Luận văn Thực hiện pháp luật về lưu trữ ở bộ tài chính

thuê dịch vụ chỉnh lý, trong đó: Cơ quan Bộ khoảng 16,4 tỷ; Tổng cục Thuế khoảng 2,8 tỷ; Tổng cục Hải quan khoảng 7,1 tỷ; Kho bạc Nhà nƣớc khoảng 6,4 tỷ; Tổng cục Dự trữ khoảng 02 tỷ; Ủy ban Chứng khoán nhà nƣớc khoảng 5,3 tỷ; các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ chƣa có hoạt động chỉnh lý tài liệu. Nhƣ vậy, hầu hết các đơn vị đều đã thực hiện đƣợc bố trí kinh phí cho hoạt động chỉnh lý. Đây là mặt tích cực, tuy nhiên việc quan tâm đầu tƣ kinh phí cho hoạt động chỉnh lý trên thực tế vẫn còn nhiều vấn đề cần phải bàn vì chƣa thực sự đem lại hiệu quả nhƣ mong muốn. 34 2.1.2. Về thu thập tài liệu lưu trữ * Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại lƣu trữ cơ quan (1) Lập hồ sơ, tài liệu giấy: Tại Bộ Tài chính vẫn đang hƣớng dẫn việc lập hồ sơ công việc theo Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12/8/2011. Tuy nhiên, sau khi Luật Lƣu trữ đƣợc thông qua và có hiệu lực thi hành năm 2012, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan thì công tác lập hồ sơ công việc của từng cán bộ, công chức thuộc Bộ dần tiến bộ. Nhiều cán bộ, công chức trong cơ quan Bộ đã hiểu cách mở hồ sơ công việc và đóng hồ sơ công việc, điển hình có một số công chức của Cục Quản lý giá, Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại, Kho bạc nhà nƣớc và Tổng cục Hải quan đã mở hồ sơ, tập hợp tài liệu khi xử lý cho vào file riêng, xác định giá trị, viết tiêu đề hồ sơ, đánh số tờ, biên mục văn bản trong hồ sơ và viết chứng từ kết thúc đầy đủ theo quy định. Còn lại phần lớn cán bộ, công chức đã biết đƣa tập văn bản, tài liệu có cùng nội dung vào một hồ sơ và kẹp lại, viết tiêu đề hồ sơ, lên danh mục hồ sơ và giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan. Tuy đã có sự thay đổi nhƣng thực tế số lƣợng hồ sơ đƣợc lập chƣa đầy đủ so với tài liệu thực tế đƣợc hình thành. Việc lập hồ sơ còn mang tính hình thức, mới chỉ lập ở dạng tập hợp các văn bản có liên quan với nhau để lập thành hồ sơ; chất lƣợng hồ sơ chƣa đảm bảo do ngƣời lập hồ sơ chƣa thực hiện theo đúng quy trình của việc lập hồ sơ, cụ thể nhƣ: Việc áp dụng đặc trƣng vấn đề khi phân định hồ sơ chƣa thực sự triệt để; tài liệu trong hồ sơ chƣa đƣợc sắp xếp theo đúng trình tự giải quyết công việc; thành phần hồ sơ thiếu; chƣa xác định đƣợc giá trị hồ sơ; biên mục hồ sơ chƣa đầy đủ, chƣa loại bỏ những tài liệu không cần thiết có trong hồ sơ (bản nháp, bản phô tô, tài liệu tham khảo không liên quan). Nhƣ vậy, công tác lập hồ sơ đã có những thay 35 đổi, chuyển biến tích cực nhƣng vẫn còn yếu dẫn đến tài liệu công việc chƣa đƣợc sắp xếp khoa học, gây khó khăn cho việc tra tìm phục vụ cho nhu cầu quản lý điều hành của Bộ. Đây cũng là tình trạng chung của các Tổng cục và đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc Bộ và là bài toán lớn cần đặt ra đối với Lƣu trữ Bộ Tài chính nói riêng và toàn hệ thống nói chung. (2) Thu thập hồ sơ, tài liệu giấy vào Lƣu trữ cơ quan Từ khi có Luật Lƣu trữ và Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV, tình hình thu thập tài liệu tại các Vụ, Cục, Tổng cục thuộc Bộ đã có những chuyển biến tích