Luận văn Một số ý kiến nhằm hoàn thiện và củng cố bộ máy quản lý của Công ty xây dựng II Thanh Hoá

c của phòng mình, nên hoạt động của các phòng là sự độc lập một cách tương đối. Như vậy, để thực hiện một cách tốt nhất quá trình phân công cũng như hiệp tác lao động trong Công ty cần xây dựng qui chế qui định rõ chức năng nhiệm vụ cho từng cá nhân, từng phòng ban và duy trì mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau. 2. Phân tích kết cấu lao động quản lý của Công ty. a. Kết cấu lao động của Công ty trong những năm gần đây. Trong những năm gần đây lực lượng lao động của Công ty tương đối ổn định. Trước khi sát nhập công ty có 283 cán bộ công nhân viên trong đó có 78 người làm công tác quản lý. Sau khi sát nhập với Công ty Đường C số cán bộ công nhân viên tăng lên 429 người trong đó có 125 lao động làm công tác quản lý. Như vậy tỷ trọng lao động quản lý tăng lên một cách đáng kể từ 27,56% lên đến 29,15%. Điều này cho thấy rằng bộ máy quản lý của Công ty hoạt động thực sự chưa có hiệu quả cao do sự cồng kềnh cần có giải pháp thiết yếu cho vấn đề này. Trong bảng bên ta thấy rằng lực lượng lao động sản xuất hiện tại có trình độ chưa cao. Tính trung bình của cả Công ty bậc thợ mới chỉ là 3,40. Đặc biệt thợ giỏi , thợ lành nghề trong Công ty không có ( thợ bậc 7/7 ). Theo số liệu thống kê của Công ty qua các năm cho thấy rằng số lượng thợ bậc 6 (10 người) trong 3 năm trở lại đây cũng không thay đổi. Điều này phản ánh một góc độ nào đó trong chính sách đào tạo và phát triển của Công ty trong nhữn năm vừa qua. Là một Công ty xây dựng hoạt động trong cơ chế thị trường tất yếu có sự cạnh tranh, thì lực lượng lao động có trình độ cao cũng là một trong những ưu thế, song trong thực tế ở Công ty xây dựng II_Thanh hoá nó đang là một yếu điểm cần được khắc phụ. Chính vì vậy, mà nó đang đặt ra những thách thức lớn đối với bản thân Công ty trong giai đoạn hiện nay. b. Phân tích kết cầu lao động quản lý. Biểu 7: Lao động quản lý trong Công ty Stt Bộ phận chức năng 1996 1997 1998 1999 1 2 3 4 5 6 7 Ban giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài vụ Phòng kỹ thuật Các đội xây dựng Phụ trách công đoàn Phụ trách Đảng (trực Đảng uỷ) 2 7 4 7 55 1 1 2 7 4 7 56 1 1 3 7 4 7 55 1 1 5 11 8 9 90 1 1 Tổng số lao động quản lý 77 78 78 125 Tổng số cán bộ công nhân viên 283 283 283 429 Qua biểu trên ta thấy trong 3 năm 1996, 1997, 1998 lực lượng lao động quản lý trong Công ty rất ổn định ( 78 người), sang năm 1999 tăng nhanh một cách đột ngột, nguyên nhân chính là sự sát nhập giữa hai Công ty công ty xây dựng II_Thanh hoá và công ty Đường C. Do sát nhập nên quy mô Công ty tăng lên, địa bàn hoạt động được mở rộng, lĩnh vực hoạt động cũng được mở rộng, số lượng các đội xây dựng cũng tăng lên. Cán bộ công nhân viên hoạt động ở các đội cũng vì thế mà tăng lên. Xét về tỷ lệ lao động quản lý trên tổng số cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty qua các năm, ta có số liệu sau: +Năm 1996: 77/283x100 = 27% + Năm 1997: 78/283x 100 = 27,56% + Năm 1998: 78/283x 100 = 27,56% + Năm 1999: 125/429x100 = 29,13% Qua đó ta thấy số lượng lao động quản lý luôn chiếm từ 27 - 29% trong