Luận văn Quy trình làm hàng xuất của công ty tnhh dịch vụ hàng hải Jardine

óa, quy định về giao nhận hàng, thủ tục ngân hàng) - Thông tư số : 59/2007/TT-BTC về hướng dẫn thi hành thuế xuất khẩu, nhập khẩu, quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. - Quyết định số 75/2008/QĐ-BTC ngày 10/9/2008 về sửa đổi, bổ sung một số điều của quyết định số 50/2008/QĐ-BTC quy định mức thu, chế độ thu nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) - Thông tư số 129/2008/TT-BTC về việc hướng dẫn thi hành một số điều của luật thuế GTGT và hướng dẫn thi hành nghị định số 123/2008/NĐ-CP ngày 8/12/2008 của Chính phủ qui định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật thuế GTGT. - Thông tư số 05/2009/ TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về thủ tục hải quan, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo nghị định số 30/2008/NĐ-CP ngày 11/12/2008 của Chính phủ. 1.4 Giới thiệu chung về công ty Jardine Shiping Services là một thành viên của Jardine Matheson Group. Được thành lập năm 1832 tại Trung Quốc, trụ sở chính đặt tại Hong Kong, Jardine Matheson là tập đoàn đa quốc gia với danh mục vốn đầu tư tập trung chủ yếu ở Châu Á. Có doanh thu hàng năm hơn 8 tỷ USD, và có hơn 130.000 nhân viên trên 30 quốc gia Với một danh mục vốn đầu tư nước ngoài trong những lĩnh vực kinh doanh hàng đầu, Jardine Matheson Group là một tập đoàn có nhiều kinh nghiệm ở khu vực Châu Á. Lợi tức kinh doanh đến từ Jardine Pacific, Jardine Motors Group, Hongkong Land, Dairy Farm, Mandarin Oriental, Jardine Cycle & Carriage and Jardine Lloyd Thompson. Đây là những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cơ khí xây dựng, dịch vụ vận chuyển, kinh doanh xe máy, bất động sản, bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ tài chính, và mi giới bảo hiểm. Jardine Shipping Services là nhà cung cấp dịch vụ hàng hải hàng đầu với một mạng lưới rộng khắp Châu Á. Ngoài việc kinh doanh chủ yếu vế tàu biển và đại lý cảng, công ty còn cung cấp đầy đủ những dịch vụ liên quan cho người gửi hàng, người điều hành ở cảng. Hơn 160 năm qua, công ty đã đặt ra nhiều tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ mới để đáp ứng nhu cầu của ngành hàng hải quốc tế. Trong môi trường kinh doanh năng động và đầy thử thách như hiện nay, nhiệm vụ của Jardine Shipping Services sẽ được thừa nhận bởi khách hàng trên toàn thế giới, những người đứng đầu không ai tranh cãi được, đối với công nghiệp hàng hải ở Châu Á. Một trong những đại lý hàng hải của nước ngoài đầu tiên, Jardine Shipping Services có mặt ở Việt Nam từ năm 1990 với tư cách là văn phòng đại diện ở Thành Phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng. Đến năm 2006 thì Công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ hàng hải Jardine được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số: 4102007573 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư cấp ngày 08/01/2006. Ngày 15/02/2006, Công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ hàng hải Jardine chính thức đi vào hoạt động. Tên công ty : Công ty trách nhiệm hữu hạn hàng hải Jardine. Tên giao dịch quốc tế : Jardine Shipping