Luận văn Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng-Thanh Hoá

g”: Làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít và không làm thì không hưởng. Nguyên tắc này đã kích thích người lao động thi đua sản xuất vừa làm tăng năng suất lao động cho Công ty, đồng thời cũng làm tăng thu nhập cho bản thân người lao động. Cùng với việc giao nhiệm vụ cho cá nhân, tập thể trong bộ máy, Giám đốc Công ty sẽ thường xuyên tổ chức kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các cá nhân, tập thể, qua đó mà có thêm những thông tin cần thiết cho việc đề ra các biện pháp quyết định trong quản lý, chỉ đạo, điều hành trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Cùng với nguyên tắc trên, Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng đã vận dụng linh hoạt đồng thời 3 phương pháp quản lý (phương pháp hành chính, phương pháp kinh tế, phương pháp tâm lý), lấy phương pháp hành chính để điều hành sản xuất kinh doanh, phương pháp kinh tế để kích thích tăng năng suất lao động và phương pháp tâm lý để khai thác sở trường của từng cán bộ công nhân viên, đồng thời là yếu tố đảm bảo an toàn trong quá trình sản xuất. 1.3 Tình hình thực hiện một số chỉ tiêu sản xuất. Để phần nào đánh giá được hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, ta xét biểu sau: Biểu 4: Tình hình thực hiện một số chỉ tiêu sản xuất.  Qua số liệu tổng kết trên ta thấy mọi chỉ tiêu kinh tế chỉ bắt đầu tăng từ năm 1998. Năm 1998, sản xuất kinh doanh đã chặn được lỗ và có lãi. Doanh thu năm 1997 so với năm 1996 giảm 11.76%. Doanh thu năm 1998 so với năm 1997 tăng 212%. Doang thu năm 1999 so với năm 1998 tăng 185.2%. Mặc dù số lao động của Công ty liên tục giảm qua các năm nhưng các chỉ tiêu kinh tế trong 2 năm trở lại đây lại liên tục tăng. Điều đó cho thấy sau khi chấn chỉnh lại bộ máy quản lý, loại bỏ lao động dư thừa và nhất là sau khi cổ phần hoá, Công ty làm ăn ngày càng hiệu quả và đang trên đà phát triển. Đạt được kết quả như vậy là do sự nỗ lực của tất cả cán bộ công nhân viên trong Công ty, tất yếu có sự đóng góp không nhỏ của hoạt động lao động quản lý. 2. Phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng. 2.1 Nhận xét chung về tổ chức bộ máy quản lý. Ngay từ trước khi cổ phần hóa, trong “Qui định tạm thời về qui chế làm việc của Công ty Phân lân Thanh Hoá” do giám đốc Lê Văn Hưng kí ngày 12-11-1997, điều 2 qui định: “ Hoạt động của Công ty được giám đốc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến đảm bảo tính hợp lý, năng động, hiệu quả bao gồm: + Cán bộ giúp việc và thừa hành nhiệm vụ. + Các bộ phận chức năng tham mưu, nghiệp vụ và nhóm chuyên gia. + Các bộ phận thực tiếp khai thác nguyên liệu, tổ chức sản xuất và tiêu thụ sản phẩm”. Tại thời điểm này, Công ty vừa trải qua một giai đoạn khó khăn kéo dài. Toàn bộ cán bộ công nhân viên đang nỗ lực vực Công ty dậy. Với kiểu tổ chức quản lý này, thông tin từ lãnh đạo Công ty xuống từng người lao động và thông tin phản hồi được phản ánh nhanh chóng, chính xác. Điều này giúp cho việc ra các quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty được kịp thời, chính xác. Kết quả là sang năm 1998, sau một thời gian dài làm ăn thua lỗ, Công ty đã đạt được mức lợi nhuận là: 267.651.269 đồng. Sau khi cổ phần hoá (tháng 8- 1999), Hội đồng quản trị của Công ty quyết định vẫn giữ nguyên hình thức tổ chức bộ máy quản lý cũ. Có hai cơ sở để Hội đồng quản trị quyết định như vậy. Một là, tiếp tục phát huy các ưu điểm của cơ cấu quản lý kiểu trực tuyến. Hai là, nhằm giảm thiểu chi phí quản lý để tiết kiệm và hạ giá thành sản phẩm. Một trong những biện pháp giảm