tổng số lao động. Đây là chỉ tiêu khá cao so với chỉ tiêu của Nhà nước là lao động gián tiếp chỉ chiếm từ 9 -12% trong tổng số lao động toàn Công ty. Nguyên nhân là từ thực tiễn cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý ở các đội xây dựng tương đối nhiều và sự dư thừa các phòng ban sau khi sát nhập. c. Phân tích số lượng và chất lượng cán bộ lãnh đạo Biểu 8: Cơ cấu trình độ- tuổi của lãnh đạo Công ty STT Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi đời ĐH TC <40 40-50 >50 1 2 3 4 5 Giám đốc Phó giám đốc Trưởng phòng Phó phòng Đội trưởng đội xây dựng 1 4 3 2 21 1 3 2 1 17 0 1 1 1 4 1 1 10 2 3 11 1 2 Tổng số 31 24 7 12 16 3 Tỷ trọng 100 77,4 22,6 38,7 51,6 9,67 Qua biểu trên ta thấy số lượng cán bộ lãnh đạo của Công ty là tương đối lớn chiếm tới 7,2% (31/429) lực lượng lao động trong toàn Công ty. Về trình độ ta thấy rằng tỷ lệ đại học tương đối cao song sự bố trí phù hợp đáp ứng được nhu cầu công việc hay chưa đang còn là vấn đề cần được phân tích sâu hơn. Biểu 9: So sánh yêu cầu công việc và trình độ thực tiễn của lãnh đạo Công ty STT Chức danh Yêu cầu công việc Thực tiễn Mức độ phù hợp 1 2 3 4 5 Giám đốc Phó giám đốc Trưởng phòng Phó phòng Đội trưởng ĐH ĐH ĐHĐHTC 1ĐH 3ĐH-1TC 2ĐH-1TC 1ĐH-1TC 17ĐH-4TC 1 3 2 1 21 Tổng cộng 31 28 Như vậy, theo sự phân tích ở trên cho thấy răng việc bố trí lao động như vậy là tương đối hợp lý. Song đi phân tích sâu hơn ta thấy có nhiều vấn đề cần được khắc phục. Cụ thể: Trong ban giám đốc có 01 người trình độ chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. Trong 3 trưởng phòng có 1 người có trình độ đang còn là TC xây dựng. Như vậy, sẽ có sự ảnh hưởng nhất định chung trong việc tiến hành công việc. Tuy nhiên, mặt mạnh của Công ty trong lĩnh vực này là hầu hết các đội trưởng đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, đủ khả năng đáp ứng đầy đủ yêu cầu của công việc. Trong cơ chế thị trường hiện nay, vấn đề nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ quản lý nói chung lên ngang tầm Đại học là một tất yếu hàng đầu. Do đó, bộ máy quản lý của Công ty nên đảm bảo 100% cán bộ lãnh đạo có trình độ từ Đại học trở lên. Tóm lại, mặt chất lượng cũng như số lượng của đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý là rất quan trọng trong quá trình tồn tại và phát triển của Công ty. Chính vì vậy mà việc nâng cao trình độ nghiệp vụ nhằm xây dựng được một đội ngũ cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý có trình độ, năng động sáng tạo, đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu công việc là một đòi hỏi khách quan đối với Công ty trong thời gian tới. 3. Phân tích chức năng nhiệm vụ của các bộ phận chủ yếu trong Công ty. a. Đối với ban giám đốc. Biểu 10: Trình độ và chuyên môn của ban giám đốc. STT Chức danh Nghề đào tạo Tuổi Trình độ 1 2 3 4 5 Giám đốc PGĐ phụ trách khối cơ quan PGĐ khoa học kỹ thuật PGĐ Marketing PGĐ phụ trách KV Lào và Miền Nam Kỹ sư xây dựng Quản trị kinh doanh Kỹ sư xây dựng Kỹ sư xây dựng Kinh tế kế hoạch < 40 40-50 > 50 > 50 < 40 ĐH ĐH ĐHĐHTC + Giám đốc: Thực hiện chức năng giám đốc doanh nghiệp quốc doanh theo những quy định của nhà nước. Giám