Luận văn Thực trạng công tác hạch toán xuất khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu rau quả I Hà Nội

a hàng, chế biến hàng hoá xuất khẩu Sau khi xem xét kĩ lưỡng phương án kinh doanh, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng các phòng nghiệp vụ tìm kiếm nguồn hàng, kí kết hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu với người bán trong nước.Hàng hoá mua về có thể nhập kho hoặc xuất thẳng nhưng phổ biến là giao thẳng để đảm bảo vốn, tránh tình trạng lưu kho và giảm chi phí. Một số hàng xuất khẩu do công ty sản xuất Xin giấy phép xuất khẩu Chuẩn bị mặt hàng đã kí kết trong hợp đồng, theo đúng số lượng chất lượng quy cách…. Kiểm tra hàng xuất khẩu Đây là khâu cuối cùng để xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài để tránh tình trạng hàng sai quy cách phẩm chất …giảm tối đa các chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài Xuất hàng và gửi chứng từ cho khách hàng. Sau khi kí kết xong hợp đồng Công ty tiến hành giao hàng và gửi toàn bộ chứng từ cho khách hàng . Cán bộ phòng kinh doanh trực tiếp liên hệ với khách hàng để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng cả hai bên theo đúng thời hạn và những quy định đã ghi trong hợp đồng. Khi hàng được giao cho nước ngoài nhân viên phòng nghiệp vụ đồng thời phải giao cho khách hàng bộ chứng từ bao gồm: Hoá đơn thương mại( Comercial Invoice ), vận đơn ( Bill of Lading - B/L), Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certifficate of quantity), giấy chứng nhận chất lượng ( Certifficate of quality), phiếu đóng gói (Parking List), chứng từ bảo hiểm (Insurance certifficate) và tiến hành điền đầy đủ vào tờ khai hải quan để xuất khẩu hàng hoá theo đúng quy định Làm thủ tục thanh toán Khi bên mua là khách hàng nước ngoài đã nhận được hàng và kiểm nhận hàng hoá phù hợp với tiêu chuẩn, quy cách đã quy định trong hợp đồng khách hàng tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp là Công ty. Phương thức thanh toán , thời gian thanh toán đã được quy định cụ thể trong hợp đồng ngoại Khiếu nại Sau khi hoàn tất hợp đồng xuất khẩu hàng hoá thì hai bên tiến hành thanh thanh lý hợp đồng và kết thúc nghiệp vụ. nội dung bản thanh lý bao gồm Trị giá lô hàng Các khoản chi phí tính cho mỗi bên Khoản tiền bên mua trả cho bên bán Hợp đồng được thức hiện theo thoả thuận của hai bên Khi kết thúc hợp đồng nếu hai bên có khiếu nại tranh chấp sẽ được tiến hành giả quyết theo thoả thuận Tuy nhiên tuỳ nghiệp vụ cụ thể mà trình tự này có thể thay đổi 2.2.2.Đặc điểm hàng hoá khẩu của công ty Cũng giống như hầu hết các sản phẩm nông sản, rau quả là mặt hàng mang tính chất thời vụ, do đặc điểm này nên giá cả thu mua và chất lượng của sản phẩm không ổn định. Vào đúng mùa vụ thì số lượng rau quả nhiều và chất lượng cũng khá đảm bảo giá cả thu mua cũng phải chăng. Ngược lại vào lúc trái vụ hàng hoá trở nên khan hiếm, chất lượng hàng thường kém và không đồng đều, giá cả lại cao điều này ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm xuất khẩu, giảm khả năng cạnh tranh hàng của Công ty với Công ty khác trên thị trường. Chính vì vậy, đối doanh nghiệp XNK rau quả thì việc nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước