Luận văn Nghiên cứu phần mềm dspace và khả năng triển khai tại trung tâm thông tin khoa học và tư liệu giáo khoa trường đại học phòng cháy chữa cháy

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu + Mục đích: Nghiên cứu phần mềm Dspace và khả năng triển khai tại Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa Trường Đại học Phòng cháy chữa cháy, không nhằm ngoài mục đích xây dựng được thư viện số cho Trung tâm, tăng cường khả năng thu thập, xử lý và tổ chức lưu giữ, khai thác tài liệu số phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học, giảng dạy, học tập của cán bộ, giáo viên và học viên nhà trường ở mọi lúc, mọi nơi. + Nhiệm vụ: - Nghiên cứu các khái niệm về tài liệu số, bộ sưu sập số, thư viện số và phần mềm quản lý bộ sưu tập số, các tiêu chí đánh giá phần mềm và các yếu tố tác động 15 tới hiệu quả hoạt động của phần mềm. - Nghiên cứu khái quát về Trung tâm TTKH&TLGK (Trung tâm 1) Trường Đại học PCCC. - Nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm Dspace tại một số thư viện đã sử dụng phần mềm. - Chạy thử nghiệm phần mềm Dspace tại Trung tâm TTKH&TLGK - Trường ĐHPCCC để có cơ sở đưa ra những nhận xét cho việc ứng dụng phần mềm. - Nghiên cứu thực trạng các yếu tố để đảm bảo triển khai chính thức sử dụng phần mềm Dspace tại Trung tâm 1 - Trường Đại học PCCC. - Đề xuất những kiến nghị để để đảm bảo việc triển khai phần mềm Dspace tại Trung tâm 1 - Trường Đại học PCCC có tính khả thi. 4. Giả thuyết nghiên cứu Hiện nay, Trung tâm 1, trường Đại học PCCC đang sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5, tuy nhiên thực tế cho thấy phần mềm này còn nhiều hạn chế ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động. Trong khi đó, nhu cầu thông tin/ tài liệu của thầy và trò đều rất lớn để phục vụ cho phương thức đào tạo tín chỉ và nghiên cứu khoa học. Hiện nay, tại Việt Nam, các trung tâm TT-TV của các trường đại học đang có xu hướng sử dụng phần mềm mã nguồn mở Dspace. Đây là phần mềm mã nguồn mở quản lý bộ sưu tập số đang được cộng đồng các cơ quan TT-TV đánh giá cao và đang được áp dụng rộng rãi. Có thể do các tính năng của phần mềm đáp ứng tốt yêu cầu xây dựng và quản lý bộ sưu tập số. Câu hỏi nghiên cứu đặt ra là liệu Trung tâm có thể ứng dụng phần mềm Dspace được không và thực trạng các yếu tố tác động đến việc thực hiện triển khai phần mềm này ở Trung tâm ra sao? Có các biện pháp nào để duy trì việc ứng dụng phần mềm này tại Trung tâm một cách bền vững? Tác giả tin rằng nếu phần mềm Dspace được ứng dụng tại Trung tâm 1 sẽ khắc phục được những hạn chế trên. Đồng thời theo chủ quan của tác giả các yếu tố cần và đủ để đảm bảo triển khai ứng dụng phần mềm Dspace tại Trung tâm 1 - Trường PCCC hoàn toàn có tính khả thi nếu có các giải pháp như chú trọng phát triển nguồn lực thông tin số; Nâng cao trình độ cho cán bộ; Trang bị năng lực thông tin cho người dùng tin; Hiện đại hóa cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin và cần sự quan tâm đầu tư thích đáng của lãnh đạo Nhà trường. 