đốc thực hiện trực tiếp những công việc sau: - Ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế. - Chỉ đạo công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh từng kỳ và dài hạn. - Chỉ đạo công tác kế toán, thống kê, lao động, việc làm và hạch toán kinh doanh. - Trực tiếp ký kết một số văn bản chứng từ thuộc thẩm quyền... + Phó giám đốc phụ trách khối cơ quan: Thực hiện các chức năng nhiệm vụ trong lĩnh vực được giao. Cụ thể : - Tiến hành thanh quyết toán đối với các đối tác của Công ty. - Trực tiếp đảm nhận công tác thủ trưởng cơ quan, văn phòng, hành chính. - Tham mưu cho giám đốc trong một số quyết định về các lĩnh vực phụ trách như: nhân sự, tiền lương, tiền thưởng, đời sống cán bộ công nhân viên... - Ký kết một số văn bản do giám đốc uỷ quyền. + Phó giám đốc phụ trách công tác thi công, khoa học kỹ thuật có chức năng nhiệm vụ như sau: -Chỉ đạo việc lập các biện pháp tổ chức thi công xây dựng lắp đặt công trình, kiểm tra dự toán, thiết kế & lập dự toán thi công, lập giá & khối lượng thanh toán các công trình theo từng hợp đồng kinh tế và theo văn bản pháp quy của nhà nước. - Trực tiếp chỉ đạo công tác an toàn lao động, bảo hộ lao động. - Chỉ đạo công tác kiểm tra chất lượng, quy phạm và làm công tác khoa học kỹ thuật đối với các công trình xây dựng của Công ty. - Trực tiếp nắm bắt & điều hành máy móc thi công, thiết bị và phương tiện thi công của Công ty cũng như đối với đội xây dựng. - Quản lý việc thuê mượn thợ, lao động và máy móc ở các đội trong quá trình thi công công trình. - Ký kết một số văn bản do giám đốc uỷ quyền. + Phó giám đốc phụ trách công tác Marketing đảm nhiệm các chức năng sau: - Trực tiếp tham khảo thị trường, tìm kiếm các dự án đấu thầu xây dựng. - Thay mặt giám đốc làm việc với các đối tác. - Lập mối liên hệ từ các ngành, các cấp liên quan để giải quyết các vấn đề về tiền vốn, vật tư, thanh quyết toán, xử lý thiết kế, mặt bằng và thủ tục thi công công trình. - Quản lý công tác sử dụng vật tư, giá cả... ở các đội xây dựng. - Ký kết một số văn bản do giám đốc uỷ quyền. + Phó giám đốc phụ trách xây dựng khu vực Lào và Miền Nam có chức năng nhiệm vụ như sau: - Bố trí lực lượng lao động cho các đội hoạt động trên các địa bàn do mình phụ trách. - Phụ trách công tác về các mặt đời sống, nhân sự, kỹ thuật.. của các đội trong khu vực trên. - Trực tiếp chỉ đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các đội đó. - Giải quyết các vấn đề về tài chính, phương tiện và máy móc thi công ...(thông qua phòng khoa học kỹ thuật). Do việc sát nhập với công ty Đường C nên hiện tại ban giám đốc của Công ty đang còn cồng kềnh chưa thực sự phát huy hết hiệu quả lao động. Trước đây, ban giám đốc chỉ có từ 2-3 người song hiện tại đã có tới 5 người, vì vậy công việc bị chia nhỏ ra cho từng người phụ trách nên hiệu quả quản lý giảm. Để giải quyết được vấn đề này đang là một thách thức lớn đối với lãnh đạo Công ty. Yêu cầu đặt ra là cần có sự tinh giảm trong ban giám đốc và phát huy tối ưu khả năng của các thành viên. Có như vậy mới thực sự giải quyết được vấn đề. b. Phòng tổ chức- hành chính. Phòng Tổ chức- Hành chính là một bộ phận tham mưu cho giám đốc