Luận văn Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội

gia công và ghi: Nợ TK 154 : tập hợp giá mua và chi phí gia công, hoàn thiện Nợ TK 133(1) : thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có) Có TK 156(1): Giá mua của hàng xuất gia công Có TK 111, 112, 331, 338, 214... chi phí gia công, hoàn thiện hàng hoá tự làm hoặc thuê ngoài. - Khi hàng hoá gia công hoàn thiện hoàn thành, chi phí gia công, hoàn thiện được tính vào trị giá mua của hàng nhập kho hay chuyển đi xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK156(1) : trị giá mua thực tế hàng gia công, hoàn thiện Nợ TK 157 : trị giá mua thực tế hàng chuyển đi xuất khẩu Có TK 154 : giá thành thực tế gia công, hoàn thiện - Khi xuất kho hàng hoá chuyển đi xuất khẩu, căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán ghi: Nợ TK 157 : Trị giá thực tế hàng gửi đi xuất khẩu Có TK 156(1) : Trị giá thực tế hàng xuất kho để xuất khẩu - Khi hàng xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục xuất khẩu, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hoá thực tế xuất khẩu, doanh nghiệp lập hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh trị giá mua của hàng xuất khẩu và ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 157 : Kết chuyển giá vốn hàng xuất khẩu - Đối với doanh thu hàng xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 111(2), 112(2), 131 Tổng số tiền hàng xuất khâủ (tỷ giá ghi sổ ) Nợ TK 635 : ( lỗ tỷ giá) Có TK 515 : ( lãi tỷ giá ) Có TK 511 : Doanh thu hàng xuất khẩu (giá thực tế) - Đối với số thuế xuất khâủ phải nộp , kế toán ghi: Nợ TK 511 : ghi giảm doanh thu hàng xuất khẩu Có TK 333 (3333) : số thuế phải nộp - Khi nộp thuế xuầt khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 333 ( 3333 – thuế xuầt khâủ ) Có TK 111(1), 111(2), 331,... - Trường hợp phát sinh các chi phí trong quá trình xuất khẩu: + Nếu chi phí bằng ngoại tệ, kế toán ghi: Nợ TK 641 ( theo tỷ giá thực tế) Nợ TK 133(1) : Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có) Nợ TK 635 : ( lỗ tỷ giá) Có TK 515 : ( lãi tỷ giá) Có TK 111(1), 112(2), 333(1)...: (theo tỷ giá ghi sổ) + Nếu chi bằng tiền Việt Nam, kế toán ghi: Nợ TK 641 : ghi tăng chi phí bán hàng Nợ TK 133(1) thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có) Có TK 111(1), 112(1), 331... 4. Kế toán nghịêp vụ xuất khẩu uỷ thác theo phương pháp kê khai thường xuyên. (phụ lục 1) 4.1. Những vấn đề chung về uỷ thác xuất khẩu Theo chế độ hiện hành, bên uỷ thác xuất khẩu khi giao hàng cho bên nhận uỷ thác phải lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Khi hàng hoá đã thực xuất có xác nhận của Hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hoá thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận uỷ thác xuất khẩu, bên uỷ thác xuất khẩu phải xuất hoá đơn GTGT với thuế suất 0% giao cho bên nhận uỷ thác. Bên nhận uỷ thác xuất khẩu phải xuất hoá đơn GTGT đối với hoa hồng uỷ thác xuất khẩu với thuế suất quy định. Bên uỷ thác được ghi nhận số thuế tính trên hoa hồng uỷ thác vào số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, bên nhận uỷ thác sẽ ghi vào sồ thuế GTGT đầu ra phải nộp. Giá tính thuế GTGT của dịch vụ uỷ thác là toàn bộ tiền hoa hồng uỷ thác và các khoản chi hộ ( nếu có)(trừ khoản chi hộ có ghi rõ tên, địa chỉ , mã số thuế của bên uỷ thác thì bên nhận uỷ thác không phải tính vào doanh thu của mình). Trường hợp hợp đồng quy định trong giá dịch vụ có thuế GTGT thì phải quy ngược lại để xác định giá chưa có thuế GTGT: Giá chưa có Tổng số hoa hồng uỷ thác và các khoản chi hộ( nếu có) thuế = 1 + 10% 4.2. Chứng từ kế toán sử dụng Khi thực hiện xong dịch vụ xuất khẩu, bên