Luận văn Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng

xử lý các loại chứng từ trên hệ thống máy tính cần phải được thực hiện và tuân thủ chặt chẽ quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ được DN quy định. Để quản lý, mỗi chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định. Với mã hiệu chứng từ, có thể tiến hành lọc, in ra các bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp theo từng loại chứng từ. Danh mục khách hàng. Danh mục này được dùng để theo dõi chi tiết bán sản phẩm, hàng hóa và các khoản phải thu của từng khách hàng. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. Tùy quy mô và phạm vi giao dịch mà quyết định phương pháp mă hóa cho phù hợp và hiệu quả: Nếu khách hàng lớn, có thể sử dụng phương pháp đánh số ký hiệu tăng dần 1,2,3…Song mã kiểu này không mang ý nghĩa gợi nhớ. Nếu khách hàng không nhiều, có thể mã hóa theo tên viết tắt hoặc ghép chữ cái đầu trong tên khách hàng. Mã kiểu này mang tính gợi nhớ cao. Mã hóa theo kiểu khối : mã gồm hai khối, khối nhóm khách hàng và khối số thứ tự tăng dần của khách trong mỗi nhóm. Việc tạo nhóm khách hàng có thể tiến hành theo tiêu thức địa lý hay tính chất tổ chức công việc. Ngoài ra, mỗi khách hàng còn được mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác như địa chỉ, tài khoản, hạn thanh toán… Danh mục hàng hóa. Việc quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa được thực hiện thông qua danh mục hàng hóa. Mỗi hàng hóa mang mã hiệu riêng, bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính mô tả khác như tên hàng hóa, đơn vị tính, tài khoản kho… 1.3.4.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán. Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau. Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hóa thông tin tương ứng với hình thức kế toán đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của DN về quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu. Kế toán không phải lập các sổ kế toán, các báo cáo mà chỉ lọc và in ra theo yêu cầu sử dụng. Trong trường hợp cần thiết có thể cải tiến, sửa đổi nội dung, mẫu biểu của các sổ kế toán cũng như các báo cáo kế toán quản trị, song phải đảm bảo tính hợp lý, thống nhất và đúng chế độ kế toán quy định. 1.3.4.4. Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng. Quản trị người dùng là một vấn đề quan trọng khi tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính, giúp cho DN về tính bảo mật dữ liệu. Do đó công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện phân quyền nhập liệu cũng như quyền in sổ sách, báo cáo kế toán cho các nhân viên kế toán, quyền khai thác thông tin của giám đốc điều hành, các nhân viên khác trong DN một cách rõ ràng để có thể kiểm tra, quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót và đảm bảo sự bảo mật về số liệu. Như vậy, ngoài việc quản lý đối tượng liên quan trực tiếp đến chu trình bán hàng theo các danh mục đặc thù cũng như các phần hanh kế toán khác, việc quản lý, sử dụng chứng từ, tài khoản, sổ kế toán trong kế toán máy cũng rất khác so với kế toán thủ công. Tuy nhiên nội dung công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn phải tuân theo chế độ, thể lệ quản lý kinh tế, tài chính và chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành. Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng 2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty . Công ty vât tư kỹ thuật xi măng là doanh nghiệp của nhà nước, thành viên của Tổng công ty xi măng Việt Nam, vốn kinh doanh thuộc sở hữu của Nhà nước. Công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập. Tên giao dịch chính thức của công ty: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Add : 348 Giải Phóng - Phương Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội. Tel : 8643660 – máy lẻ 202 Fax : (84-4) 8642586 Số TK : 10201-000001801-0-NHCT Hai Bà Trưng- Hà Nội Mã số thuế : 0100105694 Tổng CB.CNV là 720 người trong đó khối kinh doanh 580 người và khối vận tải 140 người Hoạt động chủ yếu là kinh doanh xi măng . Tiền thân của Công ty là Xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng ( Xí nghiệp VTKTXM ) trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xi măng - Bộ xây dựng . Xí nghiệp được thành lập theo quyết định số 203A/BXD-TCLĐ ngày 12 tháng 02 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng. Ngày 30/9/1993, Bộ xây dựng ra quyết định số 445/BXD- TCLĐ đổi tên xí nghiệp VTKTXM thành Công ty vật tư kỹ thuật xi măng ( Công ty VTKTXM), lúc đó công ty có nhiệm vụ là : + Quản lý nguồn vốn góp tham gia liên doanh nghiền và sản xuất xi măng. + Tổ chức bán lẻ xi măng tại địa bàn Hà Nội . + Là lực lượng dự bị tăng cường cung ứng xi măng cần thiết trên địa bàn Miền Bắc ( từ Vinh trở ra ). Ngày 10/7/1995, Chủ tịch HĐQT Tổng công ty XMVN đã quyết định số 833/TCT-HĐQT, về việc chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên hai chi nhánh tại HN của CTXM Bỉm Sơn và công ty xi măng Hoàng Thạch cho công ty VTKTXM quản lý kể từ ngày 1/8/1995 với chức năng nhiệm vụ: +Tổ chức kinh doanh, lưu thông tiêu thụ xi măng và trên thị trường HN. +Làm Tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho hai công ty xi măng Hoàng Thạch và xi măng Bỉm Sơn. +Các hoạt động tham gia liên doanh của công ty được bàn giao lại cho các thành viên khác trong Tổng công ty XMVN. Ngày 23/5/1998 Chủ tịch HĐQT Tổng công ty xi măng VN đã ra các quyết định sau : +Quyết định số 605/XMVN-HĐQT về việc chuyển giao tổ chức, chức năng nhiệm vụ, tài sản và lực lượng CBCNV hai Trung tâm tiêu thụ xi măng phía bắc Sông Hồng và một số Công ty VTKTXM cho Công ty vật tư vận tải xi măng quản lý kể từ ngày 01/6/1998. +Quyết định số 606/XMVN-HĐQT về việc chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng CBCNV hai chi nhánh tại Hà Tây và Hòa Bình của công ty XMBS và công ty VTKTXM quản lý từ ngày 01/6/1998. Đổi tên chi nhánh công ty XMBS thành chi nhánh công ty VTKTXM. Chuyển phương thức làm Tổng đại lý sang mô hình mua đứt bán đoạn Đến thời điểm này, địa bàn hoạt động của công ty đã được mở rộng từ Hà Nội (phia Nam), Hà Tây và Hòa Bình. Ngày 21/3/2000 theo quyết định số 97/XMVN-HĐQT của Chủ tịch HĐQT-Tổng công ty XMVN về việc chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng CBCNV làm nhiệm vụ kinh doanh tiêu thụ xi măng của công ty VTKTXM quản lý từ ngày 01/4/2000 bao gồm: Các chi nhánh tại Thái Nguyên, Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Lào Cai và hai trung tâm tiêu thụ xi măng phía Bắc Sông Hồng và một số công nhân của công ty VTKTXM trước đây chuyển sang. Ngày 27/3/2002, tại quyết định số 85/XMVN-HĐQT của Chủ tịch HĐQT- Tổng công ty XMVN về việc chuyển giao tổ chức, chức năng nhiệm vụ, tài sản và lực lượngCBCNV ở hai Chi nhánh Công ty VTKTXM tại Hà Tây, Hòa Bình cho công ty xi măng Bỉm Sơn quản lý kể từ ngày 01/04/2002. Như vậy kể từ khi thành lập đến nay, Công ty VTKTXM đã trải qua nhiều biến động, do thay đổi mô hình tổ chức, chức năng nhiêm vụ vì vậy đã ít nhiều ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Mặc dù vậy Công ty vẫn nhanh chóng sắp xếp ổn định tổ chức, với địa