thiểu chi phí quản lý là tinh giản bộ máy quản lý, không có các phòng ban chức năng, thay vào đó là các cán bộ đảm nhận các chức danh công việc. Đồng thời áp dụng chính sách kiêm nhiệm trong bố trí lao động. Sơ đồ 8: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng bao gồm các bộ phận sau: + Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất của Công ty giữa hai kì Đại hội cổ đông. + Ban giám đốc. Giám đốc Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, một mặt là người quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời là người đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch. Giúp việc cho Giám đốc có các Phó giám đốc và Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễm nhiệm theo đề nghị của giám đốc. Các chức danh khác trong bộ máy quản lý do giám đốc quyết định. + Ban kiểm soát. + Bộ phận quản lý lao động -tiền lương và công tác văn phòng. + Bộ phận quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh. + Bộ phận quản lý vật tư tài sản, thiết bị. + Bộ phận quản lý kế hoạch và marketing. + Bộ phận quản lý kĩ thuật, công nghệ sản xuất và quản lý chất lượng sản phẩm. Trong đó: Nguyên tắc tổ chức và quản lý, điều hành Công ty được qui định rõ tại điều 6- Điều lệ Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng: “- Công ty hoạt động trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn trọng pháp luật. Cơ quan quyết định cao nhất của Công ty là Đại hội cổ đông. Đại hội cổ đông bầu Hội đồng quản trị để quản trị Công ty giữa hai kì đại hội, bầu Kiểm soát viên để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị, điều hành Công ty. Quản lý điều hành hoạt động của Công ty là Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễm nhiệm”. Như vậy, với bộ máy quản lý tổ chức theo mô hình trên, hiệu quả lao động của Công ty ngày càng cao, thể hiện qua mức thu nhập của người lao động ngày càng tăng. Điều đó đã tạo cho người lao động niềm say mê với công việc, đoàn kết trong lao động, vì mục tiêu chung của toàn Công ty. Quá trình phân công và hiệp tác lao động trong bộ máy quản lý của Công ty. Phân công lao động: Toàn bộ hệ thống quản lý được chia ra nhiều bộ phận giao cho các cán bộ đảm nhận các chức danh công việc. Việc phân công các chức danh là căn cứ trình độ chuyên môn, kĩ năng, kĩ xảo cùng các điều kiện lao động khác của lao động quản lý, kết hợp với bảng qui định theo cấp của Nhà nước phân nhóm lao động quản lý có cùng chức năng vào một bộ phận quản lý. Các bộ phận quản lý với nhiệm vụ chung đã được phân bổ sẽ đề ra nhiệm vụ cụ thể của bộ phận mình để phân công cho các chuyên viên và nhân viên chuyên môn trong bộ phận đảm nhiệm từng nhiệm vụ đã đề ra. Phân công lao động trong bộ máy quản lý của Công ty cần quan tâm đến hai vấn đề chính. Đó là: Bố trí phù hợp giữa trình độ chuyên môn với yêu cầu của công việc ( bố trí cán bộ theo trình độ). Trong Công ty, việc bố trí phù hợp giữa trình độ của cán bộ với yêu cầu công việc đang đặt ra một vấn đề lớn cho công tác đào tạo. Đó là với lượng lao động quản lý không phù hợp với yêu cầu công việc như hiện nay đòi hỏi công tác đào tạo phải được đẩy mạnh. Biểu 5: Tình hình bố trí công việc theo trình độ TT Chức danh Số lượng Yêu cầu về trình độ của công việc Trình độ thực tế (Văn bằng tốt nghiệp) Phù hợp 1 Giám đốc 1 ĐH ĐH 1 2 Phó giám đốc 2 ĐH ĐH 2 3 Chuyên viên chính 3 ĐH 1 ĐH, 2 TC 1 4 Chuyên viên 6 ĐH 4 ĐH, 2 TC 4 Tổng 12 8 Xét các bộ phận quản lý còn lại: Tổng số: 45 (trừ 12 người:bảo vệ, lái xe, nhà ăn ) Số phù hợp: 34 người Không phù hợp: 11 người. Như vậy tổng cộng số lao động quản lý có trình độ chuyên môn không phù hợp với yêu cầu công việc là 15 người, chiếm (15/69). 