Luận văn Một số suy nghĩ nhằm góp phần nâng cao hiệu quả tình hình hạch toán công nộ nói chung và thu hồi nợ nói riêng tại công ty cổ phần thủy sản Đà Nẵng

g lạnh và cá tẩm gia vị: 1.Bảo quản sơ .ộ 2.Rửa 3.Phân cở 4. Ngâm nước đá lạnh 8.Tách khuôn 7.Cấp đông 6.Chờ đông 9.Cân 5.Xếp khuôn 10.Mạ băng Sơ đồ quy trình chế biến cá đông lạnh Quy trình công nghệ chế biến cá bò tẩm gia vị Nguyên liệu tươi sồng Xử lý ban đầu Lọc Fillet (nếu có) Bảo quản lạnh Xếp vĩ Phơi khô Rửa sạch Tẩm gia vị Bao gói Bảo quản thành phẩm Từ 2 quy trình công nghệ chế biến tiêu biểu trên cho ta thấy quy trình sản xuất là ngắn, nguyên liệu phải đảm bảo độ tươi sống từ khâu tiếp nhận đến khâu đóng gói và baỏ quản thành phẩm nên việc bố trí sản xuất và quản lý là có nhiều nét riêng. 4/ Cơ cấu tổ chức quản ly: 4.1/ Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý : Do đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty và tình hình đổi mới kinh tế hiện nay của đất nước, đồng thời để tinh giảm bộ máy quản lý nhưng vẫn đảm bảo việc điều hành có hiệu quả toàn bộ quá trình kinh doanh sản xuất kinh doanh. Công ty Cổ Phần Thủy Sản Đà Nẵng quyết định tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến có thể hình dung qua sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty PGĐ kỹ thuật PGĐ nội chính Phòng KT - TV Phòng TC - HC Phòng KH - KD PX Chế Biến PX Nước đá Cửa hàng xăng dầu Trạm thu mua PX đóng thủy sản àu PX cơ khí Trạm KD thủy hải sản GÍÁM ĐỐC Xí nghiệp SX & DV Hội đồng quản trị : : Quan hệ chức năng : Quan hệ trực tuyến : Quan hê nghiệp vụ chuyên môn 4.2/ Chức năng - nhiệm vụ của các phòng ban: * Hội đồng quản trị : là tổ chức đã thành lập ra Công ty cổ phần thủy sản Đà Nẵng người đề ra phương hướng sản xuất kinh doanh và điều hành Công ty trong quá trình kinh doanh. * Ban giám đốc : gồm 1giám đốc và 2 phó giám đốc. Giám đốc Công ty là do Hội đồng quản trị cử ra, có trách nhiệm quản lý hoạt động sản xuất của Công ty và chịu mọi trách nhiệm về hoạt động sản xuất, kinh doanh và đời sống của Công ty. Để có thời gian tập trung vào các vấn đề lớn, Giám đốc Công ty giao quyền chỉ huy sản xuất, kỹ thuật cho những phó giám đốc. Phó gíam đốc có nhiệm vụ giúp đỡ cho giám đốc và chỉ huy đến các phân xưởng sản xuất, bộ phận cung ứng vật liệu để kịp giải quyết các vấn đề sản xuất kỹ thuật. * Phòng kế toán tài vụ : Chức năng: chịu trách nhiệm trước giám Đốc Công ty về hệ thống: thống kê, kế toán, tài chính và ngân sách của Công ty, tham mưu cho Giám Đốc hạch toán kinh tế nội bộ và sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Nhiệm vụ : phản ánh kịp thời, chính xác tình hình sản xất kinh doanh của Công ty hằng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Hoạch toán kinh tế nội bộ cho phân xưởng và Công ty. Tổ chức quản lý tài sản, thực hiện chế độ kiểm tra, đánh giá định kỳ nhằm xử lý những tài sản hư hỏng, tổ chức lưu trữ hệ thống Séc và tiền mặt của Công ty . Quyền hạn: phát hiện kịp thời những quyền hạn vi phạm thống kê, hoạch toán tài chính để báo cáo cho Gíam Đốc xử lý, có quyền duyệt hoặc không duyệt những chi phí không đúng nguyên tắc . * Phòng kế hoạch kinh doanh: - Làm tham mưu cho giám Đốc trong