Luận văn Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại chi cục văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

an hành Quyết định Kế hoạch Đề án Công văn 2013 3 3 2014 1 3 2015 2 2016 6 1 2017 1 1 Tổng hợp 12 1 1 7 Nguồn: tác giả tổng hợp năm 2017 (từ Sổ đăng ký văn bản đi của Sở Nội vụ) 52 - Để lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và thực hiện Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ, Sở Nội vụ đã ban hành Công văn số 14/SNV-CCVTLT ngày 05/01/2013 về việc thực hiện quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Sau khi văn bản ra đời đã giúp cho cơ quan, tổ chức chấn chỉnh lại công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, làm cơ sở thực hiện công tác kiểm tra công tác này hàng năm, tạo nguồn thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử. - Ngoài ra, Sở còn ban hành Công văn số 454/SNV-VTLT ngày 01/8/2013 về việc tăng cường công tác phòng chống bảo lụt bảo vệ an toàn tài liệu. Từ đó các cơ quan đã lập phương án bảo quản, đối phó với lũ lụt, tránh được tình trạng để tài liệu bị ẩm ướt, hư hỏng. - Sở Nội vụ thường xuyên rà soát và ra quyết định ban hành danh mục hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử; quyết định giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, đã tạo điều kiện cho Chi cục tiến hành hoạt động hướng dẫn chỉnh lý, thu thập, bổ sung tài liệu vào phòng, kho theo quy định. - Công tác phòng cháy và chữa cháy là một trong những vấn đề quan trọng nhằm bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi cục an toàn, Sở Nội vụ đã quan tâm ban hành Công văn số 234/SNV-VTLT ngày 07/4/2017 về việc tăng cường phòng cháy và chữa cháy bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ. Từ đó công tác này được quan tâm nhiều hơn, công tác kiểm tra, phòng ngừa, lập phương án phòng cháy và chữa cháy được triển khai và thực hiện. - Ngoài ra, Chi cục tham mưu cho Sở Nội vụ, giúp Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt chủ trương sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của tỉnh qua các thời kỳ lịch sử; đề nghị ban hành Chỉ thị bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ cấp xã; đề nghị phê duyệt đề án “Giải quyết tài liệu tích 53 đống” của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015- 2019; đề nghị thẩm định “Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015-2018; đề nghị thẩm định đề án xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015-2020. - Để phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, Sở Nội vụ đã ban hành Quyết định số 140/QĐ-SNV ngày 06/6/2016 ban hành Quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long. Quy chế đã quy định cụ thể quy trình khai thác, hồ sơ thủ tục, cấp có thẩm quyền phê duyệt, cũng như giữ gìn bí mật, đảm bảo an toàn tài liệu khi khai thác, sử dụng. Nhìn chung, ngoài việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn để quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ được kịp thời. Tuy nhiên, việc trình Đề án quy hoạch ngành lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn 2030 vẫn chưa được sự chấp thuận của Ủy ban nhân dân tỉnh. Một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chưa được ban hành như: hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức và Ủy ban nhân dân các huyện; hướng dẫn các bước thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; quy định, hướng dẫn về tiêu chuẩn, điều kiện phòng kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức, nhất là quản lý Kho Lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan cấp huyện; Công văn hướng dẫn cấp, quản lý chứng thực hành nghề lưu trữ; hướng dẫn chi tiết việc thực hiện các chế độ báo cáo thống kê lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức. Nói tóm lại việc tham mưu ban hành văn bản đã tác động tích cực đến công tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Nhiều văn bản được tham mưu ban hành kịp thời đã tạo hành lang pháp lý để các cơ quan, tổ chức căn cứ và tổ chức thực hiện. Nhưng cho đến nay Chi cục vẫn chưa tham mưu cho tỉnh ban hành những chủ trương, giải pháp mang tính cấp 54 