Services Ltd. Tên viết tắc : JSS. Trụ sở chính : Tầng 4, Sai Gon Port Building, 03 Nguyễn Tất Thành, Quận 4, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Điện thoại : 84-8-9434546 Fax : 84-8-9434547 Email : jss-portvietnam@hcm.vnn.vn Website : www.jardine-shipping.com Mã số thuế : 0304147893 Công ty có số vốn điều lệ hiện tại là 500.000 USD 1.5 Lĩnh vực hoạt động 1.5.1 Chức năng và nhiệm vụ Công ty Jardine là doanh nghiệp chuyên về hoạt động đại lý vận tải quốc tế về đường biển, qua đó công ty có trách nhiệm: - Lựa chọn tuyến đường, phương tiện vận tải, người chuyên chở thích hợp, lưu cước đối với người chuyên chở đã chọn và thanh toán cước phí và những chi phí khác bao gồm cả tiền cước. - Dịch vụ ủy thác và khai thuê Hải Quan. Thay mặt người xuất khẩu: - Nghiên cứu những điều khoản trong thư tín dụng, đóng gói hàng hóa ( trừ việc này do người gửi hàng làm trước khi giao hàng cho công ty) có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất hàng hóa và những luật lệ áp dụng nếu có ở nước xuất khẩu, nước nhập khẩu và nước quá cảnh. - Lo việc lưu kho hàng hóa nếu cần. Lưu ý người gửi hàng cần phải mua bảo hiểm cho hàng hóa, và nếu được yêu cầu thì người giao nhận có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng. - Vận chuyển hàng hoá đến cảng, lo liệu việc khai báo Hải quan,chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở. Nhiệm vụ: - Tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước. - Tổ chức quản lý và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả. Giữ vững uy tín và lòng tin đối với khách hàng hiện tại, tìm kiếm khách hàng mới. - Tạo mọi điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn.Nâng cao chất lượng phục vụ đáp ứng nhu cầu thị trường, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. 1.5.2 Lĩnh vực hoạt động: Jardine Shipping Services làm đại lý cho 8 công ty vận chuyển: UASC : United Arab Shipping Co. (S.A.G) BULKHAUL : BULKHAUL Limited CULines : China United Lines Ltd. KYOWA : KYOWA Shipping Co. Ltd. MARUBA : MARUBA CLAN S.A SITC Group : SITC Container Lines Ltd. INFINITY : Infinity Lines SDN BHD SINSPEC : SINSPEC Container Management Và REALLINK LOGISTICS là của Jardine. Do đó hoạt động chủ yếu của công ty là vận chuyển hàng hóa quốc tế. Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ về vận chuyển trong và ngoài nước bao gồm: hàng lẻ (LCL), hàng nguyên Container (FCL), hàng rời (Break-Bulk) Ngoài ra, Jardine còn cung cấp cho khách hàng các dịch vụ hỗ trợ cho việc vận chuyển hàng hóa như: đóng gói bao bì, bảo hiểm hàng hóa, lập chứng từ, thủ tục hải quan, kho bãi, bảo hiểm hàng hải... Do hoạt động của mỗi hãng mà Jardine làm đại lý là khác nhau, nên Jardine làm việc tùy theo cơ chế hoạt động của từng hãng. Và mục đích hoạt động của công ty là thu hút nhiều khách hàng và tạo mối quan hệ gắn bó với khách hàng và các hãng tàu. Tổ chức tốt xuất nhập khẩu ủy thác cho mọi cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu. 1.6 Cơ cấu tổ chức 1.6.1 bộ máy quản lí Với cơ cấu tổ chức công ty đơn giản và gọn nhẹ, dưới đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty: BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC PHÁT TRIỂN KINH DOANH GIÁM ĐỐC IT PHÒNG KẾ TOÁN Nguồn: Phòng phát triển kinh doanh – Công ty Jardine Hình 1.1: Cơ Cấu Tổ Chức của công ty TNHH Dịch vụ Hàng hải Jardine VN 1.6.2 Nhiệm vụ chức năng của các phòng ban: Tổng số cán bộ công nhân viên : 55 người Nguồn: phòng kế toán Công Ty Jardine Hình 1.2 : cơ cấu nhân sự của công ty. Tất cả nhân viên điều có trình độ cao đẳng đến đại học, trên đại học, chuyên môn nghiệp vụ và mọi nhân viên đều có trình độ về ngoại ngữ. Tổng Giám đốc: Giám đốc là ngưới đứng đầu đảm nhiệm vai trò điều hành quản lý Jardine Shipping Services ở Việt Nam, là đại diện pháp nhân của công ty trong quan hệ làm ăn với các đối tác trong và ngoài nước. Giám đốc làm việc theo nguyên tắc cùng bàn bạc thống nhất với Phó giám đốc và các trưởng phòng đồng thời có nhiệm vụ xây dựng các chiền lược kinh doanh và định hướng kế hoạch phát triển trong tương lai của công ty. Phó giám đốc: giúp giám đốc quản lý, điều hành một số công việc Giám đốc giao, là người Giám đốc ủy quyền ký một số văn bản đã ký trước pháp luật. Giám đốc phát triển kinh doanh: giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty, tiến hành tham mưu cho Giám đốc các kế hoạch kinh doanh, tổ chức thực hiện tìm các nguồn hàng mới. Phòng kế toán - tài vụ: Giám sát các khoản thu chi, tiến hành hạch toán kinh doanh thông qua sổ sách, chứng từ. Cụ thể: - Quản lý tài chính, tài sản, hàng hóa và điều phối vốn kịp thời cho các hoạt động kinh doanh của công ty. - Xây dựng báo cáo tài chính về tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của công ty, cân đối lãi lỗ,... - Thực hiện đúng nghĩa vụ như: nộp thuế, thanh toán cước kiểm tra tài chính của công ty theo yêu cầu của Nhà Nước. Giám đốc IT: quản lý điện toán, thông tin tư liệu. Do Jardine làm đại lý của 8 công ty vận chuyển nên công ty chia ra nhiều bộ phận và hoạt động theo cơ chế của từng hãng. Mỗi bộ phận hoạt động độc lập với nhau, và giám đốc của mỗi bộ phận được ủy quyền quản lý bộ phận đó. Sau đó, giám đốc bộ phận báo cáo kết quả hoạt động của bộ phận mình cho tổng giám đốc. Tùy vào lượng hàng của mỗi công ty vận chuyển nhiều hay ít mà bộ phận đó nhiều hay ít nhân viên. Nhiều công ty vận chuyển ít hàng có thể gộp chung một bộ phận quản lý. Bảng 1.1: số lượng nhân viên của các bộ phận. Bộ phận Số lượng nhân viên (người) UASC 14 SITC 14 MARUBA/INF 4 BULKHAUL/KYOWA 4 FF/LOG 3 PORT AGENCY 2 SURVEYING 3 HẢI PHÒNG 5 Nguồn: phòng kế toán công ty JARDINE 1.7 Tình hình hoạt động của công ty qua các năm gần đây Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Đơn vị tính: 1.000 đồng CHỈ TIÊU 2006 2007 2008 Doanh thu 41,307,499 63,200,474 75,840,569 Các khoản giảm trừ doanh thu 1,320,000 143,000 1,526,000 Doanh thu thuần 39,987,499 63,057,474 74,314,569 Giá vốn hàng bán 23,820,050 28,584,060 34,300,872 Lợi nhuận gộp 16,167,449 34,473,414 40,013,697 Doanh thu hoạt động tài chính 2,510,200 352,000 -250,000 Chi phí tài chính 150,240 164,001 184,125 - Trong đó: Chi phí lãi vay 94,515 96,125 115,000 Chi phí bán hàng 2,501,550 3,001,860 3,482,158 Chi phí quản lý doanh nghiệp 2,500,001 3,250,001 3,900,001 Lợi nhuận thuần 13,525,857 28,409,551 