Luận văn Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm tại lưu trữ lịch sử địa phương

Bài viết “Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ” của TS.Nguyễn Minh Phƣơng (Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam số 02 năm 2002).  Đề tài luận văn khoa học và khóa luận tốt nghiệp Bên cạnh những luận văn thạc sỹ khoa học về đề tài bảo hiểm tài liệu thì cũng có số ít luận văn thạc sỹ đề cập tới vấn đề tiêu chuẩn hóa trong ngành lƣu trữ. Trong đó, phải kể đến luận văn thạc sỹ khoa học của Đàm Diệu Linh “Nghiên cứu xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành lưu trữ Việt Nam: Thực trạng – Giải pháp” năm 2014. Một số khóa luận tốt nghiệp Đại học của sinh viên ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn những năm gần đây đề cập công tác tiêu chuẩn hóa trong ngành lƣu trữ. Có thể kể tới đề tài Khóa luận “Nghiên cứu, tìm hiểu các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm ở các Trung tâm lưu trữ quốc gia” năm 2004 của Nông Thị Ánh Phƣợng. Trong số các đề tài khóa luận nêu trên, đề tài của tác giả Nông Thị Ánh Phƣợng có hƣớng đề tài nghiên cứu các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm. Tuy nhiên, đề tài của Ánh Phƣợng hoàn thành trƣớc khi Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm 2006 ban hành nên cách hiểu về tiêu 13 chuẩn trong khóa luận của tác giả có nhiều điểm khác so với Luật. Hơn nữa, mục tiêu của tác giả Ánh phƣợng đƣa ra là “nghiên cứu, tìm hiểu các tiêu chuẩn” khác hẳn với mục tiêu “nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn”, phạm vi các cơ quan mà Ánh Phƣợng khảo sát, nghiên cứu là những trung tâm Lƣu trữ Quốc gia, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu. Các đề tài cứu khoa học, luận văn và khóa luận tốt nghiệp trên cũng đã đề cập khá đầy đủ về lý luận công tác bảo hiểm tài liệu cũng nhƣ các bƣớc quy trình tạo lập bản sao bảo hiểm tài liệu. Bên cạnh những bài nghiên cứu về bảo hiểm tài liệu từ cách đây nhiều năm, có một số nghiên cứu gần đây nhƣ luận văn Thạc sỹ của Phạm Thu Hƣơng, khóa luận của Bùi Thị Thảo, Đặng Văn Phong, chứa đựng những thông tin đầy đủ, tổng kết lý luận cũng nhƣ thực tiễn về công tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữ tại những trung tâm lƣu trữ lớn. Tuy nhiên, các nội dung cũng nhƣ địa bàn khảo sát của những đề tài này diễn ra tại các Trung tâm lƣu trữ quốc gia hoặc Trung tâm bảo hiểm tài liệu lƣu trữ - những trung tâm lớn có sự đầu tƣ trọng điểm của Nhà nƣớc. Qua khảo sát, chúng tôi thấy, chƣa có một báo cáo khoa học nào đề cập tới hai nội dung là công tác bảo hiểm và công tác xây dựng tiêu chuẩn tại các Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng mặc dù xét cả về số lƣợng lẫn khối lƣợng tài liệu mà hệ thống Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng đang quản lý so với các trung tâm lƣu trữ lịch sử ở trung ƣơng là lớn hơn rất nhiều. Có thể nói đề tài luận văn này không trùng lặp với bất kỳ đề tài nghiên cứu nào khác. Nghiên cứu đề tài này, chúng tôi mong muốn mang lại cho ngƣời đọc thấy sự cấp thiết của việc bảo hiểm tài liệu cũng nhƣ thực trạng việc bảo hiểm tài liệu lƣu trữ tại các Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng. Từ thực trạng đó, chúng tôi nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm cho hệ thống Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng trên toàn quốc. Nó vừa góp phần củng cố, làm phong phú lý luận về bảo hiểm tài liệu, vừa tổng kết kiến thức thực tế nhằm hoàn thiện lý luận đó. Ngoài ra, đề tài này còn là giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả, chất lƣợng của công tác bảo hiểm tài liệu nói chung tại các Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng nói riêng. 