cực, tăng cả về số lƣợng và chất lƣợng; riêng các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ thì chƣa có hoạt động giao nộp tài liệu. Qua số liệu thống kê của Văn phòng Bộ từ năm 2012 - 2019, kho lƣu trữ Bộ và các Tổng cục đã tiếp nhận tổng số 10.024 mét tài liệu, trung bình tiếp nhận 1.674 mét/năm, cụ thể: Tình hình giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan tại Bộ Tài chính từ năm 2012 - 2019 Đơn vị tính: mét STT Năm giao nộp Cơ quan Bộ (các Vụ, Cục) Tổng cục Thuế Tổng cục Hải quan Kho bạc nhà nƣớc Tổng cục Dự trữ nhà nƣớc Ủy ban Chứng khoán nhà nƣớc 1 2012 119 261,8 170,5 135 15 0 2 2013 111 209,2 55 234 45 0 3 2014 394 701,5 55 0 10 83,4 4 2015 386 425,2 224,5 0 0 300 5 2016 1.143 248,6 113,5 930 15 500 6 2017 777 190,6 0 120 60 0 7 2018 292 0 443 0 200 0 8 2019 391 167,1 498 0 0 0 Tổng 3.613 2.204 1.560 1.419 345 883 Nguồn: Báo cáo thống kê của Bộ Tài chính 36 Về tình hình giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan, qua bảng số liệu, thực tiễn công tác tại cơ quan Bộ và khảo sát tại Tổng cục Thuế có thể nhận xét nhƣ sau: - Số lƣợng hồ sơ giao nộp: Hằng năm, việc giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan theo quy định chƣa đồng đều. Tại cơ quan Bộ, tỷ lệ đơn vị không giao nộp hằng năm: Năm 2012 là 18/23, năm 2013 là 15/23, năm 2014 là 17/23, năm 2015 là 15/23, năm 2016 là 14/23, năm 2017 là 08/23, năm 2018 là 06/23, năm 2019 là 11/23, riêng Văn phòng Đoàn Thanh niên Bộ chƣa thực hiện giao nộp tài liệu vào kho lƣu trữ. Tại Tổng cục Thuế, tỷ lệ đơn vị không giao nộp hằng năm: Năm 2012 là 11/17, năm 2013 là 08/18, năm 2014 là 02/18, năm 2015 là 11/18, năm 2016 là 11/18, năm 2017 là 16/18, năm 2018 là 18/18, năm 2019 là 06/18, riêng tài liệu liên quan đến công tác Đảng chƣa thực hiện giao nộp tài liệu vào kho lƣu trữ. - Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp: Thành phần giao nộp tài liệu chƣa đầy đủ ở cả cơ quan Bộ và khảo sát tại Tổng cục Thuế. Những tài liệu quan trọng, có giá trị vĩnh viễn còn thiếu nhiều nhƣ: Hồ sơ, tài liệu xây dựng các Quy chế, quy định, lề lối làm việc của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế; hồ sơ, tài liệu về xây dựng các Luật, văn bản quy phạm pháp luật do Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế chủ trì soạn thảo; hồ sơ Bộ Tài chính duyệt quyết toán cho các cơ quan, đơn vị; hồ sơ quyết toán của Tổng cục Thuế và các đơn vị thuộc thẩm quyền không đầy đủ; hồ sơ, tài liệu về các Hội nghị tổng kết lớn của ngành Tài chính, Bộ Tài chính, hệ thống Thuế, ... - Thủ tục giao nộp: Các đơn vị giao nộp tài liệu vào lƣu trữ cơ quan Bộ và Tổng cục Thuế về cơ bản đã tuân thủ đúng các quy định hiện hành của Nhà nƣớc, Bộ Tài chính về thủ tục giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan. Sau khi kiểm tra Danh mục hồ sơ và tài liệu thực tế, thấy đáp ứng yêu cầu theo quy định, cán bộ lƣu trữ tiếp nhận tài liệu vào kho lƣu trữ và lập biên bản bàn giao 37 đính kèm danh mục tài liệu giao nộp. - Tài liệu tồn đọng: Tình hình tài liệu tồn đọng tại các phòng làm việc của chuyên viên còn nhiều, ảnh hƣởng đến chất lƣợng hồ sơ, mục lục hồ sơ trong quá trình chỉnh lý. Một số công chức