Luận văn Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty phát hành sách Hà Nội

cửa hàng nội thành và 7 cửa hàng ngoại thành. Có thể phân chia hệ thống các cửa hàng này thành 3 loại: Các hiệu sách do công ty trực tiếp quản lí: Công ty trực tiếp quản lí về mọi hoạt động kinh doanh, trả lương nhân viên và chịu mọi chi phí cho cửa hàng như là Hiệu sách Tràng Tiền, Hiệu sách Ngoại văn, Hiệu sách Thăng Long... Các hiệu sách khoán nộp lợi nhuận: Các hiệu sách này phải tự kinh doanh, trả lương nhân viên đồng thời phải nộp một khoản lợi nhuận nhất định do công ty qui định cho từng hiệu sách như hiệu sách Văn Hiến, Hiệu sách Giảng Võ... Các hiệu sách nhân dân ở ngoại thành duy trì và phát triển nhằm nâng cao trình độ văn hoá tư tưởng chính trị cho nhân trong khu vực. Bên cạnh việc phát hành sách trong nước và nhập ngoại công ty còn tổ chức kinh doanh văn hoá phẩm, văn phòng phẩm, đồ dùng học tập, các mặt hàng thủ công mĩ nghệ... Các mặt hàng được phân loại và bán theo từng quầy hàng như quầy văn hoá phẩm, quầy từ điển, quầy khoa học kĩ thuật, quầy ngoại ngữ... trong từng hiệu sách. Việc phân loại như vậy rất thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm kê hàng hoá trong công ty và thuận lợi cho khách hàng đến mua sách. II. Gới thiệu chung về công tác kế toán tại Công ty. 1. Quyền hạn của phòng Kế toán tài vụ. Phòng kế toàn tài vụ có trách nhiệm tổ chức các mối quan hệ với các cơ quan chức năng, các ngành hữu quan, phối hợp chặt chẽ với Phòng kinh doanh của công ty để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ trên đồng thời phòng kế toán có các quyền hạn chính sau: Được quyền yêu cầu các phòng nghiệp vụ của công ty và được thừa lênh Giám đốc công ty yêu cầu các đơn vị trực thuộc công ty cung cấp đầy đủ tình hình tài liệu có liên quan đến hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của phòng. Được thừa lệnh Giám đốc kí duyệt thanh toán các chi phí liên quan đến hoạt động quản lí của văn phòng công ty theo qui định. 2. Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty phát hành sách Hà Nội. 2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán. Do đặc điểm là có các chi nhánh cửa hàng, hiệu sách trực thuộc trong phạm vi nội ngoại thành Hà Nội nên công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Các kho, cửa hàng trực thuộc hạch toán báo sổ là nơi tập trung các chứng từ gốc, lập bảng kê và cuối ngày tổng kết doanh thu nộp về phòng kế toán để kiểm tra và hạch toán. Phòng kế toán trung tâm của công ty phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lí thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Công ty không có bộ phận chuyên trách về tài chính mà phòng kế toán tổ chức thực hiện kiêm nhiệm cả công tác kế toán tài chính. Sơ đồ 14: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty phát hành sách Hà Nội. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt, ngân hàng, thanh toán Kế toán kho hàng hoá Thủ quĩ 2.2. Phân công lao động kế toán Phòng kế toán tài vụ của công ty có 8 người. Các công tác kế toán phân công cho từng người song toàn bộ công việc đều nằm trong qui trình hạch toán thống nhất, cụ thể như sau: Kế toán trưởng. Chịu trách nhiệm chung trước Giám đốc công ty về công tác kế toán tài chính toàn công ty. Trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo điều hành về tài chính, tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chính sách, chế độ và các qui định của Nhà nước và của ngành về công tác kế toán tài chính. Bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, giao kế hoạch tài chính cho các chi nhánh, đơn vị trực thuộc. Tham gia kí và kiểm tra thực hiện các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế toàn công ty. Có nhiệm vụ xác định mức doanh thu cho các quầy thuộc cửa hàng trực thuộc và các cửa hàng khoán. Kế toán tổng hợp (Kiêm phó phòng kế toán tài vụ) Thay đồng chí kế toán trưởng điều hành công tác kế toán tài chính khi đồng chí kế toán trưởng đi vắng. Chịu trách nhiệm về các khoản phải thanh toán với ngân sách Nhà nước, theo dõi tăng giảm vốn (Tài khoản 333, 411, 441). Xác định kết quả sản xuất kinh doanh (Tài khoản 911, 421). Trực tiếp làm công tác tổng hợp khối văn phòng công ty (Sổ cái, các báo cáo khối văn phòng công ty), kiểm tra và tổng hợp các báo cáo kế toán toàn công ty. Trực tiếp phụ trách công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản (Tài khoản 2412). Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm để bảo vệ với tổng công ty và giao cho các đơn vị trực thuộc. Kế toán công nợ. Kế toán công nợ phụ trách về các mảng như: Thu chi tiền mặt , tiền lương , BHXH, KPCĐ (Tài khoản 1111, 334, 3382, 3383), theo dõi các khoản vay Ngân hàng (Tài khoản 331,112), thanh toán với người bán trong nước (Tài khoản 331), công nợ nội bộ công ty về hàng hoá và chuyển tiền bán hàng (Tài khoản 3361, 3362), thanh toán với người mua (Tài khoản 131), chi phí nghiệp vụ kinh doanh (Tài khoản 642 ), các khoản tạm ứng và công nợ khác (Tài khoản 141, 1388, 3388), theo dõi tăng giảm quỹ (Tài khoản 414, 431) Kế toán kho hàng hoá . Kế toán TSCĐ, kiểm kê TSCĐ. Kiểm kê hàng hoá, nhập số liệu vào máy vi tính. Thủ quĩ. 3. Hình thức sổ sách kế toán Hình thức sổ kế toán mà Công ty Phát hành sách Hà Nội sử dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. Công ty Phát hành sách Hà Nội vận dụng tổ chức sổ kế toán theo hình thức này cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình, phù hợp áp dụng kế toán máy và một phần ghi chép thủ công. Trình tự hạch toán sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ được cụ thể như sau: Sơ đồ 15: Qui trình ghi sổ kế toán ở Công ty phát hành sách Hà Nội Chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết. Bảng tổng hợp số liệu chi tiết. Sổ cái Chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì. Đối chiếu, kiểm tra số liệu. III. Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty phát hành sách Hà Nội. 1. Đặc điểm các nghiệp vụ tiêu thụ ở công ty phát hành sách Hà Nội. Các phương thức bán hàng. Để việc bán hàng phát triển nhanh, lựa chọn phương thức tiêu thụ là một trong những vấn đề cần quan tâm của một doanh nghiệp vì có lựa chọn được phương thức tiêu thụ phù hợp với qui mô doanh nghiệp và phù hợp với mặt hàng kinh doanh thì mới phát huy hết khả năng kinh doanh của doanh nghiệp và tăng doanh số bán ở mức cao nhất có thể đạt được. Nhận thức được tầm quan trọng của việc lựa chọn phương phức tiêu thụ , Công ty phát hành sách Hà Nội đã lựa chọn cho mình các phương thức tiêu thụ phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như đặc điểm hàng hoá của mình. Công ty có các phương thức tiêu thụ sau: Bán buôn: Cơ sở của mỗi nghiệp vụ bán buôn ở công ty là các hợp đồng kinh tế đã kí kết và các đơn đặt mua hàng của khách hàng. Theo phương thức này, công ty chủ động lập kế hoạch mua bán hàng hoá để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tiêu thụ nói riêng và công tác kinh doanh nói chung. Phương thức bán buôn ở công ty có 3 hình thức bán: Bán buôn qua kho: Khi khách hàng đến mua với số lượng lớn, giá bán sẽ thấp hơn giá bìa ghi trên mỗi quyển sách, tức là khách hàng đã được hưởng một số phần trăm chiết khấu. Số này cao hay thấp do hai bên thoả thuận trong hợp đồng mua bán. Nếu khách hàng là khách quen, khách mua với số lượng lớn và khách thanh toán ngay thì sẽ được hưởng số phần trăm chiết khấu cao hơn tuỳ thuộc vào thoả thuận. Với hình thức này, công ty thực hiện xuất bán hàng hoá cho khách hàng bên ngoài và cả các cửa hàng khoán nộp lợi nhuận trong công ty. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này sau khi có hợp đồng đặt mua hàng của khách hàng sẽ tiến hành mua hàng của nhà cung cấp rồi vận chuyển ngay cho khách hàng mà không qua kho của công ty. Trường hợp này thường dùng cho khách hàng truyền thống mua hàng với số lượng lớn. Phương pháp này sẽ tiết kiệm được chi phí liên quan đến bán hàng như chi phí thuê kho bãi, tránh được ứ đọng vốn, và rút ngắn được chu kì kinh doanh. Bán buôn tại quầy. Bán lẻ: Công ty thực hiện bán lẻ hàng hoá ở tất cả các quầy, các cửa hàng trực thuộc công ty quản lí như: Hiệu sách ngoại văn, Hiệu sách Tràng Tiền, Hiệu sách Thăng Long, Hiệu sách Bờ Hồ,...Đây là một phương thức bán hàng rất hiệu quả, các cửa hàng này đều ở trung tâm thành phố nơi có mức sống và nhu cầu tìm hiểu học hỏi cao nhất, mà mặt hàng kinh doanh của công ty là sách liên quan trực tiếp đến trình độ trí thức của người dân. Về chính sách giá cả. Nhằm thu hút khách hàng, công ty áp dụng một chính sách giá cả hết sức linh hoạt dựa trên giá bìa và giá vốn. Những khách hàng mua với số lượng lớn, khách hàng thường xuyên, khách ở tỉnh xa, khách thanh toán ngay hay những khách mua những mặt hàng thiết yếu đều được công ty giảm giá thoả đáng. Còn ở các quầy trực thuộc công ty, mọi khách hàng đến đều được phục vụ chu đáo, tận tình, công ty áp dụng cách bán hàng tự chọn, khách hàng vào tự xem thoải mái và tuỳ ý chọn lựa quyển sách mình cần. Nếu sách mua về thấy chất lượng kém thì có thể đến đổi lấy quyển khác có chất lượng tốt. 2. Các nghiệp vụ bán hàng tại Công ty. 2.1. Bán buôn qua kho. Phòng nghiệp vụ kinh doanh Ghi sổ Vào thẻ kho, xuất hàng Lập HĐGTGT, PXK Thủ kho Kế toán tiêu thụ Qui trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương thức này như sau: Cụ thể, khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra, Phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT và viết phiếu xuất kho. Hoá đơn GTGT là chứng từ Công ty xác nhận số lượng, đơn giá và số tiền bán hàng hoá cho người mua, đồng thời đây cũng là chứng từ gốc đế kế toán vào Chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết doanh thu. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để luân chuyển giao cho phòng kế toán. Phiếu xuất kho dùng để theo dõi số lượng hàng hoá xuất kho bán hoặc cho các cửa hàng và được viết thành 4 liên: liên 1 lưu ở sổ, 1 liên giao thủ kho, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên gửi phòng kế toán. Khi thủ kho xuất hàng sẽ ghi số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho, phiếu xuất kho còn là căn cứ để thủ kho vào thẻ kho. Kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho để vào sổ giá vốn. Ví dụ: Ngày 21/3/2003, công ty xuất bán buôn cho công ty TNHH Minh Anh tổng số tiền thanh toán là 3 078 000đ. Công ty chấp nhận thanh toán bằng séc chuyển khoản. Phòng nghiệp vụ kinh doanh viết Hoá đơn GTGT như sau: Biểu số 1: Hoá đơn (GTGT) MS 01 GTKT- 3LL Liên 1 (Lưu) Ngày 20 tháng 3 năm 2003 Số: 032869 Đơn vị bán hàng: Công ty phát hành sách Hà Nội. Địa chỉ: 34 Tràng Tiền- Hoàn Kiếm- Hà Nội Số tài khoản Điện thoại: 8241616 MS Họ tên người mua hàng: Công ty Minh Anh. Địa chỉ: Đông Anh- Hà Nội. Số tài khoản Hình thức thanh toán: TGNH MS TT Tên nhãn hiệu hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tìm kiếm người và thông tin trên mạng Cuốn 30 30 000 - 25% 675 000 2 Hướng dẫn và sử dụng PageMaker. Cuốn 20 65 000 - 25% 975 000 3 Phần cứng máy tính Cuốn 10 105 000 - 20% 840 000 4 Vẽ và thiết kế mạch in. Cuốn 20 42 000 - 30% 588 000 Cộng tiền hàng: 2 932 000 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tổng tiền thuế GTGT: 146 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 3 078 000 Số tiền viết bàng chữ: Ba triệu không trăm bẩy mươi tám nghìn. Người mua Người viết hoá đơn Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên, dấu) Biểu số 2: Đơn vị: Công ty phát hành sách Hà Nội Mẫu số 02- VT Địa chỉ: 34 Tràng Tiền. QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ tài chính. Phiếu xuất kho. Ngày 20 tháng 3 năm 2003 . Số: 003/VHP Nợ: TK 632 Có: TK 1561 Họ tên người nhận hàng: Công ty Minh Anh. Lí do xuất kho: Xuất bán. Xuất tại kho: H 1. TT Tên nhãn hiệu, hàng hoá hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Y/C Thực 1 Tìm kiếm người và thông tin trên mạng Cuốn 30 30 30 000 - 25% 900 000 675 000 2 Hướng dẫn và sử dụng PageMaker. Cuốn 20 20 65 000 - 25% 1 300 000 975 000 3 Phần cứng máy tính Cuốn 10 10 105 000 - 20% 1 050 000 840 000 4 Vẽ và thiết kế mạch in. Cuốn 20 20 42 000 - 30% 840 000 588 000 Cộng Gb: Gn: CK: 4 090 000 3 078 000 1 012 000 Giám đốc Kế toán trưởng Phòng NVKD Người nhận Thủ kho (Kí,dấu) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) ở kho, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để vào Thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập sau đó giao cho thủ kho ghi chép hàng ngày. Đó là những tờ rời lập riêng cho từng loại sách, mỗi chứng từ nhập xuất được phản ánh trên một dòng của thẻ kho Biểu số 3: Đơn vị: Công ty phát hành sách Hà Nội Mẫu số 02- VT Địa chỉ: 34 Tràng