về vấn đề tổ chức lao động, quản lý sử dụng lao động và tiền lương, thực hiện các chính sách chế độ xã hội đối với người lao động trong toàn Công ty. Chức năng nhiệm vụ chính của phòng: - Quản lý lực lượng lao động của Công ty, thực hiện công tác tuyển dụng, bố trí, cho thôi việc... các cán bộ công nhân viên và thực hiện các chế độ cho các trường hợp theo đúng chế độ chính sách nhà nước quy định. - Xây dựng, hướng dẫn, thực hiện các chính sách nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy của Công ty cho phù hợp với điều kiện hoàn cảnh thực tiễn. - Xây dựng phương hướng đào tạo & phát triển, đề bạt, bồi dưỡng hoặc bãi miễn cán bộ công nhân viên... đệ trình lên giám đốc xét duyệt. - Thực hiện các chính sách về tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Đồng thời, xây dựng quỹ tiền lương, quỹ khen thưởng đề nghị giám đốc xét duyệt. - Phối hợp với các bộ phận chức năng khác để đảm bảo phát huy hiệu quả các chính sách về lao động, việc làm, sử dụng tốt quỹ tiền lương và thưởng, đảm bảo sự công bằng và dân chủ trong Công ty. - Xây dựng các chính sách, phương tiện đảm bảo an toàn lao động và tổ chức phục vụ tốt nơi làm việc cho cán bộ công nhân viên. - Xây dựng nội quy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi và trách nhiệm của các phòng ban chức năng, đội xây dựng cũng như các nhân viên làm công tác quản lý đệ trình giám đốc. - Phối hợp với các tổ chức đoàn thể như công đoàn, Đảng uỷ, Đoàn thanh niên ... tổ chức các phong trào thi đua lao động sản xuất. - Tổ chức xây dựng phương án nội quy bảo vệ cơ quan, mua sắm trang thiết bị đảm bảo tiêu chuẩn về an toàn vệ sinh lao động, bố trí cho các phòng làm việc trong Công ty nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong quả trình lao động. Biểu 11: Cơ cấu lao động của phòng Tổ chức - Hành chính. STT Chức vụ Giới tính Chuyên môn nghiệp vụ Trình độ Độ tuổi Nam Nữ <30 30-45 >45 1 2 3 4 5 6 7 8 Trưởng phòng Phó phòng N.viên LĐ-TL N.viên HC N.viên Thanh tra hộ khẩu N.viên Văn thư tạp vụ Bảo vệ Lái xe 1 1 1 1 1 2 1 2 1 X.dựng LĐTL LĐTL Văn thư LĐTL Lái xe TC TC TC 1TC 1SC 1TC 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Tổng số 7 4 1 4 6 Tỷ trọng(%) 63,6 36,4 9 36 55 Hiện nay phòng tỏ chức hành chính có tất cả 14 người, trong đó có 3 nhân viên lái xe ủi và xe cơ giới thuộc lao động sản xuất, trước mắt thuộc sự quản lý của phòng do chưa bố trí được về các đội xây dựng. Như vậy, trong phòng có cả thảy 11 lao động làm công tác quản lý. Trong đó nhiệm vụ chức năng của mỗi thành viên được quy định như sau: *Trưởng phòng. Ngoài chức năng tổ chức thực hiện công việc của phòng, trưởng phòng Tổ chức -Hành chính còn đảm nhiệm những công việc sau: -Trực tiếp nắm bắt khâu tổ chức nhân sự. +Giải quyết các trườn hợp tiếp thu, thuyên chuyển, thôi việc,hợp đồng lao động. +Đề xuất các trường hợp đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm chức vụ, nâng giảm lương, khen thưởng, kỷ luật... +Lập kế hoạch bồi dưỡng về các mặt trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tính, lí luận chính trị...thường xuyên và theo quy định cho đội ngũ cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý. Đề