Luận văn Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi truờng làm việc hiệu quả tại các phòng ban chức năng của công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội

d đánh giá thực trạng. Trong bài viết này các thông tin thu thập chỉ quan tâm đến cơ cấu % của các phương án lựa chọn từ các nhân viên công ty nên chỉ thu thập xử lý số liệu thủ công trên chương trình EXCEL. Số liệu thu thập bao gồm các phương án lựa chọn. Phương án lự chọn của các nhân viên là nữ, các phương án lực chọn là nam và tổng kết cho toàn bộ 4 phòng ban chức năng công ty. Từ các phương án lựa chọn tìm ra phần trăm và phân tích thực trạng môi trường làm việc, thái độ của nhân viên. Sau đây là nội dung bảng hỏi gồm 3 trang và bảng các tổng hợp các phương án lựa chọn ( theo phụ lục tham khảo) 2.3 Phương pháp thu thập thông tin từ nguồn dữ liệu thứ cấp Nguồn dữ liệu thứ cấp là nguồn dữ liệu đã được thu thập và phân tích của một người khác trước khi mình sử dụng. Thông tin này thường được thu thập từ các trang web, các tài liệu riêng về thông tin mình cần thu thập. Dữ liệu này có thể lấy từ các tạp chí, các báo cáo thường niên của công ty, các tài liệu tham khảo khác. Để thu thập nó cần hỏi các anh chị có kinh nghiệm, tìm hiểu các tờ tạp chí chuyên ngành như tạp chí đường sắt, tạp chí chất lượng… Các thông tin thu thập được mang tính chất tham khảo là chính. 2.4 Thực trạng môi trường làm việc công ty 2.4.1 Thực trạng về việc quản lý môi trường làm việc của công ty Môi trường làm việc của các phòng ban chức năng công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt cơ bản là một môi trường làm việc phù hợp với nhu cầu làm việc của cán bộ công nhân viên chức. Vấn đề quản lý môi trường làm việc nói chung vẫn mang tính chất truyền thống. Quản lý môi trường làm việc của công ty vẫn nằm trong công tác quản lý chung thuộc quyền quản lý của ban lãnh đạo công ty do ban quản lý toà nhà quản lý. 2.4.2 Thực trạng về bố trí mặt bằng các phòng ban chức năng Các phòng ban chức năng của công ty cổ phần dịch vụ đường sắt nằm ở tầng 8 của toà nhà 142 Lê Duẫn. Gồm có 4 phòng ban chức năng là: Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Đầu tư kinh doanh, Phòng Du lịch, Phòng Tài chính kế hoạch. Trong đó: Phòng tổ chức hành chính được chia làm hai phòng làm việc gồm tổ văn thư và phòng hành chính phụ trách về công đoàn, lao động tiền lương. Phòng làm việc của tổ văn thư rộng 20 m2 bố trí 3 bàn làm việc, Phòng hành chính 21.5 m2 bố trí 6 bàn làm việc.Phòng Đầu tư phát triển rộng 20 m2 bố trí 3 bàn làm việc, phòng Du lịch rộng 43 m2 bố trí 10 bàn làm việc, Phòng Tài chính kế hoạch 45 m2 bố trí 6 bàn làm việc và một bàn lớn tiếp khách, Ngoài ra phòng du lịch còn có một phòng cho tổ dịch vụ du lịch và phòng giao dịch mỗi phòng rộng 21.5 m2. Mặt bằng của tầng 8 còn có diện tích dành cho khu vực kho điện, bể nước, khu vực vệ sinh là các công trình phụ, có hai phòng vở vị trí giữa đó là phòng họp và phòng tổng giám đốc. Theo thu thập từ bảng điều tra: Câu hỏi 3 : Theo anh chị phòng làm việc của anh chị đã được sắp xếp một cách thuận tiện công việc mọi người hay chưa? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 30/37 tức 81% cho ý kiến là có thuận tiện. 7/30 tức 19% cho ý kiến là không thuận tiện. Trên thực tế có những cách bố trí thực sự chưa thật sự thận tiện nhưng do hạn chế của cơ cấu mặt bằng giới hạn và cách bố trí đã tạo thói quen làm việc và khó thay đổi. Câu hỏi 2: Theo anh chị phòng làm việc của mình có những vật dụng không cần thiết hay không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 15/37 tức 41% cho ý kiến là có những vật dụng không cần thiết 22/37 tức ý kiến tức 51% cho rằng không có vật dung không cần thiết. Trên thực tế mỗi phòng làm việc đều có những vật dụng không cần thiết và cần loại bỏ chúng đi. 2.4.3 Thực trạng về cách thức sắp xếp vật dụng và quản lý vật dụng Hiện nay việc sắp xếp và quản lý vật của các phòng ban chức năng của công ty đang xuất phát từ thói quen và kinh nghiệm của cá nhân của từng phòng ban. Tại nơi làm việc các vật dụng của cá nhân thường có là giấy tờ sổ sách, máy vi tính, bút các loại, con dấu… Chúng có thể phân loại theo nội dung, công dụng, thời gian sử dụng, thời gian ban hành … Các vật dụng này sau khi thay đổi vị trí làm việc có thể được bàn giao lai hoặc không cho người mới. Theo kết quả điều tra bảng hỏi một số nội dung liên quan ta có các thông tin sau: Câu hỏi 4: Anh chị có thường xuyên sắp xếp bàn làm việc của mình hay không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 37/37 tức 100% ý kiến có thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc. 0/37 tức 0% ý kiến không thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc. Trên thực tế công ty chưa có các quy định các nhân viên phải thường xuyên sắp xếp bàn làm việc của mình. Tất cả mọi nhân viên đều thường xuyên sắp xếp bàn làm việc của mình là theo tinh thần tự giác và đó là điểm mạnh của công ty. Câu hỏi 5: Anh chị thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc của mình mấy lần trong một ngày? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 9/37 tức 24% ý kiến chọn một lần trong ngày 23/37 tức 62% ý kiến chọn hai lần một ngày 4/37 tức 11% ý kiến chọn ba lần một ngày 1/37 tức 3% ý kiến chọn bốn lần trong ngày 0/37 ý kiến trên bốn lần trong ngày. Để dễ nhận xét ta quan sát qua biểu đồ sau: Hình 2.2 BIỂU ĐỒ TỶ LỆ % CÁC PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN CÂU HỎI 5 Trong một ngày mọi người có thực hiện công việc sắp xếp lại bàn làm việc của mình song không quá 4 lần trong một ngày, và công việc này thường hai lần một ngày là chiếm đa số. Hai lần một ngày đó là số lần hợp lý. Khi công ty đưa ra quy định về lịch thực hiện sắp xếp lại bàn làm việc nên chọn 2 lần một ngày gần với thói quen của nhân viên tự giác vẫn làm. Câu hỏi 6: Theo anh, chị bàn làm việc của anh chị có gọn gàng, sạch sẽ không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: Nữ: 17/17 tức 100% chọn phương án có. 0/17 tức 0% chọn phương án không Nam: 17/20 tức 85% chọn phương án có. 3/20 tức 15% chọn phương án không. Toàn công ty: 92% chọn phương án có. 8% chọn phương án không. Hình 2.3 BIỂU ĐỒ % CÁC PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN CÂU HỎI 6 Qua biểu đồ ta có nhận xét là nữ giới thường có ý thức giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng, sạch sẽ nơi làm việc hơn nam giới và khi lập ra các