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu + Đối tượng nghiên cứu: Phần mềm Dspace và những điều kiện để đảm bảo ứng dụng phần mềm. 16 + Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi nghiên cứu về không gian: Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa (Trung tâm 1), (Từ tháng 5/2016 đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ và Thư viện và vẫn gọi tắt là Trung tâm 1) Trường Đại học Phòng cháy chữa cháy và một số thư viện đã sử dụng phần mềm Dspace. - Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Thực trạng hiện nay tại Trung tâm TTKH&TLGK Trường ĐH PCCC 6. Phƣơng pháp nghiên cứu + Phương pháp luận: Luận văn nghiên cứu dựa trên cơ sở của phép duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lênin và quan điểm của Đảng, Nhà nước về công tác thông tin thư viện trong môi trường giáo dục đại học. + Phương pháp nghiên cứu cụ thể: - Phương pháp thu thập - phân tích - tổng hợp tài liệu - Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi. Phạm vi quy mô mẫu khảo sát: 200 phiếu. Trong đó: 10 phiếu dành cho cán bộ các thư viện đang áp dụng phần mềm Dspace; 21 phiếu dành cho cán bộ của Trung tâm TTKH&TLGK; 169 phiếu dành cho bạn đọc (20% bạn đọc là cán bộ, giáo viên, 80% bạn đọc là sinh viên). Đối với NDT là sinh viên, tác giả chú trọng đến tính đại diện của mẫu điều tra về ngành đào tạo; khóa đào tạo. Để có những đánh giá khách quan về phần mềm tác giả đã tiến hành khảo sát bằng phiếu điều tra thực tế từ việc ứng dụng phần mềm Dspace tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Học viện Hành chính Quốc Gia. - Phương pháp so sánh: Tác giả sử dụng khi xem xét các đánh giá của các cơ sở đã ứng dụng phần mềm Dspace với phần mềm Trung tâm đang ứng dụng Libol 5.5. - Phương pháp thử nghiệm: Tác giả tiến hành cài đặt phần mềm Dspace tại Trung tâm và chạy thử nghiệm. - Phương pháp phỏng vấn: Tác giả tiến hành phỏng vấn cán bộ và sinh viên. - Phương pháp tham khảo ý kiến của các chuyên gia. - Phương pháp điều tra thực tế: Tác giả tham gia triển khai phần mềm để chạy thử và hàng ngày ghi chép các hoạt động thực tế tại trung tâm. 7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài + Về mặt khoa học: Luận văn góp phần hoàn thiện lý luận về thư viện số và phần mềm quản lý bộ 17 sưu tập số. + Về mặt ứng dụng: Luận văn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện và hiện đại hóa Trung tâm 1 phục vụ đắc lực cho việc học tập, nghiên cứu, giảng dạy của cán bộ, giảng viên và học viên trường ĐH PCCC. 8. Dự kiến kết quả nghiên cứu Kết quả nghiên cứu sẽ được trình bày trong khoảng 110 trang A4 Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục các từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa Trường Đại học Phòng cháy chữa cháy với Phần mềm quản lý bộ sưu tập số Dspace. Chương 2: Thực trạng đánh giá phần mềm Dspace và các điều kiện đảm bảo việc ứng dụng tại Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa Trường Đại học Phòng cháy chữa cháy. Chương 3: Các giải pháp để triển khai phần mềm Dspace tại Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa Trường Đại học Phòng cháy chữa cháy. 18 CHƢƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ TƢ LIỆU GIÁO KHOA TRƢỜNG ĐẠI HỌC PHÕNG CHÁY CHỮA CHÁY VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÝ BỘ SƢ TẬP SỐ DSPACE 1.1. Các khái niệm liên quan đến đề tài 1.1.1. Khái niệm tài liệu số Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, ngày nay thuật ngữ CNTT không còn xa lạ với mỗi chúng ta, có thể thấy những lợi ích từ thành tựu CNTT mang lại là rất lớn, có ảnh hưởng sâu rộng tới mọi mặt của đời sống xã hội, giúp việc truyền tải thông tin, tri thức trong xã hội nhanh chóng, kịp thời. Dưới sự tác động của CNTT mọi ngành nghề trong xã hội nói chung và hoạt động TT-TV nói riêng đã có những bước ngoặt chưa từng có trong lịch sử loài người. Công nghệ, máy móc, phần mềm, mạng internet đang phục vụ đắc lực cho công việc giúp con người tiết kiệm sức lao động, tăng giá thành sản phẩm. Trong hoạt động TT-TV cũng