là rất cần thiết để có thể đưa ra kế hoạch thu mua một cách hợp lý. Ngoài ra do đặc điểm thu mua theo thời vụ nên hoạt động thu mua hàng rau quả thường diễn ra trong thời gian ngắn , vì vậy để có thể thu gom được đủ số hàng thì Công ty phải có mạng lưới thu mua rộng khắp và phải chuẩn bị một sổ lượng vốn đủ lớn để công tác thu mua đạt hiệu quả. Do hoa quả là mặt hàng được tiêu dùng hàng ngày, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ và tính mạng của người tiêu dùng, nên phải có hệ thống tiêu chuẩn chất lượng cho mặt hàng này. Đối một số nước nhập khẩu rau quả, họ thường đặt ra những tiêu chuẩn như: tiêu chuẩn chất lượng , tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm dịch xuất xứ....Vì vậy để có thể xuất khẩu vào thị trường khó tính này buộc doanh nghiệp phải đáp ứng những yêu cầu mà họ đặt ra. Các sản phẩm rau quả rất khó bảo quản, dễ chịu những tác động xấu từ môi trường xung quanh, không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng riêng, và chu kỳ sống của sản phẩm rất ngắn( vài ngày, vài tuần đối rau quả tươi) vì vậy nếu không có chế độ bảo quản hợp lý thì hàng hoá rẩ dễ bị thối, hỏng làm ảnh hưởngđến hiệu quả kinh doanh chung của toàn Công ty. Ngày nay, đời sống của người dân ngày càng được nâng cao, nhu cầu được tiêu dùng những sản phẩm có chất lượng tốt là tất yếu đặc biệt là đối sản phẩm tiêu dùng hàng ngày như rau quả ... nắm được điều này Công ty đã có những chính sách để đa dạng hoá ngành hàng, phong phú trong chủng loại sản phẩm ... Cụ thể những ngành hàng xuất khẩu chủ yếu của Công ty như sau: Các loại hoa quả tươi: chuối, dứa , cam , dưa hấu, nhãn, vải... Các loại rau tươi: bắp cải, xu hào, cà rốt, dưa chuột, súp lơ, khoai tây, cà chua... Các loại hoa quả chế biến: long nhãn vải thiều, hạt sen, quế hồi , mận... Các loại sản phẩm đóng hộp: dưa chuột, dâu, dứa, cà muối, vải, dưa bao tử, nấm trắng, nấm rơm, măng, ngô bao tử , thạch agar.. Công ty còn kinh doanh xuất khẩu các loại gia vị: gừng, hạt tiêu , hạt điều , gừng, hành , tỏi, nghệ , chè, cả phê.... Với chính sách này Công ty còn đáp ứng được đại bộ nhu cầu trong và ngoài nước 2.2.3 Đặc điểm nguồn cung cấp Là một Công ty kinh doanh lớn hoạt động kinh doanh với nhiều nước trên thế giới, Công ty luôn phải cung cấp đầy đủ đúng số lượng và chất lượng hàng hoá cho bạn hàng. Vì vậy mà việc thu mua và tạo nguồn hàng phải được thực hiện ở nhiều cơ sở khác nhau. Với hơn 20 năm hoạt động kinh doanh kinh nghiệm Công ty đã liên kết được với nhiều nguồn hàng có khả năng cung cấp số lượng lớn rau quả tươi ngon, chất lượng tốt với giá cả hợp lý để tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao đồng thời giảm được mức thấp nhất các khoán chi phí thu mua đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Những nguồn hàng cung cấp quen thuộc của Công ty là các tỉnh: Thanh Hoá , Nghệ An, Bắc Giang , Lào Cai , Yên Bái , Vĩnh Phúc, Hà Tây... 2.2.4.Thị trường xuất khẩu chủ yếu của Công ty Đối với bất kỳ công ty xuất khẩu nào thì thị trường luôn được xem là vấn đề đáng quan tâm hàng đầu. Từ khi ra đời đến nay Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu rau quả I Hà Nội đã không