nhờ có sự tổ chức, phân công và phối hợp tương đối khoa học và hợp lý trong nội bộ phòng cũng như đối với các phòng ban khác, Phòng HCQT đã hoàn thành khá tốt những nhiệm vụ, yêu cầu mà Công ty giao phó, trong đó bao gồm các chức năng chính là chức năng hành chính và chức năng quản trị. Chức năng hành chính gồm những nhiệm vụ cụ thể sau : Tổ chức công tác in ấn, đánh máy, thông tin liên lạc phục vụ hoạt động quản lý của Công ty. Tổng hợp, trình Giám đốc duyệt các chương trình, kế hoạch công tác của Công ty. Tổ chức theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các kế hoạch đó. Tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo. Ghi biên bản và quản lý hồ sơ các cuộc họp, hội nghị, đồng thời sắp xếp chương trình, lên lịch công tác cho lãnh đạo và các cán bộ của Công ty. Chuẩn bị báo cáo định kỳ hay đột xuất về hoạt động của Công ty, giúp Giám đốc theo dõi tiến trình, tiến độ hoạt động thi công của các xí nghiệp, các đội để có những điều chỉnh hợp lý. Xây dựng, bảo quản, khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu do Công ty quản lý. Chỉ đạo thống nhất công tác hành chính văn thư của Công ty. Quản lý con dấu, tài liệu theo đúng quy định. Tổ chức giao tiếp, đối nội đối ngoại, giữ mối quan hệ tốt với cấp trên, các bộ phận, đơn vị có liên quan, khách hàng hay cấp dưới. Chức năng quản trị bao gồm những nhiệm vụ cụ thể sau : Quản lý tài sản, trang thiết bị, vật tư của các phòng, ban theo chế độ quản lý tài sản của Công ty cũng như của Nhà nước. Quản lý việc sử dụng và quyết toán thu – chi kinh phí, tổ chức kiểm kê, thanh lý, mua sắm, bảo trì, bảo dưỡng hoặc sửa chữa tài sản cho khối văn phòng. Quản lý về nhà cửa đất đai, Tiếp nhận, bàn giao, xử lý, phân phối và làm các thủ tục về nhà đất. Xây dựng trạm y tế, nhà trẻ cho con em công nhân; chăm sóc sức khỏe và đời sống cho CBCNV trong toàn Công ty. Bảo vệ an ninh trật tư và tài sản cho đơn vị và các khách hàng đến liên hệ công tác tại Công ty. Xây dựng các quy định, nội quy bảo vệ trật tư, an ninh, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường trong từng xí nghiệp, công trình của Công ty. Các chức năng và nhiệm vụ nêu trên chủ yếu được thực hiện tại Phòng HCQT của Công ty và được phân chia thành nhiều dạng hoạt động. Mỗi hoạt động có những yêu cầu riêng về chuyên môn nghiệp vụ, đòi hỏi năng lực chuyên môn nhất định. Rất nhiều các hoạt động được xác lập như : hoạt động thông tin, hoạt động giao tiếp, hoạt động xây dựng, soạn thảo và ban hành văn bản, hoạt động xây dựng các kế hoạch, chương trình hoạt động chung, hoạt động văn thư-lưu trữ, hoạt động tham mưu tổng hợp, hoạt động kiểm tra, giám sát và đánh giá các hoạt động văn phòng, hoạt động hậu cần ... Tùy theo mỗi đặc điểm của mỗi hoạt động với mức độ đáp ứng yêu cầu khác nhau cho hoạt động quản lý, mà nhà quản lý có những quan tâm hoặc ưu tiên tương ứng. Một số hoạt động chủ yếu được trình bày trong đề tài là những hoạt động ít nhiều đang còn những tồn tại cần có những giải pháp nhất định để nâng cao chất lượng hoạt động của chúng. Hoạt động thông tin : Hoạt động thông tin tại Công ty được tổ chức theo 2 quy trình chính : Thu thập - xử lý thông tin và truyền đạt thông tin. Thông thường quá trình thông tin được tổ chức thành 3 quy trình : thu thập, xử lý và truyền đạt. hình thức tổ chức này thường được áp dụng tại những doanh nghiệp có quy mô lớn, lượng thông tin và mức độ thông tin chu chuyển nhanh. Thông tin sẽ mất giá trị nếu không được xử lý kịp thời và chính xác. Cho nên thường phải có hẹe thống xử ký tương ứng. Tại Công ty một mặt chưa xác định được mức độ quan trọng của việc xử lý thông tin kịp thời, mặt khác thông tin được tổ chức theo mô hình phân tán, thông tin thuộc chức năng, chuyên môn của bộ phận nào thì bộ phận ấy giải