việc hưởng chính sách chế độ, chương trình kế hoạch công tác. - Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty - Tổ chức điều hành thu mua nguyên liệu, các mặt hàng thủy sản - Ký kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm đồng thời thực hiện các cuộc tiếp xúc với khách hàng trong nước và ngoài nước . - Có nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc các thành viên trong lĩnh vực được phân công . - Nghiên cứu xây dựng kế hoạch sử dụng tài chính và điều phối quỹ tài chính chung cho toàn Công ty một cách hợp lý và hiệu quả. - Phân tích hoạt động kinh tế thường kỳ nhằm phát hiện mặt yếu để tìm biện pháp khắc phục. - Lập kế hoạch sử dụng nguồn vốn đâu tư trang thiết bị cho Công ty cũng như máy móc cho các đơn vị sản xuất sử dụng có hiệu quả. * Phòng tổ chức hành chính: Chức năng: Hướng dân nghiệp vụ lao động tiền lương, tổ chức quản lý đời sống cho cán bộ công nhân viên, tổ chức bảo vệ tuần tra canh gác. Nhiệm vụ: Lập kế hoạch hàng năm cho toàn Công ty theo yêu cầu quản lý lao động, phối hợp các bộ phận liên quan thực hiện chế độ xếp lương, nâng bậc cho nhân viên theo quy định hiện hành, tổ chức đào tạo thi nâng bậc, nâng cao tay nghề cho công nhân viên. Quyền hạn : Có quyền yêu cầu cán bộ công nhân viên thực hiện những quy định,quy chế, nội quy của Công ty, được quyền kiểm tra chế độ lao động, thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên . * Phân xưởng chế biến : - Chuyên chế biến các mặt hàng thủy sán đông lạnh phục vụ cho sản xuất và tiêu thụ nội địa . - Gia công các mặt hàng thủy sản đông lạnh khi có yêu cầu gia công của khách hàng. * Phân xưởng sản xuất nước đá: Chuyên sản xuất nước đá phục vụ cho việc ướp sản phẩm đánh bắt (hải sản khai thác) được giữ độ tươi và đảm bảo tốt cho công tác tiêu thụ . * Phân xưởng đóng tàu: Gia công, cưa xẽ gỗ phục vụ cho đóng sửa tàu thuyền, mua bán gỗ, đánh mới tàu thuyền đánh cá. * Cửa hàng xăng dầu: Mua bán dầu phục vụ nghề cá * Phân xưởng cơ khí: Phục vụ cho việc đóng tàu và nhằm phục vụ kỹ thuật cho khâu sản xuất chế biến hải sản. * Trạm kinh doanh hàng thủy sản: Chuyên mua bán kinh doanh các mặt hàng thuỷ sản để phục vụ cho nhu cầu trong nước và xuât khẩu. 5/ Các yếu tố sản xuất kinh doanh tại Công ty : 5.1/ Tổ chức lao động: Số lượng và cơ cấu lao động của Công ty được thể hiện như sau : Bảng cơ cấu lao động Diển giải 1999 2000 2001 Tổng số Công nhân sản xuất trực tiếp Cán bộ quản lý 280 258 22 320 290 30 350 314 36 Qua bảng trên ta thấy tổng số lao động biến đổi qua các năm. Điều này có thể hiểu đơn giản rằng khi Công ty mở rộng sản xuất, đa dạng hóa các mặt hàng thủy sản xuất khẩu thì lúc đó số lao động sẽ tăng lên tương ứng. Nhưng năm 1999 do phải chịu ảnh hưởng năng nề của đợt lũ lụt lớn ở miền trung nên tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty cũng bị trì trệ, từ đó đã có một số lao động xin thôi việc bởi vì trong thời gian này không đánh bắt và cũng không thu mua được hải sản để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh nên Công ty đã trả lương rất thấp cho công nhân. Do vậy số lượng lao động của năm 1999 đã giảm xuống rõ rệt so với những năm khác. Nhưng đây chỉ là tạm thời