vậy, công tác xây dựng và phát triển thư viện điện tử, thư viện số trong các cơ quan, tổ chức đang không ngừng được quan tâm đầu tư giúp cho việc tiếp cận các nguồn thông tin trong các thư viện một cách dễ dàng và hiệu quả hơn thông qua các thiết bị điện tử, phần mềm thư viện số đã đánh dấu một bước ngoặt to lớn trong công tác quản trị, lưu trữ và phổ biến thông tin. Thuật ngữ “Tài liệu số”, “Bộ sưu tập số”, “Thư viện số” hay “phần mềm quản lý bộ sưu tập số” là những thuật ngữ mới xuất hiện trong những năm gần đây khi mà xã hội thông tin đang trên đà phát triển và thâm nhập toàn diện tới ngành thông tin - thư viện. Tuy mới xuất hiện nhưng những thuật ngữ này đã được nhiều chuyên gia trong ngành nghiên cứu và đưa ra các định nghĩa khác nhau xoay quanh vế đề thư viện số góp phần làm sáng tỏ những lý luận cũng như thực tiễn trong công tác TT-TV. Tài liệu số theo tác giả Phạm Văn Hùng “Tài liệu số là những tài liệu được lưu giữ bằng máy tính. Tài liệu số có thể được tạo bởi máy tính như việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc chúng có thể được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu khác nhau”. [1, tr 19]. Theo tác giả Lê Văn Năng: “Tài liệu số là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. [2] Theo tác giả Nguyễn Thị Vân Anh thì: “Tài liệu số là các thông tin được mã hóa và lưu trữ trên vật mang tin để người dùng tin có thể truy cập được qua các thiết 19 bị điện tử. Bao gồm: dữ liệu trực tuyến và dữ liệu điện tử ở trên vật mang tin vật lý”. [3, tr 10] Tài liệu số được tạo lập, xây dựng trên máy tính hoặc thông qua các thiết bị điện tử khác nhau như máy quét, máy Scan giúp đọc được thông qua máy vi tính như các tệp tin, các cơ sở dữ liệu, các sách báo điện tử, các tài liệu tra cứu trực tuyến và trên CD- ROM,... Như vậy có thể nói tài liệu số là tập hợp các tài liệu đã được số hóa và tổ chức theo những quy tắc thống nhất, được lưu trữ trên các thiết bị điện tử giúp cho việc truy cập trên máy tính hoặc thông qua mạng máy tính được dễ dàng. 1.1.2. Khái niệm Bộ sưu tập số Bộ sƣu tập số được hiểu là một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã được số hóa dưới nhiều hình thức khác nhau như file văn bản, âm thanh, hình ảnh,...về một chủ đề nào đó thông qua sự giống nhau nổi bật của cùng một loại tài liệu giúp cho việc truy cập, tìm kiếm dễ dàng. Theo tác giả Đoàn Phan Tân thì “Bộ sưu tập số là những kho tài liệu số hóa, tập hợp nững tài liệu số thuộc cùng một loại, theo chuyên đề, được lựa chọn và tổ chức lưu trữ sao cho người sử dụng có thể truy cập trên môi trường mạng” [4]. Bộ sưu tập số là công cụ lưu trữ, quản lý các công văn, tài liệu số nội bộ, xây dựng các bộ sưu tập của thư viện, cơ quan lưu trữ,... giúp cho việc lưu trữ và quản lý tài liệu được tốt. Trong một thư viện số có thể bao gồm nhiều bộ sưu tập số khác nhau theo các chủ đề khác nhau với nhiều định dạng tệp tin khác nhau như văn bản, âm thanh, hình ảnh. Như vậy bộ sưu tập số là những tập hợp về các tài liệu khác nhau, được xây dựng dựa trên sự giống nhau nổi bật về đặc điểm của tài liệu, giúp cho việc tìm kiếm được thuận tiện dễ dàng hơn như các bộ sưu tập về giáo trình, bộ sưu tập về các luận án, luận văn hay bộ sưu tập về video, hình ảnh,... Thông qua một website thư viện số. 1.1.3. Khái niệm Thư viện số Trong những năm gần đây thuật ngữ thư viện số đã trở thành đề tài nóng cho các chuyên gia trong giới học thuật bình luận, phân tích, định nghĩa, đánh giá, trong đó có rất nhiều định nghĩa đã được công bố về thư viện số nhằm