Luận văn Phương hướng hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng nhập khẩu ở công ty dịch vụ kỹ thuật và xuất nhập khẩu (techsimex)

12 TK 151 TK 1561 Nhận tiền hàng và thuế Trị giá hàng nhập kho Tạm nhập kho NK của bên uỷ thác Giao hàng cho bên uỷ thác (giao thẳng) Giao hàng cho bên uỷ thác (ở kho) TK 511 TK 111, 112, 131 Hoa hồng uỷ thác được hưởng TK 3331 Thuế GTGT tính trên hoa hồng uỷ thác Khi mua hàng nhập khẩu, số ngoại tệ dùng để thanh toán tiền mua hàng hoặc thanh toán các chi phí, ngoài việc quy đổi ra tiền Việt nam để phản ánh trên sổ sách kế toán phải theo dõi chi tiết trên TK 007 – Ngoại tệ các loại. Nợ TK 007 – Số ngoại tệ thu vào. Có TK 007 – Số ngoại tệ xuất ra. 8. Kế toán chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh nhân khẩu 8.1. Kế toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu Chi phí thu mua hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà đơn vị bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hoá. Việc phân bổ chi phí thu mua như đã trình bày ở phần II.6 (Các phương pháp xác định giá trị xuất kho của hàng nhập khẩu). Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán: Để theo dõi chi phí thu mua hàng hoá nhập khẩu kế toán sử dụng tài khoản 156(1562) - Chi phí thu mua hàng hoá. Bên nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí thu mua hàng hoá phát sinh liên quan đến lượng hàng mua vào nhập kho trong kỳ. Bên có: +Các khoản ghi giảm chi phí thu mua. +Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Dư nợ: Chi phí thu mua hàng hoá còn lại Phương pháp kế toán chi phí thu mua: Tập hợp chi phí thu mua thực tế phát sinh: Nợ TK 156 (1562) Có TK 311, 111, 112, 334 .. .. Các khoản hao hụt trong định mức phát sinh trong quá trình vận chuyển Nợ TK 156 (1562) Có TK 151, 1381 Các khoản thu hồi ghi giảm chi phí: Nợ TK 111, 112, 138, 152 Có TK 156 (1562) Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 156 (1562) 8.2.2 Kế toán kết quả tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu Kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nói chung và kinh doanh hàng xuất nhập khẩu nói riêng được biểu hiện qua chỉ tiêu “lợi nhuận” hay “lỗ” từ tiêu thụ. Kết quả đó được biểu hiện qua công thức sau: Kết quả tiêu thụ hàng hoá (lợi nhuận (+) hoặc lỗ (-)) = Tổng sè doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Doanh thu thuần là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng với các khoản giảm giá, chiết khấu bán hàng, doanh thu của số hàng bị trả lại. Lãi gộp là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán. Thu nhập thuần từ hoạt động kinh doanh hay kết quả tiêu thụ hàng hoá là số chênh lệch giữa lãi gộp với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán. Tài khoản 641" Chi phí bán hàng": Là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí quảng cáo... Tài khoản 641 được sử dụng để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: -Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. -Kết chuyển chi phí bán hàng. TK 641 không có số dư và được chi tiết theo 7 tiểu khoản. Tài khoản 642" Chi phí quản lý doanh nghiệp": Là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Bên nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: -Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. -Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 8 tiểu khoản. Tài khoản 911: "Xác định kết quả kinh doanh" Để xác định kết quả của toàn bộ các hoạt động kinh doanh, kế toán sử dụng TK911. tài khoản Việc xác định doanh thu thuần, giá vốn hàng bán cũng như hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và kết quả tiêu thụ được trình bày cụ thể như sau: Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu: + Kết chuyển giảm giá hàng bán: Nợ TK 511, 512 Có TK 532 + Kết chuyển hàng bán bị trả lại: Nợ TK 511, 512 Cã TK 531 Xác định doanh thu thuần về tiêu thụ và kết chuyển: Nợ TK 511, 512 Có TK 911 Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 156 (1562) Kết chuyển giá vốn hàng bán: Trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ = Trị giá hàng tiêu thụ trong kỳ + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ Nợ TK 911 Có TK 641, 642 Có TK 142 (1422 – Chi phí chờ kết chuyển) Kết chuyển kết quả: +) Nếu lãi: Nợ TK 911 Có TK 421 +) Nếu lỗ: Nợ TK 421 Có TK 911 Sơ đồ 8: Hạch toán kết quả kinh doanh hàng nhập khẩu. TK 632 TK 911 TK511,512 Kết chuyển giá vốn Kết chuyển doanh thu thuần hàng nhập khẩu tiêu thụ TK 641 Kết chuyển chi phí bán hàng TK642 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 421 Kết chuyển lãi Kết chuyển lỗ 9. Tổ chức hệ thống sổ kế toán. Theo quy định của Bộ tài chính hiện nay có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán Hình thức Nhật ký - Sổ cái Hình thức Nhật ký chung Hình thức Nhật ký chứng từ Hình thức Chứng từ ghi sổ Trình tù ghi sổ kế toán được tiến hành theo các sơ đồ sau: Sơ đồ 9: Quy trình hạch toán theo hình thức Nhật ký chung. Chøng tõ gèc Sæ, thÎ chi tiÕt TK 156 ,131... NhËt ký ®Æc biÖt Sæ NhËt ký chung B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ c¸i TK 151,156,157, 632,511... B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ Đối chiếu Sơ đồ 10: Quy trình hạch toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái. Chøng tõ gèc Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ quü B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc B¶ng tæng hîp chi tiÕt NhËt ký -Sæ c¸i TK151,156,157,632,511 B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 11: Quy trình hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ Chøng tõ gèc vµ c¸c b¶ng ph©n bæ B¶ngkª 8,9,10,11 ThÎ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt NhËt ký chøng tõ sè 5,6,8 Sæ c¸i TK151, 156 ThÎ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 12: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chøng tõ gèc (B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Chøng tõ ghi sæ B¸o c¸o quü hµng ngµy Sè c¸i TK 151,156,157,632,511,911... Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi tµi kho¶n B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra PHẦN II Khái quát chung sự hình thành và phát triển của Công ty dịch vụ kỹ thuật và XNK. I/Tình hình đặc điểm chung của Công ty, tổ chức bộ máy quản lý, kế toán : 1/Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Dịch vụ kỹ thuật và Xuất nhập khẩu. -Tên gọi: Công ty dịch vụ kỹ thuật và xuất nhập khẩu -Tên giao dịch: Technical service and export- Import Company. -Viết tắt là: Techsimex. Công ty dịch vụ kỹ thuật và xuất nhập khẩu hiện nay tiền thân là Công ty cung ứng vật tư cục chuyên gia được thành lập theo quyết định số 29/BT ngày 14/02/1978 của Phủ thủ tướng và quyết định số 104/BT ngày 14/04/1990 văn phòng Hội đồng Bộ trưởng.Với chức năng cung ứng các vật tư trang thiết bị phục vụ nhu cầu ăn ở đi lại của chuyên gia nứơc ngoài công tác tại Việt nam Từ năm 1989, Công ty chuyển hướng nhiệm vụ cung ứng vật tư thành xí nghiệp dịch vụ kỹ thuật vật tư tổng hợp, sửa chữa tân trang, bảo hành, bảo dưỡng, lắp đặt và hướng dẫn kỹ thuật về các thiết bị điện lạnh, điện dân dụng và kinh doanh tổng hợp phục vụ cho mọi đối tượng theo nhu cầu của thị trường, tạo được việc làm thường xuyên cho người lao động, sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Tháng 2 năm 1993 xí nghiệp dịch vụ kỹ thuật vật tư tổng hợp chuyển về trực thuộc Văn phòng Chính phủ theo quyết định số 54/BT ngày 27/2/1993 của Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Chính phủ. Tại quyết định số 116/BT ngày 22/3/1993 đổi tên xí nghiệp dịch vụ kỹ thuật vật tư tổng hợp thành Công ty dịch vụ kỹ thuật vật tư Văn phòng Chính phủ với chức năng nhiệm vụ dịch vụ kỹ thuật trang thiết bị văn phòng cho Văn phòng chính phủ, ngoài ra còn có chức năng kinh doanh nội ngoại thương một số ngành hàng,dịch vụ kỹ thuật cho xã hội.Công ty dịch vụ kỹ thuật vật tư được thành lập theo quyết định 388-HĐBT tại quyết định số177/BT ngày 7/5/1993 của Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Chính phủ. Tháng 3/1994 Công ty dịch