Luận văn Phương pháp nghiên cứu và thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu INTIMEX

Thương mại ra quyết định hợp nhất Công ty thương mại dịch vụ Việt kiều và Công ty XNK Nội thương và Hợp tác xã. Đồng thời chuyển Công ty XNK Nội thương và Hợp tác xã thành phố Hồ Chí Minh thành chi nhánh. Ngày 08/06/1995, Công ty xuất nhập khẩu Nội thương và Hợp tác xã Hà Nội đổi tên thành Công ty XNK và dịch vụ thương mại, tên giao dịch đối ngoại là Foreign Trade Enterprise, gọi tắt tên giao dịch là Intimex. Giai đoạn 1998 – nay: Từ năm 1999 đến năm 2003, Công ty phát triển và tăng trưởng mạnh mẽ. Hàng năm kim ngạch đều vượt từ 20 đến 25% và được đáng giá là doanh nghiệp hàng đầu của Bộ Thương mại. Ngày 01/08/2002, Công ty chính thức đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu Intimex, tên đối ngoại là Intimex Export Import Corporation. Trụ sở chính: 96 Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại (84-4) 9 423 195 Fax (84-4) 9 424 250 Email: info@intimexco.com Công ty đã được tặng nhiều Huân huy chương, bằng khen của Nhà nước, Đảng bộ, chính quyền. Đặc biệt, tháng 09/2004, Công ty xuất nhập khẩu Intimex vinh dự được Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam và Hội các nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam trao giải thưởng Sao vàng đất Việt, một giải thưởng nhằm tôn vinh những thương hiệu, sản phẩm tiêu biểu của Việt Nam trong tiến trình hội nhập. * Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty xuất nhập khẩu Intimex: Là một doanh nghiệp kinh doanh tổng hợp, Công ty xuất nhập khẩu Intimex được tổ chức kinh doanh trên nhiều lĩnh vực. - Thương mại: xuất khẩu, nhập khẩu và kinh doanh nội địa Công ty xuất nhập khẩu Intimex được xem là nhà xuất khẩu hàng đầu trong lĩnh vực xuất khẩu các mặt hàng nông sản như cà phê, hạt tiêu, cao su, gạo, lạc nhân,…Từ năm 2002, Intimex là doanh nghiệp đứng thứ nhất về xuất khẩu hạt tiêu. Năm 2003, Intimex đứng thứ nhì về xuất khẩu cà phê. Bên cạnh đó, các mặt hàng nhập khẩu cũng đa dạng và phong phú về cả chủng loại và hình thức. Công ty thường xuyên nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng qua các nhà phân phối trong và ngoài nước của một số hãng nổi tiếng như: Uniliver, P&G,LG,… hoặc nhập khẩu trực tiếp từ nhiều nước trên thế giới như Trung Quốc, Thái Lan, Singapore, Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ và các nước khối EU. Không chỉ dừng ở kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty cũng đã xác định nội địa là thị trường có tiềm năng vô cùng to lớn. Do đó, Công ty đã hoạch định một chương trình chiếm lĩnh thị trường nội địa bằng cách phát triển chuỗi siêu thị, các cửa hàng tự chọn và hệ thống bán buôn, bán lẻ. Tính đến nay, Công ty đã khai trương và đưa vào sử dụng 13 siêu thị trên cả nước, doanh thu hàng năm khoảng 600 tỷ đồng. - Dịch vụ: dịch vụ viễn thông, cho thuê văn phòng, kho bãi, chuyển khẩu, chuyển tải. Để đẩy mạnh và phát triển mạnh hơn các hoạt động kinh doanh, Công ty xuất nhập khẩu Intimex đã và đang phát triển mạng lưới kinh doanh các dịch vụ viễn thông mà khởi đầu là sự thành lập Trung tâm dịch vụ Viễn thông Intimex tại Hà Nội. Hiện nay, trung tâm này là một trong những đại lý ủy quyền cấp một đầu tiên của Viettel mobile về thuê bao, hòa mạng điện thoại 098, 097, điện thoại cố định 178. - Sản xuất: chế biến nông sản xuất khẩu, thủy hải sản, gia công hàng may mặc. Thực hiện chiến lược chuyển hướng xuất khẩu nguyên liệu thô sang hàng hóa nông sản tinh chế có chất lượng và giá trị cao, Công ty đã đầu tư, xây dựng nhiều nhà máy, xí nghiệp phục vụ cho việc chế biến nguyên liệu như: Xí nghiệp Chế biến