nghỉ hƣu, chuyển công tác không lập hồ sơ công việc, không bàn giao tài liệu lƣu trữ theo quy định. Đây là vấn đề rất khó khăn hiện nay của công tác lƣu trữ tại Bộ Tài chính. Cụ thể: Tình hình tài liệu tồn đọng tại Bộ Tài chính tính đến 31/12/2019 Đơn vị tính: mét Cơ quan Bộ (các Vụ, Cục) Tổng cục Thuế Tổng cục Hải quan Kho bạc nhà nƣớc Tổng cục Dự trữ nhà nƣớc Ủy ban Chứng khoán nhà nƣớc Các đơn vị sự nghiệp Tổng tài liệu tồn đọng 1.200 50 50 500 200 300 500 2.800 Nguồn: Báo cáo thống kê năm 2019 của Bộ Tài chính (3) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử: Tại Điều 13 Luật Lƣu trữ, Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và để đảm bảo tính xác thực và hiệu lực pháp lý của văn bản điện tử, hồ sơ, tài liệu điện tử, ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tƣ 01/2019/TT-BNV quy định quy trình trao đổi, lƣu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thƣ, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ chức và Thông tƣ 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử. Trên cơ sở đó, Bộ Tài chính có chƣơng trình, kế hoạch, lộ trình ứng dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nói chung và công tác văn thƣ, lƣu trữ nói riêng. Từ năm 2015, Bộ triển khai Chƣơng trình Quản lý văn bản phiên bản mới (EdocTC), toàn bộ văn bản đi, đến đã đƣợc số hóa ở khâu văn thƣ; hồ sơ công việc của các chuyên viên đƣợc xử lý trên môi 38 trƣờng mạng. Ngày 12/10/2016, Bộ trƣởng Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 2195/QĐ-BTC về phê duyệt chủ trƣởng đầu tƣ dự án “Phần mềm quản lý hồ sơ lƣu trữ”. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp công tác quản lý điều hành hoạt động của Bộ Tài chính tổ chức khá hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính. Tuy nhiên, dù tất cả cán bộ, công chức, viên chức, ngƣời lao động của Bộ đƣợc tập huấn về lập hồ sơ điện tử và quản lý hồ sơ điện tử nhƣng thực tế có rất ít cán bộ thực hiện do nhiều nguyên nhân nhƣ: Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị chƣa đồng bộ, một số cán bộ, công chức, viên chức chƣa bỏ đƣợc thói quen làm việc truyền thống; công tác lập hồ sơ điện tử và lƣu trữ hồ sơ điện tử còn nhiều vƣớng mắc cần tháo gỡ, việc đồng thời lƣu trữ cả bản điện tử và bản giấy còn chồng chéo, chƣa tập trung thống nhất; phần mềm ứng dụng quản lý văn bản đi, đến còn gặp nhiều lỗi chƣa đáp ứng yêu cầu việc lập hồ sơ và lƣu trữ hồ sơ điện tử gây khó khăn trong việc bảo quản, lƣu trữ hồ sơ nói chung. Đến thời điểm này (tháng 01/2020) khi Bộ yêu cầu các đơn vị báo cáo thống kê về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ thì chƣa có đơn vị nào báo cáo về số liệu liên quan đến hồ sơ điện tử. * Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu Từ khi có Luật Lƣu trữ, tình hình chỉnh lý tài liệu tại cơ quan Bộ, các Tổng cục thuộc Bộ đã tăng cả về số lƣợng và chất lƣợng; chỉ riêng các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ thì chƣa có hoạt động chỉnh lý tài liệu. Qua số liệu thống kê của Văn phòng Bộ từ năm 2012 - 2019, tại cơ quan Bộ và các Tổng cục đã chỉnh lý khoa học tổng số khoảng 12.116,2 mét tài liệu, trung bình thực hiện chỉnh lý 1.514,5 