xuất và tham mưu cho giám đốc tổ chức thực hiện. -Thực hiện các chức năng như chánh văn phòng,quản lý lao động trong nội bộ phòng, trong toàn bộ Công ty, thực hiện những công việc hành chính,văn phòng của Công ty. * Cán bộ tổ chức lao động. (kiêm nhiệm vụ phó phòng) - Quản lý danh sách cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty trên phương diện hồ sơ lí lịch & con người. - Giải quyết các trường hợp thuộc về chế độ của cán bộ công nhân viên như: tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp...Trực tiếp giám sát việc thực hiện qui chế lao động của Công ty đối với người lao động. - Quản lý và theo dõi các hợp đồng lao động ( ngắn_dài hạn ) . - Chuyên viên nghiên cứu về các công tác khoán áp dụng đối với công ty như Công ty xây dựng II. Đúc rút kinh nghiệm và đề xuất những phương án phù hợp với nhiệm vụ tổ chức sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn nhất định. * Nhân viên thưòng trực bảo vệ. - Thường trực ở văn phòng để bảo vệ việc chấp hành nội qui cơ quan nơi làm việc. - Thưòng trực điện thoại văn phòng Công ty. - Quản lý khách ra, vào làm việc với Công ty và hướng dẫn khách theo đúng thủ tục hành chính. - Bảo vệ tài sản, kho tàng thuộc Công ty, quản lý thời gian làm việc và nghỉ ngơi của lao động quản lý trong Công ty. -Trông coi phưong tiện của cán bộ công nhân viên. Quản lý việc sử dụng điện, nước, loa đài... * Cán bộ hành chính. - Làm công tác văn thư quản trị hành chính văn phòng như: tổ chức nơi làm việc trong văn phòng, trang cấp phòng làm việc cho cán bộ văn phòng và các đội; tổ chức điều kiện nơi tiếp khách đến liên hệ với Công ty,bố trí nơi hội họp, tổ chức vệ sinh môi trường cơ quan; sắp xếp & bố trí lịch công tác của văn phòng... - Quản lý công văn giấy tờ chuyển đến và chuyển đi. - Quản lý việc sử dụng con dấu và chữ kí lãnh đạo. * Nhân viên lao động tiền lương. -Trực tiếp giám sát, theo dõi lương và thưởng của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty bằng sổ sách, chúng từ,... -Đề xuất với trưởng phòng trong việc nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty khi đến niên hạn. - Thực hiện việc quản lý các lĩnh vực liên quan đến thu nhập của người lao động do Công ty phân phối. - Lập danh sách thanh toán các khoản như lương, thưởng, phụ_trợ cấp ...cho cán bộ công nhân viên. * Nhân viên văn thư đánh máy, tạp vụ. - Sử dụng và quản lý việc sử dụng máy móc phục vụ cho công việc. - Thực hiện các yêu cầu soạn thảo của lãnh đạo Công ty. - Chuẩn bị tốt các điều kiện tiếp khách của công ty chu đáo, vệ sinh sạch sẽ văn phòng của Công ty. * Lái xe. Thực hiện theo những qui định chung và theo sự chỉ đạo trực tiếp của cán bộ lãnh đạo Công ty. Từ thực tiễn của phòng tổ chức- hành chính hiện tại, ta thấy rằng cần phải nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. Để phân tích một cách sâu sắc về sự hợp lý trong công tác bố trí và phân công lao động trong phòng ta cần xem xét tình hình sử dụng thời gian làm việc của các nhân viên qua bảng số liệu sau đây: ( Chụp ảnh tổ nhóm làm việc ). Qua phân tích bảng số liệu trên ta thấy rằng thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên trong