5. Tài liệu tham khảo 14 Để thực hiện đề tài này chúng tôi tìm kiếm và sử dụng những nguồn tài liệu cụ thể sau đây:  Các giáo trình, sách chuyên khảo, tạp chí khoa học, từ điển có nội dung liên quan tới bảo hiểm tài liệu;  Các đề tài khoa học, luận văn, khóa luận đề cập tới một số khía cạnh của công tác bảo hiểm tài liệu. Tuy nhiên, số lƣợng các tác phẩm chƣa nhiều, một số khía cạnh chƣa đƣợc nghiên cứu sâu;  Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ của Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc cũng nhƣ những văn bản chỉ đạo của cơ quan quản lý công tác Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng về công tác Tiêu chuẩn – Quy chuẩn, Bảo hiểm tài liệu lƣu trữ. Đó là những cơ sở pháp lý vững chắc, hƣỡng dẫn chi tiết cho việc tiến hành lập bản sao bảo hiểm. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu: Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã dựa trên những phƣơng pháp nhận thức của chủ nghĩa Mác – Lênin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh. Ngoài ra, chúng tôi còn vận dụng các lý thuyết về hành chính học, xã hội học, tâm lý học, Các phƣơng pháp cụ thể mà chúng tôi sử dụng để nghiên cứu đề tài này là: Phƣơng pháp đọc và phân tích tài liệu; Phƣơng pháp hệ thống; Phƣơng pháp quan sát, Phƣơng pháp phỏng vấn và điều tra xã hội học; Phƣơng pháp điều tra bảng hỏi; Phƣơng pháp thống kê.  Phƣơng pháp Phân tích là phƣơng pháp đƣợc chúng tôi sử dụng hầu hết trong thời gian thực hiện đề tài. Để thực hiện phƣơng pháp này, chúng tôi đã tiến hành phân tích các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam và các bài viết, đề tài khoa học cũng nhƣ các luận văn về công tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữ, xây dựng tiêu chuẩn để thu thập, lựa chọn các dữ liệu phục vụ cho đề tài.  Phƣơng pháp hệ thống đƣợc chúng tôi sử dụng để liệt kê, hệ thống hóa, phân nhóm những lý luận và thực tiễn về công tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữ và xây dựng tiêu chuẩn. 15  Phƣơng pháp phỏng vấn đƣợc sử dụng với các lãnh đạo, chuyên viên lƣu trữ tại các Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ, Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng – địa bàn chúng tôi khảo sát, nhằm thu thập đƣợc những thông tin, quan điểm của đối tƣợng đƣợc điều tra về tiêu chuẩn hóa trong công tác bảo hiểm tài liệu tại đơn vị họ đang công tác.  Phƣơng pháp bảng hỏi giúp chúng tôi thu thập đƣợc thông tin đa dạng, khách quan từ các đối tƣợng khác nhau tại địa bàn khảo sát;  Phƣơng pháp thống kê đƣợc chúng tôi sử dụng để phân tích số liệu thu thập đƣợc thông qua bảng hỏi.  Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng phƣơng pháp quan sát để tiến hành quan sát thực tế dây chuyền công nghệ lập bản sao bảo hiểm, thái độ và nghiệp vụ của cán bộ chuyên môn tại các Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng nhằm thu thập thêm những thông tin từ nhiều đối tƣợng với các vị trí công việc khác nhau. Từ đó, đánh giá chính xác hơn đƣợc thực tế việc xây dựng tiêu chuẩn trong công tác bảo hiểm tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng. 7. Bố cục đề tài: Với đề tài luận văn: “Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm tại Lưu trữ lịch sử địa phương (qua khảo sát tại lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội và một số Lưu trữ lịch sử địa phương lân cận)" Ngoài Lời mở đầu, Phần nội dung chính đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng nhƣ sau: CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ BẢO HIỂM, TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ VÀO BẢO HIỂM. Trong chƣơng này, chúng tôi trình bày quan điểm của mình về bảo hiểm tài liệu lƣu trữ, phông bảo