Tiền. QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ tài chính. Thẻ kho Ngày lập thẻ: 1/3/2003 Tờ số 02 Tên hàng hoá: Vẽ và thiết kế mạch in Đơn vị tính: Cuốn Mã số: (42 000, -30%) TT Chứng từ Diễn giải Ngày N- X Số lượng Kí xác nhận SH Ngày Nhập Xuất Tồn 1 1/3 Tồn kho đầu kì 10 2 132 18/3 Nhập kho hàng mua 18/3 50 60 3 003 21/3 Xuất bán Công ty Minh Anh 21/3 20 40 ... ... ở phòng kế toán, kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT viết phiếu thu nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, phiếu thu được viết làm 3 liên: 1 liên lưu tại quyển, 1 liên giao người nộp tiền, và một liên dùng để đính vơi phiếu xuất. Trường hợp khách hàng thanh toán bằng séc, kế toán sẽ lập bảng kê nộp sec, sec thu được sẽ nộp vào ngân hàng nơi công ty mở tài khoản. Bảng kê lập thành 2 liên: 1 liên ngân hàng giữ, 1 liên công ty giữ. Khi ngân hàng nhận được séc sẽ chuyển vào tài khoản của công ty và gửi séc cùng sổ phụ về công ty. Ví dụ: Ngày 24/3, công ty nhận được séc của công ty Minh Anh, kế toán công nợ lập Bảng kê nộp séc như sau: Biểu số 4: Bảng kê nộp sec Ngày 24 tháng 3 năm 2003 Tên người thụ hưởng: Cty PHS HN Phần do NH ghi Tên ngân hàng: NH Ngoại thương TK ghi Nợ Số hiệu tài khoản tại ngân hàng TK ghi Có TT Số sec Tên đơn vị phát hành sách Số tiền 1 A001480 Công ty Minh Anh 3 078 000 ... .... Tổng số tiền: 3 078 000 Đơn vị nộp Ngân hàng bên bán Ngân hàng bên mua (Kí, đóng dấu) (Kí, đóng dấu) (Kí, đóng dấu) 2.2. Bán buôn tại quầy. Tại các quầy của cửa hàng, hiệu sách trực thuộc, có thể bán buôn ngay tại quầy mà không cần qua phòng kế toán hay phòng nghiệp vụ, đảm bảo phục vụ khách hàng nhanh chóng và thuận tiện nhất. Tuỳ vào mức độ, số lượng hàng hoá mà công ty định mức số phần trăm giảm trừ trên tổng số tiền thanh toán của khách. Nếu tổng số tiền thanh toán của khách > 1 000 000 thì sẽ được giảm 3%. Nếu tổng số tiền thanh toán của khách> 7 000 000 thì sẽ được giảm 5%. Nói chung hình thức này rất ít khi xảy ra trong công ty. 2.3. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Theo hình thức này, Phòng kinh doanh vẫn phải lập Hoá đơn GTGT về lượng hàng chuyển thẳng, Hoá đơn GTGT được ghi như trường hợp trên và tuy hàng hoá không qua kho nhưng công ty vẫn viết phiếu nhập kho và xuất kho để tiện theo dõi giá vốn hàng bán. Thủ kho không phải ghi thẻ kho. Trình tự hạch toán tương tự như phương thức bán buôn qua kho. 2.4. Xuất bán cho các cửa hàng nộp khoán. Các cửa hàng nộp khoán phải tự kinh doanh chịu mọi trách nhiệm về lương bổng và hàng tháng phải nộp một khoản lợi nhuận cho công ty. Khi xuất bán cho các cửa hàng nộp khoán, Phòng kinh doanh chỉ ghi phiếu xuất kho giống như hình thức bán buôn, trên đó cũng ghi rõ số phần trăm chiết khấu mà khách hàng được hưởng, số chiết khấu này do hai bên thoả thuận. 