tiêu sạch Bình Dương, Kho chế biến nông sản Hưng Đông – Nghệ An, Kho tồn trữ chế biến nông sản tại ngã ba Vũng Tàu, tỉnh Đồng Nai,…Trong đó, đặc biệt là dự án đầu tư xây dựng Nhà máy Tinh bột sắn Intimex Nghệ An. Nhà máy sau hai năm xây dựng đã được đưa vào sử dụng ngày 7/8/2004. Doanh thu bình quân hàng năm của Nhà máy đạt khoảng 110 tỷ đồng, lãi ròng bình quân năm 4,5 tỷ đồng. Đây là Nhà máy chế biến tinh bột sắn lớn nhất Việt Nam. Đối với ngành thủy hải sản, Công ty đã xác định đây là ngành có nhiều triển vọng, đem lại hiệu quả kinh tế cao và ổn định cho Công ty. Bộ Thương mại ( nay là Bộ công thương ) đã có quyết định số 0769/2003/QĐ-BTM ngày 24/06/2003 về việc tiếp nhận Công ty Đông lạnh thủy sản xuất nhập khẩu Hoằng Trường và quyết định số 0481/2004/QĐ-BTM ngày 20/04/2004 về việc tiếp nhận Xí nghiệp nuôi tôm xuất khẩu Thanh Hóa về làm đơn vị thành viên Công ty xuất nhập khẩu Intimex. Ngoài ra, Công ty cũng tiến hành cổ phần hóa Công trình Xí nghiệp May Intimex từ chỗ chỉ có 100 máy may với vài chục công nhân, kho xưởng chưa hoàn thiện, việc làm không đủ cho công nhân trở thành Công ty con đã đầu tư trên 300 máy may, nhà xưởng được nâng cấp khang trang, có trên 350 công nhân sản xuất. * Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh: Công ty xuất nhập khẩu Intimex tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Các phòng ban chức năng chỉ tham mưu cho thủ trưởng cùng cấp trong việc hình thành các chủ trương và ra quyết định, đồng thời đôn đốc cấp dưới thực hiện các quyết định của Ban giám đốc. Mọi quyết định đều do Ban giám đốc tuyên bố và chịu trách nhiệm. Các đơn vị cấp dưới chỉ nhận lệnh trực tiếp từ cấp trên, còn ý kiến của các phòng ban chỉ có tính chất tư vấn và hướng dẫn về nghiệp vụ.( phụ lục 3.2 ) Mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ khác nhau, cụ thể: - Phòng Hành chính quản trị, Phòng Tổ chức cán bộ: quản lý các loại công văn, giấy tờ, hồ sơ của cán bộ công nhân viên công ty, quản lý thủ tục hành chính văn phòng, công văn, con dấu công ty, liên hệ và phối hợp với cơ quan tổ chức lao động để giải quyết chính sách tiền lương, đào tạo cán bộ và nâng cao chất lượng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên công ty. - Phòng kinh tế tổng hợp: có chức năng tham mưu và hướng dẫn các nghiệp vụ công tác như: kế hoạch thống kê, đối ngoại pháp chế, kho vận và một số công việc chung của công ty. Nhiệm vụ cụ thể là nghiên cứu, đề xuất các định hướng phát triển kinh doanh, tổng hợp và dự thảo kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm với các phòng XNK và tổ chức thực hiện các phương án kế hoạch của Công ty. - Phòng Tài chính kế toán: thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách kế toán theo quy định của nhà nước. Chủ động đề xuất với cấp trên về những chính sách ưu đãi, chế độ kế toán vốn, nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp nhằm đáp ứng, hỗ trợ cho Công ty kinh doanh hiệu quả hơn. - Phòng kinh doanh: tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại dịch vụ tổng hợp theo điều lệ và giấy phép kinh doanh của công ty. Được phép ủy thác và nhận làm ủy thác kinh doanh XNK đối với các tổ chức trong và ngoài nước, nhận làm đại lý tiêu thụ hàng hóa và nhận hàng ký gửi. Ngoài ra, các đơn vị thành viên thực hiện đầy đủ chính sách hạch toán kinh tế phụ thuộc, quy chế tổ chức và hoạt động của từng đơn vị thành viên. Thủ trưởng các đơn vị thành viên chịu sự chỉ đạo của Tổng giám đốc công ty, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động theo đúng điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty và pháp luật của nhà nước. 