ngừng duy trì và mở rộmg thị trường xuất khẩu. Hiện nay, công ty đã có quan hệ kinh doanh với hơn 30 nước trên thế giới. Song việc duy trì những thị trường xuất khẩu truyền thống vẫn được Công ty quan tâm hàng đầu và dần mở rộng sang thị trường các nước ở khu vực như Âu- Mỹ, Châu Á Thái Bình Dương, Châu Phi .... và gần đây Công ty đã bắt đầu tìm kiếm những thị trường mới ở Pakistan , Đông Timo, Syprus.. Biểu 4 Kim ngạch xuất khẩu theo thị trường của Công ty Tên nước 2003 2005 2006 Trị giá(USD) Tỷ lệ (%) Trị giá(USD) Tỷ lệ (%) Trị giá(USD) Tỷ lệ (%) Inđônêxia 6560,000 0,19 Malaixia 126.459 4,93 331.569 11,32 129.293 3,66 Singapore 17.770 0,69 310.498 10,70 163.025 4,60 Hàn Quốc 246.663 9,65 139.544 4,77 141.372,84 4,00 Pháp 47.925 1,87 59.315 2,02 88.855 2,50 Sudan 34.745 1,37 122.051 4,20 34.380 0,98 Nga 1.391.562 54,28 1.402.639 48,00 2158217 61,0 Mông cổ 5.976 0,24 77.808 2,2 Hồng Kông 63.900 2,19 Đài Loan 11.110 0,43 124.947 4,26 12,143 0,35 Trung Quốc 145.000 5,65 Senegal 9.538 0,37 Ấn Độ 118.333 4,61 43.813 1,50 33.153 0,94 Đức 8820 0,25 Ả Rập 112.660 3,82 Nhật 173.644 6,77 71.520 2,22 129,635 3.68 Anh 98.800 2,8 Hà Lan 71.673 2,81 122.720 3,48 Thổ Nhi Kỳ 72.448 2,82 Serya 39.343 1,53 331.280 9,37 Kenia 20.365 0,80 Pakistan 31.072 1,21 72.795 2,49 Syprus 72.800 2,49 Tổng 2.563.626 100 2.928.051 100 3.536.019 100 Các thị trường chủ yếu của Công ty gồm: Thị trường EU: Nhu cầu tiêu thụ hoa quả tươi ở thị trường này là rất lớn và chủ yếu nhập khẩu từ Châu Á, Châu Phi, Châu Mỹ La Tinh. Nhu cầu sản phẩm ở thị trường EU rất đa dạng, bao gồm: chuối, dưa chuột, ớt đặc biệt là các sản phẩm chế biến (mận, vải, nhãn...sấy khô và đóng hộp). Thị trường Liên Bang Nga và Đông Âu: Đây là thị trường đầy tiềm năng đối rau quả Việt Nam và luôn đứng đầu trong tất cả các thị trường xuất khẩu của Công ty. Tuy nhiên thị trường này Công ty gặp rất nhiều khó khăn về vận chuyển và thanh toán do đội tàu buôn của Liên Xô cũ bị tan rã. Nếu vận chuyển bằng các phương tiện khác thì chi phí rất cao. Thị trường Châu Á (Singapor, Đài Loan, Malaisia….những năm nay có sự tăng trưởng nhanh và ổn định về xuất khẩu. Những thị trường này rất gần gũi chúng ta về mặt địa lý, phong tục, văn hoá do đó có sự tương đồng về mặt nhu cầu sản phẩm, đặc biệt có khả năng giảm chi phí vân chuyển. Thị trường Trung Quốc: các loại rau quả của Công ty được xuất sang thị trường này là nhãn , vải, dứa , dưa chuột, gừng , tỏi.Năm 2003 hầu như Công ty ít xuất khẩu sang thị trường này do sản xuất không được mùa như mọi năm. Mặt khác tại thị trường này các mặt hàng rau quả đang gặp phải sự cạnh tranh gay gắt với các nước trong khu vực đặc biệt là Thái Lan. Thị trường các nước Tây Âu: Đây là thị trường triển vọng của Công ty- là thị trường tiêu thụ sản phẩm với khối lượng lớn mà chủ yếu là các sản phẩm đồ hộp. Song để đáp ứng nhu cầu của thị trường này Công ty phải tạo ra sản phẩm có chất lượng cao và đa dạng 2.3. Các phương thức xuất khẩu hàng hoá tại công ty 2.3.1.Xuất khẩu trực tiếp Xuất khẩu trực tiếp là hình thức mà đơn vị xuất khẩu trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức quá trình bán hàng hoá và tự cân đối tài chính cho thương vụ đã kí