quy định về vệ sinh nơi làm việc cần chú ý kiểm tra tinhd tự giác của nhân viên nam nhiều hơn Câu hỏi 8: Vật dụng trên bàn làm việc của anh chị chủ yếu là vật dụng nào? Kết quả tổng kết từ bảng hỏi: 23/37 tức 62% chọn phương án có vật dụng hàng ngày 15/37 tức 41% chọn phương án có vật dụng hàng tuần 10/37 tức 27% chọn phương án có vật dụng hàng tháng Như vậy có một số nhân viên để cả những văn bản, vật dụng sử dụng hàng ngày, hàng tuần thậm chí hàng tháng trên bàn của mình, ngoại trừ những vật dụng sử dụng thường xuyên như máy vi tính, con dấu, bút vừa sử dụng hàng ngày hàng tháng, thậm chí hàng năm thì những vật dụng khác có thế là không hợp lý. Câu hỏi 9: Hồ sở lưu trữ tại nơi làm việc của anh chị bao gồm hồ sơ năm làm việc nào? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 4/37 tức 11% chọn phương án chỉ có hồ sơ làm việc năm hiện tại 2007 13/37 tức 41% chọn phương án hồ sơ một đến 3 năm hiện tại 20/37 tức 45% chọn phương án hồ sơ liên quan mà cá nhân chịu trách nhiệm. Quan sát qua biểu đồ: Hình 2.4 BIỂU ĐỒ % CÁC PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN CÂU HỎI 9 Như vậy hầu hết mọi người đều để tài liệu mình quản lý tại phòng làm việc cảu mình. Đối với những nhân viên mới, và những người ít trực tiếp làm việc quản lý sổ sách thì điều này rất bình thường nhưng đối với những công việc n hư quản lý lao động, tiền lương thì việc lưu trữ hồ sơ nhiều năm để thực hiện chế độ lao động cần phải khoa học và có thể sắp xếp lưu trữ tại một khu vực riêng dễ tìm và dễ dàng và mọi người có thể hiểu đuợc. Câu hỏi 10: Các vật dụng của anh, chị có được sắp xếp theo một tiêu thức nhất định ( Theo thời gian, theo nội dung…) hay không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 34/37 tức 92% ý kiến là có 4/37 tức 8% ý kiến là không Để tiện cho công việc mỗi người thường có những cách thức sắp xếp vật dụng một cách sao cho mình có thể sử dụng nhanh nhất khi có việc cần dùng. Tại công ty, việc sắp xếp vật dụng của cán bộ chưa có một quy định nào và cũng chưa có những quy định để kiểm soát nó. Câu hỏi 11: Theo anh chị nếu có một người thay thế công việc của anh chị một thời gian thì vật dụng, giấy tờ, dổ sách bàn giao lại cho người mới có gặp nhiều khó khăn không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 12/37 tức 32% ý kiến cho rằng rất dễ 21/37 tức 57% ý kiến cho rằng Không khó khăn 4/37 tức 11% ý kiến cho rằng khó khăn Trên thực tế với việc quản lý hồ sơ không khoa học của Việt Năm hiện nay thì việc bàn giao công việc từ người trước và người sau hoàn toàn đơn giản, cơ bản người đến sau phải tự tìm hiểu về công việc của mình và không có một bảnthống kê các văn bản, các hướng dẫn về những tài liệu, hồ sơ, văn bản trước đó mà người phụ trách trước đã làm. Một vật dụng mà giờ trở nên khá phổ biến đó là máy vi tính, trong công ty tất cả các phòng ban đều được trang bị máy song một số phòng còn có những máy tính dùng chung. Việc dùng chung máy thực tế gây khó khăn trong việc sắp xếp thờ gian cũng như cách thức lưu trữ tài liệu. Việc sắp xếp thông tin dữ liệu khoa học cũng là một vấn đề cần quan tâm. việc sữa chữa và thường xuyên bảo dưỡng hệ thống máy tính của công ty được bộ phận chuyên trách thực hiện 