Luận văn Nghiên cứu quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng iso9001 : 2008 trong lĩnh vực đào tạo hệ đại học tại dự án hedspi - Trường đại học bách khoa Hà Nội

như cung cấp thiết bị và đồ dùng. - Đảm bảo việc giám sát, chỉ đạo và tính hiệu quả của cán bộ PIU. - Nhận biết các yếu tố và đặc trưng của các phần cấu thành Dự án phải được giám sát và đánh giá trong và sau khi thực thi Dự án. - Phát triển và xem lại những chỉ dẫn và tiêu chuẩn cho việc thu thập số liệu và những thông tin đánh giá và giám sát khác. - Duyệt lại, phân tích và thiết lập tất cả các hệ thống và những quá trình liên quan tới việc tập trung, thu thập và phân phối số liệu thông tin Dự án. - Hỗ trợ Trường ĐHBK Hà Nội trong quá trình thực hiện tất cả các hợp đồng giữa cơ quan thi hành và Ban Cố vấn, chủ thầu các công việc chuẩn bị trang nội thất, các nhà cung cấp thiết bị và đồ dùng. - Thiết lập những ý tưởng và công cụ cho việc đánh giá và kiểm tra sự tiến triển của Dự án. - Đào tạo nhân viên Trường ĐHBK Hà Nội trong việc sử dụng tất cả các công cụ kiểm tra và đánh giá Dự án. (2) Người quản lý điều hành mua thiết bị Chuyên gia điều hành mua thiết bị sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn toàn bộ việc mua thiết bị và đồ dùng CNTT đặc biệt là ở tất cả các vấn đề liên quan tới quy định hiện hành của Chính phủ và chỉ đạo của JBIC. Có bổn phận chịu trách nhiệm các vấn đề hành chính bao gồm việc lên kế hoạch và sẽ làm việc chặt chẽ với cán bộ Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội - Khoá 2010B Đỗ Thanh Hằng MSHV: CB100005 44 mua thiết bị và tư vấn thiết bị về: -Hỗ trợ văn phòng Dự án để quản lý những danh sách cuối cùng thiết bị và đồ dùng kỹ thuật cần thiết cho Dự án đào tạo đại học về CNTT&TT trong hợp tác chặt chẽ với các đơn vị trong Trường ĐHBK Hà Nội và chú ý phối hợp hành động thông qua MOET với các cơ quan khác. - Duyệt các tài liệu hồ sơ thầu cho việc mua thiết bị thiết bị và đồ dùng cộng tác với chuyên gia của Hội đồng tư vấn. - Hỗ trợ Hội đồng đấu thầu trong việc đánh giá đề xuất thầu và đưa ra các khuyến nghị nếu cần thiết cho việc quyết định mua thiết bị. - Chuẩn bị các thủ tục giao thiết bị và đồ dùng bao gồm chứng nhận kiểm định và bảo đảm rằng việc giao nhận tiến hành theo đúng trật tự, tất cả những tài liệu cần thiết được hoàn thành và sẵn sàng cho mục đích ghi chép, báo cáo và kiểm tra. (3) Người quản lý tài chính Dự án Chuyên gia tài chính Dự án sẽ chịu trách nhiệm về việc lên kế hoạch chi tiết, phân tích, kiểm tra và đánh giá việc chi tiêu và sắp xếp tài chính của Dự án đặc biệt nhấn mạnh vào phương diện hợp pháp của việc thực hiện hợp đồng và quản lý tài chính, đặc biệt là: - Hỗ trợ Trường ĐHBK Hà Nội trong việc chuẩn bị kế hoạch giải ngân của Dự án ở tất cả các phần cấu thành Dự án và cả chi phí gia tăng của Dự án liên quan tới các hoạt động trong Dự án. - Hỗ trợ Dự án và bất kỳ công ty có ký hợp đồng nào liên quan đến việc bảo đảm rằng tất cả những yêu cầu hành chính và văn bản được hoàn thành và thiết lập phù hợp với các quy định của Chính phủ. - Hỗ trợ Trường ĐHBK Hà Nội