kết. Trong những năm gần đây, xuất khẩu trực tiếp là hình thức kinh doanh có tỷ trọng cao trong tổng doanh thu hàng năm của Công ty.Tuy nhiên do hạn chế kho bãi nên Công ty chỉ thực hiện hợp đồng xuất khẩu trực tiếp khá thụ động.Công ty chỉ tìm bạn hàng cung ứng khi có đơn đặt hàng từ phía nước ngoài chứ không chủ động tìm kiếm bạn hàng loại này 2.3.2.Xuất khẩu uỷ thác Bên cạnh viêc xuất khẩu trực tiếp Công ty còn nhận uỷ thác xuất khẩu. Đây là quá trình Công ty thực hiện cung cấp dịch vụ xuất khẩu cho những khách hàng có nhu cầu nhưng không có điều kiện xuất khẩu. Đồng thời nhằm phát huy khả năng , kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu, cũng như tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Những đơn vị giao uỷ thác của Công ty là những đơn vị không có đầy đủ điều kiện để xuất khẩu trực tiếp, thường tập trung chủ yếu trong các trường hợp sau: + Không có quyền được xuất khẩu trực tiếp mà phải thông qua Công ty- có quyền trực tiếp xuất khẩu để thực hiện việc xuất khẩu. + Người uỷ thác xuất khẩu có hàng hoá ,có vốn nhưng không có khách ngoại(đầu ra), mà phải nhờ Công ty tìm đối tác mua hàng. + Người uỷ thác có hàng hoá, có khách nước ngoài nhưng lại không có vốn để thực hiện mua hàng hoá, phải nhờ đến vốn của Công ty để xuất khẩu . Trong trường hợp này , đơn vị giao uỷ thác ngoài hoa hồng uỷ thác phải nộp còn phải chịu lãi do sử dụng vốn của bên xuất khẩu uỷ thác. Trong tât cả các trưởng hợp trên , Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu rau quả I Hà Nội đứng ra nhận uỷ thác và hưởng hoa hổng uỷ thác , tuỳ thuộc mức độ và giá trị hợp đồng mà mức hoa hồng uỷ thác là khác nhau Trong trường hợp xuất khẩu uỷ thác, công ty không phải tiến hành mua hàng hoá xuất khẩu mà chỉ làm đại lý cho bên giao uỷ thác.Trình tự quá trình xuất khẩu cũng tương tự như xuất khẩu trực tiếp, không có khâu thu mua chế biến hàng hoá xuất khẩu. 2.4. Các phương thức thanh toán quốc tế trong hoạt động xuất khẩu và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ tại Công ty 2.4.1.Các phương thức thanh toán trong hoạt động xuất khẩu hàng hoá của Công ty Nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động thanh toán , trong thời gian qua, Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu rau quả I Hà Nội đã vận dụng hết sức linh hoạt phương tiện thanh toán quốc tế đối với bạn hàng, đồng thời cố gắng xây dựng một quá trình thanh toán an toàn vả hiệu quả trong khả năng của mình. Về công cụ thanh toán Công ty sử dụng hối phiếu trả tiền ngay, tức là khi người mua nhìn thấy hối phiếu này phải trả tiền ngay cho người bán . Trong quá trình thanh toán hàng xuất khẩu, công ty thường đàm phán và thuyết phục bạn hàng sử dụng loại hối phiếu này vì nó giúp cho công ty thu hồi vốn nhanh, rất có lợi khi là người xuất khẩu. Về điều kiện thanh toán Điều kiện về tiền tệ: Công ty thường sử dụng đồng USD trong thanh toan vì đây là đồng tiền mạnh tương đối an toàn , có độ rủi ro thấp, phổ biến các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu . Ngoài ra trong một số hợp đồng kinh doanh xuất khẩu công ty còn sử dụng phương ntiên thanh toán là đồng EUR. Điều kiện về thời gian thanh toán : Để đảm bảo