nhận uỷ thác phải chuyển cho bên uỷ thác các chứng từ sau: Bản thanh lý hợp đồng uỷ thác xuất khẩu ( 1 bản chính) Hoá đơn thương mại xuất cho nước ngoài ( 1 bản sao) Tờ khai hàng hoá xuất khẩu có xác nhận thực xuất và đóng dấu của cơ quan Hải quan cửa khẩu (1 bản sao) Hoá đơn GTGT về hoa hồng uỷ thác 4.3. Tài khoản kế toán sử dụng Tương tự như tài khoản nghiệp vụ kế toán xuất khẩu trực tiếp 4.4. Trình tự kế toán xuất khẩu uỷ thác 4.4.1. Kế toán tại đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu (phụ lục 1- sơ đồ 2) - Khi giao hàng cho đơn vị nhận uỷ thác, dựa vào chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 157 Hàng gửi bán Có TK 156 “ Hàng hoá” hoặc Có TK 155 “ Thành phẩm” - Khi đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu cho người mua, căn cứ chứng từ liên quan, kế toán phản ánh giá vốn hàng xuất khẩu và ghi: Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Có TK 157 Hàng gửi đi bán - Đối với doanh thu hàng xuất khẩu uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 131 Phải thu khách hàng ( chi tiết cho từng đơn vị nhận xuất khẩu) Có TK 511 Doanh thu bán hàng - Thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp, bên uỷ thác xuất khẩu nộp hộ vào NSNN, kế toán phản ánh số thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng xuất khẩu uỷ thác phải nộp và ghi: Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng Có TK 333(2), 333(3) - Khi đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu đã nộp thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt vào NSNN, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 333(2), 333(3) Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác Có TK 111, 112 - Số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 338(8) – Phải trả, phải nộp khác ( chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu) - Phí uỷ thác xuất khẩu phải trả cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 338(8) – Phải trả, phải nộp khác (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu) Có TK 131 – Phải thu khách hàng ( chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu) - Khi nhận số tiền uỷ thác xuất khẩu còn lại sau khi đã trừ phí uỷ thác xuất khẩu và các khoản do đơn vị uỷ thác chi hộ, căn cứ chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 – Phải thu khách hàng ( chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu) 4.4.2. Kế toán tại đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu (phụ lục 2- sơ đồ 3) - Khi nhận hàng của đơn vị uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 003 – Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi. - Khi đã xuất khẩu hàng, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền hàng uỷ thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao uỷ thác xuất khẩu và ghi: Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng người mua nước ngoài) Có TK 331 – Phải trả cho người bán ( chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu) - Đồng thời ghi trị giá hàng xuất khẩu Có TK 003 – Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi - Thuế xuất khẩu phải nộp hộ cho bên giao uỷ thác xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 338(8) – Phải trả, phải nộp khác - Đối với phí uỷ thác xuất khẩu và thuế GTGT tính trên phí uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh doanh thu phí uỷ thác xuất khẩu và ghi: Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu) Có TK 511(3) – Doanh thu bán hàng Có TK 333 (1) – Thuế GTGT phải nộp - Đối với các khoản chi hộ cho bên uỷ thác xuất khẩu (phí ngân hàng, phí giám định hải quan, chi vận chuyển bốc xếp hàng...), căn cứ các chứng