trong việc chuẩn bị báo cáo tiến trình định kỳ về những chi tiêu tài chính và những vấn đề có liên quan theo mẫu đã thống nhất giữa Chính phủ và JICA, Báo cáo sẽ bao trùm các vấn đề khác, tiến trình tài chính trong suốt giai đoạn kiểm duyệt theo các điều khoản cho vay, trì hoãn hoặc những vấn đề gặp phải liên quan đến hành động và tiến triển mong đợi theo các điều khoản Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội - Khoá 2010B Đỗ Thanh Hằng MSHV: CB100005 45 về tài chính trong các giai đoạn tiếp theo. - Chuẩn bị ghi chép và tính toán riêng cho Dự án sẽ được duy trì phù hợp với những nguyên tắc kê khai hợp lý và những chi phí được ghi rõ ở tất cả các phần cấu thành của dự án và xác định tất cả các khoản chi được tài trợ ngoài số tiền vay. - Hỗ trợ quản lý Dự án trong việc chuẩn bị báo cáo định kỳ và bản kê tài chính cho mục đích của Dự án phải được kiểm toán hằng năm phù hợp với các nguyên tắc và thủ tục kiểm toán do Chính phủ áp dụng. - Giám sát, đánh giá và ghi chép chi tiêu tài chính dự án bao gồm chi phí quay vòng lời ra so sánh với kế hoạch chi tiêu Dự án được thiết lập trước đây, và được phân tích, nếu có bất kỳ sự chênh lệch chi tiêu thực nào so với kế hoạch của Dự án. - Hỗ trợ Giám đốc điều hành Dự án việc lập các bảng kê, báo cáo khi lập ra và tiền đặt cọc có hiệu lực và duy trì phù hợp với các điều khoản và điều kiện được Chính phủ và JBIC chấp nhận. (4) Người quản lý đánh giá và giám sát Người quản lý đánh giá và giám sát sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị chi tiết hệ thống đánh giá và giám sát thông tin dự án cho cả mục đích quản lý Dự án hằng ngày và đánh giá sau Dự án. Nhiệm vụ của quản lý đánh giá và giám sát Dự án trong mối liên hệ chặt chẽ với các tổ chức thực hiện Dự án là: - Thiết lập ra các mục tiêu và cung cấp thông tin quản lý dự án để hỗ trợ điều hành thực hiện Dự án và đánh giá sau Dự án. - Xác định các yếu tố và đặc trưng của các phần cấu thành Dự án phải được giám sát và đánh giá trong và sau khi thực thi Dự án. - Phát triển và xem lại những chỉ dẫn và tiêu chuẩn các số liệu thu được và những thông tin kiểm tra và đánh giá khác. - Tư vấn và hỗ trợ hình thành ngân hàng dữ liệu Dự án để ghi chép lại tiến độ Dự án và những gì đã đạt được. - Thông báo và hỗ trợ trong việc thiết lập một ngân hàng dữ liệu Dự án ghi lại sự tiến triển của Dự án và những thành quả đạt được. Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội - Khoá 2010B Đỗ Thanh Hằng MSHV: CB100005 46 - Đào tạo người đương nhiệm được chỉ định để nắm vững hệ thống thông tin điều hành Dự án. - Xem lại và phân tích tất cả hệ thống và thủ tục liên quan tới việc tập trung và thu thập số liệu, xử lý số liệu và phân phối thông tin Dự án. - Thiết kế và thực hiện phần mềm máy tính bổ sung, nếu cần thiết, lựa chọn phần mềm điều hành Dự án đã có sẵn được cung cấp để sử dụng cho việc quản lý Dự án. - Đảm nhận việc quan sát chi tiết hệ thống thông tin quản lý Dự án được tin học hoá, bao gồm biểu đồ số liệu tiến trình công việc, định rõ quá trình, từ điển số liệu, báo cáo và kế hoạch phát triển hệ thống. - Đào tạo nhân viên Dự án trong việc sử dụng tất cả các công cụ đánh giá và giám sát Dự án. - Thông báo cho quản lý dự án về việc lựa chọn và sử dụng phần mềm điều hành Dự án. (5) Nhân viên Văn phòng Dự án 1) Bộ phận Giáo vụ 2 người 2) Bộ phận Quản lý sinh viên 1 người 3) Bộ phận Quản lý đối ngoại 2 người 4) Bộ phận tổng hợp 1 người 5) Bộ phận Quản lý tài chính 2 người 6) Bộ phận quản trị thiết bị 2 người 8) Bộ phận Thực tập & Hợp tác nghiên cứu 1 người 9) Bộ phận văn thư lưu trữ 1 người Tổng số 12 người 2.1.5 Hiệu quả hoạt động của Dự án trong giai đoạn 2006 - 2011 2.1.5.1. Những kết quả đã đạt được Hiện tại sau 8 năm đi vào hoạt động, Dự án đã tiếp nhận 8 khóa học với 960 sinh viên trong đó 360 sinh viên đã ra trường và đi làm ổn định, còn lại 6 khóa học đang được đào tạo với 720 sinh viên theo học. Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội - Khoá 2010B Đỗ Thanh Hằng MSHV: CB100005 47 Bảng 2.5. Những kết quả đào tạo đạt được Về mặt cơ sở hạ tầng: Hiện tại Dự án đang có 04 phòng máy tính thực hành cho sinh viên với một phòng là 40 máy cho sinh viên và 01 máy cho giáo viên. Có 01 phòng thực hành mạch logic với rất nhiều các đầu mục thiết bị phục vụ cho môn học. Về phía giảng đường học tập, Dự án đã xây dựng 12 phòng học nhỏ và 02 giảng đường lớn với đầy đủ các trang thiết bị phục vụ học tập như máy chiếu, màn chiếu, loa đài, tivi, điều hòa..Ngoài ra Dự án cũng có các phòng tự học, thư viện, phòng hội thảo phục vụ công tác học tập và nghiên cứu của sinh viên. 2.1.5.2. Tính bền vững của Dự án trong quá trình phát triển Dự án tập trung chính vào đào tạo một đội ngũ kỹ sư/ chuyên gia có trình độ cao có thể đào tạo các lớp kế cận ngay và trước mắt đáp ứng nhu cầu của thị trường trong nước và quốc tế. Dự án đóng vai trò hết sức quan trọng cho chiến lược phát triển nguồn nhân lực CNTT kỹ thuật cao phục vụ cho công cuộc Công nghiệp hoá, Hiện đại hoá đất nước. Sau khi kết thúc giai đoạn được hỗ trợ vốn vay, Chính phủ Việt Nam đã có được một đội ngũ cán bộ giảng dạy trưởng thành và giàu kinh nghiệm đúc rút được từ chính chương trình, sẽ quay lại đào tạo tiếp các lớp nhân lực kế cận. Như vậy, Chính phủ Việt Nam sẽ có được nguồn nhân lực chất lượng cao lâu dài từ chương trình này. Từ nguồn nhân lực trình độ cao cung cấp cho thị trường trong và ngoài nước, sẽ góp phần thúc đẩy nền kinh tế nói chung và ngành CNTT-TT nói riêng TT Chương trình Đã tốt nghiệp Giữa khóa 1 Chương trình Đào tạo tại Dự án 200 SV 560 Sinh viên 2 Chương trình Đào tạo sinh viên tại Nhật Bản 60 SV 20 SV 3 Chương trình đào tạoThạc sỹ về CNTT tại Nhật Bản 10 Ths Không có 4 Chương trình đào tạo Tiến sỹ về CNTT tại Nhật Bản 3 TS Không có Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội - Khoá 2010B Đỗ Thanh Hằng MSHV: CB100005 48 phát triển ngang tầm khu vực, tiến tới hội nhập quốc tế. 2.2 Nghiên cứu quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO9001:2008 trong lĩnh vực hệ đào tạo đại học tại Dự án HEDSPI 2.2.1. Lý do áp dụng ISO9001:2008 tại Dự án Dự án đã trải qua hơn một nửa chặng đường phát triển. Những thành công của