Luận văn Một số vấn đề về hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Nhà xuất bản Giáo dục tại Hà Nội

các phòng ban chức năng Sơ đồ 8: Cơ cấu tổ chức quản lý của toàn NXBGD và NXBGD tại Tp. Hà Nội (Cho sơ đồ vào đây) Từ sơ đồ trên ta rút ra một vài ưu, nhược điểm của phương thức quản lý của NXBGD như sau: *Ưu điểm: - Hoạt động quản lý trong NXB được thống nhất từ trên xuống dưới: Tổng Giám đốc điều hành hoạt động của toàn NXB thông qua các văn bản, các bộ phận, phòng ban chức năng có trách nhiệm thi hành thực hiện các văn bản đó. Do đó đã tạo ra sự thống nhất trong lãnh đạo điều hành quản lý. - Đứng đầu mỗi phòng ban chức năng là trưởng phòng. Công việc của toàn NXB được tiến hành thuận lợi nhanh chóng do Tổng Giám đốc đã chia công việc ra thành nhiều phần. Trưởng phòng sẽ thay mặt cho đơn vị mình nhận phần việc được giao và xếp việc cho nhân viên trong phòng, và phó phòng, đồng thời phải nắm bắt được kết quả hoạt động của công việc được giao. Kết quả hoạt động của mỗi đơn vị phải báo cáo cho Tổng Giám đốc sau mỗi kỳ hoạt động. * Nhược điểm: - Cơ chế quản lý còn mang tính tập quyền quá cao. Mặc dù dưới Tổng Giám đốc có bộ máy tham mưu giúp việc. Tổng Giám đốc là người ra quyết định và thông qua Hội đồng quản trị, nhưng Tổng Giám đốc lại kiêm Chủ tịch Hội đồng quản trị - điều này một mặt tạo thuận lợi cho quá trình điều hành và quản lý công việc, mặt khác tạo ra tính tập quyền cao hơn. Điều đó có thể dẫn tới quan liêu, cứng nhắc, không năng động. - Cơ sở sản xuất hoạt động của NXB phân tán, địa bàn các cơ sở cách xa nhau. Trong khi đó toàn bộ bộ máy quản lý của NXBGD lại đặt tại 81- Trần Hưng Đạo - Hà Nội nên bị hạn chế trong công tác chỉ đạo sản xuất, khó hỗ trợ nhau khi gặp khó khăn. - Tầm quản lý của cán bộ quản lý còn quá hẹp: do đó người quản lý có xu hướng kiểm soát chặt chẽ nhân viên nên ít nhiều cũng có thể làm giảm tính tự chủ và sáng tạo của nhân viên trong NXB. Mặt khác nếu một người quản lý có tầm quản lý hẹp thì số cấp quản lý trong NXB sẽ tăng lên làm cho cơ cấu tổ chức quản lý cồng kềnh dẫn đến cả chi phí quản lý cũng tăng lên cùng. Từ những nhược điểm đó, em thấy rằng NXBGD còn nhiều vấn đề cần phải hoàn thiện hơn nữa trong cơ cấu tổ chức quản lý nhằm giảm thiểu chi phí làm cho bộ máy linh hoạt, năng động phát huy được những ưu điểm và khắc phục dần những nhược điểm để tạo ra thế mạnh trong giai đoạn phát triển tới. 2. Phân chia chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban trong NXBGD tại Tp. Hà Nội 2.1. Hội đồng quản trị Bảng 6: Cơ cấu trình độ của Hội đồng quản trị năm 2004 (Đơn vị tính: người) TT Chức vụ Trình độ Năm sinh Chuyên môn Quản lý Ngoại ngữ Chính trị 1 Chủ tịch HĐQT ĐH A Cao cấp 1951 2 Phó Chủ tịch HĐQT ĐH A Cao cấp 1952 3 UV HĐQT PGS.TS 1945 4 UV HĐQT ĐH 1950 5 UV HĐQT ĐH 1953 6 UV HĐQT ĐH 1951 7 UV HĐQT ĐH 1954 (Nguồn NXBGD -Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý, thực hiện chức năng chủ sở hữu Nhà nước, có toàn quyền nhân danh NXBGD để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của NXBGD chịu trách nhiệm trước Bộ Giáo dục và Đào tạo, trước pháp luật về mọi hoạt động, về định hướng và mục tiêu phát triển của NXBGD do Bộ Giáo dục và Đào tạo đề ra, thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ theo quy định tại nhà, tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. * Nhiệm vụ quyền hạn của Hội đồng quản trị: - Nhận, quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác do chủ sở hữu Nhà nước đầu tư và giao cho Nhà xuất bản Giáo dục. - Quyết định các vấn đề sau: + Chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, ngành nghề kinh doanh của NXBGD và của các Công ty con. + Quyết định hoặc phân cấp cho Tổng Giám đốc quyết định các dự án đầu tư, góp vốn, mua cổ phần của các công ty khác, bán tài sản của NXBGD có giá trị đến 50% tổng giá trị tài sản còn lại trên sổ sách kế toán của NXBGD, các hợp đồng vay, cho vay, thuê, cho thuê và ký hợp đồng kinh tế không quá mức vốn điều lệ của NXBGD + Phương án tổ chức quản lý, tổ chức thực hiện nhiệm vụ chính trị, sản xuất kinh doanh; biên chế, sử dụng bộ máy quản lý, quy chế quản lý NXBGD; quy hoạch đào tạo lao động và quyết định mức lương đối với chức vụ sau: . Tổng Giám đốc sau khi được Bộ Giáo dục và Đào tạo chấp nhận. . Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng NXBGD theo đề nghị của Tổng Giám đốc. + Đầu tư và điều chỉnh vốn và các nguồn lực khác do mình đầu tư giữa các doanh nghiệp thành viên do NXBGD sở hữu toàn bộ vốn điều lệ theo Điều lệ của Công ty đó. + Quyết định phương án huy động vốn để thực hiện nhiệm vụ chính trị và hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng không làm thay đổi hình thức sở hữu. + Thông qua báo cáo tài chính hàng năm của NXBGD, phương án sử dụng lợi nhuận sau thuế hoặc sử lý các khoản lỗ trong quá trình hoạt động do Tổng Giám đốc đề nghị; thông qua báo cáo tài chính hàng năm của Công ty con thực hiện việc công bố công khai các báo cáo tài chính theo quy định của Chính phủ. + Kiểm tra, giám sát Tổng Giám đốc trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. + Phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp thành viên, duyệt phương án thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị trực thuộc Công ty con và doanh nghiệp thành viên. - Kiến nghị Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo: + Trình Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo phê duyệt, sửa đổi, bổ sung Điều lệ tổ chức và hoạt động của NXBGD cho phù hợp với các văn bản, quy định của Nhà nước. + Bổ sung, thay thế, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các thành viên của Hội đồng quản trị. + Quyết định dự án đầu tư vượt quá mức phân cấp cho Hội đồng quản trị và phương án huy động vốn dẫn đến thay đổi sở hữu NXBGD.... * Chủ tịch Hội đồng quản trị có quyền hạn và nhiệm vụ sau đây: - Thay mặt Hội đồng quản trị ký nhận vốn, tài nguyên và các nguồn lực khác do chủ sở hữu nhà nước đầu tư cho NXBGD quản lý NXBGD theo quyết định của Hội đồng quản trị. - Tổ chức nghiên cứu chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn, dự án đầu tư quy mô lớn, phương án đổi mới tổ chức, nhân sự chủ chốt của NXBGD để trình Hội đồng quản trị. - Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị, quyết định chương trình, nội dung họp và tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ trì các cuộc họp của Hội đồng quản trị. - Thay mặt Hội đồng quản trị ký các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị. - Tổ chức theo dõi và giám sát việc thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, có quyền đình chỉ các quyết định của Tổng Giám đốc trái với nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị. Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy Chủ tịch HĐQT và các thành viên đều có trình độ Đại học trở lên, song trong môi trường hiện nay thì cán bộ lãnh đạo cần phải được trang bị những kiến thức tổng hợp sâu về chuyên môn, kiến thức quản lý, tin học ngoại ngữ, lý luận chính trị. Đồng thời, ta cũng thấy độ tuổi của các cán bộ lãnh đạo trong NXBGD đã cao. Do vậy việc năng nổ hoạt động sẽ bị hạn chế. Do đó NXB cần có kế hoạch đào tạo cán bộ lãnh đạo kế cận để khi thay thế NXB không bị xáo trộn trong quá trình quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2. Ban kiểm soát Bảng 7: Cơ cấu trình độ của Ban Kiểm soát năm 2004 (Đơn vị: người) STT Chức danh Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Trưởng BKS ĐH 1951 2 phó trưởng BKS ĐH 1962 3 Uỷ viên BKS ĐH 1959 (Nguồn NXBGD- Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) Hội đồng quản trị thành lập Ban kiểm soát để giúp Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách, báo cáo tài chính và việc chấp hành Điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị. Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị. Ban kiểm soát có 3 thành viên, trong đó Trưởng ban là thành viên chuyên trách của Hội đồng quản trị và 2 thành viên khác do Hội đồng quản trị bầu. * Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban kiểm soát: - Ban kiểm soát có chức năng giúp Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị, kiểm tra giám sát NXBGD và các Công ty con nhằm bảo toàn vốn đầu tư của Nhà nước và các nhà đầu tư khác, bảo đảm tính công minh, hợp pháp, hợp lệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của NXBGD. - Báo cáo cho Hội đồng quản trị theo định kỳ hàng quý, hàng năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra, giám sát của mình; kịp thời phát hiện và báo cáo ngay Hội đồng quản trị về những hoạt động không bình thường có liên quan đến NXBGD và có dấu hiệu phạm pháp luật. - Phải giữ bí mật trong quá trình kiểm tra và kết quả kiểm tra, giám sát khi chưa được Hội đồng quản trị cho phép; phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che những hành vi phạm pháp. 2.3. Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng ngày của NXBGD theo mục tiêu kế hoạch phù hợp với Điều lệ, các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. * Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Giám đốc: - Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm của NXBGD, phương án huy động vốn, dự án đầu tư, đề án tổ chức quản lý, quy chế quản lý nội bộ của NXBGD, quy hoạch, đào tạo lao động trình Hội đồng quản trị phê duyệt. - Xây dựng để trình Hội đồng quản trị phê duyệt và tổ chức thực hiện các định mức kinh tế - kỹ thuật, tiêu chuẩn sản phẩm, đơn giá tiền lương và định mức lao động phù hợp với các quy định chung của ngành và Nhà nước. Tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các định mức, tiêu chuẩn, đơn giá này. - Đề nghị Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật, quyết định mức lương của Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng NXBGD, quyết định cử người đại diện phần vốn góp của NXBGD ở doanh nghiệp khác. - Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng các đơn vị thành viên, Trưởng, Phó các Phòng, Ban, Chánh, Phó văn phòng, sau khi có sự phê duyệt của Hội đồng quản trị. - Quyết định biên chế bộ máy quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của toàn Công ty và điều chỉnh thay đổi khi cần thiết; thành lập và trực tiếp chỉ đạo bộ máy giúp việc; kiểm tra việc thực hiện biên chế bộ máy quản lý và kinh doanh của các đơn vị thành viên. - Xây dựng và tổ chức thực hiện các Quy chề về tiền lương, khen thưởng, kỷ luật áp dụng trong toàn NXBGD trình Hội đồng quản trị thông qua. - Báo cáo trước Hội đồng quản trị kết quả hoạt động kinh doanh của NXBGD, bao gồm báo cáo hàng quý, 6 tháng và hàng năm, báo cáo tài chính tổng hợp, bảng cân đối tài sản. - Chịu sự kiểm tra, giám sát của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền đối với việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ. * Trách nhiệm của Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Bộ Giáo dục và Đào tạo và trước pháp luật về thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao, về kết quả và mức độ hoàn thành nhiệm vụ, về hiệu quả hoạt động của NXBGD. 