cho việc thanh toán nhanh, công ty muốn điều kiện trả tiền là trả tiền là trả tiền trước nhưng trong thức tế tuỳ từng bạn hàng mà Công ty áp dụng linh hoạt thời hạn thanh toán , có thể là trả tiền trước, trả tiền ngay hoặc thậm chí trả tiền sau. Điều kiên về địa điểm thanh toán : để đảm bảo cho việc thanh toán , Công ty thường thảo thuận với bạn hàng thanh toán qua Vietcombank hoặc Incombank Điều kiện về phương thức thanh toán : Tuỳ theo đặc điểm cụ thể của từng mặt hàng , từng thị trường xuất khẩu , của bạn hàng mà Công ty áp dụng phương thức thanh toán cho phù hợp. Các phương thức thanh toán chủ yếu mà Công ty áp dụng trong xuất khẩu hàng hoá là: Chuyển tiền ( chu yếu là chuyển tiền bằng điện Telgraphic Tranfer), nhờ thu ( chủ yếu là nhờ thu tiền đổi chứng từ Documents Payment) và phương thức tín dụng chứng từ ( Letter of credit). 2.4.2. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ tại Công tyTrong nhưng năm gần đây , Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu rau quả I Hà Nội đã áp dụng một cách linh hoạt các phương thức kinh doanh đêt gia tăng hiệu quả hoạt động xuất khẩu , trong đó tập trung 3 phương thức kinh doanh chủ yếu là xuất khẩu trực tiếp, gia công hàng xuất khẩu và nhận uỷ thác xuất khẩu. Vì vậy các nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đên ngoại tệ, vật tư , chi phí và các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ của Công ty ngày càng nhiều. Để tập hợp được chi phí, doanh thu và xác định được kết quả kinh doanh , ngay từ đầu kế toán kế toán ngoại tệ của Công ty tuân thủ các nguyên tắc sau. - Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ kế toán quy đổi ngoại tệ thành VNĐ theo tỷ giá hối đoái thực tế để ghi sổ kế toán - Kế toán ngoại tệ mở sổ chi tiết đêt theo dõi các loại vốn bằng tiền, các khoản phải thu ,phải trả bằng ngoại tệ theo đơn vị nguyên tệ nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho công tác quản lý ngoại tệ và điều chỉnh tỷ giá hối đoái kịp thời , chính xác. Để hạch toán chi tiết vốn bằng tiền , bằng ngoại tệ theo đơn vị nguyên tệ, kế toán sử dụng tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” Tài khoản 007 là tài khoản ghi đơn có kết cấu như sau : Bên nợ :Ngoại tệ thu vào Bên có : Ngoai tệ thu ra Số dư bên nợ:Ngoại tệ hiện còn ở công ty Khi có sự chênh lệch tỷ giá , kế toán ngoại tệ ghi nhận kịp thời khoản chênh lệch đó. Cuối kỳ hạch toán trước khi xác định thu nhậpn thực tế của doanh nghiệp, kế toán thực hiên công tác điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ. Để ghi nhận và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái kế toán sử dụng tài khoản 413 “ chênh lệch tỷ giá hối đoái” Trong quá trình hạch toán , khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì kế toán của Công ty quy đổi thành tiền VNĐ theo các nguyên tắc sau + Đối doanh thu ,chi phí tài sản hình thành có nguồn gốc ngoại tệ , Công ty sử dụng tỷ giá liên ngân hàng của ngày phát sinh ngiệp vụ để quy đổi thành tiền VND + Đối ngoại tệ mua bằng tiền Việt Nam thì tỷ giá hối đoái nhập quỹ là tỷ giá mua thực tế + Đối ngoại tệ thu được do bán hàng hoặc thu các khoản nợ thì tỷ giá hối đoái nhập vào là tỷ giá bình quân liên