đưa ra một định nghĩa rõ ràng. Những định nghĩa của các chuyên gia trong nước và quốc tế tiêu biểu về thư viện số như: Trên thế giới, Hiệp hội Thư Viện Số Hoa kỳ (American Digital Library Federation) đã đưa ra định nghĩa, “Thư viện số là các tổ chức cung cấp tài nguyên, gồm các nhân viên chuyên biệt giúp lựa chọn, tổ chức, cung cấp khả năng truy cập 20 thông minh, chỉ dẫn, phân phối, bảo quản tính toàn vẹn và sự thống nhất của các bộ sưu tập số theo thời gian để đảm bảo làm sao chúng luôn sẵn có để truy xuất một cách dễ dàng và kinh tế nhất đối với một cộng đồng người dùng hoặc một nhóm cộng đồng người dùng”. [45, Raitt, 1999] Còn theo định nghĩa của Ian H. Witten và Bainbridge thì: “Thư viện số là tập hợp các đối tượng số bao gồm văn bản, hình ảnh, video, âm thanh, cùng với những phương thức để truy cập, khai thác, chọn lọc, tổ chức và bảo trì bộ sưu tập số”. [44]. Hai học giả người Nga là Sokolova và Liyabev cho rằng: “Thư viện số là một hệ thống phân tán có khả năng lưu trữ và tận dụng hiệu quả các loại tài liệu điện tử khác nhau, mà giúp người dùng có thể truy cập và được chuyển giao thông tin dễ dàng qua mạng máy tính”. [47, Xiao, 2003]. Nhiều học giả Trung Quốc lại có cùng quan điểm rằng “Một thư viện số trên thực tế không phải là một thư viện ở góc độ mở rộng không gian của nó; thay vào đó nó là trung tâm tài nguyên thông tin số chứa đựng tài nguyên thông tin đa phương tiện. Một thư viện số tồn tại bằng việc số hóa thông tin, chẳng hạn như văn bản, ký tự, chữ viết, hình ảnh, video và âm thanh, đồng thời cung cấp cho người dùng các dịch vụ thông tin nhanh chóng và thuận tiện thông qua Internet, nhằm chuyển giao một hệ thống thông tin số mà trong đó việc chia sẻ nguồn tài nguyên luôn sẵn sàng” [46, Wang, 2003]. Ở Việt Nam cũng có nhiều định nghĩa khác nhau của giới chuyên gia như: Tác giả Cao Minh Kiểm cho rằng “Thư viện số là một thực thể, là một thư viện được tổ chức theo những phương thức mới về nguồn tài liệu ngày càng đa dạng, có chất lượng phục vụ ngày càng cao, thời gian phục vụ ngày càng lớn. [7, tr. 5-11]. Theo tác giả Hoàng Đức Liên và Nguyễn Hữu Ty thì “Thư viện số là một thư viện điện tử cao cấp trong đó toàn bộ các tài liệu của thư viện đã được số hóa và được quản lý bằng một phần mềm chuyên nghiệp có tổ chức giúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văn của chúng từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyền thông”.[6]. Theo PGS.TS Bùi Loan Thùy và Tiến sĩ Lê Văn Viết “Thư viện chứa đựng các thông tin và tri thức được lưu trữ dưới dạng điện tử số trên các phương tiện khác nhau: Bộ nhớ điện tử, đĩa quang, đĩa từ. [32]. Như vậy có thể thấy có rất nhiều định nghĩa khác nhau về thư viện số, nhưng chúng ta có thể hiểu một cách tổng quát nhất đó là: Thư viện số là thư viện mà trong đó những tài liệu được cơ quan TT-TV tiến 21 hành số hóa và tổ chức thành những bộ sưu tập được lưu trữ trong các phương tiện chuyên dụng như máy tính điện tử, thẻ nhớ, đĩa CD-ROM,... và được quản trị bằng một phần mềm chuyên dụng giúp người đọc có thể xem được thông qua các phương tiện máy tính điện tử và mạng internet. 