3.2.1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán: * Tổ chức bộ máy kế toán: Do Công ty xuất nhập khẩu Intimex hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, có nhiều chi nhánh trên toàn quốc, để thuận tiện cho việc hạch toán, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán. Các đơn vị trực thuộc của công ty đều có bộ máy kế toán riêng, làm nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra, xử lý các chứng từ kế toán. Trên cơ sở đó, kế toán sẽ thực hiện công tác hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết đối với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại chính đơn vị trực thuộc đó, định kỳ lập báo cáo kế toán gửi lên phòng kế toán tài chính của Công ty. Phòng Kế toán tài chính tổng hợp số liệu dựa trên các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc kết hợp với việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại chính văn phòng công ty để lập báo cáo tài chính của toàn công ty. Hiện nay, Phòng Kế toán tài chính của Công ty gồm 14 nhân viên, trong đó có 01 Trưởng phòng, 02 Phó phòng, 10 Kế toán viên và 01 Thủ quỹ (phụ lục 3.3 ). Nhiệm vụ của mỗi nhân viên như sau: - Trưởng phòng kế toán: phụ trách chung công tác hạch toán kế toán toàn công ty. - Phó phòng 1: phụ trách báo cáo tổng hợp quyết toán toàn công ty, theo dõi tình hình tài chính toàn công ty. - Phó phòng 2: phụ trách theo dõi chi phí, công nợ và tài sản cố định toàn công ty. - Kế toán viên đảm nhận các nhiệm vụ sau: kế toán hàng hóa nhập khẩu; kế toán hàng hóa xuất khẩu; kế toán tiền mặt,công cụ, dụng cụ; kế toán tiền gửi, tiền vay bằng Việt Nam đồng; kế toán tiền gửi, tiền vay bằng ngoại tệ; kế toán thuế; kế toán tổng hợp công nợ; kế toán theo dõi hàng kinh doanh nội địa và cho thuê cửa hàng; kế toán dự án. - Thủ quỹ: làm thủ quỹ và theo dõi tiền lượng tiền thực có tại công ty, lượng tiền thu, chi. * Hình thức kế toán: Công ty xuất nhập khẩu Intimex hiện đang sử dụng hệ thống kế toán máy, ứng dụng phần mềm kế toán FAST2003 với hình thức và chu trình theo hình thức Nhật ký chung. Hàng ngày, các chứng từ gốc sau khi được kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ, kế toán phần hành sẽ nhập chứng từ vào máy tính. Máy tính sẽ tự động xử lý dữ liệu, đưa những thông tin này vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành tổng hợp trên máy tính và chương trình sẽ tự động cho ra các sổ tổng hợp, sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán. Quy trình ghi sổ có thể được khái quát bằng sơ đồ ( phụ lục 3.4) * Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, đồng thời tuân theo Quy trình hạch toán kế toán được ban hành kèm theo Quyết định số 3518/QĐ-TKKTTC ngày 24/12/2004, dựa trên Quy chế tài chính do Hội đồng quản trị thông qua ngày 04/12/2003. Cụ thể như sau: Niên độ kế toán: niên độ kế toán của Công ty được tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: Việt Nam đồng - Đối với ngoại tệ: các giao dịch được ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Đối với số dư các tài khoản có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính cần được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng tại thời điểm ngày 31/12. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng. 3.2.2. Đánh giá ảnh hưởng của môi trường đến kế toán: * Tình hình chung: Trong các năm qua, Công ty xuất nhập khẩu Intimex luôn phấn đấu để trở thành một trong những doanh nghiệp Nhà nước hàng đầu của Bộ Công thương về lĩnh vực kinh doanh thương mại. Trong những năm đầu đổi mới của nền kinh tế đất nước, Công ty phát triển mạnh mẽ chức năng kinh doanh XNK. Qua thời gian, Công ty đã tạo dựng được uy tín lớn đối với khách hàng trong và ngoài nước và đã gặt hái được nhiều thành công. Để đạt được thành quả đó, Công ty đã khai thác và tận dụng tối đa những thuận lợi do môi trường kinh doanh mang lại. Ngay từ đầu, Công ty đã xác định được mục tiêu chiến lược dài hạn và lên kế hoạch ngắn hạn cho từng giao đoạn cụ thể. Với thời gian hoạt động tương đối dài, Công ty đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực XNK và kinh doanh nội địa. Công ty đã thiết lập và duy trì được mối quan hệ thương mại với nhiều tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. Đồng thời, Công ty đã tạo được uy tín lớn với các bạn hàng. Thương hiệu Intimex đã có chỗ đứng trên thị trường quốc tế cũng như thị trường nội địa.Hơn nữa, Công ty còn có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn, được đào tạo cơ bản, đoàn kết nhất trí xây dựng công ty ngày càng phát triển. Công ty luôn được Bộ Công thương, các cơ quan ban ngành, các cấp chính quyền địa phương quan tâm chỉ đạo, theo dõi, giúp đỡ, động viên kịp thời và tạo điều kiện thuận lợi để Công ty hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi, Công ty cũng găp không ít những khó khăn, thách thức. Cụ thể: Về hoạt động kinh doanh: Mặt hàng kinh doanh xuất khẩu của Công ty chủ yếu là hàng nông sản, trong đó, cà phê và hạt tiêu là hai mặt hàng chính chiếm hơn 70% tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu. Việc kinh doanh nông sản nói chung và cà phê, hạt tiêu nói riêng luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro do vốn sử dụng nhiều mà hiệu quả kinh doanh thấp, giá cả bấp bênh, lên xuống thất thường,…Bên cạnh đó, hoạt động kinh doanh siêu thị cũng gặp nhiều khó khăn. Vì đây là ngành có tỷ lệ lợi nhuận thấp lại sử dụng nhiều lao động và trong giai đoạn hiện nay, ngành bán lẻ của nước ta nói chung và của Công ty nói riêng đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt của các tập đoàn bán lẻ nước ngoài với kinh nghiệm và tiềm lực lớn hơn rất nhiều. Hơn nữa, nguồn vốn kinh doanh của Công ty còn hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh. Trong khi đó, Công ty lại có nhiều khoản nợ xấu chưa thu hồi được. Về hoạt động đầu tư: Công tư tích cực đầu tư vào nhiều dự án, một số dự án đã đi vào hoạt động nhưng hiệu quả đem lại chưa cao. Việc đầu tư chưa mang tính tập trung khiến cho nhiều dự án còn dở dang nên Công ty phải trích lợi nhuận kinh doanh ra để trả vốn vay, lãi vay ngân hàng và khấu hao thiết bị đầu tư nên lợi nhuận trong những năm qua còn thấp, thậm chí bị lỗ. Về mô hình tổ chức: mô hình tổ chức hiện nay chưa phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty và chưa tạo được sức mạnh tập trung do quy mô, phạm vi rộng khắp, kinh doanh sản xuất đa ngành nghề. Do đó, việc quản lý của lãnh đạo các đơn vị trực thuộc chưa làm hết khả năng, trách nhiệm. Ngoài ra, cơ chế phân phối tiền lương, tiền thưởng và các chế độ đãi ngộ khác chưa tạo được động lực thúc đẩy tăng năng suất hiệu quả lao động. Tóm lại, trong giai đoạn hiện nay, bên cạnh những thuận lợi cần phải tận dụng, Công ty còn phải có những biện pháp khắc phục, giải quyết khó khăn để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty trong thời gian tới. * Tình hình hoạt động trong thời gian gần đây: Trải qua 29 năm hoạt động, Công ty tình hình tài chính trong 3 năm gần đây nhìn chung là tốt, có chiều hướng đi lên. Về doanh thu, năm 2006 mới chỉ đạt 4.489 tỷ đồng, năm 2007 là 7.435 tỷ đồng, nhưng đến năm 2008, con số này đã là 9.437 tỷ đồng, tăng 26,93% so với năm 2007 tương ứng tăng 2002 tỷ đồng. Hàng năm, Công ty thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp NSNN. Năm 2007, Công