từ liên quan, ghi: Nợ TK 138 (8) – Phải thu khác (chi tiết từng đơn vị uỷ thác xuất khẩu) Có TK 111, 112 - Khi thu hộ tiền hàng cho bên uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 131 – Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng người mua nước ngoài) - Khi nộp hộ thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 338(8) – Phải trả phải nộp khác Có TK 111, 112 - Khi đơn vị uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ phí uỷ thác xuất khẩu, và các khoản chi hộ, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu) Có TK 138 – Phải thu khác ( chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu) - Khi chuyển trả cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu số tiền hàng còn lại sau khi đã trừ phí uỷ thác xuất khẩu và các khoản chi hộ, kế toán ghi: Nợ TK 331- Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu) Có TK 111, 112 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU MÁY HÀ NỘI 1. Tổng quan về tổ chức hoạt động của Công ty Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội. Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty. Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Máy Hà Nội (Tên giao dịch quốc tế MACHINOIMPORT HANOI) trực thuộc - Bộ Thương mại, là doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hoá theo Nghị định 64-2002/NĐ-CP ngày 19/06/2002 của Chính phủ và quyết định số 0859/2004/QĐ-BTM ngày 28/06/2004 của Bộ Thương Mại, được tổ chức hoạt động theo Luật Doanh nghiệp được Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 12/06/1999 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2000. Tên công ty: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội. Tên giao dịch đối ngoại: HANOI MACHINERY IMPORT AND EXPORT JOINT STOCK COMPANY Tên giao dịch đối ngoại viết tắt: MACHINOIMPORT HANOI Địa chỉ trụ sở chính: Số 8 phố Tràng Thi, quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội Số điện thoại: (04) 8249624; (04) 8289862 Số fax: (04) 8289624 E-mail: machinoimport@hn.vn.vnn Địa chỉ văn phòng địa phương: số 3A, Hoàng Diệu, TP. Hải Phòng Số điện thoại: (031) 747941 Số fax: (031) 822857 Cửa hàng tại B2 Ngọc Khánh, đường Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội. Ngoài ra, Công ty còn có 60.000 m2 đất và kho tại xã Việt Hùng, huyện Đông Anh, Hà Nội. Tổng giám đốc hiện nay : Nguyễn Anh Minh Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội là pháp nhân theo quy định của Pháp luật Việt Nam kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Thực hiện hạch toán độc lập, được sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại Ngân hàng theo quy định của Pháp luật. Hoạt động theo điều lệ của Công ty Cổ phần và Luật Doanh nghiệp. Công ty được kế thừa và thụ hưởng kinh nghiệm cũng như quá trình hoạt động 47 năm của Tổng công ty Máy và Phụ tùng, từ năm 1956, đã trải qua quá trình xây dựng và phát triển từ thời kỳ chiến tranh, xây dựng hoà bình bảo vệ Tổ quốc đến giai đoạn kinh tế thị trường hiện nay. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Chức năng : Kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp các loại máy móc, thiết bị lẻ và thiết bị toàn bộ, phụ tùng, phương tiện vận tải, nguyên vật liệu cho sản xuất, hàng công nghiệp tiêu dùng. Gia công lắp ráp, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị máy, phương tiện vận tải; dịch vụ: bán đại lý, tư vấn kỹ thuật ngành hàng, cho thuê văn phòng, nhà xưởng, kho tàng; kinh doanh các mặt hàng dệt, nông hải sản và lâm sản chế biến. Kinh doanh cửa hàng, ăn uống, kinh doanh rượu, thuốc lá. Kinh doanh, chế biến lâm, hải sản, rau quả; kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ; kinh