bàn hoạt động ở hầu hết các tỉnh phía Bắc như: Hà Nội, Hà Tây, Hòa Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Yên Bái, Thái Nguyên… SXKD hiệu quả và dảm bảo đời sống thu nhập cho CBCNV và đươc thể hiện qua một số chỉ tiêu sau: Chỉ tiêu ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Tốc độ tăng(%) Năm 2005, diễn biến thị trường phức tạp: ảnh hưởng thời tiết, giá xăng dầu tăng cao…đặc biệt là mức độ cạnh tranh gay gắt của các chủng loại, đối tác tham gia kinh doanh xi măng trên thị trường. Do vậy, dù rất cố gắng song sản lượng tiêu thụ xi măng của công ty mới ở mức hoàn thành kế hoạch song vẫn thấp hơn năm 2004. Dù doanh thu thuần ở mức thấp song lợi nhuận sau thuế đã tăng cao hơn so với 2004 là do chi phí bán hàng năm 2004 quá cao, cao hơn gần 20 tỷ so với năm 2005. Trước tình hình đó, năm 2006 công ty đã đề ra các phương hướng, biện pháp nhằm đạt các mục tiêu trong kinh doanh, đảm bảo công ăn việc làm cho CBCNV: Bám sát nhiệm vụ Tổng công ty giao, nắm chắc nhu cầu thị trường. Luôn đảm bảo đủ chân hàng đáp ứng nhu cầu xi măng của thị trường và giữ bình ổn giá xi măng tại địa bàn được phân công. Khắc phục mặt còn yếu kém, tồn tại trong năm 2005, nêu cao vai trò cán bộ, củng cố cửa hàng và cải tiến phương thức bán hàng…để tiêu thụ 2,2 triệu tấn xi măng trở lên. Nhanh chóng ổn định hoạt động sản xuất của xí nghiệp bao bì Vĩnh Tuy đảm bảo sản lượng theo kế hoạch, hạn chế lỗ tới mức thấp nhất. Thực hành triệt để công tác tiết kiệm, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty * Lĩnh vực kinh doanh: - Tổ chức lưu thông, kinh doanh tiêu thụ xi măng trên địa bàn : Hà Nội, Hà Tây, Hòa Bình, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên, Phú Thọ, Lào Cai, Bắc Cạn, Sơn La, Lai Châu, Cao Bằng, Hà Giang, Tuyên Quang, Yên Bái.. Tổ chức hệ thống bán buôn và mạng lưới bán lẻ thông qua đại lý, cửa hàng. - Thực hiện mua xi măng từ các nhà máy thuộc tổng công ty theo kế hoạch - Tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng hiệu quả tại các địa bàn theo kế hoạch - Tổ chức tốt công tác tiếp thị để bán hàng và nắm bắt nhu cầu tiêu thụ xi măng từng tháng, quý và năm trên địa bàn được giao phụ trách, lập kế hoạch nguồn hàng đúng, sát nhu cầu. - Tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo đủ lượng hàng dự trữ hợp lý trong kinh doanh, đặc biệt vào mùa xây dựng. - Tổ chức và quản lý lực lượng, phương tiện vận tải, bốc xếp của đơn vị. Khai thác sử dụng hiệu quả lực lượng vận tải để đưa xi măng đến các đầu mối giao thông, ga, cảng, đến chân công trình… * Đặc điểm mặt hàng của công ty: Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hải Phòng, xi măng Tam Điệp…với các chủng loại rất phong phú, có chất lượng cao, uy tín trên thị trường như: PC30, PC40,PCB30,PCB40… Trong đó, xi măng Hoàng Thạch chiếm tỷ trọng lớn nhất khoảng 40%, xi măng Bút Sơn 25%, xi măng Bỉm Sơn 20%, xi măng Hải Phòng 10% và các loại xi măng khác. Như vậy xi măng Hoàng Thạch được người tiêu dùng cả nước tín nhiệm, thường được sử dụng cho các công trình trọng điểm của cả nước. Do đó, công ty rất quan tâm chú trọng kinh doanh mặt hàng này. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty. Bộ máy của công ty đươc thực hiên theo mô hình trực tuyến chức năng. Mỗi đơn vị, phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng, nhưng kết hợp chặt chẽ hài hòa cho mục tiêu chung của công ty . * Giám đốc công ty: Là người đứng đầu, do HĐQT của Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc. Đồng thời là người chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và pháp luật về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc chịu trách nhiêm chung, trực tiếp đảm nhận các lĩnh vực tổ chức nhân sự, tài chính kế toán và quản trị văn phòng. * Phó Giám đốc kinh doanh ( PGĐ kinh doanh ) : - Phụ trách các nghiệp vụ kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh. - Phụ trách về hợp đồng kinh tế, kiểm tra và kiện toàn vật tư hàng hóa, công tác nội chính, thanh tra kiểm tra. * Phó giám đốc phụ trách vận tải (PGĐ phụ trách vận tải ): - Phụ trách đơn vị vận tải hàng hóa bằng các phương tiện vận chuyển hàng nội bộ DN từ đầu nguồn. - Làm công tác định mức trong khâu vận tải. - Phụ trách công tác đào tạo, cải tiến kỹ thuật và công tác đầu tư, sửa chữa lớn. Các phòng ban của Công ty có chức năng nhiêm vụ chủ yếu sau: *Phòng Tổ chức lao động ( P.TCLĐ): + Xây dựng kế hoạch nhân sự, quy hoạch cán bộ, đào tạo nhận xét, đánh giá cán bộ; bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, đề xuất nâng cao bậc lương, tham mưu giải quyết tranh chấp về lao động tiền lương trong Công ty. + Tổ chức lao động hợp lý, và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như nghỉ phép, nghỉ hưởng chế độ BHXH, theo dõi quyết toán thu, nộp BHXH, báo cáo tăng giảm BHXH. Phòng Kinh tế kế hoạch (P.KTKH): Xây dựng kế hoạch, giao kế hoạch cho các phòng ban. Lập dự thảo hợp đồng kinh tế mua, bán xi măng; hợp đồng thuê phương tiện vận tải; hợp đồng thuê kho dự trữ xi măng. Công tác xây dựng sửa chữa lớn. Phòng Kế toán tài chính (P.KTTC): Xây dựng đơn giá, chi phí lưu thông, kế hoạch tài chính. Chỉ đạo lập chứng từ ban đầu và lập sổ hạch toán theo đúng quy định của Nhà Nước, cấp trên. Quản lý vốn tiền hàng, sử dụng vốn có hiệu quả, không để thất thoát vốn và tiền hàng. Chỉ đạo về công nợ và thu hồi công nợ, không để tiền hàng đọng lại khó đòi Giám sát các chứng từ, chỉ tiêu, đảm bảo theo đúng chế độ quy định của Nhà Nước. Thực hiện tốt công tác kế toán tài chính của công ty, đảm bảo không bị ách tắc trong sản xuất kinh doanh. Phối hợp với các phòng ban như: phòng Kế hoạch, phòng TCLĐ, phòng tiêu thụ để xây dựng dự thảo hợp đồng kinh tế mua bán, vận chuyển, bốc xếp xi măng. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà Nước: kê khai nộp thuế GTGT, thuế thu nhập DN, thuế thu nhập cá nhân…trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ theo quyết định của Nhà Nước. Thực hiện các chế độ báo cáo của Nhà Nước, cấp trên một cách kịp thời, trung thực. Lưu trữ chứng từ kế toán của công ty. Phòng Điều độ quản lý kho (P.ĐĐQLK): Xây dựng mạng lưới kho tàng. Đảm bảo nhập, xuất xi măng được đầy đủ, liên tục. Đảm bảo mức dự trữ hợp lý. Thực hiện chế độ báo cáo số liệu kịp thời, chính xác. Phòng Quản lý thị trường (P.QLTT): Giúp Giám đốc nắm bắt nhu cầu xi măng tiêu thụ trên thị trường Hà Nội. Theo dõi về sự biến động giá cả xi măng. Kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong kinh doanh tiêu thụ xi măng. Phòng tiêu thụ (P.TT): Tổ chức và quản lý mọi hoạt động của các cửa hàng đại lý của công ty. Theo dõi tình hình biến động giá cả xi măng, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong kinh doanh tiêu thụ xi măng. Kiểm tra nguồn xi măng cung cấp cho các cửa hàng đại lý . Kiểm tra sổ sách, hóa đơn chứng từ của cửa hàng xuất. Phòng Kỹ thuật đầu tư (P.KTĐT): Quản lý công tác xây dựng cơ bản và đầu tư. Văn phòng: Phụ trách các hoạt động: Văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu. Công tác bảo vệ an ninh chính trị, tài sản công ty, phòng cháy chữa cháy. Công tác quản trị, mua sắm văn phòng phẩm, in ấn. Quản