32,197,411 Tổng lợi nhuận trước thuế 13,525,857 28,409,551 32,197,411 Lợi nhuận sau thuế 9,738,617 20,454,876 23,182,136 Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công Ty Jardine Bảng 1.3: biến động doanh thu, lợi nhuận của công ty qua các năm. Đơn vị tính: 1.000 đ CHỈ TIÊU CHÊNH LỆCH Năm 2007 so với 2006 Năm 2008 so với 2007 doanh thu 21,892,975 53% 12,640,095 20% Lợi nhuận 14,883,694 110% 3,787,860 13.3% Theo kết quả bảng trên thấy được tình hình hoạt độngcủa công ty là thuận lợi,kết quả kinh doanh của công ty ngày càng hiệu quả, tốc độ tăng doanh thu qua các năm tăng khoảng 20-25%. Năm 2008 doanh thu của công ty là 75,840,570đồng, tăng 20% so với năm 2007 và 84% so với năm 2006. Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2008 là 23,182,136 đồng, gấp 1.13 lần (tăng 13%) so với năm 2007, và gấp 2.38 lần (tăng 138%) so với năm 2006. CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ISO TANK CONTAINER. 2.1 Quy trình thực hiện làm hàng của công ty Jardine là một công ty dịch vụ hàng hải, làm đại lý cho nhiều công ty vận chuyển của nước ngoài. Do đó tùy thuộc từng công ty vận chuyển mà Jardine có những dịch vụ hàng hải khác nhau. Trong quá trình thực tập tại Jardine, em được học hỏi và làm việc tại bộ phận làm đại lý cho công ty vận chuyển BULKHAUL nên trong khuôn khổ bài báo cáo này em sẽ trình bày Qui trình xuất khẩu hàng hóa bằng ISOTank ( hay còn gọi là Cont bồn) tại Jardine. Công ty vận chuyển BULKHAUL chỉ có ISO Tank, không có tàu. Do đó khi người gửi hàng có khối lượng hóa chất lớn và đủ chứa đầy một hoặc nhiều Cont bồn thì có thể xảy ra các trường hợp sau: Người gửi hàng chỉ thuê Tank của Bulkhaul, không thuê dịch vụ vận chuyển hàng hóa qua Bulkhaul. Người gửi hàng thuê Tank và dịch vụ hàng hải của Bulkhaul. Tiếp xúc khách hàng Đàm phán giá Xin giá hãng Báo giá khách hàng Xác nhận báo giá Đại lý nước ngoài Hãng tàu Kết hợp làm hàng File giá Và dưới đây là quy trình thực hiện làm một lô hàng của công ty: Hình 2.1: Quy trình thực hiện một lô hàng ü Tiếp xúc khách hàng: Đây là bước đầu tiên nhưng cũng khá quan trọng để có thể tìm kiếm khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ của mình. ü Đàm phán giá với khách hàng: Trước hết là ta chào giá với tất cả các khách hàng sau đó sẽ tiến hành đàm phán giá với các khách hàng cần quan tâm. Thông thường khách hàng cũng quan tâm tới dịch vụ của hãng tàu như thời gian vận tải nhanh hay chậm, những điều khoản miễn phí lưu container, phí mang container về kho riêng của khách hàng, cảng chuyển tải,... Nhưng điều khách hàng quan tâm nhất vẫn là giá cả có cạnh tranh hay không vì thế ta cần phải có một cơ chế giá linh hoạt để có thể thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ của chúng ta ü Xin giá hãng tàu: Hiện nay giá do hãng tàu quyết định. Nên ta lựa chọn hãng tàu mang lại lợi nhuận cao nhất và dịch vụ tốt nhất cho mình. Khi xin giá cần chú ý những điểm sau: - Phải thể hiện tên khách hàng - Cảng xếp hàng - Cảng dỡ hàng - Tên hàng hóa - Loại container sử dụng - Điều khoản thanh toán,… ü Báo giá cho khách hàng: Sau khi xin giá và nhận được xác nhận báo giá của hãng tàu, tiến hành gửi báo giá cho