doanh, sản xuất hàng may mặc; kinh doanh vật tư, trang thiết bị y tế; vận tải hàng hoá, hành khách. Kinh doanh vật liệu xây dựng; kinh doanh khoáng sản, phân bón và hoá chất. Nhiệm vụ: - Nghiên cứu thị trường trong nước và quốc tế, nắm bắt nhu cầu, thị hiếu trên thị trường để có những phương án, chiến lược kinh doanh đúng đắn ít rủi ro và để phục vụ cho việc đưa ra các quyết định kinh doanh. - Thông qua các hình thức chào hàng để tham gia đàm phán ký kết trực tiếp và tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết. Các bộ phận đơn vị phải tự chủ về tài chính và tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh trước pháp luật. - Quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả nguồn ngoại tệ của Công ty. Tổ chức hoạt động xuất nhập khẩu dưới mọi hình thức trên quan điểm hữu hiệu và chấp hành đầy đủ mọi nghĩa vụ, chính sách đối với nhà nước. Bảo toàn và phát triển tốt vốn kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, điều kiện làm việc cho người lao động, bồi dưỡng các bộ chuyên môn và năng lực cán bộ kinh doanh. 1.3. Lĩnh vực kinh doanh và sản xuất chủ yếu của Công ty. - Kinh doanh thương mại: Xuất nhập khẩu, mua bán trong nước. - Kinh doanh dịch vụ: Đại lý bán hàng, tư vấn kỹ thuật ngành hàng, tư vấn xây dựng, đại lý hàng hải, dịch vụ khai thuế hải quan, đại lý xăng dầu, đại lý bán vé máy bay, dịch vụ khách sạn, nhà hàng ăn uống, photocopy, dịch vụ lữ hành nội địa, dịch vụ giao nhận, vận chuyển trong nước, vận chuyển quá cảnh, vận tải hàng hoá và hành khách, dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà xưởng, kho tàng, đất đai, dịch vụ môi giới. - Gia công, lắp giáp, bảo dưỡng, sửa chữa các máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, phụ tùng, thiết bị văn phòng, điện, điện tử và tin học. - Chế biến nông lâm thuỷ hải sản, rau quả. - Sản xuất, gia công các mặt hàng xuất khẩu và tiêu dùng trong nước. - Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông vận tải. - Máy, thiết bị lẻ, thiết bị toàn bộ và phụ tùng, dây chuyền sản xuất, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, hàng công nghiệp tiêu dùng, hàng dệt may, sản phẩm bằng da, vải giả da. - Nông sản, lâm sản đã chế biến, hải sản, rau quả, thực phẩm. Hàng thủ công mỹ nghệ, rượu, bia, thuốc lá, các sản phẩm bằng gỗ, plastic, composite, kim loại. Vật tư thiết bị cho ngành y tế, ngành in, bưu chính viễn thông, thiết bị văn phòng, tin học, phần mềm, trang thiết bị vật tư cho ngành điện, điện tử, điện lạnh, vật liệu xây dựng, phân bón, hoá chất, dụng cụ thể dục thể thao, bao bì từ các loại chất liệu, kinh doanh dịch vụ kho tàng, nhà xưởng, văn phòng, khách sạn, cửa hàng, siêu thị. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ được đào tạo cơ bản cả về thương mại và kỹ thuật. Trên 90% cán bộ có trình độ đại học, trong đó có trên 50% cán bộ là kỹ sư kỹ thuật được đào tạo trong và ngoài nước về các lĩnh vực cơ khí chế tạo, động lực ô tô, tầu hoả, tầu thuỷ, máy bay, điện tử tin học, thiết bị Y tế máy công nghiệp nhẹ và thực phẩm... có trình độ làm việc cả trong lĩnh vực thiết kế và công nghệ. 1.4. Mô hình tổ chức của Công ty kinh doanh Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội . ( phụ lục 2 – sơ đồ 4) Công ty có 45 nhân viên bao gồm 14 nhân viên nữ và 31 nhân viên nam.Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến, tương đối gọn nhẹ, đảm bảo hiêu quả cao về quản . Cụ thể như sau: - Giám đốc: Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trước các pháp luật. - Hai phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc điều hành một số lĩnh vực của Công ty theo sự phân công của giám đốc đồng thời tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực xây dựng kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Đảm đương toàn bộ công tác xuất nhập khẩu tại Công ty: Nhập nguyên vật liệu, máy móc...Thực hiện các phương thức kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, xuất nhập khẩu uỷ thác , kinh doanh theo đúng các quy định trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty, các quy định và pháp luật điều lệ của Công ty. - Phòng kế toán tài chính: Có đầy đủ chức năng nhiệm vụ theo luật và pháp lệnh kinh tế nhà nước quy định. Ghi chép đầy đủ và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, liên tục về tình hình quản lý và sử dụng tài sản và nguồn vốn của công ty. Thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán. - Văn phòng: Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, thực hiện sắp xếp lực lượng cán bộ, lao động, tiền lương. Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu của Công ty. Tổ chức đào tạo cán bộ, tuyên truyền chỉ đạo. - Đại diện Hải Phòng: Thay mặt Công ty giải quyết các công việc ở Hải Phòng và các địa bàn lân cận. Làm thủ tục thông quan và giao nhận tại cửa khẩu. Khai thác và bảo vệ trụ sở văn phòng đại diện của Công ty - Thường trực - Bảo vệ : Đón tiếp, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn khách ra vào Công ty với thái độ văn minh, lịch sự. Liên hệ chặt chẽ với các bộ phận trong cơ quan và công an khu vực để hợp đồng công tác khi cần thiết. Chịu trách nhiệm cá nhân nếu để xảy ra hiện tượng không đảm bảo an toàn an ninh, trật tự trong ca trực. Bảo quản tốt các phương tiện, thiết bị được giao bảo quản, sử dụng. 1.5. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. ( phụ lục 2- sơ đồ 5) - Kế toán trưởng: Là thành viên của ban giám đốc, là người được bổ nhiệm, đứng đầu bộ phận kế toán, người chỉ đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho doanh nghiệp. Kế toán trưởng là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh các công việc mà kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất( có lợi cho doanh nghiệp mà vẫn hợp pháp. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu vào sổ các tài khoản, lập bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán, kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán ở tất cả các bộ phận. - Ké toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán trong hoạt động kinh doanh của các phòng và kiêm thêm phần kế hoạch thống kê. - Kế toán ngân hàng: Làm các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng: mở L/C, thanh toán TTR, xin vay vốn các hợp đồng nhỏ (dưới 200triệu). - Thủ quỹ: Theo dõi toàn bộ lượng tìên của công ty. 1.6. Hình thức bộ máy kế toán Công tác kế toán ở Công ty được dựa trên căn cứ khoa học, dựa trên đặc điểm, tình hình thực tế của Công ty và vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành. Công ty sử dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng kế toán của công ty. Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty vận dụng các phương tiện tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng cũng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và sản xuất kinh doanh của 1.7. Các chính sách kế toán mà công ty áp dụng. * Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/N đến 31/12/N * Đơn vị tiền tệ : Đồng Việt Nam ( VNĐ ) . Các đồng tiền khác quy đổi theo tỷ giá hạch toán * Hình thức kế toán: Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh cũng như trình độ và khả năng của đội ngũ kế toán, Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung áp dụng các loại sổ : Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, các