Luận văn Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ

đẩy mạnh xuất khẩu tại Nghị quyết 30/2008/NQ-CP ngày 11/12/2008; Tổng Công ty sẽ lập dự án tiếp cận nguồn vốn vay ưu đãi để đầu tư bổ sung 10.000 cọc sợi cho Dự án 20.000 cọc sợi với mức đầu tư khoảng 50 tỷ đồng.      Còn về kế hoạch phát triển, Tổng Công ty cổ  phần Dệt may Hoà Thọ đang trên đà tăng trưởng bền vững, luôn hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch về giá trị sản xuất công nghiệp, doanh thu, lợi nhuận, thu nhập của người lao động; đã và đang nghiên cứu đầu tư chiều sâu bằng các thiết bị hiện đại và phù hợp để nâng cao năng lực cạnh tranh của cả hai ngành Sợi - May, nhằm khai thác tốt hơn tiềm năng, năng lực sản xuất kinh doanh, uy tín và thương hiệu Tổng Công ty.      Ngoài ra Tổng Công ty còn nghiên cứu đầu tư hoặc tham gia góp vốn liên doanh, liên kết trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản, tài chính, du lịch...      Bảng sau là kế hoạch một vài chỉ tiêu của Tổng Công ty trong năm 2009. (Được trích từ Báo cáo thường niên năm 2008 của Tổng Công ty).            (ĐVT: 1.000 đ) TT Diễn giải Thực hiện 2008 Kế hoạch 2009 Tỉ lệ (%) KH 09/TH 08 1 Doanh thu thuần 929.193.145 950.000.000 102,24 2 LNTT 7.503.198 9.000.000 119,95 3 Vốn điều lệ 45.000.000 96.500.000 214,44 4 LNST/VĐL 16,67 % 14,52 % 87,10 5 Lao động bquân (người) 6.481 6.780 104,61 6 Thu nhập bquân (đ/người/tháng) 1.957.000 2.053.000 104,91          1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty      Chức năng, nhiệm vụ:      Hoạt  động chính của Tổng Công ty là sản xuất sợi và  sản phẩm may mặc sẵn nhằm phục vụ cho nhu cầu thị trường trong và ngoài nước. Công suất sản xuất trung bình là:      -Sợi các loại: 40.000 tấn/năm.      -Sản phẩm may quy sơ mi: 8.500.000 sản phẩm/năm.      Lĩnh vực kinh doanh của Tổng Công ty là:       - Đầu tư, sản xuất, gia công, mua bán, xuất nhập khẩu: vải, sợi, chỉ khâu, quần áo may sẵn và các loại thiết bị, nguyên phụ liệu. phụ tùng ngành dệt may.      - Kinh doanh nhà hàng, siêu thị tổng hợp, du lịch, vận tải, bất động sản.      - Xây dựng công nghiệp và dân dụng.      - Khai thác nước sạch phục vụ sản xuất công nghiệp và sinh hoạt.      - Góp vốn mua cổ phần, tham gia thị trường tiền tệ, chứng khoán và bất động sản.        1.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Tổng Công ty                1.2.1. Mô hình cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý      Mô  hình Cơ cấu tổ chức (Phụ lục 1)      Mô hình Bộ máy quản lý (Phụ lục 2)          1.2.2. Chức năng của Ban điều hành và các phòng ban      - Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. ĐHĐCĐ là cơ quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc phát triển công ty, quyết định cơ cấu vốn, và một số chính sách khác của Tổng Công ty.      - Hội đồng Quản trị: là cơ quan quản lý Tổng Công ty, có toàn quyền nhân danh Tổng Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan tới mục đích và quyền lợi của Tổng Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ quyết định. HĐQT xây dựng định hướng, chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của ĐHĐCĐ thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.      - Ban kiểm soát: do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cho cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty.      - Các đơn vị trực thuộc: Các Nhà máy, Công ty trực thuộc của Tổng Công ty có nhiệm vụ thực hiện một phần chức năng và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của Tổng Công ty. Cơ cấu bộ máy quản lý của Nhà máy, Công ty trực thuộc gồm: Giám đốc chi nhánh, các Phó giám đốc chi nhánh, trưởng các phòng, ban, bộ phận.      - Ban Tổng Giám đốc: bao gồm Tổng Giám đốc, các Phó Tổng giám đốc và các Giám đốc điều hành.      - Tổng Giám đốc: Có quyền hạn cao nhất trong Công ty, là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Tổng Công ty, Pháp luật Nhà nước về tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Chỉ đạo chung và phụ trách trực tiếp các phòng Tổ chức - Hành chính và phòng Tài chính - Kế toán.      - Phó Tổng Giám đốc: thay mặt Tổng Giám đốc để giải quyết mọi việc khi Tổng giám đốc đi vắng và có nhiệm vụ hỗ trợ Tổng giám đốc quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các mặt công tác đươc giao.      - Giám đốc Điều hành: có nhiệm vụ hỗ trợ tham mưu cho Tổng Giám đốc và điều hành công việc theo trách nhiệm được giao, nhưng quan trọng về mặt Tài chính.      - Phòng Tài chính Kế toán: tổ chức công tác hạch toán kế toán trong Công ty; thực hiện các nhiệm vụ thống kê ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định, đảm bảo chế độ kế toán. Đồng thời cũng tham mưu, hỗ trợ Ban Tổng Giám đốc đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.      - Phòng kỹ thuật đầu tư và quản lý chất lượng sản phẩm: Xây dựng, kiểm tra, báo cáo tình hình thực hiện các định mức, chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật sử dụng nguyên vật liệu, năng lượng, và quy trình vận hành máy móc thiết bị. Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất các loại sản phẩm mới thích hợp với nhu cầu thị trường với sự ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật. Đồng thời còn tổ chức kiểm tra xác nhận chất lượng sợi trước khi xuất cho khách hàng. Báo cáo định kỳ và theo yêu cầu của Hội đồng Quản trị, Ban Tổng Giám đốc, cơ quan chức năng địa phương và Tập đoàn Dệt May Việt Nam về công tác kỹ thuật, đầu tư và môi trường.      - Phòng kinh doanh May: Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại và quảng cáo hàng may; tìm chọn khách hàng đàm phán, xây dựng giá thành, theo dõi đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất các đơn vị. Lập các thủ tục xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu - vật tư sản xuất, quản lý văn phòng đại diện, các kho nguyên phụ liệu may, đồng thời cũng xây dựng kế hoạch, thống kê báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh hàng may (tuần, tháng, quý, năm) theo yêu cầu của Tổng Công ty.       - Phòng Kế hoạch - Thị  trường: Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường đồng thời vạch ra những kế hoạch liên quan sản xuất, phối hợp với Phòng Kinh doanh May để thực hiện các nghiệp vụ mua hàng hay xuất kho hàng bán.       - Phòng kỹ thuật công nghệ May: Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật sử dụng nguyên phụ liệu sản xuất, gia công các loại sản phẩm may theo đơn đặt hàng hoặc phục vụ cho nhu cầu sản xuất; xây dựng quy trình vận hành và bảo trì các loại thiết bị. Ngoài ra còn kết hợp với Phòng Kinh doanh May làm việc với khách hàng thống nhất các yêu cầu kỹ thuật sản xuất, gia công sản phẩm may của Tổng Công ty với khách hàng trước khi trình Tổng giám đốc ký kết hợp đồng.       - Phòng quản lý chất lượng May: Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn các Công ty/Nhà máy May kiểm tra chất lượng sản phẩm may theo đúng tiêu chuẩn của khách hàng và Tổng Công ty ban hành, đồng thời cũng chịu trách nhiệm kiểm tra lại chất lượng sản phẩm may đã sản xuất trước khi xuất hàng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký. Ngoài ra cũng còn phụ trách tổ chức kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu may đầu vào trước khi cho nhập kho và xuất cho các đơn vị sản xuất..      - Văn phòng: có nhiệm vụ tham mưu Tổng Giám đốc về tuyển dụng, đào tạo, quy hoạch cán bộ và các công tác liên quan đến người lao động, ký kết hợp đồng lao động, các  chính  sách nội bộ và chế độ Bảo hiểm.      Đồng thời tiếp nhận các loại văn bản đến trình Tổng Giám đốc và chuyển các loại văn bản theo phê duyệt của Tổng giám đốc. Lưu giữ và bảo quản con dấu.      - Văn phòng đại diện: mang chức năng như một văn phòng giao dịch của Tổng Công ty nhưng lại được đặt tại một nơi khác cách xa trụ sở chính, nhằm tạo sự nhanh gọn hơn trong giao dịch cũng như tìm kiếm thị trường. Hiện nay, Tổng Công ty mới chỉ có một Văn phòng đại diện, và đặt tại TP Hồ Chí Minh.      - Phòng đời sống: Thực hiện các nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ, y tế, đảm bảo an toàn lao động cũng như đáp ứng nhu cầu an toàn vệ sinh trong môi trường làm việc, vệ sinh nước uống, an toàn lương thực thực phẩm trong công tác phục vụ bữa ăn cơm ca. Đồng thời cũng quản lý và sửa chữa hệ thống nước và điện Tổng Công ty.      - Các đơn vị kinh doanh và  phục vụ:       Trạm phân phối điện chịu trách nhiệm cung cấp điện cho sản xuất và tiêu dùng cho Tổng Công ty, đồng thời sữa chữa bảo trì, tổ chức kiểm tra định kỳ các thiết bị điện đảm bảo quá trình sản xuất liên tục.      Các  đại lý tiêu thụ sản phẩm và  Trung tâm kinh doanh thời trang có vai trò giới thiệu, trưng bày sản phẩm và tạo giao diện tiếp xúc gần gũi hơn giữa sản phẩm và người tiêu dùng, đồng thời cũng xảy ra trao đổi mua bán và tạo doanh thu.        1.3. Tổ chức công tác kế toán                1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán                  1.3.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty      (Phụ  lục 3)            1.3.1.2. Chức năng nhiệm vụ của các phần hành kế toán      - Kế toán trưởng: phụ trách công tác tài chính và phòng Tài chính - Kế toán, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về việc tổ chức công tác tài chính kế toán theo đúng Pháp luật. Là người trực tiếp chỉ đạo công tác hạch toán công tác hạch toán kế toán tại Công ty, tham mưu cho Tổng Giám đốc về vấn đề tài chính trong Công ty  như xây dựng kế hoạch tài chính, vay vốn, các phương án kinh doanh…      - Phó phòng kế toán: có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo các nhân viên kế toán theo nội quy và quy trình hạch toán của công ty từ việc lập, luân chuyển chứng từ đến báo cáo kế toán. Đồng thời cũng tham mưu  hỗ trợ cho Kế toán trưởng trong các công tác tài chính, và thực hiện công việc điều hành thay thế trong ủy quyền khi Kế toán trưởng vắng mặt.      - Kế toán tiền mặt, tiền lương, Bảo hiểm: theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền lương và Bảo hiểm các Công nhân viên và cả những cán bộ quản lý toàn Công ty, thanh toán các khoản tạm ứng, lập báo cáo tiền mặt. Cuối kỳ, đối chiếu với Sổ quỹ tiền mặt.      - Kế toán tiền gửi ngân hàng: trực tiếp giao dịch với ngân hàng về các nghiệp vụ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Theo dõi TK tiền gửi ngân hàng của Công ty, thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để giám sát chặt chẽ số dư trên các tài khoản liên quan.      - Kế toán thuế, TSCĐ, CCDC: theo dõi các TK phải trả, phải nộp Nhà nước về các loại thuế; đồng thời cũng theo dõi tình hình biến động TSCĐ, thanh lý nhượng bán, tính khấu hao và phân bổ vào chi phí theo tháng quý năm của TSCĐ.      - Kế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất nhập kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ và thanh toán công nợ của khách hàng.      - Kế toán Nguyên vật liệu, tạm ứng: thực hiện việc ghi chép phản ánh chi tiết tổng hợp vật tư, theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư cả về số lượng và giá trị. Quản lý, theo dõi TK vật tư, lập các báo cáo liên quan phục vụ cho nhu cầu kiểm soát, đối chiếu, kiểm tra. Đồng thời cũng quản lý Tài khoản tạm ứng.      - Kế toán thanh toán: thực hiện công việc đối chiếu kiểm tra số liệu từ các nghiệp vụ mua hàng, đồng thời theo dõi TK phải trả người bán, phối hợp với Kế toán ngân hàng thanh toán cho các nhà cung cấp đúng hạn.      - Kế toán giá thành: có nhiệm vụ tập hợp, phân bổ chi phí giá thành từng loại sản phẩm hoàn thành nhập kho, xác định tổng số chi phí sản xuất, lập báo cáo giá thành cho các phòng ban liên quan.      - Kế toán phụ liệu: có nhiệm vụ tương tự kế toán vật tư, do đặc điểm của lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của đơn vị là sản xuất hàng may mặc nên phải phân tách ra thành hai phần hành Kế toán nguyên vật liệu và Kế toán phụ liệu (vì chủng loại phụ liệu cũng nhiều không kém vật tư). Ngoài ra, phần hành kế toán này còn chịu trách nhiệm là theo dõi Doanh thu của Tổng Công ty.      - Kế toán tổng hợp: thực hiện công việc tổng hợp số liệu từ các kế toán phần hành, cân đối số liệu, kiểm tra số liệu, thực hiện các bút toán tổng hợp,các bút toán cuối kỳ để lên các báo cáo tài chính, xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ.      - Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, thu tiền và chi tiền kèm theo các chứng từ liên quan, lập các báo cáo quỹ.      - Bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc: có nhiệm vụ theo dõi hoạt động tài chính, thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Tính ra giá thành thực tế của sản phẩm sản xuất tại đơn vị đó và thường xuyên thực hiện đối chiếu kiểm tra với Kế toán Tổng Công ty.                1.3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại Tổng Công ty      Theo quy định thì mỗi một DN có thể được  áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:      - Hình thức kế toán Nhật ký chung.      - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái.      - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ       - Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ.      - Hình thức kế toán trên máy vi tính.      Hình thức kế toán được Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ đang sử dụng là hình thức kế toán thứ năm: Hình thức Kế toán trên máy vi tính. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán này là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp giữa bốn hình thức kế toán còn lại. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải được in đầy đủ sổ kế toán và các BCTC theo quy định. (Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay).       Hiện nay Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ đang sử dụng phần mềm Bravo 6.3 của Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo chi nhánh tại Thành phố Đà Nẵng, đây là phần mềm kế toán được thiết kế  và viết theo quy định của Bộ Tài chính cùng với các chuẩn mực kế toán và yêu cầu quản trị Doanh nghiệp. Phần mềm này thiết kế đầy đủ bốn hình thức kế toán như đã nêu trên, tiện ích cho người dùng trong việc tùy chọn Hình thức kế toán phù hợp với nhu cầu từng DN, và đối với Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ thì tùy chọn Hình thức kế toán là Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Với phần mềm này thì người sử dụng chỉ cần nhập các số liệu đầu vào , còn máy tính sẽ tự động hóa công việc tính toán và lên các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu. Chức năng của chương trình là theo dõi các chứng từ đầu vào (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng,…). Và dựa trên các chứng từ đó, chương trình sẽ lên các sổ và các báo cáo kế toán.                  1.3.2.1. Sơ đồ hình thức ghi sổ tại Tổng Công ty                  1.3.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính      (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế  toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định Tài khoản ghi Nợ, Tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.      Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái …) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.      (2) Cuối tháng, (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy.      Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định.      Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và  sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.      2. Thực trạng chu trình cung ứng và công tác kiểm soát chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ              2.1. Thực trạng môi trường kiểm soát tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ          2.1.1. Đặc thù về quản lý      Tổng Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh và luôn chú trọng công tác xây dựng thương hiệu, quảng bá, tiếp thị nhằm nâng khả năng cạnh tranh. Chất lượng sản phẩm, dịch vụ được Tổng Công ty đặt lên hàng đầu, tạo được niềm tin nơi khách hàng; tạo nguồn vốn đầu tư thông qua việc hợp tác với các đối tác chiến lược trong và ngoài nước là nhân tố quan trọng đưa Tổng Công ty đi lên trong giai đoạn hội nhập sâu kinh tế quốc tế. Công tác quản lý theo nguyên tắc nhất quán từ trên xuống, cố gắng đạt được mục tiêu đã đặt ra và đồng thời luôn tự hoàn thiện và phát triển.      Ban quản lý cấp cao của Tổng Công ty có năng lực và đầy tâm huyết, am hiểu hoạt động của  đơn vị, quyền lực không chỉ tập trung vào một  các nhân duy nhất, mà phân tán cho nhiều thành viên, điều này tạo sự kiểm soát lẫn nhau và khi bất kỳ một phương án, quyết định nào đưa ra cũng đều có sự tham mưu, góp ý của nhau và điều đó làm cho quyết định của họ càng có giá trị. Các nhà quản lý có quan điểm:      - Kinh doanh phải trung thực (chẳng hạn việc mua hàng và  thanh toán các khoản nợ với nhà cung cấp phải thực hiện theo đúng như hợp đồng đã ký  kết).      - Cạnh tranh thì phải lành mạnh, không dùng những thủ  đoạn tiêu cực gây thiệt hại đến quan hệ kinh doanh của đối tác và đối thủ cạnh tranh, Tổng Công ty tiến hành mở rộng thị trường dựa trên chính năng lực của mình.      - Coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính được thể hiện qua các kỳ kiểm toán hàng năm do Công ty Kế toán Kiểm toán độc lập AAC thực hiện, nhằm kiểm toán tất cả các hoạt động các hoạt động của Tổng Công ty thông qua các thông tin trên BCTC và đánh giá việc tuân thủ các nguyên tắc và phương pháp kế toán được áp dụng tại Tổng Công ty để sau đó có những biện pháp tối ưu phù hợp hạn chế tối đa những rủi ro trong kinh doanh.      - Đồng thời, yếu tố đoàn kết, đồng tâm đồng lòng toàn cán bộ công nhân viên trong tổ chức cũng được Ban quản lý Cấp cao quan tâm chú trọng.      Tổng Công ty Dệt may Hoà Thọ hiện nay đang phát triển nhanh chóng, có thể dẫn đến những bất cập trong công tác quản trị, điều hành, đặc biệt là nguồn nhân lực cấp cao. Tuy nhiên đó chỉ là rủi ro dự báo, hiện nay chiến lược quản lý và phát triển nguồn nhân lực đang có tác dụng tốt tại HOATHO CORP., cho nên, việc mở rộng sản xuất theo phương pháp nhân bản (tách bộ máy quản lý ở cơ sở cho đơn vị mới - tức các đơn vị trực thuộc), và đào tạo mới, sẽ đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng được cho nhu cầu phát triển sản xuất.          2.1.2. Cơ cấu tổ chức      Là  một Tổng Công ty với quy mô lớn nên cơ cấu nhân sự khá đông đảo cả về lượng cán bộ nhân viên quản lý và lượng công nhân viên lao động. Theo đó, quyền hạn, trách nhiệm và chức năng được phân chia rộng khắp và khá phức tạp, tuy nhiên sự phân chia này, giữa các đơn vị thành viên hay giữa các bộ phận phòng ban... luôn tạo sự rõ ràng và thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của công ty và không có sự chồng chéo trách nhiệm, quyền hạn lẫn nhau giữa các bộ phận. Các bộ phận có chức năng đặc trưng khác nhau nhưng luôn tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ và có mối quan hệ mật thiết với nhau.      Trong mỗi một đơn vị thành viên đều có một thủ trưởng riêng - Giám đốc đơn vị và  chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Tổng Giám  đốc Tổng Công ty, đồng thời cũng luôn liên lạc, báo cáo và chịu hoàn toàn trách nhiệm với Ban Tổng Giám đốc về công việc điều hành mọi hoạt động của đơn vị trực thuộc đó.      Ở mỗi phòng ban chức năng tại Tổng Công ty thì người trưởng phòng chức năng đó có trách nhiệm về các hoạt động của phòng, trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện theo đúng chức năng, đồng thời luôn báo cáo và chịu trách nhiệm với cấp trên.           2.1.3. Chính sách nhân sự       Công ty có chính sách tuyển dụng đào tạo, chế độ lao động về thời gian làm việc (6 ngày/1 tuần, 8 giờ/1 ngày) hay chính sách tiền lương… được quy định rõ ràng và hợp lý, đáp ứng tốt nhất nhu cầu và quyền lợi cho người lao động, đảm bảo an toàn và sức khỏe cho người lao động (tại đơn vị còn có hoạt động tập thể dục giữa giờ làm việc - đứng tại chỗ vươn tay, vặn mình… để giảm stress và phục hồi sức khỏe để tiếp tục làm việc), vệ sinh môi trường cũng như luôn tạo điều kiện cho người lao động phát huy, phát triển năng lực.       Tổng Công ty đảm bảo toàn bộ công nhân viên của Công ty được đào tạo có đầy đủ năng lực chuyên môn cần thiết để làm việc với các khóa huấn luyện và đào tạo do Tổng Công ty tổ chức, bên cạnh đó Tổng Công ty còn khuyến khích người lao động tham dự các khóa đào tạo ngoài giờ làm việc bên ngoài để tự nâng cao trình độ mà chi phí cho việc học này sẽ được Tổng Công ty hỗ trợ chi trả. Tổng Công ty đặc biệt chú trọng đến chính sách an toàn lao động: xây dựng môi trường làm việc an toàn, trang bị áo quần bảo hộ lao động đầy đủ, kịp thời tùy theo tính chất của từng công việc đòi hỏi. Đồng thời Tổng Công ty cũng luôn thực hiện các quy định của Nhà nước về lương, thưởng, đảm bảo