Luận văn Nội dung và các hình thức thanh toán trong Công ty TNHH dịch vụ và thương mại Thuận Tường An

àng trong thời hạn có hiệu lực của tờ séc. * Các loại séc gồm: Séc tiền mặt và séc thanh toán - Séc tiền mặt: là loại séc cho phép người hưởng séc lấy tiền mặt từ Ngân hàng ra. Séc loại này chỉ sử dụng trong trường hợp thanh toán với số tiền nhỏ hoặc giữa các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân không có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng. - Séc thanh toán: Là loại séc chỉ dùng để thanh toán chuyển khoản, người hưởng séc không được lấy tiền mặt từ Ngân hàng. Loại séc này thường được dùng để thanh toán giữa các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng. Séc thanh toán có ba lại: Séc chuyển khoản, séc bảo chi và sổ séc định mức. + Séc chuyển khoản: Thường dùng trong thanh toán giữa các đơn vị có cùng tài khoản tiền gửi thanh toán ở cùng một Ngân hàng hay chi nhánh Ngân hàng khác nhau nhưng cùng một hệ thống thanh toán bù trừ cho nhau khi phát sinh một nghiệp vụ cần thanh toán nào đó. Thời hạn hiệu lực của séc chuyển khoản là 10 ngày làm việc kể từ ngày ký séc. Ngân hàng chỉ nhận và thanh toán séc khi tài khoản của chủ phát hành còn số dư tài khoản tiền gửi thanh toán đủ để chi trả số tiền ghi trên tờ séc. + Séc bảo chi: Là tờ séc chuyển khoản được Ngân hàng bảo đảm chi trả số tiền trên séc. Thủ tục xin séc bảo chi được thực hiện như sau: Bên phát hành séc sau khi lập séc chuyển khoản sẽ đưa tờ séc này đến Ngân hàng của mình để xin bảo đảm chi. Ngân hàng sẽ căn cứ vào số tiền phải chi ghi trên séc và tài khoản tiền gửi của chủ phát hành séc tại Ngân hàng để quyết đinh. Nếu đủ điều kiện, Ngân hàng sẽ chuyển số tiền này từ tài khoản "tiền gửi thanh toán" sang tài khoản "tiền gửi séc bảo chi và định mức" đồng thời đóng dấu bảo đảm chi vào tờ séc này. Bên mua tờ séc này về sử dụng như séc chuyển khoản. + Sổ séc định mức Sổ séc định mức là sổ gồm nhiều tờ Séc chuyển khoản (10 tờ) đã được Ngân hàng đóng dấu bảo đảm chi cho tất cả sổ séc với tiền đã được định mức (mức tối thiểu là 20 triệu đồng). * Quá trình thanh toán bằng séc Thanh toán bằng séc có hai phương thức: Thanh toán séc thông qua một Ngân hàng và thanh toán séc thông qua hai Ngân hàng, Mỗi phương thức thanh toán khác nhau thì quy trình thanh toán khác nhau. - Thanh toán thông qua một Ngân Quá trình thanh toán thông qua một Ngân hàng được thực hiện theo sơ đồ sau: Đơn vị bán(bên hưởng séc) Đơn vị mua(bên phát hành séc) Ngân hàng phục vụ hai bên (1) (2) (3) (4) (4) Sơ đồ 1: Quá trình thanh toán séc thông qua một Ngân hàng (1) Đơn vị bán giao chuyển hàng hoá, dịch vụ cho đơn vị mua (2) Đơn vị mua phát hành séc giao cho bên bán (3) Đơn vị bán nộp séc và hai bảng kê nộp séc vào Ngân hàng yêu cầu thanh toán (4) Ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của séc, số dư tài khoản của đơn vị mua, trích chuyển khoản cho đơn vị bán và gửi giấy báo Có cho đơn vị bán, gửi giấy báo Nợ cho đơn vị mua (1) Đơn vị bán Đơn vị mua Ngân hàng phục vụ đơn vị bán Ngân hàng phục vụ đơn vị (2) (7) (3) (6) (4) (5) - Khi đơn vị mua và đơn vị bán có tài khoản tiền gửi tại hai Ngân hàng khác nhau mà hai Ngân hàng này có tham gia thanh toán bù trừ và tham gia nhận chứng từ trực tiếp hành ngày. Quy trình thanh toán được thực hiện như sau: Sơ đồ 2: Quá trình thanh toán séc thông qua hai Ngân hàng (1) Đơn vị bán giao chuyển hàng hoá, hay cung ứng dịch vụ cho đơn vị mua (2) Đơn vị mua ký phát séc giao cho đơn vị bán (3) Đơn vị bán cầm séc đến nộp vào Ngân hàng phục vụ mình (4) Ngân hàng của đơn vị bán chuyển hai liên của bảng kê nộp séc cùng tờ séc cho Ngân