100 % =21,74% lao động gián tiếp. Đây là tỉ lệ lớn Công ty cần có biện pháp nâng cao trình độ cho lao động này. -Bố trí phù hợp giữa ngành nghề đào tạo và thực tế (bố trí theo ngành nghề). Biểu 6: Tình hình bố trí công việc theo ngành nghề đào tạo Chức danh Ngành đào tạo Công việc thực tế Phù hợp Giám đốc PGĐ phụ trách sản xuất PGĐ phụ trách Marketting CVC phụ trách Văn phòng Công ty CVC phụ trách công tác Tài chính-Kế toán CVC phụ trách công tác Kế hoạch thị trường CV phụ trách công tác kỹ thuật-công nghệ-sản xuất CV phụ trách công tác KCS Kinh tế- Công nghiệp Kỹ sư cơ khí chế tạo Kỹ sư cơ khí chế tạo Kỹ sư cơ khí chế tạo Cao đẳng TC-KT Trung cấp cơ khí chế tạo Kỹ sư cơ khí chế tạo Kỹ sư hoá phân tích Kinh tế- Công nghiệp Kỹ sư cơ khí chế tạo Kỹ sư cơ khí chế tạo Hành chínhpháp lý Đại học tài chính-kế toán Kế hoạch, quản lý hành chính Kỹ thuật, quản lý hành chính Kỹ thuật hoá học, quản lý hành chính 1 1 - - - - 1 1 Còn lại: 49 Phù hợp: 27 Không phù hợp: 22 Số lao động quản lý không phù hợp chủ yếu là trong công tác tiếp thị tiêu thụ sản phẩm. Ngoài ra số lao động có trình độ trung cấp, sơ cấp còn nhiều, Công ty cần khắc phục bằng cách đào tạo bồi dưỡng thêm hoặc thay thế. Cán bộ quản lý có 4 người bố trí không phù hợp là đáng báo động. Hiệp tác lao động: Người chịu trách nhiệm điều hành chung ở các bộ phận quản lý là các Chuyên viên chính (tương đương với Trưởng phòng trong kiểu tổ chức chức năng), sau đó là các Chuyên viên (tương đương phó phòng) và chịu sự chỉ đạo của Chuyên viên chính là khác nhau. Từng lao động quản lý, nhân viên chuyên môn được bố trí làm một hay một số công việc nào đó, cho nên sự phối hợp và hợp tác của lao động quản lý trong từng bộ phận và giữa các bộ phận với nhau là rất cần thiết. Việc hợp tác giữa các bộ phận quản lý thường là: Trong quá trình thực hiện công việc của mình bộ phận này sử dụng kết quả, tài liệu của bộ phận kia để xây dựng kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ của bộ phận kia và ngược lại. Để thực hiện hợp tác lao động được tốt cần có qui chế, qui định cụ thể chức năng từng bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau. Ví dụ như công tác Kế hoạch- thị trường phối hợp cùng công tác tài chính - kế toán để có biện pháp thu hồi công nợ. Công tác điều hành kỹ thuật - công nghệ -sản xuất phối hợp cùng Văn phòng Công ty xây dựng định mức kỹ thuật, tiêu hao vật tư. 2.2 Phân tích kết cấu lao động quản lý của Công ty. 2.2.1 Kết cấu lao động quản lý trong Công ty qua các năm gần đây. Biểu 7: Phân loại lao động quản lý theo chức năng Phân loại 1996 1997 1998 1999 Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % 1. Tổng số CBCNV 230 100 227 100 221 100 194 100 2. Lao động quản lý 59 25.65 57 25.11 56 25.34 69 35.57 - NVQL kinh tế 25 10.87 25 11.01 27 12.22 39 20.1 - NVQL kĩ thuật 14 6.09 12 5.29 12 5.43 12 6.19 - NVQL hành chính 14 6.09 14 6.17 11 4.98 6 3.09 _ Nhân viên khác 6 2.60 6 2.64 6 2.71 12 6.19 Theo biểu kết cấu lao động của Công ty qua các năm ta thấy: Tổng số lao động làm việc trong Công ty (chỉ tính số lao động theo hợp đồng dài hạn) giảm dần qua từng năm. Trong 2 năm 1996, 1997 giảm không nhiều (3 người). Nguyên nhân là do Công ty không có hướng đi đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý hoạt động không có hiệu quả, không tạo được cho người lao động sự say mê với công việc. Từ cuối năm 1997, được sự giúp đỡ của UBND tỉnh và Sở Công nghiệp tỉnh Thanh Hoá, Công ty mới dần tháo gỡ các khó khăn. Trong 2 năm 1998, 1999, số lượng lao động của Công ty giảm đi rõ rệt. Những người