đối tượng cần theo dõi chi tiết. kế toán ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan, đồng thời phản ánh trên sổ Nhật ký chung. Trên cơ sở sổ Nhật ký chung, kế toán vào các sổ cái có liên quan. Cuối kỳ kế toán, cộng số liệu trên các sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh đồng thời lập bảng chi tiết. Sau khi đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết, kế toán lập bảng báo cáo tài chính. * Phương pháp kế toán TSCĐ : Nguyên tắc đánh giá TSCĐ là “theo Nguyên giá” và phương pháp khấu hao TSCĐ theo “Phương pháp đường thẳng” * Phương pháp kế toán hàng tồn kho : - Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp : “Kê khai thường xuyên” - Phương pháp đánh giá : “theo thực tế quy định của Nhà nước và Công ty” - Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hiện nay, công ty xuất nhập khẩu Máy Hà Nôi sử dụng phần mềm kế toán CADS để tính toán, ghi chép và xử lý dữ liệu chứng từ. 1.8. Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội trong 2 năm vừa qua. (phụ lục 2 – sơ đồ 6) Qua báo cáo kinh doanh của Công ty những năm gần đây ta thấy doanh thu của Công ty không ngừng tăng từ năm 2007 đến 2008, đặc biệt là năm 2008 tăng 42.681.675.213 đồng tương ứng 74,7%. Lợi nhuận trước thuế của Công ty cũng tăng với mức và 57.342.080 đồng. Điều này ..cho thấy tuy doanh thu năm 2008 có mức tăng đột biến nhưng giá vốn hàng bán cũng tăng rất cao với mức 41.490.797.038 đồng, điều này dẫn tới lợi nhuận của năm 2008 không tăng nhiều so với mức tăng của doanh thu. Đây không phải là dấu hiệu việc sử dụng vốn kém hiệu quả mà chủ yếu là do tính chất các mặt hàng của Công ty đòi hỏi lượng vốn rất lớn. Do vậy công ty phải huy động lượng lớn vốn vay ngân hàng làm chi phí hoạt động tài chính của Công ty tăng, trong khi thu nhập từ hoạt động này là rất thấp dẫn tới thâm hụt 925.367.212 đồng. Vì vậy Công ty nên có những biện pháp khắc phục vấn đề này. Ngoài ra cũng có thể thấy rõ ràng là công tác quản lý bán hàng cũng như quản lý doanh nghiệp của Công ty còn nhiều hạn chế, dẫn tới chi phí của 2 hoạt động này là rất lớn. Chi phí bán hàng trung bình của 2 năm đều hơn 1,7 tỉ đồng. Năm 2008 chi phí này có giảm xuống nhưng lượng giảm chỉ đạt 190.352.882 đồng trong khi chi phí quản lý doanh nghiệp lại tăng 1.125.233.609 đồng. Công ty cần có những biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp cũng như hiệu quả quản lý bán hàng của mình tránh những thất thoát không đáng có. 2. Thực tế công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá của Công ty. 2.1. Đặc điểm xuất khẩu tại công ty 2.1.1. Xuất khẩu trực tiếp Xuất khẩu trực tiếp là hoạt động công ty thực hiện xuất khẩu hàng hoá do chính công ty mua của các đơn vị trong nước. Do kho bãi cũng như nguồn hàng còn hạn chế, công ty chỉ tìm bạn hàng cung ứng khi có đơn đặt hàng từ phía nước ngoài chứ không tìm bạn hàng cung ứng trước. Đây cũng là biện pháp giảm thiểu rủi ro cho hoạt động xuất khẩu. Quy trình xuất khẩu trực tiếp của công ty theo sơ đồ sau: Ký hợp đồng xuất khẩu Kiểm tra L/C của khách Xin giấy phép xuất khẩu Thu mua chế biến hàng xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu Ký hợp đồng thuê tàu Kiểm tra hàng xuất khẩu Làm thủ tục hải quan Khiếu nại (nếu có ) Giao hàng lên tàu Làm thủ tục thanh toán Ký hợp đồng xuất khẩu: + Phòng kinh doanh sẽ tiến hành gửi thư chào hàng tới các bạn hàng nước ngoài có nhu cầu mua hàng + Đơn đặt hàng sẽ là căn cứ để công ty tiến hành các bước tiếp theo. Khi nhận được đơn đặt hàng, Công ty sẽ cung cấp mẫu hàng, lập thư chào hàng bao gồm những nội dung sau: Tên hàng, số lượng bao bỉ, mẫu, đơn