Công ty đã nhanh chóng khắc phục. Nhìn chung lực lượng lao động phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty. Lực lượng lao động này chưa ổn định, thường xuyên thay đổi nhưng Công ty rất linh hoạt trong việc bố trí lực lượng lao động nên không ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh của Công ty. Mặt khác Công ty cần đòi hỏi một lượng lao động cán bộ quản lý có trình độ, điều này thể hiện qua bảng cơ cấu lao động theo trình độ sau: Cơ cấu trình độ lao động Lao động chia theo trình độ 1999 2000 2001 Tổng Nữ Tổng Nữ Tổng Nữ -Tiến sĩ, phó tiến sĩ -Đại học, cao đẳng -Trung cấp -Công nhân kỹ thuật -Lao động khác 20 10 28 222 6 5 4 141 22 10 30 268 4 5 3 162 25 21 34 270 7 10 4 165 Nhìn chung, lao động của Công ty ngày acàng tăng cả về mặt số lượng lẫn chất lượng, trình độ của người lao động trong Công ty đã có sự chuyển hướng tốt và ngày càng năng cao, đây chính là một trong những yếu tố quan trọng góp phần vào sự phát triên của Công ty. Tuy nhiên so với các doanh nghiệp khác cùng ngành trong nước và trong khu vực như Công ty thủy sản Miền trung, Công ty xuất nhập khẩu thủy sản... thì còn thua sút và chưa thực sự phù hợp với tình hình hiện nay. Do đó muốn tiến hành sản xuất được thuận lợi thì Công ty phải có đầy đủ lực lượng lao động, công nhân có trình độ tay nghề nhất định đủ đảm bảo cho việc tiến hành sản xuất kinh doanh. Để làm được điều này Công ty phải tiến hành đào tạo cán bộ có trình độ đại học cao hơn nữa để góp phần quản lý Công ty có hiệu quả hơn. 5.2/ Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty: * Trụ sở chính của Công ty: Đặt tại khối Tuyên Sơn, phường Hòa Cường, đường 2- 9, có diện tích sử dụng là 8000 m2, địa điểm này tuy không nằm trên mặt tiền nhưng rât thuận lợi cho Công ty trong việc khai thác và mua bán với khách hàng. * Hệ thống phân xưởng sản xuất: Ở các huyện thị thuộc thành phố Đà Nẵng và tỉnh Quãng Nam, trong đó có các phân xướng như: - Phân xưởng chế biến đông lạnh và kho dự trữ hàng hóa: toàn bộ có diện tích 3000 m2, phân xưởng này nằm dọc bờ sông Hàn thuộc phường Hòa Cường rất thuận lợi cho việc sản xuất và xử lý chất thải, đây là phân xưởng sản xuất chính của Công ty nó được đưa vào sử dụng năm 1996 với trị giá 1.622.104.000đ. Bao gồm nhà xưởng chế biến, văn phòng làm việc, nhà khách, kho bảo quản số 1 và sô 2, kho vật tư nhỏ và lớn, nhà vệ sinh, nhà ăn, nhà xe. - Phân xưởng sản xuất nước đá, với diện tích là 2000m2, tổng công suất là 2500 cây đá/ 1ngày, được đưa vào sử dụng năm 1996 với tổng giá trị 601.674.000đ - Phân xưởng gỗ đóng tàu, với diện tích 2000m2 được đưa vào sử dụng năm 1999 với trị giá 137.950.000đ, được đặt tại Xí nghiệp 2, là nơi tiếp nhận mua gỗ và đóng sửa tàu thuyền. - Trạm kinh doanh xăng dầu, với diện tích 1000 m2 được đưa vào sử dụng từ năm 1999 có trị giá 42.832.000đ. - Trạm kinh doanh thu mua hàng thủy sản tươi sống có diện tích 1000 m2, được đưa vào sử dụng từ 7/99, giá trị ban đầu là 19.550.000đ. Đây là nơi thuận tiện thu mua hải sản tươi sống của ngư dân đánh bắt và chế biến. * Máy móc thiết bị, phương tiện vận tải: Hiện nay, cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty tương đối đủ điều kiện để