1.1.4. Khái niệm Phần mềm quản lý bộ sưu tập số Phần mềm quản lý bộ sưu tập số là công cụ giúp cho việc xây dựng, quản trị và khai thác các bộ sưu tập số, tài liệu số được thuận lợi dễ dàng trên máy tính điện tử và mạng internet, phần mềm đóng vai trò là một công cụ không thể thiếu trong quá trình xây dựng và khai thác thư viện số, việc lựa chọn được phần mềm phù hợp sẽ giúp các thư viện và cơ quan thông tin dễ dàng tạo các bộ sưu tập số, dễ dàng quản trị cũng như người dùng tin dễ dàng tra cứu và khai thác thông tin ở mọi lúc và mọi nơi. Trong sách chuyên khảo “Tự động hóa trong hoạt động thông tin - thư viện” của tác giả Trần Thị Quý và Đỗ Văn Hùng xuất bản 2007, tại tr 41, tác giả đã đưa ra định nghĩa về phần mềm quản lý tài liệu số “Phần mềm cho phép lưu trữ và khai thác các loại tài liệu đã được số hóa âm thanh, hình ảnh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau. Hỗ trợ xây dựng các giáo trình, bài giảng, sách điện tử, biến các tài liệu này trở thành các dữ liệu của thư viện. Cho phép NDT truy cập và khai thác thông tin trực tuyến”. Theo PGS.TS Đoàn Phan Tân thì “Phần mềm quản lý bộ sưu tập số là một hệ thống phần mềm có chức năng tạo lập, quản lý và khai thác các bộ sựu tập số” [25]. Có thể nói phần mềm quản lý bộ sưu tập số được cấu thành bởi 2 yếu tố quan trọng, đó là hệ thống phần mềm và các bộ sưu tập số có trong thư viện. Ví dụ: Như các phần mềm Dspace, GreenStone, Fedora,... là các phần mềm xây dựng thư viện số mã nguồn mở. Như vậy có thể hiểu phần mềm quản lý bộ sưu tập số một cách khái quát như sau: Phải là một hệ thống phần mềm và đáp ứng các chuẩn về CNTT, truyền thông hiện đại và đáp ứng về chuẩn nghiệp vụ thư viện với đầy đủ các chức năng quản lý bộ sưu tập số như: - Tạo lập, biên mục, tải tài liệu, quản trị, tìm tin và duyệt xem thông tin. - Có khả năng xử lý linh hoạt về giao diện cũng như các modum của phần mềm và đáp ứng chuẩn siêu dữ liệu. - Có khả năng quản lý, tái tạo, thúc đẩy mở rộng các dịch vụ của thư viện số, thông qua internet. - Là phần mềm quản lý bộ sưu tập số trong đó các tài liệu của thư viện được số hóa và tổ chức bằng những bộ sưu tập giúp người dùng tin dễ dàng truy cập, tìm 22 kiếm và khai thác thông tin từ xa thông qua mạng máy tính và các phương tiện truyền thông. - Có thể hiểu thực chất “phần mềm quản lý bộ sưu tập số” chính là công cụ để xây dựng, lưu trữ, quản trị và khai thác các bộ sưu tập trong thư viện dưới dạng số hóa, để có thể tra cứu, khai thác thông qua các thiết bị mạng máy tính và thiết bị máy tính điện tử. 1.2. Lịch sử ra đời và vai trò của phần mềm quản lý bộ sƣu tập số Dspace 1.2.1. Lịch sử ra đời của Dspace Dspace do Thư viện Học viện Công nghệ Massachusetts (Massachusetts Institute of Technology Library - MIT Library) và Phòng Thí nghiệm của Hewlett- Packard (HP Labs) phát triển vào năm 2002. Tháng 11 năm 2002 phiên bản Dspace đầu tiên được phát hành (ra đời sau Greenstone 2 năm) và đến nay Dspace đã phát triển đến phiên bản 6.x. Đây là một bộ phần mềm mã nguồn mở, hỗ trợ giải pháp xây dựng và phân phối các BSTS hóa trên internet, cho phép các cơ quan thông tin - thư viện, nghiên cứu phát triển và mở rộng. Hiện trên thế giới có hơn 11.000 các cơ quan thông tin, thư viện đại học và các tổ chức sử dụng Dspace để quản lý, khai thác và chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin số của mình. DSpace được sử dụng cơ bản như một phần mềm lưu trữ và phân phối tài liệu số với ba vai trò chính: - Giúp cho việc thu nhận và quản lý tài liệu được dễ dàng, bao gồm siêu dữ liệu của tài liệu. - Giúp cho việc truy cập tài liệu được dễ dàng, bằng cả việc liệt kê và tìm kiếm. - Giúp cho việc bảo quản tài liệu lâu dài. 1.2.2. Tiết kiêṃ kinh phí mua phần mềm Việc hình thành và xây dựng thư viện điện tử, thư viện số là xu hướng tất yếu trong hoạt động thông tin - thư viện, nó giúp các thư viện trao đổi thông tin với người dùng tin một cách dễ dàng, nhanh chóng, rút ngắn