2.4.4 Thực trạng về công tác vệ sinh Câu hỏi 1: Theo anh chị thì phòng làm việc của anh chị có gọn gàng sạch sẽ không ? Tổng kết từ bảng hỏi: 35/37 tức 95% ý kiến cho rằng phòng làm việc của họ là sạch sẽ. 2/37 tức 5% ý kiến cho rằng phòng làm việc chưa sạch sẽ. Câu hỏi này trả lời mang tính cá nhân và chủ quan từng các nhìn riêng của nhân viên trong công ty. Đây cũng là thông tin cho thấy mức độ thoã mãn của các thành viên trong các phòng ban về nơi làm việc của mình. Qua kết quả trên cho thấy hầu hết các nhân viên đều cho rằng phòng làm việc của mình đã sạch sẽ điều đó là tốt tuy nhiên tốt rồi chúng ta vẫn có thể làm tốt hơn nữa nhờ có các phưong pháp mới và cải tiến nó. Câu hỏi 20: Hoạt động vệ sinh lau chùi bàn ghế, của sổ, sàn nhà … thường do đối tượng nào phụ trách: Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 25/37 tức 68% chọn phương án mỗi nhân viên trong phòng tự dọn khu vục của mình 3/37 tức 8% chọn phương án nhân viên vệ sinh của công ty làm 14/37 tức 38% chọn phương án nhân viên trong phòng thực hiện theo lịch phân công riêng Về cơ bản thực tế công tác vệ sinh của công ty là khá tốt. Công tác vệ sinh của cả toà nhà 142 Lê Duẫn do bộ phận quản lý toà nhà phụ trách, việc vệ sinh tại các phòng ban chức năng do sự quản lý của phòng tổ chức hành chính. Cụ thể việc vệ sinh các phòng ban do một nhân viên phụ trách y tế kiêm nhiệm. Ngoài ra theo quy định chung công ty thường có một cuộc tổng vệ sinh vào chiều thứ 6 hàng tuần. Trong mỗi phòng ban chức năng không thực hiện theo lịch, hay theo quy định nào của công ty mà đặt trách nhiệm vào người có phụ trách về vệ sinh. Mỗi vị trí làm việc vẫn thường được dọn dẹp, làm vệ sinh theo tự giác của mỗi cá nhân. Câu hỏi 21: Anh chị có thường làm vệ sinh khu vực làm việc của mình hay không? Tổng kết từ bảng hỏi: 37/37 tức 100% chọn phương án có. 0/37 tức 0% chọn phương án không. Câu hỏi 21 a: Anh chị thực hiện vệ sinh chỗ làm việc của mình mấy trong một ngày? Tổng kết từ bảng hỏi: 13/37 tức 35% chọn phương án là 1 lần 20/37 tức 45% chọn phương án là 2 lần 4/37 tức 11% chọn phương án 3 lần 0/37 tức 0% chọn phương án 4 lần 0/37 tức 0% chọn phương án trên 4 lần Câu hỏi 21 và 21a Kiểm tra thái độ giữ vệ sinh sạch sẽ của nhân viên trong công ty, và phương án trả lời cũng mang tính chủ quan từng cá nhân họ. Ở đây kết quả rất khả quan khi tất cả mọi thành viên đều thực hiện vệ sinh nơi làm việc cảu mình và tất cả đều từ 1 đến 3 lần. chủ yếu là 2 lần một ngày ( 45% ) Câu hỏi 21 b Anh chị thực hiện vệ sinh chổ làm việc của mình mỗi lần trong thời gian bao lâu? Tổng kết từ bảng hỏi: 9/37 tức 24% chọn phương án 3 phút 19/37 tức 51% chọn phương án 5 phút 4/37 tức 11% chọn phương án 7 phút 1/37 tức 3% chọn phương án 10 phút 4/37 tức 11% chọn phương án trên 10 phút Câu hỏi 21b Khảo sát thời gian hợp lý cho những lần vệ sinh tức thì mất thời gian bao lâu. Đa số các phương án lụa chọn 5 phút và thời gian đó có thể là hợp lý cho quy định sau này của công ty nhằm hợp lý với thực tế thói quen của nhân viên, tránh lãng phí thời gian thừa cũng như quá ít thời guan sẽ tẩo cảm giác không thoải mái, kém hiệu quả khi thực hiện quy định về vệ sinh nơi làm việc. 2.4.5 Thực trạng về thái độ làm