lý nhà đất, các công cụ lao động. Công tác tạp vụ, y tế, phương tiện công tác. Các Xí nghiệp vận tải: thực hiện công tác tiếp nhận xi măng từ trạm giao nhận của các công ty sản xuất, nhà ga, cảng về các kho dự trữ, cửa hàng hoặc chân công trình. Các chi nhánh: thực hiện việc kinh doanh, tiêu thụ xi măng đảm bảo bình ổn giá cả, đáp ứng mọi nhu cầu của xã hội thông qua mạng lưới các cửa hàng và đại lý tại chi nhánh. Xuất phát từ các yêu cầu, nhiệm vụ được giao kết, với đặc điểm ngành nghề, mặt hàng kinh doanh và những đặc thù của địa bàn được phân công phụ trách, bộ máy điều hành của công ty được tổ chức như sau: Sơ đồ: Bộ máy điều hành của công ty Giám đốc PGĐ phụ trách kinh doanh PGĐ phụ trách vận tải Phòng Kỹ thuật đầu tư Phòng Điều độ quản lý kho Xí nghiệp vận tải P. KTTC P. TCLĐ P. TT Đội xe Cụm kho Trạm điều độ Trung tâm Cửa hàng Đại lý Các chi nhánh Phòng Kinh tế kế hoạch Phòng tiêu thụ Văn phòng Xưởng sửa chữa 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của công ty. 2.1.4.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu kế toán. Phòng kế toán của công ty bao gồm 14 thành viên, mỗi thành viên có nhiệm vụ khác nhau, nhưng tất cả đều nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung. * Kế toán trưởng: - Chịu trách nhiệm chung trong công tác kế toán tài chính của công ty. - Giúp giám đốc trong công tác quản lý tài chính. - Theo dõi mọi biến động trong hoạt động sản xuất kinh doanh. * Phó phòng kế toán: - Giúp kế toán trưởng trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt. - Quản lý trực tiếp bộ phận kế toán xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn. * Kế toán tổng hợp: - Tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán, vào Sổ cái và lập Báo cáo tài chính. - Giúp kế toán trưởng trong phân tích hoạt động kinh doanh. * Kế toán xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn ( KT.XDCB và SCL ) ( 1 người ): theo dõi, thanh toán, quyết toán các hạng mục công xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn. * Kế toán TSCĐ,CCDC và tiền mặt ( 1 người ): - Theo dõi sự tăng, giảm của TSCĐ, CCDC. - Trích khấu hao và phân bổ khấu hao. - Đánh giá lại TSCĐ, CCDC. - Theo dõi thu chi tiền mặt. * Kế toán hàng hóa và tiền gửi ngân hàng ( 1 người ): - Theo dõi nhập, xuất, tồn kho hàng hóa. - Tính giá thực tế nhập, xuất kho hàng hóa. - Theo dõi số dư tiền gửi ngân hàng và công nợ. * Kế toán bán hàng ( 1 người ): - Theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa. - Theo dõi chi tiết công nợ phải thu, đã thu, tạm ứng, nhận ký quỹ ký cược. * Kế toán chi phí kinh doanh (KT.CFKD) ( 2 người ): - 1 người theo dõi, tập hợp, thanh toán cước phí vận tải. - 1 người theo dõi, tập hợp, thanh toán cước bốc xếp và công tác văn thư lưu trữ. * Kế toán thanh toán ( 1 người ): theo dõi tình hình thanh toán với Nhà Nước về các khoản thuế và các khoản phải nộp khác. * Thủ quỹ ( 3 người ): - 1 người chiu trách nhiệm thu, chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty và vào Sổ quỹ. - 2 người chịu trách nhiệm thu tiền hàng từ các trung tâm và nộp ngân hàng số tiền ngoài định mức dự trữ tiền mặt. Ngoài ra, các chi nhánh, xí nghiệp, phòng tiêu thụ và các trung tâm đều bố trí thủ quỹ, cán bộ thống kê theo dõi báo số tiền hàng ngày về P. TCKT của công ty. Từ các chức năng, nhiệm vụ đó, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Sơ đồ : Cơ cấu kế toán của công ty Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp KT XDCB và SCL KT TSCĐ,CCDC KT hàng hóa KT bán hàng KT CPKD KT thanh toán KT chi nhánh Thủ quỹ 2.1.4.