phục vụ sản xuất kinh doanh trong quá trình phát triển đi lên, do yêu cầu cung ứng các mặt hàng thủy sản ngày càng lớn. Công ty đang và tiếp tục hoàn chỉnh, phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật của mình, góp phần làm tốt chủ trương công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước trong thời kỳ đổi mới này. Bảng 3: Máy Móc Thiết Bị và phương tiện vận tải của Công ty Tên loại Số lượng Năm sử dụng Công suất Giá trị (đồng) Tủ đông số 1: Tủ đông số 2: Hầm đông số 1: Hầm đông số 2: Container : Máy điều hòa nhiệt độ : Máy vi tính : Máy photocopy: Máy fax : Hệ thống thiết bị truyền dẫn Xe Toyota : 1 cái 1 cái 2 cái 5 cái 2 bộ 1 bộ 1 cái 1 1 chiếc 1996 1997 1996 1996 1998 1991 1997 1997 1994 1995 1994 0,3 tấn/mẻ 0,5 tấn/mẻ 135 m2 135 m2 5 và 10 tấn 202.423.000 251.025.000 175.853.000 94.736.000 69.613.000 28.130.000 34.620.000 12.000.000 7.500.000 147.548.000 110.812.000 Tổng cộng 1.281.910.828 IV. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty: 1. Tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán thông kê các phân xưởng và dịch vụ Thủ quỹ Kế toán tiền gởi ngân hàng , tiền lương, BHXH, BHYT Kế toán tiền mặt, NLC thành phẩm tiêu thụ, XDCB Kế toán tổng hợp Chức năng nhiệm vụ của mỗi thành viên trong bộ máy kế toán: › Kế toán trưởng: - Tổ chức công tác kế toán, kiểm tra toàn bộ tình hình thu chi tài chính, kiểm tra và ký các chứng từ gốc, chứng từ kế toán, kiểm tra việc ghi chép sổ sách hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ... - Tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế . - Xây dựng các kế hoạch tài chính. - Chỉ đạo công tác hạch toán của các nhân viên - Tư vấn cho Giám đốc về phương hướng và biện pháp vận dụng các chế độ quản lý kinh tế - tài chính thích hợp với hoàn cảnh cụ thể của Công ty ... . › Kế toán tổng hợp: - Thực hiện công tác kế toán chi tiết về tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm - Tập hợp các chứng từ kế toán, tổng hợp và ghi sổ kế toán theo định kỳ quy định. › Kế toán tiền mặt, nguyên liệu chính, thành phẩm tiêu thụ, xây dựng cơ bản: - Thực hiện kế toán thu chi, thanh toán tiền mặt mỗi ngày, vào sổ chi tiết để theo dõi và đối chiếu. - Thực hiện công tác kế toán nhập, xuất kho nguyên liệu chính, thành phẩm tình hình tiêu thụ sản phẩm và doanh thu bán hàng, tính toán các nghĩa vụ phải giao nộp cho nhà nước, phân phối lợi nhuận doanh nghiệp, lập các chứng từ xuất kho nguyên liệu chính, thành phẩm và các sổ chi tiết, thẻ chi tiết phục vụ cho việc quản lý đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh này. - Theo dõi, hạch toán kế toán về các hoạt động đầu tư XDCB của Công ty. › Kế toán tiền gởi Ngân hàng, TSCĐ, vật liệu phụ, tiền lương và bảo hiểm: - Thực hiện các nghiệp vụ kế toán thông qua Ngân hàng, các khoản tiền gởi, việc nộp tiền vào tài khoản tại ngân hàng, rút tiền gởi ngân hàng về nhập quỹ. - Thực hiện công tác kế toán nhập, xuất kho vật liệu phụ, công cụ, dụng cụ, tình hình quản lý, sử dụng công cụ, tình hình phân bổ vào chi phí sản xuất, quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng đối với những công cụ, dụng cụ được phân bổ nhiều kỳ - Theo dõi việc quản lý tăng giảm