làm việc không đạt hiệu quả đều được Công ty mạnh dạn giải quyết cho nghỉ chế độ. Bộ máy quản lý cũng không tránh khỏi sự xáo trộn. Tổng số lao động quản lý năm 1999 so với năm 1998 tăng 13 người, tương ứng 6.7%. Số tăng lên này chủ yếu là do tăng số lượng lao động quản lý kinh tế, 12 người. Nguyên nhân là do Công ty đã tạo được uy tín trên thị trường nên sản xuất được mở rộng. Do vậy, số lượng lao động trong bộ phận kế hoạch- thị trường tăng lên thành 34 người, chủ yếu là nhân viên tiếp thị- tiêu thụ sản phẩm ( 23 người) và nhân viên thu mua vật tư, nguyên vật liệu ( 8 người). Lao động quản lý kĩ thuật trong 3 năm 1997 -1999 không có gì biến động. Những người này làm việc trong Công ty lâu năm (người có thâm niên thấp nhất là 11 năm), nên rất am hiểu về tình trạng trang thiết bị, kĩ thuật công nghệ sản xuất của Công ty. Tuy nhiên trong điều kiện mở rộng quy mô sản xuất như hiện nay thì việc tăng số lượng lao động quản lý kĩ thuật là một điều tất yếu mà Công ty cần quan tâm. Đội ngũ lao động quản lý hành chính giảm qua các năm. Nguyên nhân là do Công ty sắp xếp hoạt động quản lý khoa học hơn, không còn tồn tại cấp quản lý trung gian cồng kềnh nhưng lại không có hiệu quả. Công ty lại áp dụng chính sách kiêm nhiệm trong công tác quản lý nên tiết kiệm được nhân lực. Lao động phục vụ tăng lên do đội bảo vệ và nhân viên nhà ăn tăng. Qui mô sản xuất mở rộng, tuy số lượng lao động giảm đi, nên số lượng bảo vệ phải tăng lên để đảm bảo trật tự trị an chung của cả công ty. Thời gian qua, Công ty quan tâm hơn đến sức khoẻ người lao động nên đã tổ chức cho công nhân ăn giữa ca. Do vậy lao động phục vụ đã tăng gấp đôi so với năm trước. Đội ngũ công nhân sản xuất trực tiếp chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số lao động toàn công ty. ở đây còn chưa kể đến số lượng lao động mùa vụ theo hợp đồng ngắn hạn từ 3 - 6 tháng. Số lượng lao động mùa vụ biến động rất lớn phụ thuộc vào mùa vụ sản xuất nông nghiệp, vào thời gian Công ty phát động kế hoạch thi đua sản xuất...Do vậy, để tiện cho việc hạch toán nhân lực, chúng ta chỉ tính lao động chính thức. Tuy công nhân sản xuất trong 4 năm trở lại đây đều giảm nhưng mọi chỉ tiêu sản xuất kinh doanh mỗi năm một tăng. Nhưng xu thế giảm này chỉ là nhất thời. Khi công cuộc cổ phần hoá của Công ty ổn định hơn, xu hướng mở rộng qui mô sản xuất là tất yếu. Lúc đó Công ty chắc chắn không ngừng phát triển về mọi mặt, góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá- hiện đại hoá của tỉnh nhà và của cả nước. 2.2.2 Phân tích số lượng lao động quản lý. Hiện tại Công ty đang áp dụng chính sách kiêm nhiệm trong bố trí lao động quản lý. Cho nên một người có thể đảm nhận công việc ở hai, ba bộ phận khác nhau. Hội đồng quản trị của Công ty hiện có 5 thành viên thì 4 người hiện đang làm việc trong Công ty. Một người là đại diện cho cơ quan đại diện cơ quan chủ sở hữu phần vốn Nhà nước tại Công ty cổ phần để làm nhiệm vụ là người trực tiếp quản lý phần vốn Nhà nước trong Công ty. Cơ quan đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước ở đây là Cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước, tỉnh Thanh Hoá. Bốn người còn lại của Hội đồng quản trị bao gồm: + Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc điều hành Công ty. + Ba Uỷ viên Hội đồng quản trị còn lại gồm hai Phó giám đốc và một Chuyên viên quản lý công tác kế hoạch- thị trường. Lao động quản lý trong các bộ phận chủ yếu chỉ gồm một chuyên viên cấp một, một hoặc hai chuyên viên cấp hai và các nhân viên thừa hành. Riêng công tác kế hoạch- thị trường có đông lao động nhất, đây là do nhu cầu phải đi sát