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty VTKTXM. Mô hình kế toán áp dụng tại công ty là mô hình kế toán tập trung. Mọi hoạt động đều tập trung tại công ty. Các chi nhánh, xí nghiệp chỉ tập hợp chứng từ ban đầu, thống kê và xử lý chứng từ gốc rồi luân chuyển về công ty. Hàng tháng vào máy tính chuyển về công ty kèm theo các báo cáo. Đây là hình thức báo sổ. Tại công ty, các bộ phận kế toán tập hợp, kiểm nghiệm các báo cáo các hoạt động kinh doanh của các chi nhánh, xí nghiệp vận tải và lập các Báo cáo tài chính theo quy định của Nhà Nước. 2.1.4.3. Hình thức kế toán - Hệ thống sổ kế toán. * Hình thức kế toán mà công ty sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư bổ sung. Các tài khoản được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của công ty. Đồng thời, công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại công ty: Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Hệ thống sổ kế toán Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng, công ty sử dụng hệ thống sổ sau: Sổ tổng hợp: + Nhật ký chung + Sổ cái các TK: 1561,1562,131,511,632,641,642,911 Sổ chi tiết: + Sổ chi tiết các TK: 131 + Thẻ kho 2.1.5. Đặc điểm phần mềm kế toán công ty sử dụng. Tiến bộ hơn các DN áp dụng kế toán thủ công, công ty VTKTXM đã ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán SAS. Với phần mềm kế toán SAS, người sử dụng chỉ cần cập nhật các chứng từ, tài liệu gốc ban đầu. ở các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo, chương trình SAS sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các sổ sách, báo cáo kế toán theo mẫu biểu đã được Nhà Nước quy định; đồng thời kết xuất và cung cấp các thông tin, các báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý và Ban giám đốc công ty. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tập hợp tự động của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải ghi chép, cộng dồn, chuyển sổ theo kiểu thủ công. Do đó, thông tin trên các sổ được ghi chép thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động. Kế toán không nhất thiết phải đến cuối quý mới có số liệu tổng hợp, khi cần có thể xem, in các sổ tổng hợp bất kỳ lúc nào. Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán SAS: Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy vi tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 2.2.1. Các phương thức bán hàng ở công ty VTKTXM Công ty VTKTXM sử dụng cả hai phương thức bán hàng đó là phương thức bán trực tiếp và phương thức gửi hàng. Cụ thể Phương thức bán hàng trực tiếp: Trong phương thức này, công ty sử dụng các hình thức sau: Bán buôn trực tiếp: Đây là hình thức chủ yếu, chiếm phần lớn doạnh thu bán hàng và được tiến hành ở tất cả các bộ phận kinh doanh của công ty trên cơ sở Hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa công ty và khách hàng. Theo hình thức này, bên mua cử đại diện trực tiếp đến kho của công ty nhận hàng theo thời gian và địa điểm trong Hợp đồng. Phòng KTKH và phòng TT chịu trách nhiệm soản thảo, triển khai thực hiện, theo dõi hợp đồng, thiết lập hóa đơn chứng từ và các loại báo cáo như: + Viết Hóa đơn GTGT loại 3 liên Liên 1: lưu ở cuống Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: do nhân viên điều độ xuất hàng giữ để lập bảng kê xuất hàng hàng ngày tại các kho, ga, cảng sau đó tổng hợp gửi về phòng TCKT. + Cuối ngày: Căn cứ Hóa đơn GTGT, phòng KTKH và phòng TT lập bảng kê bán hàng theo dõi số lượng xuất trong ngày, sau đó lập bảng kê bán hàng hàng ngày theo hợp đồng kinh tế chuyển về phòng TCKT tổng hợp