TSCĐ của Công ty, thực hiện khấu hao TSCĐ để kết chuyển vào chi phí sản xuất và chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng. - Theo dõi tình hình lao động và tính tiền lương phải trả cho cán bộ quản lý, công nhân sản xuất trực tiếp, nhân viên bán hàng. › Kế toán thống kê các phân xưởng và dịch vụ: Thống kê các nghiệp vụ kinh tế tại các phân xưởng, trạm thu mua, cửa hàng. Xử lý hồ sơ các chứng từ phát sinh tại các đơn vị này. Sau đó gởi về các kế toán liên quan của phòng kế toán để hạch toán theo các nghiệp vụ quy định. › Thủ quỹ: Mở sổ cập nhập chứng từ thu chi, kiểm tra thường xuyên tồn quỹ hằng ngày cuối tháng kiểm quỹ, đối chiếu quỹ với kế toán tiền mặt. 2. Hình thức kế toán của Công ty: Hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp là hình thức sổ nhật ký chung. Có thể sơ đồ hóa tình hình hạch toán ở Công ty qua trình độ luân chuyển chứng từ như sau: CHỨNG TỪ GỐC Nhật ký chung Nhật ký chuyên dùng Sổ quỹ Sổ thẻ KT chi tiêt Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi chú : : ghi hằng ngày : ghi cuối tháng hoặc định kỳ : quan hệ đối chiếu Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập định khoản phản ảnh vào sổ chi tiết liên quan. Riêng các nghiệp vụ thu chi tiền mặt được thủ quỹ theo dõi trên sổ quỹ và thường xuyên đối chiếu với kế toán. Đồng thời kế toán sau khi kiểm kê phân lọai các chứng từ gốc thì phản ảnh vào sổ nhật ký chung. Từ sổ nhật ký chung đem đối chiếu với sổ chi tiết và sổ chuyên dùng, nếu đúng thì cuối tháng ghi vào sổ cái, sổ cái bao gồm tất cả các tài khoản. Sau khi ghi vào sổ cái kế toán tiến hành cộng số phát sinh, số lũy kế, số dư cuối tháng của các tài khoản, đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. Cuối quý kế toán khóa sổ, lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra việc ghi chép trên sổ sách và bảng tổng hợp chi tiết, trên cơ sở đó lập báo cáo tài chính. * Sổ kế toán sử dụng: Kế toán Công ty áp dụng hệ thống TK kế toán được ban hành theo quyết định số 1141/TC/ QĐ - CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của bộ tài chính và được sửa đổi bổ sung nhằm hạch toán thuế GTGT theo thông tư số 100/1998 /TT - BTC ngày 15/7/1998. Thực hiện hình thức nhật ký chung, công tác kế toán của Công ty sử dụng các sổ kế toán được quy định tại quyết định số 1141/TC/QĐ- CĐKT ngày 1/1/1995 của BTC và sử dụng 2 trong 3 sổ kế toán bổ sung nhằm hạch toán thuế GTGT theo thông tư số 100/1998/TC-BTC ngày 15/7/1998 cụ thể như sau: Sổ Nhật ký chung Sổ cái Các sổ kế toán chi tiết Các sổ thẻ kế toán khác Các bảng biểu,phiếu thu chi, xuất nhập liên quan + Báo cáo tài chính: Thực hiện hình thức kế toán Nhật ký chung, công tác kế toán của Công ty sử dụng các bảng biểu báo cáo TC quy định tại quyết định số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 và sử dụng 2 trong 3 sổ kế toán bổ sung nhằm hạch toán thuế GTGT theo thông tư số 100/1998/TC-BTC ngày 15/7/98, cụ thể như sau: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: gồm 3 phần: . Phần I : Lãi lỗ . Phần II : Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước . Phần III : Thuế GTGT được khấu trừ , được hoàn lại và được miễn giảm - Bảng cân đối số phát