phòng chưa đảm bảo (phải đủ 80%). Số giờ làm việc của các nhân viên tương đối thấp. Sở dĩ như vậy là do lượng công việc không nhiều, lại có nhiều lao động đảm nhiệm cho nên gây ra tình trạng lãng phí thời gian. Do đó, cần phải giảm bớt số nhân viên và bố trí phân công lại lao động một cách hợp lý hơn. Thời gian lãng phí chủ yếu là do đầu giờ cácông nghiệp nhân viên thường tập chung xem báo ngày và nói chuyện ,uống nước, cuối giờ lại về sớm. Thời gian làm việc trong Công ty tuân theo chế độ 40h/tuần, tuy nhiên lại không nghỉ thứ bảy mà làm việc trung bình 7h/ngày, chiều thứ bảy hàng tuần được phép nghỉ để làm công tác tổng vệ sinh trong toàn Công ty. Qua phân tích số liệu trên cho thấy thời gian làm việc của phó phòng là cao nhất, do kiêm nhiệm nhiều việc vì trưởng phòng vừa đi học tại chức vừa công tác nên trong tuần chỉ có 3 buổi làm việc tại Công ty. Theo chú Tân trưởng phòng cho biết: mặc dù biết số lượng cán bộ công nhân viên công tác tại phòng như vậy là thừa song do nhiều yếu tố tác động nên vẫn chưa thể bố trí sắp xếp lại lao động. Như vậy, thực trạng của phòng Tổ chức - hành chính hiện tại cần phải sớm đề ra những biện pháp thiết thực nhằm phát huy hiệu quả công việc và tận dụng thời gian tránh sự lãng phí như hiện nay. c. Phòng tài vụ. Phòng tài vụ là một phòng chức năng có nhiệm vụ giúp ban giám đốc về công tác quản lý tài chính, quản lý toàn bộ vốn của Công ty, quản lý tài sản ( lưu động và cố định ),...Phòng thay mặt cho giám đốc thực hiện các chế độ nộp ngân sách nhà nước, hạch toán kinh doanh, kiểm tra viêc thu chi trong Công ty...Thông qua phòng tài vụ, giám đốc có thể nắm bắt được toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Phòng có chức năng nhiệm vụ như sau: - Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kế toán một cách chính xác kịp thời, hợp lý và tuân theo luật pháp của nhà nước. - Tiếp cận, quản lý, cấp phát các loại vốn bằng tiền cho các nhu cầu trong quá trình thi công xây lắp công trình. Giúp Công ty bàn giao kế hoạch tài chính cho các đơn vị trực thuộc theo đúng thời hạn quy định. Đôn đốc, kiểm tra,giám sát các đơn vị này thực hiện các kế hoạch tài cchính được giao, giải quyết việc thanh toán thu hồi vốn. - Xây dựng các kế hoạch tài chính về các lĩnh vực như thu chi tài chính ư, khấu hao tài sản cố định... - Thực hiện các báo cáo nhanh thường xuyên gửi giám đốc các số liệu kế toán trọng yếu. Đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh tế tài chính của Công ty. - Nghiên cứu hoàn thiện công tác nghiệp vụ kế toán...Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong phòng nhằm nâng cao chất lượng chuyên môn về hạch toán kế toán và hiệu quả quản lý kinh tế. - Xác định lợi nhuận hàng năm của Công ty. Phối hợp với các phòng ban chức năng khác nhằm thực hiện phân phói các khoản như tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, tiền vốn mua sắm trang thiết bị phục vụ cho nơi làm việc ở các bộ phận ...Kiểm tra các báo cáo tài chính của các bộ phận trong Công ty. Hiện tại phòng tài vụ có kết cấu như sơ đồ sau: Biểu 12 cơ cấu lao động phòng tài vụ. Chức năng Giới tính Chuyên môn nghiệp vụ Trình độ Độ tuổi Nam