hàng của đơn vị mua (5) Ngân hàng của đơn vị mua lập bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ, gửi 1 liên bảng kê thanh toán bù trừ và bảng kê nộp séc cho Ngân hàng của đơn vị bán (6) Ngân hàng của đơn vị bán báo có cho đơn vị bán bằng một liên bảng kê nộp séc sau khi ghi Có vào tài khoản tiền gửi (7) Ngân hàng của đơn vị mua báo Nợ bằng bản sao sổ phụ cho đơn vị mua Phương thức thanh toán bằng séc có thủ tục đơn giản, tiện lợi. Hai bên mua bán và trực tiếp kiểm tra lẫn nhau về hàng hoá, dịch vụ cũng như việc chi trả luôn có sự ăn khớp giữa số tiền chi trả với giá trị hàng hoá, dịch vụ cung ứng. Tuy nhiên trong trường hợp dùng séc bảo chi và sổ séc định mức thì bên mua có những bất lợi do thủ tục phức tạp hơn, vốn bị ứng động trong thời gian nằm trên séc chưa phát hành, số tiền bị ứng động nhiều sẽ gây khó khăn, làm chậm tốc độ luân chuyển vốn của doanh nghiệp. b. Thanh toán theo uỷ nhiệm thu Uỷ nhiệm thu là chứng từ đòi tiền do bên đơn vị bán lập theo mẫu in sẵn của Ngân hàng để uỷ nhiệm cho Ngân hàng thu hộ tiền hàng hay dịch vụ đã cung ứng. Thanh toán theo uỷ nhiệm thu có thể dùng trong thanh toán giữa các đơn vị có cùng tài khoản tiền gửi ở một Ngân hàng. Thanh toán này thường được dùng để mua bán hàng hoá, dịch vụ khi hai bên mua và bán có quan hệ tín nhiệm lẫn nhau và thường xuyên giao dịch với nhau hoặc giao dịch mang tính chất định kỳ theo kế hoạch đã thoả thuận hoặc trong quan hệ thanh toán bù trừ, thanh toán công nợ dây dưa giữa các doanh nghiệp. Quá trình thanh toán được thực hiện như sau: - Thanh toán thông qua hai Ngân hàng: Là thanh toán khi đơn vị mua và bán có tài khoản thanh toán tiền gửi ở hai Ngân hàng khác nhau mà 2 Ngân hàng này có tham gia thanh toán bù trừ. Quá trình thanh toán theo uỷ nhiệm thu được thực hiện như sau: (1) Đơn vị bán Đơn vị mua (5) (6) (2) (3) (4) Ngân hàng bên mua Ngân hàng bên bán Sơ đồ 3: Quá trình thanh toán theo uỷ nhiệm thu thông qua hai Ngân hàng (1) Đơn vị bán giao chuyển hàng hoá, dịch vụ cho đơn vị mua theo hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên (2 ) Đơn vị bán lập 3 liên uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn gửi cho Ngân hàng của đơn vị mua (thời hạn quy định là từ 4 - 30 ngày) (3) Ngân hàng của đơn vị bán chuyển toàn bộ chứng từ, hoá đơn sang Ngân hàng của đơn vị mua (4) Ngân hàng của đơn vị mua lập bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ, hạch toán, gửi 1 liên bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ và 1 liên uỷ nhiệm thu sang Ngân hàng của đơn vị bán (5) Ngân hàng của đơn vị mua sẽ gửi 1 liên của uỷ nhiệm thu báo Nợ cho đơn vị mua (6) Ngân hàng của đơn vị bán gửi 1 liên báo có cho đơn vị bán Đơn vị mua Đơn vị bán Ngân hàng phục vụ hai bên (1) (3) (2) (4) - Trong trường hợp hai bên đơn vị mua và bán có tài khoản tiền gửi thanh toán ở cùng một Ngân hàng thì quá trình thanh toán diễn ra nhanh hơn và đơn giản hơn. Quá trinh thanh toán bằng uỷ nhiệm thu được thực hiện như sau: Sơ đồ 4: Quá trình thanh toán theo uỷ nhiêm qua một Ngân hàng (1) Bên bán giao chuyển hàng hoá hoặc cung ứng lao vụ cho bên mua theo hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên (2) Đơn vị bán lập 3 liên uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn vào Ngân hàng (3) Ngân hàng hạch toán và báo Nợ bằng 1 liên uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn gửi cho đơn vị mua (4) Ngân hàng báo Có cho bên bán bằng 1 liên uỷ nhiệm thu c. Thanh toán theo uỷ nhiêm chi Uỷ nhiệm chi là lệnh của chủ tài khoản, lập trên mẫu in sẵn của Ngân hàng để yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản tiền gửi) trích một khoản của mình để trả cho người hưởng thụ. Uỷ nhiệm chi có thể dùng để thanh toán giữa các đơn vị có cùng tài khoản tiền gửi ở một Ngân hàng hoặc ở hai Ngân hàng khác nhau. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi được thực hiện trong một số trường hợp sau đây: - Thanh toán tiền mua hàng hoá, dịch vụ. - Nộp Ngân sách, trả nợ Ngân hàng, trích nộp các quỹ, phân phối lại vốn lưu động giữa các đơn vị… - Dùng để xin trích tiền từ tài khoản của mình để phát hành séc bảo chi, sổ séc định mức hoặc chuyển tiền đến Ngân hàng khác để mua hàng hoá, dịch vụ. - Thanh toán theo kế hoạch và thanh toán bù trừ khi bên mua hoặc bên trả tiền được lập chứng từ thanh toán. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi được thực hiện như sau: Trường hợp 1: Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi khi đơn vị mua và bán có tài khoản tiền gửi tại một Ngân hàng Đơn vị mua Đơn vị bán Ngân hàngthương mại (1) (4) (3) (2) Sơ đồ 5: Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi thông qua một Ngân hàng (1) Đơn vị bán giao hàng hoá hay cung ứng dịch vụ cho đơn vị mua (2) Đơn vị mua lập và nộp 3 liên uỷ nhiệm chi cho Ngân hàng (3) Ngân hàng hạch toán và gửi giấy báo Có cho đơn vị bán (4) Ngân hàng gửi giấy báo Nợ cho đơn vị mua - Trường hợp 2: Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi khi đơn vị bán và đơn vị mua có tài khoản mở tại 2 Ngân hàng khác nhau mà có tham gia thanh toán bù trừ trực tiếp. Quy trình thanh toán được thực hiện theo sơ đồ sau: Đơn vị mua Ngân hàng của đơn vị mua Đơn vị bán Ngân hàng của đơn vị bán (1) (5) (4) (3) (2) Sơ đồ 6: Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi thông qua 2 Ngân hàng (1) Đơn vị bán giao hàng hoá, dịch vụ cho đơn vị mua (2) Đơn vị mua lập và nộp 3 liên uỷ nhiệm chi vào Ngân hàng phục vụ mình (3) Ngân hàng của đơn vị mua báo Nợ cho đơn vị mua (4) Ngân hàng của đơn vị mua gửi 1 liên bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ và 1 liên uỷ nhiệm chi cho Ngân hàng của đơn vị bán (5) Ngân hàng của đơn vị bán ghi Có cho đơn vị bán bằng 1 liên uỷ nhiệm chi Thanh toán bằng uỷ nhiêm chi có đặc điểm là nhanh tróng, thủ tục đơn giản, tăng tốc độ luân chuyển vốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên hình thức này chỉ áp dụng được trong trường hợp bên mua tín nhiệm bên bán về khả năng chi trả và tính tự giác chi trả một cách kịp thời. e. Thanh toán theo thư tín dụng Thư tín dụng là lệnh của Ngân hàng bên bán đề nghị Ngân hàng bên mua thanh toán số giá trị hang hoá, dịch vụ mà bên bán đã giao cho bên mua theo các điều kiện đã ký kết trong hợp đồng kinh tế giữa hai bên và xin mở thư tín dụng. Thanh toán bằng thư tín dụng thường sử dụng trong doanh nghiệp xuất - nhập khẩu. Bên mua Bên bán Ngân hàng bên mua Ngân hàng bên bán (4) (3) (1) (8) (2) (7) (6) (5) Quá trình thanh toán bằng thư tín dụng được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 7: Quá trình luân chuyển chứng từ theo thư tín dụng (1) Bên mua lập giấy tờ xin mở thư tín dụng gửi đến Ngân hàng phục vụ mình. Nếu tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng không đủ tiền thì cần có kèm theo đơn đơn xin vay Ngân hàng để mở thư tín dụng; (2) Ngân hàng bên mua trích tài khoản của bên mua hoặc cho vay để mở thư tín dụng và thông báo cho Ngân hàng bên bán biết về nội dung thư tín dụng của bên bán; (3) Ngân hàng bên bán báo cho bên bán biết đã mở thư tín dụng tại Ngân hàng; (4) Bên bán khi nhận được thông báo sẽ giao hàng hoá, dịch vụ cho bên mua kèm theo các hoá đơn và giấy tờ cần thiết; (5) Bên bán nộp hoá đơn và giấy tờ cần thiết vào Ngân hàng phục vụ mình yêu cầu thanh