sinh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính 3.Tầm quan trọng của khoản phải thu khách hàng tại Công ty: Thành phẩm làm ra của Công ty phần lớn là theo các đơn đặt hàng của khách. Trong tình hình nền kinh tế hiện nay sự ra đơi của các xí nghiệp, cơ sở tư nhân chuyên chế biến và cung cấp những mặt hàng thủy sản nên Công ty phải cạnh tranh gay gắt để giành lấy thị trường. Để thực hiện được điều này Công ty có thể sử dụng chiến lược về chất lượng sản phẩm, quảng cáo, giá cả, về dịch vụ giao hàng, vận chuyển...Tuy nhiên cũng còn một vấn đề không kém phần quan trọng đó là trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay găt của cácđối thủ thì việc mua bán chụi là một việc không thể thiếu. Tín dụng thương mại sẽ giúp cho doanh nghiệp đứng vững trên thị truờng, có thể giữ chân được những khách hàng truyền thống đồng thời có thể thu hút thêm được những khách hàng mới. Chính vì vậy chính sách tín dụng nói chung và phải thu khách hàng nói riêng trong Công ty là một công cụ, động lực quan trọng để thúc đẩy Công ty ngày càng hoàn thiện và phát triển. B. TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN ĐÀ NẴNG: I. Hoạt động bán hàng & thanh toán với khách hàng: 1/ Thủ tục chứng từ: Hoạt động tiêu thụ sản phẩm trong nước , quá trình lập thủ tục chứng từ gồm: Hợp đồng kinh tế Hóa đơn vận chuyển Hóa đơn bán hàng (GTGT) Phiếu xuất kho hàng hóa Chứng từ thu chi liên quan và giấy báo có của ngân hàng Với hoạt động bán hàng ngoài nước phải tuân thủ theo thủ tục bán ngoại thương vá các thủ tục chứng từ trong hoạt động mua bán ngoại thương như: Hợp đồng mua bán ngoại thương Hóa đơn bán hàng Phiếu đóng gói Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận được khách hàng ký nhận Ngoài các loại chứng từ cần thiết Công ty cần phải có giấy thông báo của ngân hàng về thư tín dụng (L/C) của người mua mở tại ngân hàng 2/ Hoạt động bán hàng và thu tiền: Sau khi ký kết hợp đồng mua bán, hợp đồng gia công hàng thủy sản, hoặc nhận các đơn đặt hàng từ khách hàng thì đơn vị tiến hành sản xuất, gia công chế biến để kịp thời giao hàng theo đúng thời hạn đã ghi trên hợp đồng. Đối với những khách hàng lạ, không thường xuyên, mua hàng với số lượng không nhiều, sau khi xuất hàng ra khỏi kho Công ty, bộ phận kế toán tiến hành lập hóa đơn. Người mua nhận được hàng, họ tiến hành kiểm kê về mặt số lượng và chất lượng của lô hàng đó, và đồng ý thanh toán tiền hàng cho Công ty, thì lúc này bộ phận kế toán mới gởi hóa đơn đến cho khách hàng và hàng hóa xem như đã tiêu thụ. Thòi hạn thanh toán tiền hàng trong trường hơp này được 2 bên thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng. Đối với những khách hàng mua hàng với số lượng lớn, trực tiếp giao dịch ký kết hợp đồng với Công ty để nhận hàng và đa số họ là những khách hàng đáng tin cậy có quan hệ lâu năm với Công ty thì đơn vị áp dụng phương thức bán hàng khác. Quyết định bán chịu một phần hay bán chịu toàn bộ lô hàng có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán trên hợp đồng. Tuy nhiên, ở Công ty việc ghi đúng bán chịu được tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng do một người am hiểu về tình hình tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyêt này có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả 2 bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh và theo đúng quy định trên hợp đồng. Vào lúc giao hàng thì hóa đơn cũng được lập, hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng thương vụ, vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu khách hàng tại đơn vị Tại Công ty có nghiệp vụ bán hàng thì dùng “hóa đơn GTGT” HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu sổ:01GTKT-322 (liên 3: Dùng để thanh toán) MN/00-N Ngày 1 tháng 8 năm 2001 No: 082516 Đơn vị bán : Công ty Cổ phần thủy sản Đà Nẵng Địa chỉ : 71 Trương Trí Cường Điệ thoại : 0511-824571 MS : 04 001 00400-1 Họ tên người mua: Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu thủy sản Miền trung Địa chỉ :263 Phan Chu Trinh -ĐN. Số Tài khoản Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS :04 0010077-8 STT Tên hàng hóa, dịchvụ ĐVT Số lượng Đơn gía Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 01 Cá bánh đường NC kg 500 42.000 21.000.000 02 Mực nang II kg 450 80.000 36.000.000 Cộng tiền hàng: 57.000.000 Thuế suất thuế GTGT :5%. Tiền thuế suất thuế GTGT: 2.850.000 Tổng cộng thanh toán: 59.850.000 Số tiền bằng chữ : Năm mươi chín triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng y. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khách hàng sau khi nhận được hàng thì tiến hành làm các thủ tục thanh toán tiền hàng với giá cả đã được thỏa thuận trên hợp đồng. Khi đã nhận hàng, khách hàng có thể thanh toán cho Công ty có thể băng tiền mặt, có thể bằng TGNH, và thông thường hơn cả là sau một thời gian nào đó đã được thống nhất trên hợp đồng thì Công ty mới thu tiền, và nó sẽ trở thành khoản nợ phải thu của Công ty đối với khách hàng. Số dư nợ của tài khoản 131 “phải thu khách hàng” sẽ tăng lên sau mỗi nghiệp vụ kinh tế như trên phát sinh Tuy nhiên cũng có những trường hợp do mang tính thời vụ, hàng hóa trở nên khan hiếm (chăng hạn như: mực nang NC, tôm sú..) thì khách hàng thường trả trước một khoản tiền cho Công ty về một lô hàng mà thật sự thì họ chưa nhận được đây được xem như tiền đặt cọc của khách hàng trả trước cho Công ty và Công ty phải có trách nhiệm đối với số tiền này. Tại Công ty Cổ phần thủy sản ĐN, chính sách chiết khấu đối với các khách hàng thanh toán sớm tiền hàng chưa được áp dụng một cách cụ thể như đối với các doanh nghiệp khác, tuy nhiên không phải tại Công ty không có hoạt động này. Chẳng hạn như: Công ty thường xuyên nhận gia công mặt hàng thủy sản đông lạnh và các loại thủy sản khác cho các đơn vị và các cá nhân có nhu cầu. Sau khi gia công xong đã đến thời hạn giao hàng nhưng đơn vị trên chưa đến nhận hàng thì Công ty sẽ tính thêm phần phí lưu kho của mặt hàng đó. Tuy nhiên, nếu hàng gởi gia công với số lượng nhiều, trong trường hợp nếu có quá thời hạn nhận hàng từ nữa tháng trở lại mà đơn vị đó chưa đên nhận thì Công ty sẽ không tính thêm phần phí lưu kho như trường hợp trên.Và hiện nay Công ty vẫn chưa có biện pháp để khắc phục tình trạng trên. 3. Các đơn đặt hàng tiêu biểu tại Công ty: ĐƠN ĐẶT HÀNG Tôi tên là : Hùng Oanh Công tác tại : 120 Lê Duẩn Đề nghị