ngân hàng do ngân hàng công bố tại thời điểm thu tiền . + Khi ghi nhận các khoản vay, phải thu, phải trả bằng ngoại tệ thì tỷ giá hối đoái là tỷ giá liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhận nợ + Khi trả nợ hoặc thu nợ có gốc ngoại tệ thì tỷ giá hối đoái là tỷ giá ngoại tệ đã dùng để ghi nhận nợ ( nếu thời điểm ghi nhận nợ và thời điểm thanh toán trong cùng một năm) hoặc tỷ giá thực tế cuối năm trước ( nếu ở hai năm khác nhau ). + Đối với ngoại tệ tại quỹ hoặc gửi ngân hàng khi xuất ra thì tỷ giá hối đoái được xác định trên cơ sở tỷ giá thức tế của ngoại tệ nhập vào theo phương thức nhập trước xuất trước mà Công ty đã áp dụng. 2.5.Hạch toán các nghiệp vụ xuất khẩu tại Công ty Ngay từ khi mới thành lập , Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu rau quả I Hà Nội đã có chức năng chủ yếu là thông qua các hoạt động xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác đẩy mạnh sản xuất hàng xuất khẩu, làm tốt công tác xuất khẩu góp phần đáp ứng nhu cầu ngày càng cao vế số lượng và chất lượng của các mặt hàng phù hợp nhu cầu thị trường , nhất là thi trường thanh toán quốc tế. Từ đó giup Công ty phát triển vững mạnh , tăng doanh thu ngoại tệ cho Nhà nước , góp phần phát triển kinh Vì vậy trong suốt hơn 25 năm qua , hoạt động xuất khẩu của Công ty được tiến hành chủ yếu theo phương pháp xuất khẩu tự cân đối dưới hai hình thức: Xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác. Thực tế cho thấy, dù xuất khẩu theo phương thức nào thì một hợp đồng xuất khẩu để thực hiện được phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng với phòng kế toán và các phòng kinh doanh. Trong đó các phòng kinh doanh đàm phán các nghiệp vụ mang tính chất ngoại thương như tim kiếm bạn hàng , tìm kiếm nguồn hàng đồng thời hoàn tất chứng từ xuất khẩu . Căn cứ vào bộ chứng từ xuất khẩu , kế toán tiến hành hoàn tất các thủ tục và lập chứng từ kế toán. 2.5.1.Kế toán thu mua hàng xuất khẩu tại Công ty 2.5.1.1.Phương thức mua hàng xuất khẩu Để đảm bảo nguồn hàng phục vụ cho xuất khẩu bên cạnh việc tự sản xuất, Công ty tiến hành thu mua hàng bằng các phương pháp -Thu mua trực tiếp: Việc thu mua trực tiếp chủ yếu thực hiện với các mặt hàng nông sản như: cà phê ,hạt tiêu, hoa hồi, quế.Chủ yếu là công ty ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp thường xuyên. _ Đặt hàng gia công xuất khẩu: chủ yếu các mặt hàng thủ công mĩ nghệ. Đây có thể coi là một hướng kinh doanh mới của Công ty đang được Công ty nghiêm cứu và mởi rộng 2.5.1.2.Chứng từ và tài khoản sử dụng Các chứng từ được kế toán Công ty sử dụng trong quá trình thu mua hàng xuất khẩu bao gồm _ Hợp đồng nội _Hoá đơn thuế giá trị gia tăng ( liên 2- giao cho khách hàng ) được nhà cung cấp lập vào giao cho Công ty. _Vận đơn và các chứng từ vận chuyển khác phát sinh trong quá trình chuyển hàng hoá (nếu có) _ Biên bản kiểm nhận hàng ,phiếu nhập kho _Giấy báo Nợ của ngân hàng, Phiếu chi _ Giấy xin tạm ứng , giấy thanh toán tạm ứng 2.5.1.3.Tài khoản kế toán sử dụng TK 156 :Hàng hoá TK331 :Phải trả nhà cung cấp TK 133:Thuế GTGT được khấu trừ TK111,112 ,635,515.. TK 641 Chi phí mua hàng , chi phí vận chuyển , bốc dỡ hàng 2.5.1.4.Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán Sau khi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hai bên tiến hành giao hàng và thực hiện các thủ tục quy định trong hợp đồng. Đơn vị bán hàng xuất kho giao hàng và lập hoá đơn GTGT( liên 2) giao cho Công ty. Cán bộ phòng kinh doanh của Công ty kiểm nhận hàng, lập biên bản kiểm nhận hàng và vậ chuyển hàng về kho.Tại đây khi hàng được nhập kho tiến hành lập phiếu nhập kho chờ xuất bán cho khách hàng nước ngoài. Trình tự hạch toán quá trình mua hàng xuất khẩu _Khi hàng mua về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 1561: Trị giá hàng mua về nhập kho Nợ TK 1331 Thuế giá trị gia tăng của hàng được khấu trừ Có TK 111,112Nếu thanh toán ngay Có TK331 Nếu thanh toán chậm _ Phản ánh các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa, kế toán ghi. Trình tự ghí sổ kế toán Kế toán tập hợp chứng từ gốc là hoá đơn GTGT(hoá đơn mua hàng ), Phiếu chi, giấy nợ của ngân hàng và các chứng từ kế toán khác để ghi vào sổ chi tiết các TK 156,111,112,331,1331,641, Ví dụ minh hoạ Căn cứ hợp đồng ngoại số 25/VEG-DK/2006 về xuất khẩu Sa nhân, hạt sen, quế cắt vòng kí ngày 10/11/2006 Công ty tiến hành thu mua hàng trong nước.Công ty tiến hành tiến hành ký kết hợp đồng nội mua sa nhân, hạt sen, quế hồi xuất khẩu theo hợp đồng 25/KD2-TH/2006 với doanh nghiệp tư nhân Thanh niên ký ngày 15/11/2006.Phòng kinh doanh 2 được Công ty uỷ quyền thực hiện hợp đồng. _Ngày 15/11/2006 Công ty ứng trước cho nhà cung cấp là doanh nghiệp Thanh Niên 180,000,000 đồng bằng tiền gửi ngân hàng .Kế toán căn cứ vào Phiếu chi số 08 và giấy báo Nợ số 15(LT 15)của ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam, để ghí sổ kế toán Nợ TK 331 180,000,000 Có TK 1121 180,000,000 _Ngày 15/11/2006 khi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, ngày20/11/2006 bên bán giao hàng cho Công ty và lập hoá đơn GTGT( mua hàng) gửi về Công ty. Khi nhận được hoá đơn mua hàng( hoá đơn GTGT) của nhà cung cấp do các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu gửi đến nhân viên phong nghiệp vụ kiểm tra hàng và phiếu nhập kho đầy đủ đồng thời kế toán tiến hành hạch toán và ghi sổ kế toán Biểu 1Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2:Giao khách hàng Ngày 20 tháng 11năm 2005 Mẫu số:01GTKT-3LL AS/2006B 0097014 Đơn vị bán hàng : Doanh nghiệp Thanh Niên Địa chỉ :Trưng Trắc-Văn Lâm-Hưng Yên Số tài khoản: Điện thoại:……………..MST 0900206765 Họ tên người mua hàng:Phạm Thị Hoài phòng kinh doanh 2 Tên đơn vị: Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu rau quả I Hà Nội Địa chỉ:389 Trương Định- Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán…….MST 0100113920 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đợn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Sa nhân Kg 4320 62.000 267.840.000 2 Hạt sen Kg 2000 17.000 34.000.000 3 Quế cắt vòng Kg 10956 14.000 153.384.000 Thuế GTGT 5% Cộng tiền hàng Tiền thuế TGTG Tổng cộng tiền thanh toán 455.224.000 22.761.200 477.985.200 Số tiền viết bằng chữ :Bốn trăm bảy mươi bảy triệu chín trăm tám năm nghìn hai trăm đồng Người mua hàng (ký,ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2 :Phiếu nhập kho Cty CP