với thị trường trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Có thể nói đây là bộ phận năng động nhất, linh hoạt nhất của Công ty. Và đương nhiên là có thu nhập cao nhất Công ty. Xét về tỷ lệ lao động gián tiếp trên tổng số cán bộ công nhân viên qua các năm ta có: Năm 1996 59/230 * 100 = 25.65 % Năm 1997 57/227 * 100 = 25.11 % Năm 1998 56/221 * 100 = 25.34 % Năm 1999 69/194 * 100 = 35.57 % Như vậy tỷ lệ lao động gián tiếp trong tổng số lao động của Công ty quá cao so với chỉ tiêu của Nhà nước là lao động gián tiếp chỉ chiếm khoảng 9 - 12 % trong tổng số lao động toàn Công ty. Công ty đang nỗ lực giảm chi phí quản lý mà lại duy trì tỷ lệ lao động hành chính cao như vậy là một điều bất hợp lí, không khoa học. 2.3 Phân tích chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các bộ phận quản lý trong Công ty. 2.3.1 Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất của Công ty giữa hai kì Đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị có 5 thành viên do Đại hội cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm. Thành viên của Hội đồng quản trị được trúng cử với đa số phiếu tính theo số cổ phần bằng hình thức trực tiếp bỏ phiếu kín. Thành viên của Hội đồng quản trị phải là cổ đông hoặc là người đại diện hợp pháp cho cổ đông pháp nhân, sở hữu hoặc đại diện cho quyền sở hữu số cổ phần từ 2% vốn điều lệ trở lên. Đồng thời, thành viên Hội đồng quản trị của Công ty không được là thành viên Hội đồng quản trị của các tổ chức kinh doanh khác. Thành viên Hội đồng quản trị có thể kiêm nhiệm các chức vụ điều hành trực tiếp sản xuất của Công ty (Điều 3- Điều lệ Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng). Cơ quan thường trực của Hội đồng quản trị gồm Chủ tịch và hai Uỷ viên Hội đồng quản trị có nhiệm vụ giải quyết công việc hàng ngày. Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện cho Công ty trước pháp luật, có trách nhiệm và quyền hạn sau: + Triệu tập các phiên họp của Hội đồng quản trị. + Chuẩn bị nội dung, chương trình và điều khiển các buổi họp để thảo luận và biểu quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị. + Lập chương trình công tác và phân công các thành viên thực hiện việc kiểm tra, giám sát hoạt động của Công ty. + Được uỷ quyền và chịu trách nhiệm về sự uỷ quyền của mình. Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc Công ty (Điều 31 - Điều lệ Công ty). Thành viên Hội đồng quản trị trực tiếp thực thi nhiệm vụ đã được Hội đồng quản trị phân công, không uỷ quyền cho người khác. Nhiệm vụ và quyền hạn của thành viên Hội đồng quản trị như sau: + Nghiên cứu đánh giá tình hình, kết quả hoạt động và đóng góp vào việc xây dựng phương hướng phát triển, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong từng thời kì. + Được quyền yêu cầu các cán bộ chức danh trong Công ty cung cấp đầy đủ mọi tài liệu có liên quan đến hoạt động cuả Công ty để thực hiện nhiệm vụ của mình và chịu trách nhiệm bảo mật về tài liệu trước chủ tịch Hội đồng quản trị. + Tham dự phiên họp của Hội đồng quản trị, thảo luận và biểu quyết các vấn đề thuộc nội dung phiên họp, chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, trước Đại hội cổ đông và trước Hội đồng quản trị về những hành vi của mình. + Thực hiện Điều lệ của Công ty và Nghị quyết của Đại hội cổ đông, Nghị quyết của Hội đồng quản trị có liên quan đến từng thành viên theo sự phân công của Hội đồng quản trị. + Thành viên Hội đồng quản trị là đại diện quản lý phần vốn Nhà nước tại Công ty cổ phần thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình theo qui định tại các điều 50 và 54 của Luật Doanh nghiệp Nhà