việc và hiệu quả làm việc của các thành viên Theo bảng hỏi điều tra thì nhân viên trong công ty có ý thức rất tốt trong việc tạo môi trường làm việc hiệu quả. 98% nhân viên trong công ty tự hào về nơi làm việc của mình và thái độ hưởng ứng đối với những quy định mới về việc săp xếp vệ sinh nơi làm việc để nâng cao hiệu quả cũng rất cao. Đó là một thuận lợi rất tốt đối với công ty. Câu hỏi 22: Anh chị có tự hào về nơi làm việc của mình hay không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 34/37 tức 92% chọn phương án có 3/37 tức 8% chọn phương án không Câu hỏi 23: Nếu công ty có quy định về sàng lọc, sắp xếp, vệ sinh sạch sẽ thường xuyên nơi làm việc anh chị có hưởng ứng không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: 27/37 tức 73% lựa chọn là rất hưởng ứng 10/37 tức 27% lựa chọn là hưởng ứng 0/37 tức 0% lựa chọn là bình thường 0/37 tức 0% lựa chọn là không hưởng ứng 0/37 tức 0% lựa chọn là hoàn toàn không đồng ý 2.5 Đánh giá chung về môi trường làm việc của các phòng ban chức năng Qua những thông tin đã thu thập được qua bảng hỏi và những nhận xét cá nhân thì môi trường làm việc của các phòng ban chức năng công ty có những nhuéng điểm mạnh vầ một số những hạn chế nhất định. 2.5.1 Những mặt tích cực Môi trường làm việc của công ty khá sạch sẽ. Việc sắp xếp lưu trữ hồ sơ chưa có quy định chung nhưng hầu hết nhân viên đều tự giác. Bố trí các phòng ban chức năng tiết kiệm được diện tích mặt bằng cho công ty. Việc sử dụng, bảo quản các vật dụng của cá nhân được các nhân viên thự hiện rất nghiêm túc, tự giác. Hầu hết các nhân viên công ty rất tự hào về nơi làm việc của mình. 2.5.2 Những mặt còn tồn tại Thông qua sơ đồ về cơ cấu mặt bằng của công ty có một số điểm chưa hợp lý gây ra những bất tiện trong công việc của các nhân viên trong phòng tổ chức hành chính. Bất tiện thứ nhất là việc bố trí đặt máy tính làm viêc. Máy tính làm việc đặt tại phòng văn thư lưu trữ nhưng bàn làm việc đặt tại phòng hành chính. Việc sắp đặt không hợp lý này gây mất thời gian và không thuận tiện và không linh hoạt trong công việc. Trong sắp xếp hồ sơ, vật dụng của các phòng ban vẫn còn có những vật dụng không cần thiết, tuy việc điều tra bảng hỏi là theo ý kiến chủ quan nhưng đó cũng là một hạn chế. Trong công ty chưa có những quy định về cách thức lưu trữ và quản lý về các hồ sơ của cá nhân trong công ty. Về ý thức của nhân viên, công ty đã được thành lập và tồn tại được 30 năm lại nay nên mọi cách thức quản lý cũng như văn hoá của công ty đã thành một nếp sống, điều đó vừa có mặt tốt vừa có mặt hạn chế. Mặt tốt đó là tạo nét riêng của công ty và mọi người có thể truyền nhau và ngươờimới có thể dễ dàng hoà nhập vào công ty, nhưng hạn chế đó là khó thay đổi và cải tiến. Về công tác vệ sinh cần có những quy định rõ ràng hơn và cụ thể hơn cho công tác này. III. GIỚI THIỆU 5S 3.1 Khái niệm 5S 5S là các chữ cái đầu tiên của các từ *Theo tiếng Nhật là:"seiri", “seiton”,"seiso","seiketsu", và"shitsuke" *Theo tiếng Việt là "sàng lọc", "sắp xếp", sạch sẽ, săn sóc, và sẵn sàng *Theo tiếng Anh là "sort", "set in order", "shine", "standardize", và "sustain". Nguyên bản 5S. 5S là phong trào huy động các thành viên tham gia cải tiến môi trường