dự án là đào tạo được các thế hệ sinh viên tốt nghiệp ra trường có thể xin được công việc phù hợp với những kiến thức đã được trang bị khi còn trên ghế nhà trường. Mục tiêu của Dự án là cung cấp nguồn nhân lực công nghệ thông tin cho thị trường trong nước và các công ty về công nghệ thông tin của Nhật ngay tại Việt Nam. Một cơ hội lớn mở ra cho Dự án để tiếp cận những phương pháp giảng dạy của nước bạn thông qua Dự án này. Dự án cũng xác định rõ ràng mục tiêu và định hướng phát triển của Dự án theo định hướng chung của nhà trường: + Xây dựng phương thức và chương trình đào tạo hiện đại, hấp dẫn, linh hoạt và hiệu quả nhằm phục vụ nhiệm vụ chính trị hàng đầu là đào tạo nguồn nhân lực khoa học-công nghệ trình độ và chất lượng cao cho đất nước + Xây dựng đội ngũ cán bộ tâm huyết, giỏi chuyên môn, giàu trí tuệ, tinh thông nghiệp vụ đủ sức giải quyết nhanh chóng, hiệu quả các vấn đề thực tiến đặt ra. Cố gắng tạo điều kiện và môi trường làm việctốt nhất để thu hút những nhà khoa học danh tiếng, xuất sắc, có đức, có tài, gắn bó với sự nghiệp khoa học-đào tạo, tập hợp thành đội ngũ vững mạnh kế thừa và phát huy không ngừng những thành quả đã đạt được. + Tăng cường công tác nghiên cứu khoa học, kết hợp hài hòa, hợp lý và hiệu quả giữa nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng, phát huy tiềm năng nghiên cứu ứng dụng triển khai; Coi nghiên cứu khoa học là nhân tố quyết định nâng cao chất lượng đào tạo, là thước đo định giá trình độ và chất lượng một trường đại học có đẳng cấp. Nghiên cứu khoa học phải bám sát thực tiễn cuộc sống, coi đó là nguồn cảm hứng sản sinh ra các chương trình đề tài, nhiệm vụ khoa học và sản phẩm công nghệ. Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội - Khoá 2010B Đỗ Thanh Hằng MSHV: CB100005 49 + Tập trung xây dựng các công nghệ, dây chuyền công nghệ, sản phẩm, tổ hợp sản phẩm có hàm lượng chất xám và tính liên ngành cao, có khả năng cạnh tranh và ưu thế thị trường phục vụ đắc lực sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước và hội nhập nền kinh tế thị trường. + Tập trung đầu tư, khai thác triệt để và hiệu quả cơ sở vật chất, đặc biệt các phòng thí nghiệm trọng điểm quốc gia và đầu tư tập trung. Phải coi đây là nơi thực sự tạo ra sản phẩm khoa học góp phần nâng cao trình độ, chất lượng đào tạo và năng lực khoa học, đặc biệt đối với đội ngũ cán bộ trẻ. + Không ngừng phát triển vốn xã hội, trong đó đặc biệt quan tâm tới mối quan hệ song phương và đa phương với các trường đại học, viện nghiên cứu, các tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước; thu hút các nhà khoa học, giảng viên và sinh viên quốc tế đến tham gia nghiên cứu, giảng dạy và học tập. + Tăng cường hiệu quả công tác điều hành và quản lý, trong đó cải cách hành chính được coi là khâu đột phá. Từ những mục tiêu như vậy, việc chuyên tâm vào công tác giảng dạy, phục vụ giảng dạy và công tác đào tạo là yêu cầu hàng đầu. Nắm được nhu cầu dó, Ban lãnh đạo Dự án đã nghiên cứu quá trình triển khai ISO9001:2008 và quyết tâm triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2008. Đây là