bách, lâu dài làm cơ sở cụ thể hóa kế hoạch thực hiện hàng năm. Nguyên nhân chủ yếu do tập trung thực hiện các khâu nghiệp vụ nhiều hơn. Vì vậy cũng phần nào ảnh hưởng đến chất lượng công tác tham mưu ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đối với công tác lưu trữ tại tỉnh Vĩnh Long. 2.2.1.3. Các văn bản do Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành Từ năm (2013-2017), Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã ban hành 343 văn bản để quản lý, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ. Bảng 2.3: Số lƣợng văn bản của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Vĩnh Long ban hành từ năm 2013 đến 6 tháng đầu năm 2017 Các loại văn bản đã ban hành Năm cộng 2013 2014 2015 2016 2017 Chương trình 1 1 1 1 4 Công văn 54 27 38 63 34 216 Quyết định 12 27 24 21 13 97 Kế hoạch 2 6 8 7 3 26 Tổng cộng 69 61 71 91 51 343 Nguồn: tác giả tổng hợp năm 2017 (từ Sổ đăng ký văn bản đi của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) Nội dung cơ bản của các văn bản trên là đôn đốc nhắc nhở các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu lập đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, thẩm định việc lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, công tác báo cáo thống kê, bố trí kho lưu trữ, bảo vệ và tổ chức sử dụng tài liệu. Những chương trình, kế hoạch đã định hướng, cụ thể hóa những nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục hàng năm, hàng quý. Ngoài ra, Chi cục còn ban hành văn bản để quản lý trong nội bộ, quyết định những vấn đề liên quan đến nhân sự. Tuy nhiên, Chi cục cần tiếp tục ban hành những văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ cụ thể, đôn đốc các cơ quan, tổ chức trong công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào phòng, kho lưu trữ đúng thời gian quy định; hướng dẫn công chức, viên chức chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu tại Chi cục; ban 55 hành tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của công chức, viên chức trong Chi cục. 2.2.2. Kiện toàn tổ chức, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng công chức, viên chức 2.2.2.1. Về kiện toàn tổ chức: Như đã trình bày ở mục 2.1.2, do Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thành lập từ năm 2010 đến nay có nhiều lần thay đổi về cơ cấu tổ chức, số lượng nhân sự cụ thể 2010 gồm 02 phòng, với số lượng 05 công chức, 10 viên chức. Đến nay (2017), Chi cục gồm có 03 phòng, với số lượng 05 công chức và 18 viên chức. Cụ thể về cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi cục gồm: - Lãnh đạo Chi cục: 03 công chức (Chi cục trưởng và 02 Phó Chi cục trưởng). - Phòng Hành chính - Tổng hợp: 01 công chức và 05 viên chức (01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng, 3 công chức và 01 hợp đồng). - Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ: 01 công chức và 04 viên chức (01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng, 02 viên chức). - Phòng Nghiệp vụ - Kho Lưu trữ chuyên dụng: 9 viên chức (01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng, 6 viên chức và 01 hợp đồng). So với biên chế được giao vẫn còn thiếu 01 công chức chưa được tuyển dụng, nhưng phải hợp đồng thêm một số lao động để đảm bảo thực hiện công tác dịch vụ. Theo kết quả khảo sát ý kiến các công chức, viên chức đang làm việc tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ có (19/23) phiếu, chiếm tỷ lệ 82,6% cho rằng với số lượng công chức, viên chức hiện tại cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc. Các ý kiến khác đề nghị tăng biên chế Phòng Nghiệp vụ - Kho Lưu trữ chuyên dụng và giảm biên bản Phòng Hành chính - Tổng hợp. 56 Như vậy cùng với quá trình tồn tại và hoạt động, Bộ máy của Chi cục ngày càng hoàn thiện. Tuy nhiên, việc thay đổi về cơ cấu tổ chức, bộ máy, chức năng nhiệm vụ, thay đổi về cơ quan chủ quản đã làm cho Chi cục gặp nhiều khó khăn khi tổ chức thực hiện như: phải tham mưu ban hành văn bản hướng dẫn mới, sắp xếp đội ngũ công chức, viên chức. Nhưng với yêu cầu nhiệm vụ mới trong thời gian tới, Chi cục vẫn cần tiếp tục hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, bộ máy để hoạt động hiệu quả hơn. 2.2.2.2. Về bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức: - Từ năm 2008 đến năm 2010: + Trung tâm sau khi chuyển giao về Sở Nội vụ được Ủy ban nhân dân tỉnh bổ sung, bố trí 15 biên chế, trong đó 01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc. Trình độ: 12 đại học đúng ngành, 03 trung cấp lưu trữ. + Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ có 03 biên chế, trong đó 01 Phó trưởng phòng, 02 công chức. Trình độ: 01 đại học khác, 02 đại học đúng ngành. Công tác bố trí sử dụng còn nhiều biến động, chưa phù hợp từng vị trí việc làm, có nhân sự được điều động sang làm các vị trí khác như: Ban Thi đua Khen thưởng tỉnh, Phòng Lưu trữ hiện hành thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh do nhu cầu sắp xếp tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ. 57 - Từ năm 2013 đến năm 2017: Trình độ của công chức, viên chức ngày càng được quan tâm cử đi đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ, lý luận chính trị và kiến thức quản lý nhà nước, tin học, cụ thể qua các năm như sau: Bảng 2.4: Số lƣợng công chức, viên chức cử đi đào tạo (2013-2017) Năm Chuyên ngành đào tạo Số lƣợng Thời gian 2013 Đại học Lưu trữ và Quản trị văn phòng 02 4, 5 năm 2015 Thạc sĩ Luật 02 2 năm 2016 Cao cấp lý luận chính trị 01 10 tháng 2016 Thạc sĩ Luật 01 2 năm 2016 Đại học Lưu trữ và Quản trị văn phòng 01 4, 5 năm 2017 Trung cấp lý luận chính trị - hành chính 02 6 tháng Tổng cộng 09 Nguồn: tác giả tổng hợp năm 2017 (từ các báo cáo của Chi cục Văn thư - Lưu trữ) Bảng 2.5: Số lƣợng viên chức đƣợc cử đi tập huấn (2013-2017) Năm Lớp bồi dƣỡng Số lƣợt Thời gian 2013 Công tác văn thư, lưu trữ 02 1 tuần 2013 Công nghệ thông tin 01 1 tuần 2015 Bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên 03 2 tháng 2016 Bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên 02 2 tháng 2017 Bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên 02 2 tháng Tổng cộng 10 Nguồn: tác giả tổng hợp năm 2017 (từ các báo cáo năm 2013 đến năm 2017 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ) 58 Trong 23 công chức, viên chức của Chi cục (đến tháng 6/2017) thì số lượng công chức, viên chức đã được đào tạo, bồi dưỡng như sau: (xem biểu đồ). - Về trình độ lý luận chính trị: 02 cao cấp (8,69%); 02 trung cấp (8,69%); 5 sơ cấp (21,73%); 14 chưa qua đào tạo (60,86%). - Về trình độ chuyên môn: 02 Thạc sĩ (8,69%); 18 Đại học (78,26%); 02 cao đẳng (8,69%); 01 Trung cấp (4, 34%). cao cấp, 8.69% trung cấp, 8.69% sơ cấp, 21.73% chưa đào tạo, 60.86% Hình 2.1: Biểu đồ công chức, viên chức tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã được đào tạo về lý luận chính trị (tính tỷ lệ %) thạc sĩ, 8.69% đại học, 78.26% cao đẳng, 8.69% trung cấp, 4.34% Hình 2.2: Biểu đồ công chức, viên chức tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ (tính tỷ lệ %) 59 - Về kiến thức quản lý nhà nước: 02 Chuyên viên chính (8,69%); 12 chuyên viên (52,17%); 09 chưa qua bồi dưỡng (39,13%). - Về thâm niên công tác: thâm niên cao nhất 22 năm; thấp nhất là 5 năm, trung bình 8,9 năm. Trong đó: dưới 5 năm: 06 công chức, viên chức (26,08%); từ 5 đến 10 năm: 10 công chức, viên chức (43,47%); trên 15 năm: 07 công chức, viên chức (30,43%). Chuyên viên chính 8,69% Chuyên viên 52,17% Chưa bồi dưỡng 39,13% dưới 5 năm; 26,08% từ 5 đến 10 năm; 43,47% trên 15 năm; 30,43% Hình 2.3: Biểu đồ công chức, viên chức tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã được bồi dưỡng quản lý nhà nước (tính tỷ lệ %) Hình 2.4: Biểu đồ thâm niên công tác của công chức, viên chức tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ (tính tỷ lệ %) 60 Nhìn chung, đội ngũ công chức, viên chức hiện tại của Chi cục đa số có trình độ đạt theo tiêu chuẩn ngạch quy định, có kinh nghiệm trong công tác, đội ngũ công chức có khả năng tham mưu đề xuất về công tác quản lý và chuyên môn nghiệp vụ. Một số công chức, viên chức tiếp tục học đại học nâng cao trình độ chuyên môn và học tập lý luận chính trị, bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước, nhằm đáp ứng yêu cầu công việc, phù hợp lĩnh vực công tác được bố trí. Qua việc bố trí, sử dụng viên chức đã phát huy được năng lực chuyên môn, sở trường công tác. Viên chức sau khi được đào tạo, bồi dưỡng đã có những kiến thức cơ bản và đã vận dụng được vào thực tiễn công tác. Những viên chức được đào tạo bài bản, đúng ngành, được thực tập nhiều làm việc sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Tuy vậy, vẫn còn một số công chức hạn chế về năng lực tham mưu trong công tác, chưa có kỹ năng lập kế hoạch, viết báo cáo, triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên. Một số viên chức chưa nắm vững chuyên môn nghiệp vụ như: công tác phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu do mới ra trường hoặc trước đây được giao làm nhiệm vụ khác. Vì vậy, vẫn cần tiếp tục kiện toàn cơ cấu tổ chức, biên chế và cử công chức, viên chức đi đào tạo, bồi dưỡng trong thời gian tới. Tuy nhiên theo kết quả khảo sát của tác giả (tháng 6/2017) đối với công chức, viên chức tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thì cần tiếp tục tuyển dụng thêm 01 công chức và điều chỉnh số lượng biên chế trong các phòng cho phù hợp. Thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, đồng thời sắp xếp lại tổ chức bộ máy và số lượng công chức, viên chức phù hợp với chức danh và vị trí công tác. 61 2.2.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ 2.2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào phòng, kho lưu trữ - Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định [36, tr.135]. - Nhiệm vụ của Chi cục: Thu thập hồ sơ, tài liệu của Chi cục vào kho lưu trữ hiện hành của cơ quan; lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu và thập thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Căn cứ theo quy định của Nhà nước, hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ đều lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Từ năm 1998 đến 2007, Chi cục đều thực hiện giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, khối lượng tài liệu có giá trị vĩnh viễn ít, mỗi năm 1 hộp. Từ 2008 đến nay chưa giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Theo Quyết định số 551/QĐ-UBND, ngày 09/4/2015 của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Long Về việc Ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long nguồn nộp lưu gồm 73 cơ quan, đơn vị (cấp tỉnh 45; cấp huyện 28), Chi cục đã tổ chức thu thập vào Lưu trữ lịch sử 41 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, với 3.751 hộp và 11.383 hồ sơ gồm các loại hình tài liệu: hành chính, khoa học kỹ thuật, còn 4 đơn vị là Quân sự, Công an, Điện lực và Bưu điện chưa thực hiện giao nộp. Nguyên nhân là do tài liệu Quân sự, Công an chủ yếu tài liệu mật, việc thực hiện giải mật chưa thực hiện tốt. Hai cơ quan này đã làm văn bản xin giữ tài liệu với lý do: cơ quan quân sự chỉ giao nộp tài liệu về Quân khu 9, tài liệu của Công an đa số là tài liệu nghiệp vụ nên xin giữ lại để tra cứu, sử dụng. Bưu điện và Điện lực không có nguồn lực và chuyên môn để chỉnh lý. Cụ thể số liệu qua từng năm như sau: 62 Bảng 2.6: Số lƣợng cơ quan, tổ chức giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử (2013-2016) Năm Số lƣợng hộp Số lƣợng hồ sơ 2013 728 2014 473 1682 2015 1324 4820 2016 1226 4881 Tổng cộng: 3751 11383 Nguồn: tác giả tổng hợp năm 2017 (từ số liệu của Phòng Nghiệp vụ - Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ) Ngoài ra, lưu trữ lịch sử tỉnh còn đẩy mạnh công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm của tỉnh qua các thời kỳ như: tài liệu của đồng chí Võ Văn Kiệt, Phạm Hùng, Bí thư Tỉnh ủy qua các thời kỳ lịch sử, danh sách các Anh hùng lực lượng vũ trang; điều tra, thống kê tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ, tài liệu lưu trữ quý hiếm trong nước nói chung và trong tỉnh nói riêng, đã sưu tầm tài liệu quý hiếm của dòng họ ở huyện Tam Bình. So với quy định, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử đúng quy định. Chi cục đã chủ động thu thập được số lượng lớn tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, đẩy mạnh sưu tầm tài liệu quý hiếm và tài liệu cá nhân, dòng họ. Tuy nhiên, công tác thu thập vẫn còn thực hiện chưa đầy đủ do còn thiếu quy định cụ thể về thành phần tài liệu giao nộp của ngành Quân sự, Công an, Bưu điện, Điện lực. Các đơn vị này còn trì hoản hoặc chưa thực hiện rà soát hồ sơ, tài liệu và chưa thực hiện giải mật, chỉnh lý và nộp lưu theo quy định. Công tác thu thập bổ sung các cơ quan đã giao nộp vào kho lưu trữ chưa được thực hiện đầy đủ do hạn chế về diện tích phòng kho lưu trữ. 63 2.2.3.2. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ Về chỉnh lý: - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tiến hành phân loại, hệ thống hóa tài liệu của phông lưu trữ theo một phương án khoa học, trong đó phải sửa chữa, phục hồi, điều chỉnh những hồ sơ đã lập nhưng chưa đạt yêu cầu, lập mới các hồ sơ đối với khối tài liệu chưa lập hồ sơ, kết hợp xác định giá trị tài liệu, lập mục lục hồ sơ để thống kê và tra tìm tài liệu. Việc phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ giữ vai trò quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ. Thông qua việc phân loại, chỉnh lý, tài liệu lưu trữ được tổ chức, sắp xếp một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo vệ, bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ và phục vụ nghiên cứu sử dụng một cách hiệu quả. - Yêu cầu của công tác chỉnh lý: Là kết hợp việc phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp vào hộp (cặp), thống kê hồ sơ để phục vụ việc bảo quản, tra tìm. - Nhiệm vụ của Chi cục trong chỉnh lý: Chỉnh lý tài liệu của Chi cục và nộp vào lưu trữ hiện hành theo quy định. Quy trình chỉnh lý được thực hiện đầy đủ từ khảo sát, lập phương án, tiến hành chỉnh lý, hướng dẫn đến nghiệm thu. Mặc dù có phương án nhưng chưa được hướng dẫn đầy đủ và cụ thể dẫn đến gặp khó khăn trong chỉnh lý, nhất là đội ngũ không có chuyên môn nghiệp vụ. Kết quả từ năm (2013-2016) là 10 hộp, với 70 hồ sơ, tài liệu của Chi cục. Trong giai đoạn 2007 - 2010, lưu trữ lịch sử tỉnh đã chỉnh lý được 1.700 mét của 28 cơ quan, tổ chức thuộc ngành tỉnh và 8 huyện, thị xã, thành phố. Sau chỉnh lý, tài liệu thu thập vào Lưu trữ lịch sử được 3.750 hộp, với 13.900 hồ sơ. Giai đoạn từ (2013-2016), Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã chỉnh lý dịch vụ theo nhu cầu của các đơn vị được 22 cơ quan, với 15.804 hồ sơ và 964 mét tài liệu, góp phần giải quyết khối tài liệu tồn đọng của tỉnh. 64 Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn tài liệu tồn đọng khá nhiều, có 115 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, với 4.313 mét (trong đó cấp tỉnh là 2313 mét, cấp huyện là 1996 mét). Nguyên nhân tồn đọng là do các cơ quan, tổ chức không tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nghiêm túc theo quy định, chưa có nguồn lực đủ kinh nghiệm để chỉnh lý và cũng gặp khó khăn về kinh phí. Về xác định giá trị: - Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. - Nhiệm vụ của Chi cục trong xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu của Chi cục. Thẩm định việc xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức khi có yêu cầu. Công tác thẩm định chỉnh lý được thực hiện thường xuyên khi có yêu cầu của các cơ quan, sau đó Chi cục thành lập Hội đồng thẩm định mục lục hồ sơ, tài liệu (có thời hạn vĩnh viễn) để thẩm định và thông báo cho cơ quan đề nghị để sửa chữa và giao nộp. Kết quả từ năm (2013-2016): Chi cục có 04 hộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn, với 16 hồ sơ; 06 hộp tài liệu có giá trị từ 50 năm đến 70 năm, với 54 hồ sơ; sau chỉnh lý loại 0,5 mét tài liệu hết giá trị và tài liệu trùng thừa để lập thủ tục tiêu hủy. Từ năm (2013 - 2016), Chi cục đã thẩm định 41 nguồn nộp lưu, với 3752 Nhìn chung, xác định giá trị tài liệu của Chi cục được thực hiện tốt. Hoạt động dịch vụ chỉnh lý của Chi cục ngày càng được đẩy mạnh đã góp phần giải quyết tài liệu tích đống của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, hướng dẫn chỉnh lý chưa cụ thể, trong thực hiện chỉnh lý vẫn còn sai sót về nghiệp vụ, thiếu thống nhất do có một số công chức, viên chức chưa nắm vững nghiệp vụ; công tác xác định vẫn còn bất cập do hướng dẫn thiếu thống nhất và cụ thể 65 giữa tài liệu hình thành phổ biến và tài liệu chuyên ngành dẫn đến còn khó áp dụng trong thực tế. 2.2.3.3. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ Về thống kê: - Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp nghiệp vụ, các biểu mẫu chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ. Thông qua số liệu thống kê các phòng, kho lưu trữ, nắm được số lượng, tình hình tài liệu để tổ chức quản lý chặt chẽ và có cơ sở để xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ. Đồng thời, trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan báo cáo, cơ quan quản lý có cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển lưu trữ trong phạm vi, điều kiện của mình. - Nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ: thống kê tổng hợp số lượng tài liệu đã chỉnh lý, chưa chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu tại Chi cục và các cơ quan để báo cáo Sở Nội vụ. Ngoài ra, còn thống kê tình hình công chức, viên chức làm công tác lưu trữ. - Kết quả: Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã thực hiện tốt công tác thống kê lưu trữ định kỳ theo quy định. Các hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử đều được lập mục lục, thống kê, các đơn vị thống kê là đơn vị bảo quản, hộp, phông. Việc thực hiện công tác thống kê có tác động rất lớn đến việc xây dựng chính sách, pháp luật và hoàn thiện cơ chế chính sách về lưu trữ nói riêng và ngành Nội vụ nói chung. Tuy nhiên, công tác thống kê cũng gặp nhiều khó khăn do một số ngành tỉnh báo cáo không đầy đủ, không đúng mẫu, độ chính xác không cao, một số cơ quan, tổ chức không mở sổ theo dõi. 66 Về bảo quản tài liệu lưu trữ: - Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài và bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ [37, tr.51]. - Nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Bảo quản tài liệu lưu trữ của Chi cục và tài liệu lưu trữ Lịch sử của tỉnh. Chi cục đã lập Phương án bảo vệ an toàn tổng số 12.775 hộp, 60.112 hồ sơ được sắp xếp khoa học trên giá kệ, có sơ đồ chỉ dẫn trong kho, phân công trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ cho công chức, viên chức. Bố trí trang thiết bị bảo vệ tài liệu lưu trữ như: hệ thống chiếu sáng đáp ứng yêu cầu an ninh của kho, trang bị hệ thống camera giám sát an ninh. Mỗi kho lưu trữ tài liệu đều có cửa trước và cửa sau bằng sắt có 2 lớp bảo vệ và lắp đặt ổ khóa chuyên dụng. Hệ thống phòng cháy và chữa cháy của Chi cục được trang bị hiện đại đáp ứng tiêu chuẩn phòng cháy và chữa cháy theo quy định của Nhà nước. Hệ thống này được bảo trì hàng tháng đảm bảo an toàn. Phương án bảo vệ an toàn tài liệu đã dự kiến những tình huống có thể xảy ra và cách xử lý như: xảy ra cháy nhỏ, cháy lớn; tài liệu bị ẩm, nấm mốc; xử lý nhanh về côn trùng; đảm bảo an toàn điện; phòng cháy và chữa cháy; an toàn kỹ thuật bảo quản tài liệu. Tuy nhiên, cơ sở vật chất xuống cấp, trang thiết bị chưa được đầu tư hiện đại Nhìn chung, công tác thống kê, bảo quản được Chi cục thực hiện tốt, bảo quản được khối tài liệu khá lớn, đảm bảo an toàn. Tuy nhiên, công tác bảo quản gặp khó khăn về kho tàng do Kho Lưu trữ Lịch sử bắt đầu quá tải, xuống cấp, trang thiết bị cũ và chưa được trang bị hiện đại. 2.2.3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ, đồng 67 thời tổ chức và áp dụng nhiều hình thức để tạo điều kiện cho độc giả có thể dễ dàng tiếp cận và khai thác hiệu quả các thông tin trong tài liệu lưu trữ. - Nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của Chi cục phục vụ cho công tác quản lý tại Chi cục và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Lịch sử của tỉnh theo quy định. - Kết quả thực hiện: Theo thống kê của Phòng Nghiệp vụ - Kho lưu trữ chuyên dụng hàng năm, Chi cục phục vụ trên 120 lượt người, với khoảng 306 hồ sơ, ngoài ra tra cứu hồ sơ trên máy tính khoảng 600 lượt người. Để phục vụ kịp thời, chính xác các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu của độc giả. Ngoài việc xây dựng các công cụ tra cứu truyền thống như: mục lục hồ sơ, mục lục đơn vị bảo quản, trong những năm gần đây Chi cục đã tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như: Phần mềm cơ sở dữ liệu