làm việc. Phương châm của phong trào 5S là: Nếu bạn có thể làm cho ngôi nhà của mình sạch sẽ năn nắp thì tại sao lại không thể làm cho nơi làm việc của mình sạch sẽ và năn nắp như ở nhà. 3.2 Các thành phần 5S Seiri: Sàng lọc: Có nghĩa là xem xét tất cả các khoản vật xung quanh và chia ra làm hai loại là các khoản vật thường dùng và các khoản vật không thường dùng. Trong đó: Khoản vật thường dùng sẽ phân loại thành: - Khoản vật cần dùng hằng ngày - Khoản vật cần dùng hàng tuần - Khoản vật cần dùng 1 hoặc 2,3 tháng 1 lần - Khoản vật cần dùng 6 đến 12 tháng 1 lần - Khoản vật cần dùng hơn 1 năm một lần Đối với những khoản vật sử dụng ít sử dụng ví dụ trên 6 tháng một lần thì tổ chức cần cân nhắc sẽ dựa vào chi phí tổ chức bỏ ra để lưu lại khoản vật này. Những khoản vật không thường dùng - Không cần dùng và có thể thanh lý ngay: Đối với loại này tổ chức cần có kế hoạch thanh lý và đặc biệt chú ý trách nhiệm của người thanh lý. - Các khoản vật chờ thanh lý: Tổ chức cần có trách nhiệm lưu giữ khoản vật này VD: Địa điểm lưu giữ các khoản vật, hình thức đánh dấu khoản vật. Seiton : Sắp xếp Khẳng định đã loại đi các khoản vật không cần dùng. Nhiệm vụ các thành viên của tổ chức giờ đây là sắp xếp các khoản vật cần dùng sao cho đảm bảo hiệu năng khi sử dụng. Các lưu ý khi sắp xếp: Bố trí các đồ vật tuỳ theo tần số sử dụng. Tần số sử dụng càng cao khoản vật càng được bố trí gần nơi làm việc, tần số sử dụng càng thấp thì càng bố trí cằng xa nơi làm việc. Khi sắp xếp có thể thêm các nhãn mác vào những khoản vật. Ví Dụ như các khoản vật nào hay sử dụng với tần số cao đánh số màu sắc khác với các khoản vật có tần số thấp. Khi đặt các khoản vật cần lưu ý tư thế khoản vật dễ lấy ra, đưa vào, dễ tiếp cận. Thông báo quy tắc sắp xếp các khoản vật để các thành viên biết được các khoản vật nào lưu trữ ở đâu. Seiso : Sạch sẽ Sạch sẽ ở đây mang nghĩa là kiểm tra. Phương châm phong trào 5S làm sạch có nghĩa là kiểm tra môi trường làm việc phải luôn giữ sạch sẽ chứ không đợi đến khi bẩn mới làm vệ sinh. Để thực hiện nội dung này phát động phong trào. VD Phong trào làm vệ sinh 3 phút mỗi ngày tại nơi làm việc hoặc 5 phút mỗi ngày tại nơi làm việc. Mọi người cần thể hiện trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc, những người làm vệ sinh ở tổ chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn những khu vực làm việc cá nhân nên để các nhân tự phụ trách. Seiketsu: Săn sóc Săn sóc cũng có nghĩa là tạo dựng một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc. Bên cạnh việc đặt ra các hoạt động 5S như một yêu cầu mỗi thành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia. Tổ chức cần thực hiện đánh giá thường xuyên và lặp đi lặp lại việc thực hiện sàng lọc- sắp xếp - sạch sẽ. Shutsuke: Sẵn sàng Tạo dựng thói quen thực hiện 5S. Tổ chức phải làm cho các thành viên hiểu rằng thực hiện 5S như là một hệ thống. Muốn vậy tổ chức cần thực hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làm việc như ngôi nhà thứ hai của mình. 3.3 Lịch sử phát triển của 5S Tại Nhật Bản 5S được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là Seiri Seiton để hỗ trợ cho hoạt động An Toàn, Chất lượng, Hiệu suất và môi trường. Năm 