hiểm, tiêu chuẩn, tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lƣu trữ. Ngoài ra, chúng tôi xác định đối tƣợng của bảo hiểm tài liệu, phân tích ý nghĩa của bộ tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu với các Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng cũng nhƣ đối với Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc trong việc thực hiện công tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữ. 16 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNG Trong chƣơng hai, chúng tôi chủ yếu trình bày hai nội dung chính. Thứ nhất, chúng tôi trình bày thực trạng tài liệu đang đƣợc bảo quản tài các Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng cũng nhƣ thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu tại đây thông qua các tiêu chí, quy trình, phƣơng pháp bảo hiểm tại liệu. Thứ hai, dựa vào thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu, chúng tôi phân tích những điều đã làm đƣợc cũng nhƣ những hạn chế trong công tác bảo hiểm tài liệu đang diễn ra tại các Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng. Qua đó, thấy đƣợc ý nghĩa của bộ tiêu chuẩn trong việc khắc phục những hạn chế mà các Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng đang gặp phải khi tiến hành bảo hiểm tài liệu. CHƢƠNG 3. XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM Nội dung trọng tâm trong chƣơng 3, nghiên cứu xây dựng bộ tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lƣu trữ cần bảo hiểm. Để xây dựng đƣợc bộ tiêu chuẩn, chúng tôi xác định, phân tích mục đích và đối tƣợng của bảo hiểm tài liệu. Sau đó, bám sát vào mục đích và đối tƣợng của bảo hiểm tài liệu để đƣa ra các đặc tính của tài liệu lƣu trữ cần bảo hiểm, quy trình lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm, phƣơng pháp bảo hiểm phù hợp. Để bộ tiêu chuẩn đƣợc áp dụng vào thực tế một các thuận lợi và đạt hiệu quả cao, chúng tôi nghiên cứu các giải pháp đối với các cấp, đơn vị quản lý ngành lƣu trữ cũng nhƣ đối với các cơ quan trực tiếp áp dụng tiêu chuẩn. Với các biện pháp mang tính đồng bộ, chúng tôi tin tƣởng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lƣu trữ cần bảo hiểm sẽ có tính khả thi cao trong thực tiễn áp dụng. Ngoài ra, chúng tôi còn giới thiệu Phụ lục và phần Danh mục tài liệu tham khảo. Để hoàn thành luận văn khoa học này, chúng tôi đã nhận đƣợc sự giúp đỡ tận tình của cán bộ, nhân viên tại các Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng, các giảng viên và các anh/chị học viên khóa K14 - Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng. Qua đây, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thƣ viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thƣ, Lƣu 17 trữ thuộc Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, các Trung tâm Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lƣu trữ quốc gia Việt Nam cùng các thầy, cô và bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi rất nhiều về vật chất và tinh thần để hoàn thành luận văn khoa học này. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc tới TS. Cam Anh Tuấn – ngƣời đã hƣớng dẫn, giúp đỡ rất nhiều về kiến thức và động viên để chúng tôi hoàn thành luận văn thạc sỹ này. Do kiến thức còn hạn chế, đặc biệt do hƣớng đề tài nghiên cứu còn mới mẻ, thời gian nghiên cứu có hạn nên luận văn thạc sỹ của chúng tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận đƣợc những ý kiến nhận xét, góp ý của thầy cô và các bạn để luận văn của chúng tôi đƣợc hoàn thiện hơn ./. Hà Nội, tháng 9 năm 2015. Tác giả Đặng Văn Phong 18 Phần Nội dung CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ BẢO HIỂM, TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM. Các khái niệm cơ bản về bảo hiểm và phông bảo hiểm Định nghĩa về bảo hiểm, phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Định nghĩa về bảo hiểm tài liệu lưu trữ Ở Việt Nam, khái niệm “ Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” lần đầu tiên đƣợc trình bày trong một văn bản pháp quy - Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia do Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội thông qua ngày 04/04/ 20011. Tại Khoản 7 Điều 2 của Pháp lệnh, khái niệm “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” đƣợc giải thích “ là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu đặc biệt quý hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài liệu đó”. Trong cuốn sách “Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thƣ – lƣu trữ Việt Nam” có cách định nghĩa khác, đó là “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Security preservation of archival documents) là tổng hợp các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ để phòng sự cố làm hư hại tài liệu lưu trữ từ bản gốc, đồng thời phục vụ yêu cầu khai thác tài liệu được thuận tiện”2. Ngoài những cách hiểu trên, trên thế giới tồn tại một số cách hiểu khác về “bảo hiểm tài liệu lưu trữ” đó là : Hiệp hội các nhà Lƣu trữ Mỹ (thành lập năm 1939) hiểu bảo hiểm tài liệu (security) nhƣ sau:“Measures taken to protect materials from unauthorized access, change, destruction, or other threats”3(tạm dịch: Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là tổng hợp các biện pháp để bảo vệ tài liệu khỏi sự tiếp cận trái phép, thay đổi nội dung, sự phá hủy hoặc các rủi ro khác). Ngoài những cách hiểu trên, còn một cách hiểu theo nghĩa đen của từ bảo hiểm là việc cơ quan lƣu trữ lịch sử mua bảo hiểm cho tài liệu lƣu 1 Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia năm 2001 là văn bản QPPL đầu tiên giải thích khái niệm “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” (văn bản đã hết hiệu lực pháp lý). 2Dƣơng Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ văn phòng - văn thư - lưu trữ, Nhà xuất bản Văn hóa-Thông tin, Hà Nội, trang số 50. 3 Richard Pearce – Moses (2005) A glossary of archival and records terminology, by The Society Of American Achivists, Chicago, (page 355). 19 trữ, khi có bất cứ rủi ro khách quan nào xảy ra với tài liệu đƣợc mua bảo hiểm đó, cơ quan bảo hiểm sẽ phải chi trả tiền bảo hiểm cho cơ quan lƣu trữ theo hợp đồng bảo hiểm. Trong bài viết này, chúng tôi không hoàn toàn đồng thuận với một quan điểm cụ thể nào về bảo hiểm tài liệu nêu trên, từ những quan điểm khác nhau chúng tôi đƣa ra cách hiểu về bảo hiểm của mình nhƣ sau: Bảo hiểm tài liệu là việc sử dụng tổng hợp các biện pháp để thực hiện tạo lập bản sao đối với tài liệu lưu trữ có giá trị quý, hiếm nhằm mục đích lưu giữ thông tin trong tài liệu đề phòng các sự cố, thảm hỏa hủy hoại hoặc các trường hợp làm mất đối với tài liệu bản gốc, chính. Từ định nghĩa đã đƣa ra, chúng tôi quan niệm bảo hiểm tài liệu không phải chỉ áp dụng một biện pháp cụ thể, các biện pháp sẽ thay đổi theo sự phát triển của khoa học công nghệ, khoa học lƣu trữ. Hơn nữa, các biện pháp bảo hiểm có thể kết hợp với nhau nhằm mục đích nâng cao hiểu quả, hiệu suất của công tác này. Các biện pháp bảo hiểm khi thực hiện phải thỏa mãn mục đích của bảo hiểm tài liệu, đó là: Tạo lập bản sao của tài liệu với mục đích gìn giữ thông tin trong tài liệu đề phòng các sự cố, rủi ro xảy ra với tài liệu bản gốc, bản chính làm mất vĩnh viễn nguồn thông tin quý giá trong tài liệu. Sau khi tiến hành bảo hiểm tài liệu lƣu trữ, bản sao bảo hiểm và tài liệu bản gốc, bản chính tài liệu lƣu trữ đƣợc bảo hiểm không đƣợc bảo quản trong cùng một vị trí kho, khoảng cách đảm bảo cho hai bản này không bị