ty đã nộp 289,58 tỷ đồng vào NSNN. Đến năm 2008, Công ty đã nộp 344,12 tỷ đồng, tăng so với năm 2007 là 18,83%, tương ứng với 54,54 tỷ đồng. Trong hai năm 2006 và 2007, Công ty bị thua lỗ khá nhiều. Năm 2006, số tiền bị lỗ mới chỉ là 0,938 tỷ đồng thì sang năm 2007, con số này đã là -2,306 tỷ đồng. Lợi nhuận của Công ty bị thua lỗ là do việc đầu tư quá dàn trải vào nhiều dự án cùng một lúc, dẫn đến tình trạng vốn bị dàn trải, thiếu sự tập trung khiến cho nhiều công trình bị dở dang hoặc đã có công trình được đưa vào sử dụng nhưng chưa thể ngay lập tức có hiệu quả. Nhưng đến năm 2008, với sự nỗ lực không ngừng, Công ty đã đạt mức lợi nhuận là 2,135 tỷ đồng, tăng gần gấp đôi năm 2007 với tỷ lệ là 192,58%. Điều này đã giúp cho thu nhập của cán bộ công nhân viên dần được cải thiện. Năm 2006, thu nhập bình quân mỗi người trong một tháng là 1.430 nghìn đồng thì đến năm 2008 đã tăng lên 2.574 nghìn đồng, góp phần nâng cao mức thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong Công ty ( phụ lục 3.5 ). Nhìn chung, trong 3 năm gần đây, doanh thu của Công ty luôn có xu hướng tăng lên. Trong 2 năm 2006, 2007 tuy lợi nhuận bị lỗ do đầu tư quá nhiều nhưng đến năm 2008 thì lợi nhuận tăng gần gấp đôi so với năm 2007. Có được kết quả này là nhờ sự phấn đấu không ngừng của toàn bộ Công ty. Đời sống cán bộ công nhân viên được nâng cao. 3.3. Thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex: 3.3.1. Đặc điểm kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp : * Đối tượng thanh toán: Công ty XNK Intimex có rất nhiều đối tác ở trong nước và trên thế giới. Trên thế giới, Công ty đã có được khá nhiều bạn hàng lớn ở các nước Mỹ, khối EU, Nga, Nhật,…Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là hàng tiêu dùng, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu sản xuất. Công ty có thể nhập khẩu theo hai hình thức chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác. * Phương thức thanh toán: Nhà cung cấp của Công ty XNK Intimex bao gồm cả nhà cung cấp trong nước và nước ngoài. Như vậy, Công ty sẽ thực hiện cả thanh toán nội địa và thanh toán quốc tế. Trong thanh toán nội địa thì Công ty sử dụng phương tiện thanh toán chủ yếu là tiền mặt và chuyển khoản đối với doanh nhiệp có phát sinh nghiệp vụ với số tiền nhỏ, lẻ; còn ủy nhiệm chi thuận lợi hơn với các doanh nghiệp mà Công ty mua hàng với số lượng lớn. Còn đối với thanh toán quốc tế thì Công ty sử dụng phương thức thư tín dụng là chủ yếu. Phương thức này tuy hơi phức tạp do thủ tục rắc rối nhưng lại đảm bảo lợi ích cho cả hai bên người bán và người mua. * Thời hạn thanh toán: Việc thanh toán với nhà cung cấp có thể được tiến hành trước, ngay hoặc sau khi nhận hàng, phụ thuộc vào hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Trong một số trường hợp, giá trị của lô hàng lớn, mức độ rủi ro cao thì bên mua có thể phải ứng trước cho bên bán một phần giá trị. * Chiết khấu thanh toán: đây là điều phổ biến trong mua bán hiện nay. Chiết khấu thanh toán khuyến khích các doanh nghiệp nhanh chóng trả tiền hàng. Công ty XNK Intimex thường xuyên theo dõi các khoản nợ phải trả nhà cung cấp sao cho thời gian chiếm dụng vốn là lâu nhất mà vẫn hưởng được chiết khấu thanh toán của người bán đưa ra. * Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch giá: đối với một doanh nghiệp trong lĩnh vực XNK thì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ diễn ra phổ biến. Trong thanh toán, Công ty thường sử dụng những ngoại tệ mạnh như USD, GBP, EURO,… để đảm bảo tỷ giá không bị dao động mạnh, ảnh hưởng kết quả kinh doanh. Khi hạch toán các nghiệp vụ bằng ngoại tệ, kế toán viên ghi sổ theo tỷ giá thực tế, tức là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. 