quyết. Chính vì vậy, hoạt động tại phòng HCQT được giảm thiểu. Hai chức năng được nhập thành một và dưới sự quản lý trực tiếp của một bộ phận. Trên thực tế đây cũng chính là một nhược điểm đang bộc lộ. Thông tin đã có hiện tượng ùn tắc hoặc không xử lý kịp thời. Từ hạn chế về mặt tổ chức, kết hợp với nhận thức về nhiều đặc thù riêng chưa được quan tâm tháo gỡ nên đang có những tồn tại nhất định trong hoạt động này. Thu thập và xử lý thông tin : Công ty Lắp máy 45-1 có rất nhiều các xí nghiệp, các đội sản xuất nằm rải rác trên những công trình ở các tỉnh, thành khác nhau, do vậy việc thu thập thông tin chủ yếu là qua điện thoại, fax. Do hoạt động trên một địa bàn rộng, hoạt động lại chưa được tổ chức hợp lý nên thông tin nhiều khi chưa được kịp thời, lực lượng, phương tiện xử lý chư tương xứng nên nhiều thong tin quan trọng đã bị bỏ sót, không được xử lý hoặc không xử lý thấu đáo. Bộ phận đảm trách hoạt động thông tin của Công ty nhiều khi rất lúng túng trước việc thông tin quá tải. Thông thường, phòng HCQT của Công ty phải thu thập và xử lý 2 loại nguồn tin chính : Thông tin từ bên ngoài Công ty và các thông tin nội bộ. Thông tin bên ngoài Công ty : là những thông tin liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như thông tin về thị trường, thông tin về thiết bị công nghệ; chủ chương, chỉ đạo, công văn của Chính phủ, Tổng Công ty; thông tin từ các doanh nghiệp, bạn hàng khác như thư chào hàng, đơn đặt hàng, chuyển phát nhanh, báo chí, fax ... Do tính chất phong phú và đa dạng của nguồn tin, phương thức tổ chức lại đơn giản, nhiều khi không được quan tâm đúng mức nên tiến độ xử lý thông tin không được kịp thời. Mặc dù loại tin có tính chất chuyên môn thuộc các lĩnh vực khác nhau đã được chuyển xuống các phòng chức năng, nhưng việc phân loại và xử lý đơn thuần nhiều khi vẫn lúng túng hoặc tuỳ tiện. Các thông tin bên trong Công ty ( thông tin nội bộ ) : bao gồm những thông tin về tổ chức bộ máy, thông tin về nhân sự, về cơ sở vật chất kỹ thuật và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra, thông tin bên trong doanh nghiệp còn là sự trao đổi thông tin giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các phòng ban, bộ phận ngang cấp. Loại thông tin này chủ yếu được thu thập bằng hình thức báo cáo, thư, quyết định, tờ trình, lệnh điều động, sơ kết - tổng kết, biên bản, đơn, giấy phép ... Công ty có thế mạnh hơn trong việc xử lý loại thông tin này. Nhưng nhất thiết phải có sự coi trọng và quan tâm đến cả hai loại nguồn vì giữa chúng có mối quan hệ tương tác, nhiều khi ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của nhau. Không thể xem nhẹ bên này hoặc coi trọng bên kia. Quá trình thu thập và xử lý thông tin trong Công ty được thực hiện thông qua nhiều hình thức khác nhau : Thông tin dạng văn bản : là loại thông tin chủ yếu và coi trọng nhất được thống nhất quản lý thông qua hoạt động văn thư - lưu trữ ( sẽ được trình bày cụ thể ở phần sau ) Truyền đạt thông tin : Hoạt động truyền tin được thực hiện dưới nhiều hình thức, thông qua hội họp, giao ban là chủ yếu. Thông tin được ghi dưới dạng các nghị quyết, biên bản hoặc truyền miệng trực tiếp ... Đây cũng là một dạng truyền tin phổ biến của Công ty. Tuy nhiên, hiệu quả quản lý và triển khai trong hoạt động thực tiễn chưa cao. Nội dung thông tin được truyền nhanh, trực tiếp tới đối tượng quản lý. Nhưng năng lực chuyển tải, diễn giải đang là một hạn chế lớn. Mặc khác, việc triển khai các loại thông tin được lưu giữ, ghi nhớ dưới dạng văn bản, nghị quyết nếu không được theo dõi, triển khai kịp thời sẽ gây lãng phí lứn và giảm hiệu lực quản lý của bộ máy. Đây cũng chính là một nhược điểm lớn của Công ty trong việc thực thi quản lý thông tin dưới dạng này. Ngoài ra còn có nhiều hình thức