đường đi của tài liệu đến với bạn đọc. Trên thị trường đã ra đời những phần mềm chuyên dụng dùng cho quản trị và khai thác tài liệu số, đáp ứng các chuẩn về CNTT và nghiệp vụ thư viện, phù hợp với những nhu cầu tất yếu của các trung tâm TT-TV. Ở Việt Nam đã và đang tồn tại hai dạng phần mềm quản trị bộ sưu tập số phần mềm nguồn mở (miễn phí) và phần mềm nguồn đóng (phải trả tiền). Trong những năm gần đây hầu hết các thư 23 viện trường đại học, cao đẳng đều sử dụng các phần mềm quản trị thư viện tích hợp phần mềm nguồn đóng (phải trả tiền) để quản lý tài liệu như các phần mềm Libol, Ilib hay Lạc việt, VTLS. Các phần mềm này có giá thành cao, chi phí tốn kém, công tác vận hành và khắc phục lỗi gặp nhiều khó khăn trong quá trình sử dụng. Mặt khác các tính năng về thư viện số của các phần mềm này không đảm bảo tính ưu việt thống nhất của các chuẩn nghiệp vụ, gây khó khăn trong trao đổi dữ liệu, không thuận lơi trong việc quản trị, khai thác tài liệu. Trong các phần mềm nguồn mở để xây dựng BSTS có hai phần mềm tiêu biểu là Greenstone và Dspace. Qua quá trình khai thác và sử duṇg , phần mềm Dspace đươc̣ các chuyên gia đánh giá cao và có nhiều ưu điểm nổi bâṭ , đáp ứng đươc̣ các chuẩn về công nghê ̣ thông tin và truyền thông hiện đại , đảm bảo về chuẩn nghiêp̣ vu ̣thư viêṇ . Tuy là phần mềm miêñ phí nhưng Dspace đa ̃thể hiêṇ rõ ưu điểm nổi trôị của mình , đáp ứng tốt các tiêu chí của phần mềm quản lý BSTS, dê ̃dàng trong quá trình quản tri ̣ và khai thác tài liệu . Do đó viêc̣ nghiên cứu ứng duṇg phần mềm Dspace vừa đảm bảo đươc̣ những ưu điểm đủ maṇh của phần mềm thư viêṇ số, lại tiết kiêṃ môṭ nguồn kinh phí đáng kể cho các trung tâm Thông tin – thư viêṇ. 1.2.3. Góp phần quan trọng trong việc vận hành thư viện số Trong thời đại ngày nay phần mềm quản lý bộ sưu tập số đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dưng, tạo lập, quản lý và khai thác các bộ sưu tập số trong thư viện, góp phần quan trọng trong việc vận hành thư viện số, không có phần mềm thì không thể triển khai xây dựng được thư viện số. Vai trò của phần mềm quản lý bộ sưu tập số được thể hiện ở các mặt sau: Phần mềm quản lý bộ sưu tập số là cơ sở để để cán bộ thư viện xây dựng được các bộ sưu tập số dễ dàng trong việc quản trị và khai thác các bộ sưu tập số. Phần mềm quản lý bộ sưu tập số hỗ trợ xây dựng và phân phối các bộ sưu tập số trên mạng internet, giúp cho việc tiếp cận các nguồn thông tin của bạn đọc được nhanh chóng, thuận tiện, cơ động và linh hoạt hơn. Phần mềm quản lý bộ sưu tập số tạo ra một hệ thống lưu trữ thông tin số toàn văn, cho phép bảo tồn được lâu dài những giá trị nguyên bản của tài liệu giúp các thư viện giảm tải các kho tài liệu truyền thống. Phần mềm quản lý bộ sưu tập số thúc đẩy việc trao đổi thông tin và truyền bá tri thức thông qua máy tính điện tử hoặc mạng internet. Phần mềm sẽ giúp cho các bộ sưu tập số có trong thư viện được sắp xếp khoa học hơn, giúp cho việc tra tìm nhanh chóng và dễ dàng hơn. 24 Viêc̣ xây dưṇg , vâṇ hành thư viêṇ số bằng phần mềm ma ̃nguồn mở Dspace góp phần quan trọng giúp các thư viện dễ dàng chia sẻ thông tin – tài liệu của mình đồng thời dê ̃dàng sửa chữa, khắc phuc̣ lỗi trong quá trình khai thác và sử dụng. 1.3. Các điều kiện cần và đủ để ứng dụng phần mềm thƣ viện số Để triển khai và ứng dụng được phần mềm thư viện số mỗi cơ quan thông tin – thư viện cần phải đảm bảo các điều kiện và yếu tố nhất định như: Về con người, về nguồn lực thông tin, tài liệu, về hạ tầng CNTT, về năng lực thông tin của người dung tin và