3.3.2. Thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp: Kế toán viên thực hiện quá trình hạch toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp bắt đầu từ quy trình luân chuyển chứng từ cho đến quá trình ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp và lập các báo cáo tài chính của Công ty. 3.3.2.1 Chứng từ sử dụng: Với đặc thù của một doanh nghiệp XNK, hệ thống chứng từ của Công ty bao gồm cả hệ thống chứng từ nội địa và hệ thống chứng từ quốc tế. Chứng từ nội địa được sử dụng trong trường hợp Công ty mua hàng hóa trong nước để phục vụ cho việc xuất khẩu. Bộ chứng từ thanh toán với người bán bao gồm: Hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ, Giấy thanh toán tiền tạm ứng. Các chứng từ trên được luân chuyển theo một trình tự nhất định. Sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu, nhân viên công ty xúc tiến thực hiện hợp đồng. Khi Hóa đơn GTGT được cung cấp bởi người bán, Công ty sẽ tiến hành thanh toán tiền hàng cho người cung cấp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Đồng thời, kế toán thanh toán nội địa sẽ viết Phiếu chi và được kế toán trưởng và giám đốc công ty ký duyệt. Tiếp đó, thủ quỹ kiểm tra chứng từ xem đã hợp lệ chưa rồi thực hiện chi tiền trả người bán. Cuối cùng, kế toán thanh toán nội địa tiến hành ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Công ty XNK Intimex chủ yếu sử dụng phương thức thư tín dụng để thực hiện thanh toán quốc tế. Bộ chứng từ thanh toán quốc tế bao gồm: Giấy cam kết, Yêu cầu mở thư tín dụng, Thư tín dụng, Bộ chứng từ nhập khẩu ( Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại, Vận đơn,…). Trình tự luân chuyển bộ chứng từ như sau: Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, kế toán thanh toán quốc tế tiến hành mở L/C theo đúng nội dung hợp đồng đã ký kết bằng cách gửi đến ngân hàng một bản Yêu cầu mở thư tín dụng và Giấy cam kết. Kế toán viên có thể dùng ủy nhiệm chi để thanh toán lần lượt tiền mở thư tín dụng và các chi phí phát sinh liên quan đến hàng nhập khẩu hoặc ủy quyền luôn cho ngân hàng thực hiện thanh toán. Nếu ngân hàng chấp nhận việc thanh toán thì ngân hàng sẽ mở sổ phụ để theo dõi và định kỳ thông báo về khoản tiền gửi ngân hàng của Công ty. Sau khi nhận được bộ chứng từ do bên bán gửi, ngân hàng kiểm tra, nếu hợp lệ thì trong vòng 7 ngày, công ty phải chấp nhận thanh toán. Khi đó, Công ty mới được nhận bộ chứng từ để nhận hàng. 3.3.2.2 Tài khoản sử dụng: Công ty XNK Intimex hoạt động chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu. Dựa trên hệ thống chứng từ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán thực hiện theo dõi công nợ cho từng nhà cung cấp. Kế toán phải mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản nợ nhà cung cấp. Để phản ánh nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán chủ yếu sử dụng tài khoản 331. Sau khi nhận được chứng từ thanh toán công nợ của người bán, kế toán thanh toán nội địa và thanh toán quốc tế sẽ chuyển bộ chứng từ sang cho kế toán công nợ. Kế toán công nợ căn cứ vào bộ chứng từ nhận được để nhập thông tin vào máy tính và máy tính tự động ghi vào Sổ chi tiết công nợ. Ngoài ra, do có liên quan đến thanh toán với bạn hàng nước ngoài, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK1112, 1122, 144, 413. Trong đó, TK 331 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 là TK 3311 – Phải trả cho người bán hàng XK và TK 3312 – Phải trả cho người bán hàng NK. TK 3311 phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả nhà cung cấp trong nước khi Công ty