toán; (6) Ngân hàng bên bán chuyển tiền từ thư tín dụng vào tài khoản của bên bán kèm theo chứng từ và gửi giấy báo có cho bên bán. (7) Ngân hang bên bán chuyển cho Ngân hàng bên mua giấy báo đã trả tiền theo thư tín dụng; (8) Ngân hàng bên mua ghi nợ vào tài khoản thư tín dụng của bên mua và gửi giấy báo nợ cho bên mua; d. Thanh toán bằng Ngân phiếu Ngân hàng Ngân hàng nhà nước phát hành các ngân phiếu thanh toán sau đó xuất kho và đưa qua sở giao dịch. Các tổ chức tài chính trung gian lĩnh Ngân phiếu thanh toán tại các sở giao dịch của Ngân hàng Trung ương và tiến hành phân phối cho các tổ chức, cá nhân có yêu cầu. Các tổ chức, cá nhân nắm giữ Ngân phiếu có thể sử dụng Ngân phiếu để trả nơ, nộp thuế , mua hàng hoá, dịch vụ…trong thời hạn hiệu lực ghi trên tờ Ngân phiếu. Nếu các đơn vị, cá nhân, doanh nghiệp nộp tờ Ngân phiếu đó vào Ngân hàng sẽ nhân được tiền mặt hoặc chuyển số tiền trên Ngân phiếu vào tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng. Sau quá trình luân chuyển, ngân phiếu được giữ lại ở các Ngân hàng thương mại, kho bạc, các tổ chức tín dụng khi hết hiệu lực thanh toán sau đó được chuyển vào kho tiền của Ngân hàng Trung ương. e. Thanh toán bằng thẻ thanh toán Thẻ thanh toán là phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt do Ngân hàng phát hành, thẻ cấp cho khách hàng sử dụng để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ hoặc để rút tiền mặt ở các máy rút tiền tự động hay các Ngân hàng đại lý trong phạm vi số dư của tài khoản tiền gửi hay hạn mức tín dụng được ký kết giữa Ngân hàng phát hành thẻ với chủ thẻ. Hoá đơn thanh toán thẻ chính là giấy nhận nợi của chủ thẻ với cơ sở chấp nhận thẻ. * Quy trình phát hành thẻ Chủ thể Chủ tài khoản Ngân hàngphát hành (4) (3) (2) (1) Sơ đồ 8. Quy trình phát hành thẻ (1) Khách hàng nộp hồ sơ yêu cầu phát hành thẻ cho Ngân hàng phát hành (2) Ngân hàng kiểm tra hồ sơ theo quy định (3) Sau khi hồ sơ được chấp nhận Ngân hàng mở tài khoản thẻ cho khách hàng, lập hồ sơ quản lý thẻ, tiến hành mã hoá thẻ, xác định số pin và in thẻ (4) Ngân hàng tiến hành giao thẻ cho khách * Quá trình thanh toán thẻ Chủ thể Cơ sởchấp nhận Tổ chức thẻquốc tế quô Ngân hàngthanh toán Ngân hàngphát hành (10) (9) (7) (8) (5) (6) (3) (4) (8) (2) (1) Sơ đồ 9. Quá trình thanh toán thẻ (1) Chủ thẻ dùng thẻ để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ hoặc rút tiền mặt tại cơ sở chấp nhận thẻ hoặc tại Ngân hàng đại lý; (2) Cơ sở chấp nhận thẻ hoặc Ngân hàng đại lý khi nhận được thẻ từ khách hàng phải kiểm tra lại tính hợp lý, hợp lệ của thẻ như: logo, biểu tượng, ký hiệu đặc biệt, thời hạn hiệu lực, các yếu tố in nổi trên thẻ…nếu hợp lệ thì tiến hành thanh toán; (3) Cơ sở chấp nhận thẻ hoặc Ngân hàng đại lý gửi hoá đơn thẻ cho Ngân hàng thanh toán; (4) Ngân hàng thanh toán ghi có vào tài khoản của cơ sở chấp nhận thẻ hoặc Ngân hàng đại lý; (5) Ngân hàng thanh toán tổng hợp toàn bộ các giao dịch phát sinh từ thẻ và truyền dữ liệu về tổ chức thẻ quốc tế (trường hợp thẻ thanh toán là thẻ quốc tế); (6) Tổ chức quốc tế ghi Có cho Ngân hàng thanh toán; (7) Tổ chức quốc tế ghi Nợ cho Ngân hàng phát hành thẻ; (8) Ngân hàng phát hành thẻ ghi Có cho tổ chức thẻ quốc tế; (9) Ngân hàng phát hành gửi sao kê cho chủ thẻ; (10) Chủ thẻ thanh toán nợ cho Ngân hàng phát hành thẻ hoặc Ngân hàng phát hành thẻ sẽ ghi Nợ vào tài khoản của chủ thẻ trong trường hợp chủ thẻ có tài khoản mở tại Ngân hàng phát hành; Thanh toán bằng thẻ rất phổ biến ở nước ta, đáp ứng nhu cầu phát triển của nền kinh tế nhất là trong bối cảnh hội nhập khu vực và thể giới của nước ta hiện nay. PHẦN III: ĐẶC ĐIỂM CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & THƯƠNG MẠI THUẬN TƯỜNG AN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3.1. ĐẶC ĐIỂM CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & THƯƠNG MẠI THUẬN TƯỜNG AN 3.