2.5. Xuất bán cho các cửa hàng trực thuộc công ty quản lí. Theo phương thức này, tuỳ theo nhu cầu mua hàng ngày tại các cửa hàng mà phòng kinh doanh viết phiếu xuất kho hàng hoá. Hình thức xuất kho này như xuất chuyển từ kho này sang kho khác nên trên các phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng và giá bìa của từng cuốn sách. Ví dụ: Ngày 20/3/2003, Công ty xuất cho hiệu sách Ba Đình tổng số sách có giá trị 1 560 000. Phòng kinh doanh viết Phiếu xuất kho như sau: Biểu số 5: Đơn vị: Công ty phát hành sách Hà Nội Mẫu số 02- VT Địa chỉ: 34 Tràng Tiền. QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ tài chính. Phiếu xuất kho. Ngày 20 tháng 3 năm 2003 . Số: 002/VHP Nợ: TK 1561 (giá bìa)- CH Có: TK 1561 (Giá bìa)- Kho Họ tên người nhận hàng: Hiệu sách Ba Đình Lí do xuất kho: Xuất cho các cửa hàng trực thuộc. TT Tên nhãn hiệu hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cuốn theo chiều gió Bộ 5 110 000 550 000 2 Giới thiệu đề thi tuyển sinh vật lí. Cuốn 10 29 000 290 000 3 Nghệ thuật tặng quà Cuốn 10 20 000 200 000 4 100 ca khúc Cuốn 10 35 000 350 000 5 Mẹo cạnh tranh trong kinh doanh. Cuốn 10 27 000 270 000 Cộng 1 560 000 Các phiếu xuất kho của tất cả các hình thức bán hàng nói trên được tập hợp tại phòng kế toán. ở đây, kế toán kho phải phân loại, sắp xếp theo từng kho và thứ tự ghi trên phiếu xuất, đồng thời kiểm ra lại kết quả tính toán trên mỗi phiếu. Cuối tháng in ra bảng tổng hợp xuất theo kho làm căn cứ ghi sổ kế toán. Biểu số 6: Xuất kho VHP (tháng 3/2003) TT Số HĐ Diễn giải TK Nợ TK Có TTVNĐ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 001/VHP 002/VHP 003/VHP 008/VHP 009/VHP 020/VHP 022/VHP 023/VHP 024/VHP 025/VHP Xuất cho HS Hà Nội Xuất cho HS Ba Đình Xuất bán Cty MA Xuất trả anh Minh. Xuất biếu Xuất bán chịu Xuất cho HS NVăn Xuất bán NXBQG Xuất bán chịu Xuất bán thẳng ... 1561 1561 632 3311 6428 632 1561 632 632 632 1561 1561 1561 1561 1561 1561 1561 1561 1561 1561 2 130 000 1 560 000 4 090 000 890 000 200 000 2 800 000 3 000 000 3 598 000 6 005 000 3 310 000 Tổng 1 286 321 500 2.6. Bán lẻ hàng hoá. Các cửa hàng do công ty trực tiếp quản lí thực hiện phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp, thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt. Tại các cửa hàng, trong từng quầy hàng, nhân viên bán hàng sẽ tự chịu trách nhiệm về hàng hoá. Khi bán hàng, nếu khách hàng mua hàng có trị giá lớn hơn 100 000 và yêu cầu hoá đơn tài chính thì nhân viên bán hàng sẽ viết háo đơn GTGT, còn nếu khách hàng yêu cầu viết hoá đơn bán lẻ để dễ thanh toán thì nhân viên bán hàng viết hoá đơn bán lẻ làm 3 liên: 1 liên lưu tại quyển, 1 liên giao khách hàng và một liên giao phòng kế toán giữ. Ví dụ : Hoá đơn bán lẻ sau do Hiệu sách Thăng long nộp ngày 24/3/2003. Biểu số 7: Hoá đơn bán lẻ Số 18 Họ tên người mua hàng: Chị Phượng Địa chỉ cơ quan: TT Tên hàng hoá Đơn vị Số lượng Giá đơn vị TTVNĐ 1 Băng tiếng Anh Cái 2 12 000 24 000 2 Nghệ thuật tặng quà Cuốn 1 20 000 20 000 3 Nghệ thuật cắm hoa Cuốn 1 15 000 15 000 4 Băng hoạt hình Cuốn 2 28 000 54 000 Tổng 115 000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Một trăm mười lăm nghìn đồng chẵn. Người nhận hàng Người viết hoá đơn Tại quầy bán, khi khách hàng thanh toán tiền hàng, nhân viên bán hàng dựa vào hệ thống máy trang bị cho mỗi cửa hàng đã tách được phần thuế cho mỗi loại sách. Cuối ngày, nhân viên bán hàng tổng kết doanh thu bán được trong ngày cùng bảng tổng hợp thuế do máy in ra để nộp cho phòng tài vụ. Tại đây, kế toán thanh