thu thập và xử lý khác trong hoạt động thông tin như : thông tin quan dư luận, đối tác, khách hàng, qua thùng thư góp ý kiến, từ nguồn thôn tin đại chúng.... Nhưng do chưa có quy chế thông tin cụ thể nên các hình thức vẫn chỉ là hình thức, hoạt động chưa có bài bản nên hiệu quả chưa cao. Hoạt động văn thư lưu trữ : a. Hoạt động văn thư : Hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy 45-1 được thực hiện dựa trên Hệ thống Quản lý chất lượng, do vậy các loại văn bản, công văn đi - công văn đến đều phải được lập danh mục theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và được giải quyết theo đúng những trình tự, thủ tục đã quy định. Công ty 45-1 cũng ban hành những quy định về việc soạn thảo, kiểm tra và phê duyệt tài liệu trong đó chủ yếu bao gồm một số yêu cầu nhất định sau : Người soạn thảo tài liệu : phải là người am hiểu công việc và có liên quan đến nội dung tài liệu. Đồng thời người soạn thảo tài liệu mới phải tham khảo các tài liệu có liên quan đang còn hiệu lực và được sử dụng trong Công ty, để tránh tình trạng chồng chéo và không thống nhất trong cùng một mục đích. Người kiểm tra tài liệu : là các Trưởng phòng, Trưởng ban, Giám đốc Nhà máy - Xí nghiệp, Đội trưởng đội công trình, nơi có yêu cầu ban hành tài liệu. Đối với các bản hợp đồng kinh tế thì Trưởng phòng Kinh tế-Kỹ thuật kiểm tra và ký tắt trên từng trang. Đối với các biên bản, báo cáo, bộ phận nào ban hành thì Trưởng bộ phận đó kiểm tra và ký. Đối với các văn bản cần gửi đến các cơ quan Nhà nước, sau khi kiểm tra xong, người kiểm tra không được ký tắt vào văn bản mà trực tiếp trình tài liệu đó lên Giám đốc Công ty phê duyệt. Việc kiểm soát tài liệu cũng được nhân viên văn thư thực hiện và tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt sau : Dấu nhận công văn được đóng ngay trên trang thứ nhất của công văn. Các tài liệu được ban hành và sử dụng trong nội bộ Công ty là tài liệu được kiểm soát được giao cho người sử dụng quản lý. Các tài liệu được kiểm soát phải đóng dấu “ Tài liệu được kiểm soát ” theo mẫu số 01, phụ lục 01. Các tài liệu không được kiểm soát do Giám đốc Công ty quy định và được đóng dấu “ Tài liệu không kiểm soát ” theo mẫu số 03 - phụ lục 01, đóng trên trang bìa và trang thứ hai của tài liệu. Các tài liệu đã lỗi thời, không còn sử dụng được đóng dấu “ Tài liệu không còn sử dụng ” hoặc “ Đã được thay thế ”theo mẫu số 04 - phụ lục 01, được đóng trên trang bìa và trang thứ hai của tài liệu. Các tài liệu tham khảo được đóng dấu “ Tài liệu tham khảo ” theo mẫu số 05 - phụ lục 01, đóng trên trang bìa của tài liệu. Các tài liệu mật của Công ty được đóng dấu “ Mật ” hoặc “ Tuyệt mật ” theo mẫu số 06 hoặc 07-phụ lục 01 và được kiểm soát theo quy định của Giám đốc. Dấu này đóng trên từng trang của tài liệu. Các bản vẽ được phép thi công được đóng dấu “ Cho phép thi công ” theo mẫu số 08-phụ lục 01. Dấu này được đóng tại vị trí gần khung tên trên bản vẽ. Các loại sổ công văn, sổ lưu trữ của Phòng HCQT tại Công ty bao gồm những nội dung dưới đây : Danh mục công văn đến : TT Số Công văn Nội dung chính Nơi gửi Ngày nhận Danh mục công văn đi : TT Số Công văn Nội dung chính Nơi gửi Nơi nhận Ngày ban hành Người duyệt Danh mục tài liệu nội bộ : TT Tài liệu số Tên tài liệu Ngày ban hành Lần ban hành Lần sửa đổi Ngôn ngữ Nơi lưu giữ Danh mục tài liệu điện tử : TT Tên tài liệu Ký hiệu Nơi lưu giữ Ngày cập nhật sửa đổi Lần 1 Lần 2 Lần 3 Lần 4 Lần 5 Danh mục tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài : TT Tài liệu số Tên tài liệu Ngày ban hành Lần ban hành Lần sửa đổi Ngôn ngữ Nơi lưu giữ Trong quá trình tiếp nhận và xử lý văn bản tại văn phòng tại Công ty 45-1 hiện nay chưa được thực hiện đầy đủ theo những quy chế, quy định của Công ty cũng như của Nhà nước. Cụ thể l