2.4. Phó Tổng Giám đốc Bảng 8: Cơ cấu trình độ của các Phó Tổng Giám đốc năm 2004 (Đơn vị: người) STT Chức danh Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Phó TGĐ PGS.TS 1945 2 Phó TGĐ TS 1946 3 Phó TGĐ ĐH 1954 4 Phó TGĐ ĐH 1953 (Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) Phó Tổng Giám đốc là người giúp Tổng Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền. * Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Tổng Giám đốc: - Giúp Tổng Giám đốc chỉ đạo một số mặt công tác nhất định của NXBGD được Tổng Giám đốc phân công. - Được uỷ quyền thay mặt Tổng Giám đốc điều hành mọi hoạt động của NXBGD khi Tổng Giám đốc vắng mặt và có nhiệm vụ báo cáo lại Tổng Giám đốc về việc thực hiện nhiệm vụ được uỷ quyền. - Được Tổng Giám đốc NXBGD uỷ quyền ký các Hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng dân sự với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. - Được Tổng Giám đốc uỷ quyền thay chủ tài khoản NXBGD ký duyệt cho chi tiêu, mua sắm theo quy định của Tổng Giám đốc. - Chịu trách nhiệm về các hoạt động do Tổng Giám đốc uỷ quyền hoặc phân công. * Trong đó: - Phó Tổng Giám đốc - Kiêm Tổng Biên tập: Phụ trách toàn bộ và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động biên tập của NXBGD. - Phó Tổng Giám đốc - phụ trách phát hành: Phục trách và chịu trách nhiệm về việc phát hành của NXBGD. - Phó Tổng Giám đốc - phụ trách in: phụ trách toàn bộ việc in ấn, kiểm tra và chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình in. - Phó Tổng Giám Đốc - phụ trách tài chính : Phụ trách và chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động tài chính NXB Giáo dục. Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy các Phó Giám đốc đều có trình độ từ Đại học trở lên. Nhưng về tuổi thì các lãnh đạo này cũng khá cao do đó việc năng nổ trong hoạt động cũng là một điều không thể tránh khỏi. Do đó NXBGD cũng cần phải có kế hoạch đào tạo, tuyển dụng để thay thế đội ngũ cán bộ này cho hợp lý, để không gây xáo trộn trong hoạt động của NXBGD. 2.5. Kế toán trưởng Là viên chức quản lý của NXBGD, giúp Tổng Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế của NXBGD * Nhiệm vụ cụ thể: - Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán, thống kê phù hợp với tổ chức sản xuất, kinh doanh của NXBGD. - Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của NXBGD. - Tính toán và trích nộp đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách, các quỹ của NXBGD, thanh toán đúng hạn các khoản phải chi trả. - Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản của NXBGD theo định kỳ, chuẩn bị các thủ tục, tài liệu cần thiết cho việc sử lý những mất mát, hao hụt, hư hỏng tài sản, tham ô, xâm phạm tài sản, đề xuất biện pháp xử lý. - Lập và gữi đúng hạn báo cáo kế toán thống kê, quyết toán của NXBGD theo quy định. Tổ chức kiểm tra xét duyệt các báo cáo kế toán, thống kê, báo cáo của các đơn vị và làm báo cáo kế toán, thống kế, báo cáo quyết toán tổng hợp các đơn vị trực thuộc. - Tổ chức phổ biến, hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán và các quy định của cấp trên về kế toán, tài chính, thống kê cho các bộ phận, cá nhân liên quan trong NXBGD và các đơn vị trực thuộc - Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, giữ bí mật tài liệu và số liệu kế toán của