1986, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản, từ đó 5S được phổ biến nhanh chóng với ý nghĩa trọn vẹn hơn và đầy đủ hơn Bao gồm: - SERI (Sàng lọc), SEITON (Sắp xếp), SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc), SHITSUKE (Sẵn sàng). Tại các công ty phát triển thì 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ở mức độ cao. Tại Singapore 5S bắt đầu được thực hiện tại một công ty mẫu trong Dự án Năng suất JICA vào năm 1986. Sau đó trở thành hoạt động quốc gia đặt dưới uỷ ban 5S. Hiện nay nó đã đạt tới cấp độ cao ở rất nhiều tổ chức. Tài nhiều quốc gia 5S công cụ 5S đã rất thành coong trong giai đoạn đầu nhưng nó đã nhanh chóng trở nên hời hợt, hình thức và không hữu ích do áp dụng sai. Tại Việt Nam 5S đã được áp dụng thành công tại Hà Nội, Quy Nhơn, và thành phố Hồ Chí Minh trong nhiều ngành khác nhau như: Y tế, khách sạn, hay một số ngành sản xuất như sản xuất lắp ráp ô tô, in ấn… "5S thông thường" và "5S thực tiễn" do ông SUZUKI sửa đổi. 3.4 5S thông thường và 5S thực tiễn Biểu 2.2 SO SÁNH 5S THÔNG THƯỜNG VÀ 5S THỰC TIỄN STT 5S NỘI DUNG 5S Thông thường (Giai đoạn 1) 5S thực tiễn (Giai đoạn 2) 1 Seiri Lọc ra các vật không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng. Lọc ra và dời đi những vật không cần thiết và lượng không cần thiết của những vật cần thiết ra khỏi nơi làm việc. 2 Seiton Sắp xếp ngăn nắp những vật cần thiết sao cho có thể dễ dàng lấy chúng ra để sử dụng. Sắp xếp để dùng. Những vật này cúng phải được sắp xếp trong điều kiện tốt sẵn sàng để dùng và đảm bảo an toàn. 3 Seiso Dọn sạch sẽ hoàn toàn nơi làm việc để không còn bụi bám trên sàn, máy móc, và trang thiết bị. Làm sạch. Làm bằng cách lưu ý đối tượng, thu lượm rác mà không vứt linh lung tung để nơi làm việc sạch sẽ, tẩy sạch mà không làm hư hại sản phẩm đổi với những sản phẩm sẵn sang, kiểm tra và sửa chữa trạng thái bất thường. 4 Seiketsu Duy trì tiêu chuẩn cao về giữ gìn vệ sinh và sắp xếp nơi làm việc gọn gàng vào mọi lúc. Ngăn ngừa bụi bẩn và giữ vệ sinh ở mức cao, duy trì vệ sinh ở mức cao. 5 Shitsuke Đào tạo mọi người tự giác tuân theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc. Đào tạo mọi người tự giác tuân theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc. 3.5 Mối quan hệ nội bộ giữa 5S Seiri, seiton, seiso, shitsuke, Seiketsu trong chương trình 5S có mối liên hệ mật thiết với nhau. Khi thực hiện chương trình 5S trước tiên ta phải thực hiện Seiri để có thể loại bỏ ngững vật không cần thiết hoặc dời đi những vật cần thiết nhưng tần suất sử dụng không cao. Thực hiện hiệu quả việc Seiri thì công việc tiếp theo của Seiton sẽ được thuận lợi hơn và hiệu quả hơn. Seiton chỉ thực hiện khi Seiri đã thực hiên xong. Seiton thực hiện việc sắp xếp những việc sau khi đã được sàng lọc kỹ càng. Việc sắp xếp gọn gàng lại là cơ sở cho việc giữu gìn vệ sinh sạch sẽ tại công ty. Việc giữ giàn vệ sinh sạch sẽ và sắp xếp gọn gàng có thể thực hiện song song nhưng sự gọn gàng làm sẽ giúp cho công việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ thuận tiện và hiệu quả hơn. Sau khi thực hiện xọng 3S đầu tiên cần phải thực hiện công việc sàng lọc, săn sóc, sạch sẽ ở một mức cao hơn và hiệu quả hơn, vì vậy phải thực