giá, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán. - Tiến hành mua hàng: Nguồn hàng xuất khẩu chủ yếu là do thu mua trong nước. Quá trình thu mua, khai thác xuất khẩu được thực hiện trên hợp đồng các điều khoản quy định cụ thể. - Kiểm tra L/C của khách: Đây là công việc rất quan trọng; nó đảm bảo cho khả năng thanh toán của khách hàng, tránh rủi ro thất thoát vốn cho công ty. - Xin giấy xuất khẩu - Chuẩn bị mặt hàng, kiểm tra hàng xuất khẩu: Nếu khâu này thực hiện tốt thì giảm sự sai lệch các điều kiện về hàng hoá. Trước khi đưa hàng lên tàu hàng hoá được kiểm định về quy cách phẩm chất... giảm thiểu chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu ra nước ngoài. - Ký hợp đồng thuê tàu: Công ty chủ yếu xuất khẩu theo giá FOB nên khi giao hàng lên tàu coi như đã hoàn thành việc bán hàng xuất khẩu. Khi giao hàng lên tàu công ty sẽ nhận hoá đơn giao hàng lên tàu. Công ty lập bộ hoá đơn thanh toán chuyển cho ngân hàng để hoàn tất quá trình thanh toán. 2.1.2. Xuất khẩu uỷ thác Trong trường hợp này, Công ty không tiến hành thu mua hàng xuất khẩu mà chỉ làm đại lý bán hàng cho bên giao uỷ thác.Những đơn vị giao uỷ thác cho công ty là những đơn vị không có đủ điều kiện để thực hiện xuất khẩu trực tiếp. thường tập trung trong những trường hợp sau: + Không có quyền trực tiếp xuất khẩu mà thông qua công ty có quyền xuất khẩu để thực hiện xuất khẩu. + Người uỷ thác có hàng hoá, có vốn nhưng không có khách ngoại ( đầu ra), mà phải nhờ công ty tìm đối tác mua hàng. + Người uỷ thác có hàng hoá, có khách nước ngoài nhưng lại không có vốn để thực hiện việc thu mua hàng hoá, mà phải nhờ đến vốn của Công ty để xuất khẩu. Trong trường hợp này, đơn vị uỷ thác ngoài hoa hồng uỷ thác phải nộp còn phải chịu lãi do sử dụng vốn của bên nhận xuất khẩu uỷ thác. Trình tự quá trình xuất khẩu uỷ thác cũng tương tự như xuất khẩu trực tiếp, chỉ trừ không có khâu thu mua chế biến hàng xuất khẩu. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng thu về bán hàng sau khi đã trừ đi hoa hồng được hưởng, các khoản phí và thuế nộp hộ bên giao uỷ thác (nếu bên giao uỷ thác yêu cầu nộp hộ ), phần còn lại thanh toán với bên giao uỷ thác. Hoạt động xuất khẩu uỷ thác đem lại một doanh thu lớn cho Công ty trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2. Quy trình kế toán xuất khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Máy Hà Nội 2.2.1. Kế toán xuất khẩu trực tiếp 2.2.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng Kế toán sử dụng các chứng từ như phiếu xuất kho, hoá đơn, phiếu chi, giấy báo nợ, các chứng từ liên quan đến xuất khẩu hàng hoá, chứng từ thanh toán,... 2.2.1.2. Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán sử dụng các tài khoản TK 1561 “ Hàng hoá” TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK 131 “ Phải thu của khách hàng” TK 331 “ Phải trả người bán” Và các tài khoản khác có liên quan 2.2.1.3. Trình tự hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá trực tiếp Ví dụ 1: Ngày 1/3/2008, Công ty xuất kho 2100kg cà phê R1- S16TPXK để xuất khấu sang công ty Hamburg Coffee Company, Philipines. Trị giá vốn hàng bán là 540.308.320đ. Tổng giá trị lô hàng là 36.769 USD. Thuế suất 5%. Chi phí dịch vụ mua ngoài thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng là 7.200.000đ. Tỷ giá ghi sổ là16.050đ. Tỷ giá thực tế là 16.080đ. - Khi xuất kho hàng chuyển đi xuất khẩu, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 157 540.308.320đ Có TK 156(1) 540.308.320đ - Ngày 10/3/2008, nhận được giấy báo Có của ngân hàng về số tiền của công ty Hamburg Coffee Company, Philipines chuyển trả 36.769USD. Tỷ giá thực tế là 16.080đ. Căn cứ giấy báo