mét/năm, cụ thể: 39 Tình hình chỉnh lý tài liệu tại Bộ Tài chính từ năm 2012 - 2019 Đơn vị tính: mét STT Năm chỉnh lý Cơ quan Bộ (các Vụ, Cục) Tổng cục Thuế Tổng cục Hải quan Kho bạc nhà nƣớc Tổng cục Dự trữ nhà nƣớc Ủy ban Chứng khoán nhà nƣớc 1 2012 84 0 0 0 0 0 2 2013 30 354,2 136 0 0 0 3 2014 155 348 0 0 0 0 4 2015 284,5 586,6 495,5 0 0 0 5 2016 651 542,2 397 850 115 290 6 2017 818 217,2 0 902 94 500 7 2018 2630 0 283 0 100 0 8 2019 0 0 1253 0 0 0 Tổng 4.652,5 2.048,2 2.564,5 1.752 309 790 Nguồn: Báo cáo thống kê của Bộ Tài chính Về tình hình chỉnh lý khoa học tài liệu lƣu trữ, qua thực tiễn công tác tại cơ quan Bộ và khảo sát tại Tổng cục Thuế, tác giả nhận thấy nhƣ sau: Từ năm 2012 - 2019, tại cơ quan Bộ đã chỉnh lý 4.652,5 mét của Phông Bộ Tài chính và 07 Phông của các Cục; Tổng cục Thuế đã chỉnh lý 2.048,2 mét. Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu vì thiếu cán bộ lƣu trữ thực hiện nên tại cơ quan Bộ cũng nhƣ Tổng cục Thuế đã thuê các Công ty dịch vụ chỉnh lý nhƣng với đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm nên công tác giám sát chỉnh lý khá chặt chẽ; hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầu theo quy định. Cụ thể, tài liệu sau khi chỉnh lý đƣợc sắp xếp khoa học thuận lợi cho việc khai thác và tra cứu; đã lựa chọn ra đƣợc 03 danh mục: Tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có thời hạn và tài liệu hết giá trị dự kiến tiêu 40 hủy. Sau chỉnh lý khoa học, cơ quan Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế đã thực hiện giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử (trong đó: Cơ quan Bộ đã giao nộp đƣợc là 24,7 mét, Tổng cục Thuế đã giao nộp đƣợc 16,8 mét); thực hiện tiêu hủy (trong đó: Cơ quan Bộ 294,8 mét và đang xin ý kiến Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc về hủy 350 mét, Tổng cục Thuế 600 mét); qua đó giải phóng đƣợc kho giá để tiếp nhận đƣợc tài liệu của các đơn vị. * Giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử Căn cứ Khoản 1 Điều 21 Luật Lƣu trữ thì “Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu có trách nhiệm nộp lƣu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lƣu trữ lịch sử”. Để thực hiện đƣợc công tác giao nộp tài liệu vào lƣu trữ lịch sử cần phải lựa chọn những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo quy định để giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử. Đối với cơ quan Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế sau khi chỉnh lý tài khoa học tài liệu lƣu trữ đã lựa chọn đƣợc Danh mục hồ sơ có giá trị vĩnh viễn để giao nộp vào lƣu trữ lịch sử. Theo số liệu thống kê tổng tài liệu giao nộp từ năm 2012 đến nay, cơ quan Bộ là 24,7 mét tài liệu; Tổng cục Thuế là 16,8 mét tài liệu, các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ chƣa thực hiện giao nộp vào lƣu trữ lịch sử. Việc giao nộp đƣợc thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định của nhà nƣớc. Tuy nhiên, tại cơ quan Bộ Tài chính hiện nay, việc giao nộp hồ sơ Phông Bộ Tài chính và các Phông Cục thuộc Bộ (tài liệu từ năm 2005 đến nay) về kho lƣu trữ lịch sử vẫn chƣa triển khai thực hiện đƣợc. Một mặt, nhân sự thực hiện nhiệm vụ lƣu trữ còn hạn chế; mặt khác, hồ sơ, tài liệu trong kho lƣu trữ đƣợc chỉnh lý qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại có một khối tài liệu khác nhau, mục lục hồ sơ khác nhau; thành phần hồ sơ của các Phông không đầy đủ... Do đó, để rà soát, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn cần có một đợt chỉnh lý nâng cấp để lập Mục lục hồ sơ nộp lƣu đảm bảo chất 41 lƣợng theo đúng quy định. 2.1.3. Về bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị - Về bảo quản, vệ sinh tài liệu: Tổng diện tích kho bảo quản tài liệu của Bộ Tài chính là 2.882m2, trong đó cơ quan Bộ có 1.022m2 kho, các Tổng cục có 1.860m 2 kho, các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ không bố trí kho bảo quản tài liệu. Cụ thể: Tình hình kho bảo quản tài liệu lƣu trữ tại Bộ Tài chính tính đến 31/12/2019 Đơn vị tính: m2 Cơ quan Bộ Tổng cục Thuế Tổng cục Hải quan Kho bạc nhà nƣớc Tổng cục Dự trữ nhà nƣớc Ủy ban Chứng khoán nhà nƣớc Các đơn vị sự nghiệp Tổng diện tích kho 1.022 580 497 528 135 120 0 2.882 Nguồn: Văn phòng Bộ Tài chính Quy định về bảo quản tài liệu hiện có Điều 25 Luật Lƣu trữ, Thông tƣ số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn về kho lƣu trữ chuyên dụng, Quyết định 262/QĐ-VTLTNN ngày 17/12/2008 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc về việc ban hành quy trình vệ sinh kho bảo quản tài liệu và quy trình vệ sinh tài liệu lƣu trữ trên nền giấy, Công văn số 203/VTLTNN-TCCB ngày 23/3/2010 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc về việc tăng cƣờng công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu. Nhƣ vậy, thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về bảo quản thì tài liệu đƣợc bảo quản trên giá, hộp có hệ thống điều hoà nhiệt độ trung tâm, trang bị đầy đủ các phƣơng tiện phòng cháy chữa cháy (bình chữa cháy tại chỗ và tự động), hệ thống báo cháy tự động, định kỳ từ 2 đến 3 năm tiến hành 42 khử trùng, chống nấm mốc, mối mọt cho tài liệu. Hai lần mỗi năm, công chức lƣu trữ tổ chức vệ sinh kho tàng, vệ sinh đến từng hộp, cặp, giá bảo quản tài liệu lƣu trữ. Nhìn chung thời điểm hiện tại, mặc dù đƣợc quan tâm, đầu tƣ, kho đƣợc thiết kế xây dựng đúng tiêu chuẩn hoặc các kho đƣợc bố trí tạm nhƣng tài liệu luôn trong tình trạng quá tải, phá vỡ sự ổn định và đảm bảo của kho. Điển hình nhƣ tại cơ quan Bộ, kho tại tầng 2 trụ sở cơ quan thiết kế giá compact với sức chứa khoảng 1.800 mét tài liệu thì hiện nay bảo quản khoảng 2.700 mét; kho tạm tại tầng 6 của Nhà khách Bộ Tài chính (đã giải thể năm 2017) đƣợc khoảng 400 mét tài liệu thì hiện đang bảo quản gần 700 mét; kho tạm tại Đông Anh đã đầy tài liệu theo thiết kế. Nhƣ vậy, với số lƣợng tài liệu hiện tại kho đang chứa quá tải là hơn 1.000 mét tài liệu sẽ dẫn đến những rủi ro trong việc xử lý tình huống, tài liệu chiếm hết các lối đi lại, khó khăn cho việc di chuyển tài liệu khi cần thiết; khó khăn cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ nghiệp vụ do khoảng cách các kho xa nhau và xa trụ sở làm việc; phân tán tài liệu nhiều nơi, làm giảm tính nhất quán của tài liệu theo cơ cấu tổ chức, thời gian đã đƣợc hệ thống hóa sau khi tài liệu đƣợc chỉnh lý. Tình