khách hàng mail hoặc fax. Lưu ý phải đề cập rõ các thông tin sau: - Cước vận chuyển - Các phụ phí kèm theo - Thời hạn hiệu lực của bảng báo giá - Điều khoản thanh toán,… ü Xác nhận báo giá (confirm): Sau khi chào và đàm phán giá ta phải theo dõi khách hàng và tế nhị yêu cầu khách hàng xác nhận báo giá. Nếu khách hàng đồng ý giá (confirm) tức là khách hàng đã đồng ý sử dụng dịch vụ của mình nên ta tiến hành yêu cầu hãng tàu file giá để nhận booking. Lưu ý: Riêng hàng nhập phải yêu cầu khách hàng (consignee) cung cấp tên, địa chỉ người giữ hàng, thời gian dự kiến xếp hàng để gửi sales lead cho đại lý cảng xuất hàng để họ thu xếp booking với hãng tàu. Nội dung sales lead bao gồm: - Shipper (Có đầy đủ: tên côg ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax, email,…) - Consignee - Port of loading - Port of discharge - ETD - Commodity - Carrier 2.2 Đánh giá hoạt động của công ty. 2.1.1 Thuận lợi Jardine Shipping Services vừa là đại lý của những công ty vận chuyển khác vừa có dịch vụ vận chuyển riêng nên có những thuận lợi nhất định. - Jardine Shipping Services do làm đại lý, nên có thể vừa có container vừa có tàu. Điều này giúp cho giá cước mà Jardine đem đến cho khách hàng cạnh tranh hơn từ đó có một lượng khách lớn. - Chính lợi thế trên đã tạo cho Jardine thêm lợi thế mới, đó là có thể cho các công ty vận chuyển khác thuê tank, hoặc dịch vụ hàng. - Có thể giảm tối đa chi phí nội địa tại cảng đến cũng là đại lý cho các công ty vận chuyển như Jardine. Do là đại lý nên nằm trong hệ thống đại lý của các công ty hàng hải khác ở nhiều quốc gia trên thế giới nên dịch vụ vận chuyển rất đa dạng giúp cho Jardine không hạn chế trong các tuyến đường vận chuyển của mình. Jardine cũng có nhiều dịch vụ logistics để hổ trợ cho khách hàng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Ví dụ: bao bì, kiện gỗ, khai thuê hải quan, xin C/O, kiểm dịch động thực vật, hun trùng, cho thuê kho bãi, vận chuyển nội địa, giao nhận chứng từ…Việc đa dạng hoá các dịch vụ giúp cho Jardine khẳng dịnh được khả năng vốn có của mình. Jardine có đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình và đặc biệt là chuyên nghiệp trong lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu và môi giới cước tàu. Jardine đã thực sự tạo được một môi trường làm việc tích cực và lành mạnh. Trong đó em thấy được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, các phòng ban, giữa cấp lãnh đạo với nhân viên, giữa công ty với khách hàng. Ngoài tính chuyên nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh, Jardine là công ty chấp hành rất tốt các chế độ, chính sách và chủ trương của nhà nước như đóng thuế đúng thời hạn và đầy đủ, tham gia các hoạt dộng xã hội, làm tròn nghĩa vụ của doanh nghiệp Chính từ những điểm thuận lợi này đã góp phần không nhỏ giúp công ty Jardine đứng vững trên thương trường và vượt qua không ít khó khăn trong việc canh tranh với nhiều công ty đối thủ. 2.2.2 Khó khăn Tuy việc kinh doanh có nhiều điểm thuận lợi, hiệu quả tương đối cao nhưng công ty Jardine không tránh khỏi một số khó khăn. Mặc dù có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhưng số lượng nhân viên ở từng bộ phận còn hạn chế. Có những bộ phận chỉ có hai nhân viên, nên rất khó khăn nếu nhân viên nghỉ phép hoặc bỏ việc. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp rất lớn đến tiến trình hoạt động bình thường của công ty. Giá cước tàu luôn biến đổi do thay sự thay đổi của thị trường, có những thời điểm giá cước tăng vọt gây hoang mang và mất thăng bằng cho khách hàng. Công ty dường như không có chính sách quảng cáo, tuyên truyền hình ảnh rộng rãi để thu hút thêm lượng khách hàng. *Giới thiệu về Tank Container: Tank Container (Cont bồn) dùng để chứa hàng hóa nguy hiểm và hàng dạng lỏng (hóa chất thể lỏng). Những thùng chứa bằng thép được chế tại phù hợp với kích thước của ISO dung tích là 20 cb.ft hình dáng như một khung sắt hình chữ nhật chứa khoảng 400 galon (15.410 lit), tùy theo yêu cầu loại container này có thể lắp thêm thiết bị làm nóng hay lạnh. Đây là loại container được chế tạo để chở hàng hóa đặc biệt, nó có ưu điểm là giảm sức lao động dùng để xếp dở hàng hóa và có thể sử dụng như một kho chứa tạm thời. Tuy nhiên nó cũng có những hạn chế như: giá thành ban đầu cao, chi phí bảo dưỡng nhiều. Trước khi cho hàng hóa vào đòi hỏi phải tốn công làm sạch thùng chứa (mỗi lần cho hàng vào là một lần phải làm vệ sinh sạch sẽ thùng chứa). Khó khăn cho vận chuyển, vì hàng dễ bay hơi, rò rỉ dọc đường, trọng lượng vỏ lớn. Ở thị trường Việt Nam, loại Tank này rất ít và hiếm, do sự hạn chế về mặt kỹ thuật của công cụ xếp, dỡ Tank nên hiện nay chỉ có loại ISO Tank Container tương đương với container thường loại 20 feet. 2.3 Quy trình làm hàng của BULKHAUL 2.3.1 Người gửi hàng thuê Tank và dịch vụ hàng hải của Bulkhaul. Trình tự thực hiện như sau: - Nhân viên sales lấy thông tin từ khách hàng và báo giá. - Quy trình giao Tank cho khách hàng. - Quy trình làm B/L. - Quy trình nhận B/L và thanh toán của khách hàng. 2.3.1.1 Nhân viên sales lấy thông tin từ khách hàng và báo giá: Do Jardine làm đại lý cho Bulkhaul (BHL) nên hàng đến từ 2 nguồn: - Hàng do BHL tìm kiếm và giao cho Jardine phụ trách việc thuê tàu vận chuyển gọi là hàng chỉ định. - Hàng do jardine tự tìm gọi là free hand. Việc sales hàng thực chất là tìm khách hàng để mua lại cước tàu mà BHL mua từ hãng tàu. Do đây là Tank nên hàng hóa là chất lỏng, và việc xác định giá cước dựa trên: - Tính nguy hiểm của chất lỏng. - Chiều dài và đặc điểm của tuyến đường chuyên chở. Sau khi tính giá cước thì nhân viên sales sẽ gửi cho khách hàng bảng Quotation và lịch tàu. (chứng từ minh họa đính kèm) Sau khi gửi bảng báo giá và lịch tàu cho khách hàng, nếu khách hàng quyết định mua cước thì nhân viên Sales sẽ lấy thêm các thông tin cần thiết như: - Tên người gửi hàng - Ngày gửi hàng - Cảng đến - Loại Contaier - Tên hàng - Hàng sẽ được đóng ở đâu (đóng tại kho riêng hay đóng bãi) Từ các thông tin trên, nhân viên Sales sẽ làm một Booking Request gửi cho bộ phận Booking. Sau khi giao Booking Request cho bộ phận Booking thì lúc này qui trình sẽ chuyển sang cho bộ phận Booking. 