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH dịch vụ & thương mại Thuận Tường An Công ty được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103006358 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Địa chỉ trụ sở: P.203E1B - Khu TT Kim Liên - Phương Mai - Hà Nội Điện thoại: 0422424360 E - mail: Thuantuongan@gmail.com Số vốn điều lệ là 1.000.000.000 đồng Lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty là cơ khí đúc. Công ty sản xuất các máy nông nghiệp hoặc sản xuất các chi tiết máy theo đơn đặt hàng, đối tượng khách hàng mà Công ty luôn hướng tời là lĩnh vực sản xuất máy nông nghiệp, cơ khí nông nghiệp. Từ khi thành lập đến nay Công ty gặp nhiều khó khăn do sản xuất chưa ổn định và do chưa tận dụng hết công suất máy móc, tuy nhiên đến năm 2008 tình hình sản xuất của Công ty đã tương đối ổn định. Công ty đã tìm được chỗ đứng cho mình trong lĩnh vực sản xuất máy nông nghiệp. Cuối năm 2008, lợi nhuận sau thuế của Công ty đạt . Đây là con số khá khiêm tốn nhưng với chính sách kích cầu và chính sách hỗ trợ lãi suất đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa của chính phủ, Công ty dự kiến đạt lợi nhuận sau thế là Trong sự khó khăn chung của nền kinh tế, Công ty vẫn có những bước đi khá vững chắc 3.1.2. Ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH dịch vụ & thương mại Thuận Tường An Nhiệm vụ của Công ty là sản xuất máy nông nghiệp và cơ khí nông nghiệp. Để làm tốt chức năng trên thì nhiệm vụ chủ yếu của công ty trong những năm tới là: + Thiết kế máy với giá rẻ, chất lượng cao. + Nghiên cứu thị trường + Xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn. + Thực hiện tốt các nghĩa vụ thuế đối với nhà nước. 3.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH dịch vụ và thương mại Thuận Tường An - Bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. - Giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất về việc điều hành và tổ chức mọi hoạt động của Công ty. Ngoài việc uỷ quyền cho các phó giám đốc, giám đốc Công ty còn trực tiếp chỉ đạo phòng tài chính kế toán, chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phó giám đốc kỹ thuật sản xuất: Quản lý về mặt kỹ thuật của các xí nghiệp sản xuất, chịu trách nhiệm trước công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: phụ trách toàn bộ kế hoạch sản xuất của toàn công ty. - Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán, quản lý tài chính của công ty theo quy định của Nhà nước, theo dõi tình hình sử dụng vốn, tình hình thu - chi, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Phân tích hoạt động kinh tế để cung cấp thông tin cho lãnh đao, lập báo cáo tài chính. - Phòng kinh doanh tổng hợp: Lên kế hoạch kinh doanh cho toàn công ty, tiến hành các hoạt động nghiên cứu, đánh giá nhu cầu của khách hàng để xác định chiến lược kinh doanh cho công ty. Tổ chức hợp lý việc quản lý nguồn hàng, thực hiện ký kết hợp đồng với bạn hàng. - Phòng tổ chức hành chính: Quản lý hành chính, phân bổ mạng lưới kinh doanh, hợp lý hoá việc sử dụng nguồn nhân lực cho các phòng ban trong toàn công ty. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ nghiên cứu và trực tiếp chỉ đạo về kỹ thuật cho xí nghiệp sản xuất của công ty. GIÁM ĐỐC Phó Giám đốc kỹ thuật sản xuất Phó Giám đốc kinh doanh Phòng kinh doanh tổng hợp Phòng kế toán tài chính Phòng kỹ thuật Xí nghiệp sản xuất Phòng tổ chức hành chính - Qua mô hình quản lý này Công ty đã đảm bảo được công tác quản lý, điều hành, phát huy được tính chủ động và sáng tạo trong sản xuất và kinh doạn, giúp Giám đốc chỉ đạo việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty. Sơ đồ 10: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH dịch vụ & thương mại Thuận Tường An 3.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Công ty TNHH dịch vụ & thương mại Thuận Tường An là một đơn vị hạch toán độc lập. Xuất phát từ những điều kiện thực tế về đặc điểm tổ chức sản xuất và kinh doanh, trình độ quản lý, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán phân tán. Công ty sử dụng các phần mền kế toán trong việc hạch toán nên bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ. đơn giản, tiết kiệm chi phí. - Nhiệm vụ của phòng kế toán: Phòng kế toán có nhiệm vụ thu thập, xử lý chứng từ, ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, liên tục. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả công tác tài chính kế toán của Công ty, quản lý toàn diện về mặt tài chính của Công ty, chấp hành đúng quy chế và pháp lệnh quản lý tài chính của Nhà nước. Có quyền đề xuất với Giám đốc những biệm pháp nhằm quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Kế toán trưởng Kế toánthanh toán Kế toánthuế Kế toántổng hợp Thủ quỹ Kế toánxí nghiệp - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại công ty như sau: Sơ đồ 11. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại công ty - Kế toán trưởng: Là người điều hành công tác kế toán tại Công ty, giám sát, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động tài chính của đơn vị, có vai trò tham mưu cho tổng giám đốc trong công việc tham gia các kế hoạch tài chính và các hợp đồng công ty. Chịu trách nhiệm trước cấp trên về toàn bộ số liệu kế toán có liên quan. - Kế toán tổng hợp: Làm nhiệm vụ tổng hợp các số liệu kế toán từ kế toán thanh toán và các bộ phận liên qua. Sau đó tính toán, tổng hợp các số liệu liên quan tới tiền lương, thuế, tính giá thành sản phẩm. - Kế toán thuế: theo dõi việc kê khai nộp thuế của doanh nghiệp, hoàn tất các thủ tục về chứng từ để kê khai nộp thuế. - Kế toán thanh toán: Thực hiện xử lý và hạch toán các nghniệp vụ phát sinh hàng ngày vào sổ kế toán, đồng thời đối chiếu các khâu phân hành kế toán và kế toán tổng hợp. Cuối mỗi tháng, quý, năm kiểm tra đối chiếu hồ sơ chứng từ thanh toán trước khi trình ký, thực hiện các hồ sơ thanh toán qua Ngân hàng và kiểm tra theo dõi số dư nợ tiền gửi, tiền vay. - Kế toán xí nghiệp: Thực hiện hạch toán kế toán toàn xí nghiệp. - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của công ty, chịu trách nhiệm mở sổ theo dõi tiền mặt tại quỹ, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự các khoản thu, chi của công ty. 3.1.5. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty - Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006. - Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 kết thúc vào 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng tiền tệ: Đồng Việt Nam. - Chế độ kế toán áp dụng: Doanh nghiệp vừa và nhỏ. - Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Công ty luôn thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước một cách đầy đủ và đúng chế độ. - Hệ thống chứng từ công ty sử dụng được ban hành của Bộ Tài chính bao gồm phiếu thu - phiếu chi, phiếu nhập kho - phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào, bán ra… - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Hình thức kế toán: Kế toán máy Do đặc điểm về hoạt động kinh doanh, lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều. Vì vậy, hình thức kế toán áp dụng hiện nay tại công ty là hình thức kế toán máy, phần mền kế toán sử dụng tại công ty là…. - Hàng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán lập chứng từ gốc để thu nhận thông tin. Chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ quỹ hoặc thẻ kho và các sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc quản lý tài sản của doanh nghiệp, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính.Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán chi tiết, nhật ký chung, sổ cái tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết. - Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ), lập bảng cân đối tài khoản, lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TOÁN - Sổ kế toán chi tiết - Bảng tổng hợp chi tiết CHỨNG TỪ GỐC Sổ quỹ, thẻ kho - Bảng cân đối tài khoản - Báo cáo tài chính PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 12. Trình tự ghi sổ kế toán của công ty 3.2. TÌNH HÌNH CƠ BẢN CỦA CÔNG TY 3.2.1. Tình hình lao động của công ty Lao động là một trong những yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh, nó tác động trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh. Việc sử dụng lao động như thế nào cho hợp lý, hiệu quả là vấn đề mà mọi doanh nghiệp quan tâm. Sử dụng tốt nguồn lao động sẽ là thế mạnh của bất cứ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, việc sử dụng lao động lại tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Là công ty vừa sản xuất, vừa kinh doanh, khối lượng lao động của công ty khá ổn định, ty nhiên công ty vẫn sử dụng lao động thời vụ tuỳ thuộc vào số lượng đơn đặt hàng, vì vậy số lượng lao động của công ty thay đổi theo từng thời kỳ nhất định. Về lao động cố định, qua bảng 3.2.1 ta thấy tổng số lao động của công ty tăng dần qua các năm. Năm 2007 lao động của công ty tăng so với năm 2006 là 11,3%, năm 2008 tăng so với năm 2007 là 13,8% và bình quân qua ba năm tăng là 12,29%. Năm 2008 kinh tế trong nước gặp nhiều khó khăn, tình hình kinh doanh của công ty vẫn được mở rộng. Chính vì vậy mà số lao động trực tiếp và gián tiếp đều tăng lên qua các năm, nhưng tốc độ tăng của lao động trực tiếp có chiều hướng tăng chậm hơn chiều hướng tăng của lao động gián tiếp. Là công ty sản xuất và kinh doanh nên lực lượng công nhân của công ty là phổ biến, chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số lao động của công ty. Cụ thể là, năm 2006, số lượng công nhân chiếm 76,1%, đến năm 2007, lực lượng này chiếm 73,8%, nhưng đến năm 2008, số công nhân chiếm 67,2% trong tổng số lao động toàn công ty. Xét về trình độ chuyên môn, song song với lực lượng tăng dần qua các năm thì trình độ lao động cũng tăng theo do đòi hỏi của công tác quản lý cũng như trình độ kỹ thuật phải tăng lên để đáp yêu cầu của khách hàng. Qua bảng 3.2.1 ta thầy, năm 2006, lao động đại học chiếm 10,9%, năm 2007 tỷ lệ này là 12,5%, năm 2008 tỷ lệ này tăng lên 18,3%. Bình quân qua ba năm lao động đại học tăng 137,41%. Lao động cao đẳng - trung cấp cũng tăng, năm 2006 chiếm 13% tổng số lao động toàn công ty, năm 2007 là 13,7%, đến năm 2008 tỷ lệ này là 14,5%. Bình quân qua ba năm lao động cao đẳng - trung cấp tăng 18,33%. Điều này chứng tỏ Công ty ngày càng phát triển cả về số lượng và chất lượng lao động. 3.2.2. Vốn sản xuất kinh doanh của công ty Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, vốn là điều kiện vật chất tiên quyết, không thể thiếu để tiến hành sản xuất kinh doanh. Số lượng vốn nhiều hay ít thể hiện quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp lơn hay nhỏ. Để thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán và q