XNK rau quả I Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 20 thàng 11 năm 2006 Số Họ tên người giao hàng Theo hợp đồng 25/KD2-TH/2006 của Công ty CPXNK rau quả I với Doanh nghiệp tư nhân Thanh Niên Số TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư( sản phẩm, hàng hoá ) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Sa nhân Kg 4320 62000 267.840.000 2 Hạt sen Kg 2000 17000 34.000.000 3 Quế cắt vòng Kg 10956 14000 153.384.000 Cộng 455.224.000 - Ngày 20/11 khi hoá đơn về, mọi khoản chi phí đã được phòng kinh doanh 2 thanh toán với nhà cung cấp bằng tiền mặt , kế toán phản ánh: Nợ TK 156 455.224.000 Nợ TK 1331 22.761.200 Có TK 331 477.985.200 Đồng thời các khoản chi phí mua hàng được phòng kinh doanh 2 chi cho nhà cung cấp theo phiếu chi 06, kế toán ghi Nợ TK 641 7.785.250 Nợ TK 1331 778.525 Có TK 111 8.563.775 - Ngày 25/11 khi hàng nhập kho đầy đủ, các thủ tục hoàn tất Công ty tiếp tục thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn Việt Nam, giấy báo Nợ số 16(LT 16) Nợ TK 331 477.985.200 - 180.000.000=297.985.200 Có TK 1121 297.985.200 Trình tự ghí sổ nghiệp vụ trên:Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 156, 331,112, Biểu 3:Sổ chi tiết tài khoản 331 Cty CP XNK rau quả I HN Sổ Chi Tiết Tài Khoản 331-TN Quý 4Năm 2006 Tên nhà cung cấp: DNTN Thanh Niên Địa chỉ: Trưng Trắc-Văn Lâm-Hưng Yên Hợp đồng nội số:25/KD2-TH/2006 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư dầu quý 0 45.944.072 ……………….. ………… ………… 15/11 LT15 Ứng trước tiền cho nhà cung cấp 1121 180.000.000 20/11 25/VEG-DK/2006 Xuất khẩu san nhân, hạt sen, quế cắt vòng theo hợp đồng 25/KD2-TH/2006 156 …………… 477.985.200 25/11 LT16 Thanh toán tiền hàng còn lại cho nhà cung cấp 1121 297.985.200 ……………….. ……………. …………. Cộng phát sinh 988.087.502 1.225.565.913 Số dư cuối quý 283.422.483 Biểu 4:Sổ Chi tiết Tài Khoản 112 Cty CP XNK rau quả I HN Sổ Chi Tiết Tài Khoản 1121-LT Quý 4Năm 2006 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư dầu quý 0 45.944.072 ……………….. 309.733.799 ………… 15/11 LT15 Ứng trước tiền cho nhà cung cấp 331 180.000.000 25/11 LT16 Thanh toán tiền hàng còn lại cho nhà cung cấp 331 297.985.200 ……………….. ……………. …………. Cộng phát sinh 1.724.466.142 1.276.716.426 Số dư cuối quý 757.483.512 Từ sổ kế toán chi tiết và các chứng từ gốc cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ Biểu 5 Chứng từ ghi sổ - Số 08 Cty CP XNK rau quả I HN Chứng từ ghi sổ - Số 08 Ngày 30 tháng 11 năm 2006 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Ứng trước tiền hàng cho DNTN Thanh Niên 331 112 180.000.000 Thanh toán tiền còn lại 331 112 297.985.200 Cộng 477.985.200 Kèm theo hai chứng từ gốc (LT15,LT16) Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Biểu 6 Sổ Cái Tài Khoản 331 Cty CP XNK rau quả I Hà Nội Sổ Cái Tài Khoản 331 Tên tài khoản: Phải trả người bán Quý 4 Năm 2006 Đơn vị: Đồng NTGS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu quý 1.541.843.512 …………………. ……….. …………… 16/11 LT15 15/11 Ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp 1121 180.000.000 …………… 21/11 25/KD2-TH/2006 20/11 Xuất khẩu sa nhân, hạt sen, quế cắt vòng hợp đồng số 25/KD2-TH/2006 156 ………… 477.985.200 26/11