hiện cải tiến 3S đầu. muốn thực hiện no chúng ta phải tiến hành Shitsuke. Kết hợp với thực hiện Shitsuke có thể thực hiện Seiketsu cho công ty nhằm tạo ra một thói quen thực hiện 5S trong công ty và liên tục cải tiến nó để dần đưa 5S thực hiện ở mức cao. Mối quan hệ trên được thể hiện qua sơ đồ sau Hình 2.5 SƠ ĐỒ MỐI QUAN HỆ CỦA 5S Shitsuke Seiton Seiso Seiketsu Seiri 3.6 Mục tiêu chung của 5S - Thực hiện chương trình 5S là cơ sở để thực hiện chương trình cải tiến chất lượng trong công ty, thực hiện cải thiện môi trường làm việc nâng cao hiệu quả làm việc cho công ty, tổ chức. - Cải thiện hình ảnh và danh tiếng của công ty trong mắt khách hàng và chính đội ngũ nhân viên công ty. - Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người. - Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế. - Tăng hiệu quả làm việc nhờ giảm thiểu thời gian chết khi tìm kiếm, chuẩn bị, vận hành và tiến hành công việc. - Thời gian thực hiện công việc được rút ngắn và giao sản phẩm đúng hẹn. - Giảm hàng tồn kho do có thể kiểm kê dễ dàng và chính xác các hàng hoá trong kho. - Nâng cao chất lượng nhờ giảm bụi bặm và hạt kim loại. - Máy móc ít hỏng hóc hơn nhờ quy trình kiểm tra Seiso. - An toàn lao động được nâng cao khi không có các chướng ngại vật trên lối đi và trên sàn nhà nơi làm việc, cũng như sàn nhà không còn trơn trượt. - Giảm chi phí - Khích lệ và nâng cao tinh thần cố gắng của cả công ty. Hình 2.6 VÀI HÌNH ẢNH TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN 5S Sàn nhà 5S Văn phòng 5S 3.7 Các vấn đề có thể áp dụng 5S để khắc phục 5S là công cụ quản lý chất lượng rất hiệu quả trong việc tạo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và tiện lợi đối với người lao động. Đối với thực trạng của công ty, nếu áp dụng 5S có thể làm cho hiệu quả công việc tốt hơn, thuận tiện hơn và mọi người có thể thấy thoải mái hơn khi đến nới làm việc. Áp dụng 5S sẽ cơ cấu lại một số bất hợp lý trong việc sắp xếp các vật dụng cũng như mặt bằng tổ chức công ty. 5S sẽ hạn chế được những vật dụng không cần thiết đang tồn tại trong các phòng ban chức năng. 5S có thể giúp cho nhân viên công ty có thể có cách sắp xếp lưu trữ các hồ sơ , sổ sách vật dụng có hệ thống và khoa học hơn, từ đó tạo ra sự thuận tiện trong quản lý, sử dụng và chuyển giao chúng. Tuy nhiên việc áp dụng 5S cũng có những khó khăn nhất định khi thực hiện do công ty chưa hề áp dụng một công cụ quản lý chất lượng nào như ISO, KAIZEN, 6 XICMA… Những khoản chi chi phí mới phát sinh, sự ủng hộ của toàn công ty và nhất là sự ngại thay đổi do công ty đã có những hoạt động quản lý riêng trong sắp xếp, vệ sinh môi trường làm việc. IV. SỰ CẦN THIẾT PHẢI ÁP DỤNG 5S ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ LÀM VIỆC TẠI CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG CÔNG TY 4.1 Những thuận lợi khi thực hiện 5S nói chung: 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh nghiệp 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại, dịch vụ. Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết thuật ngữ khó. Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp nơi làm việc Môi trường làm việc không thể lúc nào cũng hoàn hảo. Khi đã sạch sẽ rồi có thể sạ