mất trong cùng một thảm họa (thiên tai, khủng bố,...). Sản phẩm cuối cùng của công tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữ đƣợc gọi là Bản sao bảo hiểm. Có nhiều quan điểm khác nhau về bản sao bảo hiểm. Tại Việt Nam, trong cuốn từ điển Tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thƣ – lƣu trữ Việt Nam, tác giả định nghĩa bản sao bảo nhƣ sau: Bản sao bảo hiểm “ (Security copy of archival ducuments) là bản sao dự phòng từ bản gốc, bản chính của tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm để thực hiện bảo hiểm tài liệu lưu trữ”(4). Trong cuốn từ điền Thuật ngữ lƣu trữ của Hội đồng Lƣu trữ Quốc tế, định nghĩa về bản sao bảo hiểm nhƣ sau: “A copy of document 4 Dƣơng Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thư - lưu trữ, Nhà xuất bản Văn hóa-Thông tin, Hà Nội, trang số 36. 20 made in order to preserve the information it contains in case the original is lost or damaged”5 (tạm dịch: Bản sao bảo hiểm là bản sao của một tài liệu được tạo lập để lưu giữ thông tin chứa đựng trong tài liệu gốc phòng khi tài liệu này bị mất hoặc bị hư hại) .Tuy nhiên, trong luận văn này, chúng tôi đồng quan điểm và sử dụng cách hiểu về bản sao bảo hiểm theo quan điểm đƣợc định nghĩa trong từ điển Thuật ngữ lƣu trữ hiện đại của các nƣớc XHCN, định nghĩa nhƣ sau: Bản sao bảo hiểm là: “Bản sao của một tài liệu đặc biệt quý, giá trị được tạo lập nhằm mục đích giữ lại thông tin chứa đựng trong tài liệu đó, phòng trường hợp bị mất bản gốc, chính”6. Quan điểm về bản sao tài liệu lƣu trữ giữa ba cuốn từ điển nêu trên có nhiều điểm tƣơng đồng (đều chỉ ra ý nghĩa của bản sao bảo hiểm, đối tƣợng lập bản sao bảo hiểm). Tuy nhiên, ở định nghĩa về bản sao bảo hiểm trong từ điển Tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thƣ – lƣu trữ Việt Nam không xác định rõ sao cái gì từ bản gốc bản chính (ở đây theo chúng tôi là thông tin), ý nghĩa của bản sao trong định nghĩa này chung chung (để bảo hiểm tài liệu). Định nghĩa bản sao bảo hiểm trong cuốn từ điền Thuật ngữ lƣu trữ của Hội đồng Lƣu trữ Quốc tế chƣa chỉ rõ đối tƣợng để lập bản sao bảo hiểm (A copy of document). Chính vì vây, trong ba quan điểm về bản sao bảo hiểm, chúng tôi đồng ý và sử dụng quan điểm về bản sao bảo hiểm trong từ điển Thuật ngữ lƣu trữ hiện đại của các nƣớc XHCN trong luận văn của mình. Theo quan điểm này, các bản sao bảo hiểm này đƣợc tạo ra nhờ sự tiến bộ của khoa học công nghệ, có nhiều công nghệ lập bản sao bảo hiểm có thể kể nhƣ: công nghệ Microfim, công nghệ số hóa, công nghệ Số hóa - Microfilm.Sau khi tài liệu đƣợc lập bản sao bảo hiểm thì những tài liệu bản gốc, chính sẽ đƣợc đƣa vào bảo quản tại kho lƣu trữ chuyên dụng và rất hạn chế đem ra phục vụ khai thác sử dụng. Bản sao bảo hiểm sẽ đƣợc chia ra làm 3 loại: Bản gốc âm bản (đây là bản sao để lƣu trữ và đƣợc dùng để tạo ra một bản sao âm bản); Bản sao âm bản (đóng vai trò nhƣ bản gốc đang dùng - Bản sao âm bản đƣợc sử dụng để tạo ra các bản sao để sử dụng); Bản sao sử dụng (đƣa ra khai thác sử dụng thay thế bản gốc, bản chính). Hiện nay, việc đƣa bản sao 5 Walne, Peter, ed.(1988), Dictionary of Archival Terminology: English and French with Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish – 2nd ed. K. G. Saur, page 144. 6 Từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước XHCN. Xuất bản lần 1 tại Maxcova, năm 1988, trang 218. 