trạng này cũng diễn ra tƣơng tự tại Tổng cục Thuế khi trụ sở cơ quan ở Lò Đúc và có kho bảo quản tại Hào Nam. Bên cạnh việc thiếu kho bảo quản thì việc vệ sinh tài liệu, kho tàng, khử trùng chống nấm mốc và mối mọt cho tài liệu cũng không đƣợc đúng quy định. - Về thống kê tài liệu lƣu trữ: Thực hiện Thông tƣ số 09/2013/TT-BNV và nay là Thông tƣ số 03/2018/TT-BNV quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thƣ, lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ, từ năm 2013 đến nay, Bộ Tài chính luôn thực hiện nghiêm túc và đúng thời hạn chế độ báo cáo, thống kê định kỳ, đột xuất về công tác văn thƣ, lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ. Mặt khác, hồ sơ, tài liệu bảo quản trong kho lƣu trữ đƣợc thống kê vào hệ thống Sổ Mục 43 lục hồ sơ, Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ, Sổ Khai thác, sử dụng tài liệu, đảm bảo khi cần cung cấp số liệu có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu của lãnh đạo cơ quan cũng nhƣ yêu cầu nghiệp vụ. Báo cáo thống kê năm 2019, trên cơ sở Thông tƣ số 03/2018/TT-BNV công tác lƣu trữ thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp trên Phần mềm báo cáo thống kê ngành Nội vụ. - Về tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Căn cứ Điều 18, Điều 28 Luật Lƣu trữ, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 trong đó Điều 15 của quy chế có quy định chi tiết việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Tài liệu đƣa ra tiêu hủy đƣợc xác định đã hoàn toàn hết giá trị, thủ tục chặt chẽ, đảm bảo các quy định hiện hành, giúp giảm áp lực kho tàng, đáp ứng yêu cầu tổ chức khoa học tài liệu trong kho lƣu trữ. Số lƣợng tài liệu tiêu hủy khảo sát tại cơ quan Bộ và Tổng cục Thuế từ năm 2012 đến nay là 894,8 mét (trong đó: Cơ quan Bộ 294,8 mét và đang xin ý kiến Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc về hủy 350 mét, Tổng cục Thuế khoảng 600 mét). Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc về công tác bảo quản, thống kê tài liệu lƣu trữ và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhƣ: Việc tổ chức khoa học tài liệu trong kho lƣu trữ chƣa đƣợc triệt để, diện tích kho lƣu trữ chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu bố trí kho chứa khối tài liệu chờ chỉnh lý, khối tài liệu đã hết giá trị chờ tiêu hủy; công tác thống kê lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ chƣa đƣợc chính xác, đôi khi còn ƣớc lƣợng, tƣơng đối; việc đăng ký mục lục hồ sơ và cập nhật các loại sổ chƣa đƣợc kịp thời; tài liệu hết giá trị chƣa đƣợc thực hiện quy trình tiêu hủy ngay sau khi kết thúc chỉnh lý, do đó còn chiếm nhiều diện tích trong kho tàng, khó khăn trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ. 