nước. Cả 5 thành viên Hội đồng quản trị đều đã tốt nghiệp đại học hệ chính qui. Ngành nghề đào tạo Hội đồng quản trị rất phù hợp với công việc hàng ngày của các thành viên. Tuy nhiên, trong cơ chế hiện nay, để nâng cao hiệu quả lãnh đạo thì đòi hỏi Hội đồng quản trị phải thường xuyên trau dồi, nâng cao kiến thức để quản trị Công ty được tốt hơn nữa. Ban giám đốc. Biểu 8: Stt Chức danh Ngành đào tạo Trình độ công việc yêu cầu 1 Giám đốc Cử nhân quản lý kinh tế ĐH 2 Phó giám đốc phụ trách Marketing Kĩ sư cơ khí chế tạo ĐH 3 Phó giám đốc phụ trách sản xuất Kĩ sư cơ khí chế tạo ĐH Giám đốc là người đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch. Giám đốc là người quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, không nhất thiết là cổ đông và có thể là thành viên Hội đồng quản trị. Làm trung tâm liên hệ thông tin qua lại đồng thời với sự hợp tác của các thành viên thì tiến hành phối hợp để thực hiện mục tiêu chung của Công ty. Giám đốc Công trực tiếp chỉ đạo điều hành công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, tiền lương- thi đua khen thưởng; công tác tài chính và thực hiện công tác dân chủ trong doanh nghiệp và đối ngoại. Phó giám đốc phụ trách Marketing chỉ đạo: + Công tác kế hoạch, vật tư phục vụ sản xuất kinh doanh. + Công tác thị trường và các xưởng liên doanh liên kết sản xuất. + Công tác văn phòng, như: Bảo vệ trật tự trị an ninh, dân quân tự vệ, chăm sóc sức khoẻ người lao động. Phó giám đốc này trực tiếp chỉ đạo theo dõi, đôn đốc các công tác kế hoạch- vật tư- thị trường, văn phòng (tổ bảo vệ, nhà ăn ca, tổ trồng- chăm sóc cây) và tập thể cá nhân có liên quan. Ngành đào tạo của phó giám đốc này chưa phù hợp với công việc. Do vậy phải được bồi dưỡng, nâng cao các kiến thức về quản lý kinh tế, kinh tế thị trường... Phó giám đốc phụ trách sản xuất chỉ đạo: + Công tác kế hoạch, kĩ thuật, công nghệ sản xuất. + Công tác quản lý, sử dụng lao động khối sản xuất và đào tạo- nâng bậc. + Công tác an toàn lao động và môi rường. Trực tiếp chỉ đạo, theo dõi đôn đốc bộ phận kĩ thuật công nghệ sản xuất, trung tâm quản lý chất lượng, các ca, tổ sản xuất. Cả ba thành viên của Ban giám đốc đều là thành viên thường trực của Hội đồng quản trị. Do vậy việc điều hành mọi hoạt động của Công ty dù với tư cách của Hội đồng quản trị hay Ban giám đốc đều tương đối sát thực với tình hình công ty. Tuy nhiên điều này đòi hỏi mỗi người phải nhận thức và phân định rõ trong trường hợp nào cần sử dụng tư cách thành viên Hội đồng quản trị, trường hợp nào là thành viên của Ban giám đốc để giải quyết công việc. Có như vậy thì mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, mới diễn ra suôn sẻ được. 2.3.3. Ban kiểm soát. Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty. Ban kiểm soát có hai người do Đại hội cổ đông bầu và bãi miễn với đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp và bỏ phiếu kín. Do đặc điểm công việc nên Kiểm soát viên phải là cổ đông, có trình độ, am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ kinh doanh của công ty, trong đó có ít nhất một Kiểm soát viên phải có nghiệp vụ về tài chính kế toán. Biểu 9: STT Chức danh Ngành đào tạo Trình độ 1 Kiểm soát viên trưởng Cử nhân kinh tế Đại học 2 Kiểm soát viên Kế toán Đại học tại chức Để đảm bảo tính trung thực, khách quan trong hoạt động kiểm soát, Điều 47, Khoản 2- Điều lệ Công ty quy định “Kiểm soát viên không được là thành viên của Hội đồng quản trị, Giám đốc, Kế toán trưởng của Công ty, không thể là vợ, chồng hoặc người thân thuộc trực hệ 3 đời của những người nêu trên” . Ban kiểm soát chỉ chịu trách nhiệm trước Đại hội cổ đông về mọi hoạt động của mình. Do vậy, những người trong Ban kiểm soát làm việc rất có trách nhiệm và được sự tín nhiệm tuyệt đối của toàn bộ cổ đông trong Công ty. Kiểm soát viên trưởng kiêm chuyên viên quản lý công tác thị trường của bộ phận quản lý công tác kế hoạch và Marketing. Kiểm soát viên kiêm nhân viên quản lý kinh tế trong công tác điều hành kỹ thuật - công nghệ - sản xuất 2.3.4. Văn phòng công ty. Văn phòng Công ty là bộ phận tham mưu giúp Ban giám đốc thực hiện hai chức năng nhiệm vụ: Tổ chức lao động- tiền lương và hành chính- quản trị. Công tác tổ chức lao động- tiền lương bao gồm: Thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước và những quy định của Công ty có liên quan trực tiếp đến người lao động ở doanh nghiệp như: + Tuyển dụng, bố trí sử dụng lao động, + Xây dựng định mức tiền lương, tiền thưởng. + Tổ chức đào tạo và đào tạo lại cho cán bộ công nhân viên. + Đề bạt, bãi miễn cán bộ. + Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hạch an toàn lao động và bảo hộ lao động. Thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động. + Xây dựng và triển khai các nội quy quản lý trong công ty. Công tác hành chính quản trị bao gồm. + Thống nhất quản lý, ban hành văn bản theo đúng quy định về thể thức của nhà nước, quy định của công ty. Quản lý công tác hành chính, quản trị và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của bộ máy quản lý. + Lưu trữ tài liệu. + Đón tiếp khách, giúp đỡ học sinh các trường gửi đến thực tập và học tập tại Công ty. + Chịu trách nhiệm về những văn bản đã ban hành theo thẩm quyền của cá nhân mình. + Ghi nhận, tiếp thu những ý kiến và kiến nghị của cán bộ công nhân viên. Xin ý kiến Giám đốc và phối hợp với các bộ phận có liên quan để giải quyết kịp thời nhằm thực hiện có hiệu quả quy chế dân chủ trong doanh nghiệp. + Tổ chức hội họp. + Cùng phối hợp chặt chẽ với Đảng uỷ và Công đoàn Công ty để có sự thống nhất quan điểm, việc làm trong việc tuyên truyền, vận động và thực hiện có hiệu quả chính sách của Đảng của Nhà nước, nội quy, quy chế của công ty. Chăm lo vật chất và tinh thần ngày một nâng cao của cán bộ công nhân viên. Biểu 10: Cơ cấu lao động của Văn phòng Công ty. Chuyên môn Trình độ Độ tuổi Chức danh Số lượng Nữ < 40 40-50 > 50 Chánh văn phòng 1 Kỹ sư cơ khí chế tạo ĐH 1 NV đánh máy vi tính kiêm thủ quỹ và tạp vụ. 1 1 Tài chính kế toán TC 1 Bảo vệ 8 8 Lái xe 1 1 Đầu bếp phục vụ ăn ca 3 3 2 1 Tổng số 14 4 10 2 2 Tỷ trọng (%) 100 28,57 71,43 14,285 14,285 Tuy biên chế Văn phòng là 14 người nhưng thực sự chỉ có 2 người đảm nhận các công việc chính của Văn phòng. Các nhân viên bảo vệ, lái xe và phục vụ ăn ca chỉ đảm nhận công việc đã được giao phó. - Chánh văn phòng: đảm nhận tất cả các công việc có liên quan đến tổ chức lao động tiền lương và hành chính quản trị đã nêu ở trên. Tuy nhiên, Chánh văn phòng đã được bố trí không phù hợp với ngành nghề đào tạo. Đây là một nhược điểm mà lãnh đạo Công ty cần khắc phục. Khi được hỏi về những khó khăn gặp phải do làm công việc trái ngành thì chú Chánh văn phòng trả lời: “Không có gì khó khăn cả, làm nhiều sẽ quen”. Đây là một nhận thức sai lầm. Chú Chánh văn phòng cuối năm nay sẽ về hưu. Ngay từ bây giờ, Công ty cần chuẩn bị phương án bổ nhiệm lao động vào chức vụ này sao cho phù hợp và đem lại hiệu quả cao nhất - Nhân viên đánh máy vi tính kiêm thủ quỹ và tạp vụ đảm nhận công việc: chế bản tất cả các văn bản mà Công ty ban hành, phụ trách các thủ quỹ của công ty, chịu trách nhiệm thu, chi các quỹ theo lệnh Hội đồng quản trị, Giám đốc; đảm bảo vệ sinh và nước uống cho khu vực làm việc của lao động quản lý (t