21 bảo hiểm tài liệu lên môi trƣờng điện tử để mở rộng phạm vi phục vụ, đa dạng hình thức khai thác và tạo điều kiện cho độc giả khắp mọi nơi tiếp cận tài liệu nhanh chóng, dễ dàng đang là thách thức đối với các lƣu trữ lịch sử sau khi tiến hành bảo hiểm tài liệu. Định nghĩa về Phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Theo Từ điển thuật ngữ lƣu trữ của Hội đồng lƣu trữ quốc tế “Phông bảo hiểm (Security Fonds) được hiểu là sưu tập các bản sao bảo hiểm”7. Bên cạnh định nghĩa trên, theo từ điển Thuật ngữ lƣu trữ hiện đại của các nƣớc xã hội chủ nghĩa, “Phông bảo hiểm (Security Fonds) là tập hợp các bản sao bảo hiểm của những tài liệu đặc biệt giá trị được lập lên nhằm mục đích giữ lại thông tin tài liệu trong trường hợp tại liệu đó bị mất hoặc bị hư hại” 8. Cả hai định nghĩa trên đều có cùng một quan điểm về phông bảo hiểm, tuy nhiên định nghĩa đầu tiên về phông bảo hiềm có phần ngăn gọn, súc tích hơn. Vậy, sau khi tiến hành lập bản sao bảo hiểm, toàn bộ bản sao bảo hiểm của cùng một phông đƣợc bảo quản tập trung thành phông bảo hiểm. Có thể lập bản sao bảo hiểm với toàn bộ tài liệu lƣu trữ trong cùng một phông hoặc một phần tài liệu trong phông, điều này phụ thuộc vào số lƣợng tài liệu có giá trị quý, hiếm trong phông. Đối tượng của bảo hiểm tài liệu lưu trữ Cho tới nay, có nhiều quan điểm khác nhau về đối tƣợng của bảo hiểm tài liệu. Tại Khoản 3 Điều 26 của Luật Lƣu trữ năm 2011 “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt”9, theo đó, đối tƣợng của bảo hiểm tài liệu lƣu trữ không phải là toàn bộ tài liệu lƣu trữ có giá trị lƣu trữ vĩnh viễn mà là tài liệu có giá trị quý, hiếm. “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sau đây: 7Walne, Peter, ed.(1988), Dictionary of Archival Terminology: English and French with Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish – 2nd ed. K. G. Saur, thuật ngữ 414, page 144. 8Từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước XHCN. Xuất bản lần 1 tại Maxcova, năm 1988, thuật ngữ số 342, trang 218. 9 Khoản 3 Điều 26 Luật Lƣu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 22 a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội; b) Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả; c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử”10. Định nghĩa “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” theo quan điểm của chúng tôi trình bày tại phần 1.1.1., có thể hiểu đối tƣợng của bảo hiểm tài liệu là những tài liệu lƣu trữ quý, hiếm (Especially vital records)11, là tài liệu có giá trị cao và số lƣợng tài liệu còn rất ít. Từ hai quan điểm kể trên, ta có thể hiểu tài liệu lƣu trữ quý, hiếm có mối quan hệ biện chứng nhƣng không đồng nhất với nhau, tài liệu quý không có nghĩa là hiếm và ngƣợc lại. Khi đánh giá một tài lƣu trữ liệu quý, hiếm nghĩa là khi đó ta đang đánh giá về cả giá trị nội dung lẫn hình thức, vật mang tin của tài liệu: - Quý về giá trị nội dung của tài liệu Tài liệu lƣu trữ đƣợc đánh giá là quý về mặt nội dung khi nội dung của nó chứa đựng các thông tin có giá trị đặc biệt đối với quốc gia, dân tộc hay đối với một ngành, một lĩnh hoặc một địa phƣơng cụ thể. Ví dụ: Tài liệu Châu bản triều Nguyễn rất quý trong việc nghiên cứu lịch sử dân tộc Việt Nam thời phong kiến (cụ thể là nhà Nguyễn) hoặc tài liệu lƣu trữ phông UBND hành chính Hà Nội năm 1972 có giá trị lịch sử - chính trị rất lớn không chỉ với riêng Hà Nội mà đối với cả cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nƣớc của dân tộc Việt Nam. Chính vì vậy, khi xem xét một tài liệu chúng ta cần nhìn nhận, đánh giá tài liệu dƣời nhiều góc độ khác nhau để thấy đƣợc hết giá trị của tài liệu. - Quý về giá trị hình thức, vật mang tin 10 Khoản 1 Điều 26 Luật Lƣu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 11 Walne, Peter, ed.(1988), Dictionary of Archival Terminology: English and French with Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish – 2nd ed. K. G. Saur, page 144. 