2.1.4. Về sử dụng tài liệu lưu trữ Trên cơ sở Luật Lƣu trữ và Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tác lƣu trữ của Bộ Tài 44 chính và các văn bản hiện hành, Văn phòng Bộ cũng nhƣ Văn phòng các Tổng cục, tổ chức văn thƣ - lƣu trữ tại các đơn vị sự nghiệp đã từng bƣớc hoàn thiện các công cụ tra cứu, sổ sách quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu. Từ năm 2012 - 2019, tại cơ quan Bộ Tài chính đã phục vụ khoảng 1.800 lƣợt độc giả với 3.134 hồ sơ, văn bản đƣợc khai thác sử dụng; Tổng cục Thuế đã phục vụ khai thác 1.827 lƣợt độc giả với 1.987 hồ sơ, văn bản đƣợc khai thác sử dụng; các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ không giao nộp tài liệu nên chỉ có khoảng 100 lƣợt độc giả ở ngoài đơn vị đến nghiên cứu các đề tài tại Viện Chiến lƣợc và Chính sách tài chính. Việc khai thác tài liệu chủ yếu bằng các hình thức đọc tại chỗ, sao chụp, sao chứng thực (sao y bản chính)... Sau khi Phần mềm quản lý văn bản EdocTC triển khai tại Bộ Tài chính (tháng 12/2016) thì việc khai thác tài liệu nhất là văn bản đi đến của Bộ thuận tiện hơn vì hầu hết văn bản đã đƣợc số hóa đảm bảo đáp ứng nhanh, chính xác yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của lãnh đạo Bộ và độc giả. Bên cạnh việc tích cực phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ, tại cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ luôn thực hiện nghiêm quy định về bảo vệ bí mật nhà nƣớc, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu đƣợc thực hiện theo quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ và quy chế bảo vệ bí mật nhà nƣớc theo các quy định hiện hành. Thời gian tới, sau khi triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu tại cơ quan Bộ thì Văn phòng Bộ sẽ triển khai hình thức phục vụ khai thác sử dụng văn bản trên ứng dụng phần mềm (áp dụng đối với đối tƣợng là công chức thuộc khối cơ quan Bộ) để đáp ứng nhanh nhu cầu nghiên cứu hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác chuyên môn. 2.1.5. Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ Xét về mặt pháp lý, Điều 13 của Luật Lƣu trữ, toàn bộ Chƣơng II của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP đã quy định chi tiết về hồ sơ, tài liệu lƣu trữ điện tử và quản lý tài liệu điện tử nhƣng tại Bộ Tài chính thì việc quản lý hồ 45 sơ, tài liệu lƣu trữ điện tử mới chỉ ở giai đoạn khởi đầu, cụ thể: * Tại cơ quan Bộ: Năm 2006, Bộ triển khai phần mềm Quản lý văn bản và điều hành văn bản trong đó có phân hệ Văn thƣ và Phân hệ Lƣu trữ do Công ty CMC cung cấp. Phân hệ Lƣu trữ đƣợc xây dựng trên nền tảng công nghệ Web - based, sử dụng ngôn ngữ lập trình nét và hệ quản trị CSDL SQL 2003. Đối với Phân hệ lƣu trữ đến thời điểm năm 2013 đã không đáp ứng đƣợc yêu cầu sử dụng của công tác lƣu trữ tại Bộ Tài chính vì nhiều tính năng không thể sử dụng đƣợc nhƣ: Toàn bộ dữ liệu đã số hóa từ Phân hệ văn thƣ không đồng bộ và chuyển giao đƣợc sang Phân hệ lƣu trữ, 90 mét dữ liệu đã số hóa và tích hợp trong Phân hệ lƣu trữ không khai thác sử dụng đƣợc; tính năng khai thác sử dụng thƣờng xuyên gặp lỗi và không hiệu quả nên cán bộ khai thác thủ công mà không đƣợc sử dụng phần mềm, Năm 2015, Bộ Tài chính đã triển khai Chƣơng trình Quản lý điều hành phiên bản mới EdocTc và thay thế toàn bộ Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành cũ. Theo Hƣớng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trƣờng mạng: “Các loại văn bản tài liệu hành chính, đã đƣợc xác thực bằng chữ ký số và gửi qua môi trƣờng mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy, ngoại trừ các tài liệu, văn