toán sẽ viết phiếu thu làm 3 liên: 1 liên lưu tại quyển,1 liên giao người nộp tiền, 1 liên thủ quĩ giữ. Ví dụ: Ngày 24/3/2003, nhân viên Hiệu sách Thăng Long đem nộp doanh thu trong ngày, kế toán thanh toán viết Phiếu thu như sau: Biểu số 8: Đơn vị: Công ty phát hành sách Hà Nội Mẫu số 01- TT Địa chỉ: 34 Tràng Tiền. QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 1 năm 1995 Phiếu thu Ngày 24/3/2003 Số: 28Q3 Nợ TK 111: 2 215 000 Có TK 511: 2 031 000 Có TK 3331: 184 000 Họ tên người nộp tiền: Hiệu sách Thăng Long. Địa chỉ: Lí do nộp : Tiền bán hàng. Số tiền: 2 215 000. Trong đó thuế GTGT là 184 000. Kèm theo chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu hai trăm mười lăm nghìn đồng Kế toán trưởng Người lập biểu Thủ quĩ (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) 3. Hạch toán doanh thu bán hàng. Hàng ngày, kế toán sẽ tập hợp các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá như hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng để vào chứng từ ghi sổ, cứ 5 ngày vào một chứng từ. Biểu số 9: Chứng từ ghi sổ Ngày 25 tháng 3 năm 2003 Số 18 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Bán hàng cho Cty Minh Anh 131 131 5111 3331 2 932 000 146 000 Xuất bán thẳng cho Công ty Văn hoá tổng hợp 131 131 5111 3331 2 522 000 126 000 Tổng doanh thu Tổng thuế 5 454 000 272 000 Kèm theo 01 bộ chứng từ gốc Các chứng từ ghi sổ được sử dụng để vào Sổ cái tài khoản 511. Đây là sổ tổng hợp dùng để ghi nhận các nghiệp vụ tiêu thu hàng hoá, dùng để đối chiếu số liệu với các sổ chi tiết doanh thu bán hàng và lập Báo cáo tài chính. Biểu số 10: Công ty phát hành sách Hà Nội Sổ cái Tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng" Quí I năm 2003 CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có ... 15 20/3 Doanh thu HS TL 111 1 859 000 16 20/3 Doanh thu HS NV 111 3 198 000 17 25/3 Doanh thu HS BĐ 111 2 031 000 19 25/3 Doanh thu BH 131 5 454 000 ... 31/3 Doanh thu HS CN 1368 17 000 000 31/3 Doanh thu HS BM 1368 15 500 000 31/3 Doanh thu HS VH 1368 10 000 000 ... 31/3 K/c HB bị trả lại 531 20 214 120 K/c DTT 911 11 884 270 653 Tổng 11 904 484 773 11 904 484 773 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, họ tên ) (Kí, họ tên ) (Kí, họ tên) Sổ chi tiết doanh thu bán hàng được lập trên cơ sở các chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái. Cuối quí, các sổ chi tiết phải tổng hợp số liệu và khoá sổ. Sau đó máy sẽ tự tập hợp để vào sổ tổng hợp doanh thu bán hàng để kiểm tra, đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trên sổ cái và để lập Báo cáo tài chính. Đối với các cửa hàng khoán nộp lợi nhuận, hàng tháng phải nộp bảng kê hoá đơn hàng hoá mua vào, bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra và tờ khai thuế GTGT. Căn cứ vào bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra và tờ khai thuế GTGT (Mẫu A, B) kế toán sẽ phản ánh doanh thu của các cửa hàng khoán nộp lợi nhuận như sau: Nợ TK 1368 Có TK 511 Trên thực tế, công ty chỉ phản ánh doanh thu về mặt số liệu trên sổ sách. Các cửa hàng khoán nộp lợi nhuận chỉ nộp số lợi nhuận khoán và số tiền thuế gửi công ty nộp hộ cơ quan thuế. Khi các