Nữ <30 30-45 >45 1.Kế toán trưởng 2. Phó phòng 3. N/viên kế toán. 4.N/viên thủ kho & quỹ. 5.N/viên phụ trách tiền mặt 1 1 1 4 1 TC - KT TC_KTKế toán LĐ - TL Kế toán Đại học Đại học Đại học(2) Trung cấp(2) Trung cấp Sơ cấp 1 1 1 1 1 2 1 Tổng số 2 6 1 3 4 Tỷ trọng (%) 25 75 12,5 37,5 50 + Kế toán trưỏng (kiêm trưỏng phòng) phụ trách chung và chỉ đạo các cán bộ công nhân viên trong phòng thực hiện các công việc đựơc giao. - Theo dõi và đảm bảo nguồn vốn kinh doanh. - Kí duyệt giấy thanh toán tiền lương, thưởng. - Theo dõi các tài khoản chi phí, phân bổ, kinh doanh... - Lập các báo cáo tài chính trình giám đốc xét duyệt. - Lập các dự báo, dự toán về tài chính cho công ty trong từng thời kì. + Phó phòng. Làm các công tác tổng hợp các tài liệu, sổ sách báo cáo tài chính của các bộ phận. Phụ trách công tác kế toán tiêu thụ vật tư, kí phiếu xuất nhập vật tư, tính toán các khoản phải nộp, phải chi trả. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của từng đội xây dựng từng bộ phận phòng ban trong Công ty để trưởng phòng làm cơ sở báo cáo lên giám đốc. + Các nhân viên kế toán: Làm công tác của một kế toán viên là vào sổ sách và theo dõi các khoản thu chi, phân bổ chúng theo các tài khoản quy định. Tổng hợp và cân đối số liệu thu chi thông qua các chứng từ kế toán. + Nhân viên thủ quỹ. Xuất và nhập tiền theo lệnh của giám đốc và kế toán trưởng. Đảm bảo sự an toàn của quỹ tiền phụ trách và chịu trách nhiệm về sự hao hụt mất mát nếu xảy ra. + Nhân viên khác. Thực hiện theo những qui định chung và theo sự chỉ đạo chung của trưởng phòng trong từng tình huống công việc cụ thể. Để xem xét một cách cụ thể hơn hoạt động trong công việc của cán bộ công nhân viên tại phòng tài vụ tôi đã tiến hành chụp ảnh tổ nhóm làm việc của phòng. Thông qua bảng số liệu sau đây chúng ta phần nào nắm được vấn đề. Qua biểu trên ta thấy rằng thờ gian làm việc trong phòng thực sự chưa bảo đảm. Thời gian làm việc của các nhân viên được khảo sát thực tế chỉ khoảng 2,5 giờ (chiếm có 62,56% quĩ thời gian làm việc). Nguyên nhân đẫn tới tình trạng lãng phí thời gian như đã xét ở trên là do các nhân viên đi làm chưa đúng giờ, lượng công việc không nhiều lại có quá nhiều nhân viên đảm trách nên gây ra tình trạng thừa người thiếu việc . Theo thực tế công việc tại phòng tài vụ Công ty cho thấy hiện nay có số nhân viên làm công tác kế toán với số lượng 4 người là tương đối nhiều, bình thường như vậy sẽ dẫn tới thiếu việc do xuất phát từ thực tế Công ty xây dựng II là một Công ty xây dựng cho nên việc hạch toán kinh doanh không quá phức tạp phải cần tới số lượng kế toán viên nhiều. Do đó, điều cần thiết là bố trí lại lực lượng lao động trong phòng sao cho có sự tinh gọn tiết kiệm thời gian tránh lãng phí không cần có. Để lầm được điều này đòi hỏi phải sắp xếp lại lao động trong phòng một cách hợp lí hơn, đồng thời nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Song xét qua tuổi đời của các nhân viên đã khá cao cho nên giải pháp đào tạo lại và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ là không thực thi. Vì vậy giải pháp tối ưu cho vấn đề này là sự thay thế lớp già bằng lớp trẻ có trình độ cao năng