mức thu nhập phù hợp tùy theo năng lực, năng suất, tính chất công việc... Ngoài ra, Tổng Công ty còn tổ chức bữa ăn cơm ca miễn phí cho toàn bộ công nhân viên, và có những chính sách khác cho người lao động như cúng viếng đám tang, chúc mừng đám cưới…          2.1.4. Công tác kế hoạch      Thường xuyên xây dựng chương trình hoạt động hàng quý, hàng năm và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên giám sát, kiểm tra mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty, hàng quý Hội đồng quản trị đều họp để đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong quý và đề ra giải pháp để thực hiện kế hoạch quý tiếp theo.      Hiện nay Tổng Công ty đã vừa mới thành lập Phòng Kế hoạch - Thị trường, Phòng được tách ra từ Phòng Kinh doanh May nhằm phân chia công việc để chuyên trách và để đạt hiệu quả công việc cao hơn. Chức năng chính của Phòng này là tìm hiểu thị trường và lập các kế hoạch sản xuất.          2.1.5. Bộ phận Kiểm toán nội bộ      Hiện tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ chưa có bộ phận Kiểm toán nội bộ nhưng với quy mô hoạt động hiện có của một Tổng Công ty Cổ phần lớn thì nhất thiết cần phải lập một bộ phận kiểm toán nội bộ để thực hiện công việc kiểm toán tất cả các hoạt động trong Công ty, kể cả hoạt động KSNB. Bộ phận này là một bộ phận độc lập, có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hệ thống KSNB, chịu trách nhiệm đảm bảo cho hệ thống KSNB được tuân thủ:      - Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty;      - Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; và      - Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.      Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị. Do đó, với một kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống KSNB của công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.          2.1.6. Ủy ban kiểm soát      Hiện nay, Tổng Công ty đã có Ban Kiểm soát, Ban Kiểm soát là do Đại hội đồng Cổ đông bầu, gồm 3 thành viên (1 trưởng ban và 2 kiểm soát viên), thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty. Công việc của Ban Kiểm soát là luôn giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh, tài chính của Tổng Công ty đảm bảo đúng nguyên tắc và nhiệm vụ. Mỗi quý họp một lần để kiểm tra tình hình hoạt động của công ty.          2.1.7. Môi trường bên ngoài      Ngoài các nhân tố bên trong như đã kể trên, Tổng Công ty còn chịu sự ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài, những nhân tố này có sự tác động không ít đến môi trường kiểm soát tại Tổng Công ty:       - Chi phí nguyên liệu, vật liệu đầu vào có  sự biến động tăng và bất thường do sự  biến động của giá dầu trên thế giới, dẫn  đến tăng chi phí giá vốn hàng bán, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của Tổng Công ty.       - Sự ảnh hưởng của nền kinh tế Việt Nam cũng như nền kinh tế thế giới cũng có sự  tác động không nhỏ đến môi trường kiểm soát của công ty (đặc biệt là nền kinh tế Mỹ  không ổn định như hiện nay).       - Sự thay đổi liên tục của thời đại công nghệ  thông tin dẫn đến những thay đổi về MMTB hay những quy trình vận hành trong quá trình sản xuất.       - Sự cạnh tranh khốc liệt của các đối thủ  cạnh tranh làm tác động đến giá cả cũng như thị phần của công ty.       - Nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng thay đổi và  cần thiết phải có những chính sách phù hợp  để tránh sự lỗi thời của những mặt hàng hiện tại.       - Sự ảnh hưởng của các cơ quan chức năng. Nếu các cơ quan chức năng thay đổi về chính sách tài chính tiền tệ thì sẽ làm thay đổi quan điểm và hành động của các nhà quản lý, như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát trong công ty.        2.2. Thực trạng chu trình cung ứng và công tác kiểm soát chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ                2.2.1. Một vài đặc điểm về nguyên vật liệu, phụ liệu thu mua và bộ mã được sử dụng liên quan      Một vài đặc điểm:      - Các loại nguyên liệu, phụ liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất của Tổng Công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại.      Một số loại