cửa hàng này nộp lãi, ghi bút toán: Nợ TK 111 Có TK 1368. Đối với các cửa hàng trực thuộc công ty quản lí, hàng ngày khi nhân viên bán hàng đem nộp doanh thu, kế toán vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng nội bộ trên cơ sở các phiếu thu và các chứng từ có liên quan. Máy tính sẽ tự tập hợp số liệu để vào sổ tổng hợp doanh thu bán hàng, mỗi tài khoản đối ứng được ghi vào một dòng, cuối quí, sau khi đối chiếu số liệu với sổ cái sẽ làm căn cứ lập báo cáo tài chính. Biểu số 13: Công ty phát hành sách Hà Nội Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng Tài khoản: 511 "Doanh thu bán hàng" Quí I năm 2003 TT Tài khoản đối ứng Số phát sinh Mã Tên Nợ Có 1 111 Tiền mặt 320 570 340 2 531 Hàng bán bị trả lại 20 214 120 3 131 Phải thu khách hàng 9 923 642 224 4 1368 Các đơn vị khoán 1 660 272 209 5 911 Xác định kết quả 11 884 270 653 Tổng 11 904 484 773 11 904 484 773 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, họ tên ) (Kí, họ tên ) (Kí, họ tên) Mẫu B Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Tờ khai thuế giá trị gia tăng Tháng 3 năm 2003 MS: (Dùng cho cơ sở tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) Tên cơ sở: Hiệu sách Ba Đình Địa chỉ: TT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT 1 2 a b c d 3 4 5 6 7 a b 8 9 10 Hàng hoá dịch vụ bán ra Hàng hoá dịch vụ chịu VAT Hàng xuất khẩu thuế suất 0% Hàng hoá thuế suất 5% Hàng hoá thuế suất 10 % Hàng hoá thuế suất 20% Hàng hoá dịch vụ mua vào VAT của hàng hoá mua vào Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT phải nộp Thuế GTGT kì trước chuyển qua Nộp thiếu Nộp thừa Thuế GTGT đã nộp trong tháng Thuế GTGT được hoàn trả Thuế GTGT phải nộp tháng này 44 085 900 16 793 000 14 850 600 12 441 300 0 31 459 700 1 986 600 0 742 400 1 244 200 0 1 177 800 1 177 800 808 800 808 800 Số tiền phải nộp (ghi bằng chữ): Tám trăm linh tám nghìn tám trăm đồng. Xin cam đoan số liệu khai trên đây là đúng, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lí theo pháp luật. Hà nội, ngày 4 tháng 4 năm 2003 TM/cơ sở 4. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. ở Công ty phát hành sách Hà Nội, khi có khách hàng đến mua hàng với số lượng lớn, khách hàng ở xa, căn cứ vào thoả thuận công ty thực hiện một khoản chiết khấu cho khách hàng. Công ty không hạch toán khoản chiết khấu này riêng mà trừ trực tiếp trên Tài khoản 511. Công ty áp dụng phương thức thanh toán linh hoạt, mọi sự thoả thuận về thanh toán đều được làm trước khi viết hoá đơn, như vậy không có trường hợp giảm giá hàng bán mà chỉ khi Công ty vi phạm hợp đồng hoặc hàng hoá kém chất lượng thì Công ty cho phép khách hàng có quyền trả lại một phần hay tất cả số hàng đã mua. Trị giá của hàng bị trả lại được tính đúng trị giá ghi trên hoá đơn và kế toán sử dụng Tài khoản 531- Doanh thu hàng bán bị trả lại để theo dõi. Khi một nghiệp vụ hàng bán bị trả lại xảy ra, Phòng nghiệp vụ kinh doanh sẽ viết phiếu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho nhập số hàng này và vào thẻ kho. Kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ này để vào chứng từ ghi sổ. Từ đó vào sổ chi tiết các tài khoản 531, 632… và v