phòng kinh doanh cho tôi mua một số lô hàng sau: STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 02 03 04 Cá đông lạnh Mực nang ĐL I Mực nang ĐL II Cá thu Fillet ĐL Kg Kg Kg Kg 30 25 40 48 32.000 85.000 80.000 43.000 960.000 2.125.000 3.200.000 2.064.000 Tổng cộng 143 8.349.000 Đặt tiền trước :700.000 đồng Số còn lại :7.649.000 đồng Thời hạn thanh toán số tiền còn lại : 5 ngày sau khi nhận được hàng Số tài khoản của Công ty tại ngân hàng ngọai thương ĐN: 362121-370079 Nếu quá thời hạn này mà chưa thanh toán tiền hàng thì sẽ chịu phạt theo quy chế của Công ty cổ phần thủy sản Đà Nẵng Đà nẵng ,ngày 24 tháng 8 năm 2001 Phòng kinh doanh Người đặt hàng Sau khi xem xét các đơn đặt hàng, đặt biệt chú trọng đến thờigian giao nhận hàng cũng như thời hạn thanh toán tiền hàng và phỏng vấn nhân viên tại phòng kinh doanh của Công ty thì được biết tuy đã xảy ra một vài trường hợp khách hàng thanh toán chậm hơn so với thòi hạn quy định trên hợp đồng, đơn đặt hàng, nhưng Công ty vẫn không áp dụng một mức phạt nào theo quy định, mà mục đích của việc cam kết trên là nhằm làm cho khách hàng phải thanh toán đúng thời hạn ghi trên hợp đồng hay đơn đặt hàng đã định. PHIẾU ĐẶT HÀNG Kính gởi: -Phân xưởng chế biến và Phòng tài vụ Phòng kinh doanh đặt một lô hàng Bán cho ông (bà) : Trần Văn Quang Địa chỉ : 190 Ông ích khiêm ĐN Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Mặt hàng - Số lượng: + Tôm đông lạnh Số lượng :15 kg +Mực đông lạnh Số lượng :15 kg + Cá thu fillet ĐL Số lượng :10 kg +Thủy sản khô Số lượng : 12 kg Tổng cộng: 52 kg Thời gian yêu cầu nhận hàng : 27 tháng 8 năm 2001 Tại phân xưởng chế biến Phòng kinh doanh II. Phải thu khách nàng tại Công ty với các yếu tố liên quan 1/ Phải thu khách hàng với yếu tố doanh thu: (Xem trang sau) Qua bảng số liệu trên nhìn chung ta thấy doanh thu và khoản phải thu khách hàng tăng đều qua các năm. Trong năm 2000 doanh thu đã tăng rất nhiều so với năm 99là 11.197.780.750 đồng tương ứng với tỷ lệ là 181,3% kéo theo khoản phải thu khách hàng cũng tăng là 2.519.566.797 đồng với tỷ lệ 72%. Và năm 2001 doanh thu đã tăng hơn so với năm 2000 là 4.025.024.451 đồng với tỷ lệ là 116,1%, khoản phải thu khách hàng cũng tăng lên tương ứng là 2.225.713.675 đồng với tỷ lệ là 36,5%. Qua số liệu của 3 năm ta thấy trong năm 2000 tỷ lệ khoản phải thu khách hàng trên doanh thu của Công ty tương đối tốt hơn so với năm 99 và 2001. Sở dĩ có tình trạng trên là do ảnh hưởng của các nhân tố: - Do năm 2000 vừa qua Công ty đã mở rộng quan hệ hợp tác làm ăn với những khách hàng mới là: Nhật bản, Ôxtraulia, Hàn quốc, đây là lần đầu tiên giao dịch với nhau, chưa hiểu rõ được tình hình tài chính thực tế của khách hàng nên Công ty đã thận trọng trong việc bán chịu và thanh toán chậm. Vì vậy doanh thu và khoản phải thu khách hàng đã tăng lên nhưng trên thực tế thì tỷ lệ giữa khoản phải thu khách hàng và doanh thu đã ít hơn so với 1999 và 200. - Sang năm 2001,những khách hàng: Nhật bản, Ôxtraulia, Hàn quốc đã trở nên quen thuộc trong hoạt động giao dịch mua bán với Công ty, vì vậy Công ty đã có phần dễ giải hơn trong vấn đề thanh tóan. Nên tỷ lệ khoản phải thu khách hàng trên doanh thu trong năm 20