2.3.1.2 Bộ phận Booking: + Nhân viên Booking book chỗ cho tank từ hãng tàu: Sau khi nhận được Booking Request từ nhân viên Sales thì nhân viên Booking sẽ liên hệ với khách hàng để xác nhận lại một lần nữa những thông tin liên quan đến lô hàng vận chuyển. Sau đó từ những thông tin khách hàng cung cấp nhân viên Booking sẽ làm một Booking Request gửi cho bộ phận Booking của hãng tàu và yêu cầu phát hành “Booking Note”, Booking Note thường được gửi bằng mail. Nhận được Booking Note từ hãng tàu nhân viên Booking sẽ gửi cho khách hàng một bản. Booking Note cũng chính là Booking Confirm nhằm xác nhận lô hàng đã được nhận vận chuyển. Một số hãng tàu thể hiện Booking Note là “Lệnh cấp Contaier rỗng” nhưng thật chất nó chỉ là Giấy lưu khoang. Trên Booking Note cần thể hiện rõ các nội dung sau: - Số Booking - Tên hãng tàu - Tên tàu/Số chuyến - Ngày dự kiến tàu rời - Cảng chuyển tải - Cảng đến - Nơi đóng hàng - Loại hàng - Nơi hạ bãi và thanh lý Hải quan - Closing time *Ví dụ minh họa - Số Booking : BKHL -090202/002 - Tên hãng tàu : WAN HAI LINES LTD - Tên tàu/Số chuyến : AN CHUN V. N529 - Ngày dự kiến tàu rời : 06/02/2009 - Cảng đến : KEELUNG PORT, TAIWAN - Nơi đóng hàng : KHO RIÊNG - Loại hàng : ETHANOL - Closing time : TRƯỚC 11 GIỜ 00’ NGÀY 6/2/2009 Do BHL cấp tank cho khách hàng nên trên Booking Confirmation không thể hiện mục cấp Container rỗng của hãng tàu. Như đã nói ban đầu, BHL chỉ là nhà thầu vận chuyển, cấp tank và bán lại cước cho khách hàng do đó việc bơm hàng vào tank sẽ do khách hàng tự làm. Khách hàng có thể bơm hàng tại bãi Container của BHL, cũng có thể mượn tank về kho của mình để bơm hàng. Nhưng vì hàng hóa ở đây là chất lỏng, có thể là những hóa chất nguy hiểm, dễ bay hơi, rò rỉ dọc đường nên vì lý do an toàn, chủ hàng sẽ lấy tank từ depot hoặc bãi Container ở cảng về kho của mình để bơm hàng vào. Vì đây là tank của BHL, nên BHL sẽ giao giấy chứng nhận tank sạch (Certificate of tank cleanliness), Lệnh cấp Container rỗng (Bộ chứng từ đính kèm), để khách hàng có thể lấy tank và bơm hàng vào. Do đóng hàng tại kho riêng nên khách hàng phải chịu trách nhiệm vận chuyển tank đến cảng đồng thời xuất trình Booking Confirmation để hạ bãi tank. 2.3.1.3 Quy trình làm B/L cho khách hàng: BHL là nhà thầu chuyên chở, là đại lý của hãng tàu do đó BHL có quyền phát hành B/L cho khách hàng và nhận B/L từ hãng tàu. B/L nhận từ hãng tàu là Master B/L B/L phát hành cho khách hàng là House B/L Vào ngày tàu chạy, nhân viên chứng từ sẽ nhận Booking Note từ nhân viên của bộ phận Booking. Trên mỗi Booking Note nhân viên Booking sẽ ghi tên khách hàng trên đó, dựa vào đó nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với bộ phận chứng từ bên phía khách hàng để xin chi tiết B/L về lô hàng. Thông thường chi tiết B/L thường được gửi bằng mail hoặc fax, trong đó fax thông dụng hơn. Chi tiết B/L phải bao gồm đầy đủ các nội dung sau: - Số Booking - Tên, địa chỉ người gửi - Tên, địa chỉ người nhận - Bên thông báo (nếu có), thông thường là giống tên và địa chỉ người nhận. - Cảng xếp hàng - Cảng dỡ hàng - Số container, số seal - Mô tả hàng hóa - Trọng lượng cả bì của hàng hóa - Số khối của lô hàng ( Thể tích) (có thể có hoặc không) - Cước tàu trả trước hay trả sau. Với các chi tiết này, nhân viên chứng từ sẽ bắt tay vào làm B/L nháp để gửi cho hãng tàu, hãng tàu sẽ dựa