một cơ hội và thách thức đối với Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ của Dự án. Việc áp dụng HTQLCL ISO9001:2008 chính là công cụ giúp Dự án có một hệ thống quản lý tốt các quá trình hoạt động của mình, giảm trừ các sai sót và tăng hiệu quả đào tạo tại Dự án. Vì việc triển khai hệ thống QLCL ISO9001:2008 có thành công hay không luôn đòi hỏi sự đồng lòng tham gia tích cực của toàn bộ CB và điều kiện tiên quyết là mọi người phải thay đổi về tư duy, nhận thức. Giai đoạn này là một trong những giai đoạn gay go, khó khăn nhất. Do vậy Ban lãnh đạo Dự án đã thể hiện quyết tâm xây dựng một hệ thống quản lý mới và giải thích cho toàn thể CB Dự án hiểu rõ sự cần thiết phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008. Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội - Khoá 2010B Đỗ Thanh Hằng MSHV: CB100005 50 2.2.2. Cam kết của lãnh đạo Dự án a.Cam kết của Ban Giám đốc: Hoạt động hành chính là một công tác lâu nay bị xem nhẹ trong các Trường Đại học. Do đó việc nâng cao công tác này để phục vụ sinh viên tốt hơn là yêu cầu của Ban Giám đốc Dự án. Ban Giám đốc phải cung cấp các bằng chứng về sự cam kết của mình đối với hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến thường xuyên hiệu lục của hệ thống đó bằng: + truyền đạt đến các giảng viên và cán bộ của Dự án, cán bộ quản lý và hành chính về tầm quan trong của việc đáp ứng người học, nhà tuyển dụng lao động, các cơ quan hữu quan và xã hội cũng như yêu cầu của pháp luật; + thiết lập chính sách chất lượng; + đảm bảo việc thiết lập các mục tiêu chất lượng; + tiến hành việc xem xét của lãnh đạo, và + đảm bảo sẵn các nguồn lực Ban Giám đốc Dự án cam kết xây dựng, thực hiện, duy trì và liên tục cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc định hướng theo yêu cầu của nhà trường, xây dựng các quy định thực hiện triển khai công việc hành chính tại dự án, mục tiêu chất lượng sẽ đạt được, hoạch định biện pháp thực hiện, hướng dẫn toàn thể CB hiểu rõ vai trò, nghĩa vụ thực hiện đúng các yêu cầu hệ thống chất lượng đặt ra, qui định rõ chức năng, nhiệm vụ để thực hiện, cung cấp đầy đủ, kịp thời các nguồn lực và định kỳ xem xét, đánh giá và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng. b. Mục tiêu chất lượng: + Ban Giám đốc Dự án phải đảm bảo rằng mục tiêu chất lượng bao gồm cả những điều cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của sản phẩm theo quy định của pháp luật được thiết lập tại từng bộ phận của Dự án. + Mục tiêu chất lượng phải đo được và nhất quán với sứ mạng, định hướng phát triển và phương châm chất lượng của Trường. + Ban Giám đốc Dự án phải chỉ định một thành viên trong PIU của Dự án ngoài các trách nhiệm khác, có trách nhiệm và quyền hạn bao gồm: Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội - Khoá 2010B Đỗ Thanh Hằng MSHV: CB100005 51 • Đảm bảo các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì; • Báo cáo cho Giám đốc Dự án và Lãnh đạo Viện CNTT&TT về kết quả của hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và mọi nhu cầu cải tiến, và • Đảm bảo thúc đẩy toàn thể cán bộ trong Dự án, các cán bộ giảng dạy của Dự án , các cán bộ phụ trách hành chính của Dự án nhận thức được các yêu cầu của người học, nhà tuyển dụng lao động, các cơ quan chức năng hữu quan và xã hội, đặc biệt sứ mạng, định hướng phát triển, mục tiêu và phương châm chất lượng của nhà Trường. Tại Dự án Việt Nhật hiện nay, một trong những lợi thế của các em sinh viên Việt Nhật là trình độ tiếng Nhật. Yêu cầu của các nhà tuyển dụng Nhật Bản tại Việt Nam cũng như tại các công ty CNTT Nhật Bản là yêu cầu các em sinh viên có trình độ tiếng Nhật tốt đặc biệt là tiếng Nhật chuyên ngành. Nắm bắt được nhu cầu này, Dự án HEDSPI xác định tiến hành một số nỗ lực sau đây để đáp ứng mong đợi của các doanh nghiệp, và đồng thời thay đổi chương trình đào tạo cho phù hợp và cũng đảm bảo yêu cầu cải tiến của HTQLCL ISO9001:2008: + Cải thiện hơn nữa điều kiện, hình thức tuyển dụng giáo viên người Việt + Tăng tốc chuyển giao công nghệ từ các giáo viên người Nhật, hướng đến ổn định đội ngũ giáo viên người Việt + Về lâu dài, xây dựng cơ chế trong đó các giáo viên người Việt phụ trách môn CNTT có năng lực tiếng Nhật ưu tú thực hiện dẫn đầu điều hành môn tiếng Nhật, phối hợp với các giáo viên chuyên dạy tiếng Nhật, tích cực thực hiện giao lưu không chỉ trong nội bộ nhà trường mà còn với bên ngoài trường + Tận dụng tốt đội ngũ giáo viên tiếng Nhật người Nhật từ các chương trình cử tình nguyện viên, v.v + Giao lưu và cử giáo viên bán thời gian với các cơ quan khác cũng đang tổ chức đào tạo tiếng Nhật + Tích cực nỗ lực tìm kiếm nguồn kinh phí từ bên ngoài để làm động lực Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội - Khoá 2010B Đỗ Thanh Hằng MSHV: CB100005 52 khuyến khích hơn nữa cho các giáo viên người Việt, như phí nghiên cứu, phí tu nghiệp tại Nhật Bản, v.v + Kêu gọi để nhận được sự hỗ trợ về mặt tài chính từ các doanh nghiệp tham gia Liên minh doanh nghiệp 2.2.3. Thành lập Ban Chỉ đạo thực hiện ISO Đây là bước quan trọng để tiến hành triển khai việc xây dựng và thực hiện HTQLCL ISO, Ban quản lý Dự án bổ nhiệm đại diện ban lãnh đạo về chất lượng và ra quyết định thành lập Ban điều hành ISO. Ban điều hành ISO gồm: Giám đốc Dự án, đại diện lãnh đạo về chất lượng, các PIU Dự án, trưởng văn phòng Dự án, các cán bộ quản lý các nhóm công việc là người đảm nhiệm phụ trách thực hiện. Nhiệm vụ của Ban điều hành ISO : + Hướng dẫn, chỉ đạo quá trình thực hiện HTQLCL: Thường xuyên theo dõi, nắm tình hình thực hiện, hướng dẫn, chỉ đạo, duy trì hệ thống QLCL và điều chỉnh trong quá trình thực hiện cho tới khi hoàn thành. + Soạn thảo và trình Ban giám đốc phê duyệt báo cáo, kế hoạch triển khai. + Kiểm soát việc soạn thảo các văn bản chất lượng theo các tài liệu hướng dẫn chất lượng chung của Trường ĐHBK HN như: cẩm nang chất lượng, chính sách chất lượng, các quy trình thủ tục, các hướng dẫn công việc, các biểu mẫu ... trình Ban giám đốc phê duyệt. + Đảm bảo sự thống nhất ở các quy trình hoạt động, các quy trình phải được xây dựng phù hợp với các quy trình đã có của các phòng ban của Trường. + Giữ liên lạc với Ban điều hành ISO của Trường để kịp thời cập nhật những thông tin liên quan đến hệ thống chất lượng của nhà Trường. Đứng đầu Ban điều hành là Giám đốc Dự án, các ủy viên ban ISO là các PIU Dự án. + Giám đốc Dự án có trách nhiệm và quyền hạn cao nhất trong các hoạt động của Dự án với tư cách đại diện cho Dự án và chịu trách nhiệm những công việc sau: 9 Lập và phê duyệt chính sách chất lượng, mục tiêu. Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội - Khoá 2010B Đỗ Thanh Hằng MSHV: CB100005 53 9 Phê duyệt tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng chất lượng. 9 Chỉ đạo xây dựng thực hiện, duy trì, cải tiến và sửa đổi hệ thống quản lý chất lượng. 9 Chịu trách nhiệm với Ban điều hành ISO của Trường + Đại diện lãnh đạo về chất lượng có nhiệm vụ : 9 Xác định, thiết lập duy trì các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng. 9 Chỉ đạo hoạt động của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO9001:2008. 9 Thường xuyên báo cáo Ban Quản lý về hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và nhu cầu cải tiến hệ thống. 9 Lập kế hoạch đánh giá hiệu lực của hệ thống (kế hoạch và chỉ đạo hoạt động đánh giá, báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ). 9 Duyệt chương trình, kế hoạch đào tạo thuộc phạm vi hệ thống bảo đảm chất lượng. 9 Tổ chức các cuộc họp xem xét của Ban Quản lý để đánh giá hiệu quả và không ngừng cải tiến HTQLCL; 2.2.4. Đánh giá thực trạng của Dự án Đây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của Dự án để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO9001: 2008, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào Dự án đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Ngoài ra, các yêu cầu khác của tiêu chuẩn đều có thể đáp ứng. Về mặt các thủ tục quy trình cần thiết thì tại Dự án, các quá trình và thủ tục này chưa được thiết lập một cách phù hợp hoặc chưa được lập thành văn bản đầy đủ. Vì thế cần tiến hành xây dựng hệ thống văn bản cho toàn bộ hoạt động đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn. Sau khi đánh giá thực trạng, Dự án có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn. Qua đánh giá thực trạng công tác quản lý đào tạo tại Dự án đối chiếu với mục đích yêu cầu của HTQLCL ISO9001: 2008, Dự án đã xác định được sự cần Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội - Khoá 2010B Đỗ Thanh Hằng MSHV: CB100005 54 thiết phải xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO9001: 2008; xác định phạm vi công việc bao gồm toàn bộ các hoạt động giảng dạy và công tác phục vụ đào tạo và lộ trình thực hiện nhiệm vụ này cần hoàn thành xây dựng tài liệu HTQLCL trong năm 2012. Bảng 2.6: Bảng thực trạng công tác quản lý của Dự án còn tồn tại so với HTQLCL ISO9001: 2008 STT Thực trạng Yêu cầu ISO9001: 2008 Hướng khắc phục 1 Hệ thống văn bản không đồng nhất Hệ thống văn bản theo tiêu chuẩn ISO Cần xây dựng mới và hoàn thiện 2 Hệ thống bảng biểu không đồng nhất Xây dựng hệ thống văn bản theo một biểu bảng mẫu nhất định Cần xây dựng mới và hoàn thiện để triển khai 3 Hệ thống quản lý hồ sơ không hợp lý Xây dựng tuân thủ theo quy