vụ kỹ thuật vật tư văn phòng chính phủ chuyển về Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam theo quyết định số 88/TTG ngày 05/3/1994 của thủ tướng chính phủ. Tháng 7/1995 Công ty dịch vụ kỹ thuật vật tư đổi thành TECHSIMEX theo quyết định số 73/PTM ngày 29/6/1995 của chủ tịch phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam Năm 1995-1997, Công ty mở rộng thêm nữa địa bàn hoạt động trên toàn quốc và thế giới, mặt hàng kinh doanh đa dạng hơn, phục vụ cho nhiều ngành nghề, đối tượng khác nhau. Đồng thời cũng đảm bảo hơn về chất lượng cũng như hiện đại hơn về công nghệ sản xuất. Ngày 25/01/1999, với địa bàn thuận lợi cho việc đi lại của khách hàng và thuận tiện cho việc kinh doanh, Công ty đã mở một siêu thị với diện tích mặt bằng gần 1000m2. Nhằm có thể đáp ứng một cách tốt nhất các nhu cầu sinh hoạt của dân cư quanh khu vực Kim Liên và khu vực lân cận.Hàng hoá trong siêu thị vừa là hàng do công ty nhập khẩu, vừa là hàng có chất lượng cao của các doanh nghiệp trong nước sản xuất. Vì vậy vừa mới mở ra, siêu thị đã thu hút được rất nhiều khách hàng và đã tạo thêm được công ăn việc làm cho 30 người. Nguồn vốn kinh doanh ban đầu của Công ty : 2.783.353.704 Trong đó : Vốn cố định: 780.811.861 Vốn lưu động: 2.002.541.843 2. Nhiệm vụ kinh doanh và tổ chức quản lý: 2.1. Nhiệm vụ kinh doanh: Công ty dịch vụ kỹ thuật và xuất nhập khẩu là một tổ chức kinh tế quốc doanh, là đơn vị kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, tự chủ về tài chính có tài khoản tiền gửi Việt nam và ngoại tệ tại một số ngân hàngViệt nam, có con dấu riêng theo mẫu để giao dịch trên cơ sở tuân thủ những chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và những chế độ chính sách hiện hành về quản lý kinh tế tài chính XH... Khi mới thành lập nhiệm vụ của Công ty chủ yếu là phục vụ nhu cầu sinh hoạt đời sống chuyên gia các nước sang công tác tại việt nam và những nhu cầu khác của xã hội,đồng thời phục vụ nhu cầu kỹ thuật của cơ quan,nhà khách Văn phòng chính phủ.Nhưng cho đến nay,đặt dưới sự quản lý toàn diện của Phòng thương mại và Công nghiệp Việt nam,Công ty dịch vụ kỹ thuật và XNK có những nhiệm vụ sau: kinh doanh các ngành hàng: - Vật tư, thiết bị, kỹ thuật điện lạnh, xe máy. - Hàng may mặc, công nghệ phẩm. - Vật tư, trang thiết bị nội thất, vật liệu xây dựng. - Hàng tiêu dùng, thiết bị áp lực, đồ gia dông. - Sửa chữa, lắp đặt các thiết bị - Hướng dẫn kỹ thuật điện lạnh, điện dân dụng, trang trí nội thất. - Xuất khẩu lao động. 2.2.Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty a. cơ cấu tổ chức. Tính đến ngày 31/12/2000, tổng số cán bộ công nhân viên là 120 người trong đó có 20 người là nhân viên quản lý với cơ cấu tổ chức như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Techsimex Ban gi¸m ®èc X­ëng ®iÖn l¹nh Phßng XK lao ®éng 3 phßng kinh doanh XNK phßng tæ chøc hµnh chÝnh Ban qu¶n lý siªu thÞ Phßng kÕ to¸n thèng kª Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và phó giám đốc Các phòng chức năng: 3 phòng kinh doanh XNK Phòng kế toán thống kê Phòng tổ chức-Hành chính Phòng xuất khẩu lao động Một xưởng sửa chữa và lắp đặt thiết bị. Mét ban quản lý siêu thị. Ngoài ra còn có các của hàng dịch vụ kỹ thuật của xưởng điện lạnh. . Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận: Giám đốc Công ty : Giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty trực tiếp phụ trách công tác đối ngoại, tài chính và các phòng ban trong Công ty đồng thời vạch chiến lược phát triển, tìm các đối tác kinh doanh. Giám đốc thay mặt Công ty để ký kết các hợp đồng kinh tế .Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đại diện cho Công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty. Giám đốc là người có quyền cao nhất trong Công ty. Phó giám đốc Công ty: Làm nhiệm vụ tham mưu, giúp đỡ giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực mình phụ trách. Kế toán trưởng: Giúp việc cho giám đốc về việc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và hoạt động kinh doanh của Công ty. Các phòng ban chức năng nghiệp vụ: 03 phòng kinh doanh XNK: -Nghiên cứu,tìm hiểu, khảo sát, khai thác thị trường tìm kiếm đối tác làm ăn trên thị trường trong nước cũng như ngoài nước -Tiến hành các nghiệp vụ về XNK và kinh doanh trong nước. Phòng tổ chức hành chính: -Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch KD hàng tháng, hàng quý, hàng năm tiến hành cân đối bố trí và sắp xếp lao động hợp lý. -Lập kế hoạch và định mức tiền lương, giải quyết các chế độ chính sách về tiền lương, bảo hiểm và các chế độ khác đảm bảo quyền lợi cho CBCNV trong Công ty khi làm việc và nghỉ hưu, nghỉ mất sức lao động. -Tổ chức đào tạo cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, khả năng giao tiếp và trình độ vi tính, ngoại ngữ... -Tiếp nhận công văn từ nơi khác chuyển đến, làm thủ tục gửi công văn đi, quản lý con dấu, dụng cụ thiết bị. -Cung cấp thông tin, tư liệu và toàn bộ tình hình kinh doanh của Công ty , phục vụ cho công tác lãnh đạo trong việc đề ra chiến lược và quyết sách. Phòng kế toán thống kê: -Tổ chức thực hiện các công việc Tài chính kế toán như hạch toán lỗ, lãi,cân đối thu- chi theo hệ thống tài khoản và chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn của Công ty. -Thực hiện chế độ báo cáo kế toán định kỳ, phản ánh những thay đổi bất thường để lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời. -Có trách nhiệm kê khai thuế, nộp thuế và các khoản nghĩa vụ khác với ngân sách Nhà nước. Phòng Xuất khẩu lao động: -Chịu trách nhiệm về hoạt động đưa người đi lao động có thời hạn tại nước ngoài Xưởng điện lạnh: - Sửa chữa và lắp đặt thiết bị điện lạnh. Ban quản lý siêu thị: - Điều hành, quản lý mọi hoạt động kinh doanh của siêu thị. Bên cạnh bộ máy lãnh đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty còn có Đảng bộ cơ sở chịu trách nhiệm kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh của bộ máy lãnh đạo, công đoàn cơ sở, Đoàn thanh niên là những bộ phận nòng cốt trong các hoạt động kinh doanh của Công ty Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây: Công ty dịch vụ kỹ thuật và XNK là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong khuôn khổ Pháp luật Việt Nam. Tính đến ngày 31/12/2000, nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp là: VNĐ2.001.584.764 Trong đó: -Ngân sách Nhà nước cấp: 1.858.201.073 -Vốn tự có: 143.383.691 Tuy còn nhiều khó khăn song trong những năm gần đây hoạt động của Công ty đã ngày càng có hiệu quả. Điều này được thể hiện qua một số chỉ tiêu của Công ty. Đơn vị tính: 1.000đ Chỉ tiêu Năm 1988 Năm 1999 Năm 2000 I/Tổng doanh thu 53.213.024 32.563.343 37.095.469 II/Các khoản giảm trừ 229.344 III/Doanh thu thuần 52.983.680 32.563.343 37.095.469 IV/Giá vốn hàng bán 51.340.925 27.664.297 32.553008 V/Lợi tức gộp 1.642.755 4.899.046 4.542.460 VI/Chi phí bán hàng 899.565 554.726 1.959.413 VII/Chi phí QLDN 794.486 4.317.025 2.278.467 VIII/Lợi tức thuần từ HĐKD 51.296 27.294.593 304.578 -Thu nhập hoạt động tài chính 135.451 143.079 44.326 -Chi phí hoạt động tài chính 5.391 IX/Lợi tức từ hoạt động tài chính 130.060 143.079 -Thu nhập hoạt động bất thường 541.592 114.489 70.800 -Chi phí bất thường 504.592 3.200 9.615 Lợi tức trước thuế 115.763 281.663 410.090 Hình thức kế toán tại Công ty Dịch vụ kỹ thuật và XNK. Tổ chức sổ sách kế toán Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ, do vậy về số lượng và loại sổ kế toán được mở phù hợp với yêu cầu của hình thức này và bám sát tình hình kinh doanh của công ty. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp làchứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: -Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ -Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. -Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ đuợc đánh số hiệu liên tục trong cả năm(theo số thứ tự trong sổ dăng ký chứng từ ghi sổ) có chứng từ gốc đính kèm và kế toán trưởng phải duyệt trước khi ghi sổ. Hệ thống sổ sách của Công ty đang dùng bao gồm: -Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ -sổ cái -Các sổ thẻ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Sổ đang ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán.Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ thẻ kế toán chi tiết dùng để lập báo cáo tài chính. Sổ thẻ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được.Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh của công ty. Trình tù ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chøng tõ gèc (B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Chøng tõ ghi sæ B¸o c¸o quü hµng ngµy Sè c¸i TK 151,156,157,632,511,911... Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi tµi kho¶n B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Trình tù ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hàng ngày,căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bẳng chứng từ gốc cùng loại để lập chứng từ ghi sổ.Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.Sau đó dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đựơc dùng để ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết. Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm dễ hiểu thuận tiện trong việc phân công lao động trong phòng kế toán, và đặc biệt thuận tiện cho việc cơ giới hoá áp dụng máy tính trong công việc kế toán. Nhược điểm: Khối lượng ghi sổ kế toán nhiều, việc kiểm tra đối chiếu số lượng dồn vào cuối kỳ, điều này ảnh hưởng đến thời hạn lập báo cáo kế toán.Hơn nữa dễ phát sinh trùng lắp nếu việc phân công lập chứng từ không rõ ràng. Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, bởi vậy nó có ý nghiã rất quan trọng đối với chất lượng toàn bộ công tác kế toán và quyết định đến tính tin cậy cuả thông tin kế toán sau này.Công tác hạch toán ban đầu được thực hiện dựa trên hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với từng nghiệp vụ phát sinh trong Công ty. Công ty thấy rõ việc hạch toán ban đầu là công việc phức tạp vì vậy công ty yêu cầu kế toán phải kiểm tra chặt chẽ hạch toán ban đầu nhằm hạn chế những hành vi thiếu trung thực. Công ty quy định rõ: trách nhiệm cho từng nhân viên kế toán trong việc thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để ghi vào sổ được kịp thời. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế Tài chính phát sinh được phản ánh rõ ràng đầy đủ vào chứng từ, các chứng từ kế toán ban đầu chính là cơ sở để ghi chép sổ sách kế toán, các chứng từ trong công ty bao gồm:Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn mua hàng,bán hàng, hợp đồng kinh tế, giấy tạm ứng tiền mặt, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng..... Ngoài ra kế toán còn sử dụng các mẫu sổ ghi chép theo quy định của Bộ tài Chính như: Sổ TSCĐ, sổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua... Nhìn chung các chứng từ ban đầu của công ty sử dụng giống mẫu của chế độ kế toán ban hành. Căn cứ vào số liệu cuả từng bộ phận vào cuối mỗi tháng, sau khi đã đối chiếu lại với các bộ phận liên quan kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính.Các báo cáo thường được lập định kỳ 3 tháng 1 lần.Kế toán tổng hợp kết hợp với kế toán trưởng lập báo cáo sau đó chuyển cho giám đốc xem xét và xét duyệt. Định kỳ cuối năm kế toán lập báo cáo quyết toán, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Theo quy định công ty phải nộp báo cáo cho : Cơ quan thuế, cơ quan thống kê, bộ kế hoạch và đầu tư, bộ tài chính, cơ quan chủ quản là Phòng Thương mại và công nghiệp Việt nam. Thực trạng công tác hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty dịch vụ kỹ thuật và Xuất nhập khẩu. 1/ đặc điểm hoạt động nhập khẩu tại công ty dịch vụ kỹ thuật và XNK Hoạt động nhập khẩu là một mặt hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh ngoại thương, là một khâu hoạt động nhằm thực hiện chức năng bộ phận, chức năng kinh doanh nhập khẩu của công ty. nhập khẩu giữ một vị trí rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động của công ty. Một mặt hoạt động nhập khẩu góp phần tạo ra thu nhập chính của công ty, mặt