động sáng tạo trong công việc. Thực tế là, Công ty mới tuyển thêm 02 nhân viên kế toán mới có trình độ đại học. Như vậy vấn đề đặt ra bây giờ là nâng cao kinh nghiệm nghề nghiệp cho những người mới tuyển thêm và giải quyết lao động rôi dư của phòng. Trong phòng hiện tại chỉ có 50% cán bộ công nhân viên có trình độ đại học, trong khi công việc của phòng tài vụ là hết sức quan trọng. Cho nên, nâng cao trình độ nghiệp vụ của cả phòng và bố trí sắp xếp lại lao động là cần thiết và cấp bách. Thêm vào đó là việc không sử dụng đựơc chương ttrình kế toán máy , một chương trình rất thông dụng trong công tác kế toán hiện nay cũng là một vấn đề đáng được quan tâm. Nếu sử dụng dược chương trình này thì công tác kế toán sẽ đơn giảm gọn nhẹ hơn và Công ty có thể rút bớt số lượng nhân viên làm công tác kế toán. Tóm lại, việc hoàn thiện chức năng, cơ cấu lao động và trình độ của phòng tài vụ là một tất yếu khách quan. d. Phòng khoa học kỹ thuật. +Trưởng phòng: Ngoài chức năng tổ chức thực hiện nhiệm vụ của phòng, trưởng phòng khoa học kỹ thuật còn đảm nhiệm những công việc sau: - Dự thảo các hợp đồng kinh tế trình giám đốc ký duyệt, theo dõi kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng, bổ sung hợp đồng, thanh lý hợp đồng. - Chủ trì việc lập kế hoạch kiểm tra và nghiệm thu chất lượng thi công công trình. Giúp phó giám đốc kỹ thuật chỉ đạo việc thực thi quy trình quy phạm xây dựng và chấp hành thủ tục xây dựng cơ bản. Ký và chịu trách nhiệm về pháp lý đối với các văn bản nghiệm thu chất lượng thi công công trình. - Chủ trì việc thành lập các biện pháp tổ chức thi công và an toàn lao động và tất cả các công trình và chịu trách nhiệm pháp lý về sự đúng đắn của các biện pháp đã được lập, thực thi sau khi đã được phó giám đốc thi công ký duyệt. - Cộng tác với bên A, chủ động đề xuất các cuộc bàn giao A-B, nghiệm thu … để giải quyết các thủ tục, vốn thanh toán, tiến độ, chất lượng, …của các công trình được thi công và xây lắp. - Thực hiện chức năng Marketing trong các lĩnh vực: tìm đối tác kinh doanh, liên doanh- liên kết, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh, nắm vững các thủ tục về biến động trong xây dựng cơ bản, nắm bắt giá cả thị trường của vật tư xây dựng, tính toán được hiệu quả các khả năng của các dự án đầu tư mới, dự đoán được các khả năng tiếp tục phát triển và mở rộng hay cần dừng lại đúng lúc. + Nhân viên kiểm tra chất lượng và an toàn lao động. - Chịu trách nhiệm toàn bộ về việc kiểm tra chất lượng thi công xây lắp ở hiện trường đảm bảo yêu cầu quy phạm kỹ thuật của Nhà nước. Cùng ký các văn bản nghiệm thu chất lượng công trình và chịu trách nhiệm pháp lý đối với các văn bản đó. - Kiểm tra việc thực hiện công tác chất lượng của kỹ thuật công trình theo quy chế nội bộ về công tác chất lượng và quy phạm kỹ thuật của Nhà nước. - Lập các văn bản về phần việc thi công không đảm bảo chất lượng với kỹ thuật công trình, thông báo cho đội trưởng, báo cáo cho trưởng phòng và trình phó giám đốc kỹ thuật để giải quyết. Tham gia vào các công tác cải tạo và sửa chữa. - Tham gia với các kỹ thuật công trình trong việc lập biện pháp tổ chức thi công và các biện pháp an