23 Đối với các nhà nghiên cứu, đặc biệt là nghiên cứu lịch sử, đối tƣợng nghiên cứu không chỉ là những thông tin đƣợc trình bày trong nội dung tài liệu mà đối tƣợng nghiên cứu nhiều khi nằm ở chính vật mang tin tài liệu. Vật mang tin tài liệu đƣợc coi là quý trong nhiều trƣờng hợp, cụ thể: vật mang tin đƣợc làm từ các vật liệu giá trị (vàng, bạc, gỗ, đá quý...). Khi một vật, một sự việc đƣợc đánh giá là hiếm là khi ngƣời ta đang nhìn nhận tần suất, số lƣợng xuất hiện ít ỏi, hãn hữu của sự vật, sự việc đó. Tuy nhiên, một tài liệu lƣu trữ đƣợc đánh giá là hiếm khi cả nội dung lẫn hình thức, vật mang tin tài liệu có số lƣợng ít thậm chí là độc bản. - Hiếm về nội dung tài liệu Xét dƣới khía cạnh nội dung của tài liệu, có rất ít tài liệu đề cập, phản ánh vấn đề, nội dung giống, tƣơng tự nội dung mà tài liệu đƣợc xét phản ánh. Thậm chí có duy nhất tài liệu đƣợc xét phản ánh nội dung trong tài liệu.Ví dụ, Châu bản đề cập tới việc vua Triều Nguyễn cử quân lính ra đảo Trƣờng Sa khai thác sản vật và cắm mốc chủ quyền. Tài liệu này đƣợc xét là quý bởi vì ngoài Châu bản kể trên rất ít hoặc không có tài liệu thứ hai đề cập tới nội dung tƣơng tự. - Hiếm về hình thức, vật mang tin tài liệu Một tài liệu đƣợc xác định là hiếm về hình thức, vật mang tin tài liệu khi vật mang tin nội dung tài liệu đó có số lƣợng hạn chế, mang nét đặc trƣng của thời kỳ lịch sử sản sinh ra tài liệu đó. Ví dụ, vật mang tin đƣợc làm từ các vật liệu đặc trƣng của từng thời kỳ lịch sử (giấy gió, đồng, gỗ...) bản khắc gỗ Chiếu dời đô của Lý Công Uẩn là bản khắc gỗ duy nhất tại Việt Nam. Tài liệu quý, hiếm là tài liệu có thể hội tụ đủ cả bốn yếu tố trên. Tuy nhiên, theo quan điểm của chúng tôi trình bày trong đề tài, tài liệu lƣu trữ đƣợc coi là quý, hiếm là tài liệu có giá trị cao về nội dung và số lƣợng rất ít ỏi thậm trí là độc bản. Nếu chỉ có một trong hai yếu tố nhƣ: tài liệu có giá trị cao nhƣng đƣợc xuất bản nhiều hoặc số lƣợng tài liệu ít ỏi nhƣng nội dung không hàm chứa giá trị to lớn thì đều không đƣợc coi là tài liệu có giá trị quý, hiếm. 24 Lịch sử của bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Việt Nam Bảo hiểm tài liệu lƣu trữ là một yêu cầu thực tiễn của ngành lƣu trữ, không chỉ đặt ra cho lƣu trữ Việt Nam mà cho cả ngành lƣu trữ trên thế giới. Hiện nay, có rất nhiều quốc gia trên thế giới đã triển khai thực hiện việc bảo hiểm tài liệu lƣu trữ và không ít các quốc gia đã thành công. Riêng đối với Việt Nam, mặc dù việc bảo hiểm tài liệu lƣu trữ đã đƣợc nêu ra cách đây hơn 30 năm trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lƣu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nƣớc thông qua ngày 31/11/1982 và một lần nữa đƣợc khẳng định trong Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia do Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội thông qua ngày 04/04/2001 và sau này đƣợc đề cập trong Điều 26 luật Lƣu trữ năm 2011. Sau khi ban hành Pháp lệnh lƣu trữ, Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ra Quyết định số 52/2001/QĐ – BTCCBCP ngày 06/9/2001 về thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lƣu trữ quốc gia. Ngoài ra, ngày 21 tháng 07 năm 2005 theo Quyết định số 184/2005/QĐ-TTg Thủ tƣớng Chính Phủ đã phê duyệt Đề án bảo hiểm tài liệu lƣu trữ Quốc gia với mục đích xác định nhiệm vụ và hối thúc triển khai công tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữ. Trong khi Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lƣu trữ quốc gia đang đƣợc xây dựng cả về cơ sở vật chất lẫn tổ chức bộ máy chƣa đi vào hoạt động, lúc này, việc bảo hiểm tài liệu vẫn đƣợc diễn ra tại các Trung tâm lƣu trữ quốc gia (Trung tâm lƣu trữ quốc gia I, II, III). Các Trung tâm Lƣu trữ quốc gia đã triển khai ứng dụng thành tựu khoa học – kỹ thuật vào việc quản lý và bảo hiểm một số khối tài liệu quý