khác hoạt động này còn hỗ trợ và tạo điều kiện mở rộng cho các hoạt động khác của công ty . Đối tượng nhập khẩu hàng hoá của công ty thương là vật tư, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, vật liệu xây dựng, phương tiện vận tải, hàng tiêu dùng... Hoạt động nhập khẩu diễn ra thường xuyên và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch XNK của công ty. Hoạt động nhập khẩu của công ty thường được thực hiện dưới hai hình thức là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác, nhưng trong đó chủ yếu vẫn là hoạt động nhập khẩu trực tiếp. Đối với hoạt động nhập khẩu trực tiếp, công ty tổ chức thực hiện đồng bộ từ khâu nhập hàng đến khâu tiêu thụ hàng nhập. Còn đối với hoạt động nhập khẩu uỷ thác thì tuỳ thuộc vào từng hợp đồng ký kết với các đơn vị khác mà công ty tiến hành triển khai cho phù hợp. Nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty có một số đặc điểm liên quan trực tiếp đến việc hạch toán như sau: -Hàng hoá thường được nhập khẩu theo điều kiện CIF hoặc C&F quy định theo Incoterms 1990. -Việc thanh toán tiề hàng với các đơn vị chủ hàng thông qua phương thức tín dụng chứng từ (L/C) hoặc thông qua điện chuyển tiền. -Đối với các loại tiền bằng ngoại tệ công ty sử dụng tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố để hạch toán . Đến cuối tháng, căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ cuối tháng, kế toán tiến hành điều chỉnh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. trong quá trình thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu, khó khăn và phức tạp nhất đối với nghiệp vụ nhập khẩu trong đó việc nghiên cứu thị trường và đi đến ký kết một hợp đồng nhập khẩu mới chỉ là bước đầu, còn việc thực hiện hợp đồng và thanh toán tiền hàng lại là khâu rất quan trọng và mang tính chất quyết định. Nó không chỉ liên quan đến việc giao nhận hàng hoá, mà còn liên quan đến quyền lợi của các bên trong việc giao nhận hàng hoá cũng như thanh toán tiền hàng. chính vì vậy, trong khâu này đòi hỏi kế toán phải kiểm tra theo dõi và phản ánh chính xác, kịp thời các khoản chi phí phát sinh, sự biến động của tài sản, sự di chuyển quyền sở hữu về hàng và tiền. Trên cơ sở đó cung cấp các thông tin cần thiết kịp thời cho quản lý và để từ đó đảm bảo tính đúng, tính đủ các khoản chi phí để tính ra giá thành hàng nhập khẩu đúng đắn và như vậy có thể đánh giá được hiệu quả của lô hàng nhập đó. 2/ Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty dịch vụ kỹ thuật và XNK. 2.1/Tài khoản sử dụng trong quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty dịch vụ kỹ thuật và XNK. Trên cơ sở đặc điểm và thủ tục mua hàng nhập khẩu tại công ty, các tài khoản chủ yếu được sử dụng tại phòng kế toán của công ty để hạch toán quá trình nhập khâủ hàng hoá bao gồm: -TK 11" Tiền mặt" +TK 1111: Tiền Việt nam +TK 1112: Tiền mặt ngoại tệ -TK 112: "Tiền gửi ngân hàng" +TK1121 : Tiền Việt nam gửi ngân hàng ( Chi tiết cho từng ngân hàng) +TK 1122: Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng ( Chi tiết cho các ngân hàng) -TK 131" Phải thu của khách hàng" ( Chi tiết cho từng khách hàng) -TK 138" phải thu khác" -TK 141 " Tạm ứng" -TK 144"Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn" -TK 151 "Hàng mua đi đường" -TK 156 "Hàng hoá" +TK 1561: Giá mua hàng hoá. +TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá. -TK 157" Hàng gửi đi bán" -TK311" Vay ngắn hạn" -TK 331 " Phải trả cho người bán" -TK 341 " Vay dài hạn" -TK 338" Phải trả, phải nộp khác" -TK 3331" Thuế GTGT" -TK3333"Thuế xuất, nhập khẩu" +TK 33331: Thuế xuất khẩu +TK 33331: Thuế nhập khẩu. -TK 1331" Thuế GTGT đầu vào" -TK 511" Doanh thu bán hàng" -TK 632"Giá vốn hàng bán" -TK 641 " Chi phí bán hàng" -TK 642 " Chi phí quản lý doanh nghiệp" -TK 911 " Xác định kết quả kinh doanh" Và các tài khoản kế toán khác... 2.2.Trình tự và thủ tục mua hàng nhập khẩu tại công ty. Một thương vụ nhập khẩu được thực hiện với sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán . Phòng kinh doanh đảm nh