những chính sách đầu tư thích đáng của lãnh đạo. Đó là những điều kiện cần và đủ để đảm bảo cho việc triển khai ứng dụng phần mềm thư viện số được tốt. 1.3.1. Trình độ nguồn nhân lực thông tin thư viện Nguồn nhân lực nói chung và nguồn nhân lực trong hoạt động thông tin thư viện nói riêng đang giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và phát triển của mỗi cơ quan tổ chức, thực tế cho thấy nguồn nhân lực chất lượng càng cao thì lợi ích mang lại cho cơ quan tổ chức đó càng lớn và ngược lại nếu chất lượng nguồn nhân lực thấp thì sẽ là nhân tố cản trở sự phát triển của cơ quan tổ chức đó. Đề cập tới nguồn nhân lực trong hoạt động TT-TV, trong phạm vi nghiên cứu của luận văn tác giả xin đi phân tích trực tiếp vào trình độ của cán bộ thư viện phục vụ cho việc xây dựng, quản trị và lưu trữ và phát triển nguồn tài liệu số. Người quản trị thư viện số: có vai trò như phát triển, quản lý và duy trì thư viện số. Họ đảm bảo sự hoạt động thông suốt của thư viện. Chính họ còn là giảng viên có vai trò giảng dạy trang bị năng lực thông tin cho NDT trong việc tìm kiếm và sử dụng thông tin một cách hiệu quả và đúng luật. Chính họ cũng là chuyên gia với chức năng như cầu nối giữa nguồn thông tin và người dùng, tư vấn NDT trong việc tìm kiếm khai thác sử dụng thông tin. Ngoài ra, cán bộ TT-TV còn là chuyên gia giải mã tri thức: hiểu được kiến thức được tạo lập như thế nào, đã được chắt lọc, đánh giá và kiểm định trước khi xuất bản chưa. Theo Morris (1999), các kỹ năng cần thiết cho đội ngũ cán bộ thư viện số là các kiến thức cơ bản về phần cứng, khắc phục sự cố, hiểu biết về các chương trình phần mềm, và kỹ năng tìm kiếm, hiển thị và truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả trong nhiều hệ thống truy xuất thông tin. Trong bất kỳ thư viện nào, dù là những thư viện sơ khai cho đến các thư viện hiện đại thì yếu tố con người bao giờ cũng giữ vai trò quan trọng nhất để có thể duy trì và phát triển hoạt động thông tin - thư viện đáp ứng được các yêu cầu công việc, xây dựng và phát triển thư viện. Do đó đòi hỏi mỗi cán bộ thư viện phải là những 25 chuyên gia trong hoạt động TT-TV làm chủ được nguồn thông tin và khoa học công nghệ, có như vậy người cán bộ thư viện mới có thể quản trị được nguồn thông tin, nắm bắt được nhu cầu tin của người dùng tin để tìm kiếm nhanh chóng và chính xác nhất, đáp ứng nhu cầu thông tin cho bạn đọc một cách hiệu quả. Nếu như trong thư viện truyền thống người cán bộ thư viện chỉ phải thu thập tài liệu, lưu giữ và phổ biến tài liệu với hệ thống kiến thức rời rạc, cách thức phục vụ đơn lẻ, trình độ làm việc thấp thì người cán bộ thư viện số phải là những chuyên gia thông tin với nền kiến thức tổng hợp, với nội dung công việc đa dạng, phong phú, luôn luôn chủ động với năng lực trình độ làm việc cao để có thể định hướng được nguồn thông tin, tư vấn và chuyển giao thông tin trong thư viện tới bạn đọc một cách chính xác, hiệu quả. Vì vậy ngày ngay người cán bộ thư viện còn phải có sự hiểu biết về các công nghệ mới như thư viện điện tử, thư viện số, am hiểu về CNTT và các kỹ thuật phân phối tài liệu, xử lý tài liệu trên thư viện số, tạo lập website, xây dựng và duy trì mạng máy tính, thiết kế giao diện tìm kiếm thông tin, trình độ sư phạm để đào tạo người dùng tin. 1.3.2. Nguồn lực thông tin/ tài liệu số Nguồn lực thông tin/ tài liệu số cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai và xây dựng thư viện số, bởi khi đã có đủ các điều kiện khác mà thiếu đi nguồn lực thông tin thì vẫn chưa thể xây dựng được