định ISO Cần xây dựng mới và hoàn thiện 4 Áp dụng các tính năng phần mềm tin học còn hạn chế và thiếu Đào tạo, triển khai các phần mềm quản lý theo tiêu chuẩn Cần được áp dụng và đào tạo rộng rãi trong toàn Công ty 5 Quy trình đào tạo cho cán bộ chưa được chú trọng Cần được đào tạo theo quy trình cụ thể Phải được đào tạo thường xuyên và theo định kỳ 6 Hệ thống quản lý chất lượng chưa phân công rõ ràng và phân trách nhiệm cho từng bộ phận cá nhân một cách cụ thể Xây dựng tiêu chuẩn công việc một cách cụ thể, trách nhiệm cho từng bộ phận, từng cá nhân Cần phải hoàn thiện và cụ thể hơn 7 Quy trình quản lý hồ sơ giấy tờ còn phức tạp và quản lý không chặt chẽ Xây dưng quy trình phù hợp và quản lý chặt chẽ hơn Xây dựng tuân thủ theo luật pháp và hoàn thiện cụ thể hoá quy trình Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội - Khoá 2010B Đỗ Thanh Hằng MSHV: CB100005 55 2.2.5. Đào tạo và lập hệ thống chất lượng ISO9001:2008 (i). Đào tạo: - Đào tạo các nội dung cơ bản của hệ thống chất lượng và tác động của chúng đến Ban Điều hành ISO và trưởng văn phòng của Dự án. - Đào tạo cách thành lập Cẩm nang chất lượng (Sổ tay chất lượng), cách xây dựng các quy trình cho hệ thống chất lượng cho Ban điều hành ISO theo chuẩn chung của Nhà trường. - Các buổi đào tạo được tổ chức cho các thành phần và đối tượng khác nhau trong Dự án để nhằm cho mọi người nắm được các yêu cầu của việc xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO9001: 2008. Danh sách cán bộ Dự án tham gia đào tạo: STT Tên cán bộ Phục trách công việc Thời gian đào tạo 1 Trương Thị Vân Thu Trưởng Văn phòng DA Trưởng nhóm đào tạo 2 Đỗ Thanh Hằng Thanh toán vốn ODA 3 tháng/1 lần 3 Vũ Hồng Minh Thanh toán vốn ODA 3 tháng/1 lần 4 Hoàng An Nghĩa Thiết bị 3 tháng/1 lần 5 Nguyễn Tuấn Hải Sinh viên 3 tháng/1 lần 6 Đỗ Quang Tú Thiết bị, phòng lab 3 tháng/1 lần 7 Phạm Duy Đạt Phòng học 3 tháng/1 lần 8 Lê Thu Giang Thanh toán vốn đối ứng 3 tháng/1 lần 9 Phạm Thị Ánh Tuyết Thanh toán vốn đối ứng 3 tháng/1 lần 10 Đinh Thị Thu Hương Văn thư 3 tháng/1 lần Bảng 2.7. Danh sách cán bộ Dự án tham gia đào tạo Danh mục các tài liệu đào tạo: + Các quyết định của Trường về việc ban hành Bộ tài liệu HTQLCL ISO9001:2008 + Cẩm nang chất lượng về HTQLCL ISO9001:2008 + Hệ thống quản lý chất lượng-các yêu cầu + Sứ mạng của Trường ĐHBK Hà Nội Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội - Khoá 2010B Đỗ Thanh Hằng MSHV: CB100005 56 + Phổ biến nội dung của đĩa CD + Công tác lưu trữ hồ sơ và các văn bản từ 1 đến 12 theo đúng hướng dẫn của Trường ĐHBK Hà Nội (ii) Xây dựng hệ thống văn bản theo tiêu chuẩn ISO9001: 2008: Dự án áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản năm 2008 do Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa –ISO ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2008, tương đương với Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành theo quyết định số 2885/QĐ-BKHCN ngày 16 tháng 12 năm 2008 đối với các hệ ngành đào tạo được Bộ Giáo dục và Đào tạo cho phép, các hoạt động nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ cung