cơ quan. - Phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán; xem xét, đề nghị tuyển dụng, nâng cấp, khen thưởng các nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho trong cơ quan. 2.6. Bộ máy giúp việc 2.6.1. Phòng Kế toán- Tài vụ Bảng 9: Cơ cấu lao động của phòng Kế toán- Tài vụ năm 2004 (Đơn vị: người) STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Kế toán trưởng- Trưởng phòng 1 ĐH 1962 2 Phó trưởng phòng 1 ĐH 1960 3 Chuyên viên 9 ĐH 79,69,58,71,67,82,77 4 Nhân viên 1 THPT 80 Tổng 12 (Nguồn NXBGD- Phòng Tổ chức- Lao động - Tiền lương) - Nghiên cứu tham mưu cho Tổng Giám đốc và tổ chức, triển khai, theo dõi thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực kế toán tài vụ của toàn NXBGD. - Quản lý và giám sát các hoạt động tài chính của NXB. - Tổng hợp cân đối kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phân tích số liệu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của NXB. - Lập kế hoạch tài chính hàng quý, hàng năm của NXB. - Quản lý quỹ tiền mặt của NXB. - Tập hợp số liệu về sản xuất kinh doanh của các Công ty con. - Báo cáo thống kê về kết quả kinh doanh của NXB với lãnh đạo NXB và các cơ quan chức năng theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu. * Nhận xét: - Trong thời gian qua Phòng Kế toán - Tài vụ đã thực hiện tốt công tác kiểm tra tài chính các đơn vị thành viên, tổ chức kiểm toán độc lập các đơn vị. Đảm bảo đúng thời hạn quyết toán tài chính hàng quý, 6 tháng. Tổ chức tốt công tác kiểm kê. Xây dựng hoàn chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh và đơn giá tiền lương năm 2004 của NXBGD trình Bộ duyệt. - Bên cạnh đó còn một số hạn chế: + Việc chi trả nhuận bút tác giả đã được cải tiến nhưng vẫn còn để tác giả phàn nàn. + Nhiều cán bộ kế toán tài vụ của các đơn vị không theo kịp yêu cầu phát triển đã gặp lúng túng khi tiếp cận với cơ chế quản lý tài chính theo mô hình mới. + Công tác thu chi tài chính cần có ứng xử linh hoạt trong hoạt động tài chính 2.6.2. Phòng Tổng hợp - Thư viện trường học Thư ký cho Tổng Giám đốc và lãnh đạo NXBGD, nghiên cứu và tư vấn cho Tổng Giám đốc chuẩn bị các văn bản có tính pháp quy phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của NXBGD, giúp Tổng Giám đốc quan hệ với các cơ quan chức năng, với thông tấn báo chí và thực hiện hợp tác với nước ngoài. Bảng 10: Cơ cấu lao động của phòng Tổng hợp - Thư viện trường học năm 2004 (Đơn vị: người) STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Trưởng phòng 1 ĐH 1945 2 Chuyên viên chính 1 ĐH 1953 3 Chuyên viên cao cấp 1 ĐH 1945 4 Chuyên viên 5 ĐH 74,68,76,60,75 5 Thư viện viên chính 1 Thạc sỹ 1961 6 Cán sự 1 Trung cấp 1954 Tổng 10 (Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) Nhận xét: Số lượng công nhân viên trong phòng nhiều so với yêu cầu công việc. NXB nên có kế hoạch bố trí sắp xếp lại sao cho mỗi nhiệm vụ đều có người đảm nhiệm đúng, thích hợp để tăng thời gian làm việc có hiệu quả, giảm chi phí quản lý. Đồng thời phải có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về trình độ chuyên môn. Nhìn chung, công tác thư viện trường học đã được các cấp quản lý giáo dục đào tạo quan tâm, nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu. Cơ sở vật chất thư viện trường học còn nghèo nàn, không đồng bộ và lạc hậu so với yêu cầu phát triển giáo dục hiện nay và trong giai đoạn tới. Số lượng và chủng loại sách thư viện còn ít, chưa phù hợp với nhu cầu nâng cao kiến thức cho học sinh giáo viên. 2.6.3. Phòng Hành chính - Quản trị - Nghiên cứu tham mưu cho Tổng Giám đốc về tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực hành chính, quản trị và vấn đề trật tự trị an, quản lý tài sản, trang thiết bị chung của cơ quan. - Quản trị hành chính, quản lý nhà cửa, trang thiết bị, đồ dùng văn phòng - Quản lý và sử dụng xe ô tô con Bảng 11: Cơ cấu lao động của phòng Hành chính - Quản trị năm 2004 (Đơn vị: người) TT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Trưởng phòng 1 ĐH 1962 2 Phó phòng 2 ĐH 60,65 3 Chuyên viên chính 1 ĐH 1949 4 Chuyên viên 6 ĐH 69,72,45,77,78,75 5 Chuyên viên cao cấp 1 ĐH 1949 6 Cán sự 9 Trung cấp, CĐ, ĐH 65,52,51,71,57,66,61 7 Lái xe 8 Lái xe 50,55,45,73,68,64,69, Tổng 28 (Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng là quá nhiều so với công việc. Sự phân công chức năng nhiệm vụ cho từng nhân viên trong phòng là chưa tận dụng hết khả năng, do đó hiệu quả công việc thấp. NXB nên có kế hoạch gộp những chức năng, nhiệm vụ có tính chất công việc gần giống nhau để tăng hiệu quả lao động nhàn rỗi, giảm chi phí quản lý. 2.6.4. Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương Bảng 12: Cơ cấu lao động của Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương năm 2004 (Đơn vị : người) STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Trưởng phòng 1 ĐH 1949 2 Phó phòng 1 Thạc sỹ 1951 3 Chuyên viên 4 ĐH, Thạc sỹ 58,62,75,73 Tổng 6 ( Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) Nghiên cứu đề xuất với Tổng Giám đốc về tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương và bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội của NXBGD. Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương có nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Giúp Tổng Giám đốc sắp xếp tổ chức bộ máy NXBGD; xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, chức trách của các các nhân và đơn vị trong toàn NXBGD phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ được giao, xây dựng tiêu chuẩn chức danh cán bộ viên chức, định biên cho từng đơn vị và cho toàn NXBGD, xây dựng quy trình công nghệ, định mức lao động phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao. - Giúp Tổng Giám đốc xây dựng quy hoạch cán bộ, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ dài hạn, ngắn hạn, theo dõi việc thực hiện ở các đơn vị; tổ chức các lớp học bồi dưỡng về nghiệp vụ ngoại ngữ, chính trị cho cán bộ viên chức trong cơ quan; bố trí sắp xếp đội ngũ cán bộ viên chức; đánh giá nhận xét, đề bạt cán bộ, quản lý hồ sơ, phối hợp với các Sở Giáo dục đào tạo, các ngành tổ chức thi tuyển ngạch, thi tay nghề, nâng bậc tổ chức thi tuyển để bổ sung cán bộ. Thực hiện các thủ tục điều động, thuyên chuyển, thu nhận, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, viên chức. - Phối hợp với công đoàn các cấp xây dựng và trình Tổng Giám đốc ban hành quy chế trả lương, trả thưởng; xây dựng phương án phân bổ quỹ tiền lương và các loại quỹ khác, theo dõi thực hiện các loại quỹ đó ở NXBGD và các đơn vị trực thuộc. - Tổng hợp, đề xuất tổ chức thực hiện các chế độ chính sách về cán bộ, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể, các hình thức thi đua, khen thưởng, kỷ luật; xây dựng quỹ khen thưởng trong NXBGD, theo các quy định của Nhà nước và theo dõi thực hiện ở các đơn vị - Giúp Tổng Giám đốc theo dõi, giám sát về thực hiện quy chế phân cấp uỷ quyền đối với các đơn vị trực thuộc về tổ chức, cán bộ, biên chế, đề bạt, nâng lương, kỷ luật lao động, thưởng phạt... * Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy cán bộ công nhân viên trong phòng đều có trình độ Đại học trở lên, nhưng hiện nay thì trình độ tin học, ngoại ngữ, lý