tiến hành mua hàng hóa để phục vụ cho việc xuất khẩu. Còn TK 3312 phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp nước ngoài khi Công ty mua hàng hóa nhập khẩu. Hai tài khoản này tiếp tục được chi tiết đến tài khoản cấp 3 theo từng nhà cung cấp và theo từng phòng ban. Cụ thể như sau: Tài khoản Tên tài khoản 3311 Phải trả cho người bán hàng XK 33111 Phải trả cho người bán hàng XK phòng kinh doanh 1 33112 Phải trả cho người bán hàng XK phòng kinh doanh 2 … … 3312 Phải trả cho người bán hàng NK 33121 Phải trả cho người bán hàng NK phòng kinh doanh 1 … … Các tài khoản 1111, 1112, 1121, 1122, 144 cũng được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo từng Ngân hàng nơi Công ty gửi tiền hoặc ký quỹ. * Trình tự hạch toán Trình tự hạch toán kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong nước và nước ngoài được thực hiện đúng theo quy định. Dựa trên các hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn,… do bên bán cung cấp, kế toán ghi Có TK 3311 hoặc TK 3312 và ghi Nợ TK 133_Thuế GTGT được khấu trừ , Nợ các TK liên quan như TK 156, 157, 632. Đến khi thanh toán, kế toán ghi Nợ TK 3311 hoặc TK 3312 và ghi Có TK tiền ( TK 111,112,311...). Ngoài ra, Công ty XNK Intimex không sử dụng tài khoản 007_Ngoại tệ các loại để phản ánh, theo dõi số tiền tăng, giảm bằng ngoại tệ. Công ty chỉ thực hiện theo dõi nguyên tệ trên các TK 1112 và TK 1122. Trình tự kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong nước, ngoài nước có thể được khái quát bằng sơ đồ (phụ lục 3.6). 3.3.2.3 Sổ kế toán: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ. Trước hết, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái các TK 331, 111, 112. Cuối kỳ, cộng số liệu trên sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết ) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Để hiểu rõ cách thức ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, xem nghiệp vụ sau: * Nghiệp vụ 1: Ngày 22/12/2008, Công ty XNK Intimex ký hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu với Công ty TNHH Phước Nghĩa để mua 52 tấn Cơm dừa – loại FINE, đơn giá là 17.650.000 đ/tấn. Hàng giao tại cảng thành phố Hồ Chí Minh, thanh toán ngay bằng tiền mặt 205.000.000 đồng, toàn bộ giá trị hàng hóa còn lại Công ty sẽ thanh toán tiếp trong vòng 10 ngày kể từ ngày giao hàng, và tiền thuế GTGT sẽ được thanh toán vào ngày 20 của tháng tiếp theo. Chứng từ của nghiệp vụ này bao gồm: Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu (phụ lục 3.7), Biên bản giao nhận hàng (phụ lục 3.8), Hóa đơn GTGT (phụ lục 3.9), Phiếu chi (phụ lục 3.10). Kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán, ghi vào Sổ chi tiết, sổ Cái, sổ Tổng hợp TK 3311_Phải trả cho người bán hàng XK (phụ lục 3.11). * Nghiệp vụ 2: Ngày 18/11/2008, Công ty XNK Intimex ký hợp đồng nhập khẩu hàng hóa với Công ty VINAMI IMPORT – EXPORT để mua 1300 thùng socola Đức với tổng giá trị 14936,80 USD. Công ty phải thanh toán tiền hàng cho bên XK 100% giá trị hàng hóa bằng phương thức chuyển tiền bằng điện T/T trong vòng 50 ngày kể từ ngày ký hợp đồng. Hàng về nhập cảng Hải Phòng, nhập kho ngày 02/01/2009. Ngày 07/01/2009, Công ty thực hiện thanh toán tiền hàng cho Công ty VINAMI IMPORT – EXPORT. Bộ chứng từ thanh toán gồm: Hợp đồng ngoại thương_Sales contract, Hóa đơn thương mại_Commercial Invoice, Vận đơn_Bill of lading, Packing list, Tờ khai hải quan…(phụ lục 3.12). Căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi vào sổ chi tiết, sổ Cái, sổ Tổng hợp TK 3312_Phải trả cho người bán hàng NK (phụ lục 3.13). CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX 4.1. Các kết luận và phát h