bản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan nhận đƣợc văn bản theo quy định ”. Nhƣ vậy từ tháng 12/2016, toàn bộ văn bản đi, đến đã đƣợc số hóa ở khâu văn thƣ; theo đúng nguyên tắc thì hồ sơ công việc của các chuyên viên đƣợc xử lý trên môi trƣờng mạng nhƣng thực tế cán bộ, công chức Bộ Tài chính rất ít ngƣời thực hiện. Để kế thừa đƣợc toàn bộ số lƣợng văn bản đi, đến đã số hóa ở khâu văn thƣ và thu thập đƣợc hồ sơ, tài liệu tạo lập trên Chƣơng trình EdocTc vào lƣu trữ cơ quan theo quy định, ngày 12/10/2016 Bộ trƣởng Bộ Tài chính đã ban 46 hành Quyết định số 2195/QĐ-BTC 12/10/2016 về phê duyệt chủ trƣơng đầu tƣ dự án “Phần mềm quản lý hồ sơ lƣu trữ” với mục tiêu: (1) Tin học hóa các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ tại cơ quan Bộ Tài chính nhƣ thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ; (2) tích hợp và chuyển dữ liệu văn bản đã đƣợc số hóa từ Phân hệ lƣu trữ cũ và Chƣơng trình eDocTc vào phần mềm quản lý hồ sơ lƣu trữ mới; (3) xây dựng kho tài liệu lƣu trữ số tại cơ quan Bộ Tài chính; (4) hỗ trợ cán bộ trong việc tra cứu, trích xuất thông tin tài liệu một cách nhanh chóng chính xác và đầy đủ nhất; (5) đảm bảo an toàn và bảo mật tài liệu thông qua việc phân quyền truy cập ngƣời dùng trong hệ thống và trên tài liệu; (6) xây dựng phân hệ quản lý khai thác tài liệu thƣ viện tích hợp trong phần mềm lƣu trữ; (7) sau khi phần mềm lƣu trữ đƣợc triển khai ứng dụng thành công tại cơ quan Bộ tài chính sẽ chuyển giao công nghệ cho các đơn vị trong toàn ngành Tài chính, mục đích để tiết kiệm kinh phí ngân sách nhà nƣớc. Theo nội dung kế hoạch của Hợp đồng ký với Công ty Đông Kinh về triển khai Phần mềm thì tháng 10/2018 là Phần mềm hoàn thiện và sử dụng nhƣng thời điểm hiện tại (tháng 02/2020) Phần mềm vẫn còn lỗi và chƣa thể nghiệm thu. * Tại Tổng cục Thuế: Trong các đơn vị của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế là đơn vị duy nhất đã triển khai phần mềm quản lý hồ sơ lƣu trữ từ năm 2011 do Công ty Tinh Vân cung cấp nhƣng hiệu nay cũng không đáp ứng đƣợc yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ nhƣ: Dữ liệu đã số hóa từ Phân hệ văn thƣ không đồng bộ và chuyển giao đƣợc sang Phân hệ lƣu trữ; Tổng cục Thuế sử dụng Chƣơng trình EdocTC đƣợc chuyển giao từ Bộ nên hạ tầng công nghệ sử dụng cho Phần mềm chạy eDocTc không còn phù hợp với Phần mềm quản lý văn bản và điều hành cũ. Tổng cục Thuế đã thí điểm số hóa đƣợc tài liệu của 02 Vụ thuộc Tổng cục, tuy nhiên việc khai thác, sử dụng tài liệu này gặp khó khăn nên tạm 47 thời Phần mềm đang tạm không sử dụng chờ nâng cấp. 2.2. Đánh giá chung việc thực hiện pháp luật về lƣu trữ tại Bộ Tài chính 2.2.1. Kết quả, nguyên nhân của kết quả Luật Lƣu trữ có hiệu lực năm 2012 là văn bản pháp lý cao nhất trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lƣu trữ. Qua 07 năm thực hiện Luật Lƣu trữ tại Bộ Tài chính, nhận thấy công tác lƣu trữ nói chung đã có chuyển biến tích cực, thể hiện ở các mặt cụ thể sau: - Công tác tập huấn những nội dung cơ bản của Luật Lƣu trữ và các văn bản mới về lƣu trữ đƣợc quan tâm và quán triệt đầy đủ, kịp thời tới các công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ. Từ đó, nhận