luận chính trị là cần thiết. Do đó NXBGD cần phải có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng. Đặc biệt là cán bộ lãnh đạo trong phòng đều ở độ tuổi khá cao, do đó việc xây dựng đội ngũ cán bộ kế cận là một yêu cầu khách quan của NXBGD. Trong thời gian qua Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương còn có một số hạn chế: Việc tham mưu đề xuất cán bộ quản lý của NXBGD và các đơn vị thành viên nhiều lúc còn lúng túng do chưa xây dựng được đội ngũ cán bộ kế cận. Chưa xây dựng được chiến lược tuyển dụng và đào tạo cán bộ kế cận, đặc biệt là cán bộ quản lý. Do sự chuyển đổi quá nhanh của mô hình hoạt động nên trong công tác tổ chức cán bộ chưa theo kịp. 2.6.5. Phòng Quản lý sản xuất Nghiên cứu đề xuất với Tổng Giám đốc về tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực quản lý in, vật tư phục vụ hoặc xuất bản, phát hành cho toàn NXBGD và ở khu vực được phân công. * Qua nghiên cứu tìm hiểu cho thấy: Do việc sản xuất và cung ứng giấy của Công ty giấy Bãi Bằng chậm chễ so với kế hoạch dự kiến, một số tên sách phải chờ giấy gần một tháng, vì vậy việc in và hoàn thiện sách gặp khó khăn, thời gian thực hiện phải rút ngắn. 2.6.6. Phòng Quản lý xuất bản -Thông tin tuyên truyền Bảng 13: Cơ cấu lao động của phòng Quản lý xuất bản - Thông tin tuyên truyền năm 2004 (Đơn vị: người) STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Trưởng phòng 1 ĐH 1951 2 Phó phòng 1 ĐH 1952 3 Chuyên viên chính 1 ĐH 1954 4 Chuyên viên 6 ĐH 68,74,69,55,79 Tổng 9 (Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) * Nhiệm vụ: Nghiên cứu đề xuất với Tổng Giám đốc về tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực quản lý xuất bản, phát hành cho toàn NXBGD và ở khu vực được phân công. *Nhận xét: Trong năm qua tiến độ làm sách tham khảo, nhất là sách tham khảo mới còn chậm nên cũng ảnh hưởng đến tiến độ phát hành. Sự phối hợp giữa các khâu, các bộ phận tuy đã có nhiều cố gắng, những vẫn có lúc còn trục trặc, nên phần nào ảnh hưởng đến tính đồng bộ và kịp thời trong việc phát hành sách giáo khoa. 2.6.7. Phòng Công nghệ thông tin Bảng 14: Cơ cấu lao động Phòng công nghệ thông tin năm 2004 (Đơn vị: Người) STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Trưởng phòng 1 ĐH 1961 2 Phó phòng 1 ĐH 1968 3 Chuyên viên 7 ĐH 77,75,73,80,81 Tổng 9 (Nguồn NXBGD- Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương) * Nhiệm vụ: Nghiên cứu đề xuất với Tổng Giám đốc về việc tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin cho toàn NXBGD và khu vực được phân công. Bên cạnh những mặt đã đạt được như luôn đổi mới trang thiết bị máy móc: máy vi tính, máy in, máy photo.... và khi hư hỏng có sự sữa chữa kịp thời, bảo đảm thông tin liên lạc giữa các bộ phận các đơn vị..... * Nhận xét: Còn có một số mặt hạn chế như: nội dung tuyên truyền quảng cáo về các mặt hoạt động của NXBGD trên các phương trên đại chúng và trên mạng còn thiếu chủ động, nhiều nội dung quảng cáo còn nghèo nàn, chưa có sức thuyết phục cao. Thông tin về NXBGD trên Website vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu, thông tin không được tải lên mạng thường xuyên cập nhật để theo dõi, nội dung truyền tải còn ít. 2.6.8. Phòng Kho vận Bảng 15: Cơ cấu lao động phòng Kho vận năm 2004 (Đơn vị: Người) TT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Năm sinh 1 Trưởng phòng 1 ĐH 1951 2 Phó phòng 1 ĐH 1966 3 Chuyên viên 6 ĐH 49,44,62,50,75 4 Cán sự 10 Trung cấp 62,58,57,56,70,75,72,52,83 5 Công nhân 1 Trung cấp 1962 Tổng 19 (Nguồn NXBGD- Phòng Tổ chức - Lao động Tiền lương) *Nhiệm vụ: - Lập kế hoạch mua sắ