vào B/L nháp để phát hành Master B/L cho BHL. Sau đó, nhân viên chứng từ sẽ làm House B/L cho khách hàng với các nội dung sau: Tại mục “Shipper/ Exporter ( complete name and address): cần điền đầy đủ tên và địa chỉ của người gửi hàng theo đúng chi tết B/L khách hàng cung cấp. VAN THANH DAT JOINH STOCK CO., 141 STREET NO.O1, TAN PHU WARD, DIST.,7, HO CHI MINH CITY, VIETNAM. Consignee (complete name and address): điền đầy đủ tên và địa chỉ của người nhận hàng. TO THE ORDER OF CHANG HWA COMERCIAL BANK, LTD Notify Party: thông thường giống Consignee FENG CHUAN CHEMICAL AND ENT CO.,LTD. 12 CHEN-TEN ROAD, TU-CHENG CITY TAIPEI,TAIWAN, R.O.C Country of Origin: Nơi xuất xứ của hàng hóa VIETNAM Vessel Voy No. : Tên tàu và số chuyến ANCHUN V.N529 Place of Receipt: nơi nhận hàng HAI PHONG PORT, VIETNAM Intended Port of Loading : cảng đi, cảng bốc hàng HAI PHONG PORT, VIETNAM Intended Port of Discharges: Cảng đích, cảng dỡ hàng KEELUNG PORT,TAIWAN Place of Delivery: Nơi giao hàng KEELUNG PORT, TAIWAN Container/ Seal Number: tại mục này ghi số Cont, số Seal. CONTAINER NO. SEAL NO. BAFU 8886030 1030325 BAFU 8892285 1030326 BAFU 8897570 1030327 BAFU 8881779 1030328 No. Of Packages: Số kiện hàng 04 Discription of Goods: tại mục này nhân viên chứng từ sẽ ghi số lượng Container, loại Container, câu “ETHYN ALCOLHOL 95 PCT MIN” và mô tả về hàng hóa được đóng trong Container. 04X20’ ISO TANK CONTAINERS S.T.C (4 Contaier bồn loại 20 feet) ETTHYL ALCOLHOL 95 PCT MIN (Việc bốc hàng, xếp hàng, đếm hàng và chịu trách nhiệm về những gì khai báo về Container hàng là nhiệm vụ của người gửi hàng) Net weight: trọng lượng tịnh 76,800 KGS Gross weight: trọng lượng cả bì của hàng 93,585 KGS Freight Details, Charges ect: ghi cước được trả trước hay trả sau tại phần này. “FREIGHT PREPAID” No of Bills Of Lading: nếu là lấy B/L gốc thì phần này sẽ ghi là THREE (03), nếu lấy B/L Surrender thì ghi “NIL” Sau khi làm B/L xong, nhân viên chứng từ sẽ fax B/L cho khách hàng để khách hàng kiểm tra và xác nhận là B/L đã ổn hay chưa. Nếu khách hàng muốn chỉnh sửa hoặc bổ sung thêm vào B/L mà trong chi tiết B/L không có thì khách hàng sửa trực tiếp vào B/L mà nhân viên chứng từ đã fax và nhờ chỉnh sửa dùm. Việc ghi trực tiếp vào B/L và fax lại như một bằng chứng chứng minh chính khách hàng yêu cầu chỉnh sửa nhằm trách những khiếu nại về sau. Vừa chỉnh sửa cho khách hàng, nhân viên chứng từ cũng yêu cầu chỉnh sửa B/L từ hãng tàu, nếu những chỉnh sửa ấy lớn, đặc biệt là tên hàng. Thời hạn cung cấp chi tiết B/L và làm B/L là trong vòng ngày tàu chạy, do trong ngày tàu chạy BHL phải cung cấp chi tiết B/L (tức B/L nháp cho hãng tàu) để làm Master B/L và truyền dữ liệu Manifest do đó BHL cũng phải thông báo cho khách hàng của mình biết thời hạn cung cấp chi tiết B/L để làm B/L là trong ngày tàu chạy, và nếu có bất kì chỉnh sửa nào cũng phải trong ngày đó. Thông thường Master B/L hãng tàu cung cấp cho BHL là Surrender B/L hoặc Seaway B/L nhưng B/L chủ yếu được sử dụng được gửi bằng mail, BHL không nhất thiết phải trực tiếp đến hãng tàu đễ nhận B/L. Sau khi nhận được Master B/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra, nếu đ