chung toàn công ty. + Cuối tháng: Tổng hợp hàng xuất bán trong tháng( theo dõi về lượng, chủng loại ) và đối chiếu với phòng ĐĐQLK, sau đó tổng hợp bảng kê bán hàng theo dõi về lượng-tiền trong tháng nộp về phòng TCKT để tổng hợp chung toàn công ty. + Mở sổ theo dõi công nợ đối với từng khách hàng đồng thời chịu trách nhiệm đôn đốc thu hồi công nợ. Cuối mỗi ngày và cuối mỗi tháng đều phải lập báo cáo chi tiết công nợ nộp về phòng TCKT tổng hợp toàn công ty Phòng ĐĐQLK có trách nhiệm cung cấp thông tin nhanh về lượng hàng tồn kho hàng ngày đồng thời điều phối cung cấp nguồn hàng và phương tiện vận tải. Mặt khác, viết hóa đơn kiêm vận chuyển nội bộ 3 liên ( liên 1 lưu ở cuống, liên 2 giao khách hàng, liên 3 kèm theo bảng kê, hóa đơn bán hàng và cuối tháng nộp cho phòng TCKT tổng hợp. Phòng TCKT: Bộ phận kế toán bán hàng có trách nhiệm theo dõi tổng hợp chung toàn bộ báo cáo bán hàng, báo cáo chi tiết công nợ toàn công ty và chuyển cho kế toán tổng hợp phản ánh vào máy. Bán hàng trả chậm. Căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa khách hàng và công ty, công ty chuyển hàng đến nơi tiêu thụ, khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc mua chịu. Theo quy định của công ty trong 30 ngày khách hàng phải trả hết số nợ thì mới được tiếp tục mua hàng. Trong thời gian trả chậm đó công ty không tính lãi trả chậm nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng công ty. Hình thức này được thực hiện tương tự hình thức bán buôn trực tiếp ở trên, chỉ khác là phòng KTKH không tham gia hình thức này. Bán lẻ. Công ty tiêu thụ hàng hóa thông qua các trung tâm, mỗi trung tâm lại quản lý khối cửa hàng, đại lý trực tiếp làm nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa. Tại cửa hàng: Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ viết hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: Lưu ở cuống. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Luân chuyển trong nội bộ. Cuối mỗi ngày, cửa hàng lại lập Bảng kê Hóa đơn bán lẻ (Biểu 1), Bảng kê nhập-xuất-tồn, Báo cáo bán hàng trong ngày (Biểu 2) nộp về trung tâm. Tại trung tâm: Sau khi nhận được các chứng từ từ khối cửa hàng do trung tâm quản lý, kế toán trung tâm tiến hành tổng hợp Báo cáo nhập-xuất-tồn (theo dõi về lượng) (Biểu 3) và Báo cáo bán hàng (theo dõi cả về lượng và giá trị) (Biểu 4) kèm các Báo cáo từ khối cửa hàng nộp về phòng TT công ty. Tại phòng TT: Sau khi tập hợp đầy đủ các loại báo cáo của Trung tâm gửi về, kế toán phòng TT tổng hợp Báo cáo nhập-xuất-tồn và Báo cáo bán hàng trong ngày (mẫu tương tự) chuyển về phòng TCKT công ty. Tại phòng KTTC: Kế toán bán hàng lập Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng tại khu vực Hà Nội (Biểu 5) hàng ngày và lũy kế theo tháng. Các chi nhánh trực thuộc công ty cũng lập Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng hàng ngày và lũy kế theo tháng gửi về công ty. Thủ quỹ các Trung tâm thu tiền các cửa hàng trong ngày và cuối ngày nộp về bộ phận thủ quỹ - phòng TCKT công ty. Các địa bàn còn lại do các chi nhánh Thái Nguyên, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Lào Cai trực tiếp thực hiện, hình thức báo cáo, sổ sách tương tự như phòng TT. Hàng tháng vào đầu tháng sau kế toán các chi nhánh về công ty đối chiếu sổ sách, tiền hàng với các đơn vị liên quan và quyết toán tài chính với phòng TCKT công ty. Phương thức gửi bán đại lý Theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và điều kiện để làm đại lý cho công ty, căn cứ vào khoản ký quỹ đại lý của chủ đại lý với công ty, công ty điều chuyển